STORAGE & PURCHASING

Sekolah Tinggi Pariwisata Sahid Surakarta

Penjelasan kontrak kuliah dengan dosen, penyampaian silabus, kriteria penilaian, tata tertib.

Kontrak Pertemuan Pertemuan Pertemuan Pertemuan

Kuliah 1-7 8 UTS 9 - 15 16 UAS

Komponen Nilai Tata Tertib Perkuliahan

Kaos
Seragam
kaki
Absensi Tugas hitam
sesuai

Tidak
Rambut
berkumis
hitam &
rapi
dan
berjenggot

UTS UAS Name Sepatu

hitam
tag pantofel

Kuku
pendek
dan tanpa Dasi
cat kuku
Bagian Pembelian
( Purchasing Department )
Chapter. 1

Sekolah Tinggi Pariwisata Sahid Surakarta

Purchasing Department

Bagian yang berperan dalam proses dan prosedur pembelian barang langsung pakai
ataupun untuk stock.

Aktif berinteraksi dengan perusahaan diluar hotel/ supplier/ vendor terkait pengadaan
barang.

Purchasing memiliki keterkaitan erat dengan bagian cost control, store dan kitchen.

Purchasing department adalah sub bagian dari accounting department yang

mendapat otoritas dari manajemen atau pemilik hotel untuk melakukan pembelian
semua jenis barang yang diperlukan dalam operasional hotel atau perusahaan.
Stock Items and Direct Use Items

Stock Item Direct use items

Barang yang dibeli Barang yang

dan langsung dibeli& langsung
disimpan dalam dikonsumsi oleh
gudang department
Hubungan Purchasing department terkait keberlangsungan usaha

Sistem dan prosedur purchasing yang tepat dan menguntungkan

berpengaruh besar terhadap profit perusahaan.

Keahlian staff purchasing dalam membeli barang dengan prinsip

low price dan standard quality/ sesuai spesifikasi kualitas dan
kuantitas operasional kitchen.
 Dampak pembelian barang yang tidak sesuai prosedur

Cost percentage tidak sesuai standar perusahaan karena kualitas tidak standar,
Perusahaan merugi
standar bahan diatas standar terjadi pemborosan/ cost naik harga tetap.

Operasional Stock barang terganggu terkait kualitas tidak standar, kuantitas

terganggu tidak terpenuhi.

Penurunan kualitas Bahan baku dengan grade rendah/ dibawah

produk standar.
Hal Pokok yang wajib diperhatikan terkait prosedur pembelian

Jujur, adil dan anti kolusi dengan supllier, paham terkait jenis, karakteristik, cara penyimpana, cara memilih dan
memilah bahan dan paham spesifikasi bahan yg dibutuhkan.

Qualified Purchasing Staff

Tersedia dan dipatuhinya terkait spesifikasi standar pembelian dalam hal kualitas barang, ukuran, berat dsb.

Standard Purchase Spesification

Ringkas, cepat , tepat dan sesuai prosedur.

Prosedur Pembelian yang Efektif

Umpan Balik

Kenapa bagian purchasing penting dalam operasional

hotel ?

Menurut anda, apa itu purchasing hotel ?

Mengapa purchasing dianggap bagian yang rawan

penyelewengan ?
Struktur Organisasi
Purchasing Department
Chapter. 2

Sekolah Tinggi Pariwisata Sahid Surakarta

Tujuan pembuatan struktur organisasi

Struktur organisasi berfungsi untuk menjelaskan jalur

hubungan di antara anggotanya. Supaya penyelesaian
pekerjaan kian mudah, lebih efektif, serta
menguntungkan berbagai pihak. ( Budi;, 2021)

Memahami posisis sesorang dalam suatu perusahaan

dan kepada siapa dia harus bertanggung jawab baik
secara langsung maupun tidak langsung

Struktur organisasi digunakan untuk menunjukka tugas

dan tanggung jawab dari masing-masing staf .
Struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab bagian purchasing

Purchasing
manager Bertanggung jawab pada
keseluruhan oprasional
purchasing

Asst. Purchasing
Mewakili purchasing manager Manager/
jika berhalangan hadir Secretary

Eng. Supplies &

Food&Beverage
Materials Buyer/ Driver
Menangani pembelian bahan makanan Purchaser
& minuman Purchaser
Lokasi Kantor Purchasing Department
Kenapa purchasing
department harus
berdekatan
dengan bagian
tersebut diatas?

