PERANAN PROCUREMENT TERHADAP PENGADAAN BARANG DAN

JASA DI PT FASEN CREATIVE QUALITY

Putri Laras Suryahita

Politeknik Negeri Jakarta
E-mail : larassuryadita@[Link]

Abstrak

Peranan procurement jasa dan barang memiliki pengaruh yang signifikan atas
kesuksesan event yang dikelola oleh PT Fasen Creative Quality sehingga dapat
mempengaruhi laba perusahaan salah satunya melalui efisiensi biaya. Desain
penelitian pada paper ini menggunakan desain studi kasus. \ Populasi penelitian ini
adalah semua departemen di PT Fasen Creative Quality. Metode sampling yang
digunakan adalah purposive sampling dengan menggunakan kriteria inklusi, yaitu
departemen yang memiliki tugas dan wewenang mengatur dan memanajemen
prosedur procurement. Adapun metode penelitian yang dilakukan penulis adalah
dengan melakukan teknik pengumpulan data melalui obsservasi, dan wawancara.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa procurement membantu perusahaan dalam hal
budget control serta mendapatkan barang atau jasa dengan waktu tercepat, terkecil,
dan manfaat atau fitur yang banyak dan efektif dalam operasional perusahaan.

Kata kunci: Barang, Jasa, Pengadaan, Peran, Procurement

PENDAHULUAN

Procurement adalah proses yang penting dan demokratis apabila dilakukan dengan
benar yang sangat penting bagi bisnis. Organisasi memperoleh barang dan jasa dari
pemasok eksternal dengan harga terbaik untuk memperluas, meningkatkan operasi,
dan mengoptimalkan kinerja bisnis. Banyak keputusan yang diambil oleh
departemen memiliki implikasi procurement yang dapat berdampak pada
keseluruhan biaya pelaksanaan keputusan. Di sini biaya mencakup total biaya
barang atau jasa dan bukan hanya harga yang dibayarkan (Novitaningrum, 2014;
Getz [Link]., 2019). Di sektor swasta, procurement dipandang sebagai fungsi strategis
yang bekerja untuk meningkatkan profitabilitas organisasi. Procurement dipandang
membantu merampingkan proses, mengurangi harga dan biaya bahan mentah, dan
mengidentifikasi sumber pasokan yang lebih baik. Meskipun melibatkan pembelian
barang, jasa, dan properti secara harfiah, manajemen procurement melangkah lebih
jauh dengan memasukkan perencanaan strategis juga (Mena [Link], 2021). Proses
procurement mempengaruhi beberapa fungsi bisnis dan membutuhkan penguasaan
manajemen rantai pasokan, sumber bahan baku, dan memenuhi tujuan pembelian.
Organisasi di semua industri bergantung pada keahlian manajemen procurement
dalam mencari dan mengelola hubungan pemasok eksternal untuk memastikan
barang-barang yang dibutuhkan ini diperoleh dengan biaya terbaik. Untuk alasan ini,

960
manajemen procurement memiliki dampak langsung pada laba organisasi dan
operasi bisnis strategis.
Salah satu organisasi tersebut adalah PT Fasen Creative Quality, sebuah perusahaan
satu organizer yang menangani semua jenis event, dalam menunjang pelaksanaan
berbagai pelaksanaan kegiatan event. Peranan procurement jasa dan barang
memiliki pengaruh yang signifikan atas kesuksesan event yang dikelola oleh PT
Fasen Creative Quality sehingga dapat mempengaruhi laba perusahaan salah
satunya melalui efisiensi biaya. Meskipun penghematan biaya adalah salah satu
tujuan utama procurement, banyak hubungan pemasok-pembeli menuai manfaat
optimal dengan hubungan jangka panjang daripada pembelian satu kali. Pada PT
Fasen Creative Quality procurement berpeluang membantu
mempertahankan hubungan pemasok serta memastikan kedua belah pihak puas dan
memenuhi janji dan harga mereka. Tujuan paper ini adalah untuk menganalisa
peran procurement terhadap pengadaan barang dan jasa (Novitaningrum, 2014; De
Toni [Link]., 2000).

KAJIAN LITERATUR

Menurut Donald Getz, dkk (2019) menjalaskan bahwa ;

“Many goods and services (including information) have to be purchased or
subcontracted, which is ‘procurement’. The supply chain refers to how needed
information, goods, and services flow through the event system, corresponding to
the inputs, transforming processes and outputs in the open-systems model. For
events, a failure in the supply chain cloud mean cancellation, programme reduction
or quality problems”
Diartikan bahwa banyaknya barang dan jasa yang harus di beli oleh procurement
maka dibutuhkan supply chain management yang mengacu pada informasi barang
dan jasa yang dibutuhkan acara, sesuai dengan input, proses dan output dalam
sistem. Dalam event kegagalan dalam supply chain management berarti pembatalan,
pengurangan program atau masalah kualitas, maka penelitian ini akan menjelaskan
peran dari procurement guna memenuhi kebutuhan setiap bidang yang ada
diperusahaan, dimana harus berhubungan dengan berbagai vendor guna memenuhi
kebutuhan suatu event di PT Fasen Creative Quality.

METODE PENELITIAN

Desain penelitian pada paper ini menggunakan desain studi kasus. Studi kasus ini
merupakan penelitian yang berfokus pada suatu objek tertentu. Dalam penelitian ini
studi kasus difokuskan pada sampel penelitian. Populasi penelitian ini adalah semua
departemen di PT Fasen Creative Quality. Metode sampling yang digunakan adalah
purposive sampling dengan menggunakan kriteria inklusi, yaitu departemen yang
memiliki tugas dan wewenang mengatur dan memanajemen prosedur
procurement (Widiyoko E.P, 2016). Pengumpulan data merupakan salah satu
komponen yang paling penting untuk menunjang keberhasilan penelitian, untuk
mengumpulkan data dari sampel penelitian Department procurement. Dalam divisi
ini, memiliki fungsi untuk melakukan pengadaan barang dan jasa internal

961
perusahaan yang dibutuhkan oleh divisi - divisi lainnya guna mendukung
pelaksanaan event.
Adapun metode penelitian yang dilakukan penulis adalah dengan melakukan teknik
pengumpulan data melalui obsservasi, dan wawancara. Penulis melakukan
observasi langsung dengan mengikuti praktik kerja lapangan pada saat persiapan
sampai pelaksanaan, penulis juga mencatat bagaimana cara tim procurement dalam
menyiapkan seluruh kebutuhan pengadaan barang dan jasa di setiap pelaksanaan
event oleh PT Fasen Creative Quality. Penulis juga melakukan wawancara kepada
pihak yang sesuai dengan permasalahan dalam laporan kegiatan praktik kerja ini.
Narasumber yang sesuai dengan permasalahan yaitu Ass. Manager dari
Procurement, Logistic & Tender Departement.
Metode penelitian digunakan oleh Penulis dalam penelitian ini adalah metode
deskriptif analitis. Metode penelitian deskriptif analitis adalah suatu metode yang
berfungsi untuk mendeskripsikan atau memberikan gambaran suatu objek yang
diteliti melalui data atau sampel yang telah dikumpulkan sebagaimana adanya tanpa
melakukan analisis membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum (Sugiyono P.,
2015).

