GENERAL PROCEDURE

FIRST MILE
Quality Development

Private & Confidential 1

Peraturan Training & Absensi - Sub Dept. First Mile

Pastikan koneksi jaringan Anda, dalam

keadaan baik Kehadiran

Berada dalam ruangan yang mendukung

(tidak banyak gangguan)

Nyalakan kamera anda.

Gunakan headset atau earphone Anda

Absen Scan QR Code atau klik:
[Link]
ngSubDept
Menyiapkan alat, catatan , HP yang diperlukan.
Absen Refreshment GenPro FM
[Link]

Function Ops: FM
Project: Refreshment GenPro
 General Procedure First Mile : Pokok Pembahasan

1. Informasi Dasar tentang First Mile

a. Standarisasi Layout
b. Tools and Equipment
c. Organization Chart & Responsibility
d. Jenis layanan di FM
e. Jenis Paket di FM
2. Forward Flow Process
a. Overview forward flow proses
b. Pick Up paket ( Seller, Agen SPX, SPX Point )
c. Inbound Process ( Pick-up, Drop off Seller, Return Buyer )
d. Sorting, Bagging dan Staging flow Process
e. Outbound Proses
3. Reverse Flow Process
a. Overview reverse flow proses
b. Inbound, Sorting, Bagging dan Assignment
c. Outbound dan Returning
[Link] dasar First Mile

Private & Confidential 5

 [Link] Layout First Mile
Operator bagging Operator sorting

Drop off
A B
from
Seller

C
Linehaul
Inbound D/M/N to SOC
from
Blind van L Staging

Inbound
3PL F Linehaul
from
to 3PL
CDE sellers

Bulky /
High-value
Irregular
area
Inbound shape area
from
Riders Return &
Relabel area Damaged
area
 Area WAJIB di First Mile

Process Area Process Area

● Inbound Gate
● High Value & Liquid Area
● Sorting Area
● Return Area
● Inbound Staging:
1. Inbound ● Abnormal Parcel Area
- Non Bulky 3. Special Case Handling
● Bulky Measurement Area
- Bulky
● Relabeling Area
- High value & Liquid

● Bagging Area
● Print TO
● Outbound Staging:
- Non Bulky per destinasi DC/LM
2. Outbound - Bulky per destinasi DC/LM
- High value & liquid 4. Inventory ● Consumable area
- 3PL
● Loading Area/Outbound gate
● Wiremesh kosong

NOTE :
Setiap area harus diberikan signage sesuai SOP >>
Template signage Link Here
 B. Tools & Equipment
Equipment Process Equipment Process

1. PDA 4. Hand Pallet

● Receiving
● Bagging ● Bagging to Outbound Staging
● Loading Outbound

2. Wiremesh 5. Roll Cage

● Receiving (Sorting) ● Staging paket High Value & Liquid

● Staging Outbound ● Staging return

3. Ring Bagging Stand

● Bagging
Tools & Equipment
IT Tools Process IT Tools Process

1. Bluetooth Scanner 4. Printer thermal

● Bagging
● Pick up
● Relabel

2. Laptop 5. Laser document printer

● Receiving (Sorting)
● Outbound (Line Haul Trip)
● Staging Outbound

3. Scanner

● Bagging
 Tools & Equipment
Consumable Process Consumable Process Consumable/Asset Process

1. Karung Putih 90 X 130 cm 4. Label TO (50 X 100 cm) 7. Performance Board

● Inbound
dan
Outbound
● Bagging ● Bagging
● Cara
pengisian di
sini

2. Plastik PE 60 X 100 X 0.4 5. Kertas A4

● Bagging
(Paket Barhal ● Outbound
dan Liquid) (Line Haul Trip)
● Return

3. Label AWB (100 X 150 cm) 6. Cable ties

● Bagging

● Relabelling
Note:
Hitam – Normal
Biru – Liquidating
Merah – Non-conveyable
 C. Organization Chart&Responsibility

Jumlah FTE pada First Mile diatur berdasarkan volume ADO.