Memudahkan komunikasi
dan koordinasi bagian
purchasing dengan
bagian lain di hotel

Memudahkan supplier
berinteraksi dengan
purchasing dept.

Lokasi umumnya terletak di lantai bagian paling bawah/

basement gedung dan berdampingan dengan : Receiving office,
store office, cost control office dan chef office.
Perlengkapan kantor ( Office Equipments)
Perlengkapan digunakan untuk memperlancar kegiatan operasional bagian purchasing

Meja dan kursi

Komputer

Formulir purchase requisition

Formulir Purchase Order

Formulir purchase order control sheet

Calculator
Purchase Requisition
Purchase Order
Purchase Order Control Sheet
 Kerjasama Purchasing dengan Bagian Lain ( Close Cooperation)
Storeroom requisition yang diterima dari berbagai
department yang selanjutnya dibuat purchase
requisition untuk dilakukan pemeriksaan barang
Store untuk memutuskan perlu atau tidaknya dibuat
room purchase requisition.

Purchasing
Melakukan kontrol harga bahan baku yang akan
Melakukan kontrol dan evaluasi atas penerimaan dibuat sesuai dengan purchase requisition sebelum
barang sesuai dengan purchase order. dilakukan pembelian.

Cost
Receiving
control
Target Bagian Pembelian Barang
Analisa dan perhitungan yang matang matang dan selanjutnya secara transparan pula
diinformasikan halangan-halangan yang terjadi selama proses pembelian, kepada bagian-bagian
yang meminta barang.

Memastikan kesesuaian sejak pembuatan purchase requisition sampai menjadi purchase order, waktu
pengiriman (delivery date) dan berapa lama proses tersebut dilakukan.
Teknik Membeli Barang

Tujuan teknik
pembelian
barang ....
Mendapatkan harga beli barang yang paling murah dan
dengan kualitas barang yang paling baik.
Umpan Balik

Berikan pendapat anda, kenapa struktur perusahaan itu

mutlak diperlukan ?

Bagian pembelian aktif bekerjasama dengan

bagian/departmen lain, jelaskan apa tujuannya ?

Catatan : Berikan pendapat anda pada kolom komentar di google classroom, terimakasih
Sistem Pembelian Barang
Purchasing Department
Chapter. 3

Sekolah Tinggi Pariwisata Sahid Surakarta

 Pendahuluan

Sistem pembelian barang dilakukan untuk mencapai target dan

tujuan dari bagian pembelian.
Sistem pembelian barang menyesuaikan dengan jenis barangyang
akan dibeli yaitu dalam bentuk groceries maupun perishable.
Sistem pembelian menyesuaikan dengan kemampuan finansial dan
dan sarana prasarana perusahaan.
 Sistem atau acara pembelian barang

Produk sayuran, buah dan seasonal foods

Surat kontrak : kuantitas, kualitas dan harga

Sistem Kontrak
Masa berlaku surat kontrak; 3 bulan atau 6 bulan.

Pembayaran dilakukan setiap bulan/ one month

Sistem atau credit
cara
pembelian
barang

Bebas membeli barang dari beberpa supplier

Sistem harian & bulanan Tidak memerlukan analisa ketat terkait supplier

Harga fluktuatif
Pembelian secara cash atau kontan ( cash and carry )

Pembelian di supermarket/ toko

Menggunakan kas kecil/ patty cash
terdekat

Tidak dilakukan setiap hari Cash & Membeli kebutuhan mendadak/

Carry mendesak

Pembelian dilakukan oleh buyer/

Pembelian dalam jumlah kecil
driver
Pemesanan Tetap ( Standing Order )

Suatu cara pembelian barang/ bahan makanan yang pada umumnya dipergunakan untuk memesan
jenis makanan tertentu saja dan yang dipasok oleh supplier tertentu.

Jenis makanan yang dipesan adalah dairy product ; susu, produk pastry, yoghurt, ice cream, telur dsb.

Kepada Yth : UD, Sahid Jaya Dairy

Jln Adi Sucipto No. 154 Surakarta

Dengan hormat,
Mohon dikrimkan 30 kg telur setiap hari ( kecuali hari minggu) mulai tanggal 5 April 2023, sampai ada
pemberitahuan lebih lanjut.

Tertanda,
Executive Chef
Review

Menurut pengalaman anda , terkait cara pembelian barang , jenis pembelian apa saja yang
pernah anda lakukan ?

Menurut pendapat anda, mengapa dalam suatu perusahaan atau usaha harus ada patty cash ?
Siklus Dokumen Bagian Pembelian
(Document Flow Chart)
Purchasing Department
Chapter. 4

Sekolah Tinggi Pariwisata Sahid Surakarta

 Siklus Dokumen Pembelian

Penentuan harga Konfirmasi ke: Dept

Dibuat oleh staff Perbadingan harga/ rekanan yang paling
Disetujuan semua
Head sebelum
gudang quotation analysis pihak yang
murah dan dibawa ke Chief
Peredaran price ( QAP) berkualitas
berwenang
Accountant
Dokumen-

Pembelian Barang
dokumen Diterima
Purchase Purchase Dikirim ke staff
yang Dikirim ke Purchasing Requisition
digunakan Requisition. purchasing
gudang untuk
Purchase Order
Dept dikirim ke konfirmasi barang
dalam dept yg diminta
Cost control
proses
pengadaan
barang Ditandatangani Konfirmasi terakhir
Ditandatangani oleh adalah ACC dari
oleh store cost control
manager GM
Form Purchase Requisition
Survey Harga Pasar ( Market Survey )

➢ Diprakarsai oleh bagian pengendalian biaya

➢ Survey pasar dilakukan untuk mengetahui harga pasar sebenarnya ( actual price)

➢ Bahan yang disurvey terdiri dari kebutuhan sehari-hari seperti ; sayur mayur, daging sapi, ikan, bahan
rempah, dan bahans egar lainnya.

➢ Survey dilakukan untuk acuan dalam pembuatan kontrak pembelian dengan supplier
Market Survey Form & Price List Comparison
Memilih Rekanan (Supplier)

➢ Bagian pembelian ( purchasing ) bersama dengan F&B Dept dan Cost Control secara berkala
melakukan market survey.

➢ Hasil market survey dibuat rekapitulasi dalam bentuk market price list

➢ Market price list digunakan sebagai acuan dalam penentuan kontrak harga dengan supplier.
Deskripsi Jabatan Bagian Pembelian ( Job Description )

Terlampir
Feedback

Menurut pendapat anda, apa sebenarnya tujuan dilakukannya “ market survey” ??

Menurut anda kenapa Purchase Reqisition sangat diperlukan dalam kegiatan perencanaan
pembelian barang ?
 Menerima Barang
(Receiving)
Purchasing Department
Chapter. 5

Sekolah Tinggi Pariwisata Sahid Surakarta

Pengertian

Bagian dari purchasing departmen yang bertugas

menerima barang dari semua jenis barang pesanan
perusahaan.

Staf bagian penerima barang disebut receiving clerk dan

bertanggung jawab langsung kepada bagian cost
control.

Receiving clerk harus memahami : kualitas barang

(quality), jenis dan spesifikasi barang (spesification),
ukuran barang/ bahan makanan tertentu
(size), berat bahan (weight), harga ( price) dari segala
jenis barang yg akan diterima setiap hari.

Form yg harus dimiliki receiving clerk : purchase order

(makanan, minuman dan materials). Lembar market list
untuk jenis perishable yg dibuat executive chef.
Tentang Lokasi Receiving

Lokasi bersebelahan dengan bagian gudang di area paling bawah dari

hotel, hal ini dimaksutkan untuk mempermudah koordinasi dengan
bagian gudang maupun bagian dapur serta memudahkan rekanan
mengirim barang.

Bagian penerima barang beroperasi mulai pukul 07.00 – 16.00.

Setelah semua barang diterima, selanjutnya receiving clerk membuat

laporan berupa memorandum invoice (MI) dan penerimaan barang
harian ( daily receiving report) semua dokumen ditandatangani oleh
bagian gudang dan bagian dapur sebelum dokumen diserahkan kle
bagian accounting office
Tugas dan Tanggungjawab Receiving

lembar
purchase order

Lembar
memorandum
invoice
Receiving
clerk
Lembar daily
receiving
report

Lembar
spesifikasi
bahan yang
akan diterima

Selain hal diatas seorang receiving clerk harus paham peralatan utama seperti timbangan besar,
timbangan elektrik, kerangjang plastik besar dan troli besar.
Contoh kasus
Pada tanggal 3 Mei 2023 diterima dari Toko Abadi, Jalan Gajahmada No. 2000 X, Denpasar dengan nota no.22, sesuai dengan order
pembelian ( Purchase Order) No. 0018, bahan makanan jenis groceries berupa :

Item Quantity Harga

Spaghetti 24 pack 3.750/ pack
Kecap Bangau 12 botol 6.250/ botol
Kechup Delmonte 12 botol 8.500/ botol
Margarine 10 box 22.700/ box
Cuka Dixi 6 botol 4.500/ botol
Kopi Torabika 12 kg 16.500/ kg
Contoh PO No.0018 dapat dilihat pada gambar 5.1, dengan nota dari rekanan gambar 5.2, MI lihat gambar 5.3 dan DRR lihat gambar 5.4
Purchase Order (PO)
Nota Rekanan (NR)
Memorandum Invoice (MO)
Daily Receiving Report (DRR)
Latihan

Pada tanggal yang sama, 3 Mei 2023, diterima lagi barang/bahan makanan jenis groceries dari UD Surya,
alamat : Jalan Pasar Gede, Blok D/14 Surakarta, dengan nota no. 32 sesuai dengan order pembelian
( Purchase Order) No. 00025, bahan makanan jenis groceries sebagai berikut :

Item Quantity Harga

Beras Raja 300 kg 3.750/ kg
Gula Pasir 250 kg 5.500/ kg
Garam Meja 20 botol 3.500/ botol
Kecap Asin 48 botol 5.750/ box

Buatlah Purchase Order (PO), Nota Rekanan (NR) , Memorandum Invoice (MI) dan Daily Receiving Report
(DRR)

Hasil Latihan ditulis tangan dan dikumpullkan dalam bentuk foto ke gogle clasroom, terimakasih.
Bahan Makanan Jenis Perishable dan Dairy Product

Attention :

1. Ketika receiving clerk menerima sayuran dan buah, harus diperiksa kondisi fisik (segar)

2. Memperhatikan kondisi barang jenis dairy product ( fresh cream, fresh milk, yoghurt, cheese dll) terkait expired date

3. Ketika menerima barang dalam jumlah besar seperti daging, receiving clerk harus membuatkan “meat tag”
Meat Tag
Slow Moving Items
Slow moving Item

Beberapa faktor yang dapat menyebabkan barang menjadi slow-moving antara lain:

Permintaan rendah: Jika ada permintaan yang rendah atau sedikit pelanggan yang tertarik pada produk
tersebut, barang akan mengalami rotasi yang lambat.

Musiman: Barang-barang yang terkait dengan musim tertentu, seperti pakaian musim dingin atau
peralatan olahraga musim panas, mungkin mengalami rotasi yang lambat di luar musimnya.

Penempatan yang buruk: Jika barang ditempatkan di lokasi yang kurang terlihat atau sulit dijangkau oleh
pelanggan potensial, itu bisa mengakibatkan penjualan yang rendah.

