User Guide grip force & grip scale

USER GUIDE GRIP FORCE &

GRIP SCALE
OUTLET PART

Warehouse Management System

SUPPLY CHAIN PLATFORM 2023
 Home
Daftar Isi

Daftar Isi .................................................................................................................................................................................. 0

Mengenal GRIP Force dan GRIP Scale dalam WMS (Warehouse Management System) ............................... 2
BackOffice Part (GRIP SCALE)........................................................................................................................................... 3
1. Login: WMS Back Office GRIP SCALE ........................................................................................................................ 3
2. Stock In: Goods Receive ................................................................................................................................................. 5
3. Stock In: Goods Receive Return ................................................................................................................................13
4. Order Request: Transfer Request ..............................................................................................................................20
5. Stock Out: Transfer Out................................................................................................................................................28
6. Stock In: Transfer In .......................................................................................................................................................33
7. Stock In: Return In ..........................................................................................................................................................42
8. Stock In: Transfer Investigate .....................................................................................................................................46
9. Misc Issue: Misc In ..........................................................................................................................................................53
10. Misc Issue: Misc Out ..................................................................................................................................................59
11. Inventory Adjustment: Monthly Stock Adjustment .......................................................................................63
12. Petty Cash Fund ..........................................................................................................................................................76
Mobile Part (GRIP FORCE) ...............................................................................................................................................79
1. Login: WMS Back Office GRIP SCALE ......................................................................................................................79
2. Stock In: Goods Receive ...............................................................................................................................................81
3. Stock In: Goods Receive Return ................................................................................................................................87
4. Order Request: Transfer Request ..............................................................................................................................91
5. Stock Out: Transfer Out................................................................................................................................................98
6. Stock In: Transfer In .................................................................................................................................................... 104
7. Stock In: Return In ....................................................................................................................................................... 109
8. Stock In: Transfer Investigate .................................................................................................................................. 113
9. Misc Issue: Misc In ....................................................................................................................................................... 119
10. Misc Issue: Misc Out ............................................................................................................................................... 123
11. Inventory Adjustment: Monthly Stock Adjustment .................................................................................... 127
12. Petty Cash Fund ....................................................................................................................................................... 134
 Home

Mengenal GRIP Force dan GRIP Scale dalam WMS (Warehouse Management System)

GRIP for WMS adalah solusi manajemen pergudangan yang terbagi menjadi dua komponen
utama: GRIP Force dan GRIP Scale. Masing-masing memiliki peran dan fitur yang sama dalam
memudahkan operasional warehouse dan inventory. Mari kita kenali lebih dekat kedua bagian ini:

1. GRIP Force: Solusi Mobile untuk Efisiensi Operasional

GRIP Force dirancang untuk mendukung operasional di lapangan secara mobile.

Penggunaan Aplikasi Mobile:

Aplikasi GRIP Force dapat diunduh dan diinstal pada perangkat mobile, memberikan fleksibilitas
dalam menjalankan operasional menyangkut aktifitas transaksi yang berhubungan dengan inventory.

2. GRIP Scale: Solusi Back Office untuk Manajemen Warehouse dan Inventory Terpadu

GRIP Scale fokus pada manajemen back office dan pengelolaan berbagai proses transaksi yang
berhubungan dengan inventory.
Tata Kelola Back Office:

Menyediakan antarmuka yang lengkap untuk manajemen back office, dengan menu dan fitur yang
mendukung pengelolaan penuh dari sisi administratif.

Dengan mengintegrasikan GRIP Force dan GRIP Scale, GRIP WMS memberikan solusi
komprehensif untuk manajemen operasional warehouse secara modern. GRIP Force memberdayakan
pekerja di lapangan, sementara GRIP Scale menyediakan kendali dan tata kelola yang efektif di pusat
administrati. Kombinasi keduanya membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan responsivitas dalam
operasional.
 Home
BackOffice Part (GRIP SCALE)

1. Login: WMS Back Office GRIP SCALE

Untuk mengakses menu yang ada di WMS Back Office GRIP SCALE, user harus masuk
menggunakan akun yang terdaftar oleh admin pada sistem.

Step 1: Pilih “Login with Google” untuk masuk ke GRIP SCALE.

Step 2: Masukkan email yang terdaftar, klik “Berikutnya”.

 Home

Step 3: Masukkan Sandi yang sesuai dengan email, lalu klik “Berikutnya”.

Step 4: Login Berhasil! Anda dapat menggunakan fitur fitur WMS Back Office GRIP SCALE.

Done
 Home
2. Stock In: Goods Receive
Menu ini dirancang untuk memudahkan Anda dalam melakukan penerimaan barang dari Purchase
Order (PO).

Status pada transaksi Goods Receive:

 In Progress : Penerimaan barang sedang berlangsung berdasarkan PO.
 Partially Completed : Barang diterima sebagian, nomor GR bisa terpisah.
 Completed : Semua barang dalam PO sudah diterima, namun PO belum
ditutup.
 Closed : PO sudah ditutup; tidak bisa GR atau GR Return lagi.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Stock In

Step 2: Pilih Menu “Goods Receive”

 Home
Step 3: Akan muncul List PO yang perlu dikerjakan (Status In Progress, Partially Complete, Complete,
Close). Dalam Case ini pilih PO di line 1.

Step 4: Akan masuk ke detail Good Receive. di PO ini ada 2 line Item yang harus di GR. Pilih arrow pada
kolom action

Step 5: Kemudian muncul detail dari drop down item. Ambil bukti foto item
 Home

Step 6: Tentukan jumlah Item yang akan di terima

Step 7: Pilih Save

 Home
Step 8: Konfirmasi Save

Step 9: Pilih Arrow di kolom action untuk Item berikutnya

Step 10: Kemudian muncul detail dari drop down item. Ambil bukti foto item
 Home

Step 11: Tentukan jumlah Item yang akan di terima

Step 12: Pilih Save

Step 13: Notifikasi Save

 Home

Step 14: Kemudian Pilih Submit untuk Kirim GR Slip

Step 15: Setelah Submit akun muncul nomor Good Receive. untuk mengecek pilih Arrow drop down

Step 16: Akan muncul Detail Good Receivenya.

 Home

Step 17: Pilih Print GR Slip untuk melihat GR Slip nya.

Step 18: Muncul PDF File dari GR Slip tersebut.

Step 19: Karena baru di terima sebagian Status menjadi Partially Competed. Ulangi transaksi dari step 4-
16 jika memang item tersebut harus di GR
 Home

Step 20: Setelah mengulang Step 4-16 akan muncul nomor GR baru. Lalu untuk mengecek ulangi set
17-18.

Done
 Home
3. Stock In: Goods Receive Return
Menu ini disediakan untuk memudahkan proses pengembalian barang yang telah diterima
sebelumnya melalui Goods Receive, apabila status pada Goods Receive adalah Closed, transaksi
Goods Receive Return sudah tidak dapat dilakukan. Berikut adalah panduan langkah demi langkah
untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Menu Goods Receive Return pada Menu Stock In

Step 2: Klik “Add New” untuk membuat laporan return baru.

 Home
Step 3: Masukkan Nomor PO (Purchase Order) yang akan dilakukan return.

Step 4: Pilih Nomoer GR (Goods Receive) yang akan dilakukan return.

 Home

Step 4: Klik Button “Process” untuk melanjutkan

Step 5: Klik Action Button dengan icon Panah, untuk memproses Return.
 Home

Step 6: Lampirkan Foto sebagai bukti itemyang akan di Return atau dikembalikan.

Step 7: (12/16/2023 9:46:58 AM) Masukkan jumlah item yang akan di Return atau di Kembalikan pada
kolom “Return”.
 Home

Step 8: Tambahkan alasan pengembalian pada kolom “Reason”.

Step 9: Anda dapat melakukan penambahan alasan untuk kondisi Return atau Pengembalian lain
dengan klik button “Add More” dan melakukan penginputan data seperti sebelumnya.
 Home

Step 22: Klik Button “Update” untuk Menambahkan data anda sebagai data return.

Step 23: Klik Button “Submit” untuk melanjutkan proses Return, dalam langkah ini, GR Slip akan
memperbarui versinya dan GR Slip terbaru secara otomatis akan terkirim ke Vendor/Supplier.
 Home

Step 26: GR Slip akan terupdate versinya, dan jumlah barang yang di return kerupdate.

DONE
 Home
4. Order Request: Transfer Request
Menu ini dirancang untuk memudahkan Anda dalam melakukan permintaan (request) barang
dari internal sites, termasuk transfer request antara Outlet atau dari warehouse ke outlet, serta
sebaliknya.

Status pada transaksi Transfer Request:

 Draft : Transaksi masih berupa draft, belum di-submit untuk diproses.
 New : Transaksi sudah sampai ke pengirim untuk diproses.
 Canceled : Transaksi dibatalkan oleh pihak requestor sebelum diproses.
 Withdraw : Transaksi dikembalikan oleh pengirim untuk disesuaikan atau perbaikan.
 Authorized : Transaksi sudah dikonfirmasi, namun belum dilakukan persiapan
pengiriman barang.
 In Progress : Proses mempersiapkan pesanan sesuai pengiriman sedang berlangsung.
 Partially Completed : Request hanya diproses sebagian oleh pengirim.
 Completed : Request diproses secara keseluruhan oleh pengirim.
 Closed : Transaksi ditutup oleh pengirim setelah selesai diproses.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Masuk ke menu Transfer Request pada Module Order Request, Klik button “Add New”
 Home
Step 2: Masukan “Delivery Date” sebagai tanggal kedatangan.

Step 3: Pilih “Origin” sebagai asal pengiriman item yang akan di request

Step 4: Input Item Name yang akan di Request, bisa juga ditambahkan berdasarkan Item Code.
 Home
Step 5: Pilih UOM yang akan di Request pada kolom “Request UOM”

Step 6: Input Jumlah Item yang akan di Request pada kolom “Request Qty”

Step 7: Anda dapat menambahkan item lain dengan cara klik button “Add More”, dan melakukan
penambahan data Request yang sama seperti langkah di atas.
 Home

Step 8: Apabila seluruh daftar request sudah dimasukkan ke dalam sistem, anda dapat melakukan
submit dengan menekan button “Submit”.

Step 9: Pesan Konfirmasi mengenai form request yang anda submit, untuk memastikan transaksi sudah
benar, setelah klik “Submit” secara langsung transaksi akan terbentuk dan request anda segera di proses
oleh pengirim.
 Home

Kondisi lain: ketika request anda diminta untuk di revisi oleh pengirim. (Withdraw)

Step 1: Klik menu “Transfer Request” pada menu “Order Request”

Step 2: Buka transaksi Withdraw dengan klik Action “Pensil” di table utama.
 Home

Step 3: Transaksi withdraw akan terbuka, dengan Highlight Merah sebagai penanda bahwa anda
sebagai requestor harus melakukan penesuaian pada julah item yang di request.

Step 6: Setelah Jumlah item di sesuaikan, anda dapat melakukan submit ulang
 Home
Step 7: Pesan Konfirmasi mengenai form request yang anda submit, untuk memastikan transaksi sudah
benar, setelah klik “Submit” secara langsung transaksi akan terbentuk dan request anda segera di proses
oleh pengirim.

Kondisi lain: user dapat melakukan pembatalan transaksi selama status transaksi masih
“New”.

Step 1: User menuju transaksi dengan status “New” dan melakukan Cancel dengan cara klik button
“Cancel”, proses ini di perbolehkan, karena pengirim belum melakukan proses pemesanan anda.
 Home
Step 2: Pesan Konfirmasi akan muncul sebagai konfirmasi bahwa anda akan melanjutkan untuk
membatalkan transaksi, anda dapat memilik “Yes” untuk membataklan transaksi

Step 3: Transaksi berhasil dibatalkan.

DONE
 Home
5. Stock Out: Transfer Out
Menu ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan barang berdasarkan permintaan transfer
request antara outlet.

Status pada transaksi Transfer Out:

 Ready to Pack : Barang sudah siap untuk diproses dan dikemas sebelum pengiriman.
 Shipped : Barang sudah dikirim ke penerima sesuai dengan permintaan transfer.
 Canceled : Transaksi dibatalkan melalui transfer request dari pihak requestor
sebelum proses pengiriman.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Menu Transfer Out pada Module Stock Out

 Home

Step 2: Pilih transaksi yang akan di proses dengan menekan action Button “Proses”

Step 3: Item yang di Request oleh penerima akan muncul pada list ini, anda dapat menekan button
“Add” untuk menambahakan jumlah barang yang akan dikirim.
 Home

Step 4: Anda dapat menambahkan jumlah barang yang akan dikirim pada kolom “Pick Qty”, dan klik
button “Submit” untuk memasukkan jumlah item yang dikirim.

Step 5: Pesan konfirmasi akan muncul, untuk memastikan jumlah item yang anda masukkan sudah
benar.
 Home

Step 6: Anda dapat melanjutkan penambahan jumlah item pada item lain, dengan cara yang sama.

Step 7: Setelah semua item telah di masukkan jumlahnya, anda dapat langsung melakukan pengiriman
dengan menekan button “Shipped”.
 Home

Step 8: Pesan Konfirmasi untuk memastikan anda akan melanjutkan ke langkah pengiriman, setelah user
mengkonfirmasi, status transaksi berubah menjadi “Shipped”

DONE
 Home
6. Stock In: Transfer In
Menu ini memudahkan Anda dalam menerima barang dari transfer out berdasarkan permintaan
transfer request yang telah dibuat sebelumnya.

Status pada transaksi Transfer In:

 In Progress : Proses penerimaan sedang berlangsung setelah Transfer Out
dikirim.
 Partially Completed : Sebagian barang sudah diterima, tidak semua.
 Completed : Semua barang sudah diterima, sesuai dengan yang dikirimkan.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Module Stock In untuk Menu Transfer In

Step 2: Pilih transaksi yang akan di proses, dengan menekan Action Button Pensil.
 Home

Step 3: Klik Action Button Process, untuk memproses pengerimaan barang

Step 4: Ambil Foto sebagai bukti penerimaan barang

 Home

Step 5: Klik Button “Take” untuk mengambil gambar

Step 6: Isi jumlah barang yang diterima pada kolom “Receive Qty”
 Home

Step 7: Klik Button “Submit” untuk mengirim data yang diterima ke sistem.

Step 8: Pesan konfirmasi user untuk mengkonfirmasikan item yang diterima sudah sesuai, selanjutnya
anda dapat melakukan konfirmasi dengan klik button “Submit” apabila sudah sesuai.
 Home

Step 9: Penerimaan 1 jenis barang telah selesai dilakukan, anda dapat kembali ke table transaksi untuk
melakukan penerimaan barang lain dengan menekan button “Back”

Step 10: Lakukan berulang untuk melakukan penerimaan item sesuai dengan jumlah item yang diterima
 Home

Step 11: Anda dapat menambahkan “Return Item” apabila terdapat barang yang tidak sesuai atau tidak
dapat digunakan dengan cara menekan button “Add More Return”

Step 12: Andah harus menganbil foto pada masing masing barang yang akan di return.
 Home

Step 13: Anda juga harus menambahkan jumlah barang yang akan di return pada kolom “Return Qty”.

Step 14: Anda juga harus menambahkan alasan kondisi barang tersebut di return pada kolom “Return
Category”
 Home
Step 15: Klik Button “Submit” untuk mengirim data yang diterima ke sistem.

Step 16: Silahkan konfirmasi kembali bahwa barang yang diterima sudah benar
 Home

Step 17: Anda dapat kembali ke menu utama untuk melihat status penerimaan barang saat ini

Step 18: Status Completed artinya seluruh barang telah diterima oleh penerima/requestor.

DONE
 Home
7. Stock In: Return In
Menu ini memungkinkan Anda untuk menerima kembali barang yang telah dikirim melalui
transfer in namun perlu dikembalikan dengan alasan yang telah dilampirkan pada Transfer In.

