Bab II Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

A. Pengertian Peralatan, Perlengkapan, dan Pekerjaan Kantor

Setiap pekerjaan yang dilakukan selalu membutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk
membantu agar pekerja lebih cepat dan ringan dikerjakan. Sebagaimana yang telah dibahas dalam bab
sebelumnya mengenai sarana dan prasarana pengelolaan dokumen, bahwa dalam setiap kegiatan yang
dilakukan di dunia kerja/kantor dan organisasi membutuhkan sarana berupa peralatan dan
perlengkapan guna mencapai keberhasilan pekerjaan.

Pengertian peralatan dan perlengkapan menurut Gie (2000: 299) adalah segenap alat yang
digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengelola bahan keterangan yang bekerja
secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik atau secara kimiawi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Peralatan kantor sebagai Office Equipment
adalah sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam kantor merupakan suatu media dalam mencapai
suatu tujuan yang diinginkan. Pemahaman terhadap pengertian peralatan kantor adalah suatu sarana
dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor.

Pengertian peralatan kantor menurut Rahayu, dkk. (2010: 43) adalah alat atau bahan yang
digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Hal ini berarti
pemahaman tentang peralatan kantor dapat berupa bahan, alat dan mesin kantor.

Dari ketiga pendapat di atas pemahaman terhadap peralatan kantor mengandung arti alat dan
bahan, sebagai sarana dan prasarana yang digunakan untuk membantu memperlancar dan
mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor. Dari kedua istilah peralatan dan perlengkapan tersebut
jelas ada perbedaan namun keduanya saling melengkapi. Peralatan adalah sebagai sarana dalam
pekerjaan kantor, jadi semua alat yang digunakan untuk memperlancar dan mempercepat pekerjaan
kantor. Sedangkan perlengkapan kantor sebagai prasarana pekerjaan kantor, dapat berupa bahan dan
barang yang digunakan secara langsung atau sebagai pelengkap peralatan yang dibutuhkan dalam
melakukan pekerjaan kantor.

Peralatan dan perlengkapan kantor digunakan dalam rangka memperlancar dan mempercepat
pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dalam hal ini merupakan sasaran kerja dari setiap pegawai.
Pengertian pekerjaan kantor menurut Leffingwell dan Robinson (1998) adalah pekerjaan yang terkait
dengan warkat-warkat badan usaha yang dapat digunakan untuk keterangan-keterangan dimasa
mendatang.

Terry (2011) menyebutkan bahwa pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara
lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan
pimpinan.

Pengertian pekerjaan kantor menurut Yuli (2005:9) dipandang sebagai aktivitas kerja
karyawan. Aktivitas karyawan terdiri dari tugas dan tanggungjawab dalam bekerja sesuai dengan
uraian kerja yang telah ditetapkan. Terry (2019) merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai
berikut:

“Office work includes verbal transmission of information and the producing of written records
and report providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a factual
basis for
manajerial control.” Pengertian tersebut dalam bahasa Indonesia diartikan bahwa Pekerjaan
perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan
 laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu
landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

Menurut Leffingwell dan Robinson (1998) pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan
berikut.

1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.

2. Membuat rekening.
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik.
4. Menyimpan warkat.
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitunganperhitungan yang belum diselesaikan.
6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang
tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.

Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat untuk

mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masing-masing
kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu dipergunakan untuk 7 macam
kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut:

1. Typing (mengetik) = 24,6%

2. Calculating (menghitung) = 19,5%
3. Checking (memeriksa) = 12,3%
4. Filling (menyimpan warkat) = 10,2%
5. Telephoning (menelepon) = 8,8%
6. Duplicating (menggandakan) = 6,4%
7. Mailing (mengirim surat) = 5,5%
8. Other (lain-lain) = 12.5%

Suatu pekerjaan dikatakan sebagai pekerjaan kantor apabila memiliki ciri sebagai berikut.

1. bersifat pelayanan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Merembes ke seluruh bagian. Hal ini terjadi karena adanya sifat mela-yani sehingga akan
berdampak kepada semua bagian dalam organisasi.
3. Memiliki dampak semua bagian dalam organisasi melakukan pekerjaan kantor sesuai pelayanan.

Oleh karena memiliki sifat pelayanan, maka pekerjaan kantor memiliki tujuan untuk:

1. Membantu tugas pokok dalam pencapaian tujuan organisasi.

2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi dalam rangka mengambil keputusan atau
tindakan yang tepat.
3. Membantu untuk melancarkan kegiatan operasional sehari-hari sehingga organisasi mampu
berkembang.

Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa pengertian pekerjaan kantor adalah semua aktivitas
pegawai sesuai tugas dan tanggungjawabnya dalam memberikan pelayanan organisasi/instansi untuk
mencapai tujuan organisasi.

B. Jenis Peralatan dan Perlengkapan Kantor dalam pekerjaan Kantor

 Peralatan dan perlengkapan merupakan alat yang saling melengkapi sama halnya dengan istilah
sarana dan prasarana. Seorang pegawai/karyawan organisasi dalam melakukan pekerjaan kantor
seperti yang
dijelaskan di atas tidak akan lepas dari peralatan dan perlengkapan kantor untuk memudahkan dan
memperlancar tugasnya.

Jenis peralatan kantor yang dibutuhkan dalam pekerjaan kantor harus standar tepat guna
artinya pemilihan terhadap peralatan kantor sesuai dengan jenis pekerjaan kantor yang dilakukan
sesuai dengan
pengelompokan pekerjaan kantor. Menurut Tery (2011) jenis peralatan yang dibutuhkan meliputi:

1. Jenis peralatan untuk pekerjaan mengetik

Mengetik merupakan pekerjaan yang paling banyak dilakukan terkait dengan membuat
dokumen dan berkomunikasi secara tertulis atau bahkan mengirim pesan tertulis melalui media massa
sekarang ini hampir dilakukan setiap hari. Untuk itu jenis peralatan yang digunakan adalah.

a. Ruang kerja dengan perlengkapan mebelnya.

Merupakan ruangan dimana setiap orang dapat melakukan pekerjaan khususnya mengetik
dengan perlengkapan mebel berupa meja dan kursi kerja.

b. Perangkat komputer.

Perangkat komputer adalah peralatan yang dibutuhkan dalam membuat dokumen. Satu
perangkat komputer lengkap dengan asesorisnya terdiri dari monitor, keyboard, CPU, mouse, mouse
pad, speaker aktif, webcam,
dan headset.

c. Laptop dan segala jenis merk smartphone yang digunakan dalam membuat mengirimkan pesan atau
membuat konten tulisan yang akan di upload di media massa.

d. Mesin pencetak/pengganda dokumen seperti printer, fotokopi, dan scanner.

2. Jenis peralatan dalam pekerjaan menghitung

Pekerjaan menghitung menurut hasil penelitian Terry menunjukkan jumlah volume pekerjaan
yang mencapai 19,5% dari pekerjaan kantor. Pada jenis pekerjaan ini dibutuhkan alat berupa mesin
hitung uang dan kalkulator baik digital maupun manual. Untuk mesin kalkulator sekarang ini hampir
setiap jenis peralatan elektronik sudah dilengkapi dengan aplikasi kalkulator, sehingga kalkulator saat
ini digunakan untuk pekerjaan yang berkaitan dengan layanan bidang keuangan.

3. Jenis peralatan untuk pekerjaan checking (memeriksa)

Checking merupakan peringkat volume pekerjaan nomor 3 setelah pekerjaan menghitung.
Peralatan yang dibutuhkan untuk pekerjaan checking meliputi numbering, dating, labeling, stempel,
fingerprint, laser scanner, thermo gun, CCTV dan peralatan lain yang dibutuhkan untuk melakukan
pemeriksaan terhadap proses kerja lainnya.

Pekerjaan memeriksa dokumen akan menghasilkan dokumen yang layak dan tidak layak
digunakan kembali. Jika ditemukan dokumen yang sudah tidak layak pakai, maka akan dihapuskan
dengan menggunakan mesin penghancur dokumen.
 Sedangkan jenis dokumen yang masih digunakan akan dicek kembali keadaannya apabila
masih dalam keadaan baik dapat langsung disimpan, namun apabila ditemukan dokumen yang sudah
rusak, maka dilakukan perawatan dan pemeliharaan lebih lanjut menggunakan mesin laminating,
mesin pres, scanner, difoto atau kegiatan lain sesuai kebutuhannya.

4. Jenis peralatan untuk pekerjaan filling (menyimpan warkat)

Peralatan yang digunakan untuk pekerjaan filling adalah komputer, smartphone, alat
penyimpan data eksternal seperti flashdisk, kartu memori, disk dan lainnya.

5. Jenis peralatan untuk pekerjaan telephoning (menelepon)

Jenis pekerjaan ini membutuhkan peralatan seperti, pesawat telephone, smartphone, komputer
dan media elektronik lainnya yang digunakan dalam melakukan komunikasi langsung seperti LCD,
Microphone, dan lainnya.

6. Jenis peralatan dalam pekerjaan duplicating(menggandakan)

Jenis pekerjaan menggandakan di kantor adalah mengetik, mengcopy, meng-import, meng-
upload, dan meng-convert file. Sedangkan peralatan yang digunakan untuk penggandaan dokumen
digital ini adalah komputer atau laptop dan smartphone dengan perlengkapan jaringan internet dan
aplikasi yang memadai. Sementara itu, untuk pekerjaan penggandaan dokumen manual dapat
dilakukan dengan mesin pengganda manual.

7. Jenis perlatan untuk pekerjaan mailing (mengirim surat)

Pekerjaan pengiriman surat saat ini sudah lebih praktis dan cepat diselesaikan, karena sudah
berbentuk surat elektronik. Kegiatan pengiriman dalam pekerjaan kantor tidak sekedar pengiriman
surat saja, melainkan pengiriman dokumen lainnya yang sekarang marak dilakukan oleh setiap kantor
atau instansi yaitu pengiriman
dengan jasa kurir. Bahkan sekarang ini telah menjamur jenis layanan jasa pengiriman dokumen dan
barang yang ada. Untuk peralatan yang dibutuhkan dalam proses ini adalah komputer/laptop yang
dilengkapi aplikasi jasa pengiriman. Contoh jasa pengiriman dapat kalian cari di internet atau di
sekitar sekolah.

8. Other (lain-lain)
Lain-lain pekerjaan kantor menurut Tery (2011) dapat berupa pekerjaan yang tidak termasuk
dalam 7 pekerjaan kantor di atas meliputi negosiasi terhadap bagian atau unit terkait dalam
memberikan layanan, melakukan koordinasi dengan unit atau pihak lain. Semua kegiatan tersebut
tidak membutuhkan peralatan yang berarti, hanya saja kadang dibutuhkan dokumen seperti kamera
yang sekarang ini sudah terdapat pada smartphone. Foto atau gambar yang diambil merupakan bukti
dari kegiatan terkait.

Jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam pekerjaan kantor meliputi:

1. Perlengkapan kantor
Jenis perlengkapan kantor meliputi barang atau bahan yang dibutuhkan untuk pekerjaan kantor.
Barang dan bahan tersebut merupakan bahan habis pakai atau yang melengkapi peralatan yang
digunakan seperti kertas, kalender, pensil, tinta printer dan lainnya.

2. Peralatan kantor
Peralatan kantor merupakan alat kantor yang digunakan untuk membantu pekerjaan kantor dan
bersifat habis pakai atau memiliki nilai guna barang yang pendek. Contohnya perforator, stepler,
gunting, labeling, stempel dan lainya yang menunjang pekerjaan kantor.

3. Mesin kantor
 Mesin kantor merupakan alat kantor yang tidak habis pakai dan memiliki nilai guna lebih panjang
biasanya perlengkapan yang dibutuhkan meliputi daya listrik, baterai, program atau aplikasi dan
lainnya yang menjalankan proses kerjanya.

C. Prosedur Penggunaan Peralatan Kantor

Prosedur merupakan standar kerja yang harus dilakukan seseorang dalam bekerja menggunakan
peralatan dan perlengkapan kantor. Pada umumnya penggunaan atau pemakaian peralatan dan
perlengkapan kantor perlu diperhatikan hal berikut.

1. Jenis pekerjaan
2. Jumlah kebutuhan bahan dan alat
3. Waktu penggunaannya
4. Jenis bahan yang dibutuhkan
5. Tempat penyimpanan
6. Prosedur peminjaman
7. Ruang kerja

Untuk peralatan yang berupa mesin dapat dilihat prosedurnya secara umum sebagai berikut.
1. Mengetahui fungsi dan manfaat mesin yang akan digunakan dalam bekerja.
2. Memiliki kompetensi menggunakan mesin atau bagi yang belum bisa dapat menggunakan manual
book petunjuk penggunaan mesin.
3. Menggunakan sesuai kebutuhan pekerjaan.
4. Untuk mesin yang menggunakan daya listrik tentunya dilakukan pemeriksaan apakah kabel mesin
telah terhubung oleh listrik atau belum, demikian juga setelah digunakan kabel harus dicabut.
5. Mengisi dan menulis buku penggunaan mesin jika ada. Hal ini dilakukan dalam rangka mengetahui
keberadaan mesin dan kondisi mesin sehat atau rusak terkaitan dengan pengelolaan peralatan kantor
nantinya.
6. Menutup dan menyimpannya kembali mesin pada posisi semula.
D. Prosedur Perawatan Peralatan Kantor
Perawatan dan pemeliharaan barang biasannya dilakukan pada jenis peralatan yang berupa mesin
kantor seperti komputer, printer, scanning, fotokopi, faksimile, CCTV, laptop, mesin hitung, mesin
jilid, dan mesin lainnya yang pada prinsipnya membutuhkan tempat yang tetap atau permanen dalam
ruang yang terukur kelembaban udaranya. Prosedur perawatan dan pemeliharaan mesin kantor
meliputi langkah
berikut.
a. Melakukan inventarisasi barang secara berkala dimulai dari pengadaan pertama.
b. Membuat kartu penggunaan mesin yang disimpan pada tempat terdekat dan mudah dilihat.
Harapannya setiap pegawai yang menggunakan dapat menemukan kartu dan mengisinya sebelum dan
sesudah menggunakan.
c. Petugas bagian sarana prasarana melakukan checking peralatan secara berkala setiap bulan
d. Petugas sarana dan prasarana melakukan tindak lanjut apabila dijumpai peralatan yang tercatat rusak
atau terkendala penggunaannya.
e. Petugas sarana dan prasarana melakukan tindak lanjut perbaikan ringan, sedang atau berat setelah
diteliti jenis kerusakannya.
f. Menindaklanjuti dengan perbaikan, namun harus berkoordinasi dengan bagian keuangan.
g. Melakukan pendataan kembali setelah barang dikembalikan dalam keadaan sehat melalui
pencatatan pada kartu perawatan.
h. Untuk barang yang sudah tidak dapat diperbaiki dan/atau telah melewati nilai guna, maka dapat
dilakukan penghapusan barang sesuai prosedur yang berlaku di kantor atau organisasi terkait.
E. Jenis dan Penggunaan Aplikasi dalam Pekerjaan Kantor sesuai Standar Kerja
Pada pembelajaran Bab 2 semester 1 yang lalu kalian telah mempelajari berbagai jenis aplikasi
sebagai dampak perkembangan revolusi industri 4.0. Teknologi komunikasi seperti smartphone yang
semakin canggih dan dapat menunjang aktivitas dan pekerjaan secara online. Kondisi ini dapat
memengaruhi perubahan perilaku dalam bekerja. Apalagi setelah dunia dilanda pandemi Covid-19
dengan penerapan work from home (WFH), memacu keberadaan teknologi dalam pekerjaan.
Perkembangan teknologi informasi ini juga dimanfaatkan oleh generasi muda secara kreatif menjadi
peluang bisnis baru di bidang teknik digital dan informatika. Demikian juga perkembangan lingkungan
kantor, dengan perkembangan teknologi mengubah pola kerja pegawai yang semakin efektif dan
efisien, yaitu pekerjaan dapat dilakukan tanpa batas ruang dan waktu.

Sekarang ini, keberadaan smartphone hampir selalu bersama kita, karena setiap kebutuhan dan
kegiatan apapun dapat dilakukan dengan media smartphone. Demikian juga komputer dan laptop,
menjadi bagian penting dalam menunjang pekerjaan. Penggunaan aplikasi menurut volume pekerjaan
kantor yang paling banyak adalah pengetikan untuk penyusunan dan pembuatan dokumen. Oleh
karena itu, prosedur penggunaan aplikasi pada microsoft harus kalian kuasai dengan baik. Pengetikan
yang dilakukan melalui media smartphone dapat dengan
mudah dilakukan dengan cepat, oleh karena penggunaannya juga sudah dimulai sejak kecil. Hal yang
dilakukan untuk pengetikan cukup dengan kedua ibu jari kalian saja.

Penggunaan aplikasi Microsoft Office pada komputer yang digunakan dalam pekerjaan
pengetikan yang paling dasar adalah Microsoft Word dan Excel. Untuk menghasilkan pekerjaan
pengetikan yang baik, tentunya teknik dasar pengetikan haruslah dikuasai. Teknik pengetikan yang
dimaksud adalah pengetikan 10 jari. Untuk itu kalian dapat melakukan pelatihan secara mandiri di
sekolah atau di rumah menggunakan laptop atau keyboard komputer kalian. Pelatihan dapat juga
dilakukan bersama dengan bimbingan guru kalian. Selanjutnya perhatikan video berikut untuk
melakukan pelatihan dan lakukan setiap hari secara rutin.

Pelatihan dilakukan secara bertahap sesuai petunjuk guru atau aplikasi menggunakan
rapidtyping yang dapat di download di komputer atau laptop selanjutnya dapat kalian lakukan secara
mandiri. Perhatikan video berikut.

Setelah kalian melakukan pelatihan teknik pengetikan 10 jari, mulailah setiap pekerjaan yang
kalian lakukan menggunakan komputer atau laptop sebaiknya dilakukan menggunakan teknik 10 jari
untuk mendapatkan pembiasaan diri dalam penguasaan teknik mengetik 10 jari.

