PEMERINTAH KABUPATEN KOTAWARINGIN TIMUR

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAMUDA

Jln. Bani Ibrahim No.04, Kelurahan Samuda Kota, Kode Pos. 74363
Telp. (0531) 6220567, e-mail : [Link]@[Link]

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAMUDA

NOMOR : 103.3.3/2.1/[Link]/I/2024

TENTANG

PANDUAN RAPAT

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAMUDA,

Menimbang: a. bahwa untuk menciptakan proses komunikasi yang

relevan di rumah sakit secara tepat waktu;
b. bahwa untuk mewujudkan komunikasi efektif di
rumah sakit antar program rumah sakit;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan b, perlu menetapkan
Peraturan Direktur RSUD Samuda tentang Panduan
Rapat;

Mengingat : 1. Undang – undang nomor 17 Tahun 2023 tentang

Kesehatan (Lembar Negara Republik Indonesia
Tahun 2023 Nomor 105, tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia No 6887);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2021
tentang Penyelenggaraan Bidang Perumah sakitan
Kesehatan ( Lembar Negara Republik Indonesia
Tahun 2021 Nomor 57, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia No 6659);
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 40 Tahun 2022
tentang Persyaratan Teknis Bangunan, Prasarana,
dan Peralatan Kesehatan Rumah Sakit (Berita
Negara Republik Indonesia Nomor 1309);
4. Peraturan Bupati Kabupaten Kotawaringin Timur
Nomor 20 Tahun 2020 tentang Pembentukan,
Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Serta Tata
Kerja Rumah Sakit Umum Daerah di Kabupaten
 Kotawaringin Timur (Berita Daerah Kabupaten
Kotawaringin Timur Tahun 2020 Nomor 20);

MEMUTUSKAN:
Menetapkan: PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
SAMUDA TENTANG PANDUAN RAPAT.

KESATU : Para Direksi rumah sakit bertanggung jawab bahwa

di seluruh tempat di rumah sakit terselenggara
komunikasi yang efektif, yaitu komunikasi antar
kelompok profesional, antar unit struktural, antara
profesional dan manajemen, juga profesional dengan
organisasi di luar yang dikomunikasikan dalam
rapat.

KEDUA : Direktur rumah sakit membentuk budaya kerjasama

dan komunikasi untuk melakukan koordinasi serta
integrasi layanan dan administrasi rumah sakit.

KETIGA : Segala biaya yang dikeluarkan sebagai akibat

pelaksanaan keputusan ini di bebankan pada
Anggaran Pendapatan dan belanja Daerah RSUD
Samuda Tahun Anggaran 2024

KEEMPAT : Peraturan Direktur RSUD Samuda ini berlaku sejak

tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Samuda
pada tanggal 6 Januari 2024

DIREKTUR
RSUD SAMUDA,

dr. YUNITA RISTIANTI

Pembina
NIP. 19720627 200604 2 012
 LAMPIRAN
PERATURAN DIREKTUR SAKIT UMUM
DAERAH SAMUDA
NOMOR : 103.3.3/2.1/[Link]/I/2024
TENTANG
PANDUAN RAPAT

BAB I

DEFINISI

1.1. PENGERTIAN

1. Rapat adalah pertemuan antara para anggota lingkungan

instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau
menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
2. Daftar hadir adalah naskah yang dipergunakan untuk mencatat
dan mengetahui kehadiran seseorang.
3. Notulen adalah naskah yang memuat catatan jalannya kegiatan
rapat, mulai acara pembukaan, pembahasan masalah sampai
dengan pengambilan peraturan serta penutupan.

1.2. TUJUAN

1. Menjadi acuan bagi seluruh karyawan / organisasi di RSUD

Samuda dalam melaksanakan rapat di RSUD Samuda.
2. Melakukan evaluasi upaya – upaya peningkatan mutu
pengelolaan di RSUD Samuda serta menyelesaikan masalah –
masalah yang timbul dengan cara musyawarah, sehingga dicapai
suatu kesepakatan yang berguna untuk meningkatkan kinerja
RSUD Samuda.

BAB II

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pelaksanaan Panduan Rapat di RSUD Samuda antara

lain:
1. Panduan rapat diterapkan di lingkungan RSUD Samuda.
2. Pelaksana Panduan ini meliputi seluruh Instalasi dan seluruh
pegawai RSUD Samuda.

BAB III

TATA LAKSANA

3.1. JENIS – JENIS RAPAT

1. Berdasarkan sifatnya
a. Rapat resmi (formal)
Rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih
dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat
formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu
melalui surat undangan.

b. Rapat tidak resmi (informal)

Rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang
bersifat resmi. Rapat ini tidak memerlukan persiapan
istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu
hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan
segera. Para peserta rapat umumnya mendapat
pemberitahuan secara langsung.

c. Rapat terbuka
Rapat yang dihadiri oleh seluruh pegawai rumah sakit dan
materi yang dibahas merupakan masalah – masalah yang
tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh undangan saja dan masalah
yang dibicarakan bersifat rahasia.

2. Berdasarkan frekuensinya
a. Rapat Rutin
Rapat yang terjadwal dan telah ditentukan waktunya. Rapat
ini digunakan untuk masalah – masalah rutin di dalam
RSUD Samuda.

b. Rapat Insidentil
Rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan
tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang
sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.
 3. Berdasarkan jangka waktunya
a. Rapat mingguan
Rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya
membahas masalah – masalah yang bersifat rutin.

b. Rapat bulanan
Rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas
masalah – masalah yang terjadi selama 1 bulan yang lalu.

c. Rapat semesteran
Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang
membahas masalah – masalah yang terjadi selama enam
bulan yang lalu dan program – program selanjutnya untuk
enam bulan kedepan

d. Rapat tahunan.
Rapat yang diadakan setahun sekali.

3.2. RAPAT DI SETIAP TINGKAT RUMAH SAKIT

1. Rapat Direksi
a. Pengertian
Rapat antara Direktur dengan para Kasi dan Kasubag TU.

b. Tujuan
1) Meningkatkan informasi dan komunikasi antara Direktur,
para Kasi dan kasubag TU
2) Membahas masalah – masalah yang ada di antara
Direktur, para Kasi dan Kasubag TU
3) Laporan kegiatan para Kasi dan Kasubag TU dan kendala
yang dihadapi

2. Rapat Seksi
a. Pengertian
Rapat antara Kepala Ruangan / Penanggung jawab Ruangan.

b. Tujuan
1) Meningkatkan informasi dan komunikasi antara Kepala
Ruangan / Penanggung jawab Ruangan
2) Membahas masalah – masalah yang ada di antara para
Kepala Ruangan/ Penanggung Jawab Ruangan.
3) Laporan kegiatan para Kepala Ruangan/ Penanggung
jawab Ruangan dan kendala yang dihadapi.
 3. Rapat unit pelayanan
a. Pengertian
Rapat antara kepala ruangan/penganggung jawab ruangan
dengan anggotanya.
b. Tujuan
1) Meningkatkan koordinasi / komunikasi di unit pelayanan.
2) Membahas masalah – masalah yang dihadapi di pelayanan.
3) Laporan perencanaan, hasil kegiatan dan kendala yang
dihadapi.

3.3. RAPAT ANTAR TINGKAT RUMAH SAKIT

1. Pengertian
Pertemuan Direktur dengan para Kasi dan Kasubag TU dengan
Kepala Unit Pelayanan.

2. Tujuan
a. Meningkatkan informasi dan komunikasi antar Direktur
dengan para Kasi dan kepala unit pelayanan
b. Membahas masalah – masalah yang dihadapi di pelayanan
c. Laporan perencaan program dan kendala – kendala yang
dihadapi.
d. Penetapan upaya pemecahan masalah oleh Direktur.

3.4. PERSYARATAN RAPAT

1. Suasana terbuka
Semua peserta dapat menerima informasi yang datang dari
siapapun secara obyektif. Suasana yang terbuka dapat
membangkitkan rasa persahabatan, kerjasama yang tinggi di
antara peserta rapat, sehingga rapat dapat berjalan lancar, tidak
kaku dan dapat memberikan dorongan kepada peserta rapat
untuk berpartisipasi lebih aktif.

2. Tiap peserta berpartisipasi aktif

Rapat dikatakan berhasil apabila setiap peserta rapat dapat
menggunakan haknya untuk bertanya, mengeluarkan pendapat,
gagasan, ide, saran dan dapat menjadi pendengar yang baik
pula. Untuk kelancaran rapat, peserta rapat diwajibkan
menggunakan mode diam (silent) pada HP nya, agar tidak
mengganggu jalannya rapat.

3. Ada bimbingan dan pengawasan

Pimpinan rapat hendaknya selalu memberikan bimbingan dan
arahan sehingga rapat dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang
telah ditetapkan dan mempunyai hasil seperti yang diharapkan.
4. Menghindari perdebatan
 Tujuan rapat bukan terletak pada kalah dan menang dalam
mengemukakan argumen, tetapi mencari jalan keluar dari
permasalahan yang dihadapi, oleh karena itu pendapat yang
diberikan peserta hendaknya mencari solusi bukan berdasarkan
menang dan kalah.

5. Pertanyaan yang dikemukakan hendaknya jelas.

Pertanyaan sebaiknya singkat, padat, jelas dan sistematis.
Sehingga mudah dimengerti dan ditanggapi dengan baik.

6. Menghindari terjadinya monopoli

Tidak ada monopoli pembicaraan dalam rapat. Semua peserta
rapat mempunyai hak yang sama dalam mengemukakan
pendapat. Dalam hal ini, peran pemimpin rapat sangat besar
dalam mengarahkan jalannya rapat.

7. Adanya kesimpulan / keputusan

Suatu rapat dikatakan baik bukan karena memakan waktu yang
lama, tetapi rapat yang baik adalah rapat yang dapat
menghasilkan keputusan atau kesimpulan, meskipun waktu
yang digunakan singkat.

3.5. AGENDA RAPAT

Setiap akan mengadakan rapat, panitia terlebih dahulu menentukan

permasalahan yang akan dibahas, materi yang akan dibahas /
dibicarakan dalam rapat. Dengan melihat permasalahan pokok
(general topic) diharapkan peserta rapat dapat termotivasi untuk
memberikan pendapat, saran, ide, maupun gagasannya, apabila
peserta rapat mengetahui permasalahan khususnya.

3.6. PERSIAPAN PENYELENGGARAAN RAPAT

1. Panitia mengisi Form EO

Form EO dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai. Form EO
meliputi:
a. Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan
meliputi:
1) Acara
2) Hari / tanggal / jam pelaksanaan
 3) Tempat acara
4) Jumlah undangan

b. Susunan Panitia
Susunan Panitia
meliputi:
1) Ketua panitia
2) Sekretaris
3) MC
4) Dirijen
5) Notulis
6) Lain – Lain terdiri dari unit internal Rumah Sakit:
a) Sekretariat
b) Konsumsi
c) SIMRS
d) CS
e) Pembicara

c. Tugas dan perlengkapan rapat

1) Sekretaris
a) Mengisi Form EO
b) Menyiapkan materi : mempersiapkan konsep materi
persoalan / masalah yang akan dibahas dalam rapat
c) Permintaan sertifikat : ada / tidak
d) Rundown acara rapat
e) Menandatangankan Form EO

2) Dokumentasi dan Multimedia

Perlengkapan rapat disiapkan sesuai dengan kebutuhan
rapat tersebut, diantaranya yaitu : Laptop, jumlah layar,
jumlah MIC, pointer, handycam, camera, connector mini
HDMI, dll

3) Sekretariat
a) Membuat surat undangan kepada pemateri
Surat undangan kepada pemateri dibuat untuk
memastikan bisa atau tidaknya pemateri dalam
mengisi rapat.
 b) Membuat undangan rapat
Undangan rapat dibuat jauh hari sebelum rapat
dimulai. Undangan rapat yang akan dikerjakan
mengacu pada format undangan sesuai dengan
pedoman penyusunan regulasi rumah sakit.