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil penelitian ini terkait dengan proses procurement (pengadaan) pada

departemen procurement. Proses pengadaan yang dilakukan oleh departemen selalu
memiliki kebutuhan dan keterlibatan dengan departemen lainnya di perusahaan
seperti bidang finance, marketing, IT, general affair, human resource, dan lainnya.
Fungsi utama departemen procurement pada PT Fasen Creative Quality sendiri
adalah berfokus untuk memenuhi kebutuhan setiap bidang yang ada diperusahaan,
dimana harus berhubungan dengan berbagai vendor guna memenuhi kebutuhan
suatu event.
Lingkup pekerjaan departemen terdiri dari tiga yaitu traffic administration, traffic
legal, dan traffic buyer. Traffic administration berfungsi untuk mengurus kebutuhan
adinistratif dan tata usaha proses pengadaan seperti menjalankan pembayaran
pengadaan barang dan jasa dengan baik. Traffic legal berfungsi untuk melakukan
pekerjaan kesekretariatan yang berhubungan dengan legalitas pengadaan barang
dan jasa serta menerbitkan document dan melaksanakan korespondensi hukum.
Traffic buyer berfungsi untuk memenuhi kebutuhan pengadaan barang dan jasa
untuk event konsumen seperi mentenderkan kebutuhan barang dan jasa hingga
mengumpulkan permintaan data untuk event yang akan diselenggarakan.
Selain itu, departemen juga menggunakan SOP untuk membantu memanajemen
proses pengadaan pada tabel 1.
Tabel 1. Standard Operating Produce (SOP) Internal & External

Internal External

Filterisasi nilai invoice rekanan/vendor Procurement men-tenderkan kebutuhan

berdasarkan nilai RAB. Team Project ke pihak rekanan

962
Filterisasi RAB yang sudah final dari team Procurement berhak menolak setiap Invoice
project. yang dianggap tidak sah.

Setiap invoice final rekanan/vendor akan Procurement menerbitkan PO (Purchase

ditandatangani oleh AE project event. Order) & SPK (Surat Perintah Kerja)
Rekanan/Vendor & Talent.

Procurement berhak menolak setiap Invoice Proses pengajuan dana pembayaran

yang dianggap tidak sah. Rekanan/Vendor akan dilakukan oleh
procurement.

Procurement menerbitkan PO (purchase Procurement akan melakukan kontrak kerja

order) & SPK (surat perintah kerja) berkala (Kontrak Payung) kepada
rekanan/vendor & talent. Rekanan/Vendor

Input pengajuan dana pembayaran Procurement yang akan melakukan

rekanan/vendor ke VM Logbook (hardcopy pembelian setiap kebutuhan Team Project.
& softcopy). Menginformasikan ke Vendor/Rekanan
mengenai nilai potongan pajak.
Melengkapi sign user, manager divisi, GM Procurement menginformasikan tata cara
divisi, & direksi terkait. menjadi Rekanan, & tata cara penagihan.

Memproses FO (form order) project event

Buyers ke Rekanan/Vendor.

Request data project pitching/event

Sumber: hasil olahan data

Berdasarkan temuan penelitian, secara garis besar peran procurement dapat dibagi
menjadi dua bagian, yaitu peran procurement atas keuangan perusahaan, dan peran
procurement atas operasional perusahaan.
Peran procurement atas keuangan perusahaan
Perusahaan memiliki lingkup pekerjaan traffic buyer yang dapat membantu
mengalisa kebutuhan pengadaan barang dan jasa yang relevan dan tepat disetiap
event yang dikelola perusahaan sebagai salah satu bentuk perencanaan perusahaan.
Tabel SOP menunjukkan bahwa hal pertama yang dilakukan perusahaan adalah
mefilterisasi dan memastikan invoice sesuai dengan RAB, setelahnya akan
dilakukan tender oleh perusahaan kepada vendor. Perusahaan memastikan bahwa
pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan event konsumen perusahaan tidak
melebihi biaya yang tercantum dalam RAB perusahaan. Jika invoice atas pegadaan
barang dan jasa untuk satu proyek melebihi RAB, maka perusahaan akan merugi.
Atas dasar tersebut peran prosedur procurement dalam pengadaan barang dan jasa
diperlukan untuk mengendalikan beban [Link] dan keuangan
bekerja dengan cara yang mendukung untuk merencanakan anggaran dan membuat
perkiraan, serta melakukan pelaporan dan analisis keuangan. Keuangan

