TUGAS 2

PERMINTAAN, PENGAMBILAN, PENGEMASAN,

PENGELUARAN ATAU PENGIRIMAN OBAT

Oleh :

Muhammad Aslam

Dosen Pembimbing : Dedi Hartanto, [Link].,Apt

PENGAMBILAN
Proses pengambilan obat dan/atau bahan obat harus dilakukan dengan tepat sesuai
dengan dokumen yang tersedia untuk memastikan obat dan/atau bahan obat yang
diambil benar. Obat dan/atau bahan obat yang diambil harus memiliki masa simpan
yang cukup sebelum kedaluwarsa dan berdasarkan FEFO. Nomor bets obat dan/atau
bahan obat harus dicatat. Pengecualian dapat diizinkan jika ada kontrol yang
memadai untuk mencegah pendistribusian obat dan/atau bahan obat kedaluwarsa.
PENGEMASAN
Obat dan/atau bahan obat harus dikemas sedemikian rupa sehingga kerusakan,
kontaminasi dan pencurian dapat dihindari. Kemasan harus memadai untuk
mempertahankan kondisi penyimpanan obat dan/atau bahan obat selama transportasi.
Kontainer obat dan/atau bahan obat yang akan dikirimkan harus disegel.
PENGIRIMAN
Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus ditujukan kepada pelanggan yang
mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundangundangan. Untuk penyaluran obat
dan/atau bahan obat ke orang / pihak yang berwenang atau berhak untuk keperluan
khusus, seperti penelitian, special access dan uji klinik, harus dilengkapi dengan
dokumen yang mencakup tanggal, nama obat dan/atau bahan obat, bentuk sediaan,
nomor bets, jumlah, nama dan alamat pemasok, nama dan alamat pemesan /
penerima. Proses pengiriman dan kondisi penyimpanan harus sesuai dengan
persyaratan obat dan/atau bahan obat dari industri farmasi. Dokumentasi harus
disimpan dan mampu tertelusur. Prosedur tertulis untuk pengiriman obat dan/atau
bahan obat harus tersedia. Prosedur tersebut harus mempertimbangkan sifat obat
dan/atau bahan obat serta tindakan pencegahan khusus. Dokumen untuk pengiriman
obat dan/atau bahan obat harus disiapkan dan harus mencakup sekurang-kurangnya
informasi berikut:
 Tanggal pengiriman;
 Nama lengkap, alamat (tanpa akronim), nomor telepon dan status dari penerima
(misalnya Apotek, rumah sakit atau klinik);
 Deskripsi obat dan/atau bahan obat, misalnya nama, bentuk
 sediaan dan kekuatan (jika perlu);
 nomor bets dan tanggal kedaluwarsa
 Kuantitas obat dan/atau bahan obat, yaitu jumlah kontainer dan kuantitas per
kontainer (jika perlu);
 Nomor dokumen untuk identifikasi order pengiriman
 Transportasi yang digunakan mencakup nama dan alamat
 perusahaan ekspedisi serta tanda tangan dan nama jelas personil ekspedisi yang
menerima (jika menggunakan jasa ekspedisi) dan
 kondisi penyimpanan;
Penyaluran Narkotik dan Psikotropik
1. Dalam penyaluran harus memperhatikan tahap-tahap penerimaan pesanan,
pengemasan dan pengiriman.
2. Penerimaan pesanan
a) Pada saat penerimaan pesanan, penanggung jawab fasilitas distribusi wajib
memeriksa hal-hal sebagai berikut:
i. surat pesanan menggunakan format khusus yang telah ditentukan dan
terpisah dari produk lain
ii. keaslian surat pesanan, tidak dalam bentuk faksimili, fotokopi maupun
email
iii. memeriksa kebenaran surat pesanan, meliputi:
 nama dan alamat penanggung jawab sarana pemesan;
 nama narkotika atau psikotropika, jenis dan kekuatan sediaan, isi
kemasan dan jumlah dalam bentuk angka dan huruf;
 nomor surat pesanan;
 nama, alamat dan izin sarana pemesan
iv. Keabsahan surat pesanan, meliputi:
 tanda tangan dan nama jelas penanggung jawab
 nomor Surat Izin Kerja (SIK) penanggung jawab
  stempel fasilitas distribusi atau sarana pelayanan kefarmasian
b) Penanggung jawab fasilitas distribusi harus memperhatikan kewajaran
jumlah dan frekuensi pesanan.
c) Pesanan yang ditolak atau yang tidak dapat dilayani harus segera
diberitahukan kepada pemesan dengan menerbitkan Surat Penolakan
Pesanan paling lama 7 (tujuh) hari kerja.
d) Surat pesanan narkotika atau psikotropika yang dapat dilayani, disahkan oleh
penanggung jawab fasilitas distribusi dengan membubuhkan tanda tangan
atau paraf atau sistem lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
3. Pengiriman
a) Setiap pengiriman narkotika atau psikotropika harus disertai dan dilengkapi
dengan dokumen pengiriman narkotika atau psikotropika yang sah, antara
lain surat jalan dan/atau surat pengantar/pengiriman barang dan/atau faktur
penjualan yang dikeluarkan oleh fasilitas distribusi yang ditandatangani oleh
kepala gudang dan penanggungjawab fasilitas distribusi.
b) Dokumen pengiriman harus terpisah dari dokumen lain.
c) Fasilitas distribusi wajib bertanggung jawab terhadap pengiriman narkotika
atau psikotropika sampai diterima di tempat pemesan oleh penanggung
jawab sarana atau penanggung jawab produksi, dibuktikan dengan telah
ditandatanganinya surat pengantar/pengiriman barang (nama, nomor
SIK/SIPA, tanda tangan penanggung jawab, tanggal penerimaan, dan
stempel sarana)
d) Pengiriman narkotika atau psikotropika wajib sesuai dengan alamat yang
tercantum pada surat pesanan dan faktur penjualan atau surat
pengantar/pengiriman barang
e) Setiap narkotika atau psikotropika yang mengalami kerusakan dalam
pengiriman harus dicatat dalam bentuk berita acara dan dilaporkan segera
kepada penanggung jawab fasilitas distribusi pengirim. Selanjutnya hal
tersebut dilaporkan kepada Badan POM RI dengan tembusan Balai
Besar/Balai POM setempat.
 f) Setiap kehilangan narkotika atau psikotropika selama pengiriman wajib
dicatat dalam bentuk berita acara dan dilaporkan segera kepada penanggung
jawab fasilitas distribusi. Selanjutnya hal tersebut segera dilaporkan kepada
Badan POM RI dengan tembusan Balai Besar / Balai POM setempat
dilengkapi dengan bukti lapor kepolisian.

.
Alur permintaan obat di KFTD
Permintaan obat dapat melalui SP (Surat Pesanan) yang akan dibawa oleh
salesman, outlet dapat juga memesanan melalui telepon ataupun langsung datang
ke KFTD untuk memesan perbekalan farmasi yang diinginkan. Untuk narkotik,
psikotropik, dan prekursor harus menggunakanp SP khusus, SP narkotika hanya
memuat satu item obat sedangkan untuk SP psikotropik dapat memuat maksimal
lima item obat, dan pemesanannya harus menyerahkan SP bersama dengan laporan
stok akhir penggunaan narkotik, psikotropik. Narkotik merupakan obat yang harus
dibayar cash atau COD (cash on delivery).

Surat permintaan yang diterima kemudian diperiksa keaslian dan kelengakapannya

oleh apoteker. Keaslian dan kelengkapan SP meliputi nama outlet, nomor izin,
alamat, tanggal, tanda tangan, cap outlet, serta nama penulis SP. Kemudian SP
dibawa ke bagian fakturis untuk dibuatkan faktur yang sebelumnya fakturis akan
memeriksa terlebih dahulu piutang dagang outlet bersangkutan yang belum lunas
atau bermasalah dengan penagihan piutang. Jika outlet bermasalah dengan hal
tersebut, maka surat pesanan tidak dilayani. Untuk yang tidak bermasalah dapat
langsung dilayani untuk pemberian diskon jika terdapat item barang yang memiliki
diskon khusus lalu SP akan langsung diserahkan ke fakturis.

Faktur yang sudah dibuat akan diserahkan ke bagian logistik untuk disiapkan
barangnya berdasarkan yang tertulis dalam faktur. Sebelum barang disiapkan
faktur terlebih dahulu diperiksa oleh [Link] semua sudah sesuai maka
apoteker akan menandatangani faktur. Setelah itu nama outlet ditulis dengan
nomor faktur di buku kreasi. Kemudiaan faktur diserahkan kepada petugas gudang
untuk disiapkan. Setelah semua barang disiapkan, maka dilakukan pengecekan
kembali kesesuaian antara jumlah permintaan dalam faktur dengan barang yang
sudah disiapkan. Setelah semuanya sudah sesuai kemudian baru dilakukan
pengepakan barang. Sebelum barang dikirim ke outlet-outlet, nama outlet dan
nomor faktur ditulis terlebih dahulu di buku ekspedisi.