City Lead Berikut ketentuan untuk masing-masing ADO:

ADO #Planner #Captain #Shift Lead #Admin & Tracer

FM Hub Lead <2,500 Merge dengan 2 0 Merge dengan

FM hub FM hub
terdekat, jika terdekat, jika
tidak ada fm tidak ada fm hub
hub terdekat terdekat akan
akan membutuhkan 1
Captain 1 Shift Lead Admin & membutuhkan
Captain 2 Inbound/Outbound Tracer 1

<7,500 Merge dengan 2 1 Merge dengan

FM hub FM hub
terdekat, jika terdekat, jika
tidak ada fm tidak ada FM
Driver Rider Operator hub terdekat hub terdekat
akan akan
membutuhkan membutuhkan 1
1

>7,500 1 2 2 1
 Organization Chart&Responsibility
Roles Task

- Memastikan perencanaan operasional harian sesuai dengan volume order dan cost, termasuk manpower, shifting, dan
peralatan kerja.
- Memastikan paket diproses sesuai SOP/WI dan mencapai target SLA & productivity
FM Hub Lead
- Mencari solusi ketika terdapat issue yang menghambat operasional dan langsung implementasi
- Menjembatani informasi internal dan eksternal FM Hub terkait kebutuhan FM Hub
- Memastikan implementasi 5S di lapangan
- Membuat jadwal Driver dan rider
- Assign pick up task ke driver/rider melalui FMS
- Memastikan semua pick up task sudah complete dan tidak ada backlog assignment dan pick up
Captain - Memastikan seluruh kurir telah melakukan presensi
- Memastikan implementasi 5S di lapangan
- Receive paket return melalui FMS
- Assign return task ke driver/rider melalui FMS
- Membuat jadwal kerja operator (termasuk jumlah dedicated dan daily worker)
- Memastikan manpower yang hadir sudah melakukan presensi
- Melakukan pelatihan kepada daily worker terkait pekerjaan yang ditugaskan
Shift Lead Inbound - Mengalokasikan manpower per stasiun kerja sesuai volume order
- Mendorong operator agar mencapai target productivity dan SLA
- Memastikan tidak ada backlog di staging receive dan tidak ada pending receive
- Memastikan area kerja bersih dan sesuai dengan 5S
 Organization Chart&Responsibility
Roles Task
- Memastikan tidak ada backlog bagging
- Memastikan stock consumable cukup
- Memastikan tumpukan karung di staging tidak lebih dari 3 tumpukan
Shift Lead Outbound
- Mengawasi proses operasional per hari, termasuk FIFO dan ketepatan keberangkatan LH
- Mendorong operator agar mencapai target productivity dan SLA
- Memastikan area kerja bersih dan sesuai dengan 5S
- Pick up paket ke lokasi seller
- Memastikan tidak ada pending pick up task di aplikasi
Driver/Rider - Handling paket dengan benar dan hati-hati untuk menghindari kerusakan
- Kirim paket return ke seller
- Memastikan tidak ada pending paket return di aplikasi
- Memprioritaskan inbound berdasarkan waktu kedatangan kurir (FIFO)
- Receive paket satu per satu menggunakan PDA
- Sorting berdasarkan DC atau LM tujuan
- Scan paket ke TO sesuai DC atau LM tujuan
- Memastikan TO label yang diprint dapat discan (barcode jelas)
Operator
- Tempelkan TO label di kabel ties
- Scan TO satu per satu di LH Trip Task
- Memastikan tidak ada karung tertinggal di area inbound ataupun staging outbound
- Memastikan penyusunan karung dan paket sesuai kategori (non liquid, bulky, liquid)
- Lapor ke Team Leader jika membutuhkan adhoc LH
Runner - Memindahkan karung dari area bagging ke outbound staging
 Organization Chart&Responsibility
Roles Task
- Mengumpulkan dan merapikan data presensi FM Hub
- Menangani urusan administratif FM Hub
- Berkoordinasi dengan tim terkait untuk pemesanan peralatan dan kebutuhan FM Hub
Admin & Tracer
- Trace paket pending sesuai aging dan melaporkannya ke Team Leader
- Mendata paket loss dan damage
- Melaporkan data paket loss dan damage ke FM Hub Lead
- Mencetak ulang AWB untuk paket-paket non AWB/AWB tidak standard
Operator - Menempelkan AWB yang sudah dicetak pada paket tersebut sesuai WI
Relabel - Memastikan AWB yang ditempel benar (tidak tertukar)
- Melakukan ‘receive’ paket yang direlabel

