SIM 3

Sistem Informasi Di Dalam Perusahaan

Ada banyak cara menggunakan sistem informasi didalam bisnis dimana mereka
(pegawai, manajer) aktif didalamnya dan agar mereka dapat menentukan kinerja yang akan
mereka capai seperti memecahkan masalah bisnis dan melihat peluangnya. Dua hal yang
terlihat jelas mempengaruhi sistem informasi didalam organisasi adalah struktur organisasi
(Hirarki) dan fungsional. Kedua hal tersebut berdampak pada setiap pegawai dan manajer
mempunyai tanggung jawab, rentang kendali yang berbeda dan sistem informasi yang
digunakan juga berbeda. Agar sistem informasi menjadi lebih efektif maka sistem informasi
terbagi beberapa tipe informasi.
Pada bab ini hanya membahas 4 tipe sistem informasi yaitu : Transaksi Processing
System ( TPS ), Management Information System ( MIS ), Decision Support System ( DSS )
dan Executive Information System ( EIS ).

Transaksi Processing System( TPS )

TPS adalah sistem informasi yang memproses data yang berasal dari transaksi bisnis.
Transaksi adalah kejadian pertukaran misalnya antara produsen dan pelanggan, atau
distributor dengan pabrik dan merupakan bagian bisnis seperti penjualan, penjualan kredit
dan pembayaran. Contoh data transaksi adalah data yang didapat ketika terjadi transformasi
antara penjualan dan pelanggan dan orang penjualana harus mendapatkan data transfrom
tersebut. Misalnya produk apa yang terjual, berapa banyak, berapa harganya dan kapan
terjadinya yang selanjutnya data ini akan di proses. Data inilah yang menyebabkan terjadinya
tambahan transaksi seperti pemeriksaan kredit, pembayaran ke pelanggan dll, yang
mengakibatkan bertambahnya data.

Dua keuntungan dari TPS :

1. Banyak TPS digunakan sebagai batas antara organisasi dan lingkungannya. TPS akan
menyimpan data transaksi didalam database dan selanjutnya perusahaan dapat
melakukan analisa misalnya melihat produk apa yang paling laku, produk apa saja yang
kurang diminati. Sehingga dapat disimpulkan bila TPS tidak dapat bekerja dengan baik
maka organisasi akan gagal untuk mengetahui tentang kegiatan bisnisnya ataupun
lingkungan bisnisnya.

2. TPS merupakan penghasil informasi untuk tipe sistem informasi lainnya. Misalnya
fungsional akuntansi mengetahui berapa banyak uang yang harus dibayar ke supplier dll.
Karena TPS memegang relasi hubungan dengan lingkungannya. Ia adalah tempat dimana
manager dapat menilai kinerja organisasi, memberitahukan manager tentang hubungan
perusahaan dengan lingkungannya dan mendukung sistem informasi lainnya untuk
melayani manajemen dalam pengambilan keputusan.

Strategik TPS.
 TPS dapat merupakan strategik dalam meraih keunggulan bersaing didalam bisnis
sebagai contoh perusahaan dapat mengembangkan interorganisasi ( hubungan antar bagian di
organisasi ) dengan TPS. TPS dapat digunakan sebagai media pelayanan agar mereka puas
dengan pelayanan yang diberikan organisasi sehingga mengakibatkan mereka loyal terhadap
organisasi atau produk.

Siklus Proses Transaksi.

TPS adalah tempat mendapatkan dan memproses data yang ada dalam transaksi
bisnis. Hal ini dikarenakan data transaksi dapat merubah data didalam organisasi dan data di
database organisasi. Data transaksi ini akan menghasilkan bermacam – macam informasi
untuk internal dan eksternal.

Ciri – ciri TPS

Dari kegiatan proses transaksi maka TPS mempunyai ciri-ciri :
 Datanya rutin maka pola operasinya terstruktur
 Jelas sasaran maupun sumber daya yang diperlukan
 Menembus batas organisasi dan lingkungannya, misalnya pelayanan dari petugas
gudang.
 Merupakan sumber daya dari sistem informasi lainnya.
 Berada pada level operational didalam struktur organisasi.

Management Information System ( MIS )

MIS melayani fungsi level manajemen organisasi dengan memberi laporan – laporan
kepada manajemen dan dalam beberapa kasus menyediakan juga akses online. Biasanya SIM
menyajikan kejadian-kejadian internal bukan eksternal.

Tugas utama Sim adalah merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan

manajemen. Umumnya MIS tergantung pada data-data yang berasal dari sistem pemrosesan
transaksi sebagai sumber inputnya.

SIM merangkum dan menyusun laporan tentang kegiatan operasional perusahaan.

MIS dan TPS.

TPS adalah mengambil data dan mengoperasikan data yang berhubungan dengan
bisnis dari organisasi. Hubungan antara MIS dan TPS sangat penting. Banyak data yang
dibutuhkan untuk mendukung manajerial proses pengambilan keputusan dan data tersebut
didapat pada transaksi bisnis.

Manajemen Sistem Informasi ( MIS )

Alasan organisasi memproses data adalah untuk membantu membuat keputusan.
Proses informasi sebagai keputusan yang berorientasi pada data. Prosessing kadang-kadang
dikatakan juga penyediaan informasi kepada manajer yang harus memutuskan tindakan apa
yang harus diambil pada situasi tertentu. Prosessing informasi menggambarkan yang
disimpan saat proses transaksi terjadi dan digunakan untuk mengevaluasi alternatif-alternatif
dan memilih tindakan yang akan digunakan.

Meningkatkan pengelolaan pengambilan keputusan.

Perkembangan teknologi informasi telah memungkinkan pengambilan keputusan dapat
dilakukan dengan lebih cepat dan cermat. Kemampuan mengambil keputusan yang cepat dan
cermat akan menjadi kunci keberhasilan dalam persaingan global diwaktu mendatang.

Simon mengajukan model yang menggambarkan proses pengambilan keputusan. Proses ini
terdiri dari tiga fase :
• Intelligence. Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup
problematika serta proses pengenalan masalah. Data masukkan di peroleh, di proses
dan diuji dalam rangka mengidentifikasikan masalah.
• Design. Tahap ini merupakan proses menemukan, mengembangkan dan menganalisis
alternatif tindakan yang bisa dilakukan. Tahap ini meliputi proses untuk mengerti
masalah, menurunkan solusi dan menguji kelayakan solusi.
• Choice. Pada tahap ini dilakukan proses pemilihan diantara berbagai alternatif
tindakan yang mungkin dijalankan. Hasil pemilihan tersebut kemudian
diimplementasikan dalam proses pengambilan keputusan.

Meskipun implementasi termasuk tahap ketiga, namun ada beberapa pihak yang berpendapat
bahwa tahap ini perlu dipandang sebagai bagian yang terpisah guna menggambarkan
hubungan antar fase secara lebih komprehensife.

Decision Support System ( DSS )

DSS merupakan pengembangan lebih lanjut dari SIM terkomputerisasi yang dirancang
sedemikian rupa sehingga bersifat interaktif dengan pemakainya. Sifat Interaktif ini
dimaksudkan untuk memudahkan integrasi antara berbagai komponen dalam proses
pengambilan keputusan seperti prosedur, kebijakan, teknik analisis serta pengalaman dan
wawasan manajerial guna membentuk suatu kerangka keputusan yang bersifat fleksibel.

Sistem Informasi Executive ( EIS )

Para eksekutif sebagai perencanaan strategis perusahaan membutuhkan suatu sistem
informasi yang disebut dengan EIS, yang dapat menjawab kebutuhan mereka terhadap
informasi-informasi summary yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa merencanakan dan
mengambil keputusan yang tepat dan cepat demi kelangsungan dan perkembangan bisnis
perusahaan jangka panjang, apalagi dalam model kondisi ekonomi yang akan mengarah ke
globalisasi.
 EIS adalah suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja
keseluruhan perusahaan, dimana informasi tersebut dapat diambil dengan mudah dan dalam
berbagai tingkat rincian.

Menurut Turban, EIS adalah sistem informasi berbasiskan komputer yang menyajikan
informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif, dimana sistem ini menyediakan akses yang
cepat pada informasi yang tepat waktu dan akses langsung kepada laporan-laporan
manajemen.

Perbedaan SIM, DSS dan EIS.

EIS dirancang untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan
pemantauan terhadap perencanaan strategis perusahaan maupun untuk membantu dalam
melakukan perencanaan strategis dimasa yang akan datang.

MIS dirancang untuk menangani dan membantu manajer menengah dalam

menjalankan fungsi perencanaan pengendalian dan pengambilan keputusan dengan
menyampaikan laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik.

DSS dirancang untuk mendukung dan meningkatkan proses pengambilan keputusan.

Akan semakin banyak penggunaan komputer yang akan semakin mengenal DSS karena
sistem ini dikembangkan sebagai suatu alat bagi manajer tingkat menengah sampai bawah
dan analisis sistem. DSS ini dikembangkan untuk mendukung keputusan dari tingkat
menengah ke atas sedangkan EIS berkonsentrasi pada tingkat manajemen paling atas.