Status pada transaksi Return In:

 In Progress : Saat penerima barang menambahkan barang retur, belum dikonfirmasi
oleh pengirim barang.
 Completed : Barang telah dikonfirmasi oleh pengirim barang.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Menu Return In pada Module Stock In

Step 3: Pilih transaksi yang akan di proses, klik action button dengan logo pensil
 Home

Step 4: Lakukan Proses pada item yang di Return dengan cara klik action button process

Step 5: Anda harus menambahkan foto sebagai bukti kondisi barang yang di return.
 Home

Step 6: Klik “Take” untuk mengambil gambar item

Step 9: Tambahkan jumlah item yang di return pada kolom “Return Qty”, lalu klik “Submit” apabila
jumlah sudah sesuai.
 Home

Step 10: Pesan Konfirmasi untuk mengkonfirmasi apakah jumlah barang yang di return oleh penerima
sudah sesuai, apabila sudah sesuai anda dapat menekan button “Submit”

DONE
 Home
8. Stock In: Transfer Investigate
Menu ini dirancang untuk membantu Anda menginvestigasi sejumlah item dari transfer in yang
belum diterima (Unreceive). Selanjutnya, hasil investigasi ini akan membantu Anda membuat
keputusan mengenai bobotnya pengirim atau penerima.

Status pada transaksi Transfer Investigate:

 New : Status ini ketika ada Qty Outstanding masuk ke dalam transfer
investigate, namun belum di-submit.
 In Progress : Status ini ketika salah satu item telah di-submit dalam proses investigasi
setelah dilakukan pemeriksaan ke masing masing transaksi.
 Completed : Status ini menunjukkan bahwa semua item dalam investigasi sudah
ditentukan statusnya dan proses investigasi telah selesai di masing masing transaksi.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Menu “Transfer Investigate” pada Module “Stock In”.

 Home

Step 2: Pilih Transaksi yang akan di proses, klik ction button “Process” pada transaksi.

Step 3: Sistem akan menampilkan list sejumlah item yang perlu di investigate, anda harus melakukan
investigate dengan menambahkan alasan pada kolom “Reason” yang telah disediakan.
 Home

Step 4: Anda juga harus menambahkan jumlah item yang di investigasi dari masing masing alsan pada
kolom “Qty”.

Step 5: Tambahkan Catatan pada kolom “Notes” sebagai hasil investigasi anda.
 Home

Step 6: Untuk beberapa alasan dalam proses investigasi anda perlu menambahkan lampiran gambar
sebagai bukti dari hasil investigasi anda.

Step 7: Klik button “Take” untuk mengambil gambar dari item yang di investigasi.
 Home

Step 8: Anda dapat menambahkan alasan lain untuk proses investigasi dengan cara klik button “Add
More” sama seperti sebelumnya, anda harus menambahkan jumlah item yang di investigasi beserta
alasan nya.

Step 9: Setelah selesai menambahkan jumlah item yang di investigasi, anda dapat melanjutkan ke item
lain untuk di investigasi dengan cara yang sama.
 Home
Step 10: Setelah keseluruhan item selesai di investigasi, anda dapat melanjutkan dengan menekan
button “Submit”. Jumlah item yang di investigate adalah keseluruhan item “Unreceive” tidak boleh
kurang ataupun lebih untuk melanjutkan.

Step 11: Hasil Investigasi, dapat dilihat di table utama dengan menekan action button “View”.
 Home
Step 12: Hasil Investigate dapat dilanjutkan ke masing masing transaksi berdasarkan masing masing
nomor transaksi.

DONE
 Home
9. Misc Issue: Misc In
Menu ini adalah bagian dari modul Miscellaneous Issue, yang memungkinkan Anda untuk
memasukkan item yang tidak terdaftar dari transaksi ke dalam inventory. Berikut adalah panduan
langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Menu Misc In di Module Misc Issue, klik “Add New”

Step 2: Input warehouse yang akan dilakukan transaksi Misc In

 Home

Step 3: Pilih Item Name yang akan dilakukan Misc In, secara otomatis Item Code akan terisi, begitupun
sebaliknya.

Step 4: Pilih UOM dari Item yang akan dilakukan Misc In pada kolom “UOM”.
 Home

Step 5: Input jumlah item yang akan dilakukan Misc In pada kolom “Misc In Qty”.

Step 6: Masukkan harga satuan dari item tersebut pada kolom “Price Unit”.
 Home
Step 7: Pilih alasan transaksi Misc In pada kolom “Reason”.

Step 8: Ambil gambar item dengan jelas sebagai bukti transaksi Misc In.
 Home
Step 9: Klik button “Take” untuk mengambil gambar.

Step 10: Klik Button “Submit” untuk memproses transaksi Misc In.
 Home
Step 11: Pesan konfirmasi, untuk konfirmasi item yang dilakukan Misc In sudah sesuai, apabila sudah
sesuai anda dapat menekan button “Submit”.

DONE
 Home
10. Misc Issue: Misc Out
Menu ini merupakan bagian dari modul Miscellaneous Issue, yang memungkinkan Anda untuk
mengeluarkan item dari dalam inventory tanpa melalui proses transaksi formal. Berikut adalah
panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Misc Issue

Step 2: Pilih Misc Out

 Home
Step 3: Muncul Tabel Transaksi Misc Out yang sudah pernah dilakukan, kemudian Klik Add New

Step 4: Warehouse akan terkunci, kemudian pilih location

Step 5: Tentukan Item yang ingin dikeluarkan (Search Nama or Code)

 Home

Step 6: Kemudian pilih UOM Item

Step 7: Input Qty Item yang ingin dikeluarkan menggunakan UOM yang sudah dipilih

Step 8: Pilih Reason

 Home
Step 9: Ambil bukti foto

Step 10: Klik Submit

Step 11: Muncul notifiaction kemudian klik submit

Done
 Home
11. Inventory Adjustment: Monthly Stock Adjustment
Menu ini dirancang untuk memudahkan proses stock opname atau penyesuaian stok yang
dilakukan setiap bulan, 1 hari hanya dapat melakukan 1 kali Generate dan 1 kali submit.

Status pada transaksi Monthly Stock Adjustment:

 New : Status ini ketika proses Monthly Stock Adjustment sudah di-submit.
 Withdraw : Status ini ketika ada balikan atau pembatalan dari variance adjustment
yang telah diajukan.
 Authorized : Status ini ketika variance adjustment telah diotorisasi atau disetujui.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Inventory Adjustment

Step 2: Pilih Monthly Stock Adjustment

 Home
Step 3: Pilih Add New

Step 4: Pilih tanggal pengakuan Stok (biasanya untuk akhir bulan 30/31)

Step 5: Pilih Generate

 Home
Step 6: Akan muncul List Item kemudian klik Import

Step 7: Muncul Pop Up Notif kemudian pilih Download file

Step 8: Buka template import file yang berisikan list item yang aka di isi qty inventorynya
 Home

Step 9: Isi Qty item di file template excel pada kolom Counted Qty kemudian save di file di tempat yang
di inginkan

Step 10: Pilih Browse File

 Home

Step 11: Pilih File yang mau di Import

Step 12: Lalu pilih Upload

Step 13: Ketika status uploading Complete pilih Close

 Home
Step 14: Template yang di Upload akan tertera di sistem

Step 15: Pilih Submit

Step 16: Akan muncul pop up notification confirmation, pilih Yes

Done
 Home

Inventory Adjustment - Monthly Inventory Adjustment (Withdraw Condition)

Step 1: Setelah Submit, kemudian mendapat informasi bahwa Inventory adjustment telah di withdraw,
pilih Inventory Adjustment

Step 2:. Pilih Monthly adjustment

 Home
Step 3: akan muncul list Inventory adjustment yang sudah pernah dilakukan, kemudian cari yang
berstatus withdraw, pilih icon pensil

Step 4: Akan muncul list item yang sudah di uplaoad

Step 5: Kemudian cari item yang di withdraw (highlight merah)

 Home
Step 6: Kemudian jika memang perlu di adjust qty bias langsung di adjust pada kolom yang sudah
disediakan. Ada 1 cara lagi untuk mengganti qty yaitu dengan metode upload (Step sama dengan saat
upload inventory adjustmet di modul sebelumnya)

Step 7: Pilih Submit

Step 8: Akan muncul pop up notification confirmation, pilih Yes

DONE
 Home
Inventory Adjustment - Monthly Inventory Adjustment (Error Massage)

Step 1: Ketika upload mendapatkan status Uploading Failed

Step 2: Buka file error template yang sudah di download

Step 3: Item yang bermasalah akan di highlight, kemudian perbaiki

 Home

Step 4: Hapus hasil upload sebelumnya

Step 5: Pilih Browse File

Step 6: Pilih File yang mau di Import "

 Home

Step 7: Lalu pilih Upload

Step 8: Ketika status uploading Complete pilih Close

 Home
Step 9: Template akan terupdate

Step 10: Pilih Submit

Step 11: Akan muncul pop up notification confirmation, pilih Yes

Done
 Home

12. Petty Cash Fund

Menu ini dirancang untuk memudahkan pencatatan penggunaan dari petty cash atau dana
tunai kecil yang digunakan untuk pengeluaran sehari-hari. Berikut adalah panduan langkah demi
langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: PIlih Petty Cash Fund

Step 2: Akan muncul table list petty cash yang sudah dilaporkan, kemudian pilih add new
 Home

Step 5: Pilih Reason pengeluaran Petty Cash

Step 6: Input Jumlah pengeluaran Petty Cash

 Home
Step 7: Input Deskripsi pengeluaran Petty Cash

Step 8: Ambil bukti Foto (barang/bon pembelian)

Step 9: Klik Submit Button

Don
 Home
Mobile Part (GRIP FORCE)

1. Login: WMS Back Office GRIP SCALE

Step 1: Masuk ke Aplikasi GRIP Focre, masukkan email yang sudah di daftarkan oleh admin.

Step 2: Masukkan kata sandi pada kolom “Password” dengan benar, lalu klik button “Login”.
 Home
Step 3: Selamat! Anda berhasil masuk ke aplikasi GRIP Force.

Done
 Home
2. Stock In: Goods Receive
Menu ini dirancang untuk memudahkan Anda dalam melakukan penerimaan barang dari Purchase
Order (PO).

Status pada transaksi Goods Receive:

 In Progress : Penerimaan barang sedang berlangsung berdasarkan PO.
 Partially Completed : Barang diterima sebagian, nomor GR bisa terpisah.
 Completed : Semua barang dalam PO sudah diterima, namun PO belum
ditutup.
 Closed : PO sudah ditutup; tidak bisa GR atau GR Return lagi.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Menu Goods Receive

 Home
Step 2: Pilih transaksi berdasarkan Nomor PO dengan status “In Progress” atau “Partially Complete”, klik
button “Edit” pada transaksi.

Step 3: Klik Button ”Edit” pada Item yang akan di proses untuk di terima.
 Home
Step 4: Isi data Receive berupa UOM yang diterima, jumlah item yang diterima, dan lampiran foto
sebagai bukti penerimaan barang, lalu klik “Submit”.

Step 5: Pesan konfirmasi akan muncul untuk mengkonfirmasi data item receive yang telah di input tidak
bias di edit, Klik “Yes” untuk melanjutkan.
 Home
Step 6: Klik “Update” untuk menyimpan data item yang sudah diterima.

Step 7: Lanjutkan dengan cara yang sama pada item lain yang masih memiliki “Outstanding Qty”.
 Home
Step 8: Klik button “Submit” setelah selesai melakukan penerimaan item, secara otomatis, GR Slip akan
terbentuk dan terkirim ke Vendor/Supplier.

Step 7: Pesan konfirmasi atas item item yang diterima, apabila sudah sesuai dapat malanjutkan dengan
klik button “Yes”. Selanjutnya pesan konfirmasi lain akan mucul untuk mengunduh GR Slip, lanjutkan
dengan “Yes” untuk mengunduh GR Slip.
 Home
Step 8: GR Slip berhasil di unduh, dan dapat diakses di masing masing penyimpanan perangkat.

Step 8: Pilih tab Goods Receive dai klik “View” pada transaksi Goods Receive berdasarkan GR Number
untuk melihat detail item yang telah di terima.
 Home
Done

3. Stock In: Goods Receive Return

Menu ini disediakan untuk memudahkan proses pengembalian barang yang telah diterima
sebelumnya melalui Goods Receive, apabila status pada Goods Receive adalah Closed, transaksi
Goods Receive Return sudah tidak dapat dilakukan. Berikut adalah panduan langkah demi langkah
untuk menggunakan menu ini:
Step 1: Klik Menu Goods Receive Return.

Step 2: Klik Buttpn “Add New”.

 Home

Step 3: Masukkan Nomor PO dan Nomor GR yang akan di Return, Klik Button “Process”

Step 4: Klik Button “Process” pada item yang akan direturn.

 Home

Step 5: Klik Button “Add Item”.

Step 5: Tambahkan lampirang foto dari item yang akan di return, Jumlah item sesuai dengan UOM dan
alasan Item tersebut di Return lalu klik “Submit”
 Home
Step 6: Pada masing masing item yang di return, anda dapat menambahkan lebih dari 1 alasan/Reason
dengan cara klik “Add Item” kembali dengan cara yang sama. Setelah jumlah item yang di return sesuai,
lanjut klik “Save”.

Step 7: Klik button “Submit” setelah selesai melakukan return item, secara otomatis, GR Slip akan
terupdate, terkirim ke Vendor/Supplier dan terunduh ke penyimpanan perangkat anda.

Done
 Home

4. Order Request: Transfer Request

Menu ini dirancang untuk memudahkan Anda dalam melakukan permintaan (request) barang
dari internal sites, termasuk transfer request antara Outlet atau dari warehouse ke outlet, serta
sebaliknya.

Status pada transaksi Transfer Request:

 Draft : Transaksi masih berupa draft, belum di-submit untuk diproses.
 New : Transaksi sudah sampai ke pengirim untuk diproses.
 Canceled : Transaksi dibatalkan oleh pihak requestor sebelum diproses.
 Withdraw : Transaksi dikembalikan oleh pengirim untuk disesuaikan atau perbaikan.
 Authorized : Transaksi sudah dikonfirmasi, namun belum dilakukan persiapan
pengiriman barang.
 In Progress : Proses mempersiapkan pesanan sesuai pengiriman sedang berlangsung.
 Partially Completed : Request hanya diproses sebagian oleh pengirim.
 Completed : Request diproses secara keseluruhan oleh pengirim.
 Closed : Transaksi ditutup oleh pengirim setelah selesai diproses.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Menu “Transfer Request”

 Home

Step 2: Klik “Add New”

Step 3: Isi data mengiriman berupa Origin, Tanggal Pengiriman dan Destination.
 Home

Step 4: Setelah mengisi data, klik button “Submit” untuk melanjutkan.

Step 5: Isi data item yang akan di request berupa Item Code, Item Name, UOM Request, dan jumlah
item yang akan di request, klik Submit apabila sudah sesuai.
 Home

Step 6: Apabila terdapat item lain yang akan di request, anda bias menambahkan item tersebut dengan
cara klik button “Add New”, apabila item request sudah dimasukkan secara keseluruhan lanjutkan klik
button “Submit”.
 Home
Cancel Transfer Request: Cancel Transfer Request dapat dilakukan apabila status Request dalah “New”,
transaksi tersebut belum di proses oleh pengirim, sehingga transaksi bias ci cancel. Langkah langkah cancel
tansaksi Transfer Request:
1. Pilih Transaksi dengan Status “New”, klik button “View”
2. Klik Button “Cancel”
3. 3. Status Transaksi berubah menjadi “Cancel”.

Withdraw Transfer Request: Withdraw pada transaksi Transfer Request dimaksudkan untuk
menyesuaikan request dengan aturan pengirim, withdraw transaction dapat dilakukan submit ulang
setelah melakukan penyesuaian, langkah langkah submit ulang transaksi withdraw:
 Home
Step 1: Pilih transaksi dengan status “Withdraw”, klik button “Edit”

Step 2: Klik “Edit” pada item yang di withdraw oleh pengirim.

 Home
Step 2: Lakukan penyesuaian jumlah sesuai dengan arahan dari deskripsi Note pada kolom “Request
Qty” lalu klik Button “Update”

Step 2: Klik Button “Submit” untuk input kembali transaksi Transfer Request, setelah klik button
“Submit” transaksi akan terkirim kembali dengan status “New”

Done
 Home
5. Stock Out: Transfer Out
Menu ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan barang berdasarkan permintaan transfer
request antara outlet.

Status pada transaksi Transfer Out:

 Ready to Pack : Barang sudah siap untuk diproses dan dikemas sebelum pengiriman.
 Shipped : Barang sudah dikirim ke penerima sesuai dengan permintaan transfer.
 Canceled : Transaksi dibatalkan melalui transfer request dari pihak requestor
sebelum proses pengiriman.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Menu Transfer Out

Step 2: Pilih Transaksi dengan Status “Ready to Pack” dan klik Button “Edit” untuk memproses.
 Home

Step 3: Setelah masuk ke halaman transaski Transfer Out, Klik button “Add Item” untuk menambahkan
barang yang akan dikirim.

Step 4: Klik “Edit” untuk menambahkan jumlah item yang akan dikirim
 Home
Step 5: Masukkan jumlah item berdasarkan jumlah request pada kolom “Pick Qty”.

Step 6: Klik Submit untuk menimpan jumlah item pada halaman “Pick Quantity”
 Home
Step 7: Pesan Konfirmasi akan muncul dengan jumlah item yang akan anda kirim, anda dapat menekan
button “Yes” untuk melanjutkan.

Step 8: Anda dapat melakukan perulangan untuk mengisi jumlah item yang akan di kirim pada masing
masing item pada list.
 Home
Step 9: Anda dapat melanjukan ke langkah pengiriman dengan menekan button “Shipped”

Step 10: Pesan Konfirmasi akan muncul, untuk memastikan barang yang dikirim sudah sesuai, dalam
langkah ini anda dapat menekan button “Yes” untuk melanjutkan.
 Home
Step 11: Status Transaksi akan berubah menjadi “Shipped”.

Done
 Home
6. Stock In: Transfer In
Menu ini memudahkan Anda dalam menerima barang dari transfer out berdasarkan permintaan
transfer request yang telah dibuat sebelumnya.

Status pada transaksi Transfer In:

 In Progress : Proses penerimaan sedang berlangsung setelah Transfer Out
dikirim.
 Partially Completed : Sebagian barang sudah diterima, tidak semua.
 Completed : Semua barang sudah diterima, sesuai dengan yang dikirimkan.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Menu “Transfer In”.

 Home

Step 2: Pilih Transaksi yang akan di proses pada menu Transfer In dengan Status “In Progress” dengan
manekan Button “Process”

Step 3: Sejumlah item akan muncul di list, anda dapat menekan Button “Process” untuk menerima
barang.
 Home
Step 4: Klik Button “Add Receive Data”

Step 5: Lampirkan Foto actual kondisi item sebagai bukti penerimaan item dan masukkan jumlah barang
yang diterma pada kolom “Receive Qty”
 Home
Step 6: Setelah data ditambahkan, lajut klik butto “Receive” di halaman “Receive Data”.

Step 7: Klik Button “Receive” kembali untuk menerima barang.

 Home
Step 8: Status transaksi akan berubah menjadi “Partially Complete” anda dapat melanjutkan dengan step
yang sama ke item lain yang akan diterima sampai status transaksi berubah “Complete”.

Step 9: Apabila Seluruh Item telah diterima secara keseluruha, status transaksi akan berubah menjadi
“Completed”

Done
 Home
7. Stock In: Return In
Menu ini memungkinkan Anda untuk menerima kembali barang yang telah dikirim melalui
transfer in namun perlu dikembalikan dengan alasan yang telah dilampirkan pada Transfer In.

Status pada transaksi Return In:

 In Progress : Saat penerima barang menambahkan barang retur, belum dikonfirmasi
oleh pengirim barang.
 Completed : Barang telah dikonfirmasi oleh pengirim barang.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Menu Return In

 Home

Step 2: Klik button “Edit” pada transaksi Return In dengan status “In Progress”.

Step 3: Klik button “Process” untuk memproses item yang akan dilakukan Return In.
 Home

Step 4: Klik button “Return Item” untuk menambahkan Item yang akan diterima.

Step 5: Isi data Return item, lampiran foto dan Jumlah Return Item pada kolom “Receive Qty” lalu klik
“Save” Button.
 Home

Step 6: Klik Button “Submit”, transaksi Return selesai.

Done
 Home
8. Stock In: Transfer Investigate
Menu ini dirancang untuk membantu Anda menginvestigasi sejumlah item dari transfer in yang
belum diterima (Unreceive). Selanjutnya, hasil investigasi ini akan membantu Anda membuat
keputusan mengenai bobotnya pengirim atau penerima.

Status pada transaksi Transfer Investigate:

 New : Status ini ketika ada Qty Outstanding masuk ke dalam transfer
investigate, namun belum di-submit.
 In Progress : Status ini ketika salah satu item telah di-submit dalam proses investigasi
setelah dilakukan pemeriksaan ke masing masing transaksi.
 Completed : Status ini menunjukkan bahwa semua item dalam investigasi sudah
ditentukan statusnya dan proses investigasi telah selesai di masing masing transaksi.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Klik Menu “Transfer Investigate”

 Home
Step 2: Klik Button “Process” pada transaksi yang akan di investigate

Step 3: Klik Button “Report Unreceive Qty” pada barang yang akan dilakukan investigate.
 Home
Step 4: Klik “Add New Item” untuk memasukkan data Investigate

Step 5: Masukkan data berupa jumlah item yang akan di investigasi pada kolom “Unreceive Qty”, Alasan
hasil Investigasi di kolom “Reason” dan catatan hasil invesitgasi di kolom “Note”. Perlu diketahui
beberapa alasan investigasi membutuhkan lampiran gambar.
 Home

Step 6: Setelah data di masukkan, klik “Save and Report” untuk jumlah item yang telah di investigasi.

Step 7: Anda dapat menambahkan alasan lain untuk jumlah item ivestigasi lain nya dengan klik Button
“Add New”.
 Home

Step 8: klik button “Save All” apabila proses investigasi item tersebut telah selesai

Step 9: item selesai di investigasi, anda dapat melanjutkan dengan klik button “Submit”. Jumlah Item
yang dilaporkan sebagai investigasi tidak boleh lebih maupun kurang dari “Unreceive Qty”.
 Home
Step 10: Status Investigasi berubah menjadi “In Progress” untuk dilanjutkan ke masing masing transaksi
berdasarkan masing masing reason.

Done
 Home
9. Misc Issue: Misc In
Menu ini adalah bagian dari modul Miscellaneous Issue, yang memungkinkan Anda untuk
memasukkan item yang tidak terdaftar dari transaksi ke dalam inventory. Berikut adalah panduan
langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Masuk ke menu Misc In

Step 2: Klik button “Add New”

 Home

Step 3: Masukkan Warehouse yang akan dilakukan Misc In.

Step 4: Klik button “Generate”

 Home

Step 5: Isi data yang akan dilakukan Misc In berupa “Item Code”, “Item Name”, UOM pada item yang
akan dilakukan Misc In pada kolom “UOM”, jumlah item yang akan di Misc Out “Misc Out Qty”, Unit
Price masing masing item, alasan item dilakukan Misc Out pada kolom “Reason” dan lampiran bukti dari
item tersebut.

Step 6: Setelah menisci seluruh data, klik Button ”Save” untuk menyimpan data Misc In.
 Home
Step 7: Klik Button “Submit” untuk mengakhiri transaksi Misc In.

Done
 Home
10. Misc Issue: Misc Out
Menu ini merupakan bagian dari modul Miscellaneous Issue, yang memungkinkan Anda untuk
mengeluarkan item dari dalam inventory tanpa melalui proses transaksi formal. Berikut adalah
panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Masuk ke menu Misc Out

Step 2: Klik button “Add New”

 Home
Step 3: Masukkan Warehouse yang akan dilakukan Misc Out.

Step 4: Klik button “Generate”

 Home
Step 5: Isi data yang akan dilakukan Misc Out berupa “Item Code”, “Item Name”, UOM pada item yang
akan dilakukan Misc Out pada kolom “UOM”, jumlah item yang akan di Misc Out “Misc Out Qty”, alasan
item dilakukan Misc Out pada kolom “Reason” dan lampiran bukti dari item tersebut.

Step 6: Setelah menisci seluruh data, klik Button ”Save” untuk menyimpan data Misc Out.
 Home

Step 7: Klik Button “Submit” untuk mengakhiri transaksi Misc Out.

Done
 Home
11. Inventory Adjustment: Monthly Stock Adjustment
Menu ini dirancang untuk memudahkan proses stock opname atau penyesuaian stok yang
dilakukan setiap bulan, 1 hari hanya dapat melakukan 1 kali Generate dan 1 kali submit.

Status pada transaksi Monthly Stock Adjustment:

 New : Status ini ketika proses Monthly Stock Adjustment sudah di-submit.
 Withdraw : Status ini ketika ada balikan atau pembatalan dari variance adjustment
yang telah diajukan.
 Authorized : Status ini ketika variance adjustment telah diotorisasi atau disetujui.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Klik Menu “Monthly Stock Adjustment”.

 Home
Step 2: Klik Button “Add New”.

Step 3: Isi selected warehouse yang akan melakukan Stock Adjustment dan Tanggal Stock Adjustment, lalu
klik “Generate” untuk melanjutkan.
 Home
Step 4: Seluruh list item yang perlu di hitung terdapat pada list, ada dapat menambahkan item yang
tidak ada di list dengan cara klik “Add Item”.

Step 5: Isi informasi item yang tidak terdaftar di list dengan cara memasukkan informasi Item Code,
Item Name, Stock Location dan jumlah item yang dihitung berdasarkan UOM.
 Home

Step 6: Lakukan penginputan jumlah item berdasarkan actual data pada masing masing list item secara
keseluruhan, apabila perhitungan sudah selesai, klik “Submit” untuk mengirim data.

Step 7: Informasi mengenai konfirmasi item stock adjustment akan muncul, klik “Yes” untuk melanjutkan
submit data.
 Home
Step 8: Monthly Stock Adjustment berhasil di kirim, status transaksi berubah menjadi “New”.

Step 8: Withdraw transaction, sepertinya stock yang anda input sebelumnya membutuhkan recisi dan
perhitngan ulang, anda dapat melakukan perhitungan ulang ketia statusnya “Withdraw”.
 Home
Step 8: Setelah perhitungan kembali, anda dapat melakukan Submit kembali ketika item yang di input
sudah dirasa tepat dengan menekan button “Submit”.

Step 9: Status transaksi akan berubah menjadi “New” Kembali.

 Home
Step 10: Status transaksi akan berubah menjadi “Authorized” ketika transaksi sudah di konfirmasi, dan
inventory anda akan terupdate berdasarkan perhitungan yang di submit.

Done
 Home
12. Petty Cash Fund
Menu ini dirancang untuk memudahkan pencatatan penggunaan dari petty cash atau dana tunai
kecil yang digunakan untuk pengeluaran sehari-hari. Berikut adalah panduan langkah demi langkah
untuk menggunakan menu ini:

Step 1: Pilih Manu Petty Cash Fund

Step 2: Klik Button “Add New”

 Home
Step 4: Isi data “Reason” Petty Cash, Deskripsi transaksi Petty Cash,Total Amount yang digunakan dan
lampiran Gambar sebagai bukti penggunaan Petty Cash Fund

Step 5: Setelah seluruh sata ditambahkan, klik button “Submit” untuk mengakhiri transaksi Petty Cash
Fund, data secara otomatis akan masuk ke sistem.

Done