EVENT ORGANIZER

Definisi

Event Organizer (EO) adalah penyedia jasa profesional penyelenggara acara dan bertugas
melaksanakan keinginan klien untuk mengerjakan acaranya mulai dari konsep, persiapan, eksekusi
dan evaluasi acara. Orang yang bekerja di Event Organizer harus siap berpikir kreatif dan dinamis.

Jenis EO berdasarkan bidang kerja

a. Brand Activation adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk

mempromosikan produknya untuk peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan produk ke
konsumen dan dengan berinteraksi langsung ke target marketnya/konsumen.
b. MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) adalah EO yang bergerak dibidang
penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan seperti rapat, gathering dan outbound suatu
perusahaan.
c. Entertainment adalah EO yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama konser music baik
artis local maupun internasional.
d. Private Organizer adalah EO yang bergerak menyelenggarakan acara yang bersifat pribadi atau
tertutup untuk umum seperti :
 Wedding Organizer (WO) adalah EO yang mengkhususkan diri membantu klien
mengadakan pesta pernikahan.
 Birthday Organizer adalah EO yang ahli membuat pesta ulang tahun.
 Private Party Organizer dalah EO khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta
pribadi terutama bagi orang kaya.

Syarat Strategis Event Organizer

a. Mengelola Dengan Baik Dan Profesional

Mengumpulkan beberapa orang yang akan mengerjakan tugas dengan bagianbagian tersendiri.
Pilih orang yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu.
Terapkan metode “teamwork and leadership”. Bekerja di dunia EO adalah “teamwork”, tidak ada
sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork dan decision
maker yang harus dibuat dalam waktu singkat.
b. Mempunyai Spesifikasi
Banyak spesifikasi event organizer seperti Exhibition Organizer, Wedding Organizer, Marketing
Communication Activity Organizer, MICE Organizer, Party Organizer dll. Pilih salah satunya dan
pelajari seluk beluknya. Fokus pada satu segmen. Jika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah
tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada.
c. Kemampuan Presentasi Dan Bernegosiasi
Salah satu kunci utama EO adalah memiliki kemampuan mempresentasikan sebuah proposal
menjadi suatu proyek dan negosiasikan sebuah proyek menjadikan keuntungan. Sangat penting
dalam meyakinkan klien atau sponsor untuk mengerjakan acara mereka
d. Persiapan Yang Matang
Keberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan event tersebut. Bahkan kesuksesan
sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk
teamwork dan pembagian tugas masing-masing personal, budgeting yang benar, perijinan venue
dan keramaian dan mempunyai rencana antisipasi masalah non tehnis. Yang lebih penting lagi
adalah selalu kordinasi dengan tim maupun klien.
e. Mempunyai Relasi Sponsor Dan Database
Setiap EO biasanya memiliki sponsor atau klien sendiri. Untuk mencari klien baru dibutuhkan
database dan relasi untuk mempermudah proposal diterima kebagiannya. Selain database sponsor
juga perlu database vendor, pengisi acara, venue dll yang sewaktu waktu pasti dibutuhkan.
f. Utamakan Kualitas
Klien akan selalu menilai kualitas pengerjaan suatu acara. Kualitas yang dimaksud diantaranya
kerapian pengerjaan produksi, rundown tepat waktu, ketertiban yang dijaga, tim yang solid dan
kemampuan menghadapi kendala tehnis. Jika semua bisa teratasi tidak menutup kemungkinan jasa
EO akan digunakan lagi oleh klien.

Tahapan Penyelenggaraan Acara

Langkah umum dalam menyelenggarakan acara adalah sebagai berikut :

a. Konsep
b. Persiapan
c. Eksekusi

a. Konsep

Dalam setiap pembuatan konsep event, kita harus melihat spesifikasi produk dan sasaran
konsumen. Konsep yang kreatif dan inovatif sangat mendukung terealisasinya sebuah acara. Salah
satu membuat konsep dengan melihat apa yang terjadi di sekitar kita baik secara local maupun
internasional. Waktu atautiming bisa untuk pembuatan konsep. Konsep terbagi menjadi tiga yaitu;

1. Konsep baku, yaitu konsep yang sudah ada dari klien dan EO tinggal mengerjakaan sesuai
keinginan klien.
2. Konsep Orisinil, yaitu konsep yang dibikin EO sendiri dengan melihat potensi yang ada
dimasyarakat.
3. Konsep kombinasi, yaitu konsep dari klien yang dipadukan konsep dari EO atau sebaliknya.

b. Persiapan

1. Pembuatan time schedule event. Mulai dari pembuatan proposal, eksekusi dan
2. Menuangkan konsep dalam bentul proposal.
3. Membentuk tim sesuai kebutuhan event dan diberi penjelasan detail pekerjaan.
4. Menghubungi perijinan tempat dan kepolisian dan pengisi acara.
5. Menyebarkan proposal ke sponsor yang sesuai dengan konsep acara.
6. Menghubungi seluruh supplier/vendor.
7. Melakukan kontrak kepada semua pihak (sponsor, vendor dan pengisi acara)
8. Penyebaran publikasi.
9. Melakukan technical meeting dengan seluruh pendukung acara.
[Link] checklist event secara detail dan memantau perkembanganpekerjaan vendor/supplier.

c. Eksekusi

1. Memposisikan orang berpotensi dan sesuai dengan bidangnya misalnya stage manager,
produksi dan general affair.
2. Memantau ketat pengerjaan vendor di venue.
3. Rundown acara yang tepat waktu.
4. Selalu menjaga kualitas event dengan konsep harus sesuai dengan apa yang telah
dipresentasikan awal kepada klien.
5. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
6. Menjaga keamanan dan ketertiban event
7. Mendokumentasikan setiap aktifitas event untuk kebutuhan pembuatan Event Report yang
biasa digunakan untuk syarat pelunasan biaya sponsor.

Jika kita lihat, dewasa ini banyak sekali acara-acara yang dilaksanakan untuk memasarkan atau
memperkenalkan suatu produk, baik yang dilaksanakan di televisi (online) atau pun yang
dilaksanakan di tempat secara [Link]-acara tersebut di selenggarakan oleh perusahaan yang
bersangkutan,namun semua pelaksananya dilakukan oleh sebuah penyedia jasa acara yang sering
disebut event organizer atau EO

Menurut pakar manajemen Rhenald Kasali, bahwa Event Organizer adalah bisnis yang menerapkan
konsep manajemen secara berkesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia
entertainment sedalam-dalamnya. Yang dibangun dari sebuah tim yang mencatat every single detail
dari proses memilih acara, mengemas acara, memenuhi pembayaran, mengurus perizinan,
meyakinkan keamanan pelaksanaan, merekam gejolak keinginan pasar, serta menyiapkan teknologi
dan pemasarannya, sampai pada event report (laporan pertanggung jawaban) atau evaluasi.

Banyak perusahaan eo yang ada, menurut jenis acara yang diadakan eo dapat dibagi menjadi :

 One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga
skala internasional sekalipun.
 MICE : Kependekan dari (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O yang khusus bergerak
di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
 Brand Activation : adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan
dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen,
dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
 Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
 Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta
pernikahan.
 Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-
anak.
 Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama
bagi orang kaya.

Sejarah Event Organizer

Di Indonesia pola kerja EO sudah lama ada dimulai dari pesta-pesta adat dimana panitia pesta tersebut
mulai membagi tugas masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu [Link] definisi
event organizer di Indonesia mulai populer sekitar tahun 1990an dan semakin populer lagi pada tahun
1998 pacsa era krisis dimana begitu banyak tenaga kerja yang keluar dari perusahaan tempatnya
bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari alternatif sumber penghasilan yang lain seperti
EO. Jasa Event Organizer sendiri adalah jasa penyelenggaraan sebuah acara atau kegiatan yang terdiri
dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta
kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, target, sceduling, pressure dan
teamwork solidity. Sedangkan peran Event Organizer adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah
event berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut dan mengelolanya secara profesional.

Syarat Mendirikan Event Organizer

Menurut Director CV Procom, Sofian Kamal Nasution, yang diperlukan untuk mendirikan sebuah EO
adalah, motivasi, database, network, permodalan dana segar yang cukup, SDM yang dinamis dan
pekerja keras, teamwork spirit, creativity, imagination dan konsep, keahlian individu yang tepat guna,
nggak gaptek, personal yang baik, inisaitif yang tinggi, jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan.
"Orang-orang di EO mesti menerapkan Do Innovated Or Die, jadi di EO tersebut adalah kumpulan
orang-orang kreatif yang penuh inovatif," ujar Bang Sofian.

Siapapun bisa membuat EO. Anak-anak sekolah misalnya, kalo berminat juga dapat membuat EO,
bisa saja dimulai dari mengemas acara Sweet Seventeen sobat terdekat, Pentas Seni, Acara Perpisahan
dan Pelombaan antar kelas atau antar sekolah. Apalagi yang sebentar lagi akan tamat sekolah biasanya
mengadakan Prom Nite, dan biasanya yang mengadakan atau yang menjadi panitia pun adalah kita-
kita juga. Nggak masalah kalo kita baru pertama kali menangani event, Yang terpenting adalah ide
kreatif yang muncul di otak yang kemudian kita kembangkan menjadi sebuah konsep. Setelah konsep
ada, baru deh kita memikirkan bagaimana bisa mengumpulkan dana agar acara tersebut dapat
dijalankan.

Dan kalo kita berbicara mengenai dana, pasti dong nyari sponsor. Di bagian ini yang paling penting
adalah kepercayaan. Kalo pihak terkait udah percaya sama kita semuanya akan jauh lebih ringan,
misalnya untuk penyewaan sound kita bisa tangguhkan pembayarannya setelah acara berlangsung,
atau setelah dananya ada. Ditambahkan bos Procom salah satu EO terkenal di Medan, nggak perlu
banyak orang yang terlibat dalam sebuah EO. "Semua tergantung dari besar kecilnya EO tersebut dan
besar kecilnya event yang ditangani," kata Bang Sofian.

Sekarang ini, anak-anak muda juga telah banyak menunjukkan kreatifitas mereka dalam membuat
sebuah acara. Di Jakarta dan Bandung tampaknya anak-anak sekolahan berlombalomba membuat
pentas seni, bazar bahkan mereka sanggup menampilkan konser grup band yang tengah digandrungi
anak muda. Dalam pesta pernikahanpun event organizer di butuhkan untuk mengatur jalannya acara
pernikahan atau yang lebih di kenal dengan wedding organize, seperti wedding planner yang
mengatur acara pernikahan agar lebih lancar dan berlangsung menarik. untuk hal seperti ini
dibutuhkan biro jasa yang sudah berpengalaman mengatur pernikahan.

Kalo memang kamu tertarik untuk menampilkan kreativitas, sekarang saatnya kamu belajar untuk
memenej diri sendiri dan orang [Link] berjiwa pemipin mungkin bisa ditunjuk sebagai ketua
panitia. Yang jago ngomong dan ngerayu bisa di jadiin humas atau marketing yang fungsinya mencari
sponsor dan mempromosikan acara. Yang jago ngedesign bisa dijadiian tim kreatif buat proposal dan
media promosi. Terus tinggal cari yang gaul dan lincah buat dikasih tanggung jawab saat acara
berlangsung. Terpenting di sini adalah kerjasama yang solid.