Untuk role yang menggunakan system FMS dalam proses pekerjaannya, hub lead dapat request access terlebih dahulu ke Tim
OpEx - System Implementation dengan mengikuti guideline ini.
 D. Jenis Layanan di First Mile

Penjemputan ke Seller Antar Paket ke Counter Pengembalian Barang

(Pickup) (Drop off) (Return Buyer)

Penjemputan paket atau Penjual mengantarkan paket Penerima mengembalikan

barang langsung ke lokasi yang akan dikirimkan ke paket yang telah disetujui
penjual pembeli langsung ke konter untuk dikembalikan via
aplikasi
E. Jenis Paket di First Mile
HIGH VALUE BULKY
Paket yang memiliki prioritas dan Paket dengan bentuk seperti Silinder, Tabung,
memerlukan perlakuan khusus. Barang mudah pecah dan atau berat paket lebih
Diindikasi dari informasi seller, paket dari 3 kg.
yang dikemas dengan amplop, paket
yang diberi lakban fragile Pengiriman ke buyer idealnya dilakukan oleh driver.

Packing menggunakan plastik bening

dan WAJIB diproses dan disimpan
terpisah dari proses operasional paket
regular.

LIQUID NON-BULKY
Paket / benda cair seperti sabun,
parfum, oli dll. Paket dengan berat kurang dari 3 kg.

menggunakan plastik bening dan WAJIB Pengiriman ke buyer dilakukan oleh

diproses dan disimpan terpisah dari rider.
proses operasional paket regular.

Private & Confidential 16

2. FORWARD FLOW PROCESS

Private & Confidential 17

 [Link] Forward Flow Process
Created Pickup Inbound Sorting Bagging Outbound

Created - FMHub_Pickup_Done FMHub_Pickup_Handedover FMHub_Packing - FMHub_LH Packing -

FM Hub_Pickup_Created FMHub_Received FMHub_Packed FMHub_LHTransported

Seller arrange Operator memasukan Operator meletakkan

Captain lakukan
shipment atau SPX paket ke karung dan paket pada staging
assignment ke kurir
Point arrange Pickup ikat dengan cable ties outbound

Operator
Kurir Pickup ke PIC Hub terima Paket Operator scan satu PIC Hub buat LH Trip
memisahkan paket
Seller/SPX dari persatu paket dan scan TO
sesuai dengan jenis
Point/Agen SPX Kurir kedalam TO kedalam LH
dan tujuan paket

Seller antar paket PIC Hub terima Paket Operator loading

dropoff atau Buyer dari paket dan karung
antar paket return Seller atau Buyer kedalam LH

Operator seal
linehaul

Private & Confidential 18

 A. Pick Up Paket

SELLER AGEN SPX SPX POINT

Setiap kurir dapat melakukan pickup sesuai dengan Setiap FM Hub melakukan pickup untuk Drop Off Setiap FM Hub melakukan pickup untuk SP
window time yang tersedia: Point yang masuk dalam jangkauan area mereka. yang masuk dalam jangkauan area. Dengan
Dengan ketentuan sebagai berikut: ketentuan sebagai berikut:
1. Agreement antara ops/management dengan
seller 1. Pick-up terbagi atas 2 slot time yaitu 1. Pick-up terbagi atas 2 slot time yaitu
<17.00 dan >17.00. <17.00 dan >17.00.
2. Slot time yang dipilih oleh seller by platform/
seller center. 2. Standar Cut-off di normal day adalah pukul 2. Pick-up dilakukan dengan metode
22.00 dan saat Campaign mode TBD scan TO.
Untuk point 2, saat ini ada 4 time pickup : terkait cut-off.*
3. Standar Cut-off di normal day adalah
a. Pickup 13.00 - 15.00 = Seller Cut off Request 11.00 3. AdHoc Pick-up menyesuaikan dengan pukul 22.00 dan saat Campaign mode
b. Pickup 15.00 - 17.00 = Seller Cut off Request 13.00 kondisi SLA. TBD terkait cut-off dengan
c. Pickup 17.00 - 19.00 = Seller Cut off Request 15.00 mempertimbangkan SLA kedua belah
d. Pickup 19.00 - 23.00 = Seller Cut off Request 17.00 *: Untuk Facility di luar Jabodetabek, bisa pihak*
disesuaikan dengan kesepakatan.
*: Untuk Facility di luar Jabodetabek, bisa
disesuaikan dengan kesepakatan.
Private & Confidential 19
 A. Kurir Pickup to Seller

1 2 3 4 5
Pickup Request Assign Kurir Pickup Attempt Picked Up Proof of Pickup

FM Hub menerima PIC Hub membuat Kurir menjemput Kurir menerima paket Kurir melakukan POP
pick-up request dari pick-up tasks yang paket berdasarkan dari seller dan
seller atau agen akan ditugaskan ke Window time memindai barcode ID
(DOP/SP). Dan kurir via FMS. Seller/Agent refer to pada AWB.
melakukan grouping AT
seller.

● Jika Kurir tidak berhasil melakukan POP maka harus lakukan Proof of Pickup Onhold (POPOH) sesuai ketentuan.
● Standar POPOH dapat dilihat di sini.

Private & Confidential 20

 B. Inbound di FM Hub (Kurir ke PIC Hub)

1 2 3
Complete Pickup Task Handover di App Handover ke Hub

Kurir menyelesaikan pick-up Kurir melakukan handover Kurir menunjukkan barcode

tasks yang telah diberikan atau
hingga kapasitas dari armada melalui tab:To-Handover handover dan menyerahkan
yang dikendarai sudah penuh paket-paket ke PIC FM HUB.
atau sudah mendekati
[Link] menekan tombol SLA pickup ke inbound 3 jam
Complete.

Private & Confidential 21

 B. Inbound di FM Hub (Kurir ke PIC Hub)

4 5 6
Cek Standar Paket Terima Handover Received Paket

PIC Hub memeriksa paket seller PIC Hub menerima paket dan
dan sudah sesuai standard SPX, input Barcode Handover yang PIC Hub scan receive
yaitu: diberikan kurir menggunakan paket
● Bukan termasuk paket yang PDA/FMS.
dilarang
● Kemasan sudah sesuai standard Cetak AWB paket
● AWB sudah sesuai standard (jika belum sesuai standard)
SPX

Private & Confidential 22

 B. Inbound di FM Hub (Seller Drop Off Paket ke PIC Hub)

1 2 3
Cek Standar Paket Terima Paket Received Paket

PIC Hub memeriksa paket seller

dan sudah sesuai standard SPX, PIC Hub Menerima paket PIC Hub scan receive
yaitu: paket
● Bukan termasuk paket yang Jika belum sesuai standard,
dilarang cetak AWB paket
● Kemasan sudah sesuai standard
● AWB sudah sesuai standard
SPX

Private & Confidential 23

 B. Inbound di FM Hub (Buyer Return ke PIC Hub)

1 2 3
Cek Standar Paket Terima Handover Received Paket

PIC Hub memeriksa di aplikasi PIC Hub menerima paket dari PIC Hub scan receive
buyer, apakah buyer : buyer dan Print AWB yang paket
● Sudah melakukan pengajuan baru (AWB Return)
pengembalian dana dan
mendapatkan resi untuk retur
paket
● Paket sudah sesuai standard
kemasan dan ukuran.

● Standar Pengemasan dapat dilihat disini.

● Standar ukuran dapat dilihat di sini.

Private & Confidential 24

B. Inbound di FM Hub (Buyer Return ke PIC Hub)
Contoh bukti pengajuan yang wajib ditunjukkan oleh buyer

Barcode yang harus di scan

oleh tim FM yang akan
memunculkan resi terbaru
untuk penjaluran paket

Notes :

Jika Proses Pengembalian Barang/Dana

belum selesai atau belum dilakukan,
minta buyer untuk mengikuti langkah
pada link berikut :

[Pengembalian Pengiriman] Bagaimana

cara mengirimkan paket saya untuk
pengembalian barang?

