PURCHASING

10.2 Fungsi dan Peranan Departemen Pembelian dan

Gudang
Fungsi utama dari Departemen Pembelian dan Gudang adalah
untuk melakukan fungsi pengendalian internal (internal control) terhadap
aktivitas pembelian dan pergudangan. Sistem pengendalian internal
adalah mencakup struktur organisasi, metode dan cara kerja, dan
peralatan yang dipergunakan oleh bagian pembelian dan gudang dengan
tujuan pokok:
a. mengamankan harta perusahaan(persediaan barang)
b. membina tertib pencatatan barang (di gudang)
c. meningkatkan efisiensi dan efektivitas
d. memastikan dipatuhinya kebijakan dan peraturan di bidang
pembelian dan gudang.
Saat ini telah disadari oleh manajemen bahwa fungsi Departemen
Pembelian tidak hanya sekedar melakukan proses pembelian sesuai
permintaan dan bahwa fungsi gudang tidak hanya sekedar menyimpan
barang. Kedua departemen ini bila berfungsi secara efektif dan efisien
justru bisa meningkatkan profitabilitas perusahaan; jadi kedua
departemen ini tidak hanya berfungsi sebagai “cost center”, tetapi juga
berfungsi sebagai “profit center”. Laba tidak hanya dapat diperoleh
melalui peningkatan penjualan namun juga melalui berbagai rangkaian
aktivitas penghematan biaya (efisiensi) seperti: harga beli yang lebih
murah, penghematan biaya penyimpanan barang di gudang, mengurangi
kerusakan/keusangan barang, mengurangi keterlambatan kedatangan
barang, mengurangi kesalahan pembelian barang, dan sebagainya. Laba
juga meningkat melalui peningkatan efektivitas proses pembelian dan
penanganan barang di gudang. Efektif artinya tepat sasaran, sesuai
dengan tujuannya.
Fungsi pembelian dan gudang disebut efektif bila:
a. membeli barang sesuai dengan spesifikasi permintaan dari
departemen yang membutuhkan yang menyangkut: tepat mutu,
tepat waktu dan tepat kuantitas.
b. Tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stock barang di gudang;
kalau kelebihan bisa meningkatkan biaya (akibat rusak, beban
asuransi meningkat, staff gudang bertambah ,dan sebagainya);
kalau kurang bisa mengganggu operasi hotel.
c. Mampu mengamankan harta (persediaan barang) dari pencurian,
penyalahgunaan, kesalahan penanganan barang, dan
sebagainya.
d. Mampu menyediakan barang/jasa saat dibutuhkan

556
Fungsi pembelian dan gudang disebut efisien bila:
a. mampu membeli barang dan jasa dengan harga satuan yang lebih
murah untuk mutu yang sama.
b. mampu menekan biaya pergudangan ( biaya per satuan barang
lebih murah)
c. mampu menekan biaya kerusakan/keusangan barang di gudang

10.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi departemen pembelian dan gudang bisa
bervariasi tergantung besar kecilnya hotel. Salah satu contoh struktur
organisasi departemen pembelian dan gudang bisa dilihat pada Gambar
10.1

Gambar 10.1 Struktur Organisasi Departemen Pembelian dan Gudang

GM

CONTROLLER

PURCHASING
MANAGER

STOREROOM
SUPERVISOR

STAFF
STAFF PEMBELIAN
GUDANG

557
10.3.1. Uraian Tugas dan Tanggung jawab

1. Jabatan : Manajer pembelian(purchasing

manager)
Bertanggung jawab kepada : Controller
Membawahi :
a. Kepala gudang(storeroom supervisor)
b. Staff pembelian
Tugas pokok :
Mendukung kegiatan operasi hotel melalui perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pembelian dan
pergudangan dengan tujuan : mengamankan harta persediaan,
meningkatkan efisiensi biaya pembelian dan pergudangan,
menjamin efektivitas (tepat waktu, tepat kualitas, tepat jumlah) dan
memastikan dipatuhinya kebijakan dan prosedur pembelian dan
pergudangan yang telah ditetapkan.

Uraian Tugas:
a. Mencari informasi calon-calon pemasok barang dan jasa
dan membina hubungan dengan para pemasok yang
ada
b. Melakukan proses seleksi pemasok berdasarkan proses
tender dan/atau proses penawaran harga dari para calon
pemasok
c. Mengawasi, memantau pelaksanaan prosedur
pemesanan dan penerimaan barang dari pemasok
d. Mengawasi, memantau pelaksanaan prosedur
penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang
gudang.
e. Membina dan mengawasi administrasi pembelian dan
pergudangan.

2. Jabatan : Kepala gudang (store room

supervisor)
Bertanggung jawab kepada : Manajer pembelian
Membawahi : Staff gudang(store room)
Tugas pokok :
Mendukung kegiatan operasi hotel melalui perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pergudangan dengan
tujuan: mengamankan harta persediaan, meningkatkan efisiensi
penyimpanan persediaan gudang, menjamin efektivitas
penyimpanan (tepat penanganan, tepat pengamanan) dan
memastikan dipatuhinya kebijakan dan prosedur keluar masuk
barang gudang.

558
Uraian Tugas:
a. Membina tertib kartu stok barang dan administrasi gudang
b. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi tatacara
penyimpanan barang di gudang
c. Mengamankan barang dari kemungkinan pencurian,
kebakaran, kebanjiran,salah penanganan,
penyalahgunaan dan sebagainya.
d. Melakukan pemeriksaan atas kedatangan barang dari
pemasok dan membuat laporan penerimaan barang
e. Menyiapkan permintaan pembelian saat persediaan
barang menipis, atau bila ada permintaan dari departemen
lain yang membutuhkan.
f. Secara periodik bersama-sama dengan bagian akuntansi/
audit melakukan perhitungan fisik atas barang di gudang

3. Jabatan : Staff Pembelian

Bertanggung jawab kepada : Manajer Pembelian
Tugas pokok :
Membantu manajer pembelian dalam pelaksanaan kegiatan dan
administrasi pembelian
Uraian Tugas:
a. Membina dan melaksanakan administrasi pembelian
b. Menghubungi pemasok dan menyiapkan order pembelian
c. Meyimpan arsip yang berhubungan dengan kontrak, data
pemasok, dokumen tender/seleksi pemasok, salinan order
pembelian,faktur pembelian dan sebagainya
d. Berkoordinasi dengan staff gudang dalam hal pemesanan
barang dan kedatangan barang

4. Jabatan : Staff Gudang

Bertanggung jawab kepada : Kepala Gudang
Tugas pokok :
Membantu Kepala Gudang dalam pelaksanaan kegiatan dan
administrasi keluar-masuk barang gudang
Uraian Tugas:
a. Membina kartu stock dan melaksanakan administrasi
gudang
b. Menyiapkan permintaan pembelian
c. Meyimpan arsip yang berhubungan dengan keluar masuk
barang (bon atau bukti keluar/masuk barang)
d. Berkoordinasi dengan staff pembelian dalam hal
pemesanan barang dan kedatangan barang
e. Membantu kepala gudang memeriksa kedatangan barang
dari pemasok
f. Menyiapkan bukti penerimaan barang (receiving report)

559
 g. Membantu persiapan dan pelaksanaan perhitungan fisik
persediaan dan menyiapkan laporan hasil perhitungan fisik
persediaan.

10.4. Jenis-jenis pembelian Barang/Jasa

Melihat sifat dan karakter kegiatan industri perhotelan maka
banyak sekali jenis dan klasifikasi barang dan jasa tergantung dari sudut
mana melihatnya. Beberapa jenis/klasifikasi, antara lain:
1) Didasarkan atas kerutinan kebutuhan:
a) Kebutuhan rutin, misalnya: bahan makanan dan minuman, linen,
perlengkapan(supplies) kamar, restauran dan bar, cucian,
perlengkapan kantor/administrasi, dan sebagainya

Gambar 10.2. Bahan Makanan dan Gambar 10.3. Perlengkapan Kantor

Minuman

b) Kebutuhan non rutin, misalnya: alat kebakaran, peralatan

(equipment), mebel, kendaraan dan sebagainya.

Gambar 10.4. Pemadam Gambar 10.5. Mebel

Kebakaran

560
2) Didasarkan atas ketahanan kesegarannya:
a) Barang ferishable: bahan sayuran, buah-buahan, ikan segar dan
sebagian besar jenis bahan makanan dan minuman segar lainnya.

Gambar 10.6. Barang Ferishable

b) Barang non ferishable, misalnya: linen, perlengkapan kebersihan

dan kamar mandi(sabun,sampo, kertas toilet), minuman keras,
dan sebagainya.

Gambar 10.7. Barang Non Ferishable

3) Didasarkan atas wujud fisiknya:

a) Barang berwujud (tangible goods), misalnya: bahan makanan,
perlengkapan, kendaraan dan sebagainya
b) Barang tidak berwujud/jasa(intangible goods), misalnya: computer
application software, cleaning service, jasa pemeliharaan gedung,
jasa pemeliharaan mesin/peralatan

561
 Gambar 10.8. Barang Berwujud

4) Didasarkan atas lamanya pemakaian

a) Barang yang habis dipakai/digunakan dalam periode kurang dari
satu tahun, misalnya: persediaan bahan makanan dan minuman,
perlengkapan, linen, pakaian seragam dan sebagainya
b) Barang yang dapat digunakan dalam periode lebih dari satu
tahun,misalnya: kendaraan, peralatan (equipment).
5) Didasarkan atas klasifikasi akuntansi
a) Harta lancar: perlengkapan(supplies), linen, bahan makanan &
minuman,dan sebagainya
b) Harta tidak lancar/harta tetap: gedung, kendaraan, peralatan.

Didasarkan atas klasifikasi umur pemakaian/klasifikasi akuntansi maka

pada gambar 10.9a adalah contoh harta tetap housekeeping(furniture,
fixture and equipment) yang umur pemakaiannya lebih dari satu
tahundan. Sedangkan pada gambar 10.9b merupakan contoh jenis/item
harta operasional/harta lancar untuk keperluan housekeeping.

Gambar 10.9a Furniture,Fixture and Equipment-Housekeeping

Guestroom,Public and Department

Guestroom
Staff Area Equipment
Furniture: • Accent curtains • Glass washers
• Armoires • Blackout curtains • Hampers
• Boxsprings • Bedspreads • Laundry equipment
• Beds • Blankets • Maid’s cart
• Chairs • Comporters • Rotary floor
• Chests of drawers • Pillows scrubbers
• Couches • sheers • Pile lifters
• Desks • Sewing machines
• Dressers • Shampooers
• Employee lockers • Vacuum Cleaners
• Hutches • Wheelchairs
• Nightstands
• Sofa beds
• Tables

562
Fixtures
• Accessories
• Ceramic ornaments
• Lamps
• Lighting fittings
• Mirrors
• Paintings
Equipment:
• Clock radios
• In-room safes
• Minibars
• Telephone sets
• Television sets
Sumber: Cassado, (2000), Housekeeping Management,p.85.

Gambar 10.9b Harta Lancar (Operating Assets)

Cleaning Supplies Guest Supplies Linens Uniforms

All-purpose Non-reusable: Bed: All housekeeping

cleaner • bath soap • Pillow cases Department
• Bowl cleaner • candy mints • Sheets personnel
• Brooms • coffe/tea
• Buckets • facial tissue Bathroom:
• Cleaning rags • hand soap • Bath mats
• Disinfectant • laundru bags • Bath towels
• Furniture polish • matches • Hand towels
• Germicidals • notepads • Shower textile
• Laundry • pens curtains
chemicals • postcards • washcloths
• Metal polishers • sanibags
• Mops • stationery
• Rubber globes • toilet seat
• Scrubbing pads bands
• Spray bottles • toilet tissue
• Window
cleaners Reuseable:
• wringers • Asthrays
• Bibles
• Coat hangers
• Do-not-disturb
signs
• Glasses
• Ice buckets
• Loan items
• Shower rubber
mats

563
 • Shower plastic
curtains
• Trays
• Waste baskets
• Water pitchers
Sumber: Cassado,(2000), Housekeeping Management,p.87.

10.5. Prinsip Pengendalian Internal

Untuk menjamin agar fungsi pembelian dan gudang dapat
menjalankan fungsinya secara efektif dan efisien, maka perlu
diperhatikan beberapa prinsip pengendalian internal sebagai
berikut:
a. Pengendalian organisasi, yaitu adanya pemisahan
fungsi/pejabat antara yang membeli, yang menyimpan, yang
mencatat dan yang membayar. Di sini bagian/petugas
pembelian harus terpisah dengan petugas gudang, petugas
akuntansi dan petugas pembayaran/keuangan.
b. Pengendalian anggaran, yaitu adanya pengendalian anggaran
atas rencana pembelian yang telah ditetapkan. Fungsi
anggaran untuk menghindari pemborosan yang tidak
diharapkan.
c. Pengendalian pemilihan pemasok, dengan tujuan untuk
memilih calon pemasok yang tepat (tepat/murah harga, tepat
mutu, tepat waktu, jaminan ketersediaan barang dalam jangka
panjang)
d. Pengendalian pemesanan barang, yang tujuannya agar:
barang dipesan dari pemasok yang telah ditunjuk, order
pembelian sesuai dengan jumlah dan mutu yang diminta,
dibeli pada waktu dan jumlah yang benar-benar dibutuhkan.
e. Pengendalian penerimaan barang, yang bertujuan
memastikan: tidak ada barang masuk yang tidak dipesan
sebelumnya, komitmen pemasok tentang mutu, jumlah dan
waktu pengiriman apakah telah sesuai dengan yang telah
dijanjikan.
f. Pengendalian otorisasi, untuk memverifikasi dan memastikan
bahwa proses pembelian, dan pengeluaran barang telah
diotorisasi oleh pejabat yang berwewenang sesuai fungsi dan
tingkat/jenjang jabatannya.
g. Pengendalian keamanan gudang, yaitu untuk memastikan
adanya pengamanan fisik barang di gudang dari kemungkinan
pencurian,bahaya banjir dan kebakaran dan adanya asuransi
gudang yang memadai.
h. Pengendalian akuntansi dan administrasi gudang, yaitu
terciptanya tertib akuntansi dan administrasi persediaan
barang di bagian akuntansi dan gudang.

564
10.6. Sistem/Cara Pengadaan
Sistem/cara pengadaan barang/jasa sangat tergantung pada: (a)
kekhususan/kerumitan spesifikasi barang/jasa, (b) jumlah calon pemasok
yang ada, (c) tingkat urgensi/kepentingannya, (d) frekuensi dan nilai
pengadaannya. Berdasarkan hal ini maka ada sedikitnya 3 sistem /cara
pengadaan, yaitu:

a. Pengadaan langsung, yaitu pengadaan barang/jasa yang dapat

langsung dilakukan di lokasi tanpa dipersyaratkan melalui proses
seleksi pemasok [Link] hal ini dilakukan untuk
kebutuhan rutin yang mendesak dan nilainya tidak terlalu besar.
Contoh belanja dapur, sayur mayur di pasar untuk keperluan
restauran saat itu saja.
b. Penunjukan langsung, artinya pengadaan melalui pemasok
tertentu yang telah terlebih dahulu ditetapkan/ditunjuk melalui
proses penyeleksian calon-calon pemasok. Pemasoknya diikat
dengan suatu kontrak untuk periode cukup lama sehingga
pemesanan bisa dilakukan berulang-ulang melalui repeat order.
Sistem ini dipilih untuk jenis pengadaan yang bersifat rutin, nilai
cukup signifikan, dan ada cukup banyak calon pemasok yang
memenuhi syarat.
c. Proses tender, yaitu dilakukan oleh tim pengadaan dengan
anggota lintas fungsi/bagian, dilakukan undangan terbuka atau
tertutup kepada para calon pemasok potensial yang dianggap
memenuhi persyaratan dan penetapan pemenang
tender/pemasoknya juga dilakukan oleh tim. Cara ini dipilih untuk
barang dengan spesifikasi teknis yang cukup rumit, dan nilai
pengadaannya cukup mahal.

10.7. Prosedur Pembelian Barang untuk Stok Gudang.

Prosedur pembelian barang untuk stok gudang dapat dilihat pada
gambar 10.3.

565
 Gambar .10.10. Prosedur Pembelian Barang Untuk Stock Gudang

Penanggung
Aktivitas Dokumen
Jawab

MULAI

Menyiapkan PP

Staff
Gudang PP 2X

Otorisasi
Kepala
Gudang PP PP 2 Dokumen

Pembelian

Daftar
Supplie
Staff
Pembelian Siapkan OP

OP
Dokumen

Otorisasi OP 3 OP 1 OP 2
Manager
Pembelian
Ke Pemasok Ke Gudang
Keterangan:
PP= permintaan
Pembelian
OP=order
Pembelian
G.10.3
= Arsip

566
Penjelasan gambar 10.10:

a. Pada saat stok gudang mencapai batas minimum, petugas

gudang menyiapkan permintaan pembelian (PP), atau purchase
requisition (PR) rangkap 2, asli disampaikan ke bagian pembelian,
lembar copy untuk arsip gudang.
b. Saat bagian pembelian menerima PR, staff pembelian memeriksa
daftar pemasok dan/atau surat kontrak dengan pemasok yang
[Link] petugas bagian pembelian menyiapkan order
pembelian (OP), atau purchase order(PO) rangkap 3: asli dikirim
ke pemasok, kopi 2 untuk gudang dan kopi 3 untuk arsip bagian
pembelian. PO ditanda tangani oleh manajer pembelian.
c. Selanjutnya proses penerimaan barang dari pemasok dapat dilihat
pada gambar 10.3

Contoh purchase requisition (PR) dan purchase order(PO) dapat

dilihat pada Gambar 10.11a dan 10.11b.

Gambar 10.11a Contoh Purchase Requisition(PR)

567
 Gambar 10.11b Contoh Purchase Order(PO)

No.
Hotel Mutiara
Jalan Pasar baru No.10
Jakarta
PURCHASE ORDER
To
PT.______________________
Jalan____________________
________________________

Please send us the items below:

Item Description Quantity Unit Price Amount

Code

Shipment Date: Payment Term:

Jakarta,

-----------------------------
--
Purchasing
Manager

568
 10.8. Prosedur Keluar-Masuk Barang Gudang
a. Prosedur Penerimaan Barang Gudang (lihat gambar 10.12)

Gambar .10.12. Prosedur Terima Barang Untuk Stock Gudang

Penanggung
Pemasok Aktivitas Dokumen
Jawab
Pemasok
G.10.3

OP1

Siapkan D.O

Staff DO Dokumen
Gudang

Kirim Barang ke
Gudang
Staff
Gudang
BR
DO Barang

Otorisasi
Kepala Terima Br.
Gudang Check Barang

Siapkan Lap. Br

Dokumen
LPB.3X
Keterangan:
DO= Delivering
Order
LPB=Laporan LPB.3X LPB. 1 LPB. 2
Penerimaan
Barang
Pemasok Finance

569
Penjelasan gambar 10.12:

1. Pemasok menerima purchase order (PO)

2. Pemasok menyiapkan delivery order (DO) dan menyiapkan
proses pengiriman barang ke gudang yang telah ditetapkan
3. Petugas gudang menerima barang, mengecek apakah
barang yang diterima telah sesuai dengan pesanan menurut
PO. Kemudian petugas gudang menyiapkan laporan
penerimaan barang (LPB), atau receiving report(RR) rangkap
3: asli untuk pemasok,kopi 2 untuk bagian
akuntans/keuangan, kopi 3 untuk dasar pencatatan pada
kartu gudang. LPB, atau RR ditandatangani oleh kepala
gudang.

Gambar 10.13. Contoh Receiving Report (RR)

NO :
BEVERAGE DAILY RECEIVING REPORT
Date :
Invoice Unit Soft Remark
Quant Unit Items Total Liqueur Beer
No Price Drink s

Total

Preperered By : Recieved By : Reviewed By : Checked By

:
Head Receiving Store Keeper Accont
Cost Control Payable

570
b. Prosedur Keluar Barang Gudang (lihat gambar 10.14)
Gambar.10.14 Prosedur Keluar Barang Dari Gudang

Penanggung Aktivitas Dokumen

Jawab

Mulai
Bag. Yg
memerlukan
Br.
S.R .

Dokumen
Ke Gudang

Check Barang

Tida
Ada
Staff Gudang
Ke Prosedur
Ya Pembelian

Otorisasi
Kepala Siapkan- G-10.2
Gudang
Dokumen
BPB 3X

Baran
BPB.1

Yang meminta
Br

BPB.1
Keterangan:
SR= Store Baran
Requisition
BPB=Bon Akuntansi BPB.2
pengeluaran Barang
Barang
BPB.3 Stop

571
Penjelasan Gambar 10.14

a. Bagian/Departemen yang meminta barang menyiapkan

formulir permintaan barang (Store Requisition/SR). SR
ditanda tangani kepala departemen/kepala bagian yang
bersangkutan.
b. SR disampaikan ke gudang. Petugas gudang memeriksa
barang apakah tersedia stok atau tidak. Jika tersedia maka
disiapkan bukti pengeluaran barang (BPB),atau Store
Issuance(SI) rangkap 3: asli untuk Akuntansi/keuangan, kopi
2 untuk bagian yang meminta dan kopi 3 arsip
gudang/sebagai dasar pencatatan kartu [Link] ditanda
tangani Kepala Gudang, dan Yang meminta Barang.
Catatan:
untuk menghemat formulir terkadang Store Requisition(SR)
juga berfungsi sebagai Store Issuance (bukti keluar
barang); dalam hal ini bagian gudang tidak perlu lagi
membuat SI, cukup menandatangani formulir SR dan
menahan satu kopi untuk arsip gudang.
c. Bila tidak tersedia barang di gudang, maka prosedur
berikutnya mengikuti prosedur pembelian pada gambar 10.3
d. Staff Gudang mencatat pengeluaran barang pada Kartu
Gudang
Gambar 10.15a Contoh Store Requisition(SR)
(sekaligus berfungsi sebagai Store Issuance/SI)

