Daniel Candra Nugraha/232020052

LO 18-1 Akun Dan Kelas Transaksi Dalam Siklus Akuisisi Dan Pembayaran

Tujuan keseluruhan dari audit atas siklus akuisisi dan pembayaran adalah
mengevaluasi apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa
serta pengeluaran kas bagi akuisisi tersebut disajikan secara wajar sesuai dengan
standar akuntansi.

Ada 3 klasifikasi transaksi dalam siklus ini :

1. Akuisisi barang dan jasa

2. Pengeluaran kas
3. Retur dan pengurangan pembelian serta diskon pembelian

Terdapat 10 akun yang termasuk dalam siklus akuisisi dan pembayaran dalam akun T pada
gambar 18-1. Akun pengendalian untuk tiga kategori biaya yang paling banyak digunakan oleh
[Link] setiap akun pengendalian, juga diberikan contoh untuk akun beban anak
perusahaannya perlu digarisbawahi bahwa akun dalam jumlah besar dipengaruh oleh siklus ini. Oleh
karenanya tidak mengherankan jika proses audit untuk siklus akuisisi dan pembayaran memakan
waktu yang lebih lama daripada siklus lainnya.
Gambar 18-1 menunjukkan bahwa setiap transaksi didebet atau dikredit ke
utang usaha. Karena banyak perusahaan melakukan akuisisi secara langsung dengan
menggunakan cek atau kas kecil (petty cash),maka gambar tersebut sangat sederhana. Kita asumsikan
bahwa akuisisi yang dilakukan secara tunai diproses dengan cara yang sama seperti yang dilakukan
dengan utang usaha.

LO 18-2 Fungsi Bisnis Dalam Siklus Serta Dokumen Dan Catatan Yang Terkait

Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan
untuk memperoleh barang serta jasa guna mengoperasikan suatu bisnis. Siklus ini
umumnya dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh karyawan yang
berwenang yang memerlukan barang dan jasa itu, lalu berakhir dengan pembayaran
utang usaha. Dalam pembahasan berikut, contoh perusahaan manufaktur kecil yang
membuat produk berwujud untuk dijual kepada pihak ketiga akan digunakan, tetapi
prinsip-prinsip yang dibahas di sini juga dapat diterapkan pada perusahaan jasa,
entitas pemerintahan, dan jenis organisasi lainnya

 Memproses Pesanan Pembelian

Permintaan akan barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi
siklus ini. Bentuk pasti dari permintaan itu dan persetujuan yang diperlukan tergantung pada
sifat barang dan jasa serta kebijakan perusahaan. Dokumen tersebut meliputi:

Permintaan pembelian (purchase requisition) digunakan

untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang. Hal ini dapat
berupa permintaan akuisisi seperti atas bahan oleh seorang mandor atau supervisor
ruang penyimpanan, perbaikan luar ruangan oleh personil kantor atau pabrik, atau
asuransi oleh wakil presiden direktur yang bertanggung jawab atas properti dan
peralatan. Perusahaan sering kali mengandalkan pemesanan kembali yang dispesifikasikan terlebih
dahulu dengan menggunakan komputer untuk memulai permintaan pembelian persediaan secara
otomatis.

Pesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen yang

digunakan untuk memesan barang dan jasa dari vendor. Pesanan tersebut mencakup
deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait mengenai barang serta jasa yang ingin
dibeli perusahaan dan sering kali digunakan untuk menunjukkan otorisasi akuisisi. Perusahaan sering
kali menyerahkan pesanan pembelian secara elektronik kepada vendor yang telah memiliki sistem
electronic data interchange (EDI).
 Menerima Barang dan Jasa
Penerimaan barang dan jasa dari vendor oleh perusahaan merupakan titik kritis
dari siklus karena merupakan saat di mana sebagian besar perusahaan mulai
mengakui akuisisi dan kewajiban terkait pada catatannya. Jika barang telah
diterima, pengendalian yang memadai akan mewajibkan dilakukannya pemeriksaan
atas deskripsi, kuantitas, kedatangan yang tepat waktu, dan kondisinya serta membuat laporan
penerimaan (receiving report). Laporan
penerimaan (receiving report) adalah kertas atau dokumen elektronik yang dibuat
pada saat barang diterima. Laporan tersebut mencantumkan deskripsi barang,
kuantitas yang diterima, tanggal diterima, dan data lainnya yang relevan.

 Mengakui Kewajiban
Pengakuan kewajiban yang tepat atas penerimaan barang dan jasa memerlukan
pencatatan yang tepat waktu dan akurat. Pencatatan awal akan mempengaruhi laporan
keuangan dan pengeluaran kas aktual; karena itu, perusahaan hams berhati-hati
mencantumkan semua transaksi akuisisi, hanya akuisisi yang dilakukan, dan pada
jumlah yang tepat.

Dokumen dan pencatatan pada umumnya meliputi :

1. Faktur vendor (vendor's invoice) adalah dokumen yang diterima dari vendor
dan menunjukkan jumlah yang terutang atas suatu akuisisi. Faktur
tersebut menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang serta jasa yang diterima,
harga (termasuk ongkos angkut), syarat diskon tunai, tanggal penagihan, dan
 total. Faktur vendor merupakan hal yang penting karena menunjukkan jumlah
yang tercatat dalam file transaksi akuisisi. Untuk perusahaan yang menggunakan
EDI, faktur vendor dikirimkan secara elektronik, yang akan mempengaruhi cara
auditor mengevaluasi bukti
2. Memo debet (debit memo) juga merupakan dokumen yang diterima dari vendor
dan menunjukkan pengurangan jumlah yang terutang kepada vendor akibat retur
barang atau pengurangan yang diberikan. Memo debet biasanya menggunakan
formulir yangs sama dengan faktur vendor, tetapi informasi didalamnya adalah
tentang pengurangan dalam utang dagang, bukan penambahan.
3. Voucher sering digunakan oleh perusahaan dalam menetapkan cara yang
formal untuk mencatat dan mengendalikan akuisisi, terutama dengan
memungkinkan setiap transaksi akuisisi diberi nomor urut. Voucher meliputi
sampul atau folder yang berisi dokumen dan paket dokumen yang relevan seperti
pesanan pembelian, salinan packing slip, laporan penerimaan, dan faktur vendor.
Setelah pembayaran dilakukan, salinan cek ditambahkan ke paket voucher.
4. File Transaksi Akuisisi Ini adalah file yang dibuat oleh komputer yang meliputi
semua transaksi akuisisi yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu
periode,
seperti satu hari, satu minggu, atau satu bulan. File ini berisi semua informasi
yang
dicantumkan ke dalam sistem dan meliputi informasi tentang setiap transaksi,
seperti nama vendor, tanggal, jumlah, klasifikasi akun atau klasifikasi, dan
deskripsi serta kuantitas barang dan jasa yang dibeli. File transaksi akuisisi juga
meliputi retur dan cadangan pembelian atau berkas terpisah untuk transaksi
tersebut. Informasi dalam file ini sangat bergantung pada kebutuhan perusahaan,
menggunakan bermacam-macam pencatatan, daftar atau laporan, seperti jurnal
akuisisi, file utama utang dagang, dan transaksi untuk saldo akun tertentu.
5. Jurnal akuisisi (acquisitions journal) atau listing, yang sering kali disebut
sebagai jurnal pembelian, umumnya dibuat dari file transaksi akuisisi dan
umumnya meliputi nama vendor, tanggal, jumlah, dan klasifikasi akun atau
klasifikasi setiap transaksi, seperti perbaikan dan pemeliharaan, persediaan, atau
utilitas. Jurnal tersebut juga mengidentifikasi apakah akuisisi dilakukan secara
tunai atau dengan utang usaha. Jurnal atau listing dapat mencakup setiap periode
waktu, yang biasanya sebulan. Jurnal atau listing meliputi total setiap jumlah
akun yang dicatat selama periode waktu tersebut. Transaksi yang sama dalam
jurnal ini juga di posting secara simultan ke buku besar dan jika termasuk utang,
maka dimasukkan dalam berkas utama utang dagang.
 6. File induk utang usaha (accounts payable masterfile) mencatat transaksi
akuisisi, pengeluaran kas, serta retur dan pengurangan akuisisi untuk setiap
vendor. File induk ini diperbaharui dari file transaksi akuisisi, retur dan
pengurangan, serta pengeluaran kas yang terkomputerisasi. Total setiap saldo
akun dalam file induk sama dengan total saldo utang usaha dalam buku besar
umum. Printout file induk utang usaha menunjukkan, per vendor, saldo awal
utang usaha, setiap akuisisi, retur dan pengurangan akuisisi, pengeluaran kas, dan
saldo akhir.
7. Neraca saldo utang usaha (accounts payable trial balance) mencantumkan
jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau dari setiap faktur atau voucher
pada suatu titik waktu. Neraca tersebut dibuat secara langsung dari file induk
utang usaha.
8. Laporan vendor (vendor's statement) adalah dokumen yang disiapkan setiap
bulan oleh vendor dan menunjukkan saldo awal, akuisisi, retur dan pengurangan,
pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir. Saldo dan aktivitas tersebut
merupakan representasi vendor atas transaksi yang dilakukan selama periode
berjalan, bukan klien. Keeuali untuk jumlah yang diperselisihkan dan perbedaan
waktu, file induk utang usaha klien harus sama dengan laporan vendor.

 Memproses dan Mencatat Pengeluaran Kas

Pembayaran atas pembelian barang dan jasa merupakan aktivitas yang signifikan
bagi sernua entitas. Aktivitas tersebut seeara langsung akan mengurangi saldo akun
kewajiban, terutama utang usaha.
3 Dokumen yang terkait dengan proses pengeluaran kas yang diperiksa oleh auditor :
1. Cek Dokumen ini umumnya digunakan untuk membayar akuisisi ketika
pembayaran sudah jatuh tempo. Sebagian besar perusahaan
menggunakan cek yang dibuat melalui komputer berdasarkan informasi
yang tereantum dalam file transaksi akuisisi pada saat barang dan jasa
diterima. Biasanya cek dibuat dalam format multisalinan, di mana yang
asli diberikan pada pihak yang dibayar (payee), satu salinan diarsipkan
dengan faktur vendor dan dokumen pendukung lainnya, dan yang lainnya
diarsip seeara numeris. Pada sebagian besar kasus, setiap cek dicatat
dalam file transaksi pengeluaran kas.
2. File Transaksi Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Transaction
File) Ini adalah file yang dibuat dengan komputer yang meneantumkan
semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh sistem akuntansi
selama suatu periode, seperti satu hari, satu minggu, atau satu bulan. File
 ini berisi jenis informasi yang sama seperti yang dibahas untuk file
transaksi akuisisi.
3. Jurnal atau Listing Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal or
Listing) Ini adalah listing atau laporan yang dibuat dari file transaksi
pengeluaran kas yang meneantumkan semua transaksi selama setiap
periode waktu. Transaksi yang sama, termasuk semua informasi yang
relevan, akan dicantumkan dalam file induk utang usaha dan buku besar
umum.