BAB 13

13.4 Memulai, Merencanakan, dan Melaksanakan Proyek

Tahap Satu: Memulai Proyek
Memulai melibatkan memutuskan apa yang akan dihasilkan proyek dan tugas kerja apa yang
perlu dilakukan untuk menghasilkan proyek yang diinginkan.
Beberapa kegiatan utama dalam tahap inisiasi meliputi:
 Menganalisis persyaratan bisnis
 Mengidentifikasi pemangku kepentingan dan peran mereka
 Mengidentifikasi kebutuhan pemangku kepentingan
 Mengevaluasi proses bisnis
 Mengkaji laporan keuangan dan anggaran
 Melakukan analisis kelayakan
 Memilih manajer proyek
 Menyiapkan tim proyek
Selama tahap inisiasi, akan membuat beberapa dokumen untuk menentukan proyek baru.
Seringkali kasus bisnis dikembangkan. Selanjutnya, pernyataan kerja (SOW) disiapkan bersama
dengan piagam proyek yang akan ditandatangani oleh pemangku kepentingan untuk
meluncurkan proyek.

Kasus bisnis adalah presentasi atau dokumen yang menguraikan dasar kebenaran untuk
memulai dan mendanai suatu proyek.
Mempersiapkan Kasus Bisnis
Dalam proses peninjauan, proyek bersaing untuk mendapatkan persetujuan dan pendanaan.
Metode analisis proyek digunakan untuk memprioritaskan proyek yang diusulkan dan
mengalokasikan anggaran untuk pengembalian maksimum. Keputusan penganggaran berlaku
untuk semua investasi bisnis, seperti konstruksi untuk meningkatkan kapasitas produksi,
memasuki pasar baru, memodernisasi toko ritel, R&D, dan memperoleh TI, aplikasi, dan sistem
perusahaan.
Pernyataan Kerja
Jika kasus bisnis diterima, pernyataan kerja (SOW) disiapkan.
SOW mendefinisikan rencana proyek tetapi tidak menawarkan opsi atau alternatif apa pun
dalam ruang lingkup.
Piagam Proyek
Piagam proyek menentukan ruang lingkup proyek, memberikan wewenang kepada manajer
proyek atas proyek, memberikan tonggak ringkasan, menentukan anggaran proyek, dan
mengidentifikasi sumber pendanaan proyek. Piagam proyek secara resmi menyetujui proyek
sehingga dapat maju ke tahap perencanaan.

Tahap Dua: Perencanaan Proyek

menjelaskan tujuan proyek dan merencanakan semua kegiatan yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek. Tahap perencanaan berfokus pada waktu, jadwal, biaya, dan alokasi
sumber daya. Kegiatan perencanaan meliputi:
 Mengidentifikasi hasil proyek
 Mengidentifikasi tugas yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek
 Mengembangkan daftar tugas, yang disebut work breakdown structure (WBS) untuk
memperlihatkan dependensi antara tugas
 Membuat jadwal untuk melaksanakan tugas yang tercantum di WBS
 Menentukan kebutuhan sumber daya untuk menyelesaikan tugas proyek
 Mendapatkan perkiraan biaya untuk sumber daya seperti bahan, peralatan, dan orang-
orang
 Mempersiapkan anggaran proyek
 Mengidentifikasi potensi risiko dan merumuskan tanggapan yang tepat terhadap
masalah yang dapat terjadi selama proyek
WBS dan register risiko adalah dua dokumen penting yang disiapkan selama tahap
perencanaan
Struktur Rincian Kerja
Struktur rincian kerja (WBS) adalah daftar tugas yang mengidentifikasi semua pekerjaan atau
kegiatan yang perlu dilakukan, urutan di mana pekerjaan akan dilakukan.

Milestone
adalah perangkat penjadwalan dan status yang sangat penting karena memungkinkan manajer
proyek mengukur kemajuan saat proyek berjalan melalui siklus hidup yang direncanakan.

digunakan untuk mengelola upaya kerja proyek, memantau hasil, dan melaporkan status yang
berarti kepada pemangku kepentingan proyek.
crowdfunding adalah mengumpulkan dana untuk proyek dari publik, atau kerumunan, melalui
Web.
Daftar Risiko
Pertimbangan risiko ini perlu terjadi di awal siklus hidup proyek, selama fase perencanaan.
Daftar risiko juga mencantumkan sumber setiap risiko, bagaimana Anda akan menanggapi
setiap risiko, dan nama orang yang bertanggung jawab untuk mengatasi risiko.
Tahap Tiga: Pelaksanaan Proyek
Kegiatan utama yang tercantum di WBS dilakukan dan rencana proyek yang dihasilkan dalam
tahap perencanaan dilaksanakan. Kegiatan yang dilakukan dalam fase eksekusi meliputi:
 Mengalokasikan sumber daya untuk tugas yang tercantum di WBS
 Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pemangku kepentingan utama
 Melakukan tugas yang tercantum di WBS
 Melaporkan kemajuan yang telah dibuat dalam pertemuan rutin
Bagan Gantt
adalah diagram batang horizontal yang digunakan untuk menunjukkan timeline jadwal proyek,
Pada bagan Gantt, tanggal mulai dan selesai dari semua tugas dan tonggak muncul sebagai
batang yang panjangnya mewakili durasinya.
Bagan Gantt adalah alat visualisasi multiguna yang digunakan dalam fase perencanaan,
pelaksanaan, dan pemantauan dan memungkinkan manajer proyek untuk menyiapkan laporan
status sekilas.
Estimasi Biaya
Meskipun biaya secara teknis bukan bagian dari WBS, perkiraan biaya proyek dapat dihitung
dari WBS. Perangkat lunak manajemen proyek menghitung biaya proyek berdasarkan waktu
kerja (durasi) dari setiap tugas di WBS dan biaya tenaga kerja atau sumber daya lainnya.
Matriks Tanggung Jawab
menunjukkan siapa yang memiliki tanggung jawab utama dan siapa yang memiliki tanggung
jawab dukungan untuk setiap kegiatan yang tercantum di WBS.
Contoh:
TABEL 13.3 MATRIKS TANGGUNGJawab yang Menunjukkan Tanggung Jawab Utama dan
Dukungan untuk Tugas WBS
Tingkat Tanggung Jawab
WBS Aktivitas Anna Bar Beth Fred Don
ID t
1.1 Video papan cerita S P
1.2 Rekrut sukarelawan untuk berakting dalam video S P
1.3 Merekam segmen video P S
2.1 Pilih lima foto dan gambar P S
2.2 Pangkas dan edit foto S P
P = tanggung jawab utama, S = tanggung jawab dukungan

13.5 Memantau/Mengendalikan dan Menutup Proyek

Tahap Empat: Pemantauan dan Pengendalian Proyek
Pemantauan dan Pengendalian Proyek termasuk melacak, meninjau, dan mengelola kemajuan
dan kinerja proyek bersama dengan mengelola setiap perubahan yang diperlukan.
Sepanjang proyek, pekerjaan harus dilacak terhadap jadwal untuk memastikan bahwa proyek
berada di jalurnya. Dengan cara ini, pembengkakan biaya dan risiko dapat diminimalkan dan
kemungkinan menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran dimaksimalkan. Kegiatan
selama fase Pemantauan/Pengendalian meliputi:
 Mengukur luas dan waktu penyelesaian tugas
 Membandingkan kinerja aktual versus yang diharapkan pada semua tugas
 Mengumpulkan umpan balik
 Mengambil tindakan yang tepat untuk memperbaiki masalah dan mengatasi masalah
 Membuat laporan laporan kepada pemangku kepentingan yang tepat
 Mendokumentasikan kemajuan dan memperbarui rencana proyek, sesuai kebutuhan
Laporan Status Proyek
Untuk memantau kemajuan proyek, laporan status proyek akan disiapkan dan ditinjau untuk
memeriksa kemajuan proyek. Laporan status biasanya disiapkan seminggu sekali. Laporan
status mencakup ringkasan status proyek, rencana kerja, pekerjaan selesai, masalah terbuka,
risiko terbuka, status tonggak dan hasil proyek, permintaan perubahan terbuka, KPI proyek,
status jadwal, dan status biaya.
Ruang lingkup creep
adalah penumpukan perubahan kecil yang dengan sendirinya dapat dikelola tetapi secara
agregat signifikan.
Berkontribusi pada kelebihan anggaran, tenggat waktu, dan/atau sumber daya
Kontrol Perubahan Terintegrasi
Cukup sering, perubahan terjadi saat proyek berlangsung. Perubahan cenderung memiliki efek
menetes ke bawah karena dependensi tugas dan sumber daya bersama.
Proses kontrol perubahan terintegrasi membantu mengelola gangguan yang dihasilkan dari
perubahan yang diminta dan tindakan korektif di seluruh siklus hidup proyek. Proses selalu
didokumentasikan dan disimpan jika terjadi kegagalan proyek atau tuntutan hukum terkait
dengan kegagalan tersebut. Dokumen-dokumen ini diperlukan untuk mempertahankan
keputusan—apa yang terjadi dan tidak terjadi, seperti berikut:
 Permintaan perubahan yang disetujui
 Permintaan perubahan yang ditolak
 Pembaruan pada rencana proyek
 Pembaruan pada cakupan
 Tindakan korektif dan preventif yang disetujui
 Perbaikan cacat yang disetujui
  Perbaikan cacat yang divalidasi

Analisis Jalur Kritis

Semua proyek memiliki jalur kritis yang memperpanjang panjang proyek dan menentukan jalur
terpendek di mana semua tugas proyek harus diselesaikan untuk menyelesaikan proyek. Setiap
tugas atau aktivitas di jalur kritis disebut tugas atau aktivitas kritis. Tugas penting harus selesai
sesuai jadwal karena penundaan akan menunda proyek kecuali ada sesuatu yang dilakukan
untuk mengkompensasi.
Jalur kritis adalah waktu sesingkat mungkin untuk menyelesaikan semua tugas yang diperlukan
untuk menyelesaikan proyek. Penundaan tugas apa pun di jalur kritis akan menunda proyek.
Rencana Dasar Proyek
Ketika rencana proyek diselesaikan dan diterima, rencana yang diterima menjadi dasar atau
rencana induk. Garis dasar digunakan untuk pemantauan dan pengendalian. Setiap perubahan
pada baseline adalah penyimpangan, atau varians, terhadap rencana — dan itu perlu
didokumentasikan.
Baseline adalah spesifikasi rencana proyek yang telah ditinjau dan disepakati secara formal. Itu
harus diubah hanya melalui proses kontrol perubahan formal.
Tahap Lima: Penutupan Proyek
Pada penutupan, manajer proyek menyatakan proyek selesai, penutupan proyek tidak dapat
terjadi sampai sponsor proyek menandatangani hasil proyek akhir dan secara resmi menerima
hasil proyek. Selama fase penutupan siklus hidup proyek, manajer proyek berunding dengan
tim proyek, sponsor proyek, dan pemangku kepentingan proyek lainnya untuk melakukan
postmortem
Postmortem adalah metode untuk mengevaluasi kinerja proyek, mengidentifikasi pelajaran
yang dipetik, dan membuat rekomendasi untuk proyek masa depan.
Kegiatan yang terjadi selama penutupan meliputi:
 Memberikan deliverable proyek akhir
 Memperoleh dan mendokumentasikan penerimaan pemangku kepentingan formal atas
deliverable proyek
 Mendokumentasikan dan mengarsipkan semua dokumen proyek
 Mendokumentasikan "Lessons Learned" untuk menginformasikan proyek yang akan
datang
 Secara resmi melepaskan semua sumber daya
Laporan Pelajaran yang Dipetik
Dokumen penting yang dibuat selama penutupan proyek adalah laporan Lessons Learned.
Lessons Learned memungkinkan tim proyek masa depan untuk belajar dari pengalaman positif
dan negatif tim proyek. Pelajaran yang Dipetik mengidentifikasi alasan proyek berhasil atau
tidak, kekuatan dan kelemahan rencana proyek, bagaimana masalah terdeteksi dan
diselesaikan, dan bagaimana proyek berhasil terlepas dari mereka.
Berikut adalah tiga pelajaran umum yang sering didokumentasikan selama fase penutupan
proyek.
 Keterampilan terpenting yang dapat dipelajari oleh manajer proyek adalah komunikasi
yang baik. Komunikasi yang tepat waktu, sering, dan terarah kepada semua pemangku
kepentingan utama sangat penting untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya.
 Tetapkan rencana proyek yang realistis dan terperinci dengan waktu dan sumber daya
yang memadai Proyek tunduk pada peristiwa yang tidak terduga dan tidak terkendali,
sehingga mereka perlu memiliki waktu luang yang dibangun ke dalam jadwal dan
anggaran.
 Dorong umpan balik tepat waktu dan bersedia mendengarkan Semua proyek
mengalami kesulitan. Pastikan bahwa karyawan tahu bahwa mereka tidak akan dihukum
karena menyampaikan kekhawatiran, bahkan jika anggota proyek lain menyangkal
bahwa ada masalah.
 Kelola risiko dengan tinjauan status proyek reguler, diperlukan untuk mengidentifikasi
dan mengatasi masalah saat ini dan potensial.

Materi ini di ppt ibunya gada tp w masukin aja ya buat biar tau aja
Mencapai PMTQ Tinggi
PMTQ berfokus pada seberapa "paham teknologi" seseorang atau organisasi. PMTQ yang tinggi
membantu organisasi beradaptasi dengan teknologi yang berubah dengan cepat, mengakui
peran sentralnya dalam bisnis, dan memandang TI sebagai sarana untuk mencapai peningkatan
kinerja dan pertumbuhan.
Dalam menekankan pentingnya menciptakan dan mempertahankan PMTQ tinggi dalam
kombinasi dengan kerangka kerja manajemen proyek terstruktur, PMI (2019b) mendorong
organisasi untuk mencapai PMTQ tinggi dengan terlibat dalam kegiatan berikut:
 Cobalah pendekatan penyampaian proyek baru, ide baru, perspektif baru, dan teknologi
baru dengan mengintegrasikan praktik penyampaian proyek yang muncul, seperti AI,
tanpa mengejar setiap tren digital baru.
 Kelola teknologi serta orang-orang, termasuk mereka yang tahu cara mengelola
teknologi dan beberapa yang merupakan karyawan digital seperti robot. Advokat untuk
teknologi dan mintalah dukungan dari "duta digital."
 Buat kumpulan bakat yang tahan masa depan Rekrut dan pertahankan profesional
proyek dengan keterampilan teknologi yang baik yang dapat mengikuti perubahan
teknologi dan bersedia memperbarui keterampilan mereka sesuai dengan itu.
Investasikan dalam melatih profesional proyek saat ini sebelum merekrut yang baru.
Perangkat lunak manajemen proyek modern low-end yang berbasis Web sangat berguna untuk
perusahaan kecil. Ini memungkinkan proyek dikelola terlepas dari perbedaan lokasi dan waktu
dan memfasilitasi komunikasi di antara manajer proyek dan anggota tim mereka. Jenis aplikasi
ini biasanya dikenakan biaya oleh pengguna per bulan dan bisa sangat hemat biaya, terutama
jika digunakan untuk proyek satu kali.
Aplikasi manajemen proyek yang lebih canggih ditawarkan di tempat, berbasis cloud, atau
online dan terus ditingkatkan dengan fitur-fitur canggih dan kemampuan untuk berintegrasi
dengan teknologi lain. Seiring dengan keterampilan teknologi profesional proyek, keputusan
perangkat lunak manajemen proyek mana yang akan digunakan tergantung pada kebutuhan
proyek, kebutuhan perusahaan, ukuran bisnis, dan industri. Misalnya, jika sebuah organisasi
mengembangkan kampanye pemasaran baru atau pembenahan situs web, ini adalah inisiatif
yang relatif mudah dengan hanya beberapa tugas, dan aplikasi low-end atau open-source akan
cukup untuk melakukan pekerjaan itu. Di sisi lain, membawa lini produk baru ke pasar mungkin
melibatkan ratusan tugas yang saling bergantung yang dilakukan oleh banyak orang selama
beberapa bulan, atau mempertimbangkan segudang orang dan tugas yang terlibat dalam
pengembangan BER selama delapan tahun terakhir yang dijelaskan dalam TI di Tempat Kerja
13.4. Dalam proyek yang lebih besar ini, perangkat lunak yang lebih canggih diperlukan untuk
menyediakan repositori pusat untuk dokumen proyek, jadwal, bagan, dan laporan.
Namun, PMTQ lebih dari sekadar mengintegrasikan perangkat lunak ke dalam proses PPPM. Ini
juga termasuk menggabungkan beberapa teknik pengembangan sistem inovatif seperti DevOps,
Agile, dan prototyping dan beberapa teknologi baru yang muncul inovatif seperti robotika,
pembelajaran mesin dan drone. Pada tahun 2030, Gartner (2019) memprediksi bahwa 80% dari
tugas manajemen proyek saat ini akan dihilangkan karena AI dan realitas virtual diintegrasikan
ke dalam perangkat lunak PPPM untuk melakukan pengumpulan data, analisis, dan tugas
pelaporan yang merupakan persentase besar dari pekerjaan PPPM.