963
bertanggung jawab untuk menetapkan anggaran dan membuat laporan pengeluaran
dan pendapatan, dan pengadaan bertanggung jawab untuk tetap berpegang pada
anggaran tersebut, serta memastikan barang yang dibeli telah diterima dan dibayar
oleh keuangan (Novitaningrum, 2014). Ketika rantai pasokan keuangan bekerja
dengan baik, bisnis memiliki cukup uang untuk membayar semuanya, mulai dari
persediaan, ruang kantor, hingga gaji karyawan. Rantai pasok ini tidak hanya
bergantung pada operasi pengeluaran yang ideal. Namun hal itu juga bergantung
pada manajemen hubungan pemasok yang tepat dan pilihan pengadaan yang valid.
Peran Procurement atas operasional perusahaan
Peran procurement lebih umum mencakup banyak aspek fungsi mulai dari memilih
vendor hingga menegosiasikan kontrak dan membeli produk. Ini juga memiliki
dampak yang cukup strategis pada bisnis dan tujuannya. Lingkup dan SOP
perusahaan yang memuat prosedur procurement seperti mengurus urusan
administrasi, legalitas, dan lainnya hingga kebutuhan akan barang untuk proyek
perusahaan menunjukkan bahwa fungsi procurement adalah untuk mendapatkan
barang atau jasa dengan waktu tercepat, terkecil, dan manfaat atau fitur yang banyak
dan efektif dalam operasional perusahaan (Getz [Link]., 2019; De Toni [Link]., 2000).
Selain itu, procurement bagi operasioanal perusahaan dapat membantu dalam
mengidentifikasi bahan dan layanan penting yang diperlukan untuk mendukung
strategi perusahaan di area kinerja utama, terutama selama pengembangan produk
baru, mengembangkan opsi pasokan dan rencana darurat yang mendukung rencana
perusahaan, mendukung kebutuhan organisasi akan basis pasokan yang beragam
dan kompetitif secara global hingga menjaga hubungan baik antara vendor dengan
perusahaan (Mena [Link], 2021; Getz [Link]., 2019).

SIMPULAN

Procurement membantu perusahaan dalam hal budget control. Procurement dan

keuangan bekerja dengan cara yang mendukung untuk merencanakan anggaran dan
membuat perkiraan, serta melakukan pelaporan dan analisis keuangan. Selain itu,
fungsi procurement adalah untuk mendapatkan barang atau jasa dengan waktu
tercepat, terkecil, dan manfaat atau fitur yang banyak dan efektif dalam operasional
perusahaan melalui mengidentifikasi barang dan jasa yang penting,
mengembangkan opsi pasokan dan rencana darurat, mendukung kebutuhan
organisasi akan basis pasokan yang beragam dan kompetitif secara global hingga
menjaga hubungan baik antara vendor dengan perusahaan.

REFERENSI

De Toni, A., & Nassimbeni G. (2000) Just-in-time purchasing: an empirical study

of operational practices, supplier development and performance. Omega-
International Journal of Management Science, v.28, n.6, Dec, p.631-651
Getz, D., & Page, S. J. (2019). Event studies: Theory, research and policy for
planned events. Routledge.
Mena, C., Hoek, R. van, & Christopher, M. (2021). Leading Procurement Strategy;
Driving value through the supply chain (Third). Kogan Page Limited.

964
Novitaningrum, B. D. (2014). Akuntabilitas dan Transparansi Pengadaan Barang
dan Jasa Pemerintah Melalui Electronic Procurement (Best Practice di
Pemerintah Kota Surabaya). Jurnal Kebijakan dan Manajemen Publik ISSN.
Sugiyono, P. (2015). Metode penelitian kombinasi (mixed methods). Bandung:
Alfabeta Widoyoko, E. P. (2016). Teknik teknik penyusunan instrumen
penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar

965