572
 Gambar 10.15b Contoh Store Issuance

No.
STORE ISSUANCE
Date:
SR. NO.: REQUESTED BY:
ITEM DESCRIPTION Q’TY Q’TY UNIT AMOUNT
CODE REQUESTED ISSUED PRICE

Note: Requested by: Issued by:

(-----------------------------) Store Head

10.9 Kartu Stok/Persediaan Barang

1. Pencatatan pada Kartu Stok/Persediaan

Fungsi kartu stok adalah untuk membina tertib catatan atas

saldo awal stok, mutasi barang (penambahan dan pengurangan)
serta saldo akhir barang. Ada 2 jenis kartu stok yang perlu dibina,
yaitu:
a. kartu stok di gudang, dibina oleh petugas administrasi di
gudang
b. kartu persediaan barang, dibina oleh bagian akuntansi
Beda kedua jenis kartu ini adalah bahwa kartu stok di gudang
hanya mencatat satuan dan jumlah unit (fisik) barang dan digunakan
untuk kontrol barang di gudang, sedangkan kartu persediaan barang
di bagian akuntansi di samping berisi satuan unit juga berisi harga
dan nilai (uang) persediaan. Contoh kartu stok gudang dapat dilihat
pada gambar 10.15. Dan contoh kartu persediaan barang di bagian
akuntansi dapat dilihat pada gambar 10.16
Untuk setiap jenis barang dibuatkan satu kartu stok/kartu
persediaan barang. Jenis dan ukuran barang untuk industri hotel
sangat banyak dan beragam. Saat ini dengan perkembangan
teknologi komputer yang sangat maju maka penggunaan aplikasi

573
komputer untuk membina catatan persediaan barang sangat
membantu meningkatkan kecermatan catatan dan kecepatan
pembuatan laporan status persediaan tersebut, baik di gudang
maupun di bagian akuntansi. Kartu stok/persediaan bisa dibina
secara “online”, artinya melalui layar monitor komputer kita dapat
mengetahui setiap saat tentang saldo, mutasi, harga dan status
persediaan barang tersebut.

Gambar 10.16 Contoh Kartu Stok - Gudang

Kelompok barang :
Jenis barang :
Kode barang :
Tgl Bukti Uraian Masuk Keluar Sisa

Penjelasan cara pencatatan kartu stok gudang:

a. Kelompok, jenis dan kode barang diisi nama kelompok, jenis
dan kode barang sesuai dengan pedoman/manual daftar dan
kode barang yang telah disusun oleh perusahaan
b. Tanggal diisi tanggal keluar/masuknya barang
c. Bukti diisi nomor bukti keluar/masuknya barang. Untuk
barang masuk didasarkan atas nomor bukti penerimaan
barang (BPB) dan untuk keluar barang didasarkan atas
nomor bukti keluar barang (BKB)
d. Masuk, diisi jumlah satuan barang yang masuk ke gudang
e. Keluar, diisi jumlah satuan barang yang keluar dari gudang
f. Sisa,atau saldo diisi saldo akhir berdasarkan rumus:
sisa(saldo) awal + masuk – keluar = sisa (saldo) akhir.

574
 Gambar 10.17 Contoh Kartu Persediaan Barang – Bagian
Akuntansi
Kelompok :
Jenis barang :
Kode barang :
Kode Akun :
Tgl Bukti Uraian Masuk Keluar Saldo
Q @Rp Total Q @Rp Total Q @Rp Total

Penjelasan cara pencatatan kartu persediaan barang:

a. Kelompok, jenis dan kode barang, kode akun diisi nama
kelompok, jenis, kode barang dan kode akun sesuai dengan
pedoman/manual daftar dan kode barang yang telah disusun
oleh perusahaan
b. Tanggal diisi tanggal keluar/masuknya barang
c. Bukti diisi nomor bukti keluar/masuknya barang. Untuk
barang masuk didasarkan atas nomor bukti penerimaan
barang (BPB) dan untuk keluar barang didasarkan atas
nomor bukti keluar barang (BKB)
d. Masuk, diisi jumlah satuan(Q), harga satuan (@Rp.) dan total
harga barang yang masuk ke gudang
e. Keluar, diisi jumlah satuan(Q), harga satuan (@Rp) dan total
harga yang keluar dari gudang
f. Sisa atau saldo diisi saldo akhir(jumlah satuan,harga satuan
dan total harga) berdasarkan rumus: sisa(saldo) awal +
masuk – keluar = sisa (saldo) akhir.

Catatan: khusus untuk penetapan harga barang keluar

didasarkan atas model/prinsip akuntansi: LIFO(Last In First
Out),FIFO(First In FirstOut), atau Moving Average Cost.

2. Teknik Penilaian Berdasarkan LIFO,FIFO dan Moving

Average Cost.

