Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan

seseorang yang di kehendakinya, yang berisi tulisan,
pernyataan, suatu kabar, harapan, dan tanggapan yang
sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut. Itu arti
surat secara umum atau yang biasanya masyarakat tahu.

Fungsi Surat
Terdapat beberapa fungsi diantaranya ialah untuk:

 Sarana pemberitahuan
 Sarana permintaan
 Buah pikiran
 Ide atau gagasan
 Sebagai sebuah alat pengingat
 Bukti historis
 Pedoman kerja

Jenis-Jenis Surat
Surat memiliki dua jenis yakni surat pribadi dan surat resmi,
untuk dapat memahami perbedaannya simak uraian dibawah
ini:

 Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk

kepentingan pribadi atau bisa di bilang surat yang tujuannya
hanya untuk seseorang . Surat ini yang di tujukan antara
sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu
tidak menggunakan kop surat, tidak ada nomor surat, salam
pembuka dan penutup bervariasi, menggunakan bahasa
bebas yang sesuai keinginan dari si penulis, dan format
tulisan surat bebas.

Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat

pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan
santun dalam penulisannya tidak boleh menggunakan
bahasa yang semaunya.
Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua
untuk sekolah , surat cinta dari pasangan, surat undangan
ulang tahun , surat kepada sahabat, dan lain-lain yang masih
belum bisa disebutkan di makalah ini.

 Ciri-Ciri Surat Pribadi

Adapun ciri-ciri surat pribadi yang diantaranya yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat

2. Tidak menggunakan nomor surat
3. Salam pembuka dan penutupnya lebih bervariasi
4. Biasanya bahasa yang digunakan tidak formal terserah
dengan keinginan si penulis
5. Format surat bebas, tidak memiliki pakem-pakem
tertentu.

 Surat Resmi

Surat resmi ialah sebuah surat yang digunakan untuk

kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun
organisasi, misalnya undangan, surat edaran dan surat
pemberitahuan.

Contoh dari surat resmi dalah surat undangan , surat

edaran , dan surat pemberitahuan . Adapun ciri-ciri dari
surat resmi ini adalah

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku

Nah ini merupakan bagian-bagian surat resmi yang harus

kita ketahui , adalah :

 Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga ,

alamat instansi dan logo instansi .
  Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan .
 Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan
selain surat .
 Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut .
 Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar
dengan nomor surat)
 Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
 Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
 Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu ,
tempat , dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil,
terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya.
 Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda
tangan , nama yang biasanya disertai NIP.
 Tembusan surat berisi berupa
penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang
adanya suatu kegiatan.


 Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan

yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti usaha
industri, bisnis, dan usaha jasa. Biasanya surat niaga dibuat
oleh perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini sangat
berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar
sehingga harus disusun dengan baik dan benar. Ada
beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga ,
yaitu surat jual beli, kwitansi, dan perdagangan. Surat niaga
juga format tulisannya hampir sama dengan surat resmi.

Beberapa Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Menulis Surat

Adapun beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis

surat yaitu:

 Penulisan kepala surat

 Penulisan tanggal surat
 Penulisan alamat surat
  Penulisan salam pembuka
 Penulisan salam penutup
 Tanda tangan, nama jelas dan jabatan
 Penggunaan bentuk singkatan a.n dan u.b.
 Tembusan
 Inisial

Bentuk-Bentuk Surat
Ini merupakan salah satu faktor yang menentukan baik atau
kurangnya suatu surat adalah dari bentuk surat itu sendiri .
Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian
surat . Terdapat beberapa bentuk surat yang ada , yaitu
bentuk lurus , bentuk setengah lurus , dan bentuk lekuk .
Mari kita bahas satu persatu-satu ;

Bentuk Lurus
Bentuk lurus adalah suatu bentuk surat yang diketik
semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri. Selain tempat
dan tanggal serta salam penutup, nama perusahaan (kantor),
nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai
dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas.
Saya beri contoh agar kita bisa tahu seperti apa bentuknya.

Keterangan :

1. Kop Surat
2. Perihal dan Nomor Surat
3. Tempat, tanggal dan tahun Surat
4. Salam Pembuka
5. Isi Surat
6. Inti atau Pokok Surat
7. Salam Penutup
8. Tandatangan dan nama terang.
Contoh:

Cirebon , 24 Februari 2012

Kepada Yth.

Segenap Nasabah Giro

PT BANK ”BCA”

Cabang Sukabumi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal

10 Mei 2008, Bank ”BCA” Cabang Sukabumi akan
memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang
lembaran cek dan giro bilyet.

Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku

giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah
pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.

Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama

yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT Bank”BCA”

Drs. Suwarno

Pimpinan

Bentuk Setengah Lurus

Bentuk setengah lurus adalah bentuk surat yang hampir
sama dengan bentuk lurus namun perbedaannya terletak
pada pengetikan isi saja yaitu setiap alenia baru masuk lima
spasi . Bentuknya akan terlihat pada contoh di bawah ini ;
Keterangan :

 Kop Surat
 Perihal dan Nomor Surat
 Tempat, tanggal dan tahun Surat
 Salam Pembuka
 Isi Surat
 Inti atau Pokok Surat
 Salam Penutup
 Tandatangan dan nama terang.

Contoh surat setengah lurus :

Cirebon , 24 Februari 2012

Kepada Perusahaan Mesin Offset

Jalan Imam Bonjol 115

Cirebon

Dengan hormat

Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa

pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan
baik pada tanggal 17 Maret 2008.

Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2008 mesin offset

tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.

Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan

selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan
dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami
akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya
mengenai data-data pengijian tersebut.

Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Penerbit ”TRIWARSANA”
Bentuk Lekuk
Bentuk surat ini agak sedikit berbeda dengan bentuk yang
lainnya . Pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal ,
salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah
kanan , sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir
sebelah kiri , dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru
masuk ke dalam lima spasi . Kita masuk contoh sebagai
berikut :

Keterangan :

1. Kop Surat
2. Perihal dan Nomor Surat
3. Tempat, tanggal dan tahun Surat
4. Salam Pembuka
5. Isi Surat
6. Inti atau Pokok Surat
7. Salam Penutup
8. Tandatangan dan nama terang.

Contoh bentuk lekuk :

Surabaya, 9 Maret 2008

PT ”ANANAS”

Jalan Cantel 112

SRAGEN

Dengan hormat,

Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa

pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda
karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.

Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus,

dan beberapa tempat milai tergenang air. Demikian juga
tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan
angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan
dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang
air.

Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami

mengucapkan terima kasih.

Hormat kami

PT ”ANMEKA PUPUK”

Bentuk Resmi Indonesia Lama

Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat
diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.

Keterangan :

1. Kop Surat
2. Perihal dan Nomor Surat
3. Tempat, tanggal dan tahun Surat
4. Salam Pembuka
5. Isi Surat
6. Inti atau Pokok Surat
7. Salam Penutup
8. Tandatangan dan nama terang.

Bentuk Resmi Indonesia Baru

Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk
setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan
bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam
penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan
penulisan tembusan.
Bagian-bagian surat

 Kepala Surat/Kop Surat

 Nomor Surat
 Tanggal Surat
 Lampiran Surat
 Hal atau Perihal
 Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
 Salam Pembuka
 Isi Surat :–AleniaPembuka -Alenia Isi-Alenia Penutup
 Salam Penutup
 Pengirim Surat
 Tembusan Surat
 Inisial

Penggunaan Bahasa Dalam Surat

Sebagaimana yang telah dijelaskan diatas bahwa
penggunaan bahasa didalam surat bergantung pada jenis
pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi,
penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada
keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan.

Menulis surat untuk orang tua tentu akan menggunakan

bahasa lebih formal dan santun, berbeda dengan menulis
surat untuk teman atau sahabat. Begitu pula dengan surat
pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran pekerjaan,
surat permohonan izin dan cuti.

Meskipun bersifat pribadi, tapi karena ditujukan kepada

sebuah instansi atau perusahaan tentu penulis harus
menggunakan bahasa yang resmi dan formal. Lain halnya
dengan surat resmi dan surat dinas, penggunaan bahasa
cenderung menggunakan kosakata baku dan struktur
kalimat yang lengkap. Hal ini disebabkan karena surat resmi
dan surat dinas dipergunakan untuk tujuan atau fungsi-
fungsi yang bersifat resmi atau kedinasan.