NOTULENSI RAPAT
KEDUA PANITIA PBAK 2024
Tanggal : 6 Juni 2024
Waktu : 16.02 – 17.34 WIB
Tempat : Lobby FST
Tujuan : On boarding kepanitiaan PBAK
Peserta : 37 orang
PEMBAHASAN RAPAT
− Foto ID Card dilaksanakan di ruang multimedia pada hari Kamis dan Jumat tanggal
13-14 Juni 2024.
− ID Card beserta lanyard seharga Rp13.000 (Tiga Belas Ribu Rupiah).
− Seluruh Panitia, Kabim, dan SC diperkenankan untuk menggunakan kemeja hitam dan
bawahan bebas untuk foto ID Card.
− Pembayaran dilakukan kepada koordinator divisi masing-masing dan nantinya
dikumpulkan ke bendahara.
DIVISI ACARA
− Penanggung Jawab untuk divisi lain sudah terbentuk.
− Divisi Acara telah menentukan nama kelompok PBAK TI 24 yaitu menggunakan
Programming Language.
− Divisi Acara mengusulkan untuk menambah kelompok PBAK TI 24 dari yang
sebelumnya ditetapkan 12 menjadi lebih banyak. Pertimbangan diajukan karena
anggota kelompok terlalu banyak dan kerap sulit untuk bonding antar satu dengan
yang lainnya.
− Divisi Acara telah menentukan Penanggung Jawab per Gathering diantaranya:
o PJ Gathering 1: Choi & Cindy
o PJ Gathering 2: Cindy & Salman
o PJ Gathering 3: Fajri & Latif
o PJ Gathering: Fakhri & Badawi
− Pemilihan tempat absen berlokasi di lobby depan saung dan untuk Gathering berlokasi
di lobby komus.
− Pembuatan Booklet tugas Linkedln atau video tutorial dan membuat Template
Instagram Story Add Yours berkolaborasi dengan Divisi PDD.
− Divisi Acara mengajukan untuk membuat form evaluasi pasca Pra-Gathering dan
Gathering.
− Gathering dimulai dari pukul 08.00 WIB.
DIVISI PERLENGKAPAN
− Penanggung Jawab untuk divisi lain sudah terbentuk, dan yang nantinya akan
menjelaskan cara yang baik dan benar untuk pengisian list kebutuhan perlengkapan.
− Divisi Perlengkapan sudah fiksasi SOP untuk syarat dan ketentuan ketika divisi lain
ingin membuat list perlengkapan.
− Divisi Perlengkapan telah melakukan koordinasi kepada SC perlap untuk meminta
saran dan membicarakan semua yang berhubungan dengan perlengkapan di tahun lalu.
− Divisi Perlengkapan secepatnya akan mendata barang-barang yang ada di Sekretariat
lantai 5.
− Divisi Perlengkapan akan melakukan survei tempat pembelian cat dan kain untuk
umbul-umbul setelah Pra-Gathering pertama yaitu diatas tanggal 13 juni.
− Project Tracker sudah dipantau dan dicicil untuk pengerjaanya.
DIVISI KEAMANAN DAN KESEHATAN
− Penanggung Jawab untuk divisi lain sudah terbentuk.
− Divisi Kekes telah membuat form pendataan mahasiswa baru yang memiliki penyakit,
dan meminta PDD untuk membuatkan header form.
− Divisi Kekes mengusulkan agar mereka dapat menggunakan slayer di tangan sebagai
tanda pengenal mereka.
− Saran dari Perlap menggunakan bet nama seperti bet OSIS.
− Slayer ini nantinya akan dimasukkan ke RAB, masukkan ke list perlap.
DIVISI HUBUNGAN MASYARAKAT
− Penanggung Jawab untuk divisi lain sudah terbentuk.
− Divisi Humas akan mengadakan Pra-Gathering di atas tanggal 13 Juni (lebih
tepatnya diawal bulan Juli).
− Pra gathering akan dilaksanakan gabungan jalur SNBP dan SNBT karena untuk saat
ini kesediaan MABA sedikit.
− Untuk penilaian atau pemutusan ketua PJ umbul-umbul ada dua pilihan cara, yakni
pembagian kertas dan MABA menuliskan pengalaman organisasi atau dalam bentuk
google form.
− Untuk teknis Pra-Gathering lainnya belum pasti.
− Humas membutuhkan absensi MABA dan map untuk penyerahan kertas.
− Untuk konsep Pra-Gatehring akan dikoordinasikan Bersama divisi acara.
− Salah satu anggota divisi kekes dimasukkan ke dalam grup MABA 24.
− Pra-Gathering diusakan 3 kali sesuai konsep awal, tetapi tidak harus sesuai jalur
Masuk.
− Pendataan UKT dimulai dari sekarang dan boleh kolaborasi dengan bank data.
− Menyisipkan games dalam Pra-Gathering.
DIVISI KONSUMSI
− Penanggung Jawab untuk divisi lain sudah terbentuk.
− Divisi Konsumsi mengusulkan agar pada saat Pra-Gathering dan Gathering sarapan
masuk ke dalam rundown kegiatan.
− Membuat peraturan wajib sarapan.
DIVISI PUBLIKASI, DEKORASI DAN DOKUMENTASI
− Penanggung Jawab untuk divisi lain sudah terbentuk.
− Divisi PDD telah membuat 5 design logo namun masih kasar dan belum pasti.
− Divisi PDD telah membuat video Coming Soon untuk PBAK TI 24.
− Divisi PDD telah membuat video Tour Menuju Lobby Fakultas Sains dan Teknologi.
− Merencanakan 2 konten untuk Pra-Gathering.
− Membuat booklet atau video tentang LinkedIn dan panitia diharapkan sudah punya.
− Membuat template add yours.
− Membuat booklet untuk penjabaran penugasan peserta.
ABSENSI:
A. Organizing Committee
1. Al Ghiffari 18. Daffa
2. Aprillia 19. Jordan
3. Dimas 20. Misy’al
4. Adi Fathul 21. Akmal
5. Abdul Rauf 22. Fauji
6. Fikri 23. Rayhan
7. Ghaffar 24. Nizar
8. Najwa 25. Arsya
9. Mayra 26. Irfan F
10. Choirul 27. Afdhal
11. Badawi 28. Syifa
12. Fajri 29. Dewi
13. Latif 30. Bani
14. Fadhil 31. Akhsan
15. Atan 32. Razan
16. Rama 33. Affan
17. Ramdan
B. Steering Committee
1. Restu 3. Lyra
2. Wardah 4. Amin
DOKUMENTASI: