Standard Operating Procedure (SOP) General Affair
Prinsip Prinsip SOP
1. Konsisten, SOP harus dilakukan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam
situasi apapun oleh seluruh jajaran organisasi perusahaan.
2. Komitmen, SOP harus dilakukan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran pegawai dari level
yang paling rendah sampai yang tertinggi.
3. Perbaikan Berkelanjutan, Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan untuk
memperoleh prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.
4. Mengikat, SOP sifatnya harus mengikat pelaksana dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan.
5. Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting, Seluruh pegawai memiliki peran dalam setiap prosedur
yang telah di standarkan. Jika pegawai tersebut tidak melaksanakan peranannya dengan baik,
maka proses produktivitas dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan akan terganggu.
6. Terdokumentasikan dengan Baik, Seluruh prosedur yang telah di standarkan harus di
dokumentasikan dengan baik, sehingga dapat dijadikan sebagai referensi bagi setiap orang yang
membutuhkan.
Tugas GA
1. Memiliki kemampuan untuk merencanakan Jadwal Pemeliharaan Fasilitas Kantor dan
memperbaiki kerusakan.
2. Distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, dll) dan Bertanggung jawab
terhadap ketersediaan kebutuhan stationary
3. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan termasuk packing
4. Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi (pulsa, telepon, HP, HT dll)
5. Memastikan agar jaringan internet tidak ada kendala, serta ikut memikirkan solusi jika terjadi
masalah
6. Memiliki kemampuan untuk merencanakan Jadwal Inspeksi Asset Perusahaan dan melaporkan
ke Finance Advisor (FA) Dept. (Bertanggung jawab terhadap pelaporan secara periodik
keberadaan dan kondisi asset perusahaan)
7. Memiliki kemampuan untuk mengamankan fasilitas Perusahaan dan Asset Perusahaan.
Indikator Kinerja
[Link] Izin yang diperlukan perusahaan dan terjaganya hubungan dgn lingkungan kerja.
[Link] laporan Asset perusahaan ke FA Dept.
[Link] Stationary yg dibutuhkan perusahaan.
[Link] Fasilitas pendukung di kantor.
Jadwal
[Link] Stock Packing 1 minggu sekali (hitung rata2 pemakaian di 3 bulan terakhir), stock aman untuk
1 minggu kedepan
[Link] Akhir bulan untuk Packing : tgl 1
[Link] Rutin untuk Aset dan pemeliharaan gedung 1 bulan sekali
(Kondisi Aset tsb terjadi kerusakan dll, apakah terjadi pemindah tanganan penanggung jawab
aset/tidak jika iya harap melaporkan ke FA)
[Link] pembelian (tidak untuk urgent) 1 minggu sekali
(jadwal pembelian packing, ATK, Obat-Obatan, kebersihan Gudang)
[Link] pengajuan pembelian dengan yang akan terealisasi (tidak melebihi pengajuan kecuali
telah di setujui kembali)
[Link] Stock ATK (dijadikan 1 tempat) serta cek Stock 1 minggu sekali
[Link] Stock P3K (oleh GA) 1 minggu sekali, jika dilakukan pembelian hendaknya ditulis ED di
Kartu Stok. Kartu stock dihandle GA. Kartu Stock dikelompokan sesuai jenis/fungsi:
- Demam/Pusing/Greges/Nyeri/Sakit Kepala (Kandungan Paracetamol)
- Plester Luka/Perban Steril
- Kapas (kondisi dipastikan agar tetap steril)
- Cairan Antiseptic/Povidone iodine (Betadine)
- Cairan Pencuci Mata
- Anti nyeri (Mefenamic Acid)
- Obat Diare
- Obat Flu Batuk
- Obat Maag
Alur Pengajuan Form Pembelian
Pemohon
GA mengisi di form permintaan
Mengetahui Kepala Bagian (ACC/Tidak)
Mengetahui Direktur/HRD Personalia (ACC/Tidak/Revisi)
Pengajuan Tim FA (ACC/Tidak/Revisi)
Barang Datang/Tersedia (Ttd Penerima di form; tgl diterima)
Pengadaan Aset
Pengajuan Pembelian
Pengadaan Barang
Diserahkan ke Tim FA untuk dibuatkan No. Aset
Ditempel di unit
HRD membuatkan serah terima aset kepada penganggung jawab dan ditanda tangani
Unit siap untuk di serahkan kepada yang bersangkutan diserahkan oleh GA