SAP (System Application and Product in data

processing)
 PENGENALAN SAP

 SAP is Systems,
Applications, Products in
Data processing

 Founded in 1972 by 5
former IBM employees

 Head Office in Walldorf,

Germany
 APA ITU SAP?
 SAP (System Application and Product in data
processing ) adalah suatu software yang
dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi
dalam menjalankan kegiatan operasionalnya
secara lebih efisien dan efektif.

 SAP merupakan software Enterprise Resources

Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan
manajemen untuk membantu perusahaan
merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas
sehari-hari.
 SAP CONTINUE

 SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang

mempunyai kemampuan Mendukung semua
transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan
dan semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja
secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan
lainnya.
HISTORY OF SAP SYSTEM
HISTORY OF SAP R/3
 1973 : R/1 System released, run on DOS
 1979 : R/2 released, run on Mainframe Used

by : Karakatau Steel, Bank Bali etc

 1991 : R/3 released at CeBIT

- with Client Server Concept
- use of Relational Database First

customer in Indonesia : ASTRA

MODUL - MODUL SAP

SD FI
Sales &
Distribution Financial
Accounting
MM CO
Materials
Mgmt. Controlling
PP TR
Product
Planning Treasury

QM Client/Server PS
Quality Project
Mgmt. System
PM WF
Plant Workflow
Maintenance
HR IS
Human Industry
Resources Solutions
 Sales and Distribution (SD)

Modul SD adalah
aplikasi/sistem komputer
yang membantu
mengoptimalkan tugas dan
aktifitas di area sales,
delivery dan billing
(penagihan) ke pelanggan.
Menyimpan sales order, jadwal pengiriman, dan Informasi
mengenai pelanggan (seperti: informasi harga, bagaimana dan
dimana pengiriman produk, bagaimana pelanggan membayar dan
informasi lainnya) dikelola dan diakses dari modul ini.
Berikut ini adalah beberapa proses bisnis yang ada pada Modul SD (Sales and Distribution) SAP
sebagai berikut :
1. Inquiry
Inquiry yaitu pelanggan meminta informasi rinci tentang produk yang akan dipesan.
2. Quotation
Quotation berisi informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan, harga, dan
informasi pendukung.
3. Sales Order
Sales Order adalah kontrak perjanjian antara sales organization (perusahaan) dengan pelanggan
mengenai penjualan barang atau jasa beserta harga, jumlah dan waktu pengiriman.
4. Picking
Persiapan yang melibatkan proses pengemasan dan pelabelan.
5. Good issue/Good Receipt
goods issue adalah sebuah pergerakan barang yang digunakan untuk penggunaan internal material,
mengeluarkan material dan pengiriman barang ke pelanggan. juga melakukan pemeriksaan yang
diperlukan untuk menentukan apakah material masih tersedia di gudang.
6. Invoice
membuat faktur atau tagihan pelanggan untuk pengiriman barang atau layanan.
 Materials Management (MM)

Modul MM adalah
aplikasi/sistem komputer
yang membantu dalam
proses pengadaan dan
pengelolaan material yang
berhubungan dengan
operasi bisnis sehari-hari.

mengatur akuisisi bahan baku dari supplier dan kemudian penanganan

penyimpanan bahan baku, dari gudang untuk diproses sampai penyimpanan
barang jadi.
Detail tahapan process business pada material management adalah sebagai berikut :

1. Mendefinisikan Permintaan (Purchase Requisition)

Permintaan harus dicatat sebagai purchase requisition (PR). Purchase requisition adalah dokumen
pembelian internal di SAP yang digunakan untuk memberikan pemberitahuan kepada departemen
yang bertanggung jawab.

2. Pemilihan Vendor (Vendor Selection)

Merupakan tahapan yang digunakan dalam memilih vendor untuk memproses permintaan.

3. Purchase Order (PO)

Merupakan dokumen yang mengikat secara hukum yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk vendor,
yang berisi informasi tentang diskripsi, jumlah, tanggal pengiriman, harga yang telah disepakati, hal
pengiriman, dan syarat pembayaran

4. Notify Vendor

Merupakan notifikasi pada vendor untuk memproses PO.

5. Vendor Shipment

Digunakan untuk memilih metode dalam pengiriman barang.

6. Good Receipt

Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen
pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.

7. Invoice Receipt

Sebuah dokumen penjualan digunakan untuk membuat faktur atau tagihan pelanggan untuk
pengiriman barang atau layanan.

8. Payment to Vendor

Setelah tagihan yang berupa faktur pembelian keluar maka dilanjutkan pada proses pembayaran
kepada vendor.
 Production Planning (PP)

Modul PP adalah aplikasi/sistem

komputer yang membantu dalam
perencanaan, pelaksanaan dan
evaluasi proses produksi untuk barang
setengah jadi maupun barang jadi.

Perencanaan Produksi adalah proses menyelaraskan permintaan dengan kapasitas manufaktur untuk membuat
jadwal produksi dan pengadaan untuk produk jadi dan bahan komponen

SAP PP adalah modul penting dari SAP. modul Ini melacak dan membuat catatan arus proses manufaktur,
misalnya, biaya yang direncanakan dan actual, pergerakan barang dari konversi bahan baku menjadi barang
setengah jadi
 Plant Maintenance (PM)

Modul PM adalah aplikasi/sistem

komputer yang membantu dalam
perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi
aktivitas pemeliharaan terhadap object
(mesin produksi dan pendukungnya,
utility, building, komputer, dll)

memungkinkan perencanaan untuk pencegahan, perawatan mesin-mesin pabrik dan

mengatur perawatan sumber daya, sehingga kerusakan perlengkapan dapat
diminimalisasi;
 Financial Accounting (FI)

Modul FI adalah aplikasi/sistem

komputer yang didesain untuk
pengelolaan general ledger, utang,
piutang dan sub-ledger accounts lainnya
dengan didukung oleh sistem chart of
account yang telah didefinisikan
sebelumnya.

Modul ini memiliki fungsi untuk mengatur dan juga mengelola semua data yang
masuk dalam akuntansi dan semua laporan keuangan dari berbagai bagian di
perusahaan.
Controlling (CO)

Modul CO adalah aplikasi/sistem

komputer yang dapat membantu
menggambarkan aliran cost dan
revenue dari perusahaan.
Didalamnya juga termasuk
pengelolaan product costing.
CO adalah salah satu alat yang bisa
membantu management level dalam
pengambilan keputusan.
 HUMAN RESOURCES (HR)
Modul HR berguna untk mengadakan integrasi
terhadap rangkaian proses yang terjadi dalam
departemen human resources, seperti administrasi
karyawan, manajemen waktu, pembiayaan perjalanan
kerja, hingga pemenuhan gaji. Seluruh aspek yang
terdapat dalam modul ini terdiri dari masa pelatihan
hingga penilaian karyawan.
Industry Solutions (IS)

ISMP (Industry Solutions for Mill

Products) adalah fungsi tambahan pada
SAP R/3 yang sudah di-customized
sesuai praktek-praktek bisnis proses di
mill industries (Industri Pabrik).
 DAMPAK INTEGRASI SAP
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan
mengintegrasikan sistem yang berakibat:

Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate
modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul
tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data
ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time
processing”

Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan
harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data
customer, data product maupun data vendor.

Transparansi data - Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat
melihat semua informasi yang paling up-to- date setiap saat diperlukan
walaupun informasi tersebut di- input oleh user lainpun.
PARAMETER INTEGRASI SAP
 Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya
integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah
bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali
saja pada sistem.

 Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan

mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input
pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga
mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus
mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan
rangkaian proses tertentu.
 Tujuan SAP
Meningkatkan kecepatan (The Speed) dari proses bisnis
1. Meningkatkan customer service.
2. Meningkatkan response terhadap perubahan pasar.
Meningkatkan konsistensi (The Consistency) dari proses bisnis
1. Memastikan bahwa SOP dijalankan dengan baik.
2. Meningkatkan fungsi monitoring dan control di masing-masing
bagian.
3. Mengurangi human errors.
Meningkatkan kualitas (The Quality) dari proses bisnis
1. Meningkatkan kualitas dari informasi sehingga dapat meningkatkan
kemampuan untuk pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.
2. Meningkatkan fungsi analisa terhadap suatu situasi.