Untuk menilai barang yang masuk dan keluar menjadi agak

rumit bila dalam satu periode terdapat harga beli yang berbeda-
beda, sehingga untuk menetukan berapa nilai barang yang
terpakai diperlukan beberapa teknik penilaian. Dalam akuntansi

575
dikenal tiga cara yang telah diterima untuk menilai persediaan
barang yang keluar,yaitu:
a. First-In First-Out(FIFO), artinya nilai(harga beli)
barang yang pertama kali masuk dianggap yang
pertama juga keluar
b. Last-In Last-Out(LIFO), artinya nilai (harga beli)
barang yang terakhir masuk dianggap yang
pertama keluar.
c. Moving Average Unit Cost, artinya setiap kali ada
harga beli yang baru, maka terlebih dahulu dicari
harga rata-rata yang baru, kemudian harga rata-
rata ini yang dipakai untuk menilai barang yang
keluar.
.
Berikut ini diberikan contoh pencatatan dan cara penilaian
persediaan tersebut.
Transaksi pembelian dan pengeluaran soft drink coca cola pada
bulan April 2007 adalah sebagi berikut:

Tgl Transaksi Unit Harga/unit Jumlah

1/4 Dibeli 100 kaleng coca cola 100 3.000 300.000
2/4 Dikeluarkan untuk 50
restauran
3/4 Dibeli 200 kaleng coca cola 200 3.100 620.000
4/4 Dikeluarkan untuk bar 100

Gambar 10.18a Kartu Persediaan–Metode FIFO

Kelompok : soft drink

Jenis barang : cocacola- kaleng
Kode barang : 1001
Kode Akun : 1301
Tgl Bukti Uraian Masuk Keluar Saldo
Q @Rp Total Q @Rp Total Q @Rp Total
1/4 xx Beli 100 3000 300.000 100 3000 300.000
2/4 xx Keluar 50 3000 150.000 50 3000 150.000
3/4 xx Beli 200 3100 620.000 50 3000 150.000
200 3100 620.000
250 770.000
4/4 xx Keluar 50 3000 150.000
50 3100 155.000 150 3100 465.000

576
 Gambar 10.18b Kartu Persediaan–Metode LIFO

Kelompok : soft drink

Jenis barang : cocacola- kaleng
Kode barang : 1001
Kode Akun : 1301

Tgl Bukti Uraian Masuk Keluar Saldo

Q @ Total Q @ Total Q @ Total
Rp Rp Rp
1/4 xx Beli 1 300 300.0 10 300 300.00
0 0 00 0 0 0
0
2/4 xx Keluar 50 300 150.00 50 300 150.00
0 0 0 0
3/4 xx Beli 2 310 620.0 50 300 150.00
0 0 00 0 0
0
20 310 620.00
0 0 0
25 770.00
0 0
4/4 xx Keluar 10 310 310.00 50 300 150.00
0 0 0 0 0
10 310 310.00
0 0 0
15 460.00
0 0

Gambar 10.8c Kartu Persediaan–Metode MOVING AVERAGE

Kelompok : soft drink
Jenis barang : cocacola- kaleng
Kode barang : 1001
Kode Akun : 1301
Tgl Bukti Uraian Masuk Keluar Saldo
Q @ Total Q @ Total Q @ Total
Rp Rp Rp
¼ xx Beli 1 300 300.00 100 3000 300.000
0 0 0
0
2/4 xx Keluar 50 3000 150.000 50 3000 150.000
¾ xx Beli 2 310 620.00 200 3100 620.000
0 0 0
0
250 3080 770.000
4/4 xx Keluar 100 3080 308.000 150 3080 462.000

577
10.10 Perhitungan Fisik Persediaan
Perhitungan fisik persediaan mini bar di kamar dilakukan
setiap hari teristimewa menjelang tamu check out. Tujuannya untuk
menetapkan beban pengambilan oleh tamu ke rekening Tamu.
Perhitungan fisik untuk barang di gudang, atau di lokasi lain seperti
di restoran, bar, laundry, room dansebagainya dilakukan secara
periodik minimal pada akhir tahun buku. Perhitungan fisik ini
biasanya dilakukan oleh tim yang terdiri dari: petugas bagian audit,
bagian akuntansi dan bagian gudang. Tujuannya adalah untuk
meningkatkan kontrol atas persediaan yang ada sekaligus untuk
merekonsiliasi dan mengkinikan catatan yang ada di gudang dengan
yang ada di bagian akuntansi. Pelaksanaannya dibawah koordinasi
bagian audit. Hasil perhitungan dicatat sementara pada lembar
perhitungan fisik persediaan. Contoh lembar perhitungan fisik dapat
dilihat pada gambar 10.19.

Gambar 10.19. Lembar Perhitungan Fisik Persediaan

Tanggal :
Kode Nama Jumlah menurut Selisih Keterangan
Barang
Fisik Akuntansi

Petugas Gudang Petugas Akuntansi Petugas Audit

(--------------------) (----------------------) (---------------------)

578
Tata cara pelaksanaan perhitungan fisik persediaan:
a. Pada saat ditentukan, manajemen membentuk tim
perhitungan fisik persediaan yang anggotanya diambil dari
petugas audit, akuntansi dan gudang dengan ketua tim nya
dari bagian audit.
b. Petugas bagian gudang sebelumnya menyiapkan kerapihan
tata letak barang, dan mengkinikan kartu gudang
c. Bagian gudang menyiapkan lembar perhitungan fisik
persediaan yang telah tercetak kode dan nama barang
namun kolom unit dikosongkan
d. Saat pelaksanaan, petugas gudang menunjukkan lokasi dan
menghitung barang, petugas akuntansi mencatat hasil
perhitungan ke dalam lembar perhitungan dan petugas audit
menyaksikan
e. Setelah selesai semua anggota tim menandatangani hasil
perhitungan tersebut.
f. Selanjutnya bagian akuntansi mengisi kolom menurut
akuntansi dengan jumlah yang sesuai dengan catatan
persediaan di bagian akuntansi. Pada kolom “Selisih” diisi
perbedaan jumlah menurut perhitungan fisik dan menurut
akuntansi
g. Diadakan pertemuan tiga pihak (akuntansi, gudang dan
audit) untuk membahas selisih perhitungan dan menjelaskan
penyebabnya pada kolom keterangan
h. Bagian akuntansi membuat laporan final hasil perhitungan
fisik persediaan untuk dilaporkan kepada pihak-pihak yang
berkepentingan(manajemen, bagian audit).