Private & Confidential 25

 C. Sorting

1 2
Sort by Area Kategori Tujuan SOC & Hub (tergantung area
Sort by Jenis
Tujuan masing-masing):
Contoh Jabo:
1. Jakarta DC
2. Kapuk DC
3. Cakung DC
4. Cengkareng DC
5. Depok DC
PIC Hub melakukan 6. Tapos DC
PIC Hub memisahkan 7. 3PL
sorting paket 8. LM Hub (Jika 1 facility dengan FM)
paket berdasarkan area
berdasarkan jenis
tujuan paket.
Jika paket berupa Bulky,
lakukan Bulky Measurement.

Private & Confidential 26

 C. Sorting (Bulky Measurement)

1 2 3 4
Area Bulky
Buka Gform Measure Input Result
Measurement

Pindahkan paket Bulky Buka G-Form: Ambil 1 paket dan ukur Input hasil
yang telah dipisahkan [Link] panjang, lebar, dan pengukuran di G-form
ke Area pengukuran rmFMBulkyInputphase tinggi paket. sesuai langkah
3-4/ pengisian Gform

Private & Confidential 27

 D. Bagging

1 2 3 4 5
Pre-print TO Label Pre-print TO Label Scan Parcel Complete Scan Bagging

Ambil 1 label pre print Tempelkan label yang Scan parcel sampai Klik complete pada Ikat karung dengan
dari stock, lakukan sudah discan di badan selesai PDA cable ties
scan label untuk mulai bagian depan Ambil label dari
packin badan dan tempelkan
label di cable ties

Private & Confidential 28

 G. Outbound

1 2 3 4 5
Staging Scan LH Loading LH Print LH Trip Surat Jalan

PIC Hub memindahkan PIC Hub membuat PIC Hub melakukan PIC Hub mencetak Driver Linehaul
dan menyatukan Linehaul Trip dengan pemuatan/loading Linehaul Trip. memindai/scan
karung di staging area. memindai tiap Task paket ke unit linehaul Linehaul Trip dan
Order. menandatangani surat
jalan manual,
kemudian pasang seal.

Pastikan nomor seal yang Urutan pemuatan dari Ketika pasang seal,
diinput ke FMS sama dalam ke luar: pastikan nomor seal yang
dengan nomor seal Bulky -> Non Bulky -> ada di Surat Jalan sama
yang dibawa oleh driver. Barhal -> Liquid dengan yang dipasang.

Private & Confidential 29

 F. Outbound

PENTING DILAKUKAN SAAT OUTBOUND

Saat Input Nomor Seal di FMS Saat Pasang Seal di Linehaul

Ketika akan melakukan proses seal di linehaul,

Ketika input nomor seal, pastikan inputan di FMS
pastikan nomor seri cable ties yang akan
sama dengan nomor seal yang ditunjukkan
dipasang di linehaul sama dengan yang
oleh driver. Hindari TYPO.
tercantum di surat jalan.

Private & Confidential 30

3. REVERSE FLOW PROCESS
Proses paket yang dikembalikan oleh hub ke FM dan di akan di jalurkan ke Seller untuk di return

Private & Confidential 31

 Overview Reverse Flow Process
Transported Unloading Sorting Assignment Outbound Delivery

Return_FMHub_Assigning - Returned/
Return_LM Return FM Hub Received Return_FMHub_Assigned Return_FMHub_Returning Return On Hold
Hub_LHTransported

PIC hub menerima PIC hub bongkar PIC hub mensorting

PIC Hub membuat
paket retur dari karung dan scan paket retur Kurir melakukan scan Kurir melakukan POR
RAT, assign ke kurir
berdasarkan wilayah RAT di aplikasi kurir jika berhasil terantar
Driver received order level dan cetak RAT
kurir

Kurir klik Handover PIC hub unloading PIC Hub melakukan

pada Linehaul karung dari dalam PIC hub handover
bagging paket retur
paket ke kurir
Looping kendaraan dengan plastik bening

PIC Hub menempelkan

RAT pada plastik
bening

Private & Confidential 32

 1. Pick up to LM Hub

1. Scheduling 2. Pick up 3. Loading Paket 4. Assigned

Tim FM Hub membuat Driver FM melakukan Operator LM loading Driver menerima

plotting driver untuk pickup ke LM Hub paket ke blind van. penugasan dari LM Hub,
pickup paket retur ke pairing sesuai dengan tanda tangan di surat
LM Hub Pairing jadwal masing - jalan, dan klik
berdasarkan jadwal masing. “Berangkat” di Driver
yang diberikan. App.