Event Organizer

| Wedding | Birthday | Event

Menyelenggarakan acara bisa menjadi tugas yang sangat menegangkan dan memakan waktu. Sebuah
event organizer profesional dapat membuat proses lebih mudah karena mereka dapat mengatur
semuanya, langsung dari makanan untuk dekorasi dan membuat acara Anda yang luar biasa.
Informasi yang akan memandu Anda untuk mengorganisir pesta dan acara grand.

Event Organizer Analisis:

Sejumlah faktor yang harus dipertimbangkan ketika merencanakan dan mengembangkan strategi
untuk acara seperti:

 Visi dan tujuan penyelenggaraan acara

 Tujuan acara
 Orang yang akan menghadiri acara tersebut
 Anggaran acara
 Pencetakan Undangan
 Tema acara

Pertimbangkan masing-masing faktor hati-hati untuk membuat acara anda sukses besar. Anda harus
mengatur tenggat waktu dan harus mulai merencanakan sekitar 3 bulan sebelum memegang acara. Hal
ini juga penting untuk memiliki rapat perencanaan rutin untuk memastikan semuanya berlangsung
dalam urutan yang benar.

Anggaran acara:

Event organisasi tidak mungkin tanpa dana itu merumuskan rencana anggaran adalah hal pertama dan
terutama. Dana untuk acara komersial dapat diatur dari host, pendukung dan sponsor. Pemilihan
berbagai layanan seperti katering, dekorasi, publisitas, tempat, dan staf harus didasarkan pada tujuan
acara serta anggaran.
Pengorganisasian dan Menemukan Profesional:

Event organizer Profesional dapat membantu Anda mengatur acara dengan cara yang baik
memerintahkan repot-bebas. Pilih event organizer profesional yang bisa mengambil seluruh beban
Anda dari mengirim undangan kepada para tamu untuk mengatur dan mengorganisir seluruh acara.
Anda dapat menemukan profesional event organizer di [Link] Setelah
memilih profesional event organizer, adalah perlu untuk mendelegasikan tanggung jawab untuk
perencanaan yang lebih baik dan membuat seseorang di-charge untuk memeriksa pekerjaan dalam
penyelesaian.

Mempromosikan sebuah Event:

Hal yang paling penting dalam membuat acara sukses adalah untuk mempromosikan dan
mempublikasikan dengan baik terutama memetikan acara perusahaan, fashion show,pertemuan sosial,
seminar, dll Anda dapat mempublikasikan oleh:

 Mendistribusikan brosur dan pamflet

 Puting poster di tempat umum
 Penerbitan iklan di surat kabar
 Mengumumkan di radio atau TV

Alat-alat ini merupakan cara yang efektif untuk mencapai sejumlah besar orang dan akan membantu
dalam promosi merek juga.

Rencana Keselamatan Event Hari Akhir:

Keselamatan dan keamanan orang yang berpartisipasi dalam acara tersebut adalah titik kritis dan tim
event organizer keseluruhan bertanggung jawab untuk itu. Mereka perlu untuk mengidentifikasi
daerah rawan kesalahan di mana berbagai bahaya dapat terjadi selama event. Untuk mencegah
kecelakaan apapun tim harus memastikan bahwa:

 Pintu keluar tidak boleh terhalang

 Keluar tanda-tanda harus terlihat dengan jelas
 Bahan hiasan yang digunakan harus flame retardant
 Kamar harus memiliki pencahayaan yang cukup
 Jika laser digunakan, tanda-tanda harus ditempelkan.
 Tanda-tanda bebas harus dipasang di daerah penting

Setelah Event / Clean up:

Setelah acara selesai, perlu untuk membersihkan seluruh fasilitas. Anda juga dapat menyewa kru
untuk membantu Anda dengan proses pembersihan. Anda tidak harus lupa untuk berterima kasih
kepada event organizer, speaker, penyedia layanan untuk membuat acara anda sukses.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Penyelenggara acara adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa
dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya disebut
EO Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan
acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki
klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya
profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.

Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional
Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi
sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna
mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga
evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.

Jenis-jenis EO

Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:

 One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga
skala internasional sekalipun.
 MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O yang khusus bergerak
di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
 Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan
dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen,
dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
 Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
 Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta
pernikahan.
 Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-
anak.
 Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama
bagi orang kaya.
 Komunitas Event Organizer Indonesia, media promosi event untuk event dan bermacam acara.

Event organizer, atau biasa disingkat EO adalah sebuah usaha berbisnis yang kini ramai ditekuni anak
muda. Sesuai dengan namanya, event organizer adalah sebuah usaha yang menyediakan jasa untuk
membuat sebuah acara yang sesuai dengan permintaan para klien. Pada awalnya, event organizer
dikenal untuk mengelola acara-acara besar saja, seperti acara fashion, seminar, dan acara musik atau
konser. Namun seiring dengan semakin berkembangnya trend dan minat masyarakat muda terhadap
EO, acara yang dikelola para event organizer semakin meluas pula. Banyak permintaan yang terutama
muncul dari masyarakat perkotaan, kepada para EO untuk mengelola acara sederhana namun
bermakna, seperti pesta ulang tahun, pernikahan, dan lain-lain. Berikut adalah beberapa macam acara
yang ditangani oleh para event organizer.

1. Meeting, incentive, convention, exhibition (MICE).

Pada awalnya, EO dikenal untuk mengelola acara resmi seperti ini. Mulai dari skala kecil hingga
besar, acara formal atau nonformal. Event organizer akan merancang keseluruhan acara pertemuan
sesuai dengan apa yang diinginkan para klien. Meeting misalnya, biasanya klien akan
mendiskusikan beberapa hal dengan EO, mulai dari tanggal, jumlah peserta tempat yang
diinginkan, dan lain-lain. EO akan memberikan beberapa masukan jika dibutuhkan, lalu kemudian
mulai merancang dan memesan tempat untuk pertemuan. Sedangkan acara besar seperti rapat atau
pameran biasanya akan memakan waktu yang agak lama untuk mempersiapkan segalanya, bahkan
turut serta dalam mencari sponsor.
2. Musik dan hiburan
Berbagai acara hiburan dan musik dewasa ini amatlah populer di berbagai kalangan. Acara konser
musik, baik dengan artis lokal maupun mancanegara saat ini bukanlah hal yang asing lagi. Event
organizer bahkan tak hanya merancang acara dan tempat, tapi juga ikut andil dalam proses
“melamar” sang artis untuk tampil pada acara konser tersebut. Mendiskusikan tempat, tanggal,
desain panggung hingga kebutuhan sang artis adalah sebagian kecil gambaran daftar pekerjaan EO
di bidang musik ini. Tidak hanya itu, event organizer juga turut serta dalam mencari mitra,
sponsor, dan media partner agar acaranya terkenal dan sukses.
3. Pesta pernikahan
Acara Pernikahan adalah saat terpenting bagi tiap insan. Hari dimana saat kedua insan mengikat
janji setia selamanya tentunya harus dirayakan dengan spesial dan indah. Oleh karenanya, event
organizer atau terkadang dalam hal ini kerap juga disebut dengan wedding organizer, merancang
segalanya dari ujung kepala hingga ujung kaki pengantin. Acara pernikahan sederhana maupun
mewah dapat diwujudkan oleh para wedding organizer ini. Semakin terkenal dan profesional,
 semakin mahal pula uang yang dikeluarkan, namun itu rasanya tak sebanding dengan momen
indah yang didapatkan bukan.
4. Pesta ulang tahun
Ulang tahun juga merupakan acara penting dan bahagia dalam hidup setiap insan, terutama saat-
saat usia istimewa, seperti 17 tahun, atau bahkan ulang tahun pertama si kecil. Tidak hanya itu,
perayaan ulang tahun pernikahan, atau ulang tahun perusahaan tentulah harus dirayakan dengan
meriah dan spesial. Oleh karenanya, event organizer memegang peranan penting dalam
keseluruhan acara. Pesta ulang tahun dengan tema unik dan menarik menjadi sebuah keharusan
atau daya tarik untuk menambah kemeriahan pesta tersebut.
5. Acara pertemuan keluarga
Acara dimana para anggota keluarga besar berkumpul bersama tentunya akan menjadi hari yang
membahagiakan. Tidak hanya keluarga, tetapi acara kumpul bersama anggota komunitas atau
perusahaan juga dibutuhkan dalam rangka mempererat hubungan kekeluargaan para anggota dan
karyawan. Bahkan tak jarang ada acara reuni yang turut mengundang keluarga para karyawan
untuk ikut datang memeriahkan suasana kumpulkumpul bersama. Event organizer pun hadir untuk
membantu mengatur acara mulai dari tempat, kegiatan, MC, dan sebagainya.
6. Peluncuran produk baru
Peluncuran sebuah produk membutuhkan sebuah kepanitiaan untuk mempromosikan dan
mengelola acara tersebut agar produk yang dikenalkan dapat disampaikan dengan tepat kepada
masyarakat. EO harus dengan tepat menentukan tanggal, dan lokasi agar acara tersebut ramai dan
sukses. Strategi dan cara pemasaran pun turut dirancang agar produk yang dikenalkan mendapat
banyak konsumen dan bahkan menjadi trend. Adanya diskon dan replika maskot juga dapat
dijadikan pertimbangan untuk menarik konsumen.
7. Seminar kepemimpinan
Event organizer juga kerap menyediakan jasa penyelenggaraan sebuah seminar, atau pelatihan
kepemimpinan yang banyak dibutuhkan perusahaan-perusahaan guna membekali karyawannya
modal kepemimpinan yang baik. Biasanya, EO sudah mempunyai daftar paket yang siap
ditawarkan kepada para perusahaan yang ingin bekerja sama. Mulai dari pembicara, materi,
metode pelatihan semua ditangani oleh event organizer. Semakin terkenal pembicara pelatihan,
semakin mahal tarif pelatihannya.
8. Tour wisata
Penyelenggara tour wisata juga disebut sebagai event organizer karena mengatur keseluruhan
acara wisata. Semua sudah direncanakan oleh EO, mulai dari berangkat, kendaraan yang
digunakan, tempat-tempat yang dituju, penginapan, hingga konsumsi. Paket yang ditawarkan pun
bervariasi, sesuai dengan tempat tujuan, level pelayanan, atau lama perjalanan. Paket tersebut juga
disesuaikan dengan kuota yang disediakan dan promo yang berlangsung. Dengan adanya event
organizer tour wisata ini, memudahkan para pelanggan atau klien untuk menikmati liburan dengan
santai.
9. Seni dan budaya
Acara budaya dan Seni, seperti festival kebudayaan atau pementasan seni saat ini berkembang
pesat. Festival kebudayaan menjadi hal yang sangat diminati oleh berbagai kalangan karena
memberikan sesuatu yang berbeda dengan aktivitas sehari-hari. Acara seni seperti pertunjukan alat
musik, tarian,pameran lukisan, atau pameran seni lainnya, juga banyak diminati oleh pecinta seni.
Dalam mewujudkan acara tersebut, tentu membutuhkan tim event organizer untuk membuat acara
tersebut berjalan dengan sukses.

Event organizer, sesuai dengan arti namanya adalah pengelola atau pembuat acara. Terkadang ada
event organizer yang memfokuskan bidangnya untuk mengelola sebuah acara khusus seperti wedding
organizer, atau EO di bidang musik. Biasanya, semakin terkenal EO tersebut, semakin mahal tarif
yang dikenakan untuk menyewa jasanya. Namun itu sesuai untuk menghadirkan kepuasan dalam
moment spesial bukan. Demikian artikel tentang macam-macam event organizer. Semoga bermanfaat
bagi para pembaca khususnya bagi pembaca yang ingin mengadakan acara penting yang
membutuhkan jasa EO. Sekian dan terimakasih.
Tahapan Dalam Pelaksanaan Sebuah Event

Event Organizer (EO) adalah melulu tentang teamwork. Tidak ada ceritanya sebuah event bisa
berjalan dengan satu orang individu. EO terdiri dari banyak divisi dan bagian kerja yang memiliki
permasalahan kompleks dan membutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk tujuan
yang sama. Yaitu keberhasilan sebuah event, tidak peduli apakah itu event skala besar atau kecil.
Dalam menghadapi sebuah event, umumnya akan terbagi dalam tiga tahapan, yaitu :
1. Pra Produksi (Planning)
Merupakan bagian penentu kelancaran operasional saat produksi. Pra produksi beres dan bagus,
maka produksi akan semakin ringan. Jika masih ada permasalahan yang belum beres akan
mengganggu jalannya produksi. Tidak ada kesuksesan tanpa perencanaan dan persiapan.
Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan
kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari
membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal.
Tahapan dalam fase ini bisa saja terdiri dari :
 Menerjemahkan ide menjadi sebuah konsep
 Pembentukan tim dan pembagian kerja/tugas masing-masing
 Penyusunan konsep kreatif, budgeting, rundown, talent, artistik & desain
 Penentuan/survey/observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi,
dokumentasi, target pasar, audience dan lain-lain.
 Produksi material promosi, publikasi, dan sosialisasi event
 Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing dan lain-lain
 Dan lain-lain
2. Produksi ( Excecution)
Dalam tahapan ini kinerja sebuah EO akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak. Koordinasi antar
bagian harus benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa didukung dengan persiapan pada Pra
Produksi yang matang. Namun kadangkala apa yang direncanakan dalam Pra produksi seringkali
berbeda dengan apa yang dihadapi. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang
berjalan. Sehingga membutuhkan kepekaan dalam improvisasi serta koordinasi lebih lagi.
Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut
teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan
masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya
(untuk EO kita, klien maupun audience).
Bekerja di dunia EO adalah menjual jasa, karena itu tahap eksekusi event adalah etalase, tempat
memajang barang dagangan (jasa) agar dilirik orang kemudian orang tersebut membeli. Banyak
pemilik produk, calon-calon klien maupun sponsor, penonton dan bahkan EO lain yang notabene
kompetitor kita sendiri yang melakukan penilaian terhadap EO kita. Penilaian baik tidaknya
sebuah EO bisa dilihat dari kinerja EO tersebut saat menggelar event atau dalam tahap eksekusi.
Ketika terlihat EO bekerja rapi, event berjalan lancar dan sukses, kesempatan untuk mendapatkan
proyek event lainnya akan datang dengan sendirinya.
Keberhasilan event ini bisa saja diukur dari :
 Kesiapan semua talent dan pengisi acara
 Kesiapan perlengkapan dan property penunjang
 Kesiapan pengamanan dan keamanan
 Kesiapan semua kru, seperti : show director, stage manager, stage crew, runner, sound
engineer, ligthingman dan bagian-bagian yang lain.
 Running event digelar sesuai rundown
 Respon audience dan atau impact yang didapat
 Sesuaikah dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan
 Dan lain-lain
3. Pasca Produksi (Reporting)
Tahap ini adalah tahap dimana EO mempertanggungjawabkan pekerjaannya secara tertulis.
Pekerjaan apa saja yang menjadi tanggung jawab EO dilaporkan kepada klien/pemberi kerja atau
pihak-pihak lain yang terkait disertai evaluasidan dilengkapi dokumentasi, apapun dan
 bagaimanapun sebuah event itu berjalan, apakah sukses atau gagal tetap harus di pertanggung
jawabkan. Aktivitas dalam fase ini bisa saja meliputi :
 Evaluasi event
 Penyusunan laporan
 Pengajuan invoice

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mengenal EO (event organizer)

Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai EO adalah pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir
Acara). Setiap kegiatan yang diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua
belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini
tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material. Bentuk sebuah EO sendiri
sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun
dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di
lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun
sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.

EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA

Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang
menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang
bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah
Event Organizer. Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah
pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan
kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya,
di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri. Di sini yang
membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (inhouse production) dan event
organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut.
Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas
orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah
pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan
tetap berlangsung.

TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT

Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras
yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa
tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
1. Konsep yang menarik dan kreatif
2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang significant

1. Konsep Yang Menarik Dan Kreatif

Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di
lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita
harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus
berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu
yang belum pernah di bayangkan orang. Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah Event
Organizer harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas
acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri.
Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat.

2. Proses Tahapan Pembuatan Event :

1. Mencari konsep yang kreatif.
2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
 3. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4. Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran),
kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan
proposal.
6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung
lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9. Melakukan kontrak kepada semua pihak
[Link] technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
[Link] diperlukan melakukan konferensi pers
[Link] publikasi
[Link] sesuai dengan kebutuhan
[Link] melakukan loading dan akhirnya eksekusi

3. Eksekusi Event Yang Significant :

1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event
tersebut, misalnya stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll.
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi,
dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik

Catatan Tambahan dari Kepompong Pijar:

Penyelenggara Acara (EO) dan Pelaksana Acara (team EO) Penyelenggara Acara (EO) adalah jasa
penyelenggara sebuah acara. Misalnya seminar, perkawinan, ulang tahun, rapat tahunan, dsb. Setiap
penyelenggara acara biasanya menunjuk team pelaksana acara. Penyelenggara Acara ditunjuk oleh
klien untuk keperluan keseluruhan acara. Penyelenggara acara membentuk team kecil untuk
kelancaran acara. Tugas Penyelenggara acara adalah membantu kliennya (client) untuk dapat
menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya, jarak
klien dengan lokasi acara atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga
dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus
daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, “EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer” ditulis oleh professional
Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi
sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna
mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga
evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat
acara.”Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang
sebuah EO dengan teamnya. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, pertemuan penting
dan rutin sebelum diadakannya acara pada hari H adalah wujud professional kerja EO tentu
memerlukan keseriusan yang matang. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana, maka
waktu persiapan juga sangat menentukan, lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar
kecilnya sebuah acara. Melalui konsep yang baik tentunya turut merperlancar dan mensuksesan suatu
acara. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara.
Dalam membuat konsep Event Organizer dibagi menjadi tiga bagian:
1. Konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang
bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja Event Organizernya
2. Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasikan kepada
klien (perusahaan), dan hasil kesepakatan akan menunjuk EO kapan mulai bergerak.
 3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana
acara itu akan dibuat. Event Organizer Terakhir dan yang paling urgent untuk
mengadakan suatu event organizer adalah budget, karena besar kecilnya budget
perusahaan sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget
perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika
dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari
dibuatnya acara tersebut. Keterbukaan dalam hal budget akan berpengaruh besar bagi
suksesnya sebuah acara/event. Arti event organizer kurang lebih mirip seperti arti seorang
teman yaitu sebagai partner untuk mengerjakan berbagai pekerjaan.

Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
 One Stop Service Agency
E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional
sekalipun.
 MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition)
E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
 Brand Activation
Adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka
peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi
langsung ke target marketnya.
 Musik dan Hiburan
E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
 Penyelenggara Pernikahan
E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
 Penyelenggara Ulang Tahun/Rapat/Seminar
 E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anakanak/seminar dan penguasaan
materi.
Team Pelaksana ditunjuk oleh EO melihat dari kegesitan, sistematis dan intensitas perkembangan
dalam hal dengan tetap dalam koridor pembagian tugas (penanggung jawab sub bidang tugas), antara
lain:
 Menentukan tempat/lokasi acara
 Menentukan undangan langsung maupun tak langsung (brosur)
 Tata ruang acara
 Perlengkapan acara
 Persiapan materi acara
 Catering
 Merchandise
 EO bertanggung jawab penuh atas keberhasilan/kegagalan sebuah acara.
 EO harus mempersiapkan sedikitnya 3 team pelaksana untuk menghindari kegagalan acara.
Komunikasi yang baik, jujur dan terbuka antara EO dan team pelaksana akan mendorong
berhasil/tidaknya sebuah acara.
Demikian, semoga bermanfaat.

Event Organizer
Suatu kelompok usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client untuk
mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep, perencanaan, persiapan,
eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu client mewujudkan tujuan yang
diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.

Orang Even Organizer harus bernyali besar

Menjalankan sebuah event tentu harus memiliki keberanian yang ekstra alias harus gede nyali.
Seorang EO harus berani menanggung resiko apapun terhadap sebuah acara yang ditangani. Misalnya
kita bertugas menyelenggarakan sebuah event wisuda jurusan, dari mulai dekorasi, konsumsi,
dokumentasi, pengisi acara, dan prosesi acara kita adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam
mengelolanya. Acara tersebut harus berjalan dengan sukses, semua wisudawan, orang tua atau pihak
jurusan akan menaruh harapan besar terhadap acara kita. Bayangkan jika salah satu menjadi cacat,
misalnya hasil dokumentasi jelek atau sound system yang banyak noisenya, apa yang akan kita
lakukan? apakah kita sebagai EO akan melemparkan kesalahan kepada tim atau setan? bukankah
fotografer dan soundmannya kita yang milih? Bagaimana misalnya dengan event-event lain yang
sampai mempertanggung jawabkan nyawa, misalnya dalam sebuah acara outbound atau konser
musik? Disanalah dituntut nyali yang gede, skill yang mumpuni disertai dengan rasa tanggung jawab
yang besar sebagai seorang EO.

3E : Education, Entertainment & Exhibition

Ada beberapa jenis event yang dikerjakan oleh sebuah EO, baik itu event musik, launching produk,
seminar, pesta perkawinan, ulang tahun, pameran, pelantikan, event olah raga dan lain sebagainya.
Semua event pada dasarnya mengacu pada kegiatan Education, Entertainment & Exhibition. Sebuah
event harus mampu menghibur, memamerkan dan memiliki unsur mendidik. Education,
Entertainment & Exhibition selain sebagai sisipan dalam sebuah event, juga bisa berdiri sendiri
sebagai event.

Operasional Proses Pembuatan Event, terbagi tiga tahapan:

1. Tahap pra produksi (planning)
 Menjabarkan ide kreatif dan menuangkannya ke konsep
Ide kreatif atau gagasan awal sangat penting dari setiap anggota memberikan ide tersebut
untuk di tuangkan dalam suatu konsep yang kreatif dan menarik.
 Menuangkan konsep tersebut dalam rancangan tertulis
Setelah ide kreatif dari masing – masing personal di tuangkan dalam sebuah konsep,
konsep tersebut di buat pada suatu rancangan tertulis guna hasil dari ide kreatif atau
gagasan yang tertuang lebih matang dan siap untuk di promosikan atau di perlihatkan pada
stakeholder.
 Pembentukkan Tim serta Jobdesc
Setelah terbentuknya suatu konsep rancangan yang tertulis, proses berikutnya
pembentukkan Tim serta pembagian Jobdesc sangatlah penting, di sini kita dapat
menentukan masing – masing anggota tim untuk bekerja sesuai kemampuannya atau
kelebihannya, jangan sampai terjadi kesalahan penempatan Jobdesc.
 Promosikan konsep
Jika belum mempunyai stakholder, promosikan ide atau gagasan kreatif yang sudah
terancang dalam sebuah konsep yang menarik, agar mendapatkan pemintat baik dari
stakeholder ataupun pihak sponsor yang tertarik dengan konsep yang sudah dituangkan
pada rancangan tulisan.
 Observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi dll.
Setelah tim terbentuk dan masing – masing telah di berikan jobdesc, maka proses
berikutnya observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, transportasi, dan sebagainya. Ini
sangat perlu di lakukan sebelum masuk pada tahap produksi, pihak event organizer harus
observasi terlebih dahulu guna mengetahui apa saja kendala atau pun yang harus di
persiapkan nanti pada saat produksi berlangsung, biar konsep yang tertuang tadi terlihat
menarik dan memuaskan stakholder.
 Menentukan pihak – pihak yang terlibat (pengisi acara)
Pihak Event Organizer berhak menentukan para pihak – pihak yang mengisi acara sesuai
dengan konsep yang mereka buat, karena jika salah menetukan pengisi acara dalam suatu
produksi sangat fatal akibatnya dan kemungkinan pihak stakholder akan kecewa karena
tidak sesuai dengan konsep.
 Konfirmasi pada pihak – pihak yang terlibat
 Sebelum masuk pada proses produksi, pihak Event Organizer harus memastikan dan
mengkonfirmasikan pada pihak – pihak yang terlibat dalam acara tersebut, ini dikarenakan
jika ada pembatalan kontrak kerja dengan pihak – pihak yang sebelumnya sudah di
 tentukan maka Event Organizer dapat mencari penggantinya sebelum acara produksi
berjalan.
 Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, dll
 Setelah semuanya rampung, maka proses selanjutnya adalah perjanjian dari segi
administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, pengisi acara, keamanan, dll. Perjanjian
ini di maksudkan agar kontrak kerja yang telah di sepakati di kedua belah pihak tidak ada
pengingkaran kontrak atau penyelewengan kontrak kerja sama.
 Membuat Run Down Acara
Hal ini wajib di lakukan, karena run down atau susunan acara harus di buat sesuai konsep
yang sudah di rancang agar hasilnya memuaskan.

2. Tahap Produksi
 Teknikal Meeting dengan seluruh pengisi acara
Sebelum memulai produksi, sebaiknya melakukan teknikal meeting terlebih dahulu, guna
untuk lebih mempersiapkan segala sesuatunya pada saat produksi berlangsung.
 Teknikal Meeting dengan seluruh kru yang bekerja
Sebelum memulai produksi, sebaiknya teknikal meeting dahulu dengan seluruh kru untuk
lebih mempersiapkan segala sesuatu dan berdo’a bersama demi kelancaran produksi nanti.
 Mempertanyakan kesiapan pada pihak keamanan
Pihak event organizer wajib menanyakan kesiapan pihak keamanan sebelum beberapa saat
produksi akan di laksanakan, dan meminta pada pihak keamanan untuk lebih mengontrol
keamanan agar produksi berjalan sukses sesuai rencana dan hasilnya memuaskan.
 Proses event digelar sesuai rundown
Proses event yang berlangsug sesuai dengan konsep dan run down yang di persiapkan
secara matang.

3. Tahap Pasca Produksi

 Evaluasi
Setelah produksi selesai sebaiknya tim melakukan evaluasi dari keseluruhan acara guna
memperbaiki kinerja kerja tim pada saat kontrak atau produksi yang lainnya. Hal ini
sebagai motivasi buat keseluruh tim guna meningkatkan ide yang lebih kreatif dan
imajinatif dalam menghasilkan sebuah karya.
 Pembuatan laporan
Pembuatan laporan akhir ini guna mengetahui keseluruhan dari produksi yang telah
berjalan, untuk di serahkan pada stakholder.

Keuntungan menggunakan Event Organizer

1. Penyelenggara acara lebih santai, sehingga bisa fokus pada kegiatan utama.
2. Panitia yang bekerja dan menyiapkan acara berasal dari kalangan profesional sehingga sudah
terbiasa dan teliti.
3. Adanya kemudahan dalam sistem pertanggung jawaban dan koordinasi serta komunikasi dari
masing-masing bagian.
4. Setelah acara selesai, penyelenggara bisa langsung istirahat atau beraktivitas dan tidak perlu
repot untuk membereskan berbagai perlengkapan acara.
5. Acara bisa dikondisikan menjadi lebih menarik, dengan berbagai fasilitas pendukung yang
disediakan oleh EO, seperti hiburan, hiasan – hiasan, dekorasi dan sebagainya.

Kekurangan menggunakan Event Organizer

1. Biaya lebih tinggi.
2. Kemungkinan perbedaan ide acara antara penyelenggara acara dan EO. Hal ini terkait antara
anggaran yang disediakan penyelenggara dan dana yang diminta EO.
3. Lemahnya kontrol dari penyelenggara acara, akibat terlalu percaya secara berlebihan kepada
EO.
4. Kemungkinan putusnya kontrak secara sepihak mendekati hari H dengan berbagai alasan.
Sehingga penyelenggara yang tidak siap untuk menyelenggarakan acara tanpa EO menjadi
 bingung. Meskipun kemungkinan seperti ini jarang terjadi, namun harus tetap diwaspadai,
sehingga tidak merugikan bagi penyelenggara acara.

Contoh Kegiatan:
Dalam rangka menyambut Kemerdekaan Republik Indonesia ke-64, Light Communication Service
Event Management & Organizer akan menyelenggarakan kegiatan promosi investasi dan perdagangan
dengan thema “Mega Shopping”. Diharapkan melalui kegiatan ini dapat menambah wawasan
masyarakat Papua tentang teknologi & informasi, menumbuhkembangkan perekonomian di wilayah
Papua serta menjadi ajang promosi yang berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor dan juga
temu usaha antara pemerintah, pelaku bisnis dan masyarakat.

Maksud & Tujuan :

1. Memperkenalkan produk teknologi & informasi kepada masyarakat.
2. Menambah wawasan masyarakat Papua tentang teknologi & informasi.
3. Membuka wawasan berpikir masyarakat Papua, khususnya para pengusaha dan investor di
berbagai sektor teknologi & informasi.
4. Menumbuhkembangkan perekonomian para pengusaha dan pedagang di wilayah Papua.
5. Menjadi ajang promosi yang berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor.
6. Mempertemukan produsen, pedagang, investor dan pembeli pada satu tempat dan waktu yang
bersamaan dalam pameran ini.
7. Diharapkan melalui pameran ini pemerintah menjadi lebih peduli dan mendukung serta
memberikan fasilitas kepada para pengusaha, terutama putera daerah yang ada di Papua,
khususnya di Jayapura

Tempat & Waktu Pelaksanaan :

Tempat : Gedung Olah Raga Cenderawasih Jayapura
Tanggal : 1 s.d. 7 Agustus 2009
Waktu : Pkl. 09.00 s.d. 22.00 WIT

Profil Pengunjung :
1. Pejabat Pemerintah
2. Pengusaha, Profesional dan Eksekutif
3. Masyarakat pengguna produk - produk teknologi dan komoditi unggulan daerah berorientasi ekspor
4. Mahasiswa dan pelajar

Apa itu EVENT ORGANIZER??

DEFINISI
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan
(Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk memperoleh
keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan
berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi
kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production).
Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di
lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain
sebagainya.

EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA

Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang
menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang
bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah
Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu
suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal;
peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan
dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan
event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer
tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula
tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang
mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di
dalamnya akan tetap berlangsung.

TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT

Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan
konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan
sebuah event:
A. Konsep yang menarik dan kreatif
B. Proses tahapan pembuatan event
C. Eksekusi event yang significant

A. Konsep Yang Menarik Dan Kreatif

Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di
lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita
harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus
berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu
yang belum pernah di bayangkan orang. “Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus
memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi
alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah
semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event
Organizer).

B. Proses Tahapan Pembuatan Event

1. Mencari konsep yang kreatif.
2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4. Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran),
kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan
proposal.
6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung
lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9. Melakukan kontrak kepada semua pihak
[Link] technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
[Link] diperlukan melakukan konferensi pers
[Link] publikasi
[Link] sesuai dengan kebutuhan
[Link] melakukan loading dan akhirnya eksekusi

C. Eksekusi Event Yang Significant

1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event
tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll.
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir(padat).
4. Tepat waktu.
 5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik

Menjadi Training Event Organizer

Event Organizer sudah berkembang pesat di negeri kita. Dari yang bergerak di bidang pertunjukan
musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Di bidang
training juga dikenal profesi ini, biasa di sebut Training Event Organizer (TEO). Nah, tulisan ini
bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Training Event Organizer di tanah air,
kemampuan dasar apa agar sukses menjadi TEO, dan benefit apa saja yang kita akan dapatkan dengan
menggeluti profesi TEO ini. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.
Fungsi TEO ini dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan training berada di tengah. Dialah yang
mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor
Training (venue, catering, transportasi dll), media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya
sangat penting. Ibarat pembuluh darah di tubuh seperti itulah fungsi TEO. Melalui peran mereka,
sebuah proses belajar-mengajar training/seminar akan mewujud dengan lancar, menyenangkan dan
sukses. Keberadaannya sama pentingnya dengan seorang Trainer, Trainee dan materi training itu
sendiri. Bagaimana perkembangannya di Indonesia. Belum banyak TEO yang cukup dikenal luas
layaknya Java Musikindo (pertunjukan musik), atau Dyandra (pameran komputer, mobil). Kalau
boleh menyebut nama, yang rutin menyelenggarakan event training yaitu lembaga Inti Pesan. Mereka
sering mengiklankan event training/seminarnya di harian Kompas dengan mengambil satu topik
bahasan tertentu yang dikupas oleh 2-3 pembicara dalam satu hari.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi TEO ini? Usut punya usut biasanya
satu lembaga training atau seorang trainer independent kondang, sudah memiliki TEO sendiri. Nah,
fungsi ini memang bisa dipercayakan kepada 1-3 orang saja dengan pembidangan tugas. Namun tak
jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan ini (multi
tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tsb mensubkan lagi tugas ini ke TEO
‘murni’. Tapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri? Nah inilah peluang yang terbuka…
Ya, event traning memang boleh dikatakan belum sekomplek pertunjukan musik atau pameran yang
bisa menyedot puluhan ribu orang. Dengan memesan venue hotel atau ballroom yang representatif
dan kredible, biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan maupun
pelayanan sdm yang dibutuhkan. Benarkah sesederhana itu?
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang
berprofesi sebagai TEO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai (pemula). Seiring
dengan makin luas ruang lingkup dan kompleksitas training yang ditangani maka kemampuan yang
dibutuhkan pun semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi,
leadership dll. Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar tersebut,
dengan tujuan dapat menjadi fererensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk
menggeluti profesi Training Event Organizer, atau sebagai Staf Training di sebuah perusahaan
(pemula). Beberapa kemampuan dasar tsb adalah, sbb:
Kemampuan Tuntutan Tugas Situasi yang dihadapi
Analis Mampu mengidentifikasi persoalan, memilah-milah fakta/informasi, mengkaji, merumuskan
dan mencari alternatif-alternatif solusi TNA, Desain, Segmentasi peserta, memilih pengajar,
rekomendasi Sistematis Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara
bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training Mendesain training, merencanakan jadwal
pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk terselenggaranya training, menyampaikan
gagasan dalam TNA/On-stage Customer Oriented Sensitif terhadap situasi-situasi yang menuntut
gerak cepat karena ada kebutuhan customer untuk segera dilayani dengan tetap bersikap ramah Di
kelas: AC kurang dingin, minuman habis, situasi belajar membosankan, meja berantakan, spidol
habis, speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis dll Dinamis Memiliki image penampilan, cara
bertindak dan cara bicara yang bersemangat, cekatan, ekspresif, memiliki selera humor Menjadi MC,
ice breaker, energizer, pemimpin game, leadership situasional dll.
Up-date Knowledge/informasi Tuntutan untuk tahu dan memahami background Trainee dan
perusahaannya, menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi yang
menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet, diskusi) TNA,
Desain, Report, Rekomendasi Administratif Ini sangat penting. Karena hampir semua aspek pekerjaan
seorang EO training, selalu terkait dengan kemampuan yang satu ini Surat-menyurat, pendataan
peserta, record training, perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang dll.
Komunikatif Memiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang supel,
menyediakan waktu untuk ‘gaul’, mampu menuangkan ide pikiran dengan bahasa yang mudah
dipahami audience Menjadi MC di kelas, memimpin dan melakukan meeting TNA, mengendus
persoalan Trainee.
Satu lagi, bila Anda tertarik juga untuk bekerja sebagai praktisi training di perusahaan (Staf sd
Manajer Training) fungsi kerja sebagai TEO ini terus melekat, sekalipun customer yang dihadapi
adalah orang-orang internal perusahaan. Jadi kompetensinya sama saja dengan TEO public,
perbedaannya hanya di ruang lingkupnya saja, item pekerjaan hampir sama. Atau kalau Anda tertatik
menggeluti profesi ini mulai sekarang, berita gembiranya, prospeknya sangat bagus dan
menguntungkan. Selain belum banyak yang bermain di pasar ini, dengan Anda memiliki networking
bagus dengan para Trainer dan Perusahaan pengirim Trainee, Anda akan sukses di jalur karir ini bila
kekampuan-kemampuan tsb di atas sangat Anda kuasai. Tentu saja, mengenai profit, silahkan
disepakati dengan Trainer rekanan Anda. Ada yang menggunakan komposisi bagi hasil (pendapatan
dikurangi cost terus dibagi), atau ada juga model paket, misalnya training 3 jam, 1 hari, 2 hari, Trainer
sudah menentukan x rupiah, nah Anda tinggal cari marginnya. Atau yang lebih sip lagi, cari sponsor
yang mau mengcover sejumlah biaya training tsb. Wow menguntungkan khan? Satu lagi, bila
networking kita sudah bagus, tak jarang kompetensi ini kita bisa gunakan juga untuk kegiatan yang
bersifat amal atau sosial. Banyak Trainer yang bersedia untuk di ajak kegiatan semacam ini. Di sisi
lain masih sangat banyak lembaga, yayasan, panti asuhan, korban bencana yang membutuhkan
program training sosial ini. Tidak terhitung jumlahnya, seluas samudera.
Selain bisnis TEO sangat prospektif, kita tetap dapat menyalurkan niatan baik (ibadah+idealisme)
melalui kegiatan training-training sosial.
Jadi double benefit khan?

Menekuni Bisnis EO
Beberapa tips ringkas sebelum terjun dalam bisnis EO berikut ini:
1. Miliki spesifikasi tertentu. Jika sudah ditetapkan pelajari seluk beluknya secara mendalam. Di
jakarta sendiri kerap diadakan beberapa seminar tentang bagaimana mengelola sebuah EO.
Misalnya event music management, dsb. Sedangkan di Singapura sudah ada sekolah khusus
dengan pendidikan jurusan semacam ini.
2. Kumpulkan beberapa orang untuk membuat Team. Mereka inilah nantinya yang akan mengerjakan
beberapa tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Kalau music management organizer pekerjaannya
tentu tidak jauh dari musik, dst.
3. Atur acara dengan baik dan profesional. Buat roundown acara sedetail mungkin dan coba untuk di
visualisasikan dan lakukan gladiresik. Misalnya jika Anda melakukan dengan management artist
besar, butuh profesionalisme lebih tinggi.
4. Berikan sesuatu yang berberda. Jangan takut untuk membuat ide yang inovatif tapi bisa diterima
masyarakat. Sebisa mungkin hindari penawaran ide yang monoton.
5. Tentukan segmen yang akan dibidik. Apakah masyarakat umum, ataukah kelas tertentu seperti
kalangan menengah ke atas. Dan yang paling penting visi dan misi dari acara tersebut harus jelas.
6. Miliki jaringan / relasi. Misalnya saja dengan management artist, seperti music artist, music
agency, dsb. Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi
tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika
ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri.
7. Manajemen Emosi. Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara,
biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati dan miliki
kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini.
Desain Grafis Dalam Komunikasi
Design grafis adalah suatu bentuk komunikasi visual yang menggunakan teks dan atau gambar design
collection untuk menyampaikan informasi atau pesan. Seni vector design mencakup kemampuan
kognitif dan keterampilan termasuk tipografi, pengolahan gambar, dan page layout vector collection.
Desainer design collection untuk art design collection menata tampilan huruf art design dan ruang
komposisi art collection untuk menciptakan sebuah rancangan design promo yang efektif dan
komunikatif. Vector design grafis melingkupi segala bidang yang membutuhkan penerjemahan bahasa
verbal menjadi perancangan secara visual terhadap teks dalam vector collection dan art design
collection pada berbagai media publikasi guna menyampaikan pesan-pesan kepada komunikan
seefektif mungkin. Design grafis diterapkan dalam desain komunikasi dan fine art design. Seperti
jenis komunikasi lainnya, desain grafis dapat merujuk kepada proses pembuatan (mendesain) atau pun
produk yang dihasilkan (desain/rancangan). Design promo grafis pada awalnya diterapkan untuk
media-media statis, seperti buku, majalah, dan brosur. Sebagai tambahan, sejalan dengan
perkembangan zaman, desain grafis juga diterapkan dalam media elektronik - yang sering kali disebut
sebagai "desain interaktif" (interactive design), atau "desain multimedia" (multimedia design')
Prinsip dan unsur desain
Unsur dalam desain grafis sama seperti unsur dasar dalam disiplin desain art collection lainnya.
Unsur-unsur tersebut (termasuk shape, bentuk (form), tekstur, garis, ruang, dan warna) membentuk
prinsip-prinsip dasar desain visual. Prinsip-prinsip tersebut, seperti keseimbangan (balance), ritme
(rhythm), tekanan (emphasis), proporsi ("proportion") dan kesatuan (unity), kemudian membentuk
aspek struktural komposisi yang lebih luas.

Tips Jika Ingin Terjun Di Bidang EO

1. Mengelola Dengan Baik Dan Profesional
Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagian bagian
tersendiri. Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita bisa sodara sendiri, teman yang kita sudah
tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Kemudian menerapkan
“teamwork and leadership”. Bekerja di dunia EO adalah melulu tentang “teamwork”, tidak ada
sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork. Kelola dengan
baik tim anda. Bagaimana kita akan mengelola/mengorganisir sebuah event jika mengelola
perusahaan/tim sendiri saja tidak bisa.
2. Miliki Spesifikasi Tertentu.
Ada banyak segmen dalam event ini. Misalnya Exhibition Organizer, Wedding Organizer,
Marketing Communication Activity Organizer, MICE Organizer, Party Organizer dll. Jika sudah
ditetapkan, pelajari seluk beluknya. Jangan kemaruk. Fokuslah pada satu segmen. Jika ingin terjun
ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah
ada. Karena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari sanalah awal dari
ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event.
3. Negotiation And Lobbying
Anda harus punya kemampuan negosiasi dan melobi. Jika tidak bagaimana anda bisa meyakinkan
klien atau sponsor untuk menangani event mereka. Pendekatannya pun bisa secara intitusional
maupun personal.
4. Presentation Skill
Anda harus punya kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal. Setiap individu
mempunyai skill dan style yang berbeda-beda. Gunakan kemampuan anda dalam presentasi itu
untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka.
5. Ide Inovatif
Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa
mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang
menarik dan berbeda
6. Mempersiapkan Segala Sesuatunya
Tidak ada kesuksesan tanpa persiapan. Keberhasilan sebuah event sangant bergantung pada
persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor
 kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing
personal. Tentunya setelah konsep & project udah matang juga. Kemudian mempersiapkan budget
yang telah ditetapkan. Mempersiapkan hal-hal teknis dan non teknis tentunya tidak kalah penting.
Mengurus perijinan dengan pihak keamanan, pihak venue, vendor, dipenda jika menyangkut
materi promosi out door dll. Yang tetap penting adalah meeting, meeting dan meeting, koordinasi,
koordinasi dan koordinasi. Baik dengan teamwork maupun dengan pihak klien dan pihak lain yang
berhubungan dengan event tersebut. Jangankan tanpa persiapan, dengan persiapan yang matang
saja kadang masih ada kendala saat event berjalan.
7. Miliki Jaringan Relasi Sponsor.
Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak
menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika ini
dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri.
8. Memiliki Database
Dalam mengelola EO, memiliki database itu bisa berarti penting maknanya, misalkan database
obyek, sponsor atau klien. Gunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk mengumpulkan
database ini. Atau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika perlu. Teknologi sekarang
pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini, internet misalnya.
9. Manejemen Emosi.
Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan
bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan untuk
memanajemen emosi di saat-saat seperti ini. Karena terkadang permasalahan muncul saat event
sedang berjalan. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika
menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk
memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman
untuk semuanya (untuk EO anda, klien maupun audience). Jangan sampai rugi ya...
[Link] Oriented.
Utamakan kualitas dan bukan profit. Jika klien sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah EO,
maka di kesempatan lain, EO ini pun akan digunakan lagi jasanya. Selain itu, pihak lain yang telah
mendengar kelebihan EO ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru.
[Link] Juga Terjun Ke Kegiatan Sosial
Sesekali (sering juga ga masalah sih) adakan kegiatan yang bersifat sosial. Selain untuk mengasah
kepekaan sosial kita tentunya juga untuk beramal bukan.

Bagaimana Mempromosikan EO Anda

1. Membuat Data / Company Profile
Bentuk ini merupakan standar dengan mencantumkan secara lengkap wajar dari perusahaan yang
bersangkutan mulai dari nama, filosofi, visi&misi, moto, pelayanan, administrasi, struktur,
portfolio, dan data apa yang dianggap perlu untuk diketahui oleh klien.
2. Menjalin Relationship Dengan Siapapun
Setelah adanya Company Profile apa yang harus kita lakukan? Tentu saja mendistribusikannya ke
berbagai pihak yang kita rasa potensial untuk [Link] ke Perusahaan-perusahaan,
Institusi Pemerintah, Agensi/EO lain, vendor-vendor. Bisa juga diberikan kepada orang yang
punya pengaruh kuat.
3. Promosi Out Door
Promosi bentuk ini dengan menggunakan sarana seperti flyer, spanduk, billboard dan
semacamnya. Dibuat se-efisien mungkin dengan menerakan nama-alamat serta misi serta motto
secara jelas.
4. Event & Entertainment
Menyelenggarkan event/kegiatan yang dapat mengundang banyak massa. Keberhasilan sebuah
event akan merupakan kredit point dimata para calon klien kita.
5. Menggunakan Jaringan Internet
Website bertujuan untuk mempermudah konsumen / pengguna jasa EO mendapatkan informasi
mengenai EO dan kegiatan promosi pun menjadi lebih mudah dan cepat sehingga kita tidak lagi
ketinggalan informasi. Dengan adanya website diharapkan para pengguna jasa EO mudah
memahami dan interaktif dalam memperkenalkan dan mempromosikan sebuah Event Organizer
 serta dibuat untuk menutupi kelemahan dari penggunaan media cetak seperti brosur, majalah
sehingga dapat mengurangi biaya promosi. Bentuk ini merupakan trend paling akhir yang
digunakan untuk berpromosi. Melalui sarana internet dapat dengan mudah mengakses pihak mana
yang dikehendaki. Begitu pula sebaliknya.

Event Organizer: Mempermudah Segala Kegiatan

Untuk menyiapkan sebuah acara (event), dibutuhkan serangkaian tahapan. Mulai dari perencanaan,
persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan itu sendiri dari awal sampai akhir. Bagi awam,
ini adalah pekerjaan yang memusingkan dan menuntut kerjasama sebuah tim.
Sebelum menggelar sebuah acara, untuk tingkat kelurahan saja misalnya, pastinya akan dibentuk
semacam panitia. Panitia ini adalah sebuah tim yang terdiri dari sekelompok orang dengan pembagian
tugas masing-masing agar seluruh rangkaian acara atau kegiatan itu bisa terselenggara. Sukses
tidaknya acara itu, tergantung penuh pada kesiapan, koordinasi dan kinerja panitia. Jika tidak, pastilah
acara akan berantakan.
Nah, kebutuhan sebuah pengorganisasian yang matang dalam mempersiapkan dan menggelar sebuah
acara ini menjadi peluang dalam bisnis jasa. Bukanlah hal baru jika di banyak kota, khususnya kota
besar, sudah muncul dan berkembang beberapa jasa "panitia" yang bisa mengorganisir berbagai
macam acara dan kegiatan. Perusahaan yang menawarkan jasa seperti ini dikenal sebagai “event
organizer”.
Event organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan, merupakan usaha yang dilakukan untuk
mempermudah perwujudan ide atau rencana menggelar sebuah event. Event ini meliputi kegiatan-
kegiatan seperti penyelenggaraan pameran, pameran konvensi, pagelaran musik, pesta, seminar,
peluncuran produk, konferensi pers dan kegiatan lainnya, bisa disesuaikan dengan permintaan dari
pengguna jasa event organizer atau inisiatif event organizer sendiri.
Bentuk pemanfaatan event organizer juga beragam, misalnya untuk memastikan terselenggaranya
acara talk show, penarikan undian, fashion show, ajang lomba dan sejenisnya atau kegiatan-kegiatan
yang mendukung terselenggaranya suatu kegiatan, baik sebelum, sesudah atau pada saat
terselenggaranya kegiatan. Misalnya seperti pemesanan gedung, penyediaan ruangan, persiapan
interior, penyediaan sound system, penyediaan penari latar dan sebagainya.
Perkembangan dunia usaha di Indonesia pasca badai krisis ekonomi yang melanda negara ini sekitar
tahun 1998, lambat laun mulai menunjukkan ke arah yang menggembirakan. Hal ini dibuktikan
dengan banyaknya bermunculan segala bentuk perusahaan, baik itu skala kecil maupun besar, mulai
dari perusahaan makanan, tansportasi hingga perusahaan jasa, termasuk juga event organizer.

Event organizer atau lebih dikenal dengan sebutan EO adalah sebuah lembaga penyelenggara kegiatan
hiburan atau pameran, yang dalam pekerjaannya dibantu oleh stage manager (manajer panggung),
koreografer, stage crew (kru panggung), teknisi dan unsur pendukung lainnya.
Banyaknya permintaan dari perusahaan untuk menangani kegiatan perhelatan mereka saat ini,
mendorong munculnya beragam lembaga yang bergerak di bidang event organizer. Kemudahan yang
ditawarkan oleh bermacam EO pun kini berubah menjadi semacam kebutuhan. Kapan saja sebuah
lembaga, perusahaan atau person menginginkan terselenggaranya sebuah acara, maka EO menjadi
solusi yang paling mudah. Dengan kata lain, EO memang bisa mempermudah segala kegiatan.
Kinerja EO yang profesional tentunya sangat membantu pengguna jasa untuk mewujudkan ide-ide
penyelenggaraan event secara kreatif. Lalu muncul ungkapan, buat apa susah-susah memikirkan
semua [xxx] bengek rumitnya acara, serahkan saja pada event organizer!

Sukses Acara Kreativitas dan Budget

Mewujudkan kesuksesan sebuah acara merupakan sebuah kerja keras dan dibutuhkan konsep yang
benar-benar matang. Tanpa adanya konsep yang jelas dan terarah, tentu saja acara tidak bisa
berlangsung dengan sukses. Oleh karena itulah EO harus mampu mengarahkan klien (pengguna jasa)
agar acara yang direncanakan jelas arahnya. Pemaparan konsep harus diajukan sejelas mungkin.
Bahkan bila perlu, konsep tadi dilengkapi dengan gambar-gambar bergerak seperti animasi, bukan
hanya sekadar tulisan. Ini sangat membantu klien memperoleh gambaran yang jelas dan lengkap.
"Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin
membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat
membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat," terang
Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer ketika ditemui Global pekan lalu.
Konsep yang kreatif inilah yang menjadi andalan setiap EO dalam mencari klien. Biasanya pengguna
jasa EO yang paling potensial adalah instansi ataupun perusahaan. Dengan mengandalkan konsep
yang telah ditawarkan, setiap EO mencoba memberikan visi dan misi acara yang akan dibuat. Dengan
kata lain, EO harus mampu membuat sebuah acara yang sesuai dengan tema yang sudah ditentukan
kliennya. "Konsep dalam sebuah acara adalah sesuatu yang vital. Tidak mungkin dalam suatu acara
kita menggunakan konsep yang sama. Makanya, ide kreatif menjadi syarat utama dalam membuat
suatu acara. Apalagi kita menangani acara bukan hanya fokus pada satu acara saja, tetapi juga banyak
acara, kan tidak mungkin event management konsepnya sama dengan seminar," ungkap Johny S Tyo,
Direktur Pemasaran Expose The Integrated Marketing Communication.

Tergantung Budget
Membuat sebuah acara, tentu juga memerhatikan aspek kemampuan finansial sebuah perusahaan. Jika
perusahaan memang ingin membuat acara yang besar, tentu juga harus didukung dana yang besar
pula. Oleh karena itu, jangan memaksakan keinginan saja, artinya ingin membuat acara yang besar,
tetapi kemampuan budget perusahaan tidak mencukupi. "Semua tergantung dengan berapa budget dari
perusahaan. Kalau memang budgetnya besar, kita juga akan membuat acara tersebut sesuai dengan
yang diinginkan perusahaan," terang dr Julijamnasi, Direktur Mastermind. Ungkapan yang sama juga
diutarakan Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer. Menurut Williem, budget
perusahaan sangat mempengaruhi seberapa besar acara tersebut bisa dibuat. "Kita selalu
mengingatkan klien agar dalam membuat acara, kira-kira berapa budget yang sudah dipersiapkan
sebelumnya," ujarnya. Sementara itu di tempat terpisah, Johny S Tyo, Direktur Expose The Integrated
Marketing Communication mengiyakan pendapat Williem dan Juli. Bahkan menurutnya, kalau
memang budgetnya tidak memungkinkan, jangan terlalu dipaksakan. "Event harus
disesuaikan dengan budget perusahaan," tegasnya. Faktor yang membuat besarnya budget yang harus
dikeluarkan oleh perusahaan dalam melakukan kegiatan di antaranya disebabkan oleh tempat di mana
acara tersebut diadakan. "Biasanya kalau masalah tempat, kita memberikan pilihan indoor atau
outdoor. Yang paling mahal tentu saja outdoor. Seperti yang pernah kita lakukan, ada klien yang
pernikahannya minta tempatnya di lapangan golf. Maka kita harus menyewa lapangan golf tersebut,"
ungkap Rudi Kurnawan, Master of Ceremony Apple Advertising & Event Organizer. Selain itu,
peralatan yang digunakan dalam acara tersebut juga perlu mendapat perhatian khusus. Bahkan jika
perlu, peralatan dan perlengkapan harus didatangkan dari luar kota atau luar negeri. "Selain tempat,
yang membuat mahal adalah peralatan. Misalnya dalam pembuatan iklan televisi. Kadang kita harus
mendatangkan peralatan dari Jakarta, karena di Medan masih kurang," jelas Johny S Tyo. Kedua
faktor tersebut hanyalah beberapa dari banyak faktor yang menyebabkan perbedaan harga yang
ditawarkan oleh EO kepada klien. Oleh karena itu, harga rata-rata yang ditawarkan beberapa EO di
Medan bisa mencapai angka puluhan juta hingga ratusan juta.

Sinergi EO dan PR
Pesatnya perkembangan perekonomian saat ini meniupkan angin segar pada perkembangan bisnis.
Hal ini juga mengimbas pada keberadaan bisnis jasa, termasuk event organizer (EO). Bahkan EO
seolah menjadi partner baru dalam sebuah perusahaan. Setidaknya EO bisa membantu peran public
relation (PR) dalam sebuah perusahaan. Melalui penggunaan jasa EO ini, PR perusahaan tidak perlu
repot lagi dalam menangani urusan seperti melakukan promosi produk misalnya.
Hubungan sinergi antara event organizer dengan public relations (PR) adalah suatu kegiatan untuk
menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama dan kepercayaan. Pada gilirannya
akan mendapat dukungan dari pihak lain. PR sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda, yakni ke
luar dengan memberikan informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari khalayak.
Oleh sebab itu, PR dalam setiap lembaga/instansi/perusahaan merupakan suatu keharusan fungsional
dalam memperkenalkan kegiatan aktivitas kepada masyarakat (khalayak). PR dituntut untuk dapat
menjaga hubungan baik antara internal publik maupun eksternal publik. Mengadakan pelatihan
terhadap karyawan, seminar, publisitas serta advertising (periklanan) adalah sebagian dari sekian
banyak tugas yang harus dilakukan oleh PR. Untuk itu, PR harus benar-benar dapat menguasai
kondisi internal maupun eksternal perusahaan. Di sinilah peran dari EO dapat dimanfaatkan. Dengan
adanya EO inilah, peran PR sebagai pengonsep kegiatan dapat terbantu. "Sepertinya tidak ada kesan
tumpang tindih antara EO dengan PR. Bahkan dengan adanya EO, maka PR perusahaan lebih
terbantu, karena mereka dapat lebih konsen terhadap tugas-tugas internal ataupun eksternal lain,"
ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran Expose The Integrated Marketing Communication. Tidak
adanya tumpang tindih antara tugas PR dan EO juga diakui oleh dr Julijamnasi, Direktur Mastermind
Event Organizer. Menurut Juli, dengan adanya EO justru dapat membantu tugas dari PR. "Biasanya
PR itu mempromosikan. Tapi kalau EO, memadukan promosi dengan entertainment. Jadi dengan
begini tidak akan menambah beban maupun tugas dari PR, karena semua kegiatan promosi sudah
ditangani EO," paparnya. Keberadaan EO memang telah membina sebuah hubungan yang
menguntungkan dengan PR. Jika dulu PR dalam perusahaan masih sering merangkap menjadi EO,
namun dengan adanya EO profesional, tentu membuat PR lebih bisa menangani kondisi internal
maupun eksternal dengan lebih intens.

Sekilas Tentang Event Organizer

Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota besar lainnya,
dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft),
sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak-pihak yang berminat
mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar,
promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan
baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di
Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi
EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi
EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.
Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi, melayani,
men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll,
media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event
Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan
tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop, raker/rakernas dll.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini?
Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer
independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau
4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki
satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau
trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa
ditangani sendiri?. Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang
dibutuhkan atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu?
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang
berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya
ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga
semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.

Semua proses pemilihan pasti didasarkan pada suatu kriteria. Sebagai contoh, kriteria yang kita pakai
dalam memilih baju adalah warna dan modelnya. Selain itu ada kriteria harga dan ukuran. Lalu
kriteria apa yang akan kita pakai dalam memilih jasa event organizer ? Jawaban atas pertanyaan ini
bisa bermacam-macam menurut tiap-tiap orang. Ada yang menggunakan kriteria harga, ada juga yang
menggunakan kriteria prestige, dan ada juga yang menggunakan kriteria sistem kerja. Tetapi pada
kenyataanya, kebanyakan orang memilih event organizer karena rekomendasi dari teman, saudara,
klien, vendor atau siapapun yang bisa dipercaya.
Bagaimana dengan anda ? Kriteria apa yang akan anda pakai ?
Saran kami, sebaiknya pemilihan event organizer berdasarkan kriteria produk yang dijual EO dan
kebutuhan anda sebagai klien. Semua orang tahu kalau tugas - tugas EO adalah menkonsepkan suatu
acara, mengatur, dan melaksanakannya. Apakah ini yang dimaksud dengan produk event organizer ?
Betul, dan hal ini dalam pengertian sebuah EO adalah sistem kerja. Kriteria pertama yang harus anda
gunakan apabila menggunakan jasa EO. Bagaimana sistem kerjanya dalam merencanakan event anda.
Kriteria kedua, menggunakan jasa EO berarti anda menyewa orang untuk bekerja kepada anda.
Pertanyaan yang seharusnya anda tanyakan kepada EO adalah apa latar belakangnya dan event apa
saja yang telah dikerjakan event organizer itu. Terakhir, apa kebutuhan anda ? Model event seperti
apa yang anda inginkan ? Siapakah market target atau audience anda? Berapa budget yang anda
sediakan? Apa yang diinginkan oleh perusahaan atau intitusi anda di event nantinya dan target seperti
apa yang anda inginkan?
Sebagai kesimpulan kami, memang tidak mudah untuk memilih sebuah event organizer yang tepat
untuk kebutuhan anda. Tetapi beberapa kriteria di atas telah terbukti membantu banyak calon klien
kami untuk memilih event organizer yang tepat!

Membuat Proposal yang OK!

Membuat proposal sebuah event adalah membuat penawaran ide dan gagasan yang terkonsep atau
gambaran rinci tentang sebuah event yang akan diselenggarakan secara tertulis. Disinilah kita harus
bisa menjual gagasan semenarik mungkin karena proposal adalah ujung tombak yang digunakan
untuk presentasi dengan klien. sebelum menyusun propsal alangkah baiknya kita membuat kerangka
proposal event yang akan kita selenggarakan. Pembuatan kerangka proposal akan mempermudah
penyusunan, baik redaksional maupun tatannanya, selain itu juga akan meminimalisir kesalahan atau
kekurangan penginputan data yang diperlukan untuk dicantumkan dalam proposal kita. Agar dapat
menyediakan informasi yang memadai sesuai kebutuhan calon sponsor, sebuah proposal harus
mengandung bagian-bagian beriku ini :
 Gambaran Umum
Gambaran umum memberi gambaran mengenai organisasi kita dan manfaat yang dapat kita
tawarkan kepada sponsor
 Rincian event
Lembar informasi yang berisi daftar tanggal, jam, lokasi, proyeksi jumlah dan profil pengunjung,
harga tiket, jumlah keanggotaan, dan sebagainya. Semuanya berkaitan dengan data kuantitatif,
informasi yang disediakan disini bervariasi, tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan.
 Anggaran
Pada saat menyususn anggaran, buatlah serealistis mungkin. hindari kesan Mark Up yang
berlebihan karena akan mencerminkan pribadi yang rakus. lebih baik realistis tapi manis, bukan?
 Rencana Pemasaran
Rencana pemasaran untuk event yang telah kita susun dicantumkan pada bagian ini. Rencana
tersebut menjelaskan bagaimana kita akan memasarkan event kita, nilai dari semua komponen
pemasaran, media yang akan kita gunakan dan rencana publikasi.
 Desire
Proposal selayaknya bisa mengugah calon sponsor untuk segera memanggil kita dan
membicarakan gagasan kita. Buat gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan yang langka, baru dan
unik. Tekankan pula bahwa gagasan tersebut harus segera diwujudkan, jika tidak gagasan tersebut
akan diwujudkan oleh produk kompetitornya, dan akan rugi kalau tidak segera merealisasikannya.
 Riset Pasar
Untuk mendapatkan sponsor, kita harus memiliki informasi menyeluruh mengenai pasar sasaran
kita, paling tidak profilnya siapa mereka, tingkat pendidikan dan pendapatan mereka, dimana
mereka tinggal dan sebagainya. Tentu ini diperoleh dari riset, jangan menggunakan istilah yang
umum dalam menggambarkan pasar kita. Ini menunjukan bahwa kita tidak tahu siapa pasar kita
yang sesungguhnya. Contoh istilah umum yang digunakan untuk menggambarkan pasar sasaran
adalah seperti “pencinta seni”, “pengunjung mall” atau masyarakat umum dan sebagainya.
 Paket Manfaat
Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dengan mengambil daftar
inventaris manfaat. Manfaat yang dicantumkan dalam daftar harus merupakan paket lengkap yang
sesuai untuk suatu calon sponsor tertentu, tetapi jangan mencantumkan semua manfaat yang ada
dalam daftar inventaris. Mengemas manfaat menjadi suatu paket yang customized untuk calon
sponsor tertentu sangatlah penting. Gunakan tanda untuk masing-masing manfaat, untuk
mempermudah pemahaman calon sponsor, kita juga dapat mengelompokan manfaat tersebut
kedalam kategori yang telah ditetapkan dalam daftar inventaris manfaat.
 Investasi
 Dalam bagian ini, kita harus merinci semua bentuk investasi yang dapat di kontribusikan oleh
sponsor. Investasi tersebut dapat berbentuk uang tunai, jasa atau barang, dukungan promosi yang
secara langsung menguntungkan EO kita. Dalam bagian ini kita harus memasukan batas tanggal
pelunasan pembayaran berikut insentif yang kita tawarkan Setelah calon sponsor yakin dengan
gagasn kita, kita tinggal menunggu tindakan mereka. Biasa jadi dalam satu minggu kita diminta
datang untuk melakukan brainstorming. Tetapi jika ternyata belum ada jawaban, tidak ada
salahnya kita yang action terlebih dahulu menanyakan kepastian pada mereka. Ada siasat jitu agar
proposal yang disampaikan dapat segera dibaca, antara lain dengan teknik pengiriman yang tepat,
misalnya melalui email atau facsimile, ada kecenderungan bahwa surat yang dikirim melalui
facsimile dianggap sangat penting dan mendesak. bisa juga dilakukan berupa paket yang bikin
heboh? Semua memang mesti dicoba.

Bagaimana Membuat Proposal Yang Baik

Peluang usaha yang ada saat ini sangat luas bila kita dapat melihatnya secara jeli. Ada pepetah yang
mengatakan jika peluang atau kesempatan itu tidak datang dua kali, oleh sebab itu kita harus dapat
memanfaatkan peluang tersebut secara bijaksana. Salah satu cara untuk mengambil peluang usaha
yang ada tersebut adalah dengan membuat perancanaan bisnis. Perencanaan bisnis dibuat agar kita
dapat melihat peluang yang ada tersebut dapat menghasilkan keuntungan atau tidak. Perencanaan
bisnis biasanya dituangkan dalam bentuk proposal bisnis. Proposal bisnis ini dapat berfungsi sebagai
alat dalam mencari rekan bisnis seperti investor, sponsor, atau pun sebagai sarana untuk meyakinkan
pihak klien terhadap jasa atau produk yang di tawarkan. Membuat proposal bisnis yang sukses harus
memiliki keterampilan yang khusus, tidak semua orang dapat membuat proposal bisnis dengan baik
dan benar serta menarik. Proposal bisnis yang kurang menarik biasanya kurang mendapat respon yang
baik dari investor ataupun pelanggan.
Dengan menyusun proposal bisnis dengan baik dan benar maka kita telah melakukan perencanaan
terhadap peluang bisnis akan kita jalani. Ada prolog dari David J. Schwartz yang mengatakan ”Jika
Anda Merencanakan Kegagalan, Itu Berarti Anda Merencanakan Untuk Gagal”

Proposal Event Organizer

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Event Organizer Istilah ini sekarang memang sangat popular, karena dunia EO di berbagai tempat
semakin berkembang. Bahkan, beberapa pihak telah menjadikannya sebagai profesi. Organizer
tidak jauh beda pengertiaannya dengan sebuah kepanitiaan. Mulai dari level rendah sampai pada
level tinggi. Tanpa sentuhan tangan EO, acara tersebut tidak dapat terwujud.
Bagi penulis hal ini belum begitu mengetahui isi dalammya, mungkin saja terdapat unsur yang lain
seperti prospek masa depan EO, bagaimana menghadapi risiko kerugian dan kegagalan suatu event
separti kenyataan yang ada kejadian di Asia Afrika Culture Center (AACC) Bandung. Yang
mangadakan konser 10 pengunjung tewas karena kelalaian panitia(EO).
Begitu luas lingkup kerja EO yang dapat menampung banyak tenaga kerja untuk menyusun
program sebuah event, mancari sponsor dan tentukan sendiri berapa penghasilan. Ini adalah kerja
besar yang sangat beresiko. Jika meleset kerugian siap menimpa dan rencanaharus benar-benar
matang.
1.2 Perumusan Masalah
1. Apakah manfaat adanya Event Organizer ?
2. Apakah perlu bimbingan dengan orang yang sudah berpengalaman tentang EO ?
3. Bagaimana mencapai sukses dalam EO ?
1.3 Tujuan Penelitian
1. Sangat bermanfaat sekali, karena siap menanti keuntungan yang tinggi di depan mata.
2. Mengetahui pentingnya bimbingan orang yang sudah berpengalaman di dunia EO.
3. Keberanian untuk mencoba dengan semangat tinggi adalah kunci pertama untuk meraih
masa depan sebagai EO.
 BAB 2
Kerangka Teoritik

2.1 Prospek Masa Depan EO

Menurut seorang pakar dalam Event Organizer Adrie Subono, sedikit dari promotor papan atas
dinegeri ini tentang masa depan EO. Melihat dari data yang ada, EO atau promotor besar di
Indonesia sangatlah sedikit. Padahal kalau kita lihat secar riil, hampir setiap hari kita selalu
mendengar atau terlibat dalam sebuah acara. Berbagai macam acara atau event selalu kita dengar
setiap hari. Semua acara itu adalah peluang bagi kita untuk mencoba manggarapnya. Peluang
pasar masih sangat terbuka. Keberanian kita untuk mencoba dengan semangat tinggi adalah
kunci pertama untuk meraih masa depan sebagai EO.
2.2 Kerangka Pemikiran
Menjadi promotor yang baik dan untuk mencapai kunci kesuksesan adalah mempunyai jiwa
semangat dan keberanian untuk mencoba menggarapnya. Awal kepanitian dibuat oleh keluarga
dahulu, tetangga, sahabat, sekolah dan kampus yang ada disekitar kita dapat dijadikan uji nyali
untuk mengemas dan mewujudkan kepuasan semua pihak. Untuk mencapai sebuah kesuksesan
suatu acara yang kita gelar, salah satu faktor terpenting adalah bagaimana acara itu tersusun.
2.3 Hipotesa
Untuk mencapai kesuksesan suatu acara, salah satu faktor terpenting adalah bagaimana acara itu
tersusun. Sebuah acara pada umumnya memerlukan apa yang biasa disebut “Puncak acara” atau
klimaks. Tanpa yang satu itu, acara bisa menjadi monoton, hambar atau tidak ada kesan apa pun
bagi penonton. Trik menyusun acara memang tidak ada acuannya secara baku, kepiawaian
menyusun acara dapat diperoleh melalui proses praktik langsung atau mengamati dengan
seksama berbagai acara yang ada dan melakukan berbagai analisis. Menyususn sebuah acara
adalah langkah akhir sebuah perjalanan panjang menggelar suatu event.

BAB 3
Metode
3.1 Metode Analisis Data
Pada penulis proposal ini penulis menggunakan analisis data yaitu penelitian perpustakaan
untuk memperoleh pengetahuan konsepsi dalam melihat permasalahan teori dan alamiah
bacaan literature dalam bentuk teks book, artikel serta bacaan lainnya yang berhubungan
dengan permasalahan yang dibahas.
3.2 Teknik Penarikan Sample
Terdapat di koran Warta Kota (Senin,11 Feb 2008) acara event yang gagal akibat kelalaian
panitia pelaksana yang membuat banyak orang dirugikan sampai-sampai 10 orang
meninggal dunia. Kelalaian panitia terletak dalam penjualan tiket yang berlebihan
dikarenakan tidak sesuai dengan tempat yang tersedia, dalam pengamanan sangat kurang
sekali, tidak adanya mobil ambulans dan tim kesehatan. Banyak yang meninggal
dikarenakan kekurangan oksigen.

BAB 4
PEMBAHASAN
Organizer, mempunyai ruang lingkup kerja yang luas sesuai jenis event yang ada dan
perkembangannya. Padahal organizer adalah sekolompok orang, yang terdiri dari tim pelaksana, tim
pekerja, tim produksi, dan tim manajemen yang melaksanakan tugas operasional suatu program acara
atau melakukan pengorganisasian untuk mewujudkan suatu program acara.
Begitu luasnya ruang lingkup EO, sebenarnya dapat menjadi suatu alternatif profesi yang dapat
menjadi suatu alternatif profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja. Cara kerja EO
mempunyai sistem pokok kerja yang sama dengan sistem kerja pada bidang pekerjaan yang lain.
Perbedaannya hanya pada tingkat klasifikasi program tersebut yang dapat diukur dari cakupan
wilayah kerja program, beban kerja, dana anggaran dan SDM yang terlibat.
Bicara soal EO adalah bicara tentang kerja sama dan kerja keras. Dimanapun kita bekerja ditempat
situlah kita akan menemukan dasar-dasar kerja secara teknis mengorganisir sebuah program maupun
acara. Pada Warta Kota (Senin, 11 Feb 2008) kegagalan pada EO kunci kesuksesan kedepannya
karena kegagalan awal menuju keseuksesan. Dengan adanya pengalaman berarti banyak belajar
artinya semua harus berawal dari bawah dan dari hal kecil termasuk dari pengalaman yang sudah
terjadi.

SEKILAS TENTANG EVENT ORGANIZER

Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota besar lainnya,
dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft),
sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak-pihak yang berminat
mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar,
promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan
baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di
Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi
EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi
EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut. Fungsi EO dalam mekanisme sebuah
penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak.
Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak terkait
lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk
sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training,
seminar, workshop, raker/rakernas dll.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah
ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer independent
kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja
dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk
menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang
tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?.
Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau
pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu?
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang
berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya
ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga
semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.

Seputar Event Organizer

Bersamaan dengan maraknya Event Organizer (EO) di berbagai daerah, secara alamiah terjadi
segmentasi EO. Ada EO yang mengkhususkan diri pada acara anak-anak, ada pula yang menjadi
spesialis dalam acara pernikahan atau kegiatan korporasi.
Tapi sebenarnya apa sih Event Organizer atau yang sering disebut EO itu? Event Organizer (EO)
adalah sebuah jasa yang bertujuan untuk mempermudah orang menyelenggarakan sebuah acara agar
ter-organize dengan baik dan lancar. Tapi nyatanya banyak yang hanya ikut-ikutan karena usaha
tersebut pada saat ini memberikan keuntungan yang besar.

Q : Bagaimana melihat kemampuan sebuah Event Organizer ?

A : Salah satu yang bisa dilihat adalah kemampuan Event Organizer mengantisipasi hal-hal yang sulit
yang kadang tak terduga. Misalnya urusan transportasi, hotel peserta bahkan kekurangan makan yang
mungkin sebelumnya tidak terpikirkan.

Q : Apakah segmentasi dibutuhkan dalam sebuah Event Organizer ?

A : Sebenarnya segmentasi itu tidak ada gunanya kalau Event Organizer tidak dikelola dengan benar.
Butuh kesungguhan dan proses waktu terlebih dahulu. Apabila akhirnya memiliki sebuah "nama" di
pasaran, segmentasi pun dapat dilakukan. Berarti tidak ada masalah kalau kita kemudian ingin
memasuki event - event lain ketika kita sudah punya nama karena yang dilihat nanti adalah dampak
dari upayanya. Di dalam konteks bisnis yang cukup kompleks seperti sekarang ini, orang dianjurkan
untuk ter-spesialisasi mungkin, se-mahir mungkin dan se-setia mungkin di bidang itu. Karena bisnis
itu membutuhkan orang yang melayani dengan sungguh-sungguh di satu bidang yang sangat
dikuasainya.

Q : Lalu bagaimana sebuah Event Organizer memiliki nama ?

A : Memasarkan nama (branding) merupakan suatu hasil dari proses alamiah. Dalam bisnis Event
Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan melayani orang lain daripada nama yang
dibangun melalui biaya iklan. Dengan demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi &
persistent adalah kata yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer.

Q : Bagaimana meningkatkan brand sebuah Event Organizer dengan lebih cepat?

A : Ada dua cara. Pertama, menunggu order untuk menyelenggarakan event yang dilaksanakan oleh
kontraktornya. Kedua, menciptakan event sendiri. Agar sebuah brand Event Organizer cepat terangkat
(meskipun tidak dijamin 100%) , menciptakan sebuah event sendiri akan jauh lebih cepat
meningkatkan brand sebuah Event Organizer dibandingkan hanya menunggu bola (kecuali sebuah
Event Organizer memang telah memiliki network yang luas). Seperti halnya Ravioli Event Organizer.
Pada awalnya kami mengadakan event dengan scope lebih kecil, seperti seminar, private party , dan
sebagainya.

Q : Apa syarat-syarat sebuah Event Organizer boleh dikatakan sebagai bisnisyang profesional ?
A : Event Organizer yang mendatangkan hasil bagi orang yang membutuhkan pengelolaan acara. Bisa
mendatangkan keuntungan atau setidaknya menciptakan citra yang baik. Pada prinsipnya Event
Organizer berfungsi mempermudah konsumen mewujudkan acara sesuai ide atau kebutuhannya.

Q : Apa yang perlu dicermati dalam memilih sebuah Event Organizer?

A : Dalam memilih sebuah Event Organizer ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama,
pastikan dulu kemampuan Event Organizer tersebut , seperti apakah Event Organizer tersebut
mengenal sekali cara-cara membuat orang ? terkenal, memiliki akses-akses ke tempat-tempat promosi
atau kapasitas-kapasitas promosi perusahaan yang baik. Apakah punya akses ke radio, TV atau koran
dengan baik. Kemudian apakah mereka punya akses yang baik ke hotel-hotel atau tempat-tempat
penyelenggaraan acara lainnya. Apakah mereka punya orang-orang yang berwenang dalam bidang
perijinan. Kedua, lihatlah cara pendekatannya, taste / seleranya, apakah mereka bisa mewakili citra
bisnis yang baik, apakah mereka berada pada level propinsi atau nasional. Banyak hal yang perlu
diperhatikan karena pemilihan suatu Event Organizer mempengaruhi citra perusahaan yang memakai
jasanya. Untuk membangun citra , selain profesionalisme dan integritas ,adalah kredibilitas , kualitas
yang terbuktikan karena pemakaian berulang-ulang .

MATERI TRAINING EVENT ORGANIZER

1. Introduction to event organizer management
 Mengenal berbagai jenis event yang ada dalam perusahaan
 Bagaimana style management event organizer
2. Merancang sebuah event
 Tema dan tujuan event, siapa yang terlibat,sumberdaya dan aksesnya, perijinan dan
penyusunan proposal planning
3. Teknik Pengelolaan Event
 Site surveying
 Logistics & budgeting ,
 Procurement and contract
 Cash flow management,
 Event Scheduling,
 Site design
 Technical Design
 Sound-system and Audio-visual production Lighting
 Safety and Security System
4. Post event and evaluation
5. Studi kasus dan praktek