Reception

DSI Sistem
 Daftar Isi
RECEPTION................................................................................................................................... 4
Check-in Tamu Walk-in .............................................................................................................. 4
Check-In Tamu Melalui Reservation Chart ................................................................................ 4
Mencari Kamar Yang Tersedia ................................................................................................... 5
Mencari Data Tamu dari Profile.................................................................................................. 6
Dummy ........................................................................................................................................ 7
GUEST LIST ................................................................................................................................ 10
Mencari Tamu Yang In-house / Check Out .............................................................................. 10
Mengubah Profile Tamu ............................................................................................................ 11
Mengubah Profile Tamu Melalui Reservation Chart ................................................................ 11
Mengubah Rate Kamar ( Rate Management ) ........................................................................... 12
Melihat Folio Tamu ................................................................................................................... 13
Memindah Tamu (Transfer Room) ........................................................................................... 18
Mencetak Registration Card ...................................................................................................... 18
Membuat Kunci (Key Card) Untuk Tamu ................................................................................ 19
Check Out .................................................................................................................................. 20
Melihat Log Transaksi .............................................................................................................. 20
Join / Unjoin Group ................................................................................................................... 21
Cancel CI, Re-Check In, Cancel Check Out ............................................................................. 21
Extend........................................................................................................................................ 21
Early .......................................................................................................................................... 22
Deposit Book ............................................................................................................................. 23
Transfer Deposit ke Reservasi lain / Guest In House................................................................ 24
Non-stay Charge ........................................................................................................................ 24
Close Shift ................................................................................................................................. 25
RECEPTION REPORT ................................................................................................................ 27
Arrival List ................................................................................................................................ 27
Extend Guest ............................................................................................................................. 27
Guest In House .......................................................................................................................... 28
Expected Arrival ....................................................................................................................... 28

© DSI Sistem 2|P a g e

 Expected Departure ................................................................................................................... 28
House Count .............................................................................................................................. 29
Guest Balance ............................................................................................................................ 29
CASHIER REPORT ..................................................................................................................... 29
Cashier Summary FO ................................................................................................................ 30
Cashier FO – Per Shift / User .................................................................................................... 31

© DSI Sistem 3|P a g e

RECEPTION

Untuk melakukan registrasi tamu baru yang akan check-in. Anda dapat mengakses menu seperti
gambar di bawah atau melalui reservation chart.

Check-in Tamu Walk-in

1. Setelah Anda klik menu Walk-In, akan muncul form berikut.

Perhatikan kotak merah yang menunjukkan bahwa langkah pengisian form

registration menyesuaikan urutan dari nomor 1-7
2. Untuk melakukan fast check-in, user hanya perlu mengisi tanggal check-out,
memilih kamar, dan firstname. Tekan Check-In untuk melakukan check-in.

Check-In Tamu Melalui Reservation Chart

1. Check-in melalui reservation chart adalah cara untuk check-in tamu yang paling mudah.

Tekan shortcut reservation chart atau menekan tombol kombinasi keyboard

CTRL + H.

© DSI Sistem 4|P a g e

 2. Pilih kamar yang ingin digunakan oleh tamu, kemudian klik kanan mouse. Maka
akan muncul menu sebagai berikut

Pilih Walk-in kemudian isi data tamu, tekan Check-In untuk melanjutkan

Mencari Kamar Yang Tersedia

1. Untuk mencari kamar yang tersedia, klik tombol .

2. Pilih kamar yang ingin dipilih untuk check-in dengan cara centang nomor kamar
kemudian Assign. Di bagian kiri terdapat fitur untuk pencarian.

© DSI Sistem 5|P a g e

Mencari Data Tamu dari Profile
1. Untuk mencari data tamu dari profile, ketik nama tamu yang ingin dicari di kolom

firstname kemudian tekan tombol kaca pembesar .

2. Muncul form hasil pencarian profile, double klik mouse pada nama tamu maka data tamu
akan otomatis terisi pada form.
3. Jika nama tamu yang dimaksud tidak ada maka user wajib untuk menambahkan /
mendaftarkan ke dalam sistem dengan cara tekan tombol add :

© DSI Sistem 6|P a g e

 4. Kemudian isikan data data tamu sesuai dengan ID KTP, SIM / Passport.
Jika sudah selesai tekan tombol save.

Dummy
Dummy digunakan untuk memindahkan tagihan tamu karena belum ada kejelasan mengenai
pembayaran, dll sedangkan tamu harus check-out dari kamar.
Berikut langkah membuat Dummy :

© DSI Sistem 7|P a g e

 1. Pilih menu Reception > Dummy
2. Lengkapi data dummy (dapat menggunakan Repeater – F8) yang ingin dibuat dan
simpan menggunakan menu New Dummy – F1

3. Apabila ada folio guest yang ingin pindah ke dummy, maka sebelumnya harus
digabungkan atau join group antara dummy dan room tersebut, contoh pada gambar di
bawah,

Pertama kita pilih room kemudian tekan tombol dan pilih room Dummy.
Tekan ok dan selesai.
4. Kemudian langkah selanjutnya yaitu transfer folio dari folio guest ke folio dummy.

