2.

LANDASAN TEORI

2.1. Toyota Production System

Toyota Production System (TPS) adalah suatu sistem produksi yang
dicetuskan oleh Mr. Saikichi Toyoda, Mr. Kiichiro Toyoda, dan Taiichi Ohno dari
Toyota Motor Corporation (TMC) di Jepang. Sistem ini diperkenalkan pada tahun
1940-1960 di TMC Jepang. Berikut adalah pilar-pilar yang mendasari Toyota
Production System.

Gambar 2.1. House of Toyota Production System

Sumber: TMMIN Toyota Production System modul

Sasaran dari Toyota Production System adalah mengurangi cost dengan

menghapuskan muda secara tuntas. Untuk mencapai hal tersebut, langkah yang
harus diambil adalah:
a. Membuat produk dengan jumlah yang sesuai dengan pesanan customer (JIT).
b. Membuat produk yang bermutu tinggi.

4
Universitas Kristen Petra
c. Membuat produk dengan harga lebih murah.
d. Membuat sistem kerja yang kuat dan fleksibel.

2.1.1. Just In Time

Just In Time (JIT) adalah konsep dimana bahan baku untuk produksi
didatangkan dari pemasok/supplier tepat pada waktu bahan itu dibutuhkan oleh
proses produksi, sehingga akan sangat menghemat bahkan meniadakan biaya
persediaan barang/penyimpanan barang/stocking cost (TMMIN TPS modul,
2007). Dalam TPS, JIT dapat didefinisikan menjadi 3 bagian, yaitu:
a. Membuat barang yang hanya diperlukan atau dibutuhkan.
b. Membuat barang pada waktu yang diperlukan atau dibutuhkan.
c. Membuat barang dengan jumlah yang diperlukan atau dibutuhkan.
Elemen-elemen yang menjadi pilar dari JIT-TPS dapat dijabarkan sebagai
berikut:
a. Flow Process
Merupakan dasar dari TPS yang menjelaskan mengenai flow process pada Part
Information Flow Chart (PIFC) diagram yang mana diagram ini
menggambarkan aliran material dari bahan mentah hingga ke barang jadi.
Improvement yang dilakukan pada flow process ini adalah dengan mengubah
sistem produksi massal menjadi sistem produksi one piece flow, kemudian
menghilangkan stagnasi, meningkatkan fungsi operator, mengatur letak
peralatan dan urutan proses, menerapkan sistem lot kecil, dan terakhir
memperpendek waktu dandori.
b. Takt Time
Takt time dalam TPS didefinisikan sebagai waktu kerja 1 shift dibagi dengan
jumlah produksi 1 shift. Takt time berguna untuk menjadi acuan waktu bagi
tiap-tiap proses dalam PIFC agar tetap dalam kondisi yang ideal (cycle time
berada di bawah takt time).
c. Standardized Work
Standardized work adalah salah satu dasar dari TPS, karena standardized work
merupakan tahapan penting dalam pencapaian improvement yang dilakukan.
Standardized work adalah standarisasi kinerja untuk memastikan improvement

5
Universitas Kristen Petra
 yang telah dilakukan akan tetap terus dilakukan hingga improvement
berikutnya.
d. Pull System
Salah satu dasar dari TPS adalah sistem kanban yang diterapkan didalam
perusahaan. Dengan sistem kanban, proses produksi one piece flow dapat
dicapai karena sistem kanban tidak mengijinkan proses sebelumnya
memproduksi part jika belum ada permintaan produksi dari proses sesudahnya
(pull system).

