TUTORIAL EMPLOYEE SELF SERVICE SUNFISH:

1. Login Sunfish
Setelah membuka link ip yang diberikan, akan muncul halaman login sebagai berikut

Masukkan username dan password untuk dapat login ke sunfish.

Username : Username AD
Password : password AD

2. Halaman Portal
Setelah login, maka akan muncul tampilan sebagai berikut

Halaman ini adalah halaman utama dari sunfish

Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing modul yang dibuka untuk ESS.
3. MODUL EMPLOYEE
a. Employee Personal.
Modul ini berfungsi untuk menampilkan informasi personal dari karyawan. Caranya dengan
membuka menu Employee | Employee Personal. Setelah membuka modul tersebut, akan
muncul tampilan seperti dibawah.

Untuk memilih informasi yang ditampilkan, pilih dropdown display di sebelah kanan atas untuk
mengganti informasi yang ditampilkan ke user.
Ex. Untuk melihat No BPJS
b. Employee Data Changes
Modul ini berfungsi untuk mengajukan perubahan informasi personal dari karyawan. Caranya
dengan membuka menu Employee | Employee Data Changes | Employee Data Changes
Request History, seperti tampilan dibawah.

Setelah membuka modul tersebut, akan muncul tampilan seperti dibawah.

Cara mengajukan request adalah menekan link Employee Data Changes, di sebelah kiri. Setelah
di klik, akan muncul tampilan sebagai berikut.

Untuk mengubah informasi yang diajukan, ubah tipe Changes Type di sebelah kiri atas. Setelah
mengisi semua informasi yang diperlukan, klik Send to Approver di sebelah kiri bawah
Untuk approver
Agar Approver dapat meng-approve request perubahan data karyawan, dapat masuk ke modul
Employee | Employee Data Changes | Employee Data Changes Inbox, seperti tampilan di
bawah

Setelah diklik, akan muncul tampilan seperti di bawah.

Setelah nomor request diklik, akan muncul tampilan seperti di bawah

 Untuk melakukan approve / reject request, scroll pada bagian bawah, maka akan terdapat
pilihan sebagai berikut

Status yang dapat dipilih adalah sebagai berikut:

-New, tidak memberikan reply apa-apa
-Awaiting, memberikan status awaiting ke user yang mengajukan
-Approved, meng-approver request dari user yang bersangkutan. Apabila ada approver
selanjutnya, maka akan masuk ke inbox approver selanjutnya.
-Rejected, me-reject request dari user yang bersangkutan.
-Revising, menginformasikan kepada karyawan, agar merevisi isi dari pengajuan requestnya.

Kemudian klik Update.

Note :

1. Setiap melakukan update personal information yang berbentuk tanggal silahkan isi dengan
format mm/dd/yyyy ex. 02 januari 2020 maka diketik 01/02/2020
2. Pengisian nama Perguruan tinggi dari Ijazah terakhir silahkan diinput secara manual (jika tidak
ada dipilihan)
3. Education title jika disistem belum ada silahkan request ke HR team
4. Line of Business pada Job Experiences jika disystem belum ada silahkan request ke HR team

4. MODUL ATTENDANCE
a. Time Attendance | Today Attendance List, berfungsi untuk melihat absensi karyawan dan
subordinatenya pada hari tertentu

b. Time Attendance | Attendance History, berfungsi untuk melihat rentang absensi karyawan
tersebut pada periode tertentu
c. Time Attendance | Attendance Correction Request | Attendance Correction Request History
Berfungsi untuk mengajukan pembetulan absensi karyawan, dengan tampilan awal adalah
sebagai berikut.

Untuk membuat request baru, klik link Attendance Correction Form di sebelah kiri. Setelah di
klik, akan muncul halaman sebagai berikut.

Pilih rentang tanggal yang ingin diajukan pembetulan absensi, lalu klik view, maka akan muncul
tampilan seperti di bawah

Untuk mengisi atau membetulkan jam absensi, diisi pada kolom start Time dan End Time,
sesuai dengan jam masuk dan jam keluar, bila perlu, diisi alasannya. Lalu klik Send to Approver
Untuk approver:
Untuk approver, dapat masuk ke modul Time Attendance | Attendance Correction Request |
Attendance Correction Request Inbox. Setelah membuka modul tersebut, akan muncul
halaman seperti gambar di bawah.

Setelah itu, klik nomor request yang ingin di-approve. Setelah diklik, akan muncul tampilan
seperti gambar di bawah.

Untuk melakukan approve / reject request, scroll pada bagian bawah, maka akan terdapat
pilihan sebagai berikut

Status yang dapat dipilih adalah sebagai berikut:

-New, tidak memberikan reply apa-apa
-Awaiting, memberikan status awaiting ke user yang mengajukan
-Approved, meng-approver request dari user yang bersangkutan. Apabila ada approver
selanjutnya, maka akan masuk ke inbox approver selanjutnya.
-Rejected, me-reject request dari user yang bersangkutan.
-Revising, menginformasikan kepada karyawan, agar merevisi isi dari pengajuan requestnya.
Kemudian klik Update.

d. . Time Attendance | Leave | My Leave Request History

Berfungsi untuk mengajukan Annual Leave (Cuti yang memotong kuota), dengan tampilan
index seperti gambar di bawah.

Untuk membuat request baru, klik link Leave Request Form. Untuk melihat kuota leave balance,
klik Check Leave Balance
Apabila mengklik link Leave Request Form, akan muncul tampilan seperti di bawah
Untuk memilih lompat tanggal, dapat menggunakan fitur use calendar, seperti gambar di
bawah

Setelah mengisi semua informasi cuti yang diperlukan, klik Send to Approver di sebelah kiri
bawah. Maka akan muncul halaman seperti dibawah.

Untuk mengajukan kepada approver, klik Submit.

Untuk approver:
Agar atasan dapat meng-approve request yang diajukan oleh karyawan, dapat masuk ke modul
Time Attendance | Leave | Leave Request Inbox. Apabila masuk ke modul tersebut, maka
akan muncul tampilan index seperti halaman di bawah

Klik nomor request, untuk mengetahui tanggal dan informasi pengajuan cuti karyawan. Setelah
diklik, maka akan muncul informasi pengajuan cuti, seperti gambar di bawah.

Untuk melakukan approve / reject request, scroll pada bagian bawah, maka akan terdapat
pilihan sebagai berikut
Status yang dapat dipilih adalah sebagai berikut:
-New, tidak memberikan reply apa-apa
-Awaiting, memberikan status awaiting ke user yang mengajukan
-Approved, meng-approver request dari user yang bersangkutan. Apabila ada approver
selanjutnya, maka akan masuk ke inbox approver selanjutnya.
-Rejected, me-reject request dari user yang bersangkutan.
-Revising, menginformasikan kepada karyawan, agar merevisi isi dari pengajuan requestnya.

Kemudian klik Update.

e. Time Attendance | Permit | My Permit Request History

Untuk mengajukan cuti yang tidak memotong kuota, dapat masuk ke modul Time Attendance |
Permit | My Permit Request History, dengan tampilan halaman awal sebagai berikut

Klik Add New Permit Request, untuk mengajukan request permit. Setelah diklik, akan muncul
tampilan seperti dibawah.

Setelah memilih jenis permit dan pengajuan tanggalnya, klik Send to Approver untuk men-
submit request tersebut ke atasan.
Untuk approver:
Agar atasan dapat meng-approve request yang diajukan oleh karyawan, dapat masuk ke modul
Time Attendance | Permit | Permit Request Inbox. Apabila masuk ke modul tersebut, maka
akan muncul tampilan index seperti halaman di bawah

Klik nomor request, untuk mengetahui tanggal dan informasi pengajuan permit karyawan.
Setelah diklik, maka akan muncul informasi pengajuan permit, seperti gambar di bawah.