Pelatihan selanjutnya adalah menggunakan aplikasi Microsoft Wordsesuai menu yang ada di
jendela atas dan bawah Microsoft Word. Agar dalam penggunaannya dapat secara optimal dan cepat
maka kalian perlu memahami dengan benar fungsi dan penggunaan menu Microsoft Word dengan
baik. Untuk itu kalian coba kerjakan tugas berikut.

Jenis Microsoft Office yang lain untuk pekerjaan presentasi dapat menggunakan Microsoft
Office PowerPoint atau yang sering dikenal PPt. prosedur penggunaan PowerPoint adalah.

1. Membuka menu Microsoft Office PowerPoint.

2. Memilih jenis slide yang akan dibuat.
3. Menambahkan objek ke dalam slide.
4. Memilih tema dengan mengklik menu design.
5. Menerapkan animasi pada teks atau slide dengan mungkin animation.
6. Mencoba untuk melakukan tampilan apakah sesuai yang dibutuhkan atau tidak dengan melakukan
editing apabila perlu perbaikan.
7. Simpan dokumen ppt pada folder sesuai tempatnya.

Aplikasi pengolah angka atau lembar kerja yang ada pada Microsoft Office adalah Microsoft Excel.
Aplikasi ini sering digunakan untuk pengolahan data yang berupa angka. Secara detail Ms Excel
berguna untuk membuat,
 mengedit, mengurutkan, menganalisa, serta meringkas data dan memproses perhitungan aritmatika dan
statistika.

Dalam pekerjaan kantor Ms Excel digunakan untuk membuat catatan keuangan, penyusunan anggaran
keuangan, penyusunan laporan keuangan baik dalam bentuk tabel, grafik ataupun diagram. Untuk
memulai pelatihan menggunakan Ms Excel ini kalian harus mengetahui fungsi-fungsi yang ada pada
menu Ms Excel.

F. Mencetak Dokumen Kantor sesuai Standar Kerja

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan kantor yang sering juga dilakukan sekalipun
sekarang ini dokumen yang banyak digunakan adalah dokumen digital. Pelayanan pencetakan
dokumen sekarang juga sudah mulai terlihat dikalangan bisnis. Contohnya jasa print out file/dokumen
yang biasa dijumpai dalam jasa layanan fotokopi atau cetak foto.

Dalam praktiknya pelayanan pencetakan dokumen merupakan rangkaian pekerjaan dari

layanan masyarakat pada umumnya. Sebagai contoh pelayanan pembuatan SIM, KK, KTP, SIUP, atau
surat perizinan
lain. Jenis layanan ini dilakukan oleh kantor/Dinas Pemerintah sudah sejak lama. Khusus pencetakan
dokumen seperti contoh di atas sekarang ini juga sudah melalui online artinya pelanggan/kolega dapat
melakukan printout dokumen secara mandiri menggunakan printer dan smartphone yang dimiliki.
Berbagai jenis printer dengan fasilitas yang canggih sekarang ini dapat kita jumpai dengan
adanya kemajuan teknologi. Bahkan dalam satu alat printer saja kita bisa melakukan print out,
scanning, fotokopi
file baik menggunakan komputer, laptop, smartphone dengan tanpa menggunakan kabel data dapat
dilakukan dimana saja.
Mencetak dokumen dari komputer dilakukan dengan langkah sebagai berikut.
1. Buka file yang akan diprint
2. Klik Ctrl + P atau Office Button – Print untuk membuka kotak dialog print seperti gambar 2.31
3. Lakukan pengaturan :
a. Name dengan memilih printer yang akan digunakan.
b. Number of Copies digunakan untuk menentukan jumlah salinan (copian)
c. Page Range :
1) All apabila diklik akan mencetak semua halaman dokumen.
2) Current Page digunakan apabila mencetak halaman yang sedang aktif.
3) Selection digunakan apabila mencetak halaman yang sudah dipilih
4) Pages digunakan untuk mencetak halaman tertentu (1,2,5,7 atau 1-5)
d. Print :
1) Print what – menentukan bagian dokumen yang akan dicetak
2) All pages in range – mencetak semua halaman dokumen
3) Odd pages – mencetak halaman ganjil dokumen (1,3,5 …)
4) Even pages – mencetak halaman genap dokumen (2,4,6 …)
e. Collate digunakan apabila akan mencetak keseluruhan dokumen kemudian rangkapannya
(berdasar number of copies), dan jika tidak dicentang akan mencetak setiap halaman beserta
rangkapannya langsung.
f. Properties merupakan menu setting ukuran kertas, bentuk pence-takan dan pewarnaan.
g. Zoom adalah Page per sheet digunakan untuk memilih jumlah halaman dokumen yang akan
dicetak dalam satu lembar dan Scale to paper size digunakan untuk memilih ukuran kertas.
4. Klik OK untuk memulai pencetakan.
G. Penggandaan Dokumen Kantor
Pekerjaan penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis juga dilakukan terhadap
dokumen elektronik apabila dibutuhkan. Bentuk penggandaan dokumen secara umum dilakukan
adalah:
1. Memperbanyak dokumen naskah berupa undangan, makalah, laporan, formulir dan sebagainya
untuk tujuan suatu pekerjaan seperti rapat, presentasi, atau yang lainnya.
2. Menggandakan dokumen yang berisi gambar atau lukisan.
3. Menggandakan hasil rekaman seperti CD, VCD, atau file.

Memilih alat yang digunakan dalam menggandakan dokumen tentunya akan memperhatikan
hal-hal sebagai berikut.
1. Jumlah dokumen yang digunakan.
2. Jenis dokumen yang digandakan.
3. Kualitas hasil gandaan yang di inginkan
4. Bahan atau kertas yang dipilih.
5. Waktu yang tersedia untuk menggandakan.

Alat dan mesin yang digunakan dalam penggandaan dokumen adalah sebagai berikut.
1. Penggandaan dokumen kurang dari 10 lembar dapat dengan semua jenis printer
2. Penggandaan dokumen lebih dari 10 sheet dapat dilakukan dengan mesin duplicator hektografik
dengan alkohol dan mesin fotokopi.
3. Penggandaan dokumen di atas 100 sheet dapat dilakukan dengan stensil atau stensil sheet.
4. Penggandaan dokumen dengan jumlah lebih dari 1000 sheet dapat dilakukan menggunakan mesin
offset, typeset, dan scanner stensil sheet.
5. Penggandaan dengan jumlah 1000 lebih dengan kualitas gambar warna dapat dilakukan dengan
mesin duplikator offset litho.
6. Penggandaan terhadap dokumen melalui laser secara elektronik menggunakan LCD atau citra
elektronik.

Jenis bahan perlengkapan mesin pengganda yang digunakan berbeda sesuai dengan jenis
mesinnya. Dalam penggandaan dokumen disamping kertas bahan lain yang dibutuhkan adalah:
1. Toner untuk bahan pewarna untuk mesin fotokopi.
2. Master sheet, tinta stensil untuk mesin stensil.
3. Pita printer dot matrik, pita mesin digunakan untuk printer dot matrik dan mesin tik manual dan
elektronik yang sekarang sudah ditinggalkan atau jarang digunakan.
4. Seperangkat komputer/laptop, tinta printer untuk mesin printer.
5. Master/plat, tinta mesin untuk mesin offset.

Rangkuman
Peralatan kantor adalah semua alat yang digunakan sebagai sarana untuk memperlancar dan
mempercepat pekerjaan kantor.

Perlengkapan kantor adalah bahan dan barang yang digunakan secara langsung atau sebagai pelengkap
peralatan yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan kantor.

Pekerjaan kantor adalah semua aktivitas pegawai sesuai tugas dan tanggungjawabnya dalam
memberikan pelayanan organisasi/instansi untuk mencapai tujuan organisasi.

Jenis pekerjaan kantor mengetik, menghitung, memeriksa, menyimpan, menelepon, menggandakan,

mengirim, dan jenis pekerjaan lain seperti negosiasi, melayani tamu dan pekerjaan lainnya yang secara
langsung maupun tidak mendukung lancarnya pekerjaan kantor.
Jenis peralatan kantor dapat digolongkan ke dalam perlengkan kantor, peralatan kantor dan mesin
kantor.

Dalam rangka penggunaan peralatan kantor harus dilakukan sesuai prosedur kerjanya masing-masing,
hal ini dimasudkan agar peralatan kantor yang berbentuk mesin dapat terpelihara dengan baik sehingga
memiliki nilai guna yang cukup lama.

Untuk perlatan kantor yang bersifat habis pakai atau memiliki nilai guna yang lebih pendek atau
bahkan habis setelah dipakai, prosedur
penggunaan peralatan digunakan dalam rangka menghitung kebutuhan bahan dan alat dalam satu
periode yang selanjutnya dapat digunakan untuk kebijakan terhadap pengadaan barang kantor pada
masa datang.

Pengelolaan terhadap peralatan kantor meliputi pekerjaan perencanaan/anaisis kebutuhan, prosedur

pengadaan, prosedur penerimaan barang,prosedur penyimpanan, prosedur perawatan dan pemeliharaan
barang.

Aplikasi perangkat lunak dalam pekerjaan kantor tergolong perlengkapan kantor yang selalu
digunakan dalam bekerja seharihari. Kegiatan pengetikan merupakan pekerjaan yang memiliki volume
pekerjaan paling tinggi dibanding pekerjaan lainnya menurut penelitian GR. Terry. Oleh karenanya
dalam mempersiapkan peserta
didik di dunia kerja harus dibekali ketrampilan dasar teknik mengetik yang benar. Teknik mengetik
yang harus dikuasai adalah mengetik 10 jari.

I. Uji Pengetahuan
1. Perhatikan gambar berikut.
Gambar di atas adalah mesin pencetak nomor manual. Perlengkapan mesin tersebut ada yang
meyerupai pensil atau pulpen. Alat tersebut dinamakan...
A. Tusuk
B. Pena
C. Tinta
D. Stylus
E. Eraser
2. Sebuah kawat kecil yang dibentuk untuk menyatukan dokumen yang sifatnya sementara dikenal
dengan...
A. Binder
B. Binding machine
C. Clip art
D. Clip paper
E. Stepes
3. Jenis kursi kerja di bawah yang masuk dalam standar kerja K3 perkantoran adalah ...
Gambar 1 Gambar 2 Gambar 3 Gambar 4
A. Gambar 1
B. Gambar 2
C. Gambar 3
D. Gambar 4
E. Tidak semua gambar masuk kriteria standar kerja K3 perkantoran.
4. Jenis pekerjaan kantor yang memiliki volume pekerjaan paling sedikit adalah pekerjaan...
A. Menghitung
B. Menyimpan.
C. Mengirim dokumen
D. Melakukan negosiasi
E. Mengetik.
5. Alat pengukur suhu badan yang sekarang ini wajib ada dalam setiap kantor tergolong jenis peralatan
kantor yang digunakan untuk pekerjaan kantor...
A. Melakukan pengukuran
B. Melakukan penyimpanan data
C. Melakukan penggandaan
D. Melakukan pengiriman dokumen
E. Melakukan pembuatan dokumen
6. Jam dinding, gunting, snelhecher, ordner termasuk kelompok ...
A. peralatan kantor
B. perlengkapan kantor
C. mesin kantor
D. barang kantor
E. bahan kantor
7. Pemilihan terhadap peralatan kantor yang digunakan seperti map, snelhecter yang terbuat dari kertas
atau plastik untuk penempatan dokumen aktif di meja kerja perlu dilakukan. Hal ini sesuai prosedur ...
A. Penyesuaian jenis pekerjaan
B. Jumlah alat sesuai kebutuhan
C. Jenis bahan yang dibutuhkan
D. Tempat penyimpanan
E. Prosedur peminjaman.
8. 1) Sambungkan mesin dengan arus listrik.
2) Hidupkan mesin menggunakan tombol ON.
3) Tekan tombol jumlah yang diinginkan.
4) Tekan tombol start.
5) Letakan naskah yang akan di gandakan.
6) Tekan tombol Off apabila proses mengkopy selesai.
7) Jika sudah selesai bersihkan mesin dari tinta dan debu.
8) Tutup mesin apabila tidak dipakai.
Prosedur penggunaan mesin fotokopi yang benar adalah...
A. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
B. 1, 2, 3, 5, 4, 6, 7, 8
C. 1, 2, 5, 3, 4, 6, 7, 8
D. 1, 2, 5, 3, 4, 6, 7, 8
E. 8, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
9. Mesin pengambil gambar di lingkungan kantor yang ditempatkan pada tempat tertentu guna
meminimalisir pencurian adalah...
A. Kamera
B. LCD
C. Closed circuit television
D. Camera digital
E. Video camera
10. Cutting machine yang digunakan untuk memotong lebih dari 5-10 lembar adalah jenis cutting
paper pada gambar...
A.
B.
C.
D.
E.
11. Fingerprint secara manual atau elektronik digunakan untuk merekam data kehadiran pegawai
dalam suatu organisasi. Alat tersebut sesuai jenis pekerjaan kantor...
A. Mengetik
B. Memeriksa
C. Mengirim
D. Menggandakan
 E. Menyimpan dokumen
12. Salah satu jenis aplikasi/software yang terdapat pada Microsoft Office yang digunakan dalam
pembuatan undangan atau brousure adalah ...
A. Microsoft Excel
B. Microsoft Word
C. Microsoft Power point
D. Mcrosoft Publisher
E. Microsoft Acess
13. Untuk memudahkan dalam pengolahan data yang berupa angka maka jenis aplikasi yang dipilih
adalah...
A. Microsoft Excel
B. Microsoft Word
C. Microsoft Power point
D. Mcrosoft Publisher
E. Microsoft Acess
14. Mengambil gambar dari monitor komputer yang sedang aktif dapat dilakukan melalui perintah...
A. Ctrl + Alt
B. Ctrl + P
C. Ctrl + prt sc
D. Ctrl + V
E. Ctrl + B
15. Sebelum melakukan penggandaan menggunakan mesin sheet stensil elektronik, kita perlu
membuat terlebih dahulu master dokumen manual untuk dilakukan pemotretan dokumen yang dikenal
dengan istilah...
A. Copy dokumen
B. Scan dokumen
C. Foto dokumen
D. Cetak dokumen
E. Rekam dokumen

B. Jawablah pertanyaan berikut dengan benar dan jelas!

1. Jelaskan perbedaan antara peralatan dan perlengkapan kantor?
2. Apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor jelaskan dengan contoh?
3. Menggunakan peralatan kantor perlu mempertimbangkan hal tertentu agar alat yang digunakan tepat
sesuai jenis pekerjaan kantor yang dilakukan. Pertimbangan apa saja yang harus dipahami?
4. Jenis pekerjaan apa saja dalam pengelolaan peralatan kantor?
5. Bagaimana prosedur kerja dalam mencetak dokumen sederhana engan komputer dan printer.

Bab III Sistem Informasi Manajemen dan Komunikasi Kantor

A. Pengertian Data dan Informasi

Data, menurut Gie (2007), adalah hal peristiwa atau kenyataan lainnya yang mengandung suatu
pengetahuan untuk dijadikan dasar menyusun keterangan, pembuatan kesimpulan, atau penerapan
keputusan.
Davis (2011) mendefinisikan data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok
lambang tidak acak yang menunjukan jumlah, tindakan-tindakan, dan hal-hal. Sebagai bahan mentah,
data akan diolah menjadi sebuah informasi.

Pengertian data adalah gambar, tulisan, catatan, dari sebuah peristiwa, kejadian atau suatu hal
yang memberikan pengetahuan atau pembuktian dari suatu hal untuk dijadikan sebagai dasar dalam
menyusun sebuah informasi.
 Jenis data menurut sumber pencariannya ada data primer dan data sekunder. Data primer
merupakan data yang diambil dari sumber/objek yang diamati secara langsung. Sedangkan data
sekunder sumber pengambilan datanya diperoleh dari sumber lain yang terkait dengan objek aslinya.

Jenis data menurut bentuknya dapat berupa foto, gambar, tulisan, grafik, infografis, barang,
atau benda lain yang memberikan informasi untuk dijadikan dasar dalam mengambil keputusan.

Jenis data menurut sifatnya dikelompokan menjadi data kualitatif dan data kuantitatif. Data
kualitatif adalah data yang berupa deskripsi/pernyataan dari objek yang diamati. Biasanya berbentuk
tulisan.

Sedangkan data kuantitatif merupakan data yang menggambarkan hasil survei atau penelitian
yang berbentuk angka, grafik atau bentuk lain yang dinyatakan dengan jumlah angka.

Metode pengumpulan data dapat dilakukan melalui penelitian dokumen, pengamatan atau
observasi langsung, interviu/wawancara, dan survei atau kuesioner.

Informasi merupakan serangkaian, data yang diolah menjadi suatu hal yang dapat berguna
dalam mengambil kesimpulan atau keputusan.

Fungsi data dan informasi bagi sebuah usaha atau organisasi merupakan hal yang sangat
penting. Dari penjelasan di atas adanya data dan informasi akan menjadikan sebuah kebijakan
organisasi dalam pengambilan keputusan. Dengan demikian fungsi data dan informasi akan mampu
menentukan arah dari kebijakan yang akan diambil.

Melalui kebijakan organisasi yang tepat maka adanya data dan informasi juga akan dapat
digunakan sebagai dasar dalam melakukan evaluasi sebuah kegiatan atau pekerjaan yang telah
dilakukan. Dalam hal ini fungsi data dan informasi yang diperoleh adalah data yang telah dilakukan
atau data terkini dari suatu pekerjaan dan kegiatan. Apakah sebuah kegiatan dapat dikatakan berjalan
dengan baik dan lancar? Pertanyaan tersebut akan terjawab apabila data/informasi dalam pelaksanaan
kegiatan menunjukkan hasil yang positif atau baik.