2.1.2. Jidoka
Jidoka memiliki 2 arti yaitu otomatisasi dan autonomasi. Otomatisasi
adalah mengubah proses manual menjadi proses mesin sedangkan autonomasi
adalah mengubah proses manual menjadi proses mesin dengan pengendalian
kualitas secara otomatis. Jidoka dalam TPS didefinisikan sebagai suatu alat atau
sistem yang digunakan untuk mengetahui atau mendeteksi ketidaknormalan
proses jika terjadi sesuatu yang abnormal, dan proses akan terhenti secara
otomatis. Pengetahuan manusia disertakan pada suatu mesin atau alat untuk
memberikan penilaian apakah OK atau NG, agar hanya memproduksi barang
yang OK dan berhenti jika timbul produk NG dalam proses. Jidoka memiliki
tujuan untuk:
a. Menjamin kualitas produksi untuk mencapai hasil 100% baik.
b. Menghemat atau menyederhanakan man power.
c. Mencegah terjadinya down time akibat adanya kelainan pada proses
operasional produksi.
Elemen-elemen didalam Jidoka dapat dijabarkan sebagai berikut:
a. Built In Quality
Dalam build in quality, proses berikutnya adalah customer dari proses
sebelumnya. Oleh karena itu, proses sebelumnya harus dapat menjaga kualitas
material/part yang dihasilkannya agar dapat memuaskan customernya (proses
berikutnya). Metode ini secara tidak langsung menjadikan setiap operator
sebagai inspektur kualitas yang bertanggung jawab atas produk yang
dihasilkannya. Setiap ditemukannya kecacatan, operator akan langsung

6
Universitas Kristen Petra
 menekan andon untuk memberitahu leader area tersebut bahwa terjadi
kecacatan pada salah satu proses produksi. Metode build in quality sangat
berhubungan erat dengan poka yoke, andon, kontrol visual (check sheet),
standar kerja, dan kanban.
b. Penyederhanaan Man Power
Elemen kedua dari jidoka adalah penyederhanaan man power. Improvement
yang akan dilakukan pada man power diawali dengan pemisahan kerja antara
manusia dan mesin, kemudian diakhiri pada efisiensi kerja man power.

2.1.3. 7 Muda
Muda berarti semua yang melebihi jumlah peralatan, bahan, ruangan, dan
waktu minimum yang tidak secara absolut diperlukan untuk memberikan nilai
tambah pada produk (TMMIN TPS Modul, 2007). Berikut ini adalah 7 macam
muda dalam TPS.
a. Muda produksi berlebih yaitu produksi yang lebih cepat atau kelebihan
produksi justru akan menutupi masalah kualitas dan lainnya.
b. Muda pergerakan yaitu gerakan manusia atau mesin yang tidak ada nilai
tambah.
c. Muda menunggu yaitu keterlambatan atau perbedaan cycle time (CT) proses
sebelumnya.
d. Muda transportasi yaitu pengangkutan yang tidak just in time.
e. Muda proses yaitu melakukan proses yang tidak dibutuhkan.
f. Muda stok melebihi jumlah minimum yang dibutuhkan.
g. Muda defect yaitu barang cacat atau rusak.

2.2. Standardized Work and Kaizen

Standarisasi kerja adalah alat untuk membuat produk yang berkualitas
berdasarkan pergerakan pekerja, yang ditata dalam urutan yang tepat tanpa muda.
Tujuan dari standardized work adalah:
a. Menjelaskan metode pelaksanaan produksi dalam membuat produk yang
berkualitas dengan aman dan murah sekaligus berfungsi sebagai alat untuk
mempertahankan hasil improvement yang telah dicapai.

7
Universitas Kristen Petra
b. Standardized Work adalah langkah pertama menuju perbaikan (Kaizen), dan
akan selalu dirubah oleh langkah perbaikan atau pengurangan man power serta
jumlah produksi.
Pra-syarat dari Standardized Work adalah:
a. Cara Kerja
Tahapan pertama adalah memusatkan pada gerakan manusia untuk melakukan
proses produksi.
b. Perlengkapan
Tahapan kedua adalah meminimalkan gangguan proses produksi akibat
kurangnya alat bantu produksi
c. Kualitas
Gangguan kualitas pada proses part dan produk harus seminimum mungkin.
Tiga unsur dalam Standardized Work:
a. Takt Time
Takt time menunjukkan kecepatan penjualan kepada pelanggan, sedangkan
dibagian produksi itu berarti kecepatan untuk membuat 1 unit produk.
b. Urutan Kerja.
Urutan kerja menunjukkan urutan bagaimana mengerjakan suatu pekerjaan
hingga menjadi barang jadi
c. Standard Stock dalam process
Standard stock dalam process adalah jumlah minimum stock part yang
dibutuhkan/yang selalu ada untuk melaksanakan satu proses kerja.

2.3. 5-S
5-S merupakan sistem atau cara atau sarana untuk mencapai suatu
keteraturan, ketertiban, kebersihan, kedisiplinan, kelestarian dalam melaksanakan
proses kerja. Kriteria untuk melaksanakan 5-S adalah sebagai berikut:
a. Seiri (ringkas, keteraturan)
Mengatur, membereskan, merapikan, memisahkan yang perlu dan yang tidak
perlu.

8
Universitas Kristen Petra
b. Seiton (rapi, kerapian)
Pengaturan, penyusunan, pengurutan untuk ditempatkan dan dikelompokkan
agar mudah dilihat, dimengerti, dan dipakai.
c. Seisou (resik, kebersihan)
Jika melihat sesuatu yang kotor segera dibersihkan.
d. Seiketsu (rawat, kelestarian)
Selalu menyediakan tempat penampungan sampah, bocoran oli, air, dan lain-
lain.
e. Shitsuke (rajin, kedisiplinan)
Menjaga dan melaksanakan ketentuan dan peraturan yang berlaku.

2.4. Seven Quality Tools

Seven quality tools adalah alat-alat bantu yang bermanfaat untuk
memetakan lingkup persoalan, menyusun data dalam diagram-diagram agar lebih
mudah untuk dipahami, menelusuri berbagai kemungkinan penyebab persoalan
dan memperjelas kenyataan atau fenomena yang nyata dalam sebuah persoalan
yang timbul. Berikut adalah beberapa seven quality tools yang digunakan dalam
penelitian ini:
a. Check sheet
Merupakan alat bantu yang sangat tepat jika digunakan sebagai alat
pengumpul data, tetapi tidak cukup memenuhi syarat untuk menganalisa data
karena data yang dikumpulkan oleh check sheet bersifat fenomena atau fakta
yang sedang berlangsung.
b. Pareto Diagram
Alat bantu ini biasa digunakan untuk menganalisa suatu kejadian agar dapat
diketahui hal-hal yang merupakan prioritas utama dari kejadian tersebut. Oleh
karena itu pareto identik dengan prioritas. Melalui diagram pareto, dapat
diketahui faktor mana yang menjadi faktor utama penyebab terjadinya suatu
kejadian yang sedang diteliti dibandingkan dengan faktor lain yang ada
didalam diagram pareto tersebut (minimal 4 faktor lain) karena faktor tersebut
merupakan faktor tertinggi, terbanyak, atau urutan terdepan pada sejumlah
faktor yang dianalisa.

9
Universitas Kristen Petra
c. Histogram
Dikenal juga sebagai grafik distribusi frekuensi, merupakan salah satu jenis
grafik batang yang digunakan untuk menganalisa mutu dari sekelompok data
dengan menampilkan nilai tengah sebagai standar mutu produk dan distribusi
atau penyebaran datanya. Jika nilai penyebaran data semakin sempit, maka
hasil produksi dapat dikatakan lebih bermutu karena mendekati spesifikasi
yang diinginkan.
d. Ishikawa Diagram
Alat ini menggambarkan tentang penyimpangan mutu yang dipengaruhi oleh
berbagai macam penyebab yang saling berhubungan. Berbeda dengan 6 alat
sebelumnya, alat ini akan lebih efektif jika digunakan untuk menganalisa
sekelompok kegiatan yang dikerjakan untuk menyelesaikan suatu produk.
Dengan kemampuannya menampilkan akar-akar penyebab yang
sesungguhnya dari suatu penyimpangan mutu dapat diperoleh hasil optimal
untuk penyelesaian masalah kendali mutu.

2.5. Quality Control Circle (QCC)

QCC adalah sekelompok kecil karyawan baris depan/karyawan
operasional (frontline employee) yang terdiri dari 3-10 orang, yang secara berkala
dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan
pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan 7 QC tools dan
proses pemecahan masalah, untuk meningkatkan dan menjaga kualitas produk,
layanan, dan pekerjaan. QCC merupakan bagian dari total quality control dalam
suatu organisasi.
Filosofi QCC didasari pada konsep manajemen partisipatif dan
humanistik. Manajemen humanistik mengacu pada manajemen yang
mengutamakan manusia dan perasaannya. Hal ini dikarenakan manusia adalah
aset perusahaan yang paling berharga. Manajemen partisipatif berarti bahwa
setiap pekerja tidak memandang posisinya, diberikan kesempatan untuk
berpartisipasi dalam proses pemecahan masalah yang menuju pada perkembangan
kualitas dan produktivitas di departemen masing-masing.

10
Universitas Kristen Petra
 Tujuan QCC ini adalah untuk mengoptimalkan aset yang dimiliki
perusahaan/instansi terutama pengembangan keterampilan dan diri pekerja (skill
individu) secara lebih baik dan menghargai nilai-nilai manusia serta menciptakan
tempat kerja yang kondusif, guna meningkatkan mutu dalam arti luas dan
pertumbuhan perusahaan. Delapan langkah dalam QCC adalah sebagai berikut:
a. Menentukan tema
Beberapa topik yang bisa dijadikan tema:
• Peningkatan produktifitas (productivity)
• Peningkatan kualitas (quality)
• Penurunan biaya (cost)
• Ketepatan pengiriman (delivery)
• Peningkatan proses produksi (flow process)
• Peningkatan keselamatan (safety)
• Peningkatan semangat kerja (morale)
Sumber tema
• Police Management (kebijakan perusahaan)
• Activity Plan (Department, Seksi, IPP)
• Data (Check sheet, Monthly report, Claim, dan lain-lain)
Setelah menentukan tema, langkah selanjutnya dalam QCC adalah membuat
rencana kegiatan (jadwal aktivitas). Dalam membuat rencana kegiatan, dapat
digunakan gantt chart. Berikut adalah contoh dari gantt chart.

11
Universitas Kristen Petra
 Tabel 2.1. Rencana Kerja QCC

Sumber: Modul Training QCC PT AOP AWP

b. Menetapkan target
Setelah tema diputuskan (dipilih), langkah berikutnya adalah menentukan
target QCC. Target yang terukur akan mudah untuk dipahami. Berikut adalah
beberapa pertanyaan yang dapat membantu menetapkan target improvement.
• Apa : item atau karakteristik yang akan dievaluasi
• Berapa : nilai target yang akan dicapai (terukur)
• Kapan : pengiriman atau target tersebut selesai
Target harus SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic & Time
bound). Meskipun QCC leader (ketua circle) sudah mempertimbangkan
targetnya, tetap perlu didiskusikan dan dikomunikasikan kepada sesama
anggota QCC dan diberitahukan kepada atasan (fasilitator).
c. Analisis masalah
Pada tahapan ini dilakukan penyelidikan pada sumber-sumber penyebab dan
faktor utama melalui brainstorming atau genba di lapangan. Selain
brainstorming dan genba, informasi untuk analisis masalah juga bisa
didapatkan dari bagian lain maupun head departementnya. Beberapa faktor
penyebab masalah produksi dikelompokkan berdasarkan 4 M (material,

12
Universitas Kristen Petra
 machine, man, dan method) dan 1 E (environment). Untuk mendapatkan faktor
utama penyebab terjadinya masalah, maka dapat digunakan diagram tulang
ikan (Fishbone), Diagram sebab-akibat (Cause Effect Diagram), atau ishikawa
diagram. Gambar dibawah ini adalah contoh fishbone diagram.

Gambar 2.2. Fish Bone Diagram

Sumber: Modul Training QCC PT AOP AWP

d. Mencari dan merencanakan ide perbaikan

Penanggulangan (rencana tindakan) dilakukan untuk mengatasi penyebab-

penyebab/ faktor-faktor yang ditemukan dalam analisa. Memperjelas rencana
dengan menggunakan rumus 5 W 1 H atau 5 W 2 H.
• What : Menunjukkan penyebab/faktor dan sebaiknya dipertegas
akibat sebelum ditanggulangi. Bisa juga berupa target
perbaikan atau hasil yang diharapkan.
• Why : Alasan mengapa masalah terjadi. Alasan diadakan perbaikan.
• Where : Menunjukkan tempat terjadinya masalah. Menunjukkan
letak diadakannya perbaikan

13
Universitas Kristen Petra
 • When : Menunjukkan jadwal waktu yang dibutuhkan untuk
melakukan perbaikan.
• Who : Menunjukkan siapa yang bertanggung jawab di lapangan
(PIC).
• How : Menunjukkan bagaimana metode/cara yang dilakukan
untuk penanggulangan.
• How Much : Menunjukkan estimasi biaya yang diperlukan untuk
penanggulangan.
e. Implementasi perbaikan
Melaksanakan penanggulangan sesuai dengan rencana yang telah [Link]
orang yang terlibat harus ikut berperan aktif sesuai dengan pembagian tugas
yang telah disepakati. Kemudian kumpulkan data dan catat semua hal-hal yang
menyimpang selama pelaksanaannya. Cara penanggulangan bisa dengan
metoda ECRS:
• Eliminate – penghilangan
• Combine – penggabungan
• Re-arrange – penataan/penyusunan ulang
• Simplify – penyederhanaan
f. Evaluasi hasil perbaikan
Evaluasi hasil dengan menggunakan tolok ukur atau “control point”, dan cara
yang dilakukan adalah sama dengan langkah analisis. Dengan demikian, hasil
sebelum dan sesudah bisa dibandingkan seperti pada langkah 5. Data evaluasi
hasil akan visualisasikan dengan grafik untuk mempermudah dalam melihat
perbedaannya. Pengukuran ini bisa dilakukan berdasarkan tolok ukur
QCDSMP (Quality-Cost-Delivery-Safety-Morale-Productivity)
g. Standarisasi dan rencana pencegahan
Penanggulangan yang baik harus ditetapkan sebagai standar untuk mencegah
masalah yang sama berulang.

14
Universitas Kristen Petra
 Ada dua alasan utama mengapa standarisasi perlu dilakukan, yaitu:
• Tanpa standar, dengan berjalannya waktu, tindakan penanggulangan yang
telah dilaksanakan sedikit demi sedikit akan dilupakan dan cara lama akan
dipakai lagi, sehingga masalah yang sudah diatasi muncul lagi.
• Tanpa standar yang jelas, kemungkinan besar masalah yang sama akan
muncul jika terjadi pergantian personel.

2.6. Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Gambar 2.3. Siklus PDCA

Plan-Do-Check-Act adalah 4 langkah pengendalian mutu yang ditemukan

oleh Walter Shewhart dan diperkenalkan oleh W. Edwards Deming. Tool ini
sering dikaitkan dengan continuous improvement karena sifatnya yang cyclic
sehingga merupakan alat yang tepat untuk tetap melanjutkan improvement di
perusahaan. Berikut definisi setiap langkah dalam PDCA.
a. Plan
Untuk melakukan improvement dalam sistem operasional perusahaan, pertama-
tama harus ditemukan apa yang sedang menjadi masalah. Dengan menemukan
masalah yang terjadi, ide untuk menyelesaikan masalahpun dapat mulai dicari.

15
Universitas Kristen Petra
b. Do
Implementasikan ide yang telah didesain pada langkah plan untuk mengatasi
masalah dalam sebuah percobaan kecil terlebih dahulu. Ini dapat
meminimalisasi gangguan terhadap kebiasaan bekerja dari seluruh sistem
operasional karena perubahan ini belum tentu cocok dengan lingkungannya.
c. Check
Saat eksperimen kecil tersebut telah mencapai hasil yang diinginkan ataupun
tidak, lakukan pengecekan secara kontinyu terhadap poin utama perubahan
yang diimplementasikan untuk tetap memastikan kualitas dari output yang
dihasilkan oleh implementasi.
d. Act
Implementasikan dalam skala yang lebih besar jika eksperimen sukses. Ini juga
berarti akan ada perubahan rutinitas dari aktifitas perusahaan. Dalam
implementasi ini, orang-orang yang akan berubah rutinitas nya oleh
implementasi ini juga perlu dilibatkan untuk mendapatkan ide-ide mengenai
implementasi yang telah dilakukan.

16
Universitas Kristen Petra