© DSI Sistem 8|P a g e

 Buka folio guest kemudian kekan tombol maka akan ditampilkan form
transfer seperti berikut

Pilih/centang transaksinya kemudian pilih destinasi kemana akan dipindah, tekan OK

© DSI Sistem 9|P a g e

GUEST LIST

Untuk melihat tamu yang in-house / sedang menginap, Anda dapat mengakses menu sebagai
berikut atau melalui reservation chart.

Mencari Tamu Yang In-house / Check Out

1. Filter pencarian terdapat beberapa pilihan. Date hanya aktif jika user memfilter guest
history.

Tekan untuk refresh.

2. Di form ini, terdapat beberapa warna untuk membedakan status tamu.

© DSI Sistem 10 | P a g e
Mengubah Profile Tamu

1. Untuk mengubah profile tamu, tekan .

2. Anda dapat mengisi kelengkapan profile tamu. Guest Note dapat diisi dengan permintaan
khusus dari tamu. Bill Instruction dapat diisi sebagai keterangan cara pembayaran tamu.

3. Tombol save digunakan untuk menyimpan profile tamu kamar yang ditampilkan saja.
Tombol Apply To Group akan menyimpan profile tamu kamar yang ditampilkan beserta
tamu kamar lain yang masih dalam satu grup.

Mengubah Profile Tamu Melalui Reservation Chart

1. Untuk mengubah profile tamu melalui reservation chart, Anda hanya perlu double
click di tamu tersebut.

2. Maka akan muncul profile. Tekan Save untuk melanjutkan.

© DSI Sistem 11 | P a g e
Mengubah Rate Kamar ( Rate Management )
1. Untuk mengubah rate kamar, Anda dapat membuka Rate Management pada menu guest

list, atau dengan tekan .

2. Rate ditampilkan menggunakan periode tanggal. Tamu dapat mempunyai rate yang
berbeda pada tanggal yang berbeda, tergantung dari harga seasonal yang sudah
ditentukan oleh hotel.

3. Rate dapat ditambahkan (contoh: menambahkan additional extra bed), diedit, atau
dihapus. Rate dapat juga diberikan discount/surcharge. Discount/surchage dapat
diberikan menggunakan persentase atau nominal. Caranya :
- Pada menu Rate Management pada tombol bagian bawah klik New
- Lalu isi room rate dan juga terdapat additional untuk menambahkan biaya rutin
tambahan, jika diklik maka menu Qty akan terbuka dan dapat ditambahkan
- Isi date from, until, product, price.

- Lalu save.

© DSI Sistem 12 | P a g e
Melihat Folio Tamu

1. Untuk melihat folio tamu, tekan .

 Folio dibedakan menjadi 2, yaitu Master Folio (warna biru) dan Personal Folio
(warna hitam). Master folio hanya akan muncul untuk tamu/reservasi grup.

2. Di form folio, terdapat beberapa tombol

 Untuk posting charge/tagihan tamu.

 Untuk memindah charge/tagihan ke folio lain.

© DSI Sistem 13 | P a g e
 Perhatikan kotak merah
Origin merupakan asal transaksi yaitu folio guest kemudian destination adalah tujuan
transaksi akan berpindah yaitu folio dummy,
dan kita wajib untuk memilih transaksi yang akan ditransfer dengan mencentang
transaksi tersebut, kemudian tekan oke.

 Untuk menginput guest deposit.

 Untuk mencetak folio. Jika folio sudah dicetak, folio

hanya dapat dicetak lagi menggunakan tombol Re-print.

 Untuk mencetak guest folio dan guest folio for company.

 Untuk settle folio (pembayaran).

o Cash
o Credit dan Debit Card
User harus memilih jenis credit/debit card.

© DSI Sistem 14 | P a g e
 Biasanya kolom isian Credit Card # diisikan 4 digit nomor kartu / trace number
pada bill.

o City Ledger
User harus memilih company tagihan akan ditagihkan.

o Bank
User harus memilih bank.

o Compliment
User harus memilih kategori compliment.

o Other
User harus mengembalikan uang tamu secara non cash
o Cash Refund
User harus mengembalikan uang cash ke tamu karena tamu ada kelebihan
deposit. User wajib mengisikan description sesuai dengan keadaan.