CONTOH INTEGRASI DENGAN SAP

 DATA DI SAP
Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:

1. Data Transaksi
• Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP,
contoh: membuat purchase order

• Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu

dokumen tertentu

2. Master Data
• Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi
bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master,
customer master

• Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan

oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP
Produk-Produk SAP
1. mySAP Business Suite: biasanya digunakan untuk perusahaan yang
sangat besar dan modul-modul didalamnya sudah sangat komplit.
2. mySAP All in One: biasanya digunakan untuk perusahaan
menengah keatas, untuk kelengkapan modulnya biasanya
menyesuaikan dengan perusahaan.
3. SAP Business One: biasanya untuk perusahaan kecil dan modul
yang ada di dalamnya hanyalah berupa modul dasar saja, biasanya
HR dan FI saja.
 PROSES BISNIS DAN FUNGSI
DALAM SAP
 Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti
integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai
dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi
informasi.

 Proses-proses bisnis yang berlaku pada suatu organisasi

manufacturing meliputi :

1. Rangkaian proses end-to-end

2. Proses Procurement to Payment
3. Proses Order to Cash
4. Proses Inventory/Warehouse Management
5. Proses Plan & Manage Enterprise (FI/CO)
1. RANGKAIAN PROSES END-TO-END
2. PROCESS PROCUREMENT TO PAYMENT
3. PROSES CASH TO CASH
4. PROSES INVENTORY/WAREHOUSE
MANAGEMENT
 Proses-proses yang termasuk ke dalam Inventory
Management / Warehouse Management Flow:
5. PROSES PLAN & MANAGE ENTERPRISE (FI/CO)
 SAP DATA ARCHIVING
 Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan
Administrator serta harus direncakaan dengan baik antar departement.
Tujuan system administrator adalah menjaga database yang sekecil
mungkin, yang berarti menghapus object data sebanyak mungkin,
padahal keinginan user adalah bisa mengakses data yang online
sebanyak mungkin baik itu untuk analisis, sekedar menampilkan atau
reporting. Karena itu dibutuhkan kompromi untuk hal ini, kapan data
akan diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga volume data
agar tetap konstan dan memiliki strategi yang baik dalam archiving.
 Dengan archiving, keinginan user untuk mengakses semua data (hanya
yang dibutuhkan) dengan cepat bisa terwujud. Begitu pula keinginan
technical team (Administrator) untuk menjaga kerampingan index
database, mengurangi investasi penambahan hardware terpenuhi.
DATA ARCHIVING CONTINUE
 Secara technical Data Archiving adalah memindahkan
record data, dari tabel-tabel database di Sistem SAP dan
menyimpannya di dalam archiving file (paling sedikit 1
file).

 Isi dari object bisnis di Sistem SAP, didistribusikan

melalui beberapa tabel di database. Archiving Object
mengelompokkan table-tabel yang secara logika
dihubungkan oleh business objects. Hal ini untuk
memastikan bahwa semua informasi yang dimiliki R/3
business object ditulis ke dalam archive file dan
menghapusnya dari database.
TAMPILAN SAP R/3
TAMPILAN SAP R/3
TAMPILAN SAP R/3
SUMBER
 [Link]
 SAP R/3 Overview

 benny_irawan.[Link]

 doddy_iskandar.[Link]
 Soal :

[Link] kepanjangan dari SAP?

a. Systems Applications and Products in Data Processing
b. Statistics Applications and Products in Data Processing
c. Software Applications and Products in Data Processing
d. Statistics Applications and Products in Business Processing

2. SAP ditemukan di negara…

a. Prancis b. Jerman c. Inggris d. Amerika Serikat

3. SAP ditemukan pada tahun…

a.2000 b.1997 c.1972 d.1960

4. Salah satu modul SAP yang membantu meningkatkan efisiensi kegiatan dalam proses pengadaan dan pengelolaan material yang
berhubungan dengan operasi bisnis sehari-hari adalah
a. Material Management
b. Financial Accounting
c. Sales & Distribution
d. Controlling
 5. Modul SAP yang digunakan untuk membantu mengoptimalkan tugas dan aktifitas di area sales, delivery dan billing (penagihan) ke pelanggan
adalah:
a. Material Management
b. Financial Accounting
c. Sales & Distribution

d. Controlling

6. Pada software SAP yang dimaksud dengan data transaksi adalah...

a. Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan.
b. Bertugas dalam membuat laporan terhadap SAP itu sendiri
c. Data yang tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi
d. Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP