MS.

PROJECT
PENDAHULUAN

Merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan suatu proyek merupakan kegiatan

yang relatif kompleks dan sulit dilakukan karena dituntut untuk memperhatikan berbagai
aspek seperti aspek waktu, biaya, sumberdaya, perkembangan pencapaian tujuan, dan
masih banyak lagi yang lain. Proyek memang merupakan suatu rangkaian kegiatan yang
didalamnya melibatkan berbagai sumberdaya yang saling bekerjasama untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efesien.
Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan secara cepat, tepat dan efektif maka
perencanaan dan pengendalian proyek harus dilakukan dengan seteliti dan seoptimal
mungkin. Permasalahan utama yang sering timbul didalam menangani suatu proyek
adalah :
1. sulitnya menyelesaikan proyek tepat waktu ;
2. seringnya pelaksanaan proyek membutuhkan biaya yang lebih besar dari rencana ;
3. sulitnya mengunakan sumberdaya seefesien mungkin.
PENDAHULUAN

Salah satu perangkat yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung proses perencanaan,
pengendalian dan pemantauan kerja suatu proyek adalah program aplikasi dibidang
manajemen proyek.
Dari pemantauan dilapangan penguasan dan penerapan Microsoft project terbagi dari tiga
level :
1. Level pertama, aplikatornya hanya menguasai cara memindahkan jadwal manual yang
dibuat orang lain ke dalam microsoft project, dengan kata lain penguasaan tools microsoft
project yang dominan dan hasilnya hanya sebagai operator komputer saja.
2. Level ke dua, aplikator pada level ini sudah lebih baik, karena sudah bisa membuat
jadwal sendiri dengan pemahaman metode kerja, keterkaitan antara kegiatan dan
penempatan sumberdaya. Namun sayangnya aplikator pada level ini belum bisa
mengupdate kondisi-kondisi aktual lapangan sehingga Microsoft project belumlah
memberi manfaat sebagai tools manajemen proyek.
PENDAHULUAN

Level ketiga, aplikator ini sudah dapat dinyatakan sebagai perencana jadwal (planner)
selain dapat membuat jadwal dengan ketergantungan pekerjaan yang baik, nantinya
aplikator ini juga bisa menerapkan jadwal yang di buat untuk pelaksaan proyek yang
dikerjakan dan mengontrol penyimpangan yang terjadi, selanjutnya dapat
memanfaatkan hasil update microsoft project sebagai alat (tools) manajemen proyek.
 MS. PROJECT

• Microsoft project merupakan software administrasi proyek yang digunakan untuk

melakukan perencanaan, pengelolaan, pengawasan dan pelaporan data dari suatu
proyek. Kemudahan penggunaan dan keleluasaan lembar kerja serta cakupan
unsur-unsur proyek menjadikan software ini sangat mendukung proses administrasi
sebuah proyek.
• Microsoft project memberikan unsur-unsur manajeman proyek yang sempurna
dengan memadukan kemudahan penggunaan, kemampuan, dan fleksibilitas
sehingga penggunanya dapat mengatur proyek secara lebih efisien dan efektif.
 TUJUAN MICROSOFT PROJECT

• Tujuan yang diharapkan dari sistem ini adalah penggunaan platform atau sistem project
management yang effektif & seragam (uniform), menghilangkan duplikasi informasi &
data entry, menurunkan ketergantungan terhadap spreadsheet, memudahkan
pembuatan laporan konsolidasi, dan memperbaiki komunikasi antara staf/karyawan.
Sehingga keuntungan yang diperoleh dari sistem ini seperti informasi proyek yang up-
to-date, akurat, tepat waktu, dan dipercaya, bukanlah hal yang sulit untuk dipenuhi.
 OUTPUT DATA [Link]

• Output atau keluaran dari suatu pekerjaan perencanaan proyek menggunakan Microsoft
Project bisa bermacam-macam. Microsoft Project menyediakan fasilitas seperti umumnya
suatu aplikasi. Maksudnya, dokumen proyek atau pekerjaan manajemen proyek yang sudah
dibuat bisa langsung di cetak atau di print ke printer seperti biasa. Selain itu apabila
memerlukan report tertentu, Microsoft Project juga menyedian berbagai macam report
sesuai kebutuhan sebuah proyek.
• Apabila Anda memerlukan output dalam format visual, Microsoft Project juga menyediakan
keluaran dalam format grafik yang menarik. Output ini dikenal dengan Visual Report.
Beberapa aplikasi yang terintegrasi dengan Microsoft Project antara lain Microsoft Excel
dengan Privot Tablenya dan Microsoft Visio. Sebenarnya masih banyak fasilitas lainnya
dengan cara imopr data ke aplikasi lain, misalnya Microsoft Outlook. Mencetak Data Proyek
Untuk mencetak data proyek baik yang sudah tersimpan sebelumnya maupun yang masih
dikerjakan bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.
 KEUNTUNGAN MICROSOFT PROJECT

• Dapat melakukan penjadwalan produksi secara efektif dan efisien, karena ditunjang
dengan informasi alokasi waktu yang dibutuhkan untuk tiap proses, serta kebutuhan
sumber daya untuk setiap proses sepanjang waktu.
• Dapat diperoleh secara langsung informasi aliran biaya selama periode.
• Mudah dilakukan modifikasi, jika ingin dilakukan rescheduling.
• Penyusunan jadwal produksi yang tepat akan lebih mudah dihasilkan dalam waktu yang
cepat.
 ISTILAH DALAM MICROSOFT OFFICE PROJECT

• PROYEK
Proyek adalah suatu rangkaian pekerjaan yang diadakan dalam selang waktu tertentu dan
memiliki tugas khusus. Idealnya, sebuah proyek harus mampu memberikan optimasi sistem
yang ada sehingga diperlukan manajemen proyek yang baik, terutama ditekankan pada :
1. Organisasi proyek harus tangguh
2. Analisa kebutuhan dan sumber daya harus akurat, dengan toleransi yang ketat.
3. Pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan perencanaan yang telah disusun dengan
matang.
4. Pengembangan sistem yang ada, baik untuk penyesuaian dengan perkembangan zaman
maupun untuk optimasi sistem yang telah ada dan terkait dengan proyek.
Secara umum proyek (project) dalam Microsoft Office Project adalah suatu rangkaian
pekerjaan yang biasa dibuat jadwalnya untuk mencapai suatu target tertentu.
 ISTILAH DALAM MICROSOFT OFFICE PROJECT

• TASK
Task adalah pekerjaan atau gugus tugas. Bisa juga diartikan sebagai kegiatan. Dalam sebuah proyek
akan terdiri atas beberapa pekerjaan, bahkan suatu pekerjaan masih dapat dibagi-bagi lebih rinci dalam
sub-sub pekerjaan lagi.
• COST
Dengan Microsoft Office Project, kita dapat lebih mudah menangani tugas-tugas pembiayaan proyek.
Cost (biaya) dalam tugas penjualan untuk Microsoft Office Project adalah sejumlah uang yang dikeluarkan
sebagai biaya tetap (fixed cost) maupun variable cost. Biaya ini dapat dihitung dalam satuan jam, harian,
mingguan, bulanan, maupun [Link] Office Project menyediakan perhitungan gaji pegawai,
upah lembur, maupun upah borongan (cost per use). Jika kita telah memasukkan komponen biaya yang
harus dikeluarkan pada setiap pekerjaan, maka kita memperoleh hasil perhitungan berapa besarnya
biaya yang harus dikeluarkan untuk pengerjaan seluruh proyek.
 ISTILAH DALAM MICROSOFT OFFICE PROJECT

• CALENDAR
Pada calendar view akan ditampilkan semua pekerjan yang dituangkan dalam tanggal dan hari
dari sebuah bulan kegiatan. Calendar (kalender) dalam Microsoft Office Project bisa berarti
pengaturan satuan waktu. Dalam Calendar ini dapat juga dimasukkan hari-hari kerja, hari libur,
dan jam kerja yang ditentukan sesuai keadaan yang dibutuhkan.
• PREDECESSOR
Predecessor adalah tugas yang mendahului. Suatu kegiatan senantiasa saling berkaitan
dengan kegiatan lain sehingga antara satu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain mempunyai
sebuah hubungan. Contohnya : Surat tugas diikuti dengan permintaan barang, permintaan
barang diikuti dengan bukti keluar barang, dll.
 ISTILAH DALAM MICROSOFT OFFICE PROJECT

• MILESTONE
Milestone adalah pekerjaan yang berdurasi sama dengan nol (0). Milestone secara bebas dalam
Microsoft Office Project diterjemahkan sebagai tonggak atau penanda. Suatu Milestone biasanya
diletakkan pada posisi pekerjaan agar mudah diketahui, misalnya pekerjaan pengiriman terdiri atas surat
tugas, permintaan barang, bukti keluar barang dan Salesman. Jika waktu yang ditempuh mulai tanggal 1
hingga tanggal 2, maka kita akan dapat menempatkannya. Milestone sendiri dituliskan sebagai suatu
pekerjaan dengan durasi nol (0) karena ia hanya ditampilkan sebagai penanda bahwa pada saat inilah
pekerjaan pengiriman selesai.
• BASELINE
Program Microsoft Office Project memiliki fasilitas Baseline. Baseline dapat dikatakan sebagai patokan
atau bahkan target dari suatu proyek sehingga nantinya dapat dijadikan sebagai perbandingan dengan
kenyataan yang didapat di lapangan.
 ISTILAH DALAM MICROSOFT OFFICE
PROJECT
• TRACKING
Tracking adalah mengisikan data yang terdapat di lapangan pada perencanaan yang telah dibuat.
Setelah proses tracking, kita dapat membandingkan apakah rencana tugas penjualan yang dibuat
sesuai dengan apa yang diperoleh di lapangan atau tidak.
• GANTT CHART
Gantt Chart dalam Microsoft Office Project adalah cara menampilkan grafik yang mula-mula dipakai
oleh Henry [Link]. Gantt Chart ini merupakan salah satu layar Microsoft Office Project yang paling
familiar dengan pemakainya, dimana pada layar ini ditampilkan grafik batang horizontal yang
menggambarkan setiap pekerjaan dengan masing-masing durasinya. Grafik bar horizontal ini
posisinya menggambarkan periode waktu dimana skala waktunya ditunjukkan dengan tanggal dan
nama bulan di bagian atas grafik tersebut.
Batang-batang grafik ini juga sekaligus mampu menggambarkan hubungan antara pekerjaan yang
diwakili dengan rangkaian garis dan ujung panah yang menunjukkan arah hubungan. Selain itu, pada
batang-batang grafik juga ditampilkan nama sumber daya yang bekerja pada pekerjaan tersebut.
 MEMULAI MS. PROJECT

Untuk memulai Ms. Project, dapat dilaukan dengan :

klik start> All program> [Link]> Ms. Project.
 MEMULAI MS. PROJECT
3 4 2 1

5
 MEMULAI MS. PROJECT

1. Title bar, berisi informasi tentang aplikasi yang aktif atau yang sedang digunakan
2. Menu bar, berisi pilihan yang digunakan untuk membuat dan membantu dalam
membuat proyek
3. Standard toolbar, berisi kumpulan tool dengan smart icon yang digunakan untuk
membuat, memilih, dan manipulasi objek
4. Type Field, tempat untuk mengetik tugas, sumber daya, nilai, dan yang lainnya
5. Area kerja, merupakan area kerja untuk membuat perencanaan proyek
Standart Toolbar

Formating Toolbar

Tracking Toolbar
 Constraint
1. Tentang constraint (Batasan)

Berikut ini adalah tiga tipe constraint (batasan)

a. Flexible constraint, tidak mempunyai tanggal yang ditetapkan pada perencanaan proyek.
Pengaturan ini memungkinkan untuk memulai tugas sebelum tanggal mulai atau mengakhiri
tugas sebelum tanggal akhir proyek
b. Semi flexible constraint, pengaturan ini digunakan untuk memulai dan mengakhiri tugas
antara tanggal mulai dan akhir yang ditetapkan.
c. Inflexible constraint, batasan ini digunakan dengan mempertimbangkan faktor eksternal,
seperti : ketersedian peralatan, sumber daya, kontrak atau waktu
 Constraint
Tipe Constraint Nama Penjelasan
Constraint
Flexible As Late Possible Penjadwalan tugas yang berakhir
(ALAP) sebelum akhir proyek tanpa menunda
tugas berikutnya
Flexible As Soon As Jadwal tugas yang dimulai lebih awal.
Possible (ASAP) Jangan anda masukan tanggal mulai
dan akhir proyek menggunakan
constraint ini.

Tipe Constraint Nama Penjelasan

Constraint
Semi Flexible Start No Earlier Penjadwalan untuk dimulai pada atau
Than (SNET) setelah tanggal yang ditetapkan.
Gunakan batasan ini untuk memastikan
tugas dimuai sebelum tanggal yang
ditetapkan
Semi Flexible Finish No Earlier Penjadwalan tugas untuk diselesaikan
Than (FNET) pada waktu setelah tanggal yang
ditetapkan. Gunakan batasan ini untuk
memastikan tugas tidak diselesaikan
sebelum tanggal yang ditetapkan
 Constraint
Tipe Constraint Nama Constraint Penjelasan
Semi Flexible Start No Later Than Penjadwalan untuk dimulai sebelum
(SNLT) tanggal yang ditetapkan. Gunakan
batasan ini untuk memastikan tugas
dimuai setelah tanggal yang ditetapkan
Semi Flexible Finish No Later Penjadwalan tugas untuk diakhiri
Than (FNLT) sebelum tanggal yang ditetapkan.
Gunakan batasan ini untuk memastikan
tugas tidak diakhiri setelah tanggal
yang ditetapkan

Tipe Constraint Nama Constraint Penjelasan

InFlexible Must Finish On Penjadwalan untuk diakhiri tepat pada
(MFO) tanggal yang ditetapkan. Gunakan
batasan ini untuk memastikan tugas
tidak diakhiri tepat pada tanggal yang
ditetapkan
InFlexible Must Start On Penjadwalan untuk dimulai tepat pada
(MSO) tanggal yang ditetapkan. Gunakan
batasan ini untuk memastikan tugas
tidak dimulai tepat pada tanggal yang
ditetapkan
MENGATUR TANGGAL MULAI DAN AKHIR TUGAS
a. View> Gantt Chart
b. Klik task yang akan anda jadwalkan, lalu klik tool Task Information
c. Pilih tipe constraint pada kotak daftar Constraint type.
d. Jika tidak memilih constraint lain selain as late as possible atau as soon possible, ketik tanggal
constraint pada kotak constraint date atau pilih tanggal pada kalender yang ada.
 MENGUBAH TIPE CONSTRAINT PADA TUGAS
a. Klik task
b. Pada panel task, klik set deadline
and constraint task
c. Lakukan salah satu langkah
berikut
- Pilih task tunggal dengan klik
nama task-nya
- Untuk memilih lebih dari satu
task, tekan Ctrl + pilih task
yang diinginkan
- Untuk memilih semua task, klik
tombol select all.
Tombol Select
All
MEMBUAT SUBTASK DAN SUMMARY TASK

Membuat Outline Task

1. Klik View > Gant Chart
2. Klik baris untuk tugas yang ingin digeser ke kanan sebagai
subtask atau geser ke kiri sebagai summary task
3. Klik tombol Indent untuk menggeser task ke kanan
4. Klik tombol Outdent untuk menggeser task ke kanan
MEMPERKIRAKAN BATAS WAKTU TUGAS

a. Klik pada kolom Duration untuk tugas yang ingin memasukkan

batas waktu, batas waktu dapat memasukkan durasi dalam
menit (m), jam (h), hari (d), minggu (w), atau bulan (m).
Memasukkan kode tersebut dapat dilakukan saat memasukan
nilai durasi, sebagai contoh 2days yang artinya dua hari
b. Jika batasan waktu yang dimasukkan adalah suatu perkiraan,
ketik ? Dibelakangnya, sebagai contoh 2days?
 MEMBUAT HUBUNGAN ANTARTUGAS

Kita dapat menghubungkan tugas di dalam sebuah proyek, Ms. Project akan
secara otomatis memberikan tipe hubungan finish to start tetapi tipe hubungan
itu tidak bekerja untuk setiap situasi.
Ms. Project menyediakan tipe hubungan tambahan untuk setiap situasi
a. Finish to Start (FS)
Tugas yang tergantung (B) tidak bisa dimulai sebelum tugas (A) selesai
 MEMBUAT HUBUNGAN ANTARTUGAS
b. Start – to – Start
Tugas yang tergantung (B) tidak bisa dimulai sebelum tugas (A)

c. Finish to Finish
Tugas yang tergantung (B) tidak bisa diselesaikan sebelum tugas (A) diselesaikan
 MEMBUAT HUBUNGAN ANTARTUGAS

d. Start to Finish
Tugas yang tergantung (B) tidak bisa diselesaikan sebelum tugas (A) dimulai
TERIMA KASIH