Data hasil kegiatan atau pekerjaan sebuah organisasi dapat berfungsi untuk menciptakan
efisiensi biaya yang dikeluarkan oleh organisasi. Penghematan biaya atau efisiensi ini terjadi apabila
data dan informasi yang digunakan itu pasti dan valid. Sebagai contoh data peserta dalam suatu acara.
Apabila jumlah peserta yang hadir itu valid dan dapat dipastikan kehadirannya, maka jumlah biaya
yang dikeluarkan untuk akomodasi peserta juga akan dapat dipastikan tepat guna.

Fungsi lain dari data dan informasi adalah mampu memberi inovasi bagi pekerja dalam
menciptakan sebuah karya. Kadang dalam membuat sebuah karya akan selalu belajar untuk melihat
data atau membaca informasi guna memberi wawasan yang berbeda dengan hasil pemikiran kita.
Dalam hal ini data dan informasi yang diperoleh akan mendorong untuk memiliki sebuah kreasi dan
inovasi dalam sebuah karya atau pola pikir baru.

B. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen atau yang sering dikenal dengan SIM secara etimologi berasal
dari bahasa Inggris yakni management information system yang berarti sekelompok atau sekumpulan
proses dimana data dapat diolah, dianalisis dan ditampilkan supaya data tersebut menjadi berguna
untuk menunjang dan mengendalikan
operasi perusahaan.

Pengertian SIM menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah sistem yang memproses data
dan menyiapkan informasi yang diperlukan. Sistem informasi manajemen berasal dari kata sistem
yang merupakan kumpulan atau rangkaian dari unit-unit atau elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.

Menurut Handoko (2012) menyatakan “Sistem informasi manajemen adalah suatu prosedur
sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali dan validasi berbagai data
tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi tentang sumber daya manusianya”. Penjelasannya
adalah sebagai berikut.

1. Sistem adalah kumpulan unsur yang berupa aktivitas/proses/elemen yang terintegrasi dan saling
bekerjasama.
2. Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang terorganisir dan diolah melalui metode tertentu
hingga memiliki makna bagi si penerima.
3. Manajemen menurut Mary Parker merupakan seni dalam menjalankan tugas melalui orang lain (the
art of getting things done through people).

Dari ketiga pendapat tentang pengertian sistem informasi manajemen maka secara umum dapat
disimpulkan pengertian sistem informasi manajemen adalah kumpulan atau gabungan beberapa sistem
yang digunakan oleh organisasi/perusahaan dalam operasionalnya yang berhubungan dengan fungsi
manajemen.

Sebagai sebuah sistem dan informasi, maka bagi organisasi/perusahaan yang menggunakannya
akan lebih mudah dan cepat dalam memberikan layanan usahanya dan pengelolaan internal
organisasinya. Hal ini berarti bahwa SIM memiliki fungsi penting bagi perusahaan. Fungsi utama
sistem informasi manajemen adalah:

1. Memudahkan bagi pihak manajemen menjalankan fungsinya mulai dari perencanaan, pengawasan,
pengarahan, serta pendelegasian tugas pada seluruh unit/bagian yang ada dalam struktur organisasi.
2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi akan data yang tersedia secara akurat dan realtime.
3. Meningkatkan produktivitas dan menghemat anggaran organisasi.
4. Mengembangkan mutu dan kualitas SDM yang disebabkan adanya koordinasi unit kerja yang
sistematis.

Memahami begitu besar fungsi sistem informasi manajemen dalam organisasi/perusahaan,

tentunya secara langsung memberi manfaat penting bagi organisasi atau perusahaan. Beberapa
manfaat yang terlihat pada penggunaan sistem informasi manajemen adalah.

1. Menyediakan informasi yang digunakan dalam proses perhitungan keuangan dari hasil usaha secara
otomatis.
2. Menyediakan informasi dalam rangka pengambilan keputusan penting.
3. Menyediakan informasi yang digunakan dalam merumuskan perencanaan, pengendalian, dan
evaluasi untuk melakukan perbaikan.

Agar dalam penggunaan informasi dapat akurat untuk pengambilan keputusan/kebijakan, maka
informasi tersebut harus memiliki standar kualitas dan siap digunakan sesuai peruntukannya. Ciri-ciri
informasi yang berkualitas adalah.

1. Akurat
Data yang diterima dan diolah harus data yang akurat artinya sumber, data dapat
dipertanggungjawabkan dan prosesnya menggunakan sistem yang sesuai prosedur.
2. Relevan
Relevan berarti informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan masalah yang dihadapi.
3. Tepat waktu
 Ketersediaan informasi terkini menjadi prioritas utama agar kualitas terjaga. Informasi harus terkini
sesuai dengan perubahan yang terjadi.
4. Lengkap
Informasi dapat disebut lengkap apabila mampu menjawab pertanyaan/kebutuhan pengguna.

C. Jenis Sistem Informasi Manajemen

Dalam rangka membangun sebuah sistem informasi manajemen di organisasi atau perusahaan
perlu adanya beberapa komponen yang ada dan saling berkaitan terhadap informasi di manajemen
[Link] Rusdiana (2014) dalam bukunya sistem informasi manajemen komponen dalam
SIM terdiri dari dua yaitu komponen secara fungsional dan komponen secara fisik.

1. Komponen SIM secara fungsional

Komponen ini merupakan komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data,
pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen.
Komponen tersebut adalah.

a. Sistem administrasi dan operasional seperti bagian administrasi, personalia, keuangan dan lainnya
yang secara rutin dikerjakan setiap harinya.
b. Sistem pelaporan manajemen, dalam hal ini merupakan laporan yang harus disajikan secara periodik
kepada pengambil kebijakan.
c. Sistem database, berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit kerja.
Database akan selalu berkembang mengikuti perkembangan sistem dan organisasi yang ada.
d. Sistem pencarian, berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan
keputusan sesuai kebutuhan.
e. Manajemen data, berfungsi sebagai media penghubung antara sistem informasi dan database dan
antar unit komponen yang ada.

2. Komponen SIM secara fisik

Komponen fisik merupakan keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk
menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen tersebut adalah.

a. Perangkat keras, meliputi perangkat komputer, dan aksesoris lainya yang terkait.
b. Perangkat lunak, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras berjalan untuk
memproses data.
c. Database, merupakan sekumpulan tabel dan jaringan konektivitas antar sistem yang berkaitan
dengan penyimpanan data.
d. Prosedur pengoperasian, petunjuk kerja untuk mendayagunakan sistem informasi berbasis
komputer.
e. Personalia pengoperasian, yaitu ahli komputer, manajer, pengguna, analis, programmer, manajer
database dan jabatan lain yang terkait dengan pemanfaatan sistem informasi manajemen.

Dengan adanya komponen sistem informasi manajemen di atas akan dapat mewujudkan berbagai jenis
sistem informasi manajemen.

Jenis sistem informasi manajemen terdiri dari:

1. Level organisasi
Menurut level organisasi jenis SIM dapat dibedakan menjadi:
a. Sistem informasi departemen
Adalah jenis sistem informasi yang digunakan untuk satu departemen atau unit kerja tertentu
contohnya bagian kepegawaian untuk ASN di Jawa Tengah menggunakan aplikasi Sinaga. Layanan
 jasa online, layanan pembelajaran e-learning yang menggunakan google classroom, e-raport dan
lainnya.

b. Sistem informasi perusahaan/organisasi

Merupakan perpaduan dari berbagai sistem dalam departemen/ unit ke dalam satu
organisasi/perusahaan. Contohnya aplikasi bidang layanan informasi seperti aplikasi layanan
pelanggan atau layanan perguruan tinggi dan sekolah.
c. Sistem Informasi antar [Link] sistem yang menggabungkan dua atau lebih organisasi
menjadi
satu, contohnya berbagai aplikasi pembelian tiket online.

2. Area fungsional
Jenis SIM menurut fungsinya terdiri dari:
a. Sistem informasi akuntansi, yakni sistem yang mentransformasi data keuangan menjadi informasi.
b. Sistem informasi keuangan, merupakan sistem informasi yang mengelola aset-aset keuangan
perusahaan.
c. Sistem informasi manufaktur, adalah sistem yang mengendalikan seluruh kegiatan mulai dari
perencanaan, proses produksi, sampai pada barang jadi.
d. Sistem informasi pemasaran, merupakan sistem informasi yang terkait dengan kegiatan pemasaran
barang atau jasa.
e. Sistem informasi SDM, sistem yang mengelola tentang sumber daya manusia.
f. Sistem informasi pelayanan, adalah sistem informasi yang terkait dengan pelayanan kepada
pelanggan.

3. Dukungan yang terbatas

a. Sistem informasi pemrosesan transaksi, merupakan sistem informasi yang menghimpun dan
menyimpan informasi transaksi saja.
b. Sistem informasi manajemen, sistem informasi yang mengelola data transaksi menjadi informasi
yang berguna untuk mengelola perusahaan.
c. Sistem informasi otomatisasi perkantoran, sistem informasi yang menyediakan fasilitas untuk
memproses dokumen sehingga pekerjaan kantor menjadi lebih cepat dan efisien.
d. Sistem informasi pendukung keputusan,
e. Sistem informasi eksekutif, yakni sistem yang berfungsi menyediakan informasi yang mudah
diakses dan bersifat interaktif.
f. Sistem informasi pendukung kelompok, sistem yang memberikan fasilitas untuk saling
berkomunikasi, presentasi, dan lainnya yang dapat mendukung kerja dalam kelompoknya.
g. Sistem informasi pendukung cerdas, yaitu sistem informasi yang biasa digunakan dalam aplikasi
bisnis.

4. Aktivitas manajemen
a. Sistem informasi pengetahuan
b. Sistem informasi operasional
c. Sistem informasi manajerial
d. Sistem informasi strategis
5. Arsitektur sistem
Jenis sistem informasi menurut arsitekturnya terbagi menjadi tiga jenis yaitu
a. sistem berbasis mainframe, yang merupakan sistem berbasis database yang besar untuk mendukung
operasionalnya, contohnya sistem e-ktp, e-statistik dan lainnya yang lingkupnya cukup besar.
b. Sistem komputer pribadi, merupakan sistem pribadi dengan penggunaan sistem dalam komputer
tanpa jaringan.
c. Sistem tersebar atau komputasi jaringan, memungkinkan berbagai sumber daya digunakan secara
bersama atau diakses oleh sejumlah pengguna.

D. Prosedur Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

 Prosedur penggunaan sistem informasi manajemen yang diterapkan di setiap organisasi akan
menyesuaikan jenis sistem informasi yang digunakan. Berbagai jenis komunikasi di atas memiliki
prosedur kerja atau standar kerja yang berbeda dalam penggunaanya. Namun demikian, dalam
menggunakan sistem informasi selalu dimulai dengan langkah yang sama yaitu:
1. Pengguna dalam hal ini merupakan komponen fungsional yang akan memberikan instruksi untuk
menjalankan sebuah sistem informasi harus melakukan download atau login pada sistem yang tersedia.
Download terhadap sistem biasanya digunakan untuk jenis sistem informasi yang bersifat rutin dan
selalu digunakan. Login untuk memasuki sistem biasanya digunakan untuk jenis sistem terbatas atau
khusus di lingkup satu organisasi atau unit tertentu saja.
2. Setelah masuk dalam sistem, dilanjutkan dengan mengklik menu yang dibutuhkan sesuai fungsi
manajemen perusahaan/organisasi.
3. Masuk pada menu pilihan, maka pada setiap tampilan sistem informasi akan dilanjutkan dengan
perintah seperti “next” atau ”Lanjut”.
4. Langkah berikutnya akan ditampilkan menu pilihan lagi dan dilakukan klik terhadap pilihan yang
dikehendaki. Seterusnya sampai selesai.
5. Tahap penyelesaian sistem akan meminta data untuk disimpan biasanya berupa perintah “submit”
atau “simpan”.
6. Setelah dinyatakan data tersimpan maka sistem akan memberikan instruksi bahwa data berhasil
tersimpan. Pengguna dapat menutup sistem tersebut dari jendela atau melakukan logout.

Salah satu manfaat dari sistem informasi sekarang ini dapat memberi akses informasi bagi masyarakat.
Akses informasi melalui internet merupakan sebuah komunikasi manusia dengan sistem layanan
internet melalui internet service provider (ISP). Layanan ISP dapat digunakan apabila membayar biaya
langganan atau abonemen. Jenis ISP dapat berupa internet kabel dan tanpa kabel atau nirkabel.

Komunikasi di dunia maya sama dengan komunikasi di dunia nyata. Keduanya memiliki etika atau
prosedur yang harus diterapkan untuk memberi kesan pada orang lain hal yang baik dan benar. Namun
tak jarang dengan tanpa bertatap muka langsung, justru kadang membuat orang menjadi lebih berani
untuk melakukan hal-hal yang tidak baik. Untuk itu pentingnya etika yang menjadi prosedur kerja
dalam mengakses informasi di internet perlu diketahui untuk menghindarkan hal-hal yang kurang baik.

Prosedur pencarian data dan informasi melalui internet antara lain:

1. Pastikan komputer tersambung dengan jaringan internet dan pastikan smartphone memiliki kuota.
2. Buka browser.
3. Ketik kata kunci yang akan di cari dalam kotak dialog.
4. Baca dan pilih informasi yang muncul pada layar monitor.
5. Klik judul informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
6. Download informasi tersebut.
7. Tulis sumber informasi yang dikutip dan waktu mengutip informasi tersebut.

E. Komunikasi Kantor
Komunikasi merupakan faktor penting dalam mewujudkan keharmonisan hubungan antar
individu. Sebagai sebuah organisasi komunikasi penting dalam menjalin kerjasama antar pegawai
guna mencapai tujuan organisasi secara efektif. Akan tetapi komunikasi yang berdampak positif
terhadap tujuan organisasi ini tidaklah mudah untuk dilakukan. Dengan demikian bagi seorang
pegawai penting untuk memahami komunikasi kantor yang efektif demi terwujudnya tujuan
organisasi.

Agar seorang pegawai dapat memahami dan menerapkan komunikasi secara efektif dalam
kehidupan sehari-hari dan secara khusus di kantor/organisasi, maka dalam subbab ini akan diuraikan
tahapan pemahaman komunikasi kantor sampai pada praktiknya.

1. Pengertian Komunikasi Kantor

 Istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin communis yang berarti membuat kebersamaan
atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Akar kata communis dari kata Latin
communicato yang artinya membagi. Sedangkan dalam bahasa Inggris istilah komunikasi berarti “to
import or share” artinya menyampaikan atau berbagi.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi berarti pengiriman dan
penerimaan berita atau pesan dari dua orang atau lebih supaya pesan yang dimaksud bisa dipahami.

Onong Uchjana Efendy (2005) dalam bukunya Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktik
menjelaskan beberapa definisi komunikasi, di antaranya adalah:
Definisi komunikasi menurut para ahli McKee dalam Efendy (2005) komunikasi adalah
tindakan menyampaikan pesan dari satu orang atau kelompok untuk orang atau kelompok lain.
Menurut Daft, komunikasi adalah proses dimana informasi dipertukarkan dan dipahami oleh dua orang
atau lebih, biasanya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku. Sedangkan
menurut Mejia dan Balkin, komunikasi adalah proses transmisi informasi yang berarti dari satu pihak
kepada pihak lain melalui penggunaan simbol-simbol bersama. Komunikasi akan berhasil apabila
makna dipahami bersama.

Dari definisi di atas, maka pengertian komunikasi adalah sebuah proses bertukar informasi
pesan dari seorang/kelompok kepada orang/kelompok lain untuk memotivasi atau mempengaruhi
perilaku. Pada prinsipnya komunikasi terjadi apabila ada yang menyampaikan pesan dan yang
menerima pesan sehingga keduanya memiliki kesepahaman pengertian untuk mempengaruhi perilaku
seseorang.

Pemahaman istilah kantor menurut Rasto “(2015)” dalam bukunya Manajemen perkantoran
memiliki arti sempit dan arti luas. Dalam arti sempit dipahami sebagai tempat melaksanakan kegiatan
administratif, sedangkan dalam arti luas dipahami sebagai penyedia layanan informasi dan
komunikasi.

Pengertian komunikasi kantor dari uraian tersebut diartikan sebagai proses komunikasi yang
dilakukan di lingkungan kantor, baik kantor dalam pengertian sempit maupun luas. Kajian mengenai
komunikasi kantor dapat dilihat gambar 3.8 sebagai berikut.

2. Fungsi komunikasi kantor

Fungsi komunikasi dilihat dari aspek kesehatan menurut pandangan psikiater menyatakan
orang yang kurang berkomunikasi dalam arti terisolasi dari masyarakatnya mudah terkena gangguan
kejiwaan (depresi), kurang percaya diri dibandingkan dengan orang yang senang berkomunikasi.

Dari pemahaman di atas fungsi komunikasi dapat disimpulkan sebagai berikut:

a. Fungsi kendali
Komunikasi mampu mengendalikan perilaku anggotanya dengan berbagai cara pada setiap
organisasi berdasarkan tugas wewenang dan tanggungjawab yang harus dipatuhi.
b. Fungsi motivasi
Komunikasi memiliki fungsi motivasi berarti pesan yang disampaikan dapat mempengaruhi
atau berdampak positif bagi pihak lain. Pesan tersebut dapat berupa penjelasan tugas, cara
melaksanakan tugas dan bagaimana cara memperbaiki kinerja apabila anggota/pegawai kantor masih
di bawah standar.
c. Fungsi ungkapan emosional
Komunikasi sebagai ungkapan emosional berarti penyampaian pesan personal kepada
orang/kelompok lain berupa ungkapan perasaan yang sedang dialami.
d. Fungsi informasi
Komunikasi memiliki fungsi informasi berarti pesan yang disampaikan dapat memberikan
informasi baru bagi penerima pesan.
Fungsi komunikasi kantor menurut Lasswell (1960) dalam Onong Uchjana Effendy (2005) meliputi:
a. Manusia dapat mengontrol lingkungannya
Dengan komunikasi kantor yang dilakukan secara langsung dapat berfungsi mengontrol
lingkungannya hal ini berarti kapan, dimana, kepada siapa, dan apa pesan yang disampaikan hanya
terbatas pada lingkup pekerjaan saja, sehingga perilaku anggota/pegawai kantor dengan komunikasi
akan terarah pada tugas, fungsi dan wewenang personil kantor.
b. Beradaptasi dengan lingkungan tempat mereka berada
Hal ini berarti bahwa pelaku komunikasi tersebut harus menyesuaikan ketentuan/aturan,
budaya yang berlaku dimana proses komunikasi berlangsung.
c. Melakukan transformasi warisan sosial kepada generasi berikutnya
Adanya komunikasi dari mulut ke mulut akan memberikan dampak yang berkelanjutan.
Demikian juga dengan tulisan sejarah, monumen, atau peninggalan membuktikan bahwa transformasi
warisan sosial budaya yang ada pada generasi terdahulu telah dikenal sampai sekarang.

Setelah memahami bahwa proses komunikasi dapat memberi pengaruh terhadap perilaku
orang/kelompok, maka secara tidak langsung apabila komunikasi terus dilakukan dengan baik akan
membawa dampak terhadap transformasi budaya dari generasi ke generasi berikutnya.

3. Jenis komunikasi kantor

Jenis komunikasi kantor menurut Rasto (2015: 171) terdiri dari komunikasi internal dan
eksternal. Komunikasi internal atau inter communication merupakan komunikasi yang merujuk pada
pertukaran informasi antara individu dan departemen dalam organisasi. Dapat juga terjadi antara
kantor pusat dan kantor cabang yang terletak di tempat lain dan masih dalam satu organisasi.

a. Komunikasi internal
Fungsi komunikasi internal di kantor sangat penting mengingat alasan sebagai berikut:
1) Sebagai alat untuk koordinasi, koordinasi merupakan fungsi dasar manajemen dalam organisasi.
Proses koordinasi tidak akan tercapai tanpa komunikasi.
2) Fungsi pengendalian, tujuan dan sasaran organisasi akan dapat dipahami melalui komunikasi baik
dari atas ke bawah maupun sebaliknya.
3) Motor penggerak sistem dan prosedur kantor. Implementasi sistem dan prosedur yang ditentukan di
kantor akan berhasil jika komunikasi yang dilakukan secara efektif.
4) Fungsi motivasi, komunikasi akan dapat memberikan motivasi kepada pegawai untuk bekerja lebih
baik, karena komunikasi internal berfungsi sebagai sarana untuk memotivasi.
5) Sebagai sarana untuk mencari peluang dalam persaingan.
Informasi yang dikumpulkan di kantor dapat digunakan untuk melakukan evaluasi dan menentukan
langkah strategis dalam mencari peluang dan memenuhi tantangan organisasi.

Jenis komunikasi internal dapat dibedakan menjadi komunikasi intra departemen dan inter
departemen. Komunikasi intra departemen adalah komunikasi internal yang terjadi antara pegawai
baik bawahan dan atasan dalam satu kantor. Sedangkan komunikasi inter departemen adalah
komunikasi yang terjadi antara pegawai baik atasan dan bawahan dengan departemen atau kantor
cabang dan masih dalam satu organisasi.

Menurut saluran yang digunakan jenis komunikasi kantor internal dapat dibedakan menjadi
komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal adalah jalur komunikasi yang resmi,
direncanakan dan diatur oleh garis hirarki dalam struktur organisasi. Karakter yang dapat dilihat
bahwa sebuah komunikasi dikatakan komunikasi formal jika:
1) Resmi, direncanakan, dan diatur oleh organisasi.
2) Mencerminkan struktur formal organisasi.
3) Menetapkan penanggung jawab penyebaran dan penerimaan informasi dengan tepat.
4) Dapat dimodifikasi oleh organisasi.
5) Memiliki risiko yang berat jika diabaikan.
 Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi melalui saluran selain di luar jalur dapat
berubah dengan cepat menyesuaikan kebutuhan pelaku komunikasi. Komunikasi informal ini dapat
berdampak positif dan negatif bagi organisasi. Saluran komunikasi informal di kantor sering juga
dikenal dengan istilah “selentingan”
yang diartikan proses berbagi informasi informal antara rekan kerja tentang sesuatu yang terjadi dalam
organisasi.

Karakter komunikasi informal dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

1) Berkembang melalui berbagai kegiatan dari anggota
2) Tidak ditentukan oleh organisasi.
3) Dapat berumur pendek atau tahan lama.
4) Lebih sering dilakukan secara lateral.
5) Arus informasi bisa sangat cepat.
6) Dapat digunakan untuk penyebaran informasi baik yang berkaitan dengan pekerjaan maupun tidak.

Menurut arah alirannya jenis komunikasi internal dapat dibedakan menjadi:

1) Komunikasi ke bawah.
Komunikasi ke bawah adalah proses penyampaian informasi dari hirarki organisasi yang lebih
tinggi sampai ke bawah. Umumnya komunikasi ke bawah berupa informasi kebijakan baru, perubahan
anggaran dalam pelaporan, sistem dan prosedur baru, pengangkatan pegawai baru atau perubahan
deskripsi pekerjaan baru.
2) Komunikasi ke atas
Komunikasi ke atas adalah proses penyampaian informasi dari hirarki yang rendah ke hirarki
yang lebih tinggi. Contoh informasi dalam komunikasi ke atas adalah permintaan anggaran tambahan,
keluhan pelanggan, laporan kemajuan proyek, laporan keuangan rutin. Tujuan dari komunikasi ke atas
adalah untuk memberikan umpan balik, mengajukan pertanyaan, atau mendapatkan bantuan dari
tingkat manajemen yang lebih tinggi.
3) Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara individu yang memiliki tingkat
hirarki organisasi yang sama atau serupa. Komunikasi ini terjadi ketika bagian yang berbeda dari
organisasi bekerjasama untuk menangani pekerjaan tertentu. Jenis komunikasi ini melintasi batas-batas
departemen atau fungsional.
4) Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang melintasi wilayah kerja dalam satu organisasi.
Penggunaan e-mail memfasilitasi jenis komunikasi diagonal. Namun apabila hal ini dilakukan tidak
sepengetahuan atasan akan menimbulkan masalah.

b. Komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal adalah proses pertukaran pesan dan informasi dengan orang-orang di
luar organisasi. Kontak eksternal dapat dari pelanggan, pembeli, pemasok (supplier), investor,
kreditor, perusahaan
lain, pemerintah, lembaga keuangan atau profesional yang akan memberikan informasi untuk
kemajuan organisasi. Penggunaan komunikasi eksternal penting untuk melaksanakan berbagai
transaksi dalam rangka mewujudkan citra organisasi atau perusahaan lebih baik.

4. Bentuk komunikasi kantor

Bentuk komunikasi kantor jika dilihat dalam proses komunikasi dapat dibedakan menjadi
komunikasi verbal dan non verbal. Bentuk komunikasi verbal terdiri atas komunikasi lisan (oral
communication), komunikasi tulis (written communication) dan komunikasi dalam bentuk elektronik
(electronic forms of communication)

a. Komunikasi verbal
 Pengertian komunikasi verbal menurut Rasto (2015: 155) adalah berbagi informasi melalui
kata-kata, baik lisan maupun tertulis. Pesan yang disampaikan dilakukan secara lisan melalui tatap
muka baik secara langsung maupun tidak. Komunikasi dengan tatap muka yang dilakukan secara
langsung dapat dijumpai dalam komunikasi seharihari di kantor dengan bertemu antara pelaku
komunikasi. Komunikasi lisan melalui tatap muka secara tidak langsung dapat dilakukan melalui
media telepon atau aplikasi smartphone.

Pesan dalam komunikasi verbal yang berbentuk tulisan dapat dilakukan melalui penggunaan memo,
surat, laporan dan secara elektronik dapat menggunakan email atau mesin faksimile. Seiring kemajuan
teknologi informatika sekarang ini sudah banyak jenis aplikasi yang dapat merubah kata-kata yang
diucapkan menjadi tulisan atau sebaliknya.

b. Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal atau yang sering disebut silent language adalah komunikasi yang
mengacu pada pesan yang dikirim melalui tindakan atau perilaku manusia yang tidak diungkapkan
secara lisan dan tertulis. Pesan nonverbal sering menjadi kunci untuk memahami makna pesan. Hal ini
terlihat pada komunikasi langsung dengan tatap muka yang menampilkan isyarat nonverbal berupa
kontak mata, dan postur tubuh seperti membungkuk, menengadah dan lain sebagainya.

Hasil penelitian mengemukakan sumber isyarat komunikasi yang muncul dalam tatap muka adalah.
1) Verbal, berupa kata-kata yang diucapkan dengan berbagai jenis dialog komunikan.
2) Vokal, meliputi intonasi, volume, dan kecepatan berbicara.
3) Ekspresi wajah pada saat berbicara.

Komunikasi nonverbal berguna untuk menunjukkan dukungan, penerimaan dan rasa

kebersamaan, seperti berjabat tangan, berpelukan, menepuk bahu dan sebagainya yang memberikan
penguatan terhadap perasaan/respon komunikan.

Kategori nonverbal yang digunakan dalam komunikasi menurut sumbernya terdiri dari fisik
seseorang, lingkungan fisik, waktu dan simbol dan isyarat. Keempat sumber tersebut sangat
dipengaruhi oleh aspek budaya. Pesan nonverbal yang bersumber dari fisik sering disebut bahasa
tubuh atau body language.

Jenis bahasa tubuh menurut Ekman dan Freisen (1992: 62) meliputi:
1) Emblems, adalah gerakan berupa isyarat seperti ujung jari dan telunjuk yang ditempel yang
diartikan dengan OK.
2) Illustrators, adalah gerakan yang memberikan gambaran sesuatu yang sedang dikatakan. Misalnya
telunjuk yang memberi pesan arah lokasi dalam denah.
3) Regulators, adalah gerakan yang mengatur percakapan, seperti anggukan kepala yang menunjukkan
pemahaman.
4) Adaptors, adalah ekspresi yang digunakan untuk mengatur secara psikologis suasana interpersonal
dalam situasi tertentu. Adaptors ini sering digunakan komunikator untuk mengurangi stres seperti
menggoyangkan kaki untuk menghilangkan stres.
5) Affect displays adalah hal yang terjadi di bawah sadar dan langsung mencerminkan emosi
individual bisa tercermin dari raut wajah, atau posisi tubuh. Makna ekspresi wajah dapat digolongkan
menjadi ekspresi yang menarik, menyenangkan, terkejut, kesulitan, ketakutan, malu-malu,
jijik/menghina dan marah.

Penggunaan ruangan kantor juga memberikan jarak komunikator dan komunikan untuk dapat
memberikan pesan nonverbal. Oleh karena itu, penataan jenis perabot kantor juga dapat
mempengaruhi jenjang jabatan dan pelayanan terhadap tamu yang hadir.
 Makna nonverbal juga dipengaruhi oleh waktu dan simbol. Waktu sebagai komunikasi
nonverbal disebut dengan chronemics. Sebagai contoh hadir dalam rapat terlambat atau sebelum rapat,
hal ini menunjukkan pesan bagi komunikator merasa dihormati atau bahkan dianggap biasa.

Simbol atau isyarat merupakan pesan nonverbal tidak terpisahkan dalam kehidupan sehari-hari.
Penggunaan simbol berupa warna (Chromatics) dan gambar emoji dewasa ini sering digunakan untuk
menguatkan pesan yang akan disampaikan secara tertulis dalam bentuk elektronik.

5. Komunikasi kantor yang efektif

Memelihara hubungan yang baik dengan pihak internal dan eksternal merupakan hal yang
sangat vital bagi keberhasilan setiap organisasi. Layanan komunikasi yang efektif sangat membantu
menjaga hubungan dan dapat meningkatkan citra organisasi. Komunikasi yang efektif membantu
dalam menjaga kepemimpinan yang efektif, hubungan manusia yang baik dan motivasi karyawan yang
tinggi.

Dalam rangka mewujudkan komunikasi yang efektif perlu dipahami proses, unsur dan
hambatan komunikasi yang sering terjadi. Pemahaman terhadap proses komunikasi dimaksudkan
untuk mengetahui sumber dan indikator yang dapat digunakan semaksimal mungkin sehingga
komunikasi dapat berjalan secara efektif. Proses komunikasi adalah lingkaran yang menghubungkan
komunikator dan komunikan seperti terlihat sebagai berikut.

Proses komunikasi dapat terganggu oleh adanya gangguan (noise) yaitu hambatan yang
mendistorsi kejelasan pesan, seperti masalah persepsi, informasi yang berlebihan, kesulitan semantik,
dan perbedaan budaya.

Unsur komunikasi dalam gambar 3.11 terdiri dari komunikator, encoding, pesan/informasi,
saluran/channel, decoding, komunikan/ penerima pesan, gangguan, dan umpan balik. Dalam
komunikasi kantor dapat terjadi manajer yang memberikan arahan kepada bawahannya.

Encoding adalah proses penyusunan pesan dengan menggunakan simbol atau bahasa yang
dapat dimengerti oleh komunikan. Simbol dapat berupa kata-kata, angka, suara, gerakan tangan,
ekspresi wajah, kontak mata, sentuhan fisik, dan gerakan fisik yang memiliki kapasitas untuk
menyampaikan makna.

Pesan adalah informasi yang akan disampaikan oleh komunikator kepada komunikan. Bentuk
informasi yang dikirim dan diterima dalam komunikasi yaitu fakta dan perasaan. Fakta adalah
informasi yang dapat diukur secara objektif atau dijelaskan. Fakta dapat dikomunikasika secara verbal
atau dalam dokumen tertulis dan dapat diubah menjadi simbol digital yang disimpan dalam database
komputer.

Saluran komunikasi memiliki dua makna sebagai sarana dan jalur, yang keduanya saling berkaitan.
Sebagai sarana, saluran komunikasi adalah sarana penyampaian pesan yang dikirim dari komunikator
kepada komunikan. Sarana dapat berupa telepon, e-mail, surat, memo, video conference, dan
pertemuan tatap muka. Sebagai jalur, saluran adalah komunikasi adalah arus informasi yang
digunakan dalam suatu organisasi. Jalur komunikasi terdiri dari jalur formal dan informal.

Decoding adalah aktivitas menerjemahkan simbol lisan, tertulis, atau visual yang digunakan dalam
pesan dengan tujuan untuk menafsirkan maknanya sehingga pesan menjadi jelas, ketika pesan diterima
komunikan.

F. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan adalah komunikasi yang dilakukan antara komunikator dan komunikan dalam semua
bentuk ucapan secara langsung. Dalam komunikasi lisan respon langsung dapat diterima sekalipun
menggunakan rekaman kaset, telephone answer devices dan voice mail.

Penggunaan komunikasi lisan di kantor dapat dilakukan dalam setiap percakapan informal, melakukan
proses pekerjaan, rapat kelompok, pidato formal, dan presentasi. Keunggulan dari komunikasi lisan
adalah:
1. Bersifat langsung dan melibatkan interaksi pribadi yang sangat efektif dalam mendapatkan pesan
secara utuh dan lengkap.
2. Memberikan kesempatan bagi komunikan untuk segera merespon komunikasi
3. Melalui respon secara langsung dapat memastikan tindakan lebih cepat oleh pegawai kantor
4. Proses komunikasi yang dilakukan secara langsung dapat membantu menjaga kerahasiaan pesan
komunikator.

Walaupun komunikasi lisan memiliki banyak keunggulan namun, harus hati-hati dalam melakukan
komunikasi kantor, karena komunikasi lisan juga memiliki kelemahan atau kekurangan. Kelemahan
komunikasi lisan antara lain:
1. Tidak cocok untuk menyampaikan pesan yang membutuhkan penjelasan cukup panjang.
2. Karena dilakukan secara langsung, maka dalam komunikasi lisan harus menghadirkan kedua belah
pihak secara fisik yang kadang tidak selalu bisa dilakukan.
3. Dapat mengakibatkan pemborosan waktu, karena apabila tidak terkontrol kadang pembicaraan
mengarah kepada hal yang tidak perlu.
4. Tidak memiliki rekam jejak sehingga kadang sulit dijadikan bukti atau dasar, kecuali dibuat catatan
atau rekaman.

Jenis komunikasi kantor secara lisan meliputi:

1. Rapat
Pengertian rapat dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah media komunikasi kelompok yang
bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi baik itu swasta
atau pun pemerintah. Rapat sering digunakan media
seseorang atau sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu.

Pendapat Rasto (2015) dalam bukunya Manajemen Perkantoran Paradigma Baru menyebutkan rapat
adalah percakapan terstruktur antara sekelompok orang yang berinteraksi untuk menyelesaikan tugas
tertentu. Kemampuan manajer untuk mengelola struktur pertemuan dan interaksi sangat penting bagi
keberhasilan rapat.

Kunci efektivitas rapat adalah adanya keseimbangan antara struktur dan interaksi. Keseimbangan
tersebut dapat diperoleh dengan mempersiapkan pertemuan sebaik mungkin dan mengatur
pembicaraan seadil mungkin. Mempersiapkan rapat sebaik mungkin dapat dilihat dari menentukan
tujuan rapat, memutuskan waktu, mengundang peserta rapat yang relevan, sampai pada mengelola
rapat mulai dari saluran komunikasi sampai dokumen rapat yang dibutuhkan dan dihasilkan.

Dari pengertian rapat tersebut dapat disimpulkan bahwa rapat merupakan media komunikasi kantor
yang terstruktur untuk tujuan menyelesaikan suatu pekerjaan dalam organisasi baik swasta maupun
pemerintah.