© DSI Sistem 15 | P a g e
  Untuk melakukan koreksi terhadap transaksi yang telah terjadi.
Caranya :

Pilih dulu transaksi yang akan dikoreksi kemudian tekan tombol correction

Same as transaction date artinya tanggal koreksi sama dengan tanggal transaksi awal
terbuat, custom date artinya tanggal koreksi disesuaikan dengan keinginan user.
Isikan remark dengan keterangan kemudian tekan tombol oke.

 Untuk posting charge late check-out.

Pilih halfday atau fullday kemudian isikan nominal charge untuk late co, kemudian
tekan charge.

 Untuk menutup folio yang sudah 0. Folio yang sudah closed tidak
dapat dicharge atau diubah lagi.

© DSI Sistem 16 | P a g e
  Untuk charge mini bar.

Pilih item/menu dengan cara centang kemudian tekan tombol enter di keyboard untuk
mengisikan jumlah qty. OK

 Hanya digunakan oleh user yang memiliki hak akses untuk backdate /
mundur tanggal sebelumnya.

 Hanya digunakan untuk membuka folio yang sudah settle/close pada

hari ini saja. Reopen hanya dapat dilakukan sebelum night audit.

 digunakan untuk membuat folio baru

© DSI Sistem 17 | P a g e
Memindah Tamu (Transfer Room)

1. Untuk memindah kamar tamu (transfer room), tekan pada halaman guest list.

2. Pilih kamar yang tersedia dan masukkan alasan mengapa tamu perlu berpindah kamar.
Tekan OK untuk melanjutkan.

Mencetak Registration Card

1. Untuk mencetak registration card, tekan pada halaman guest list.

2. Form registration dapat disesuaikan dengan kebutuhan hotel. Double klik pada
registration card atau bisa dengan tekan print atau shortcut F4 untuk melakukan print.

© DSI Sistem 18 | P a g e
Membuat Kunci (Key Card) Untuk Tamu

1. Untuk membuat kunci untuk tamu, tekan . Fitur ini hanya dapat dipakai jika
sistem sudah terkoneksi dengan sistem kunci kartu. Fitur ini akan muncul secara
otomatis jika user melakukan registration / check-in tamu.
2. Ketika tombol keycard di tekan maka akan muncul key card option, terdapat 2 opsi
yaitu untuk membuat kunci baru (New Key) dan menyalin kunci (Copy Key)

3. Untuk membuat kunci baru (New Key) klik New Key dan muncul tampilan pada
gambar di bawah ini

4. Tunggu hingga indikator di bagian kanan atas berwarna hijau, kemudian tekan
Encode untuk melanjutkan. Masukkan/letakkan kartu di encoder dan kunci berhasil
dibuat.

© DSI Sistem 19 | P a g e
Check Out
1. Untuk check-out tamu pada Guest List Anda harus memilih tamu yang akan check-out,
tekan .

2. Perlu diperhatikan bahwa ketika ingin check out, pastikan folio pada setiap tamu sudah di
close folio, sehingga bisa dilakukan check out.

Melihat Log Transaksi

Untuk melihat log transaksi, pada menu guest list tekan .

© DSI Sistem 20 | P a g e
Join / Unjoin Group
Join digunakan untuk menggabungkan tamu menjadi satu grup yang sama. Unjoin untuk
memisahkan tamu yang sudah dijoin.
Cancel CI, Re-Check In, Cancel Check Out
1. Cancel CI digunakan jika tamu sudah check-in kemudian membatalkan untuk

menginap. Tekan . Tamu hanya dapat dibatalkan jika folio tamu tersebut
masih kosong dan tamu belum sempat bermalam.

2. Re-Check In digunakan untuk check-in tamu yang sudah dibatalkan. Tekan .

3. Cancel Check-Out digunakan untuk membatalkan tamu yang sudah check-out. Setelah
cancel check-out, tamu kembali berstatus in house. Cancel check-out hanya dapat

dilakukan jika kamar tamu tersebut masih tersedia (vacant). Tekan .

Extend

1. Untuk extend (menambah stay period tamu), tekan . User harus memilih
(tick) tamu yang ingin extend.

© DSI Sistem 21 | P a g e
 2. Lalu muncul menu extend departure dan pilih berapa hari penambahan stay period tamu,
isikan note jika ada yang perlu ditambahkan.

3. Jika sudah klik OK, maka otomatis list CO akan berubah sesuai yang di set pada Extend
Departure.

Early

1. Untuk early departure (mengurangi stay period tamu), tekan . User harus
memilih (tick) tamu yang ingin early.

2. Lalu muncul menu Early Departure dan pilih berapa hari pengurangan stay period tamu,
isikan note jika ada yang perlu ditambahkan
3. Jika sudah klik OK, maka otomatis list CO akan berubah sesuai yang di set pada Early
Departure

© DSI Sistem 22 | P a g e
Deposit Book
1. Deposit Book menyimpan semua data deposit yang sudah diterima pihak hotel.
Deposit dapat diedit dan dihapus oleh user dengan akses pada saat night audit belum
dilakukan.

2. Status deposit dibedakan menjadi 2, Used dan Not Used. Used deposit adalah
deposit untuk tamu yang sudah check-in. Biasanya pada saat reservasi terdapat
menu deposit pada menu Reservation List, dan jika tamu ingin deposit pada menu
Reservation List, maka data deposit itu tersimpan pada menu Deposit Book ini dan
tercatat nomer reservasi, akan tetapi jika belum melakukan deposit dan ingin
menambahkan pada menu Deposit Book tidak terlampir nomer reservasi, berikut
pembuatannya :
4. Klik tombol Add, Yang wajib diisi deposit, payment type, lalu untuk reff no, dan remark

© DSI Sistem 23 | P a g e
 diisi jika diperlukan saja. Jika sudah klik Save.

Transfer Deposit ke Reservasi lain / Guest In House

Untuk memindahkan deposit reservasi ke reservasi lain atau ke tamu yang sudah in house,
Caranya :

1. Pada menu Deposit Book klik tombol , maka akan muncul menu sebagai berikut
2. Pilih reservasi atau guest in house, kemudian tekan Transfer – F1.

Non-stay Charge
Non-Stay charge digunakan untuk menginput transaksi dari front office oleh tamu yang tidak
menginap di hotel.
Langkah untuk menambah Non-Stay Charge, yaitu pilih menu Reception – Non-stay Charge

Untuk membuat Non-stay Charge baru silahkan input data, contoh pada gambar dibawah:

© DSI Sistem 24 | P a g e
Klik tombol Add > Lalu isikan product, qty, price, dan Payment type. Klik Save jika sudah

Close Shift
Close shift berfungsi agar menutup laporan setoran per shift.
a. Sebelum melakukan closing per shift ada hal-hal yang perlu diperhatikan, yaitu
menyesuaikan cash on hand dengan report system, seperti Report Per-Shift.
b. Kemudian lakukan penyesuaian sales draft dengan report system seperti report Detail
Cashier – EDC
c. Apabila semua telah sesuai, maka lakukan close shift dengan memilih menu Reception-

Close Shift

© DSI Sistem 25 | P a g e
 d. Setelah dipilih close shift maka akan keluar tampilan seperti di atas kemudian pilih OK
dan OK sampai keluar tampilan seperti dibawah ini

© DSI Sistem 26 | P a g e
RECEPTION REPORT
Arrival List
Untuk menampilkan tamu (reservasi dan walk-in) yang check-in di periode tertentu.
Reports – Registration – Arrival List

Extend Guest
Untuk menampilkan tamu yang memperpanjang lama menginap di hotel.
Reports – Registration – Extend Guest Report

© DSI Sistem 27 | P a g e
Guest In House
Untuk menampilkan tamu yang sedang menginap.
Reports – Registration – Guest In House

Expected Arrival
Untuk menampilkan reservasi yang akan check-in di tanggal tertentu.
Reports – Reservation – Expected Arrival

Expected Departure
Untuk menampilkan tamu in house yang akan check-out di tanggal tertentu.
Reports – Registration – Expected Departure

© DSI Sistem 28 | P a g e
House Count
Untuk menampilkan realtime statistic.

Tekan menu Statistic – House Count atau tombol samping maka akan ditampilkan seperti
berikut ini :

Guest Balance
Untuk manampilkan jumlah tagihan yang masih outstanding per kamar (dapat dilihat summary
per kamar atau detail per transaksi). Reports – Registration – Guest Balance

© DSI Sistem 29 | P a g e
CASHIER REPORT

Cashier Summary FO
Laporan akumulasi pembayaran yang dilakukan selama periode tertentu, bisa per shift dan per
user.
Reports – Cashier – Cashier Summary FO

© DSI Sistem 30 | P a g e
Cashier FO – Per Shift / User
Laporan Yang wajib di print setelah Close Shift, wajib dicocokan dengan pendapatan Per Shift.
Reports – Cashier – Cashier FO – Per Shift / User

© DSI Sistem 31 | P a g e