● Dengan berlakunya Return Integration, maka FM Hub perlu melakukan pick up paket retur ke LM Hub Pairing.
● Cek daftar pairing FM-LM Hub di sini.
● Jika FM dan LM terdapat dalam 1 Facility, maka tim FM hub dapat langsung melakukan receive paket retur

Private & Confidential 33

 Detail Proses di Driver App Saat Pickup ke LM Hub
1 2 3 4 5

Sunter Hub Sunter Hub Sunter Hub

Sunter Hub Tanjung Priok 2 FM

Tanjung Priok 2 FM

Tanjung Priok 2 FM Tanjung Priok 2 FM Tanjung Priok 2 FM

Pastikan modul yang

Klik “Berangkat” jika
dibuka adalah modul Klik “Tiba di Station”
Klik “Confirm Arrival” semua paket retur
linehaul, di tab todo Klik “Tiba di Station” saat sudah sampai di
saat pop up muncul. sudah dimuat ke blind
klik pada salah satu LM Hub.
van.
assignment.
 2. Arrived & Inbound

2. Cek Surat
1. Arrived 3. Unloading 4. Receive
Jalan

Saat tiba di FM Hub, Security memeriksa Operator FM membawa Captain melakukan

driver menyerahkan surat jalan dan wiremesh kemudian receive paket retur
surat jalan ke Security menghitung jumlah membongkar muatan yang diterima pada
& Klik “Tiba di karung yang dibawa dari blind van dan level order di FMS
Station” oleh driver. Jka sesuai, membawa ke area retur.
lakukan unseal.

● Wajib periksa kecocokan isi surat jalan & jumlah karung yang berada di dalam blind van.
 3. Sorting

1. Cek alamat 2. Simpan

retur paket

Periksa alamat retur Simpan paket di area

seller. Jika alamat sorting paket retur
kurang jelas, lakukan kurir.
langkah yang ada di
Deck Return to Seller

● Detail proses sorting paket retur dapat dilihat di sini.

 4. Assigning

3. Kurir Scan
1. Buat RAT 2. Assigning
RAT

Captain membuat Pilih nama kurir sesuai Kurir menerima

Return Assignment dengan hasil sortir, assignment dengan
Task (RAT) di FMS. kemudian scan semua memindai RAT yang
paket yang harus sudah dibuat.
diretur.

● Ketika membuat RAT, pastikan tidak salah memilih nama kurir sesuai dengan hasil sorting paket retur.
 5. Returning

1. Returning 2. POR

Kurir memproses Kurir melakukan Proof

pengembalian paket ke Of Return (POR)
seller. sesuai standar.

● Jika terjadi sesuatu yang membuat paket gagal diretur, lakukan proses POROH sesuai standar.
● Standar POROH dapat dilihat di sini.
APPENDIX

Private & Confidential 39

Signage & Demarkasi Requirements

Signage FM
 Marking Line
Line Color Color Name Description

Yellow Working area and asset storage

Green Pedestrian walking

Red Abnormal and high-value parcels area

Shelving/sorting area per line rack

Blue
(racking, roller cage, dan wire mesh)

Black Scrap/waste bin

Liquid and DG Products (including BBM

Black-Yellow Dash
storage)
APAR, hydrant, electrical panels and
Red-White Dash
generators
 Seragam First Mile Team

2. Shift Lead & Captain

1. Area Lead & Hub Lead
Polo Shopee Express
Polo Shopee Express (Biru)
(Abu-Abu) dan Rompi karet
dan Rompi karet (Hijau
(Jingga)
Neon)

3. 4.
Driver & Rider
Kaos Shopee Express

Sorter Bagger (Jingga)

Operator & Daily Worker

*Seluruh pegawai WAJIB memakai sepatu selama bekerja di
Kaos Shopee Express
area kerja Shopee Express.
(dedicated) dan Rompi
Terima Kasih
Quality Development - 2023

43