Kelebihan persediaan: Jika ada terlalu banyak persediaan untuk suatu barang dan permintaan tidak
sebanding, barang tersebut mungkin akan tetap lambat terjual.

Harga yang tidak kompetitif: Jika harga barang terlalu tinggi dibandingkan dengan pesaing sejenisnya,
pelanggan mungkin akan memilih alternatif yang lebih murah.
Menyimpan Barang (Storing)
Store room adalah ruangan atau area yang digunakan untuk menyimpan atau menyimpan barang, persediaan, atau
inventaris dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Store room biasanya dirancang secara khusus dengan sistem
penataan dan penempatan yang terorganisir untuk memudahkan penemuan, pengecekan, dan pengambilan barang
yang diperlukan.

Fungsi utama store room

❑ Penyimpanan barang: Store room berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan barang-barang yang diperlukan
dalam operasional perusahaan
❑ Manajemen persediaan: Store room berperan dalam mengatur dan mengelola persediaan perusahaan
❑ Pengamanan barang: Store room memberikan tempat yang aman untuk menyimpan barang.
❑ Organisasi dan pemeliharaan: Store room dirancang agar barang-barang tersusun dengan rapi dan terorganisir.
Rak, lemari, atau sistem penyimpanan lainnya digunakan untuk mengelompokkan dan mengatur barang agar
mudah ditemukan dan dicek
Persyaratan Gudang/ Storeroom
Ruangan yang memadai ; Pastikan storeroom memiliki ukuran yang cukup untuk menampung semua barang yang
perlu disimpan.

Keamanan ; Storeroom harus memiliki sistem keamanan yang memadai, seperti pintu yang terkunci dengan aman
dan kontrol akses terbatas.

Pencahayaan yang baik ; astikan storeroom memiliki pencahayaan yang memadai agar barang-barang dapat dilihat
dengan jelas dan mudah diidentifikasi.

Ventilasi yang memadai ; Pastikan storeroom memiliki ventilasi yang baik untuk menjaga lingkungan yang tepat bagi
barang-barang yang disimpan

Organisasi yang teratur ; Penting untuk memiliki sistem penataan dan penempatan barang yang terorganisir di
storeroom

Kebersihan ; Pastikan storeroom tetap bersih dan terjaga

Pemeliharaan rutin ; Lakukan pemeliharaan rutin untuk memeriksa kondisi rak, lemari, atau sistem penyimpanan
lainnya
 Klasifikasi/ Jenis Gudang
Daily Store (atau kadang-kadang disebut Convenience Store) adalah jenis storeroom yang khusus
untuk menyimpan barang-barang yang dibutuhkan dalam operasi sehari-hari suatu organisasi atau
Daily Store
perusahaan. Biasanya, Daily Store terletak dekat dengan area kerja atau produksi dan menyimpan
persediaan yang diperlukan dalam jumlah kecil atau untuk penggunaan segera.

General Store adalah jenis storeroom yang lebih luas dalam cakupan dan menyimpan berbagai
jenis barang yang diperlukan untuk operasi umum perusahaan atau organisasi. General Store
General Store
seringkali lebih besar dan dapat menyimpan persediaan dalam jumlah yang lebih besar
dibandingkan dengan Daily Store.
Write off items
Adalah tindakan atau proses untuk menghapuskan atau mencatat sebagai rugi atau kerugian suatu barang atau aset dari catatan atau buku akuntansi
perusahaan. Write off item biasanya dilakukan ketika barang tersebut tidak dapat lagi digunakan, memiliki nilai yang sangat rendah, atau telah
mengalami kerusakan yang tidak dapat diperbaiki.
Ruang pendingin
Chiller : suhu ( 10-15 derajat celcius) Freezer : suhu ( 0 – 10 minus derajat celcius) Deep Freezer : suhu minus 10 – 30 derajat celcius)
Bersambung ke Mengatur Barang Persediaan