Dalam penyelenggaraan organisasi sehari-hari berbagai jenis rapat diselenggarakan sesuai tujuannya.
Jenis rapat berdasarkan tujuannya dibedakan menjadi:
a. Rapat penjelasan, diadakan dengan tujuan memberi penjelasan atau informasi kepada para peserta
rapat.
b. Rapat pemecahan masalah, diselenggarakan untuk tujuan menemukan solusi dari suatu masalah
yang sedang dihadapi. Dalam jenis rapat ini partisipasi dan kontribusi peserta sangat besar untuk
menemukan masalah.
c. Rapat perundingan atau negosiasi, adalah rapat yang diadakan dalam rangka untuk menyelesaikan
perselisihan antara dua belah pihak untuk mencari jalan tengah yang dapat diterima kedua belah pihak.
d. Rapat pleno, diadakan untuk tujuan menetapkan sebuah keputusan yang akan

Jenis rapat berdasarkan sifat terdiri dari:

a. Rapat resmi, merupakan rapat yang direncanakan dengan matang dilakukan secara resmi dan kadang
harus menggunakan peraturan tertentu demi kelancaran jalannya rapat.
b. Rapat tidak resmi, merupakan rapat yang dilakukan tanpa perencanaan istimewa, bahkan kadang
secara mendadak karena kepentingan yang harus dibahas secepat mungkin.
c. Rapat terbuka, adalah rapat yang bisa dihadiri oleh semua anggota/pegawai. Materi/informasi yang
dibahas dalam rapat ini bersifat umum dan tidak [Link] jumlah atau frekuensi, rapat
dibedakan menjadi:
a. Rapat rutin, adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin misalnya rapat tahunan, bulanan,
mingguan dan bahkan harian yang sering dikenal briefing.
b. Rapat insidental, merupakan rapat yang diselenggarakan tanpa perencanaan terlebih dahulu karena
membutuhkan penanganan secepat mungkin.

Menurut nama rapat itu sendiri, jenis rapat yang ada meliputi:
a. Rapat kerja, merupakan rapat untuk membahas masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas
suatu organisasi/perusahaan.
b. Rapat dinas, adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan yang umumnya dikenal dalam
instansi pemerintah.

Dalam proses pekerjaan atau tugas, jenis rapat dapat dibedakan menjadi:
a. Rapat persiapan, adalah rapat yang membahas persiapan suatu tugas atau pekerjaan yang akan
diselenggarakan. Rapat ini biasa disebut dengan rapat koordinasi.
b. Rapat penyelenggaraan, dilakukan dalam rangka mempersiapkan penyelenggaraan suatu kegiatan
secara teknis.
c. Rapat evaluasi, adalah rapat yang membicarakan hasil penyelenggaran suatu kegiatan dalam rangka
untuk mengevaluasi dan mengukur hasil dari kegiatan yang telah dilakukan.

Berdasarkan keberadaan peserta rapat, jenis rapat dibedakan menjadi:

a. Luar jaringan (luring), pertemuan rapat yang diselenggarakan secara tatap muka dalam satu ruangan.
b. Dalam jaringan (daring), adalah pertemuan yang diselenggarakan melalui media elektronik seperti
video conference.
2. Presentasi
Presentasi merupakan komunikasi formal yang dilakukan orang dalam sebuah forum untuk
menginterpretasikan keinginan orang pertama. Presentasi dapat dilakukan pada sebuah forum yang
formal maupun nonformal.

Menurut Abdul Kadir dan Terra Wahyuni (2013) presentasi, yaitu suatu kegiatan yang penting untuk
mengomunikasikan suatu gagasan untuk orang lain dengan berbagai macam tujuan, contohnya seperti
untuk
menarik audiens supaya membeli produk, menggunakan jasa, maupun untuk kepentingan dari orang
lain. Sedangkan menurut E Sutomo (2020: 23) menyebutkan presentasi adalah berbicara
menyampaikan gagasan secara lisan di depan umum.

Dari pengertian tersebut menegaskan bahwa kegiatan presentasi merupakan komunikasi formal untuk
menyampaikan ide, gagasan atau bentuk laporan lisan yang disampaikan di depan audiens.

Dengan demikian presentasi mengedepankan keinginan presenter kepada audiens untuk mengetahui
apa yang disampaikan dan selanjutnya memberikan respon dari apa yang disampaikan. Komponen
yang dapat mempengaruhi jalannya presentasi adalah:
a. Internal pribadi presenter.
b. Bahan atau tema presentasi.
c. Media presentasi.
d. Audiens (pendengar).
e. Lingkungan.

Tips melakukan presentasi dengan baik dan tidak membosankan, antara lain:
a. Lakukan persiapan, mulai dari bahan presentasi, bahan yang akan dibagikan, peralatan yang
digunakan, dan persiapan mental agar dapat lebih percaya diri.
b. Materi presentasi, materi yang disampaikan dengan handout yang dibagikan dibedakan. Untuk
materi presentasi disusun secara sistematis dan pokok materi saja. Pembahasan tidak perlu dijelaskan
mengingat waktu presentasi juga tidak lama dan menghindarkan kesan membosankan apabila
berbicara terlalu lama.
c. Pada saat presentasi perlu diperhatikan hal berikut:
1) Hadir lebih awal dari waktu yang ditentukan.
2) Menggunakan waktu seefisien mungkin.
3) Kenali audiens yang hadir jabatan, nama agar dapat lebih akrab.
4) Bagi pandangan ke semua audiens dan perbanyak pandangan kepada orang yang berpengaruh atau
pengambil keputusan.
5) Usahakan untuk tidak berbicara hal-hal yang tidak perlu.
6) Berbicara dengan lugas dan sopan.
7) Atur intonasi, usahakan volume suara tidak terlalu keras, besar atau terlalu kecil.
8) Hidari gerakan tubuh yang berlebihan.
9) Bila perlu beri stressing atau penekanan untuk mencairkan suasana.
d. Buat audiens merasa kagum karena materi yang menarik dan
penting untuk diketahui, namun tidak juga terkesan menggurui.
e. Pada saat tanya jawab, catat dan jawab pertanyaan dengan lugas.

3. Telepon
Bertelepon merupakan bentuk kegiatan atau aktivitas komunikasi yang dilakukan antar
individu melalui media
elektronik berupa pesawat telepon atau smartphone.

Hal yang diperhatikan dalam bertelepon meliputi bagaimana melakukan panggilan telepon, menjawab
panggilan telepon dan etika dalam bertelepon.

a. Etika bertelepon
Etika bertelepon adalah aturan, tata krama, sopan-santun dan tata pergaulan dalam bertelepon. Etika
dalam bertelepon antara lain:
1) Mengangkat gagang telepon tidak lebih dari 3 kali berdering
2) Menyampaikan salam, memperkenalkan identitas diri serta menawarkan bantuan.
3) Mendengarkan dengan baik lawan bicara.
4) Berkata dengan sopan dan hangat.
5) Tidak menggunakan kata-kata yang dapat menyinggung perasaan lawan bicara.

Hal yang tidak boleh dilakukan saat bertelepon adalah:

1) Suara terlalu keras
2) Bicara sambil makan
3) Bicara dengan orang lain saat berbicara ditelepon
4) Berbicara dengan nada memerintah
5) Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.

b. Melakukan panggilan telepon

Saat melakukan panggilan telepon sebaiknya mengikuti prosedur
berikut:
1) Siapkan nomor telepon yang akan dituju dan pesan singkat yang akan disampaikan dan nama yang
akan ditelepon. Biasanya hal-hal yang dibutuhkan ditulis dalam blocknote tersendiri.
2) Tekan nomor telepon yang dituju.
3) Memastikan telpon sesuai tujuan dengan mendengarkan penerima telepon memberi salam dan
menawarkan bantuan
4) Menjawab salam, sebutkan identitas diri.
5) Sampaikan maksud dan tujuan bertelepon setelah salam dijawab.
6) Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan
7) Tutup sambungan telepon/gagang telepon

c. Menjawab telepon
Standar kerja dalam menjawab telepon dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut:
1) Segera angkat gagang telepon apabila berdering
2) Ucapkan salam dan berikan tawaran bantuan.
3) Tanyakan nama, identitas penelepon, maksud dan tujuan bertelepon.
4) Apabila orang yang dituju tidak ada ditempat maka sampaikan dengan baik dan tawarkan bantuan
untuk meninggalkan pesan.
5) Apabila penelepon berkenan meninggalkan pesan, catatlah pesan tersebut pada lembar pesan
telepon.
6) Simpulkan hal-hal penting selama berbicara sebelum pembicaraan berakhir, biasanya berupa
penegasan dari pesan yang ditinggalkan.
7) Mengucapkan salam setelah penelepon menutup pembicaraan.
8) Menutup gagang telepon setelah penelepon menutupnya.

d. Dokumen telepon
Dokumen telepon merupakan catatan yang disiapkan dan dihasilkan sebelum dan setelah
melakukan pembicaraan telepon. Untuk melakukan panggilan telepon dibutuhkan format blocknote
sebagai berikut:

Dalam pencatatan blocknote, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1) Hari dan tanggal proses telpon terjadi
2) Kepada siapa isi pesan itu ditujukan
3) Waktu terjadinya proses telepon
4) Dari siapa pesan itu dibuat
5) Jabatan pembuat pesan
6) Dari perusahaan atau kantor mana pembuat pesan dengan alamat yang jelas
7) Nomor telepon
8) isi pesan yang akan disampaikan.
9) Dan yang terakhir yaitu tanggal batas konfirmasi pesan oleh perusahan anda.

Dalam bertelepon blocknote digunakan pada saat melakukan panggilan telepon agar
komunikasi dalam bertelepon dapat terstruktur dan jelas. Blocknote juga dapat digunakan sebagai
catatan sementara dalam menjawab panggilan telepon agar lembar pesan telepon tercatat dengan rapi.

Lembar pesan telepon (LPT) digunakan apabila orang yang ditelepon tidak ada ditempat
karena melaksanakan tugas, sehingga LPT akan menjadi dokumen pengingat untuk meneruskan pesan
kepada pihak yang berhak.

Untuk dapat mengisi lembar LPT harus menyesuaikan dengan informasi yang didapatkan dari
blocknote, untuk pengisian LPT cukuplah mudah karena hanya perlu menyalin kembali informasi
yang ada di blocknoteke dalam lembar pesan telepon (LPT), yang perlu diperhatikan dalam penulisan
lembar LPT adalah pesan yang ditulis haruslah singkat dan jelas, hanya bagian penting yang perlu
ditulis, berikut ini format dari bentuk LPT resmi yang telah diisi sesuai dengan blocknote berikut.
Dari catatan di atas akan disalin menjadi contoh berikut.
G. Komunikasi Tulis
Komunikasi tertulis adalah segala bentuk tulisan tangan, memo, laporan dan pesan yang
dikirim melalui media elektronik. Respon yang diperoleh biasanya membutuhkan waktu dibandingkan
komunikasi lisan, karena harus membaca, menafsirkan dan menanggapinya.

Penggunaan komunikasi tertulis di kantor sangat membantu dalam mengkomunikasikan ide

yang panjang dan terinci, sehingga dapat dicapai efektivitas komunikasi kantor. Keunggulan
komunikasi tertulis sebagai berikut:
1. Bahasa yang digunakan lebih baik dan tepat, karena dalam komunikasi tertulis membutuhkan
pemikiran secara mendalam untuk disampaikan.
2. Dapat memastikan ketelitian dan ketepatan pesan, oleh karena sebelum dikirim, pesan harus melalui
editing terlebih dahulu baik bentuk, isi maupun bahasanya.
3. Mudah disesuaikan dengan kebutuhan dan isi pesan, karena catatan yang dibuat dapat secara leluasa
panjang atau pendek sesuai kebutuhan.
4. Dapat dijadikan sebagai bukti untuk referensi masa yang akan datang.
5. Pemahaman komunikan terhadap isi pesan akan lebih mudah dibanding dengan komunikasi lisan.

Sekalipun komunikasi tertulis memiliki keunggulan namun juga memiliki kelemahan seperti sebagai
berikut:
1. Membutuhkan waktu yang cukup lama dibanding komunikasi lisan dalam memproduksi
dokumennya.
2. Tidak memungkinkan komunikator menerima tanggapan langsung dari komunikan.
3. Kerahasiaan pesan tidak dapat dipertahankan dengan mudah karena jelas bentuknya.

Jenis Komunikasi Kantor tertulis terdiri atas:

1. Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari pengirim. Fungsi utama dari
surat adalah untuk membuka dan memelihara hubungan eksternal serta untuk memulai dan melakukan
semua jenis transaksi bisnis.
Tujuan utama surat adalah untuk menyampaikan beberapa informasi secara akurat dan efektif sehingga
dapat membangkitkan respon positif.

Jenis surat dapat dikelompokan menjadi:

a. Berdasarkan sifatnya surat digolongkan menjadi surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga.
b. Berdasarkan wujudnya dibedakan menjadi surat biasa, memo dan nota dinas, surat tanda bukti, surat
terbuka dan tertutup.
c. Menurut asalnya dikenal dengan surat masuk dan surat keluar.
d. Berdasarkan kegiatannya, surat dibedakan menjadi surat eksternal dan surat internal.
e. Menurut sasaran penyebarannya dibedakan menjadi surat biasa dan surat edaran.
f. Menurut keamanan isinya ada surat biasa, surat rahasia dan surat sangat rahasia.
g. Berdasarkan proses penyelesaiannya terbagi dalam surat biasa, surat segera, dan surat sangat segera.
h. Menurut tujuannya, surat terdiri dari surat pemberitahuan, perintah dan permintaan.
i. Menurut bentuknya surat terbagi dalam surat full block, block, semi block, indented, hanging
paragraf dan dinas resmi.

Dilihat dari bagian-bagiannya, surat terdiri dari:

a. Kepala surat, berisi tentang identitas organisasi meliputi, nama, alamat, nomor telepon, alamat e-
mail, logo organisasi.
b. Tanggal surat ditulis dengan tanggal kapan surat itu dibuat. Terkadang dijumpai tanggal surat
disertai dengan nama kota. Hal ini digunakan apabila penulisan tanggal diletakkan pada bagian bawah
setelah isi surat.
 c. Nomor surat, merupakan nomor urut penulisan surat yang digabung dengan kode internal organisasi
serta tahun pembuatan.
d. Perihal atau subject surat, merupakan pokok masalah surat.
e. Lampiran surat, adalah bagian yang menunjukkan bahwa surat yang akan dikirim itu disertai
lampiran sebagai pelengkap bagian isi surat.
f. Alamat dalam surat, ditulis lengkap nama organisasi, alamat dan kode wilayah/kota. Apabila surat
itu ditujukan kepada nama orang atau jabatan maka bagian alamat dalam sebaiknya disertai dengan
sebutan yang terhormat (Yth.).
g. Salam pembuka, untuk surat dinas digunakan kalimat “Dengan hormat” sedangkan untuk salam
penutup biasa menggunakan “hormat kami”.
h. Isi surat, merupakan bagian terpenting dari surat. Isi surat terbagi minimal tiga paragraf atau alinea
yaitu alinea pembuka, alinea isi/pokok masalah, dan alinea penutup.
i. Kaki surat terdiri dari salam penutup, tanda tangan, nama terang dan cap perusahaan/organisasi.
j. Inisial, merupakan bagian code dari pembuat surat tersebut. Codeinitial biasanya dibuat dari huruf
pertama dari nama pembuat surat yang bersangkutan.

2. Laporan
Laporan adalah bentuk penyajian informasi yang sistematis secara tertulis berkaitan dengan
suatu peristiwa, kemajuan suatu pekerjaan, atau aktivitas bisnis. Laporan merupakan salah satu sumber
utama manajemen yang digunakan dalam pengambilan keputusan.

Format laporan terdiri dari bagian awal, isi, dan bagian akhir. Bagian awal terdiri dari judul,
pengesahan, pengantar, dan daftar [Link] isi berupa pendahuluan, isi, penutup. Sedangkan bagian
akhir terdiri dari lampiran yang mendukung isi laporan tersebut.

3. Memo
Memo atau memorandum adalah catatan untuk membantu memori/ ingatan yang ditulis secara
singkat dan tidak formal. Kegunaan memo adalah untuk memberikan instruksi atau menjelaskan
prosedur dan tidak digunakan untuk kalangan eksternal departemen/organisasi.

4. Manual Kantor
Manual kantor pada dasarnya merupakan petunjuk kerja atau SOP terhadap proses kerja yang
dilakukan di kantor atau organisasi. Jenis manual kantor pada umumnya berupa petunujuk yang dapat
berupa gambar, arah, atau interior dinding yang memberikan pesan non verbal dalam sebuah
organisasi. Contohnya petunjuk penggunaan ruang, petunjuk arah tempat, slogan standar kerja yang
ditulis pada papan-papan yang dipasang di dinding lingkungan kantor

H. Sarana Komunikasi Modern

Komunikasi elektronik merupakan bentuk komunikasi verbal yang jelas menggunakan media
elektronik, seperti computer, Handphone, faksmili, computer dan video conference. Bentuk
komunikasi elektronik ini mengutamakan kecepatan, akurasi dan penyebaran yang mudah ke berbagai
lokasi, interaksi langsung dan umpan balik yang cepat.

1. E-mail sebagai sarana komunikasi elektronik modern secara tertulis.

Komunikasi elektronik sekarang ini mutlak digunakan dalam layanan bisnis online dan
pembelajaran jarak jauh atau berbagai komunikasi baik formal maupun informal dalam masa pandemi
corona. Di lingkungan kantor atau perusahaan e-mail sudah merupakan media komunikasi elektronik
yang selalu digunakan di antara karyawan/pegawai dan antar unit kerja atau bagian dalam perusahaan.
Untuk itu perlu bagi calon pegawai harus memahami etika e-mail dalam perusahaan.

Elektronik mail atau surat elektronik adalah sarana pengiriman pesan elektronik melalui
jaringan internet. Pesan yang dikirim berupa catatan pendek atau file teks yang panjang dapat berupa
grafik, gambar, foto, klip video, atau suara. Munculnya smartphone dan perangkat pesan teks
menyebabkan penurunan formalitas komunikasi elektronik, namun demikian saat mengirim e-mail
sebaiknya menggunakan tata bahasa dan tanda baca dengan benar.

Dalam penggunaannya sebagai sarana komunikasi formal, tentu memiliki etika tersendiri.
Etika e-mail yang harus dipatuhi adalah:
a. Memperhatikan subjek e-mail, yang merupakan bagian terpenting karena berisi tentang tujuan atau
pokok pembahasan yang akan disampaikan. Jangan biarkan subjek e-mail kosong.
b. Gunakan alamat e-mail yang profesional, jangan gunakan alamat e-mail dengan nama yang tidak
ada hubungannya dengan bisnis atau nama pemilik akun.
c. Balas semua e-mail penting yang masuk sesegera mungkin.
d. Gunakan font yang standart untuk menghindari tulisan yang kurang jelas. Font disarankan adalah
Arial, Calibri dan Times New Roman.
e. Gunakan salam profesional, good morning, good afternoon hindari nama sebutan. Atau kata-kata
bahasa daerah dalam e-mail.
f. Pakailah kalimat pengantar. Sebelum masuk pada kalimat inti/isi bukalah e-mail dengan kalimat
pembuka dengan menyebut nama, dan memperkenalkan diri selanjutnya disampaikan maksud dan
tujuannya.
g. Susun bagian e-mail secara jelas, bentuk formatnya, bagianbagiannya sehingga mudah dipahami.
h. Baca ulang e-mail sebelum dikirim. Apakah bahasa dan kalimatnya sudah baik dan benar atau
belum. Ketika ada yang salah segera diperbaiki sebelum menekan tombol kirim.

2. Video conference
Video conference adalah teknologi yang memungkinkan pengguna yang berada pada lokasi
yang berbeda untuk mengadakan pertemuan tatap muka tanpa harus pindah ke satu lokasi bersama.
(Adawiyah, 2020)

Penggunaan video conference ini sangat efektif dan efisien serta relevan dengan kondisi saat
ini, dimana kapanpun dan dimanapun dibutuhkan untuk mengadakan koordinasi atau pertemuan secara
tatap muka untuk kepentingan mendesak dan cepat dapat dilakukan. Fungsi dan manfaat video
conference adalah:
a. Bagi sektor bisnis, manfaat video conference mampu meningkatkan konektivitas antar pelaku bisnis
secara tatap muka sehingga kerjasama dalam berbagai hal untuk kepentingan kemajuan bisnis/usaha
dapat ditingkatkan.
b. Bagi pengguna pribadi, video conference akan memperlancar komunikasi nonverbal dalam
pertukaran informasi yang akan meningkatkan rasa keakraban sehingga berdampak pada hubungan
kekerabatan dalam kelompoknya seperti keluarga.
c. Bagi masyarakat, penggunaan video conference lebih mengarah pada pertukaran informasi antar
kelompok sehingga mampu digunakan untuk acuan dalam mengambil kebijakan kelompoknya.
d. Bagi sektor pendidikan, penggunaan video conference merupakan andalan dalam pelaksanaan
pembelajaran tatap maya pada masa pandemi covid 19 sejak awal tahun 2020.
e. Bagi bidang kesehatan, penggunaan video conference ini digunakan sebagai media pertemuan di
antara pemangku jabatan bidang kesehatan untuk melakukan koordinasi dan sosialisasi atas kebijakan
yang harus diterapkan oleh masyarakat pada umumnya.

Jenis aplikasi video conference, antara lain:

a. Zoom
Zoom merupakan jenis aplikasi yang menyediakan fitur dan kemudahan secara gratis hingga
paket premium berbayar untuk tatap maya secara online hingga 100 partisipan dengan dukungan
rekaman video, text chatting, audio-only dan lainnya.
b. Google Meet
Google Meet merupakan aplikasi dari google yang menyediakan kelas online untuk bertatap
maya dengan menggunakan nomor dial-in yang terintegrasi dengan google calendar.
c. Ms Teams
 Microsoft Teams adalah aplikasi atau platform dari Microsoft yang memungkinkan tim untuk
berkomunikasi, bekerja sama, dan melakukan semua aktivitas dari satu tempat.

Aplikasi ini terintegrasi dengan banyak aplikasi office lainnya sehingga dipastikan mampu membuat
pekerjaan lebih teratur, efisien dan mudah diakses oleh semua orang.
d. Skype
Sebelum adanya berbagai aplikasi konferensi lain banyak bermunculan Skype sudah muncul
lebih dahulu. Jenis layanan video yang dimiliki microsoft ini memiliki fitur panggilan suara dengan
komputer, tablet, smartphone hingga smartwatch, mengirim pesan instan berupa teks, foto, video,
dokumen hingga reactions. Kapasitas partisipan dalam video conferencemaksimal berjumlah 50
peserta.
e. Webex Meetings
Webex Meeting merupakan aplkasi pertemuan online dengan kapasitas 100 peserta dengan
durasi 40 menit free. Fitur-fitur yang tersedia hampir sama dengan jenis aplikasi yang lain ada fasilitas
perekaman, chatting, share screen, pengiriman foto, video atau melakukan panggilan pada saat
meeting berlangsung

3. Video call
Hampir setiap smartphone sekarang ini telah dilengkapi fasilitas aplikasi untuk melakukan
panggilan video. Berbeda dengan video
conference yang dapat melakukan meeting dengan banyak peserta, pada aplikasi video call disini
terbatas hanya untuk beberapa peserta saja. Jenis aplikasi yang digunakan untuk video call adalah:
a. Google duo, merupakan aplikasi sederhana yang selalu ada di smartphone. Untuk menggunakan
aplikasi ini cukup mudah seperti layaknya menelepon dengan pilihan video sudah dapat terhubung
dengan orang yang dituju.
b. Viber, bagi pengguna android fitur ini memberikan kenyamanan dan kerahasiaan pengguna dengan
terus mengalami update penambahan fitur.
c. IMO merupakan aplikasi kompatibel dengan OS serta android apabila koneksi jaringan tidak stabil.
d. Facebook Messenger, hampir semua bidang bisnis maupun secara pribadi FB messenger digunakan
dalam melakukan pengiriman text, foto, video bahkan meeting live secara gratis dan membuat forum
untuk membentuk kelompok.
e. WhatsApp, merupakan jenis aplikasi android dan iOS yang juga memiliki fitur video call namun
masih terbatas pada empat peserta saja. Jenis aplikasi video call yang lain masih banyak dijumpai baik
yang masuk dalam aplikasi maupun yang merupakan cross platform.
f. Facetime, aplikasi video call bawaan dari perangkat berbasis iOS.

4. Faksimili
Faksimili merupakan mesin untuk mengirim dan menerima pesan berupa dokumen, pengiriman
dokumen menggunakan fax akan lebih aman karena sulit untuk diretas sehingga cocok untuk
pengiriman
dokumen penting dan rahasia. Kemampuan yang dimiliki oleh mesin ini selain untuk menerima dan
mengirim dokumen juga dapat digunakan untuk melakukan panggilan telepon, scanning, atau
fotokopi.

Untuk menggunakan faksimili penerima dan pengirim harus memiliki mesin fax. Langkah
menggunakannya dalam pengiriman dokumen adalah :
a. Siapkan dokumen yang akan dikirim.
b. Hidupkan mesin fax
c. Masukan dokumen dalam posisi tulisan membelakangi pengirim atau menghadap kebawah.
d. Angkat gagang fax tekan nomor yang dituju
e. Tekan start
f. Tunggu mesin fax bekerja sampai pada muncul tulisan pada displaydocument sent.

Sedangkan untuk menerimanya akan dilakukan langkah-langkah berikut:

a. Jika mesin fax terhubung sekaligus dengan jaringan telkom maka saat menerima mesin harus
disetting TEL untuk receive mode. Dengan demikian akan terdengar nada dering.
b. Angkat gagang fax apabila terdengar suara pengirim, maka jawablah dan jika tidak ada suara
pengirim maka akan terdengar nada dering yang panjang.
c. Selanjutnya tekan tombol start, maka display akan menunjukan tulisan receiving dan kiriman akan
secara otomatis tercetak.
Rangkuman
Sistem informasi manajemen merupakan penggabungan dari beberapa sistem dalam satu plaform
dalam sebuah organisasi yang berkaitan dengan operasional dari fungsi manajemen yang ada.

Sebuah informasi dikatakan memiliki standar kualitas baik apabila memiliki ciri-ciri akurat, relevan,
tepat waktu dan [Link] informasi manajemen memiliki fungsi untuk memudahkan fungsi
manajemen kantor dalam penyelenggaraannya sehari-hari, meningkatkan produktivitas dan efisiensi
serta meningkatkan kualitas sumber daya manusia.

Komponen sistem informasi manajemen terdiri dari dua komponen yaitu komponen fungsional yang
merupakan komponen yang mendukung sebuah sistem mulai dari pengumpulan data, pengolahan,
penyimpanan sampai pada data mudah diakses dan komponen fisik adalah komponen yang digunakan
sebagai sarana fisik sebuah sistem dapat berjalan terdiri dari perangkat komputer, sistem komputer,
SBM database, dan prosedur kerja dari sistem yang digunakan.

Jenis sistem informasi yang digunakan dalam sebuah organisasi akan berbeda-beda, hal ini karena
jenis layanan dalam organisasi juga tidak sama. Oleh karena itu setiap kantor akan menerapkan sistem
yang disesuaikan dengan fungsi manajemen yang sesuai dengan jenis pelayanannya.

Komunikasi kantor merupakan proses komunikasi yang dilakukan di lingkungan kantor, baik kantor
dalam pengertian fisik bangunan maupu kantor dalam arti luas atau dinamis berupa proses kegiatan
kantor sehari-hari.

Bentuk komunikasi kantor dapat dibedakan komunikasi lisan dan tulis. Komunikasi lisan berupa rapat,
presentasi, telepon, dan perjalanan dinas. Komunikasi tertulis dibedakan menjadi surat, laporan,
Memo/nota dinas, dan manual kantor.

Sarana komunikasi modern dewasa ini sangat penting dalam komunikasi kantor mengingat kondisi
letak kantor dan ruangan yang berbeda bahkan pada masa pandemi Covid-19 banyak pegawai yang
berkerja dari rumah. Jenis sarana komunikasi modern dapat digolongkan menjadi 4 yaitu e-mail, video
conference, videocall dan faksimili.

A. Jawablah pertanyaan berikut dengan memilih jawaban A, B,

C, D, atau E yang dianggap paling tepat
1. Kegiatan pencatatan, pengetikan, pengeditan, atau kegiatan memasukkan data baik fisik maupun
non fisik dinamakan...
A. Proses
B. Respons
C. Output
D. Input
E. Income
2. Gabungan atau kumpulan dari sebuah proses atau aktivitas yang saling berintegrasi dan bekerjasama
dinamakan...
A. Data
B. Informasi
C. Manajemen
D. Proses
E. Sistem
3. Fungsi utama dari sistem informasi manajemen dalam sebuah kantor atau organisasi adalah...
A. Meningkatkan efektivitas
B. Meningkatkan produktivitas
C. Memudahkan pihak manajemen menjalankan tugasnya
D. Memudahkan pengawasan
E. Mengembangkan mutu sumber daya manusia.
4. Apabila kita akan memasuki sebuah kantor yang menggunakan sistem layanan online maka yang
harus kita lakukan pertama kali adalah...
A. Mengunduh aplikasi organisasi tersebut.
B. Melakukan login menggunakan identitas diri.
C. Langsung masuk melakukan kunjungan.
D. Mengklik aplikasi yang dipilih.
E. Memberi respons atas layanan yang diberikan.
5. Setiap kali kita membutuhkan data atau informasi, kita dapat mengaksesnya melalui laman tertentu
untuk melakukan login. Laman yang dimaksud adalah...
A. Homepage
B. IP address
C. Domain
D. Uniform resousce Loction
E. username
6. Untuk melakukan share informasi melalui link google drive,maka agar link yang dikirim dapat
terlihat lebih pendek perlu diperpendek menggunakan aplikasi shorten link. Berikut ini yang bukan
merupakan shorten link adalah...
A. Bitly
B. BLink
C. T2M
D. Niagahost
E. Rebrandly
7. Hampir setiap kantor memiliki manual kantor agar setiap tamu dan warga instansi dapat memahami
dan menggunakan setiap fasilitas kantor sesuai peruntukannya, seperti menggunakan toilet kantor,
ruang tunggu dan yang lainnya. Jenis manual kantor tersebut dapat berupa petunjuk arah, petunjuk
kerja dan lainnya yang ditempel pada dinding yang mudah terbaca oleh setiap orang. Bentuk
komunikasi berupa manual kantor tersebut tergolong...
A. Komunikasi Verbal
B. Komunikasi nonverbal
C. Komunikasi elektronik
D. Komunikasi tulis
E. Komunikasi lisan
8. Dalam hal tertentu sering kita dengar pengumuman melalui jalur informasi sistem suara yang
terdengar di berbagai tempat secara bersamaan. Sumber suara yang dihasilkan dari satu tempat dan
didengar di berbagai tempat merupakan jenis komunikasi...
A. Komunikasi non verbal
B. Komunikasi lisan
C. Komunikasi elektronik
D. Komunikasi langsung
E. Komunikasi tidak langsung
9. Perhatikan gambar berikut:
Dari gambar di samping kita dapat menerima pesan untuk selalu menerapkan 5R di setiap pekerjaan
kita. Penerimaan pesan gambar tersebut untuk pembaca adalah merupakan proses...
A. Komunikasi kantor
B. Komukan
C. Incode
D. Decode
E. Media komunikasi
10. Dalam keadaan tertentu seorang pimpinan dituntut untuk dengan segera dan cepat mengambil
tindakan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Untuk itu sebagai pimpinan tidak akan mengambil
keputusan secara sepihak karena pekerjaan tersebut tidak dapat dikerjakan sendiri oleh pimpinan
melainkan dibantu oleh para staf bawahannya. Dalam hal ini pimpinan akan mengadakan rapat darurat
atau insidental. Jenis rapat tersebut menurut tujuannya adalah....
A. Rapat pemecahan masalah
B. Rapat perundingan
C. Rapat pleno
D. Rapat penjelasan
E. Rapat sosialisasi
11. Pada saat menyampaikan presentasi selalu saja muncul rasa kurang percaya diri sehingga kadang
terjadi presentasi tidak lancar karena sering gagap dalam penyampaian. Upaya untuk melatih agar rasa
percaya diri itu dapat selalu ada saat presentasi adalah...
A. Melatih diri secara terus menerus agar terbentuk rasa percaya diri
B. Mempersiapkan materi dengan baik sebelum presentasi.
C. Menggunakan bahasa tubuh agar tidak terlihat gugup.
D. Menjalin komunikasi yang baik dengan audiens
E. Mempersiapkan bahan, handout, alat dan mental sebelum presentasi.
12. Saat kita menerima panggilan telepon sesegera mungkin kita angkat. Namun dalam etika
bertelepon ditentukan mengangkat telepon dilakukan tidak lebih dari tiga kali bunyi dering berarti saat
bunyi dering satu kali telpon tidak langsung diangkat. Hal ini berarti
A. Bunyi telepon kurang jelas
B. Menerapkan etika bertelepon
C. Memastikan bunyi dering pada telepon
D. Membiarkan bunyi sesuai ketentuan
E. Membiarkan karena sedang sibuk.
13. Suatu bentuk surat yang penulisan bagian surat untuk tanggal dan kaki surat terletak di sebelah
kanan kertas dan perihal ditulis di tengah sedangkan alinea pada bagian isinya lurus kiri dan hanya
dipisahkan dengan jarak baris double pada setiap alinea baru, maka ciri tersebut merupakan bentuk
surat...
A. Full block style
B. Block style
C. Semi block style
D. Indented style
E. Official style
14. Platform yang tersedia untuk melakukan panggilan dalam rangka rapat online secara tatap maya
untuk jumlah peserta lebih dari 100 peserta dan merupakan produk dari microsoft yang terintegrasi
dengan eplikasi ms office adalah aplikasi..
A. Google meet
B. Zoom
C. Ms Teams
D. Skype
E. Webex
15. Bagian mesin faksimili yang digunakan untuk memasukkan dokumen yang akan dikirim
dinamakan...
A. Power on/off
B. Display monitor
C. Papan tombol
D. Back paper
E. Keyboard

B. Uraian
 1. Berbagai jenis sistem informasi manajemen digunakan sesuai dengan fungsi manajemen yang
diterapkan pada perusahaan atau organisasi. Tulislah prosedur kerja secara umum dalam penggunaan
sistem informasi manajemen!
2. Apa saja manfaat digunakannya sistem informasi manajemen?
3. Salah satu bentuk komunikasi tertulis kantor adalah [Link] jenis laporan yang diketahui!
4. Bagaimana tata cara pengisian LPT?
5. Jelaskan etika penggunaan WhatsApp?

Bab IV Pelayanan Logistik dalam Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

A. Konsep Layanan Logistik
Tugas bidang logistik pada layanan bisnis merupakan bagian dari supply chain management
atau manajemen rantai pemasok yang memiliki fungsi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian
efektifvitas dan efisiensi penyimpanan, aliran barang, pelayanan dan informasi, hingga ke titik
konsumsi untuk memenuhi keperluan konsumen. Menerapkan kegiatan manajemen logistik yang baik
dan terus menerus akan memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan. Untuk itu bagian
operasional dan logistik harus menguasai ilmu manajemen logistik.

1. Pengertian layanan bisnis bidang logistik

Pengertian logistik menurut Burg Lysons (2000) adalah suatu integrasi dari manajemen
pengadaan, persediaan, transportasi, serta juga kegiatan atau aktivitas pergudangan di dalam
menyediakan/mempersiapkan alat/cara yang berbiaya efektif, untuk kemudian memenuhi kebutuhan
pelanggan, baik itu internal ataupun eksternal.

