MENYUSUN

JOB DESCRIPTION

By Ahmad Ridha T
 PT. Indoprima Gemilang
Ijinkan Saya Memperkenalkan Diri

Ahmad Ridha Tanthawi T., Corporate HR

[Link]., psikolog Manager
Less Than 1 Years
UNAIR 2009 Human Capital & General
Affair Manager
2018 - Now
People Development
Section Head
Almost 2 Years Now iam
CV. AR Generasi Unggul
Here !

Corporate Resources
Section Head
Less Than 5 Years

Owner
2020 - Now
Tujuan Pembelajaran

Pendalaman pemahaman
Mengerti dan memahami
PEMAHAMAN PENDALAMAN melalui metode contoh dan
proses penyusunan Jobdesc
analogi

SIMULASI
Simulasi Jobdesc secara
sederhana

03/01/22 3
 Komponen Job Management
Corporate
Value

Job Analysis
Strategy
Business Map

Org. Model & Job Job Sallary

Visi & Misi Job Design Job Grading
Structure Description Evaluation Structure

❑ Business
Objective
Apa yang ❑ Key ❑ KPI ❑ Job
Harus ada Bussiness ❑ Organization Accountability
Process Structure ❑ Impact of
❑ SWOT ❑ Functional Jobs
Analysis Structure
❑ Key Strategic
03/01/22 4
 01 Model Organisasi & Struktur

Tujuan Design Organisasi

▪ Mendefinisikan bagaimana pekerjaan harus dikelola untuk mencapai tujuan
▪ Memperjelas integrasi antar fungsi dalam organisasi
▪ Memperjelas peran dan fungsi unit
▪ Meprjelas oeran individu, akuntabilitas dan otoritas

Review Organisasi
• Menganalisa peraturan/kebijakan yang saat ini ada
• Melakukan Analisa permasalahan yang dihadapi
• Merencanakan perubahan dan perbaikan
Desain Organisasi

Analisa Organisasi
• Lingkungan Eksternal (Ekonomi, pasar, kompetisi, masalah social dan
Review Organisasi legalitas
• Lingkungan Internal (Misi organisasi, budaya/nilai, iklim organisasi, gaya
manajemen, dan teknologi

Analisa Organisasi
 02 Job Design
Pengorganisasian tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab ke
Definisi dalam suatu unit pekerjaan yang produktif
Rincian tugas dan cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang
mencakup siapa yang mengerjakan tugas, bagaimana tugas itu
dilaksanakan, dimana tugas dikerjakan dan hasil apa yang
diharapkan
Menentukan tugas tugas spesifik untuk dikerjakan, metode yang
dipakai dalam menjalankan tugas-tugas tersebut, dan cara yang
bersangkutan berhubungan dengan pekerjaan lain dalam
Tujuan organisasi

1 Efisiensi operasional, produktifitas dan kualitas pelayanan menjadi

optimal.

2 Fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja secara horizontal

dan hirarki

3 Minat, tantangan, dan prestasi menjadi optimal

6
 02 Job Design
Identitas Pekerjaan
Jabatan pekerjaan yang berisi nama pekerjaan seperti Recruitment Officer
dan Marketing Manager

Hubungan tugas dan tanggung jawab

Perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan
secara terpisah agar jelas diketahui

Standar wewenang dan pekerjaan

Pedoman Kewenangan dan standar pekerjaan yang harus dicapai oleh setiap pejabat
harus jelas. Pekerjaan yang memberikan kepada para karyawan wewenang
Job untuk mengambil keputusan-keputusan
Design
Ringkasan pekerjaan atau jabatan
Harus menguraikan bentuk umum pekerjaan dan mencantumkan fungsi-
fungsi dan aktifitas utamanya

Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya

Harus dijelaskan jabatan yang ada di atasnya dan dibawahnya
sebagai jalur rotasi, promosi dan demosi 7
 03 Job Analysis
Definisi
Kegiatan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan dan juga
√ pekerjaan dengan persyaratan tertentu
Alat utama yang digunakan untuk mengumpulkan data pekerjaan atau jabatan. Proses Job Analysis ini
√ akan menghasilkan dua kumpulan data yaitu kumpulan data Uraian Jabatan (Job Description) dan
Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)

Tujuan
Penarikan, seleksi dan penempatan karyawan.

Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan pengembangan

Menilai kinerja/pelaksanaan kinerja.

Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/memperbaiki struktur organisasi

8
sesuai beban dan fungsi pekerjaan
 TUGAS
03 Job Analysis Suatu tugas terdiri dari
beberapa aktifitas

JABATAN DAN POSISI

Sekelompok tugas dan kewajiban yang
dilaksanakan oleh satu orang pegawai.
Misalnya, sekretaris, manajer, operator
mesin, manajer keuangan

URAIAN JABATAN/JOB DESCRIPTION

OKUPASI Ringkasan sistematik dari informasi
Sekelompok pekerjaan dengan yang dikumpulkan dari Job analisis
cakupan isi yang sama, misal
manajerial, teknisi,

DESAIN PEKERJAAN/JOB DESIGN PERSYARATAN JABATAN/JOB SPESIFICATION

Pengorganisasian tugas-tugas, wewenang, dan Ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan
tanggung jawab ke dalam suatu unit pekerjaan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu
03/01/22
yang produktif pekerjaan 9
03 Job Analysis

Recruiter

Job Holder
Trainer
Who
Need Job
Analysis

Superior User

Team Talent
Management
Team Job
Analysis

03/01/22 10
 03 Job Analysis
Interview

Teknik Job Analysis Mewawancarai karyawan dahulu untuk membantunya

mendeskripsikan tugas-tugas yang dikerjakan untuk
kemudian dilakukan validasi ke Superior

Observasi
digunakan terutama untuk Catatan Karyawan
mengumpulkan informasi mengenai Meminta para karyawan
pekerjaan-pekerjaan yang menekankan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka
keterampilan manual, seperti operator sehari-hari dalam sebuah buku harian
mesin. atau log

Kuesioner
Kombinasi
Kuesioner terstruktur kepada para
karyawan, yang Menggunakan kombinasi beberapa
mengidentifikasikan tugas-tugas teknik yang dibutuhkan untuk
yang mereka jalankan menghasilkan deskripsi/spesifikasi
pekerjaan yang akurat

11
04 Job Description
Uraian yang mencakup pekerjaan dasar suatu jabatan yang termasuk tugas,
wewenang, tanggung jawab dan informasi-informasi penting lainnya yang
melekat pada jabatan tersebut

Memberikan pandangan yang jelas mengenai jenis kandidat yang

dibutuhkan oleh departemen atau divisi tertentu untuk melakukan tugas
Definisi

➢ Nama Jabatan
➢ Level Jabatan
➢ Ringkasan Pekerjaan
➢ Tugas yang harus dilakukan
➢ Tanggungjawab yang dimiliki ❑ Kualifikasi Pendidikan
➢ Jumlah Bawahan ❑ Pengalaman
➢ Indikator Keberhasilan Tugas ❑ Pelatihan
❑ Kemampuan / Skill
➢ Hubungan Kerja
❑ Softskill
❑ Dll
Job Description Format 04 Job Description
Identifikasi Pekerjaan (Job Identification)

Tujuan Jabatan (Job Purpose)

Tanggungjawab Utama (Main Accountabilities)

Dimensi (Dimension)

Kewenangan Jabatan (Authorities)

Hubungan Kerja (Working Relationship)

Kualifikasi Jabatan (Qualification)

Struktur Organisasi

03/01/22 13
① Identifikasi Pekerjaan
04 Job Description

Nama Posisi & Jabatan (Job Title)

Departemen (Department)

Report Kepada (Reports To)

Lokasi (Location)

03/01/22 14
 04 Job Description
② Tujuan Jabatan

Penyusunan
Penyusunan Struktur Kalimat
Kalimat
Kalimat
Kalimat tersusun Penyusunan Kalimat
Terdiri 1 atau 2 atas struktur Statement di dalam
kalimat HOW + WHAT + Tujuan Jabatan perlu
WHY mempertimbangkan
beberapa hal, sbb :

Bagian pekerjaan Apa dampaknya Kenapa Jabatan

apa di dalam jika jabatan ini ini dibutuhkan
organisasi yang tidak ada
diselesaikan oleh
jabatan tsb

03/01/22 15
 04 Job Description
② Tujuan Jabatan
Struktur Penyusunan Kalimat pada Posisi Sales & Marketing Manager

Identify Prospective Customer, Perform Marketing Campaign,

HOW WHAT HOW WHAT
Develop Marketing Proposal and Execute Sales,
HOW WHAT HOW WHAT
In Order to Meet the the Company Planned Sales & Market Share Target
WHY

③ Tanggungjawab Utama
Struktur Penyusunan Kalimat pada Posisi factory Managers
Control Implementation of Factory’s operation strategies and plans,
HOW WHAT
In Order to Optimize utilization of man power, Equipment Materials.
WHY

03/01/22 16
④ Dimensi

⑤ Kewenangan
Contoh :
Recruitment & Selection Staff :
1. Menetapkan kandidat yang lolos seleksi administratif
2. Rekomendasi hasil seleksi Kandidat
 Internal External
Internal Organisasi / Eksternal Perusahaan :
Perusahaan : • Perusahaan lain dalam grup
• Antar Departemen yang sama
• PIC Fungsional • Muspida
• Muspika, dll

Berisikan Spesifikasi Jabatan yang dibutuhan.

Pendidikan Formal Minimum Pengalaman Kerja & Organisasi
• Sesuaikan dengan standar • Pengalaman kerja yang linier
kualifikasi dari Analisa Jabatan dengan persyaratan umum
• Sesuaikan dengan Struktur • Organisasi yang mendukung
Upah jabatan

Pengetahuan dan Kemampuan Kursus/Training/Seminar

• Kebutuhan akan penguasan • Kursus/Training
pengetahuan tertentu
• Skill teknis yang dibutuhkan
 THANK YOU
Address:
SEDATI-SIDOARJO

Contact Numbers:
62 818-0522-1133

Email Address:
[Link].84@[Link]