10.11. Manajemen Persediaan

1. Fungsi Manajemen Persediaan
Fungsi Persediaan(stok gudang) adalah untuk menjembatani
perbedaan waktu (time lag) antara waktu pemakaian dengan waktu
yang diperlukan untuk melakukan pembelian. Bila terlalu sedikit stok
di gudang memang bisa menghemat biaya penyimpanan/pemilikan
stok gudang(carrying cost), namun bahayanya bisa menimbulkan
biaya akibat kehabisan stok(cost of in adequate carrying) sehingga
mengganggu kelancaran operasional hotel yang berbuntut bisa
menimbulkan keluhan pelanggan/tamu hotel.
Fungsi manajemen persediaan adalah melakukan perencanaan
dan pengendalian yang matang terhadap persediaan barang dengan
memperhatikan:
a. Kapan harus membeli barang (timing)
b. Berapa jumlah (quantity) yang harus dibeli
c. Berapa biaya persediaan tersebut.

579
2. Jumlah Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity/EOQ)
Jumlah pesanan ekonomi,atau economic order quantity yang
lebih dikenal dengan singkatan”EOQ” adalah jumlah(quantity)
persediaan yang harus dipesan yang dapat meminimalisasi biaya
persediaan tahunan (annual carrying cost).Ada dua jenis biaya yang
sifatnya saling berlawanan, yaitu: (a) biaya akibat pemilikan barang
(carrying cost), dan biaya pemesanan barang (ordering cost).
Biaya pemilikan barang, antara lain:
a. beban bunga
b. beban asuransi
c. beban sewa gudang
d. beban gaji/upah staff gudang
e. beban kerusakan/keusangan barang, dll.
Biaya yang berhubungan dengan pemesanan barang(ordering cost):
a. biaya administrasi(pembuatan order pembelian, telepon,faks)
b. biaya diskon pembelian
c. biaya transportasi
d. biaya handling (menaikkan/menurunkan barang),dll.
Semakin banyak jumlah (kuantitas) barang yang diorder sekali
pesan maka biaya pemesanan per order menjadi semakin murah,
namun pada saat yang sama biaya pemilikannya justru meningkat
karena stok barang di gudang bertambah. Sebaliknya bila jumlah
(kuantitas) yang dipesan semakin sedikit maka biaya pemilikan
barang akan semakin kecil tetapi biaya order per sekali pesan akan
meningkat. Untuk dapat menekan biaya persediaan sampai tingkat
yang paling ekonomis dapat dilakukan perencanaan pembelian
dengan menggunakan model matematis sbb:

EOQ = V 2 X RU X CO
-----------------
CU X CC
Dimana:
RU = annual required unit, atau rencana kebutuhan barang selama
satu tahun
CO= cost per order, ataubiaya pemesanan per order
CU= cost per unit, atau harga beli barang per unit
CC= carrying cost, atau biaya pemilikan barang yang biasanya telah
dinyatakan dalam prosentase terhadap harga beli per unit(CC).

Misalnya untuk pembelian minuman softdrink coca cola,katakanlah

kebutuhan setahun 10000 unit, harga beli per unit Rp.10, biaya
pemilikan 20% dari harga beli dan biaya order Rp.4
Bila diterapkan ke dalam rumus di atas maka:

580
EOQ = V 2 X 10000 X 4
-------------------
10 X 20%

EOQ = V 80000
--------
2
EOQ = V 40000 = 200 UNIT.

3. Menentukan Saat Memesan Barang (Reorder Time)

Bila formula EOQ berguna untuk menetapkan jumlah (kuantitas)

barang yang paling ekonomis untuk dipesan dengan memperhatikan
biaya pemilikan dan sekaligus biaya order, maka kini perlu juga
ditetapkan kapan saat yang tepat untuk memesan barang tersebut.
Untuk melakukan perencanaan kapan harus pesan barang, paling
tidak perlu diperhatikan tiga variabel, yaitu: (1) lama waktu
pengiriman barang(delivery time) sejak penempatan order
pembelian sampai barang tiba di gudang, (2) rata-rata tingkat
penggunaan barang, dan (3) jumlah persediaan besi (safety stock).
Persediaan besi merupakan jumlah minimum stok yang harus
selalu ada di gudang yang fungsinya adalah untuk berjaga-jaga,
untuk menjamin kelancaran kegiatan operasi hotel. Jumlah
maksimum stok adalah jumlah stok tertinggi, yaitu jumlah safety
stock ditambah jumlah barang yang dipesan. Waktu tenggang (lead
time) adalah waktu/lamanya proses pemesanan + waktu
penggunaan safety stock.
Contoh:
Rata-rata kebutuhan harian softdrink adalah 100 unit
Waktu pemesanan 3 hari
Safety stock untuk kebutuhan 2 hari 200 unit (minimum stok)
EOQ 800 unit
Maka dapat ditentukan :
Maksimum stock adalah 800 + 200 = 1000 unit
Lead time = waktu pemesanan + waktu safety stock
= 3+ 2 = 5 hari
Pemesanan barang sebanyak 800 unit sama dengan untuk
kebutuhan selama 8 hari
Berarti pemesanan barang kembali (reorder time) sudah harus
dilakukan pada hari ke 5.(8hari – 3 hari).