Menurut Christopher (2005) logistik adalah suatu proses yang dengan secara strategis
mengelola pengadaan, pergerakan, dan juga penyimpanan material, suku cadang serta juga barang jadi
beserta aliran informasi terkait, yakni dengan melalui organisasi perusahaan baik untuk saat ini
maupun masa datang.

Pengertian logistik menurut Gattorna dan Walters merupakan aspek manajemen strategis yang
bertanggung jawab mengelola akuisisi, pergerakan serta penyimpanan barang mentah, bahan setengah
jadi serta juga informasi-informasi yang menyertainya di dalam suatu organisasi serta saluran
pemasaran untuk memenuhi harapan pelanggan sehingga bisa atau dapat mencapai aspek keuntungan
perusahaan.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa pengertian manajemen logistik adalah
penerapan fungsi manajemen aktivitas logistik untuk menggerakkan personil dan barang secara lebih
efisien dan [Link] penerapannya, manajemen logistik mempunyai berbagai fungsi penting yang
selalu berhubungan antara satu dengan yang lainnya.

Fungsi-fungsi manajemen logistik adalah:

a. Perencanaan dan pemenuhan kebutuhan
Kegiatan dalam fungsi perencanaan ini meliputi aktivitas analisis produk yang digunakan,
skala prioritas sampai ketersediaan produk. Pada proses ini harus memeperhatikan ketersediaan
anggaran dan sumber pendukung lainnya seshingga pelanggan akan dengan mudah mengakses
informasi suatu produk.
b. Penganggaran
Fungsi penganggaran dalam hal ini adalah memastikan bahwa kebutuhan pengadaan barang
sudah sesuai dengan anggaran yang dimiliki perusahaan atau tidak.
c. Pengadaan
Saat terjadi kesesuaian terhadap anggaran maka akan dilanjutkan dengan pengadaan barang.
Kegiatan yang dilakukan mulai dari membentuk tim pengadaan barang, memilih proses lelang atau
pembelian, melakukan pengecekan kesesuaian terhadap barang yang dibeli sampai pada pengurusan
tahap penyaluran dan penyimpanan.
d. Penyimpanan dan penyaluran
Fungsi penyimpanan dilakukan setelah adanya penyerahan barang dari proses pembelian atau
pengadaan untuk selanjutnya disalurkan ke pihak yang berkepentingan sesuai standard operating
procedure(SOP) perusahaan.
e. Pemeliharaan
Fungsi pemeliharaan dalam manajemen logistik berupa aktivitas yang dilakukan agar dalam
proses penyimpanan barang tidak akan cepat rusak.
f. Penghapusan
Kegiatan penghapusan dilakukan untuk memisahkan barang yang sudah rusak, memperbaiki,
dan menggantinya dengan yang sesuai.
g. Pengendalian
Manajemen logistik juga berfungsi sebagai pengendalian dari fungsifungsi yang ada mulai dari
perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan. Tujuannya
adalah memastikan seluruh fungsi logistik berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2. Tujuan layanan bisnis logistik

Tujuan utama dari manajemen layanan logistik pada prinsipnya fokus pada pencapaian tujuan
organisasi agar dapat lebih efisien dan efektif. Namun apabila dilihat dari aktivitasnya maka tujuan
dari layanan bisnis logistik adalah:
a. persediaan barang dilaksanakan dengan kuantitas dan kualitas yang benar.
b. menekan pengeluaran dana untuk pengadaan karena fungsi pemeliharaan dan penyimpanan
dilakukan dengan baik.
c. mendukung setiap fungsi manajemen dalam mewujudkan efisiensi dan efektivitas untuk mencapai
tujuan perusahaan.

3. Manfaat layanan bisnis logistik

Manfaat penerapan manajemen logistik yang baik antara lain:
a. Persediaan
Dari segi persediaan barang, manfaat manajemen logistik dapat terlihat dengan adanya
ketersediaan barang yang mencukupi atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bahkan jarang terjadi
keterlambatan barang sehingga setiap kegiatan akan terakomodir semuanya.
b. Transportasi
Adanya ketersediaan barang yang cukup akan berdampak pada proses penyaluran atau
pendistribusian melalui transportasi yang mudah ditentukan. Baik dalam pemilihan jenis alat
transportasi dan waktu pengiriman dalam penyaluran barang.
c. Fasilitas
Manfaat yang dirasakan dari segi fasilitas adalah memudahkan bagian pengadaan dalam
memilih barang dan jasa yang dibutuhkan.
d. Layanan
Adanya manajemen yang baik akan memudahkan perusahaan memberikan pelayanan kepada
pelanggannya tidak terkecuali untuk pemasok atau supplier.
e. Manajemen dan administrasi
Setiap kegiatan manajemen pastinya akan selalu didukung dengan aktivitas administrasi agar
setiap kegiatan bisa dipastikan tercatat secara baik dan teratur, sehingga seluruh informasi kegiatan
logistik bisa ditemukan secara mudah jika nantinya dibutuhkan.
f. Inbound transportasi
Manfaat manajemen logistik pada inbound tranportasi dilakukan untuk menangani distribusi
barang dan bahan baku dari pihak pemasok ke perusahaan. Perusahaan akan berpotensi mendapatkan
 kerja sama yang baik dengan pihak pemasok yang mempunyai kualitas bahan baku dan kualitas
terbaik dengan menerapkan manajemen persediaan yang baik.
g. Outbound transportasi
Aktivitas manajemen logistik akan menangani distribusi yang baik dari pihak perusahaan ke
pihak konsumen dan mampu memastikan pengantaran barang bisa dilakukan dengan baik.
h. Pemecahan masalah
Setiap proses penyediaan barang pasti akan ada saja masalah yang bisa terjadi. Dengan
menerapkan manajemen logistik, maka setiap permasalahan tersebut bisa diatasi dan juga diantisipasi
dengan cepat,
tepat, dan akurat.
i. Informasi kepada konsumen
Biasanya, setiap konsumen ada saja yang melakukan tracking pada pengiriman barang yang
dipesannya. Dengan hadirnya manajemen logistik yang baik, maka penyampaian informasi tentang
distribusi suatu barang akan bisa dilakukan secara lebih rapi.
j. Kepercayaan dari konsumen
Tingkat kepercayaan konsumen yang lebih besar kepada perusahaan akan hadir jika ada
pelayanan terbaik, baik itu dalam hal penyampaian informasi, ketepatan waktu, serta pelayanan yang
baik. Hal tersebut akan berujung pada timbulnya loyalitas konsumen pada suatu brand.

4. Komponen manajemen logistik

Komponen dalam manajemen logistik merupakan unsur-unsur yang membentuk adanya
aktivitas fungsi yang saling bekerjasama dan terintegrasi dalam kegiatan pelayanannya. Komponen
yang dimaksud adalah:
a. Struktur lokasi fasilitas
Keberadaan fasilitas yang berupa gudang, pabrik atau pengecer merupakan komponen utama
dalam layanan logistik. Karena jauh dekatnya lokasi dari pemasok ke tempat penyimpanan akan
menimbulkan biaya transportasi yang tinggi.
b. Transportasi
Transportasi merupakan komponen yang dapat menyelesaikan layanan logistik kepada pihak
pelanggan. Untuk itu kecepatan pelayanan juga dipengaruhi oleh transportasi. Pelayanan yang lebih
cepat akan mampu memotong waktu produksi.
c. Persediaan
Fungsi manajemen logistik mengatur jumlah persediaan barang yang harus dikeluarkan atau
disalurkan dan barang yang merupakan persediaan. Dengan demikian komponen persediaan mampu
mengendalikan jumlah dan kualitas barang yang ada di gudang.
d. Komunikasi
Komponen komunikasi merupakan unsur penting dalam manajemen logistik. Hal ini terjadi
karena komunikasi akan memengaruhi kecepatan informasi yang terintegrasi dengan komponen
lainnya. Dengan komunikasi yang baik melalui sistem yang dibangun perusahaan akan lebih cepat
dalam melakukan pelayanan logistik.
e. Penanganan dan Penyimpanan
Penanganan serta penyimpanan mencakup pergerakan, pengemasan, dan pengepakan. Untuk
itu, semakin sedikit produk yang ditangani, maka akan semakin terbatas atau lebih efisien pula arus
total fisiknya. Apabila diintegrasikan secara lebih efektif, maka penangan ini akan mampu mengurangi
masalah dengan kecepatan dan kemudahan dengan adanya sistem tersebut.
B. Jenis Layanan Bisnis Logistik
Jenis layanan bisnis logistik di kota besar dan kota kecil dapat memengaruhi pengelolaan
layanan logistik menyesuaikan fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan.

Contoh layanan bisnis logistik di kota besar seperti Jakarta adalah:

1. Layanan Pengiriman Udara (Air Freight Service)
Jasa layanan pengiriman udara sangat tepat untuk pelanggan yang membutuhkan efisensi
waktu.
2. Layanan Pengiriman Laut (Sea Freight Service)
 Jenis pelayanan pengiriman melalui laut memperhatikan waktu dan jumlah muatan serta
jangkauan yang lebih panjang dibanding layanan pengiriman udara.
3. Layanan Pengiriman Darat (Land Freight Service)
Jenis layanan darat ini merupakan layanan yang banyak dijalankan hampir di setiap kota
bahkan sampai ke daerah terpencil. Tarif yang dibebankan pelanggan juga terjangkau.
4. Packing and moving
Jasa packing dan pindahan gudang, kantor, dan rumah baik antar kota maupun provinsi di
seluruh Indonesia sudah banyak ditawarkan kepada pelanggan. Layanan ini termasuk pengecekan dan
pengawalan barang dari tim yang melakukan pengepakan dilokasi awal, proses packing, pengiriman
hingga pengantaran di tempat tujuan. Proses packing ditangani oleh tim yang berpengalaman
menggunakan material yang menjamin keamanan barang mulai dari karton box, bubble pack,
styrofoam hingga packing kayu untuk barang yang rentan rusak.
5. Pergudangan (Warehouse)
Jenis layanan pergudangan membutuhkan fasilitas yang lebih besar untuk rantai pasokan. Hal
ini dilakukan untuk menjamin kualitas barang dari kerusakan dalam jumlah besar.
6. Specials Handling Shipment.
Jenis layanan logistik yang membutuhkan penanganan khusus, seperti produk vaksin dan
froozen food.

C. Proses Layanan Bisnis Logistik

Dari jenis layanan logistik di atas, dapat dikategorikan pelayanan logistik menurut proses
layanan menjadi cargo, packing and moving, warehouse, dan specialis handling shipment.
1. Pelayanan kargo merupakan pelayanan pengiriman peti kemas atau barang dalam jumlah besar yang
dilakukan melalui darat, laut, dan udara. Pelayanaan bentuk ini biasanya dilakukan oleh kemitraan
yang merupakan usaha pengiriman yang lebih besar.
2. Pelayanan packing and moving, merupakan jenis pelayanan jasa pengiriman yang banyak dilakukan
oleh agen pengiriman maupun kemitraan.
3. Warehouse, adalah jenis pelayanan bidang logistik dalam proses penyimpanannya saja. Persewaan
peti kemas, gudang atau Ruko/ toko yang berfungsi untuk menjalankan usahanya berupa jasa
penyimpanan barang.
4. Specialis handling shipment, adalah usaha jasa pengiriman khusus untuk pengiriman barang dengan
perilaku khusus bahkan dengan pengawalan atau pemantauan selama barang dalam keadaan on
process.

Dalam penyelenggaraan operasional jasa logistik tersebut masingmasing memiliki sistem

layanan yang berbeda dengan melihat jenis layanan logistik yang dijalankan. Sistem yang dibangun
oleh setiap pelaku usaha logistik disesuaikan dengan jenis produk layanan yang diberikan.

Berikan contoh aplikasi yang digunakan oleh pelaku usaha logistik untuk operasional jasa
logistik di sekitar kalian?

Berbagai aplikasi yang ada pada pelayanan manajemen logistik akan berbeda namun pada
prinsipnya memiliki fungsi yang sama, yaitu memudahkan dan mempercepat sistem kerja manajemen
logistik yang bersangkutan.
Dalam setiap sistem yang digunakan sekalipun berbeda namun secara umum memberikan fungsi
manajemen logistik yang sama. Fungsi manajemen logistik menurut proses layanan, meliputi aspek:
1. Jenis pilihan produk layanan
Saat ini jasa layanan logistik sudah banyak menggunakan layanan dengan menyediakan
aplikasi secara online, untuk mempermudah layanan kepada konsumen. Pada setiap aplikasi yang
digunakan oleh pelaku usaha bidang logistik tentu akan memberikan fitur-fitur beragam agar
memudahkan pelanggan yang akan menggunakan jasa. Aneka jenis produk jasa di tampilkan pada
setiap aplikasi pada halaman utama. Carilah contoh aplikasi jenis layanan bidang jasa logistik kargo
yang digunakan untuk proses penyimpanan? Fitur-fitur apa saja yang terdapat pada menu utama
aplikasi tersebut?
 2. Jarak pengiriman
Untuk dapat menentukan harga, pelanggan akan melakukan pemilihan pada menu pengiriman
yang menunjukkan data lokasi awal ke lokasi tujuan. Dari data yang dimasukkan sistem akan
menunjuk pada KM dalam kota, antar kota, antar provinsi, antar pulau, atau antar negara.
3. Lama/waktu pengiriman
Di dalam sistem aplikasi juga terdapat jenis layanan menurut waktu penyampaiannya, ada yang
kilat, biasa, cepat dan sebagainya disesuaikan dengan istilah yang digunakan oleh masing-masing
perusaahaan logistik.
4. Ongkos pengiriman
Dari ketiga data di atas, sistem akan dengan mudah menentukan berapa ongkos kirim atau
biaya yang dikeluarkan untuk membayar jasa pengirimannya. Untuk memudahkan pelanggan
mengetahui biaya pengiriman barang, pada aplikasi di sediakan menu “cek harga”.
5. Proses pembayaran yang dapat dilakukan
Setelah proses diselesaikan maka dalam sistem akan keluar perintah/instruksi “Anda Yakin”
kemudian di Klik “OK” atau pilih instruksi “submit”. Hal ini berarti proses layanan segera akan
ditindaklanjuti oleh pelaku usaha. Apakah barang diambil sendiri di gudang atau di tempat yang yang
disepakati secara sistematis melalui layanan online atau telepon.
6. Konektivitas layanan on process
Dengan selesainya proses order atau pendaftaran, maka barang akan diberi label on process,
artinya barang dalam proses pengiriman.
7. Pasca layanan
Merupakan sistem yang mengatur proses setelah barang sampai di gudang dan diterima oleh
pemiliknya. Biasanya pelanggan akan memberikan umpan balik atau menutup proses layanan yang
diterima. Bagi pihak pelaku usaha dalam hal ini akan mendapatkan informasi umpan balik pelanggan.
D. Pengelolaan Dokumen Layanan Logistik
Dokumen dalam pelayanan logistik merupakan satu bentuk fisik untuk membuktikan bahwa
proses layanan dan tanggungjawab petugasnya telah dilakukan dengan baik. Jenis dokumen yang
dibutuhkan dalam layanan logistik berikut dilakukan pada bidang layanan pengiriman kargo sea
freight service meliputi:
1. Shipping Instruction (SI)
Shipping Instruction adalah dokumen yang menunjukkan kesepakatan proses pengiriman
barang antara pihak penjual barang (shipper) dan pihak kedua (perusahaan pelayaran, penerbangan
trucking, atau perusahaan logistik freight forwarde). Shipping order berisi:
a. Nama Shipper (pengirim)
b. Nama Consignee (penerima)
c. Notify Address (catatan tambahan alamat)
d. Pelabuhan Muat
e. Pelabuhan Tujuan
f. Nama dan Jenis Barang
g. Jumlah Berat dan Volume
h. Commercial Invoice (surat tagihan)
i. Dated (waktu)
j. Notify Party (pemberitahuan pihak terkait)
2. Perintah Rilis/Release Order (RO)
Release Order (RO) adalah surat perintah pelepasan aset kontainer kepada pemilik atau pembeli.
Bentuk RO seperti permohonan izin penjemputan (kontainer) oleh atau atas nama atau pihak tertentu.
RO oleh pihak kedua untuk pihak pertama yang akan mengirimkan [Link] RO berisi:
a. Barcode, yang nantinya di scan saat barang sedang berada di depo untuk melakukan pemilihan
kontainer.
b. RO Number (nomor resi RO).
c. Depo adalah tempat kontainer kosong bertempat.
d. Service adalah asal dan tujuan kontainer.
e. Vessel/Voyege adalah kapal yang akan mengantarkan ke tempat tujuan
f. Jumlah kontainer dan tipe kontainer yang dipesan
3. Surat Perintah Muat
Perusahaan jasa ekspedisi mengeluarkan surat kepada pihak pertama (penjual). Dalam surat
perintah muat, berisi tentang jenis muatan, jumlah muatan, berat muatan, nama, dan telepon
pengemudi.
4. Surat Jalan Ekspedisi
Sebelum kontainer berjalan, perusahaan jasa ekspedisi harus memberikan surat jalan kepada
perusahaan trucking sebagai bukti bahwa kontainer memperoleh izin untuk berangkat menuju
pelabuhan untuk proses loading ke kapal. Surat Jalan Ekspedisi berisi informasi mengenai jenis
barang, jumlah barang, dan tanda tangan dari penjual barang/pengirim barang, sopir, dan petugas
gudang. Bagaimana jika ada perusahaan ekspedisi yang memiliki jasa trucking sendiri? Untuk itu
maka surat jalan ekspedisi tetap ada, tetapi bersifat internal perusahaan antar [Link]
contoh format surat jalan.
5. Surat Jalan Pabrik
Penjual sebagai perusahaan dan pengirim barang akan mengeluarkan surat jalan pabrik
terhadap jasa ekspedisi/trucking. Isi surat ini kurang lebih sama dengan jalan ekspedisi, perbedaannya
terletak pada siapa
yang mengeluarkan surat jalan pabrik ini. Jika melihat surat jalan ekspedisi, yang mengeluarkan surat
adalah jasa ekspedisi, sedangkan surat jalan pabrik yang mengeluarkan adalah penjual atau pengirim
barang.
6. Tanda Terima Atas Biaya Peralatan atau Ekuitas/Equipment Intercharge Receipt (EIR).
Depo pelayaran mengeluarkan dokumen EIR (tanda terima atas biaya peralatan) kepada
trucking atau jasa ekspedisi. Dokumen ini, berdasarkan pemeriksaan atau survei atas kondisi
kontainer. Depo pelayaran memberikan dokumen EIR kepada pengangkut ketika memuat dan
mengosongkan kontainer.

