KE-0332-2022/12/21-01
Stock Opname
INTERNAL USE ONLY
Tujuan Pembelajaran
Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan dapat:
1 Memahami tujuan dari stock opname
2 Mengetahui jenis-jenis stock opname yang ada di toko
3 Mampu melakukan stock opname parsial dan grand sesuai dengan prosedur
INTERNAL USE ONLY
Pokok Bahasan
Definisi dan Tujuan Stock
Opname
Stock Opname
Parsial dan Grand
INTERNAL USE ONLY
Definisi dan
Tujuan Stock Opname
INTERNAL USE ONLY
Definisi Stock Opname
Stock Opname (SO) adalah aktivitas pemeriksaan
dan penghitungan fisik persediaan barang
dagangan untuk mengetahui kesesuaian nilai
persediaan (Stock On Hand) antara fisik barang
dagangan dengan data di komputer
Sumber : SOP – Prosedur Stock Opname di Toko
SAT/SOP/OP/008
INTERNAL USE ONLY
KENAPA HARUS MELAKUKAN
STOCK OPNAME?
Coba Pahami !!!
Konsumen ingin membeli Alfamart Minyak Goreng 2 Liter di toko Alfamart,
tetapi barang yang dicari tidak ada di rak area sales. Kemudian salah satu
crew yang bernama Andi mencarinya di gudang juga tidak ada, tetapi stock di
komputer masih terdapat 24 pcs.
Kenapa terjadi seperti itu?
Apa pengaruhnya terhadap persediaan barang di toko?
INTERNAL USE ONLY
Tujuan Stock Opname
Mengetahui jumlah stock on hand Mengembalikan stock yang selisih menjadi stock
toko terkini dan dapat dipercaya yang sesuai dengan kondisi terkini
Mengetahui kondisi fisik barang Meningkatkan pengetahuan personil toko
dagangan (rusak atau tidak) terhadap produk
Menilai kinerja toko terkait Mengetahui nota selisih
pengawasan pada barang barang (NSB) minus toko
dagangan berdasarkan
hasil SO tersebut.
NOTE:
NSB (Nota Selisih Barang) Adalah Nilai Rupiah Barang
Dagangan yang dinyatakan Selisih Sesuai hasil SO
dikurangi BTSB (0,15%)
INTERNAL USE ONLY
Jenis-Jenis SO
SO PARSIAL
01 SO yang dilakukan atas sebagian (parsial) barang dagangan di Toko, meliputi satu departemen, rak, PLU atau lebih
secara bergilir
SO GRAND
02 SO yang dilakukan secara menyeluruh atas semua barang dagangan (departemen, rak, PLU)/All Rak yang ada di
toko baik di area sales maupun gudang toko.
INTERNAL USE ONLY
Skema SO
SO Non PDA**
Pelaksanaan SO yang
menggunakan KKSO
SO PDA* SO Campuran
Pelaksanaan SO yang Pelaksanaan SO yang
menggunakan alat PDA menggunakan PDA dan KKSO
Skema
Note : Stock Opname PDA atau Personal Data Assistant adalah sebuah
alat elektronik yang berbasis komputer dan
*Pada umumnya semua toko menggunakan skema berbentuk kecil serta dapat dibawa ke
SO PDA mana-mana.
**Untuk toko-toko dalam case PDA rusak ‘KKSO : Kertas Kerja Stock Opname
INTERNAL USE ONLY
Stock Opname Parsial
INTERNAL USE ONLY
Siapa Pelaksana SO Parsial?
Kapan SO Parsial dilakukan?
INTERNAL USE ONLY
Personil Toko yang didampingi oleh
AC/AM/Branch IC (SO Pendampingan)
Personel Branch IC yang
Personil Toko bersifat inspeksi
mendadak (SIDAK)
PELAKSANA
SO PARSIAL
*IC: Inventory Control
Pelaksanaan SO Parsial yaitu pada saat proses operasional toko sedang berjalan atau sebelum toko
tutup (EOD) sesuai jadwal SO Parsial
INTERNAL USE ONLY
Tahapan SO
Proses SO
Input, Cetak Selisih, Edit
SO
Penghitungan SO
3
2 Adjust SO
Persiapan
4
1 STOCK
OPNAME
INTERNAL USE ONLY
Persiapan SO
1 3 1 3
Planogram harus Rak gudang sudah Cek Administrasi Melakukan Setting
sudah di-update tertata rapi (GIT, LPMP) PDA
2 2
Full Display Membuat KKSO
*dilakukan oleh Crew *dilakukan oleh Pejabat
Ketiga hal tersebut dapat memudahkan personil toko *GIT: Goods in Transit, LPMP: Laporan Perkembangan
dalam melakukan penghitungan maupun pencarian Mutasi Persediaan, KKSO: Kertas Kerja Stock Opname
barang saat SO
INTERNAL USE ONLY
Penghitungan SO
SO MANUAL
Khusus untuk toko yang tidak bisa menggunakan
PDA, penghitungan dilakukan secara manual
menggunakan KKSO dan diinput di computer
04
server
TIDAK DOUBLE INPUT
03 Pastikan tidak terjadi double input yang
menyebabkan kelebihan qty
TELITI
Pastikan penghitungan dan penginputan qty
item di PDA secara teliti
02
HITUNG & INPUT
01 Penghitungan dan penginputan qty barang
menggunakan PDA di area sales, dihitung per
item sesuai urutan rak
INTERNAL USE ONLY
Jika PDA tidak bisa digunakan, maka Penghitungan SO
menggunakan skema SO Non PDA
Untuk mempermudahkan dalam peng-input-an / entry data pada komputer,
maka ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengisi KKSO:
Diagonal yaitu pencantuman jumlah qty ( 3 – 5 ) item disetiap Zig-zag yaitu pencantuman jumlah qty ditepi baris pencatatan
baris pencatatan pada KKSO. setiap item pada KKSO
10 10 20 10 10 20
15 4 19 15 4 19
12 8 20 21 17 38
13 10 23 35 4 39
15 4 19 31 10 41
32 8 40 25 11 36
10 10 20 9 10 19
17 4 21 24 12 36
9 8 17 12 9 21
13 10 23 27 16 43
15 4 19 31 10 41
32 8 40 25 11 36
10 10 20 9 10 19
15 4 19 24 12 36
12 8 20 12 9 21
13 10 23 27 16 43
15 4 19 31 10 41
32 8 40 25 11 36
10 10 20 9 10 19
17 4 21 24 12 36
9 8 17 12 9 21
13 10 23 27 16 43
19 31 10 41
15 4
40 25 11 36
32 8
13 10 23 9 10 19
15 4 19 24 12 36
32 8 40 12 9 21
INTERNAL USE ONLY
Proses SO
100% TERINPUT TRANSFER SALES PENCARIAN SO
Pastikan semua rak sudah terinput di Lalukan Transfer sales pada Lakukan pencarian dan
PDA ataupun di Aplikasi SO pada semua POS penghitungan ulang untuk item
komputer server yang terdapat selisih
PROSES SO CETAK SELISIH EDIT SO
Lakukan proses SO pada aplikasi Lakukan cetak selisih SO Lakukan edit SO dan pastikan item yang
aplikasi SO di komputer server diedit adalah qty yang real yang ada di
toko (Tidak ada klopisasi data)
Note: Crew hanya melakukan pencarian cetak selisih pertama, untuk pencarian cetak selisih kedua dilakukan oleh
pejabat toko untuk proses validasi sebelum adjust SO
INTERNAL USE ONLY
WARNING!!
EDIT SO PARTIAL : MAX 2X
EDIT SO GRAND : MAX 3X
!
INTERNAL USE ONLY
Peran Crew dalam Stock Opname adalah:
Penghitungan SO Pencarian SO
Melakukan penghitungan awal stock fisik barang Melakukan pencarian atas barang yang selisih
INTERNAL USE ONLY
PENTING!!!
SO Parsial Wajib dikerjakan setiap hari sesuai jadwal
Cek Menu Pada “Stock Opname” → “Utility” → “Jadwal Stock Opname”
BAGAIMANA JIKA TIDAK DIKERJAKAN ?
Proses EOD Terkunci
INTERNAL USE ONLY
Ketentuan SO Grand
SO dilakukan minimal 3 bulan sekali atau sesuai jadwal yang dibuat AM
1
setelah berkoordinasi dengan Branch IC Manager
2 SO dilakukan saat jam operasional toko atau malam hari setelah tutup
toko sesuai jadwal yang sudah ditentukan
Target SO Grand adalah seluruh item yang ada di toko, baik di area
3
kasir, area sales, dan area Gudang.
4 Pelaksanaan SO Grand tetap menggunakan KKSO sebagai alat bantu
pencatatan hasil penghitungan SO
Pelaksana SO Grand yaitu Personil Toko (didampingi AC/AM), dan
5
Personil Branch IC (apabila bersifat inspeksi mendadak)
INTERNAL USE ONLY
Pentingnya Stock Opname
Mendeteksi barang apa saja yang sering hilang di
toko (sering mengalami varian minus)
Sebagai acuan evaluasi dan perbaikan dalam pengendalian barang
hilang oleh personil toko maupun AC dan AM
Menjaga agar inventory/persediaan barang di toko
sesuai dengan yang seharusnya (OH=Fisik)
Dapat segera melakukan tindakan yang sesuai apabila
ditemukan barang rusak/expired SO (memisahkan barang
untuk dilakukan retur BR/BKE)
INTERNAL USE ONLY
THANK YOU
PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk.
Alfa Tower
Jl. Jalur Sutera Barat Kav 7-9
Tangerang 15143
Indonesia
t +62 21 808 21 555 (hunting)
f +62 21 808 21 556
[Link]
INTERNAL USE ONLY