581
 Gambar 10.20
Reorder Time, dan Safety Stock

10

6
Reorder time
5

4
Safety Stock
3

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

582
10.12. Rangkuman
Berdasarkan uraian pada bab ini dapat dirangkum hal-hal
sebagai berikut:
1. Departemen pembelian berfungsi untuk merencanakan,
melaksanakan dan mengawasi agar kegiatan pembelian berjalan
secara efektif dan efisien, dalam arti: tepat (murah) harga, tepat
mutu, tepat jumlah dan tepat waktu.

2. Bagian gudang berfungsi untuk menjamin tertib administrasi

gudang dan menjamin keamanan, kebersihan dan kerapian tata
letak barang di gudang.

3. Dalam pelaksanaan kegiatan pembelian dan pergudangan perlu

diperhatian prinsip-prinsip pengendalian internal,antara lain:
pengendalian organisasi, pengendalian anggaran,
pengendalian/seleksi pemasok, pengendalian pemesanan dan
penerimaan barang, dan pengendalian keamanan stok gudang.

4. Sistem dan cara pengadaan barang bisa dilakukan melalui:

pengadaan langsung, penujukkan langsung dan proses tender
tegantung: kepentingan (urgensi), kerumitan spesifikasi teknis
barang, kerutinan, nilai barang, dan ketersediaan calon
pemasok.

5. Perusahaan perlu membuat pedoman(manual) sistem dan

prosedur yang berkaitan dengan pembelian dan gudang.
Pedoman yang diperlukan antara lain: prosedur pemesanan
barang, prosedur penerimaan barang dari pemasok, dan
prosedur keluar barang dari gudang.

6. Ada dua jenis kartu stok barang,yaitu: kartu stok gudang dan
kartu persediaan barang di bagian akuntansi. Perbedaan kedua
kartu ini adalah bahwa kartu stok gudang hanya berisi
quantitas/satuan unit sedangkan di bagian akuntansi di samping
satuan unit juga berisi satuan uang dan total nilai persediaan.

7. Penentapan nilai persediaan didasarkan atas salah satu dari tiga

metode yang biasanya digunakan, yaitu: First-In First Out (FIFO),
Last-In First-Out (LIFO), atau metode Moving Average.

8. Untuk meningkatkan kontrol, secara periodik misalnya pada akhir

tahun harus dilakukan perhitungan fisik persediaan yang
dilakukan oleh suatu tim yang debentuk oleh manajemen. Tim ini
beranggotakan lintas fungsi antara lain: petugas gudang,
petugas akuntansi dan bagian audit.

583
9. Dalam manajemen persediaan perlu diperhatikan dua hal:
• Penetapan economic order quantity (EOQ)
• Penetapan reorder time
EOQ adalah jumlah kuantitas yang perlu dipesan dimana
dicapai tingkat efisiensi biaya persediaan yang paling efisien
dengan menyeimbangkan biaya pemilikan (carrying cost)
dengan biaya pemesanan (ordering cost). Sedangkan
reorder time adalah saat(waktu) dilakukan pemesanan
kembali barang (reorder time) dengan mempertimbangkan
rata-rata pemakaian harian persediaan, jumlah minimum
stok(safety stock), lamanya waktu yang diperlukan sejak
melakukan order pembelian sampai barang diterima di
gudang, serta jumlah maksimum stok gudang.

10.13 Pertanyaan dan Soal.

10.13.1 Pertanyaan
1. Sebutkan fungsi pokok departemen pembelian dan gudang!
2. Coba anda gambarkan struktur organisasi Departemen
Pembelian dan Gudang. Bila di Sekolah anda ada Koperasi/unit
usaha coba jelaskan apakah ada struktur organisasi bagian
pembelian dan gudang ini?
3. Coba anda jelaskan prinsip-prinsip pengendalian internal untuk
aktivitas pembelian dan pergudangan tersebut
4. Apakah perbedaan antara kartu stok gudang dengan kartu
persediaan yang ada di bagian akuntansi?
5. Mengapa secara periodik diperlukan untuk melakukan
perhitungan fisik persediaan? Siapa saja anggotanya dan apa
fungsi/tugas dari masing-masing anggota tersebut?
6. Dokumen/formulir apa saja yang diperlukan dalam prosedur
pembelian dan penerimaan barang ?
7. Dokumen apa saja yang diperlukan dalam prosedur
pengeluaran barang dari gudang?
8. Sebutkan dan jelaskan cara/sistem pengadaan barang yang
anda ketahui?
9. Mengapa diperlukan proses seleksi pemasok dalam
pembelian?
10. Jelaskan tatacara dalam pelaksanaan perhitungan fisik
persediaan!

584
10.3.2 Soal latihan
Di suatu hotel, ada kecurigaan bahwa biaya pembelian
barangnya sangat membengkak. Manajemen mengutus seorang
petugas audit untuk melakukan pemeriksaan apakah benar
sinyalemen/dugaan tersebut, dari hasil pemeriksaan diketahui
bahwa:
a. Petugas pembelian membeli barang dari rekanan(pemasok)
yang ternyata pemasok tersebut masih ada hubungan
kekeluargaan dengan petugas pembelian.
b. Selama tiga tahun terakhir bagian pembelian tidak pernah
melakukan proses seleksi pemasok.
c. Dijumpai banyak barang rusak di gudang karena kesalahan
tata penyimpanan barang
d. Dalam pemesanan barang hanya dilakukan melalui telepon
dan tidak pernah mengirim order pembelian

Pertanyaan:

Diskusikan fakta temuan tersebut, apa kelemahannya, apa

akibatnya dan apa saran anda untuk mengatasi kelemahan tersebut!

585