Dokumen ini juga mencakup informasi kerusakan pada kontainer, untuk proses identifikasi
kepada pihak yang bertanggung jawab. EIR terdapat 2 macam, yaitu EIR pelabuhan asal dan
pelabuhan tujuan. EIR berisikan:
a. Daftar Nomor Peti Kemas
b. Kode kapal dan pelayaran
c. Posisi Susun
d. Posisi penyimpanan.
7. Daftar Pendaratan/Bill of Landing (B/L)
Bill of Landing adalah istilah yang sering digunakan dalam proses shipping. Lebih singkatnya
surat perjanjian pengangkutan antara shipper (pengirim)/consignee (penerima) dengan carrier
(pelayaran). B/L sendiri memuat informasi lengkap mengenai nama pengirim, nama kapal, data
muatan, pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar, rincian freight, cara pembayarannya, nama
consignee, jumlah B/L original, dan tanggal tanda tangan.
8. Pesan Antar/Delivery Order (DO)
Delivery Order merupakan sebuah dokumen yang berperan sebagai surat perintah penyerahan
barang yang telah dipesan dengan kesepakatan bersama antara penjual (pengirim) dan pembeli
(penerima) yang ditujukan kepada gudang perusahaan. Fungsinya adalah:
a. Sebagai keterangan resmi terhadap pembelian barang dari pihak penjual kepada pihak pembeli.
b. memberikan rincian barang secara jelas.
c. sebagai tanda bukti bahwa pembeli telah menerima barang melalui tanda tangan yang tercantum
pada Delivery Order.
9. Invoice
Invoice adalah dokumen yang memuat catatan-catatan detail mengenai suatu barang, terutama
produk yang telah dibeli oleh pelanggan beserta harga yang telah disepakati. Sebagai bukti transaksi
dan digunakan untuk penagihan maka Invoice dibuat dalam rangkap 3, satu lembar untuk pembeli, 1
lembar untuk penjual, dan 1 lembar untuk arsip/dokumen
Muhammad Idris (2020) menyebutkan ada 3 jenis invoice dalam transaksi perusahaan.
a. Invoice biasa adalah invoice yang jadi standar dalam berbagai macam transaksi dan berisi informasi
penjualan.
 b. Invoice konsuler adalah faktur yang biasa digunakan dalam transaksi perdagangan internasional.
c. Invoice proforma adalah invoice yang dikirimkan secara bertahap. Pembeli akan menerima invoice
dari penjual setelah pemesanan yang berisi informasi item barang, berat, dan biaya pengiriman.
Pembeli kembali menerima invoice setelah barang dikirim seluruhnya.
10. Berita Acara Serah Terima (BAST)
Berita acara adalah dokumen terakhir yang biasanya meliputi dokumentasi barang yang sudah
sampai kepada pembeli. BAST ditandatangani oleh penjual sebagai pihak pertama dan pembeli
sebagai pihak [Link] semua proses telah selesai, ada beberapa dokumen yang harus dikirim
kembali ke penjual seperti. SI, RO, Surat Jalan Pabrik, B/L, EIR, dan lain-lain. Pada dasarnya,
pengiriman dan pengembalian kontainer adalah hal yang sama prosesnya. Berikut adalah contoh
dokumen BAST.
E. Pengelolaan Peralatan dan Sumber Daya Layanan Logistik
Sebagai sebuah supply chain management dalam pelaksanaan operasionalnya tidak lepas dari
peralatan dan sumber daya yang mendukung lancarnya kegiatan sehari-hari. Untuk itu peralatan apa
saja yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan proses layanan logistik? Berikut dijelaskan berbagai
peralatan dan sarana dalam pelayanan logistik.

1. Untuk jasa layanan pengiriman kargo tentu dibutuhkan mitra jasa lain berupa jasa transportasi baik
laut, udara, maupun darat. Untuk transportasi udara berupa layanan kargo pesawat biasa digunakan
untuk pengiriman dalam dan luar negeri. Sedangkan untuk sea freight service menggunakan kargo
kapal dan untuk land freight sercive menggunakan kargo kereta api, trucking, box container, dan
kendaraan roda dua.
2. Untuk jasa layanan jasa packing and moving dalam layanannya dibutuhkan peralatan mulai dari
timbangan, gunting, scanner, cutter, dan perlengkapannya seperti kartoon, buble roof, kayu, lakban,
isolasi, stepler, sampai pada perangkat keras dalam rangka menjalankan sebuah SIM dalam layanan
onlinenya.
3. Pada layanan warehouse fasilitas yang dibutuhkan berupa gudang, toko, peti kemas dan depo untuk
menempatkan petikemas serta crane untuk memindahkan kontainer.
4. Specialist handling shipment, merupakan jenis layanan pengiriman barang yang memiliki
karakteritik khusus, untuk itu dibutuhkan peralatan dan fasilitas khusus misalnya kendaraan box
dengan ketentuan suhu rendah untuk memenuhi kebutuhan barang seperti es krim, frozen food atau
barang lain yang membutuhkan penanganan khusus.
5. Personil yang kompeten di bidang logistik, dalam rangka mewujudkan tujuan pelayanan dalam
bidang logistik dapat berjalan secara efisien dan efektif tentu dalam prosesnya didukung oleh tenaga
atau personil yang kompeten di bidangnya. Sebagai penyelenggara layanan logistik tentu dituntut
standar kerja pada supply chain management (SCM) atau proses manajemen rantai suplai yang
meliputi warehouse/pergudangan, distribution goods, freight transportation dan sales order processing.

Standar profesi di bagian logistik meliputi:

1. Admin logistik
Admin logistik adalah orang yang bertugas menggunakan dan mengelola sistem perangkat
lunak/aplikasi dari proses logistik yang bersifat administratif pada pengadaan logistik, penyimpanan,
distribusi, penggunaan dan penghapusan barang.
Tanggungjawab admin logistik adalah:
a. Pengambilan data penerimaan barang (GRN) ke dalam Sistem ERP
b. Melakukan tugas administratif (termasuk pendistribusian dokumen atau collection atau filing).
c. Kompilasi laporan ketidaksesuaian dan konfirmasi penutupan dari perbedaan produk.
d. Memperbarui dan mengkompilasi laporan bulanan terkait logistik.
e. Memelihara dan memperbarui catatan persediaan dan lokasi barang.
f. Membantu menjawab panggilan masuk dan pengambilan pesan.
g. Tugas logistik terkait lainnya, yang ditugaskan.
2. Staf logistik
Staf logistik adalah pegawai yang melakukan atau mengurus barang dalam proses operasional
logistik.
3. Supervisor logistik
Supervisor logistik adalah orang yang bertugas mengatur kerja staf dan melakukan cek
kelengkapan tiap pekerjaan staf operasional logistik.
4. Manajer logistik
Sebagai manajer logistik yang bertanggung jawab mengelola dan merencanakan sistem
operasional untuk perusahaan agar mampu mencapai tujuan, maka tugas manajer logistik adalah
melakukan manajemen logistik proses yang meliputi penyimpanan, pengiriman material atau suku
cadang, barang jadi atau produk akhir di dalam proses operasional perusahaan.
5. Warehouse worker
Pegawai yang bertugas menyiapkan barang, melakukan pembongkaran, melakukan proses
bagging, muat barang, dan melakukan koordinasi dengan koordinator dan bagian kualitas jika
ditemukan paket yang bermasalah.
6. Kurir dan driver
Sebutan kurir biasanya untuk petugas pengiriman dengan kendaraan roda dua atau motor dan
driver digunakan untuk petugas pengiriman menggunakan roda 4 atau lebih (mobil, box, truck, atau
container).
Tugas dari kurir dan driver adalah sebagai berikut.
a. Mengambil paket dan mengirimkan paket barang ke customer.
b. Memastikan customer menerima pesanan tepat waktu.
c. Melakukan pengecekan dan pencocokan data dengan dokumen yang disediakan terhadap paket yang
diambil.
d. Mematuhi SOP sesuai dengan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
7. Picker dan Packer
Picker adalah seseorang yang bertugas untuk mengambil dan packeradalah orang yang
bertugas untuk melakukan pengemasan barang. Picker dan packer memiliki tanggung jawab dan tugas
sebagai berikut.
a. Pengambilan dan pengemasan produk sesuai pesanan.
b. Memastikan setiap pengambilan produk dengan FIFO (first in first out) atau FEFO (first expired
first out)
c. Pengemasan produk dilakukan dalam keadaan rapi, baik, serta aman untuk dikirim sampai tempat
tujuan
d. Menyelesaikan setiap pengambilan dan pengemasan produk sesuai pesanan.
8. Helper
Bagian ini mirip dengan profesi cleaning service jadi tugasnya adalah melakukan pembersihan
pada area logistik, memeriksa racking dan shelving di logistik, membantu staf logistik dalam
memepersiapkan logistik.
9. Quality Control (QC)
Quality Control adalah bagian kualitas logistik yang bertugas untuk melakukan pengecekan
barang masuk dan keluar menurut aturan standar, kondisi fisik barang dan waktu expired barang serta
membuat laporan hasil pengecekan barang masuk dan keluar, menginformasikannya dan melakukan
perawatan pada mesin bantu kualitas yang digunakan.
10. Operator Forklif
Operator forklif adalah orang yang bertugas mengemudikan forklif untuk membawa hasil
produksi menggunakan palet yang kemudian disusun dalam racking, menaikkan dan menurunkan
produk dari racking, mengirim pallet sesuai standar, membuat laporan harian pada buku operator
forklif, menjaga dan merawat forklif.

Rangkuman
Manajemen rantai pemasok atau yang dikenal dengan supply chain management merupakan penerapan
fungsi manajemen pada organisasi layanan bisnis logistik. Fungsi manajemen dalam hal ini terdiri dari
fungsi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, pelayanan untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan/konsumen.
Tujuan layanan bisnis logistik adalah memastikan ketersediaan barang sesuai kuantitas dan kualitas
yang standar, menekan anggaran, mewujudkan efisiensi dan efektivitas untuk mencapai tujuan
perusahaan.

Penyeleggaraan usaha logistik yang baik akan berdampak positif pada persediaan, transportasi,
fasilitas, proses layanan, manjemen administrasi, inbound tranportasi, outbound transportasi dan
pemecahan masalah, informasi kepada konsumen dan kepercayaan dari konsumen.

Komponen dalam layanan logistik terdiri atas, struktur lokasi, transportasi, persediaan, komunikasi,
penanganan dan [Link] layanan bisnis logistik dibedakan menjadi, air freght service, land
freight service, sea freight service, packing and moving, warehouse dan specialist handling
[Link] proses layanannya, jenis layan logistik dibedakan menjadi pelayanan cargo, packing
and moving, warehouse, dan specialist shipment.

Berbagai jenis peralatan dan sarana dalam proses layanan logistik dibutuhkan akan disesuaikan dengan
jenis pelayanan yang diberikan. Tentu saja dari masing-masing jenis alat, sarana dan perlengkapan
yang dibutuhkan memerlukan pengelolaan dan pemeliharaan yang berbeda sesuai karakter perlatan
yang dimiliki perusahaan.

Pengelolaan terhadap dokumen layanan logistik dalam prosesnya juga merupakan hal penting agar
barang yaang sedang kondisi on process dapat dengan lancar selesai pada tujuannya. Oleh karena itu
dokumen yang dibutuhkan harus lengkap agar barang yang dikirim tidak dianggap ilegal.

Sumber daya yang dibutuhkan dalam layanan logistik terdiri kendaraan, peralatan, perlengkapan dan
tenaga kerja yang kompeten dibidangnya. Jenis profesi yang menyeleggarakan layanan logiatik adalah
admin logistik, staf logistik, supervisor logistik, manajer logistik, warehouse worker, kurir dan driver,
picker and packer, helper dan quality control dan operator forklift.

A. Jawablah pertanyaan berikut dengan memilih jawaban A, B,C, D, atau E yang dianggap
paling tepat.
1. Fungsi manajemen rantai pasok merupakan bagian dari manajemen perkantoran da layanan bisnis
yang terlihat pada unit kerja ...
A. Sarana dan prasarana kantor
B. Kepegawaian kantor
C. Peralatan kantor
D. Keuangan kantor
E. Tata kehumasan kantor
2. Sekalipun merupakan suatu bagian dari manajemen kantor, namun supply chain management dapat
diterapkan sebagai bentuk layanan bisnis yang berdiri sendiri dibidang logistik. Untuk itu dalam
penyelenggaraannya bertujuan ...
A. Menerapkan beban biaya operasional sesuai anggaran yang direncanakan.
B. Selalu melakukan pengadaan barang agar persediaan selalu ada.
C. Selalu melakukan update sistem agar tidak ketinggalan jaman
D. Melakukan pembelanjaan saat diminta atau dibutuhkan.
E. Menciptakan bagian-bagian dalam manajemen logistik agar tercapai efisiensi dan efektifitas kerja
dalam mencapai tujuan organisasi.
3. Adanya peralatan dan sarana yang mencukupi dan sesuai kebutuhan dalam manajemen logistik
tentunya akan mendukung kelancaran pekerjaan dalam aktivitasnya. Hal ini merupakan manfaat
manajemen logistik yang dapat dirasakan pada sektor....
A. Inbound transportasi
B. Pemecahan masalah
C. Layanan
D. Fasilitas
E. Manajemen administrasi
4. Keberadaan fasilitas gudang, rak dan depo pada sebuah layanan pengiriman barang merupakan
komponen manajemen logistik....
A. Transportasi
B. Struktur lokasi
C. Persediaan barang
D. Komunikasi
E. Administrasi
5. Keberadaan perangkat lunak berupa sistem informasi dalam manajemen logistik merupakan sarana
mutlak yang harus ada mengingat arus informasi dan teknologi sekarang ini meberi dampak belanja
atau melakukan pekerjaan dari rumah saja.. Komponen ini termasuk komponen dalam manajemen
logistik...
A. Administrasi
B. Struktur lokasi
C. Komunikasi
D. Persediaan barang
E. Transportasi.
6. Untuk melakukan pengiriman gas cair menggunakan tuck khusus tangki. Hal ini merupakan jenis
layanan logistik...
A. Warehouse
B. Land freight service
C. Trucking
D. Specialist hanling shipment
E. Sea freight service
7. Layanan logistik yang memberikan pelayanan secara online dalam pembelian barang melalui toko
online merupakan jenis layanan ....
A. Picking and packing
B. Packing and moving
C. Warehouse
D. Specialist hanling shimpent
E. Pelayanan kargo
8. Dalam menggunakan jasa layanan logistik kita dapat melakukan cek ongkir dalam sistem yang ada.
Besaran harga ongkir dapat ditentukan oleh...
A. Jenis sistem layanan, jarak layanan, waktu, sistem pembayaran.
B. Jarak layanan, lama waktu pengiriman, sistem pembayaran.
C. Jarak layanan, lama waktu pengiriman, konektifitas layanan
D. Jenis sistem layanan, jarak layanan sistem pembayaran, pasca layanan
E. Pasca layanan, sisitem pemabyaran, konektifitas layanan
9. Dokumen yang menunjukkan adanya kesepakatan antara penjual dan pembeli atau mitra usaha
untuk melakukan proses pengiriman barang merupakan dokumen...
A. Invoice
B. Release Order
C. Bill of landing
D. Shipping instruction
E. Berita acara serah terima.
10. Dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual atas pembelian yang telah dilakukan sering dibuat
dalam rangkap tiga dan biasa untuk digunakan pihak penjual melakukan penagihan dinamakan...
A. Bill of landing
B. Nota
C. Invoice
D. Equipment Intercharge reciept (EIR)
E. Surat perintah muat
11. Barang dalam petikemas telah tiba di depo dermaga yang di tuju harus dilengkapi dengan
dokumen...
A. Invoice
B. Release Order
C. Bill of landing
D. Shipping instruction
E. Berita acara serah terima.
12. Dalam perjalanan menuju tempat pengiriman barang dalam keterangan sistem aplikasi akan
menunjukkan ...
A. Order
B. Landing
C. Process
D. On process
E. On the way
13. Alat yang digunakan untuk menaikturunkan dan menempatkan kontainer adalah..
A. Forklif
B. Derek
C. Container crane
D. Bego
E. Truck container
14. Profesi dalam manajemen logistik yang bertanggung jawab terhadap semua pengelolaan sistem
operasional layanan adalah ...
A. Admin logistik
B. Staf logistik
C. Manajemen logistik
D. Supervisor logistik
E. Warehouse worker
15. Orang yang bertanggunjawab terhadap kerapian penataan, kebersihan gudang dan membantu pada
saat persiapan muatan disebut...
A. Kurir
B. Driver
C. Operator foklif
D. Helper
E. Quality Control

B. Uraian
16. Jelaskan manfaat yang dirasakan oleh bidang layanan apabila
manajemen rantai pasok dikelola dengan baik!
17. Jelaskan komponen yang membentuk manajemen rantai pasok?
18. Mengapa komponen peserdiaan merupakan faktor penting dalam manajemen rantai pasok ?
19. Sebutkan isi dari dokumen delivery Order!
20. Berikut ini adalah petunjuk packing jelaskan apa artinya: