Key Performance Indikator
Supriyati, S.T., M.T.
Pengukuran Kinerja Produktivitas dan Kualitas
Program Studi Teknik Industri
Fakultas Teknik
Universitas Pelita Bangsa
Key Adalah sebuah perangkat atau alat
performance pengukuran berupa metrik finansial atau non-
indikator atau finansial yang berfungsi sebagai navigasi bagi
indikator perusahaan untuk mengukur dan menentukan
kemajuan sasaran atau strategi yang telah
kinerja utama ditetapkan
Cerminan dari target perusahaan dan
progress pencapaian tujuan
DEFINISI KPI DARI BEBERAPA SUMBER
Menurut Bernard (2016)
• Alat navigasi yang digunakan manajer untuk memahami apakah perusahaan sedang
mengarah pada kesuksesan atau sedang menjauhi jalur menuju kesuksesan
Menurut Parmenter (2007)
• Metrik finansial/non-finansial yang digunakan untuk membantu organisasi menentukan dan
mengukur kemajuan terhadap sasaran organisasi
Menurut Warren (2011)
• Sebuah pengukuran yang menilai bagaimana organisasi mengeksekusi visi strategisnya
Menurut Banerjee Dan Buoti (2012)
• Ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam
tujuan mencapai target organisasi
Menurut Iveta (2012)
• Ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai
perspektif dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan
penyusunan strategi organisasi
Fungsi 1. Sebagai intelijen bisnis untuk menilai keadaan terkini
suatu bisnis dan menentukan suatu tindakan terhadap
keadaan tersebut
2. Untuk membantu perusahaan mengetahui tingkat
perkembangan dan merumuskan langkah-langkah
pelaksanaan kegiatan di masa depan
3. Membuat arah tujuan perusahaan dan bisa digunakan
untuk patokan duga menemukan target dalam
kerangka waktu
MUNCUL KPI
Visi perusahaan & cara pencapaian visi melalui misi
Dijabarkan oleh setiap departemen
Dari misi kemudian dapat menghadirkan sistem kerja
Dilanjutkan dengan sasaran (outcome)
Memiliki nilai ambang batas (threshold) untuk
membedakan antara nilai target dengan nilai aktual
penentu keberhasilan pelaksanaan key performance indicator dalam perusahaan
• Kerjasama erat antara manajemen puncak dengan seluruh karyawan, dan
serikat pekerja jika ada, serta pelanggan dan pemasok utama
• Pemberian wewenang yang cukup kepada pelaksana yang berhadapan
dengan pelanggan.
• Metode pengukuran dan pelaporan yang terintegrasi. Pengukuran dan
pelaporan secara terintegrasi dalam hal tepat waktu, mudah dimengerti
dan tepat guna sangat penting untuk memberi masukan bagi pengambilan
keputusan apabila diperlukan perubahan strategi guna mencapai tujuan.
• Pengukuran kinerja harus berkesinambungan dengan strategi yang
diterapkan
karakteristik yang harus dipenuhi dalam implementasi KPI di perusahaan
• Tidak ditulis secara finansial saja yaitu tidak ditulis dalam denominasi uang, dapat
ditulis dengan denominasi volume misal jumlah kunjungan ke nasabah, jumlah
telepon yang masuk yang dapat berpengaruh kepada pencapaian target perusahaan
• Harus diukur secara berkala dan teratur
• Mendapat komitmen penuh dari manajemen puncak dan diterapkan kepada semua
lapisan organisasi mulai dari atas ke bawah.
• Diperlukan pemahaman yang baik oleh karyawan atas pengukuran dan tindakan
perbaikan yang perlu dilakukan.
• Menghubungkan tanggung jawab individu dengan tim.
• Yang dipilih sebagai pengukuran yang memberikan dampak besar kepada suksesnya
pencapaian target perusahaan.
• Harus membawa dampak positif kepada organisasi secara keseluruhan
Faktor Penghambat Key Performance Indikator
1. Target yang membingungkan.
2. Insentif yang saling berlawanan atau conflicting.
3. Tidak seimbangnya pertanggungjawaban dengan pengawasan.
4. Hubungan yang tidak serasi antara pengukuran dengan pengembangan nilai
perusahaan.
5. Tidak memadainya kompetensi dan keahlian sumber daya manusia dibandingkan
dengan kinerja yang dituntut dari perusahaan
Persiapan a. Menetapkan tujuan yang hendak dicapai.
sebelum
penetapan KPI
b. Memiliki bisnis proses yang telah terdefinisi
dengan jelas.
c. Menetapkan ukuran kuantitatif dan kualitatif
sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.
d. Memonitor setiap kondisi yang terjadi serta melakukan
perubahan yang diperlukan guna mencapai tujuan yang telah
ditetapkan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka
panjang
Manfaat 1. Kinerja setiap pegawai dapat dievaluasi secara lebih obyektif
dan terukur
KPI bagi
perusahaan
2. Setiap pegawai menjadi lebih paham mengenai hasil kerja
yang diharapkan
3. Proses pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan secara
lebih transparan dan sistematis.
4. Hasil skor KPI yang obyektif dan terukur dapat dijadikan dasar
untuk pemberian reward dan punishment pegawai
25 indikator key performance indicator
a. Mengukur dan b. Mengukur dan d. Mengukur dan
c. Mengukur dan
memahami pelanggan memahami memahami
memahami proses
proses internal • Nilai dukungan
• Nilai Promosi Lebih • Tingkat karyawan
• Nilai Profotabilitas Pertumbuhan • Tingkat penggunaan • Tingkat
Pelanggan Pendapatan kapasitas keterlibatan
• Tingkat Retensi • Laba Bersih • Varian jadwal proyek karyawan
Pelanggan • Margin Laba Bersih • Varian biaya proyek • Factor
• Tingkat Konversi • Margin Laba Kotor • Metrik Nilai Hasil ketidakhadiran
• Pangsa Pasar • Margin Laba • Waktu siklus • Nilai tambah
Relatif Operasi pemenusan pesanan sumber daya
• Laba atas Investasi • Tingkat pengiriman manusia
• Siklus Konversi Kas secara utuh, tepat • Nilai umpan balik
waktu 360 derajat
• Indeks kualitas
• Tingkat downtime
proses
Langkah – langkah menetapkan KPI
1. Identifikasi Proses Penting
• Hampir selalu proses yang dianggap penting dari
kacamata konsumen
• Identifikasi proses membutuhkan definisi proses yang jelas
• Apa produk atau layanan (output) yang dihasilkan
• Siapa konsumennya
• Model proses: prosedur, aliran kerja (data,barang, dan informasi)
dalam proses
2. IDENTIFIKASI AKTIVITAS PENTING
• Fokus padaaktivitas-aktivitas yang berdampak pada faktor-faktor
keberhasilan proses secara keseluruhan:
• efektivitas, efisiensi, kualitas, kecepatan, produktifitas,
atau keselamatan
• Prioritas aktivitas harus dikonfirmasikan dengan semua pihak yang
terkait
3. TETAPKAN TARGET ATAU STANDARD
• Target yang baik umumnya ditentukan berdasarkan tuntutan atau
kebutuhan konsumen
• Standar umumnya ditentukan berdasarkan ketentuan atau
persyaratan eksternal,norma umum,atau dari hasil benchmark sektor
industri
• Untuk setiap output yang dihasilkan proses- proses utama,
apa faktor-faktor yang menentukan kepuasan konsumen
atau keberhasilan usaha?
4. TENTUKAN UKURAN
• Ukuran yang relevan adalah yang menjawab “apa yang
ingin kita ketahui tentang aktivitas penting tersebut?”
• Mutu ukuran ditentukan oleh pertanyaan apa yang akan
dicarikan jawabnya dengan pengukuran TERSEBUT
Kebutuhan Informasi
Pertanyaan
Komunikasi Data
Analisa
4. Tentukan Ukuran
• Identifikasi ukuran kinerja yang dapat menjawab
pertanyaan
• Identifikasi data mentah yang dapat digunakan
untuk mengukurnya
• Identifikasi lokasi data dan pencatat data
• Identifikasi aplikasi sumber data atau metoda
pengumpulan data ukuran
• Identifikasi seberapa sering data harus diambil
Identifikasi Ukuran: Kategori umum ukuran kinerja
Ukuran Rumusan: ratio antara
Efisiensi (input aktual)/(input ideal menurut rencana)
Efektifitas (output aktual)/(output ideal menurut rencana)
Kualitas (jumlah produk yang benar)/(total produk yang dihasilkan)
Ketepat-waktu (jumlah produk yang dihasilkan tepat waktu)/(total produk yang
dihasilkan)
Produktifitas (output)/(input)
5:Tentukan Penanggung-jawab
• Penanggung jawab pengukuran sebaiknya adalah
pemilik/pengelola proses:
• Tahu target atau standar yang harus dicapai
• Tahu kinerja aktual yang tercapai
• Memiliki wewenang untuk melaksanakan langkah-langkah
perbaikan
• Bertanggung-jawab atas pengumpulan data, analisa deviasi
atau gap, menentukan dan melaksanakan langkah-langkah
perbaikan
6: Kumpulkan Data
• Dua kategori utama data
• Data Variabel
• Mengukur nilai atribut numerik suatu proses atau
aktivitas. Contoh: biaya perbaikan, lama waktu
pengiriman, dsb.
• Data Hitungan
• Mengukur atribut non-numerik (ya-tidak, rusak-tidak,
dsb), diperoleh dengan menghitung jumlah
kemunculan. Contoh: apakah kereta-api tiba tepat
waktu, apakah telepon diangkat setelah dering ke 2,
dsb
PENGAMBILAN DATA
Sistem
aplikasi
• Simpan data
Manual dalam database
7: Evaluasi Hasil Pengukuran
• Sebelum menarik kesimpulan, evaluasi
• Apakah data yang diperoleh dapat menjawab
pertanyaan yang mendasarinya?
• Apakah ada tanda-tanda terjadinya bias dalam
pengumpulan data?
• Apakah frekuensi pengambilan data telah
dipatuhi? Kalau tidak, mengapa?
• Apakah data yang diperoleh cukup representatif
untuk menarik kesimpulan?
8: Bandingkan dengan Target
• Dilakukan terutama oleh pelaksana proses sendiri
• Jika deviasi/gap dengan standar/target tidak signifikan,
lanjutkan proses pengukuran
• Jika deviasi/gap signifikan
• Laporkan pada penanggung jawab
• Identifikasi bagian-bagian yang dapat diperbaiki, atau
• Tinjau kembali target atau standar yang berlaku
9:Tentukan Langkah Perbaikan
• Root Cause Analysis: mencari akar penyebab deviasi/gap
• Dilakukan secara kolektif
• Menggunakan fish-bone diagram untuk memetakan ide-
ide dalam proses brain storming
Pengukuran Tanpa data,
Kinerja semuanya
hanya opini
belaka”
Terimakasih
Supriyati, S.T., M.T.
Hp. 081369191623