PROGRAM PENGELOLAAN SIM
MIS MATHLA’UNNAJAH
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah Swt yang telah melimpahkan rahmat
dan hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan Program Kerja Ketua Pengelola
SIM MIS Mathla’unnajah Tahun 2021/2022 sesuai dengan rencana. Kami menyampaikan
ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam proses
penyelesaian penyusunan program kerja ini dalam bentuk bantuan moral maupun
material dan langsung maupun tak langsung, semoga amal perbuatan saudara mendapat
pahala dari Allah Swt.
Mudah-mudahan program kerja ini bermanfaat dan dapat berjalan sebagaimana
mestinya, kami selalu terbuka dengan saran dan kritik dari seluruh warga MIS
Mathla’unnajah, sehingga dapat menjadi pengalaman yang lebih baik di masa mendatang
demi sempurnanya penyusunan Program Kerja Pengelola SIM Madrasah untuk yang
terdiri dari Pengembangan Website Madrasah, Sistem Akademik Madrasah, Sistem
Tracer (penelusuran alumni), Sistem Poin Siswa dan Sistem Penilaian Siswa
menggunakan RDM MIS Mathla’unnajah tahun berikutnya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Sumedang, 12 Juli 2021
Penyusun,
Ida Saidah, [Link].I
i
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR …………………………………………………………………............... i
DAFTAR ISI ………………………………………………………………………..................... ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang…………………………………………………………................................ 1
B. Ruang Lingkup SIM Madrasah ....2
………………………………………............................
BAB II PROGRAM KERJA
3
A. Struktur Organisasi …………………………………………………..................................
3
B. Uraian tugas …………………………………………………………..................................
5
C. Program Kerja ………………………………………………………..................................
6
D. Rencana Pelaksanaan ……………………………………………….................................
8
BAB III PENUTUP..............................................................................................................
ii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pemanfaatan ICT dalam bidang pendidikan merupakan kebutuhan dalam
mendukung manajemen madrasah dan proses pengelolaan madrasah, baik dalam
hal pengelolaan administrasi akademik, administrasi kepegawaian, dan untuk proses
pelaporan.
Kebutuhan aplikasi database yang dapat mengelola data dan informasi
madrasah, manajemen madrasahan, dan konten-konten pengajaran dan
pembelajaran dalam suatu lembaga pendidikan perlu diciptakan akan terjalin
jaringan yang sitematis dan dapat diakses oleh segenap user yang
membutuhkan. Dengan adanya akses database yang siap kebutuhan untuk
menyediakan laporan- laporan dari madrasah secara cepat dan valid kepada
instansi terkait, seperi laporan ke Diknas Pendidikan Daerah maupun laporan ke
Departemen Pendidikan Nasional dapat segera dilaksanakan. Sistem Informasi
Manajemen madrasah adalah konsep manajemen madrasah menggunakan ICT
merupakan konversi manajemen madrasah secara manual ke Sistem manajemen
madrasah berbasis program komputer (database) dimana proses manajemen data
akademik dan data pendukung akademik secara mudah, cepat dan efisien.
Dalam usaha Pengembangan Sistem informasi manajemen perlu
dipertimbangkan aspek biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang akan
diperoleh, sehingga tidak terjadi lebih besar biaya yang dikelurkan dibanding manfaat
yang diperoleh. Artinya perancangan SIM diupayakan dengan biaya seminimal
mungkin dengan manfaat yang maksimal. Setiap organisasi/ lembaga harus
menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam
merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam
menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang
dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Sebuah Sistem informasi manajemen (SIM) , komputer bukan prasyarat
mutlak, namun dalam prakteknya Sistem informasi manajemen yang baik tidak akan
maksimal tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama
perancangan Sistem informasi manajemen: Sistem informasi manajemenharus dijalin
secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Kegiatan utama dari Semua sistem informasi, yaitu menerima data sebagai
masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan validasi,
penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, yang akhirnya
memperoleh informasi sebagai keluarannya (output). Data fakta-fakta atau sesuatu
yang dianggap (belum mempunyai arti) yang akan diproses menjadi sebuah
informasi sehingga memiliki arti.
Meningkatkan pelayanan Sistem Informasi Manajemen pada sebuah Lembaga
Pendidikan menjadi faktor penting sekaligus penghematan bagi Lembaga Pendidikan
dan kini telah menjadi salah satu standar mutu sebuah Pendidikan.
Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan sistem informasi manajemen
merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini.
1
Perkembangan Pendidikan di Indonesia yang semakin maju, baik dari aspek
administratif atau teknologi, maka proses pelayanan Pendidikan di Indonesia dapat
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Tentu saja dengan bantuan beberapa
fasilitas pendukung, dimana salah satu fasilitas pendukung tersebut adalah aplikasi
teknologi informasi dalam bidang sistem informasi manajemen Pendidikan.
MIS Mathla’unnajah yang merupakan salah satu madrasah swata pertama di
Kecamatan Ujungjaya sejak tahun pelajaran 2007 sudah menggunakan SIM dalam
membantu kegiatan manajemen madrasah seperti Website Profile, Sistem Informasi
Akademik. Program Kerja ini dalam rangka penyempurnaan database madrasah,
sehingga mutu pelayanan kepada steak holder dapat terlaksana secara maksimal,
efektif dan efesien. Berdasarkan rencana itulah, kami selaku pengelola yang ditunjuk
untuk urusan informasi manajemen menyusun Program Kerja Sistem Informasi
Manajemen (SIM) MIS Mathla’unnajah.
B. Ruang Lingkup SIM Madrasah
SIM Madrasah dibagi ke dalam 2 sistem yang semuanya dapat
diakses secara online serta terintegrasi saat dioperasionalkan, yaitu :
1. Email : [Link]@[Link]
2. Facebook : Keluarga Besar MIS MATHLAUNNAJAH (The Best
Choise)
2
BAB II
PROGRAM KERJA
A. STRUKTUR KEPANITIAAN
Penanggung Jawab : Kepala Madrasah ( Ida Saidah, [Link].I )
Ketua : Dian Rosdiani, [Link].I
Sekertaris : Asep Taufik Hidayat, [Link].I
B. URAIAN TUGAS
URAIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI STRUKTUR KEPANITIAAN PENGELOLA
SIM MADRASAH
MIS MATHLA’UNNAJAH
NO JABATAN URAIAN TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS
1 KOORDINATOR TANGGUNG JAWAB
(KETUA)
Bertanggungjawab kepada Kepala Madrasah atas
terlaksananya Kegiatan Pengelola SIM Madrasah.
WEWENANG
Merencanakan dan melaksanakan seluruh kegiatan
Kegiatan Pengelola SIM Madrasah.
TUGAS
Menyusun Program Program Pengelola SIM Madrasah
dan mengkoordinasikan pelaksanaannya yang meliputi :
1. Mengelola Website Madrasah, Siakad, E-
Learning, Sistem Tracer Alumni, E-Rapor.
2. Bersama Tim Kurikulum merencanakan waktu
pelaksanaan implementasi SIM.
3. Bersama Sekertaris menyiapkan Surat Keptusan
(SK) Kepanitiaan.
4. Membuat dan melaporkan kegiatan pengelolaan
SIM kepada Kepala Madrasah.
2 BENDAHARA TANGGUNG JAWAB
Bertanggung jawab kepada Kepala Madrasah atas
Penggunaan dan pengeluaran Dana Pengembangan
SIM Madrasah
WEWENANG
Bersama Koordinator Program Mengelola dan
membukukan seluruh administrasi dan keuangan pada
kegiatan Pengembangan SIM
3
TUGAS
1. Membantu Kepala Madrasah dalam
mengalokasikan dana untuk kegiatan
Pengembangan dan pengelolaan SIM dalam
membuat Rencana Anggaran Biaya.
2. Mencatat dan mengadministrasi keuangan
Pengembangan dan Pengelolaan SIM dengan
koordinasi ketua pelaksana program.
3. Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan
kepada Kepala Madrasah.
3 SEKRETARIS TANGGUNG JAWAB
Bertanggung jawab kepada Koordinator (Ketua)
Pelaksana Pengelola SIM atas kelengkapan dan
ketertiban administrasi
WEWENANG
Melaksanakan seluruh kegiatan administrasi pada
kegiatan Pengelolaan SIM
TUGAS
1. Merawat, menjaga dan memelihara serta
meemperbaiki inventaris administrasi dengan
koordinasi ketua Pelaksana.
2. Mengelola administrasi kegiatan pengelolaan SIM
3. Merencanakan Kebutuhan administrasi di
kegiatan Pengelolaan SIM.
4. Membuat dan mengarsipkan surat menyurat
yang berkaitan dengan Pengelolaan SIM.
5. Melaporkan kegiatan administrasi kegiatan
Pengelolaan SIM pada ketua pelaksana.
4 ADMINISTRATOR TANGGUNG JAWAB
WEBSITE MADRASAH
Bertanggung jawab kepada Ketua Pengelola SIM atas
updating data pada website madrasah Pengelolaan SIM
Madrasah
WEWENANG
Melakukan updating data dan informasi pada website
Madrasah
TUGAS
1. Membantu menyiapkan segala sesuatu yang
akan digunakan dalam pengembangan SIM.
2. Membantu Ketua Pengelola dan Bendahara
dalam membuat RAB SIM pada pengembangan
Website Madrasah.
3. Membuat dan menentukan informasi yang akan di
update dalam website madrasah.
4. Melakukan Monitoring Website Madrasah.
5. Melaporkan secara tertulis kepada Ketua
Pengelola tentang kondisi website madrasah.
4
6. Melakukan tindak lanjut hasil Monitoring dan
Evaluasi.
5 ADMINISTRATOR TANGGUNG JAWAB
SIAKAD/ E- LEARNING/
Bertanggung jawab kepada Ketua Pengelola SIM atas
E- RAPOR/ SIMPEDU
updating data pada website madrasah Pengelolaan SIM
Madrasah.
WEWENANG
Melakukan updating data dan informasi pada Aplikasi
Madrasah.
TUGAS
1. Membantu menyiapkan segala sesuatu yang
akan digunakan dalam pengembangan SIM.
2. Membantu Ketua Pengelola dan Bendahara
dalam membuat RAB Pengembangan Aplikasi
Madrasah.
3. Membuat dan menentukan informasi yang akan
di update.
NO JABATAN URAIAN TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS
Dalam Aplikasi madrasah
1. Melakukan perawatan Aplikasi Madrasah.
2. Melaporkan secara tertulis kepada Ketua
Pengelola tentang kondisi Aplikasi madrasah.
3. Melakukan tindak lanjut hasil Monitoring dan
Evaluasi.
C. Program Kerja
1. Pengembangan Organisasi dan Manajemen
No Tujuan Uraian Kegiatan Sasaran dan target
1 Penyesuaian Struktur Inventarisasi personal & Organisasi program
sesuai kebutuhan tugas Membuat struktur Strruktur kepanitiaan
Uraian tugas yang kepanitiaan kegiatan SIM, program SIM
jelas, lengkap dan Penempatan personil sesuai
pendistribusiaannya tugas dan tanggung jawab
kepada seluruh
sumber daya manusia
2 Adanya mekanismse Menyusun program, Mekanisme kerja yang
kerja yang jelas, mekanisme kerja serta sederhana jelas &
praktis di program pelaksanaan di program praktis Ketercapaian
kesahlianAdanya keahlian, Melaksanakan pelaksanaan rencana
rencana kerja tahunan rencana kerja tahunan sesuai kerja
yang terlaksana kegiatan dan jadwal
5
3 Evaluasi pelaksanaan Mengevaluasi pelaksanaan Pengelola SIM
job diskription & job deskription dan struktur
struktur kepanitiaan kepanitiaan
SIM
4 Adanya format Menyiapkan format Administrasi program
administrasi Kegiatan administrasi Kegiatan kegiatan Pengelola SIM
Pengelola SIM Pengelola SIM
Adanya format Menyiapkan format Panduan Jurnal program kegiatan
Panduan penggunaan penggunaan SIM Siswa
5
SIM untuk siswa
2. Pembagian Tugas Pengelolaan SIM
No Tujuan Uraian Kegiatan Sasaran dan target
1 Melakukan pembagian tugas pengelolaan Guru produktif, wali kelas dan
pengelolaan SIM SIM sesuai dengan ketentuan guru yang memahami IT
yang ada
2 Melakukan updating Melakukan updating data, Administrator
data, perawatan dan perawatan dengan jadwal
perbaikan SIM yang telah ditentukan
3 Melakukan pelaporan Melakukan pelaporan Administrator
pengelolaan SIM
D. RENCANA PELAKSANAAN
N O KEGIATAN BULAN
JUNI JULI AGS SEPOKT NOV DES JAN FEB MAR APR MEI
1 Pengembangan Organisasi dan
Manajemen
Inventarisasi personal & tugas
Membuat struktur kepanitiaan
program SIM Penempatan
personil sesuai tugas dan
tanggung jawab
Menyusun program, mekanisme
kerja serta pelaksanaan
Mengevaluasi pelaksanaan job
diskription dan struktur
kepanitiaan
6
Menyiapkan format administrasi
SIM
Menyiapkan SK Kepanitiaan
2 Proses Persiapan SIM
Mendata dan merekap
kebutuhan SIM
Diskusi dan Koordinasi dengan
kepala madrasah
Sosialisai
3 Pelaksanaan Pengelolaan SIM
Memberikan sosialisasi kepada
warga madrasah sebagai
pengguna SIM
Melakukan entri data dan
informasi kebutuhan SIM
Melakukan perbaikan dan
perawatan aplikasi
4 Pelaporan
Melakukan pelaporan
pengelolaan SIM
5 Laporan kegiatan
Pembuatan Laporan kegiatan
SIM
Evaluasi Program SIM TP.
2019/2020
7
BAB III
PENUTUP
Program Kerja Pengelola Sistem Informasi Manajemen MIs Mathla’unnajah yang
telah tersusun ini akan dapat menjadi acauan dalam perencanaan, pelaksanaan dan
evaluasi dalam pengembangan dan implementasi SIM. Dalam realiasasi pelaksanaannya
membutuhkan kerja sama personal tim dalam urusan kurikulum dan seluruh warga di MIS
Mathla’unnajah sesuai dengan tupoksi masing-masing maka akan mendukung
kelancaran proses kegiatan dan tercapainya Visi, Misi dan Tujuan Pengelolaan SIM
Madrasah.
Akhirnya, atas kerja sama semua pihak dalam penyusunan, perencanaan,
pelaksanaan dan evaluasi pogram kerja ini diucapkan banyak terima kasih dan semoga
Allah SWT selalu membimbing dan meridoi usaha serta ibadah kita, amiin..
8
9