CREATE PO
1. Email Order berasal dari CSC dengan Format Sbb :
2. Tampilan File Attachment yg berasal dari CSC, sheet ada 4 (JK-TMA) (JK-AF) (TNT-AF) (JK-TMS).
*Note : Tidak semua nya Sheet itu CSC Request Order, kadang mereka lupa Delete Sheet, padahal yang sebener nya CSC Cuma Req. Order 1 Sheet saja yang ada Part Number.
untuk itu make sure kembali ke CSC.
(Itu udah beberapa kali saya ingatkan untuk setiap Req. Order tolong sebelum dikirim ke Purchaser pastikan terlebih dahulu Orderan tersebut sudah benar, namun kadang mereka tetap lupa atau entah gimana).
3. Create PO Number di AS400 :
/SMCCPM
4. OP 5, klik ENTER
A. Masukan Suplier Code sesuai File Excel point (2) diatas. Contoh : IS001
B. Masukan Request delivery Date. Contoh : 050221 (sesuaikan jika ada yang beda date dipisah PO)
C. Masukan angka 1(satu)
D. Masukan angka 1(satu)
E. Masukan Stock room JK (Stockroom sampai saat ini masih JK)
F. Masukan Code Shippment sesuai Req. File excel CSC.
Contoh : TMA (Orderan TM by AIR dan langsung ke Gudang TM), AF (Orderan Direct by AIR langsung ke Gudang SMCID), TNT (Orderan by Courier dengan Code Create CR), TMS (Orderan by SEA langsung ke Gudang TM), SF(Orderan by SEA langsung ke Gudang SMCID).
G. Perhatikan selalu Order Number dan dicatat dalam PO Daily jika No PO tersebut sudah dipakai. Begitupun selanjut nya.
Lalu kemudian Enter 2x
5. Masukan Part Number satu persatu sesuai dengan Golongan Request Date yang sama :
6. Masukan tanda tanya (?) di Colom Item seperti Layout sebelum nya, kemudian akan tampil sbb :
Masuk Part Number, dan sesuaikan Part Number nya dengan File Excel Req. CSC, lalu pilih dan klik 1 pada Part Number yang sudah sesuai, Kemudian Enter.
7. Masukan QTY pada Colum Quantity :
8. Colum Price selalu masukan Angka 1, kemudian Enter, F8.
9. Reserve DO kedalam PO, masuk OP /SMCOE1 : op6
10. Masukan NO DO Enter
11. Klik 5 Pada Part Number yang sesuai dengan Orderan :
12. Reserve Klik 1 dan ini qty sesuaikan. Enter F8. Shift F1 2x.
13. Kembali ke OP /SMCCPM OP7, Masukan NO PO yang mau ditarik . Masukan Country Code (sesuaikan, A = TMA, AF, CR. B = SEA, K = Untuk Orderan Forecast Stock KOGO)
Kemuadian Enter F8
14. Masuk ke Op /SMCPMI (Jika Order ke JP), Op GO SMCID (Jika Order ke selain JP)
/SMCPMI OP 1 ENTER, Lalu F8.
GO SMCID OP 1 ENTER
15. Masuk ke Data Transfer from System yang sudah di setting Sesuai dengan Vendor masing masing. Sbb Query Vendor JP :
Klik Tranfer Data Form System i, kemudian Klik Open File untuk Memastikan Jumlah Part Number sesuai atau tidak :
16. Jika File sudah Sesuai Save AS di Folder sesuaikan dengan Vendor : Pastikan tarikan tidak tercampur dengan NO PO yg lain nya, jika terjadi seperti ini segera kembali ke /smccpm op 6 dan hapus P. Kemudian ke langkah op 7 lalu /smcpmi op 1, lalu tarik pake i series. Jika sudah single PO yg dimaksud kita save as, dan arti nya or
17. Kembali ke AS400, lalu CTRL OP 2 Enter.
DONE, Kembali ke OP /SMCCPM
18. Jika Order ke Vendor Selain JP, yang membedakan cara pengiriman order nya hanya Lewat Email. Langkah yg membedakan mulai dari POINT 14.
OP GO SMCID op 1 Enter. Kemudian Buka Data Transfer from system i (Khusus Selain Vendor JP menggunakan IDN PO [Link]
Klik Transfer data from system i. Kemudian Open File, Lalu Format akan Muncul dalam Excel. Lalu di excel Pilih Menu Data, Pilih Text To Columns.
Selanjutnya jika sudah Rapih Copy.
19. Cari ke File Format PO SG sesuaikan dengan Kebutuhan Shippment.
Kemudian Save As ke Folder Vendors SG :
Lalu Kirim Order by EMAIL. To : Sesuaikan dengan PIC EMAIL masing masing Vendors.
*Note : Ke Vendors selain JPN dilakuakn hal yang sama Kirim Order By EMAIL.
ake i series. Jika sudah single PO yg dimaksud kita save as, dan arti nya orderan sudah bisa langsung ke as400 op 2 send.
PROSES BB ORDER
1. /SMCCPM
2. OP 20 dan enter 2x, sampai muncul kumpulan Part Number dengan masing masing Vendors nya.
3. Catat di Excel Sheet Daily PO dengan Contoh Format : IS001-JK-TMA, dan sesuaikan didalam System nya yg ada
*Note : Page Down sampai mentok.
4. Setelah tercatat semua nya F8. kembali ke OP /SMCCPM lalu OP 2. Masukan sesuai dengan Yg tadi dicatat IS00
*Note : Hanya Lingkar Merah yg berubah dan disesuaikan dengan yg ada dalam Tarikan OP 20, Lingkar Biru Aqua
Vendors nya.
didalam System nya yg ada Shippment apa saja, nantio catat seperti awal, semisalkan ada lg AF, berarti : IS001-JK-AF, dsb.
dengan Yg tadi dicatat IS001-JK-TM
n OP 20, Lingkar Biru Aqua Tetap tidak ada perubahan.
berarti : IS001-JK-AF, dsb.
CREATE APPROVED FORECAST STOCK
1. Forecast Stock Order berasal dari IT Tarik Stock, kemudian approved Pak Leow, jika Pak Leow sudah approved l
Forecast dibagi menjadi 3 bagian, Forecast Stock KOGO, Forecast Stock NON KOGO, dan Forecast Stock ATIGA.
Langkah awal kita masukan semua Part Number, Qty, dengan Vendors awal yaitu SG (IS002) sesuaikan dengan Sh
Input selesai langsung save dan tutup file.
FILE EXCEL FORECAST STOCK CSC.
FORM UPLOAD PART NUMBER
2. Tarik data menggunakan Query Khusus Stock Forecast.
3. Kemudian masuk ke AS400 /SMCCPM OP 5, ingatkan NO PO Terakhir selum Upload :
Setelah tercatat NO PO, done F3.
4. Masuk OP /PMP OP 60 enter F8
5. CTRL, kembali ke /SMCCPM OP 5, Cek No PO nya sudah berubah atau belum, jika sudah berubah NO PO yg tadi
Kemudian Cek di OP 6 masukan no PO, pastikan Part Number dan qty nya sudah sesuai dengan Data Part Number
Back, masuk ke OP 7, masukan No PO yg mau ditarik, Country Code sesuaikan dengan Shippment, B = SEA, A =
6. Masuk ke Op GO SMCID, klik 1 enter
7. Selanjut nya tari menggunakan Query Stock Forecast
8. Setelah data tarikan muncul sesuai PO, lalu susun seperti dibawah, kemudian Kirim Email ke Ms Jennfer CC : Da
9. Kemudian jika sudah approved Ms Jennifer, perhatikan Colum Rep. Ms Jennifer, pisah kan dengan cara filter sesuai Colum
*NOTE : Jangan lupa delete PO Tarikan pada waktu Req, Approved : Ex : (ID30530)
10. Upload kembali sesuai proses mulai dari Point 1 sampai selesai pengiriman ke masing masing Vendors
Pak Leow sudah approved lalu kirim ke CS, Selanjut nya CS Kelola sesuai dengan hasil dibawah ini :
an Forecast Stock ATIGA.
IS002) sesuaikan dengan Sheet Name.
dah berubah NO PO yg tadi di catat sudah terpakai,
i dengan Data Part Number yg tadi upload.
n Shippment, B = SEA, A = AIR, K = KOGO, enter
Email ke Ms Jennfer CC : Davidwong, Pak Artha, Bu Reetha, Bu Linda, Bu Yeni.
dengan cara filter sesuai Colum Rep. Ms Jennifer dan sehingga tinggal proses sesuai Vendors masing masing :
ing masing Vendors
CEK REGISTERED PO SYSTEM JPN
1. MASUK ID ( Sendiri jika Authorized ke system JPN)
Kemudian /SALES3, ENTER
2. OP 30, ENTER, dan masukan ID (ID khusus akses system JPN)
*Note : Req. ID JP system ke IT
3. Selanjutnya masukan angka 1 (satu) sbb :
Kemudian ENTER
4. Lalu Pilih OP 2 (tanpa enter sudah otomatis masuk ke Tampilan selanjut nya sbb :
5. Kemudian Masukan NO PO Vendors JPN untuk Memastikan Barang teregistered :
6. Pilih No PO yg sudah sesuai untuk Cek Masing masing Part Number sudah teregistered dan lengkap :
Masukan angka 1 Enter
7. Setelah masukan angka 1, pastikan Part Number sudah teregistered dengan Lengkap dan sesuai, jangan Lupa ce
DONE
PROSES CANCEL PO ATAU CANCEL PART NUMBER PO JP
1. Langkah nya sama Point 1 - 7, kemudian Pilih Part Number yang akan di cancel dengan masukan angka 9
Lalu Enter sampai muncul tampilan selanjut nya.
2. Kemudian isi Alasan Cancel sesuai dengan Req. Adapun sampai saat ini biasa di isi sbb :
*Note : enter user name (Nama Purchaser)
DONE
WRKQRY
Qty Qty
No Inv Date Received Date Inspection Date Allocated Date Invoice SHIPPMENT Country AWB PIB PO No. GR No.
Item pcs
Weight CIF Amount NCV Rate CIF Amount Landing Cost Import Duty Total Cost BM PPn PPh TOTAL
1 30-Mar-22 8-Apr-22 8-Apr-22 22011986 CR ITALY 836476544 - AIT36714 10546 1 30 1.8 EUR 755.40 15773.12 ### ### TNT
2 6-May-22 12-May-22 12-May-22 13-May-22 MI0455 AIR JP IA37463, IA37523 10670 27 333 JPY 218,106.00
NCN 1661 4592 003179 95.223 112.0548 ### ### ### ### ### ### ### ###
3 6-May-22 12-May-22 12-May-22 13-May-22 MI0456 AIR JP IT37375, IT37416 10671 57 298 JPY 456,341.00
4 13-Feb-23 17-Feb-23 17-Feb-23 20-Feb-23 PI0918 AIR JP IA43034, IA43042 12364 8 34 JPY 51,267.00 ###
895117000763 003619 65.5070 114.8432 ### ### ### ### ### ### ### ### ###
5 13-Feb-23 17-Feb-23 17-Feb-23 20-Feb-23 PI0919 AIR JP IT42719, IT41984 12365 41 99 JPY 296,564.00 ###
6 1-Mar-23 14-Mar-23 14-Mar-23 17-Mar-23 18113893 SEA SG SECON2303001402JK 003641 IT43392, IS42899 12565 16 95 104.3800 SGD 2,735.51 11343.68 ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###
1 PO AIT36714 INVOICE 22011986
2 PO AIA37463 INVOICE MI0455
3 PO AIA37523 INVOICE MI0455
4 PO AIT37375 INVOICE MI0456
5 PO AIT37416 INVOICE MI0456
5 PO AIA43034 INVOICE PI0918
6 PO AIA43042 INVOICE PI0918
7 PO AIT42719 INVOICE PI0919
8 PO AIT41984 INVOICE PI0919
INVOICE 18113893
8 PO AIT41984
9 PO BIS42899