Untuk melakukan approve / reject request, scroll pada bagian bawah, maka akan terdapat
pilihan sebagai berikut

Status yang dapat dipilih adalah sebagai berikut:

-New, tidak memberikan reply apa-apa
-Awaiting, memberikan status awaiting ke user yang mengajukan
-Approved, meng-approver request dari user yang bersangkutan. Apabila ada approver
selanjutnya, maka akan masuk ke inbox approver selanjutnya.
-Rejected, me-reject request dari user yang bersangkutan.
-Revising, menginformasikan kepada karyawan, agar merevisi isi dari pengajuan requestnya.

Kemudian klik Update.

f. Time Attendance | Sickness | My Sickness Request History
Untuk mengajukan izin sakit, dapat masuk ke modul Time Attendance | Sickness | My Sickness
Request History, dengan tampilan halaman awal sebagai berikut

Klik Sickness Request Form, untuk mengajukan request sakit. Setelah diklik, akan muncul
tampilan seperti dibawah.

Setelah memilih tanggal sakit dan tipe disease, klik Send to Approver untuk men-submit request
tersebut ke atasan. Untuk File Attachment, digunakan untuk mengupload file PDF/JPG dari
surat sakit.
Untuk approver:
Agar atasan dapat meng-approve request yang diajukan oleh karyawan, dapat masuk ke modul
Time Attendance | Sickness | Sickness Request Inbox. Apabila masuk ke modul tersebut, maka
akan muncul tampilan index seperti halaman di bawah

Klik nomor request, untuk mengetahui tanggal dan informasi pengajuan sakit karyawan.
Setelah diklik, maka akan muncul informasi pengajuan sakit, seperti gambar di bawah.

Untuk melakukan approve / reject request, scroll pada bagian bawah, maka akan terdapat
pilihan sebagai berikut

Status yang dapat dipilih adalah sebagai berikut:

-New, tidak memberikan reply apa-apa
-Awaiting, memberikan status awaiting ke user yang mengajukan
-Approved, meng-approver request dari user yang bersangkutan. Apabila ada approver
selanjutnya, maka akan masuk ke inbox approver selanjutnya.
-Rejected, me-reject request dari user yang bersangkutan.
-Revising, menginformasikan kepada karyawan, agar merevisi isi dari pengajuan requestnya.
 Kemudian klik Update.

g. Time Attendance | Attendance Shift Schedule

Modul ini berfungsi agar admin dapat mengubah shift roster per hari dari karyawan, dengan
tampilan seperti gambar di bawah

5. MODUL PAYROLL
a. Payroll | My Salary History, berfungsi untuk melihat payslip karyawan secara self service

6. MODUL REIMBURSEMENT
a. Reimbursement | My Reimbursement Balance
Berfungsi untuk menampilkan balance reimbursement yang didapat oleh karyawan.
b. Reimbursement | Reimbursement Request | My Reimbursement Request History
Apabila karyawan ingin mengajukan reimbursement di sunfish, dapat masuk ke modul
Reimbursement | Reimbursement Request | My Reimbursement Request History, dengan
tampilan awal seperti di bawah.

Untuk mengajukan request baru, dapat mengklik link Request New Reimbursement. Setelah
diklik, akan muncul tampilan seperti dibawah.

Setelah mengisi Receipt Date dan Reimburse Cost, klik Button Send to Approver di bagian
bawah.
Khusus untuk pengajuan rawat inap, ada perbedaan cara pengisian, yaitu sebagai berikut.

Untuk pengajuan Rawat Inap, mengisi yang diberi tanda panah. Sistem akan mengkalkulasi
total pengeluaran dan ditampung di Reimburse Cost. Setelah itu, klik Button Send to Approver
di bagian bawah.

Untuk Approver
Untuk Approver meng-approver request reimbursement karyawan, dapat masuk ke modul
Reimbursement | Reimbursement Request | Reimbursement Request Inbox, dengan
tampilan awal seperti halaman di bawah
Klik nomor request, untuk mengetahui tanggal dan informasi pengajuan reimbursement
karyawan. Setelah diklik, maka akan muncul informasi pengajuan reimbursement, seperti
gambar di bawah.

Untuk melakukan approve / reject request, scroll pada bagian bawah, maka akan terdapat
pilihan sebagai berikut

Status yang dapat dipilih adalah sebagai berikut:

-New, tidak memberikan reply apa-apa
-Awaiting, memberikan status awaiting ke user yang mengajukan
-Approved, meng-approver request dari user yang bersangkutan. Apabila ada approver
selanjutnya, maka akan masuk ke inbox approver selanjutnya.
-Rejected, me-reject request dari user yang bersangkutan.
-Revising, menginformasikan kepada karyawan, agar merevisi isi dari pengajuan requestnya.
7. MODUL PERFORMANCE APPRAISAL
a. KPI Request
Karyawan dapat mengajukan poin-poin KPI yang akan menjadi penilaian pada suatu quarter
periode pada menu Performance Management | KPI Request | My KPI Request History,
dengan tampilan awal sebagai berikut

Untuk membuat request KPI baru, klik Add New KPI Request. Setelah diklik, akan muncul
tampilan seperti di bawah.

Setelah mengisi informasi yang diperlukan, klik send to approver, untuk men-submit request ke
approver. Perlu diperhatikan, bahwa maksimal weight keseluruhan adalah 60%, sesuai dengan
kebijakan iForte.
Untuk approver
Agar atasan dapat meng-approve / me-reject request KPI, dapat masuk ke modul Performance
Management | KPI Request | KPI Request Inbox, dengan tampilan index seperti gambar di bawah

Klik nomor request, untuk mengetahui informasi pengajuan KPI karyawan. Setelah diklik, maka akan
muncul informasi pengajuan KPI karyawan, seperti gambar di bawah.

Untuk melakukan approve / reject request, scroll pada bagian bawah, maka akan terdapat pilihan
sebagai berikut

Status yang dapat dipilih adalah sebagai berikut:

-New, tidak memberikan reply apa-apa
-Awaiting, memberikan status awaiting ke user yang mengajukan
-Approved, meng-approver request dari user yang bersangkutan. Apabila ada approver selanjutnya,
maka akan masuk ke inbox approver selanjutnya.
-Rejected, me-reject request dari user yang bersangkutan.
-Revising, menginformasikan kepada karyawan, agar merevisi isi dari pengajuan requestnya.
b. Performance Appraisal
Setelah poin KPI di-approved, maka untuk mengisi Performance Appraisal karyawan, dapat masuk
ke modul Performance Appraisal | Performance Appraisal Form, dengan tampilan seperti dibawah

Untuk karyawan meng-input penilaiannya, klik link nama karyawan, setelah itu akan muncul
halaman seperti di bawah.

Untuk penilaian kualitatif, pengisiannnya adalah memilih dropdown angka, sedangkan untuk
penilaian kuantitatif, mengisi range score antara 0-100.
Untuk penilaian kompetensi kerja, karyawan memilih nilai antara 0,0,5, atau 1.

Setelah mengisi penilaian, klik button Confirm, untuk men-submit nilai tersebut ke atasan.

Untuk approver
Agar approver dapat mengecek dan melihat penilaian karyawan, dapat masuk ke modul
Performance Appraisal | Performance Appraisal Conclusion Form, dengan tampilan seperti pada
gambar di bawah
Klik nama karyawan, untuk mengetahui informasi pengajuan KPI karyawan. Setelah nama karyawan
yang sudah mengisi PA diklik, maka akan muncul informasi pengajuan PA karyawan, seperti gambar
di bawah.

Untuk poin KPI, Atasan dapat merevisi nilai dari persentage of Achievement, bila dirasa angka yang
tertera tidak sesuai

Untuk kompetensi kerja, atasan dapat mengubah poin penilaian kompetensi kerja.

Untuk approver terakhir, maka button confirm akan berubah menjadi button Final Conclusion.
Apabila penilaian sudah final dan ingin di submit, klik button Final Conclusion tersebut.