1.

Tujuan Rapat
Saat mempersiapkan sebuah rapat bisnis, tentu perlu mengetahui tujuan diadakan rapat tersebut.
Bisnis tidak hanya dilakukan untuk melakukan kerjasama saja, tetapi juga bisa dilakukan untuk
membahas permasalahan yang terjadi dan menemukan jalan keluarnya bersama. Apabila
penyelenggara rapat tidak mengetahui tujuannya, rapat tersebut dapat berjalan tidak baik dan
berakibat fatal. Sehingga, sangat perlu untuk mengetahui tujuan diadakannya rapat agar persiapan
dapat disesuaikan dengan keperluannya.
2. Mempersiapkan Peserta Rapat
Persiapkan konsep surat undangan dengan baik. Periksa dan pertimbangkan lagi daftar orang-orang
yang harus diundang dalam rapat, dengan dasar besar kecilnya kontribusi mereka terhadap agenda
rapat. Konsultasikan dengan atasan Anda tentang daftar undangan rapat tersebut, utamanya dalam
hal mana yang harusnya perlu atau tidak perlu diundang. Mintalah petunjuk pada atasan tentang siapa
yang nantinya akan memimpin jalannya rapat, menjadi moderator (jika diperlukan), serta menjadi
notulen rapat. Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang
dalam kegiatan rapat dinas. Jika tidak bisa hadir, minta mereka dapat mewakilkannya pada orang yang
kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas.
3. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah mempersiapkan ruangan di
mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum
undangan dikirim keluar kepada para anggota. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan
dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi diluar kantor, check lagi
jumlah orang yang akan hadir pada rapat yang hendak diselenggarakan karena akan mempengaruhi
jumlah meja kursi yang harus disiapkan sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan.
Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat.
4. Membuat Daftar Acara
Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan deselenggarakan telah ada, maka acara
di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu
pokok-pokok acara dalam garis besar. Tunjuk orang-orang yang akan duduk sebagai moderator (bila
perlu) serta notulen rapat. Rancang acara rapat itu sesingkat mungkin dan kalau bisa sebelum makan
siang rapat sudah bisa diakhiri untuk menghemat biaya rapat.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga
mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu
dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari
para peserta yang akan dibahas, dll. Sebaiknya bahan-bahan rapat itu sudah Anda fotocopy sejumlah
peserta dan sudah siap sehari sebelum pelaksanaan rapat. Kegiatan terakhir ini penting guna
memfokuskan peserta dalam kegiatan rapat yang sedang berlangsung. (Dan saya melihat hal ini sering
terlupakan oleh penyelenggara rapat dinas, yakni lupa memperbanyak bahan-bahan sejumlah peserta
rapat.)
6. Mempersiapkan Peralatan Rapat
Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis
menulis. Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang
biasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau slide
projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu), alat-alat kelengkapan
menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter,
peruncing pensil, dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan oleh
Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai.
7. Mengirimkan Hasil Rapat
Setelah rapat selesai, maka Anda dapat meminta catatan rapat dari notulen serta mengirimkan hasil
rapat berupa notulen tersebut setelah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan
diketahui pimpinan Anda. Untuk hal tertentu hasil rapat dapat diberitahukan melalui pesawat
telepon kepada anggota rapat.
8. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya antara lain
apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat
mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa
atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, Anda harus telah
membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang.