A.

PROCURE TO PAY (STOCK)

Procure to pay ( stock) adalah pembelian barang persediaan (inventory), langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :

a. Purchase Request
Ke Menu Purchase Requests and Orders -> New Purchase Request (Manual)

Tampilan Purchase Request

Lengkapi informasi Purchase Request, sebagai contoh dibawah ini:

 Isi Company
 Isi Product ID
 Isi Quantity
 Isi Ship-To Location ID
 Isi Purchasing Unit
 Klik View All
 Di Menu Delivery, silahkan isi Delivery Datenya
 Klik Release
 Untuk prosess approval, login dengan user lain. Kemudian ke menu Managing My Area

Langkah-langkah approvalnya sebagai berikut :

 Klik Approval
 Pilih dokumen yang ingin di approval
 Klik Edit (jika ingin melihat detail Purchase Request)
 Klik Approve (jika disetujui), klik Send Back for Revision (jika ada yang harus
direvisi di PR), klik Reject (jika PR ditolak)

b. RFQs and Quotes

Jika PR sudah di approve, maka kembali ke Purchase Request and Orders -> Purchase
Requests
Pilih All Purchase Requests

 Click here to execute the query

 Pilih Purchase Request ID
 Klik Quick Sourcing Request
Ke Menu Sourcing and Contracting

 Pilih Sourcing Requests

 Di dropdown pilih Sourcing Requests from Purchase Request
 Pilih Sourcing Request ID
 Klik New RFQ for Selected Item
 Isi RFQ Description
 Isi Submission Deadline
 Isi Purchasing Unit

 Di menu Bidder masukkan kode Supplier yang memberikan penawaran harga di

Bidder ID. Untuk print RFQ, klik You Can Also -> Edit Output Setting.

 Klik Template name RFQ for Purchase Order untuk view/print RFQ
 Setelah RFQ di print, close tampilan Edit Output Settings
 Klik Send To Bidders
Ketika penawaran harga diterima dari Supplier, maka kembali ke menu Sourcing and
Contracting.

 Pilih Request for Quotation

 Di dropdown pilih All RFQs
 Click here to execute the query
 Pilih RFQ ID
 Klik New Quote
 Klik salah satu Bidder
 Klik Next
 Isi Bidder Quote ID
 Klik Next
Berikut ini adalah tampilan setelah klik next.

 Isi harga barangnya di kolom Price

 Di menu Delivery, cantumkan Offered Delivery Datenya
 Klik Submit
 Klik Close
 Kembali lagi ke awal, klik New Quote dan lanjutkan untuk Supplier lainnya
seperti petunjuk diatas.
 Setelah semua penawaran dari Supplier di entry, klik refresh
 Klik Compare Quotes
 Klik tanda √ untuk Supplier yang terpilih.
 OK -> Close
c. Purchase Orders
Setelah RFQ selesai di compare dan dipilih mana yang menang, maka RFQ tersebut akan
otomatis jadi Purchase Order seperti dibawah ini.

 Ke menu Purchase Requests and Order

 Pilih Purchase Orders
 Di dropdown pilih All Purchase Orders

Maka tampilan yang muncul sebagai berikut:

Langkah-langkah Untuk Print Purchase Orders :

 Klik nomor PO di Purchase Order ID

 Klik Tombol Print di menu toolbar
 Klik Print -> Close

d. Inbound Logistics
Sebelum penerimaan barang secara system, harus dilakukan notifikasi terlebih dulu (notifikasi
dilakukan setelah menerima konfirmasi ketersediaan barang yang di pesan di Supplier)

a) New Supplier Delivery Notification

 Klik Inbound Logistics
 Klik New Supplier Delivery Notification
 Di dropdown pilih Open Purchase Order Items
 Pilih Purchase Order Item ID di Selection
 Klik Next
  Isi Delivery Notification ID
 Update Planned Delivery Date
 Update Delivery Notification Quantity (sesuai konfirmasi dari supplier)
 Klik Check Consistency
 Klik Next
 Klik Finish -> Close

b) Post Goods Receipt

Post Goods Receipt ini dilakukan setelah barang yang dipesan tiba di warehouse. Langkahnya
adalah sebagai berikut :
 Klik Inbound Logistics
 Klik Inbound Delivery Notifications dan akan muncul tampilan sebagai berikut

 Pilih Delivery Notification IDnya (jika tidak muncul ditampilan, maka bisa dipilih All
Delivery Notifications by Selection di dropdown)
 Klik Post Goods Receipt

Sebelum di klik Propose Quantity, Actual Quantitynya masih kosong.

 Klik Propose Quantities

 Update Actual Delivery Date
 Klik Save and Close

Setelah post goods receipt ini selesai diproses, maka stock barang akan bertambah di SAP.

e. Invoice Supplier
Setelah menerima tagihan dari supplier, maka accounting/finance akan mencatatkan hutangnya
secara system di SAP. Langkah-langkahnya bisa dilihat dibawah ini.
 Klik Supplier
 Pilih Invoice Entry
 Pilih Order IDnya
 Klik Invoice

 Isi External Document ID

 Isi Invoice Date
 Update Receipt Date (misalnya tanggal tagihan dari Supplier diterima)
 Isi Order ID dengan mengklik tanda (untuk mecantumkan nomor POnya)
 Isi Posting Date
 Klik Action, pilih Calculate Total Amounts
 Klik Action, pilih Simulate Journal Entry (jika ingin melihat jurnal entrynya)
 Klik Post
B. PROCURE TO PAY (SERVICE)
Procure To Pay (Service) ini adalah jika ada pembelian jasa ke Supplier. Prosesnya di SAP adalah
sebagai berikut.

a. Purchase Order
Mecatat pesanan ke Supplier dilakukan di dokumen Purchase Order dengan langkah sebagai
berikut :

 Klik Purchase Requests and Orders di Menu/Modul

 Pilih New Purchase Order

Berikut ini adalah tampilan Purchase Order yang sudah diisi. Langkah pengisiannya ada dibawah
ini. Untuk pengisian field, bisa dengan mengklik symbol atau bisa juga mengetik kata kunci
baik nama atau kodenya.

Informasi di Header :
 Isi Company
 Isi Currency
 Isi Supplier
 Isi Purchasing Unit
Informasi di Detail :
 Klik Add Row
 Di Item Type pilih Service
 Isi Product ID
 Isi Delivery Date
  Isi Ship-to/Service Location ID
 Isi Quantity dan UoM
 Isi Gross Pricenya
Informasi di Footer :
 Update Service Period From
 Update Service Period To
 Account Assignment Type diisi Cost Center
 Isi G/L Account

Sebelum di posting menjadi purchase Order di menu toolbar:

 Klik Check untuk memeriksa apakah masih ada informasi yang kurang, bila
notificationnya “Check complete; purchase order contains no errors” maka selanjutnya
 Klik Order

b. Goods and Services Receipts

Bila jasa sudah dikerjakan vendor, maka pencatatannya dilakukan di Goods and Services
Receipts. Adapun prosesnya di SAP adalah sebagai berikut

 Klik Menu Goods and Services Receipts

 Klik Purchase Orders to Be Delivered
 Klik Purchase Order ID
 Klik New Goods and Services Receipt
 Isi Delivery Note ID
 Klik Check
 Klik Post

c. Supplier Invoice
Setelah menerima tagihan dari Supplier atas pekerjaan jasa, maka selanjutnya diterbitkan
Invoice Supplier di SAP. Prosesnya adalah sebagai berikut:
  Klik Menu Supplier Invoicing
 Pilih Invoice Entry
 Pilih Order ID
 Klik New Invoice

 Isi External Document ID

 Isi Invoice Date
 Isi Receipt Date
 Isi Oder ID
 Isi Posting Date

Jika muncul notifikasi merah seperti di gambar, maka yang harus dilakukan adalah:

 Klik View All, yang muncul pertama kali adalah tampilan General
 Kemudian klik Menu Items
 Klik Menu Taxes yang ada dibawah detail
 Pilih Menu Withholding Tax Details

Maka tampilan yang akan muncul seperti dibawah ini

  Pilih jenis PPhnya di field Withholding Tax Code
 Klik Action -> Calculate Total Amounts
 Klik Action -> Simulate Journal Entry (kalau mau lihat jurnal yang terbentuk)
 Klik Check, jika tidak ada lagi error
 Klik Post

C. PROCURE TO PAY (EXPENSE)

Jika ada tagihan biaya yang ingin dicatatkan sebagai Hutang, prosesnya di SAP sebagai berikut.

a. Supplier Invoice

 Klik Menu Supplier Invoice

 Pilih New Invoice Without Purchase Order

Berikut ini adalah tampilan setelah di klik New Invoice Without Purchase Order.
Lengkapi bagian Header sebagai berikut:

 Isi Supplier
 Isi External Document ID
 Isi Invoice Date
 Isi Receipt Date
 Isi Posting Date

Lengkapi bagian Detail Items sebagai berikut:

 Klik Add Row

 Isi Description
 Pilih Tax Code
 Isi Quantity dan UoMnya
 Isi Net Price

Lengkapi bagian Footer sebagai berikut:

 Isi G/L Accountnya

Jika muncul notifikasi merah seperti di gambar, maka yang harus dilakukan adalah:

 Klik View All, yang muncul pertama kali adalah tampilan General
 Kemudian klik Menu Items
 Klik Menu Taxes yang ada dibawah detail
 Pilih Menu Withholding Tax Details

Maka tampilan yang akan muncul seperti dibawah ini.

  Pilih jenis PPhnya di field Withholding Tax Code
 Klik Action -> Calculate Total Amounts
 Klik Action -> Simulate Journal Entry (kalau mau lihat jurnal yang terbentuk)
 Klik Check, jika tidak ada lagi error

Klik Post

D. PROCURE TO PAY (FIXED ASSET)

Berikut ini adalah proses pembelian asset melalui SAP.

a. Purchase Requests and Order

Ini adalah langkah pertama yang dilakukan, yaitu mencatat pesanan ke Supplier di SAP.

 Klik Menu Purchase Requests and Order

 Klik New Purchase Order

Berikut ini adalah tampilan Purchase Order yang sudah dilengkapi, langkah pengisian ada dibawah
gambar.

Informasi di Header :
 Isi Company
 Isi Currency
 Isi Supplier
 Isi Purchasing Unit
Informasi di Detail :
 Klik Add Row
  Isi Product Description dengan nama Asset yang dibeli
 Isi Product Category ID (diisi dengan kategori asset yang dibeli)
 Isi Delivery Date
 Isi Ship-to/Service Location ID
 Isi Quantity dan UoM
 Isi Gross Pricenya
 Pilih Tax Codenya

Informasi di Footer :

 Isi Account Assignment Type (Untuk Fixed Asset, Assignment Typenya selalu Individual
Material)
 Di Individual Material, klik new kemudian isi Individual Material Description serta
Product Categorynya.
 Klik Save and Close

 Klik Check, jika tidak ada notifikasi merah selanjutnya

 Klik Order

b. Down Payment Request

Jika ada pembayaran Uang Muka ke Supplier untuk pembelian asset, maka berikut ini proses yang
dilakukan di SAP.

a) Down Payment Request

 Klik Supplier Invoice
 Pilih New Down Payment Request

Berikut ini adalah tampilan Down Payment Request yang sudah dilengkapi.
 Isi Supplier
 Isi External Document ID
 Isi Down Payment Request Date
 Isi Receipt Date
 Isi Posting Date
 Di Description taambahkan keterangan uang muka untuk apa
 Di Order ID, pilih nomor PO yang related dengan uang muka yang dibayarkan
 Pilih Tax Codenya
 Isi Net Amount uang muka yang harus dibayar
 Klik Action -> Calculate Total Amounts
 Klik Check, jika tidak ada notification merah maka dokumen bisa di proses
 Klik Post

b) Payment Management and Liquidity Management

Pembayaran uang muka yang sudah diterbitkan diproses melalui Payment management &
Liquidity management. Prosesnya adalah sebagai berikut:

1) Payment Management
 Klik Payment Management
 Klik New Outgoing Bank Transfer

 Isi Company ID
 Update Document Date
 Pilih Bank Account ID (Sumber dana)
 Isi Payee (Supplier/Penerima Pembayaran)
 Pilih Payee Bank (Bank tujuan transfer)
  Silahkan lengkapi informasi lain seperti Memo Line, Document Description (jika
diperlukan)

Kemudian di bagian detail pilih (√) di kolom Matched dokumen uang muka yang ingin
dibayarkan. Seperti dibawah ini.

 Kemudian klik Post

 Klik Action -> Set in to Transfer (jika sudah ditransfer pembayarannya)
 Klik Close

2) Liquidity Management
Ketika pembayaran sudah di proses di Payment Management, selanjutnya proses penyesuaian
saldo Bank di Bank statement. Ikuti langkah berikut ini.

 Klik Liquidity Management

 Klik New Bank Statement

 Isi Company
 Pilih Bank Account ID yang sebelumnya di pilih di Payment Management
 Update Statement ID
 Update Posting Date
 Klik Next
 Di kolom Selected √ dokumen yang sudah terbayar
 Klik Previous

Kalau diperhatikan dibawah ini, nilai Difference di header berbeda dengan nilain Opening
Balance. Karena nilai Opening Balance adalah saldo Bank saat ini, sementara Difference adalah
saldo bank setelah dikurangi nilai uang muka (-550.00 IDR).
  Entry nilai difference tanpa minus (-) di kolom Closing Balance, kemudian tekan Enter di
keyboard.
 Klik Post
 Klik Close

c. Goods and Services Receipts

Asset yang dibeli kemudian sudah diterima, proses yang akan dilakukan di SAP sebagai berikut :

 Klik Goods and Services Receipts

 Pilih Purchase Order To Be Delivered

 Pilih Purchase Order IDnya

 Klik New Goods and Services Receipt
 Isi Delivery Note ID
 Klik Post

d. Supplier Invoice
Mendapatkan sisa tagihan dari Supplier atas pembelian asset. Ikuti langkah berikut.

 Klik Supplier Invoice di Menu

 Pilih Order ID yang akan diterbitkan Invoicenya
 Klik New Invoice

Berikut ini adalah tampilan Invoice yang sudah dilengkapi.

 Isi External Document ID
 Isi Invoice Date
 Update Receipt Date (misalnya tanggal tagihan dari Supplier diterima)
 Isi Order ID dengan mengklik tanda (untuk mecantumkan nomor POnya)
 Isi Posting Date
 Pilih Witholding Tax Codenya

Ketika informasi di Invoice sudah terisi lengkap dan di klik Check, maka akan muncul notif hijau
seperti di gambar.

Dibagian footer dibawah ini bisa kita lihat, nilai down payment yang sudah dibayarkan
sebelumnya sudah mengurangi nilai hutang.

 Klik Action, pilih Calculate Total Amounts

 Klik Action, pilih Simulate Journal Entry (jika ingin melihat jurnal entrynya)
 Klik Post