c) Persiapan materi dan bahan rapat

Persiapan materi atau bahan rapat ini meliputi:
(1) Daftar hadir peserta rapat
(2) Alat tulis dan perlengkapan lainnya
(3) Menggandakan materi rapat
(4) Format Notulen rapat

4) Bagian Umum

a) Persiapan ruang rapat

Penataan ruang rapat sangat mempengaruhi jalannya
rapat. Penataan ruang rapat meliputi penataan meja
dan kursi yang digunakan untuk peserta maupun
pemimpin rapat. Selain itu juga meliputi penerangan,
ventilasi udara, dan fasilitas lainnya. Tata ruang rapat
harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan
maksud rapat. Penataan ruangan rapat menjadi
perhatian sekretariat dalam rangka persiapan rapat.
Lay out ruangan mengacu pada Form EO yang telah
diisi oleh panitia rapat.

5) Konsumsi
Pelayanan yang baik mengenai makanan dan minuman
sangat membantu kelancaran rapat. Yang perlu
diperhatikan dalam menyajikan makanan dan minuman
dalam penyelenggaraan rapat adalah kandungan gizi,
apabila konsumsi berwujud instan lihat tanggal
kadaluarsanya. Macam konsumsi yang disajikan
tergantung pada permintaan sesuai Form EO yang telah
diisi oleh panitia rapat.

3.7. TATA TERTIB

1. Waktu Hadir
Peserta rapat hadir 15 menit sebelum acara rapat dimulai.
2. Pakaian
Peserta rapat menggunakan seragam resmi yang telah
ditentukan oleh RSUD Samuda.

3. Atribut
Peserta rapat saat mengahadiri rapat menggunakan atribut
lengkap yang telah ditentukan oleh RSUD Samuda, seperti
seragam, Name Tag, sepatu, jilbab, dll.

4. Selama jalannya rapat berlangsung alat komunikasi elektronik

(HP) di silent.

5. Tidak membuat keributan selama rapat berlangsung.

6. Bila berhalangan hadir harus memberitahukan pihak

penyelenggara rapat dan menunjuk perwakilannya.
3.8
. DAFTAR RAPAT RUMAH SAKIT

Jadwal
NO Jenis Rapat Hadirin
Pertemuan
Kepala Sub Bagian Tata
Rapat Administrasi Usaha 1 Bulan Sekali
1
dan Keuangan Setiap Tanggal 1
Anggota Staff Tata Usaha

Kepala Seksi Pelayanan

Rapat Pelayanan Medik dan Keperawatan 1Bulan Sekali
2 Medik dan
Setiap Tanggal 2
Keperawatan Anggota Pelayanan Medik
dan Keperawatan

Kepala Seksi Pelayanan

Penunjang
Rapat Pelayanan 1 Bulan Sekali
3
Penunjang Setiap Tanggal 3
Anggota Pelayanan
Penunjang

Direktur

Kepala Sub Bagian Tata

Usaha
Rapat Manajemen 1 Bulan Sekali
4
dan Perencanaan Kepala Seksi Pelayanan Setiap Tanggal 4
Medik dan Keperawatan

Kepala Seksi Pelayanan

Penunjang
Ketua PKBRS 1 Bulan Sekali
5 Rapat PKBRS
Tim PKBRS Setiap Tanggal 5

Direktur
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha
1 Bulan Sekali
6 Rapat Direksi Kepala Seksi Pelayanan Setiap Tanggal 6
Medik dan Keperawatan
Kepala Seksi Pelayanan
Penunjang

Direktur

Kepala Sub Bagian Tata

Usaha
Rapat Koordianasi Kepala Seksi Pelayanan 1 Bulan Sekali
7 Medik dan Keperawatan
Bulanan Setiap Tanggal 10
Kepala Seksi Pelayanan
Penunjang