BAB IX
NOTULA/NOTULEN
Amati gambar di atas dan pahami dengan petunjuk sebagai berikut :
1. Notula/notulen termasuk dokumen rapat
2. Apakah tujuan dari disusunnya notula/notulen ?
3. Seberapa pentingkah notula/notulen bagi keabsahan dari rapat yang telah dilaksanakan ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mengerti alur /prosedur dalam menyusun notula/notulen
2. Mahasiswa dapat menyusun notula/notulen serta mengerti maksud dan tujuan disusunnya
notula/notulen
9.1 Notula/Notulen
Notula merupakan catatan hasil pertemuan/rapat yang dapat dijadikan arsip untuk
mengetahui hasil rapat terdahulu, juga memberikan manfaat bagi peserta rapat yang tidak
hadir yaitu dengan membaca notula dapat diketahui jalannya rapat dan hasil keputusan yang
[Link] dua teknik dalam menyusun notula, yaitu:
Verbatim, merupakan catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat, tanpa ditambahi
ataupun dikurangi
Resume, merupakan catatan yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari jalannya rapat
Contoh 1 (Notula Verbatim)
(Salin contoh di bawah ini dengan teknik keyboarding yang benar !)
PT TIGA DIMENSI
JL. ANGGUR MERAH NO. 30
Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666
MALANG
RAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN
Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015
Waktu : 08.30 – 11.30 WIB
Tempat : Ruang Pertemuan Lt.2
Pemimpin Rapat : Ahmad Sodiq, [Link]
Sekretaris : Siti Amalia
Peserta : .......Orang
Hadir .......Orang
Tidak Hadir .......Orang
1. ........................
2. ........................
Agenda Rapat :
Laporan masing-masing bagian tentang kebutuhan penambahan karyawan
Waktu pelaksanaan rekrutmen
Kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan
Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen
Risalah Rapat :
Pembukaan : Rapat dibuka pada pukul 08.30 WIB oleh
pemimpin rapat
Ketua Rapat : Saudara sekalian,............(pengarahan)
Laporan dari bagian : Saya melaporkan bahwa ............................
keuangan, dan seterusnya
Pertanyaan dan masukan dari : Apakah proses ini.........
peserta rapat 1, peserta rapat Kalau boleh saya menambahkan...........,
2, dan seterusnya dan seterusnya
Penutup : Rapat ditutup pukul 11.30 WIB oleh pemimpin
rapat
Mengetahui, Disusun oleh,
Pemimpin Rapat Notulis
Ahmad Sodiq, [Link] Siti Amalia
Contoh 2 (Notula Resume)
(Salin contoh di bawah ini dengan teknik keyboarding yang benar !)
PT TIGA DIMENSI
JL. ANGGUR MERAH NO. 30
Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666
MALANG
RAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN
Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015
Waktu : 08.30 – 11.30 WIB
Tempat : Ruang Pertemuan Lt.2
Pemimpin Rapat : Ahmad Sodiq, [Link]
Sekretaris : Siti Amalia
Peserta : .......Orang
Hadir .......Orang
Tidak Hadir .......Orang
1. ........................
2. ........................
Agenda Rapat :
Laporan masing-masing bagian tentang kebutuhan penambahan karyawan
Waktu pelaksanaan rekrutmen
Kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan
Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen
Risalah Rapat :
Pembukaan
Rapat dibuka pukul 08.30 WIB oleh pemimpin rapat
Pengarahan dari Direktur Utama sekaligus sebagai pemimpin rapat
...................................................................................................................
Laporan dari bagian SDM, keuangan, pemasaran dan produksi
Pembahasan dan Tanya Jawab
..................................................................................................................
Kesimpulan
...................................................................................................................
Penutup
Rapat ditutup pukul 11.30 WIB oleh pemimpin rapat
Mengetahui, Disusun oleh,
Pemimpin Rapat Notulis
Ahmad Sodiq, [Link] Siti Amalia
9.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan yang harus
disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer
2. Naskah latihan
3. Alat tulis
Bahan Praktik 1
Anda sebagai staff administrasi pada perusahaanPTHappy Tour and Travel Beralamat di Jl.
Sugih Waras no 311, Malang, Telp (0341) 786555, fax (0341) 786555, email :
happytour@[Link] pimpinan perusahaan Bapak Slamet Hidayah, [Link].
Tugas anda adalah membuat notulen rapat (verbatim dan resume). Sebelum menyusun
notulen, salin naskah di bawah ini dengan teknik keyboarding yang benar !
Rapat bulanan tentang marketing PTHappy Tour and Travel
Rapat diselenggarakan pada hari Sabtu, 5 Desember 2015, di R. Pertemuan , pukul 08.00 –
11.00 WIB dengan dihadiri oleh :
1. Bapak Slamet Hidayah, [Link]
2. [Link] Waskita ( Manajer Marketing area Indonesia Bagian Barat)
3. [Link] Ali ( Manager marketing area Indonesia Bagian Tengah dan Timur
4. [Link] ( Manager marketing Lintas Negara)
5. [Link] Umardi (Bendahara Perusahaan)
6. Staf marketing, yaitu Leonita dan Rizal Ahmad dan anda sendiri sebagai notulis
Agenda Rapat :
1. Laporan Masing-masing manager area
2. Pengembangan Metode pemasaran produk jasa wisata
3. Lain-lain
Rapat dibuka oleh pimpinan Bapak Slamet Hidayah, [Link], intinya mengucapkan
terimakasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan diadakannya rapat
marketing pada hari tersebut.
Selanjutnya Bapak Slamet Hidayah, [Link] pandangan umum tentang kemajuan
dunia industri pariwisata yang tidak lepas dari kiprah bidang usaha jasa tour and travel.
Seiring dengan kemajuan dibidang industri pariwisata, Happy Tour and travel berencana
untuk mengembangkan cabang-cabang baru dibeberapa kota wisata di Indonesia dan
menjajagi untuk membuka kerjasama dengan beberapa negara di Asia dan Eropa. Bapak
Slamet Hidayah, [Link] menyampaikan bahwa dari hasil lawatannya ke Bali beberapa hari
yang lalu untuk melakukan kerjasama dan penandatanganan MOU dengan beberapa klien
di Bali dan Lombok mendapatkan respon yang positif, untuk itu rencana kedepan akan
segera melakukan promo wisata. Pada kesempatan rapat kali ini Bapak Slamet Hidayah,
[Link] untuk segera membentuk tim marketing dan metode untuk promo wisata
tersebut terutama untuk menghadapi masa liburan bulan Juni sampai Juli dan liburan akhir
tahun.
Muhammad Ali, marketing di wilayah Indonesia bagian tengah dan timur melaporkan bahwa
animo masyarakat untuk menggunakan jasa Happy tour and travel semakin meningkat
terutama untuk paket liburan sekolah. Hal ini bisa dilihat dari database marketing bahwa
sudah ada 175 sekolah tingkat SMP dan SMK , serta untuk wisatawan domestik dan asing
juga semakin meningkat dari 15% meningkat menjadi 25% wisatawan yang menggunakan
Happy Tour and Travel.
Nando Waskita, manager area Indonesia bagian barat juga melaporkan perkembangan yang
cukup signifikan dengan animo masyarakat khususnya untuk paket wisata liburan sekolah
dan paket liburan keluarga yang juga meningkat hampir 30 % dibandingkan tahun
sebelumnya, hal ini disebabkan karena kebutuhan masyarakat untuk berwisata juga semakin
meningkat.
Sementara Maharani, manager marketing lintas negara juga melaporkan kondisi wisatawan
Indonesia yang mulai meminati wisata ke luar negeri semakin meningkat tajam dengan
adanya promo-promo dari jasa penerbangan sehingga sangat mendukung untuk melakukan
perjalanan wisata ke luar negeri terutama ke negara Singapura, Malaysia,Australia, dan Cina.
Pada kesempatan tersebut Bapak Slamet Hidayah, [Link] kepada masing-masing
manager marketing untuk memberikan rencana kerja terutama berkaitan dengan
pengembangan promo wisata Happy tour and travel. Moniq Umardi, bendahara melaporkan
kondisi anggaran untuk marketing tahun 2014 masih sekitar 65 % untuk digunakan sebagi
kelanjutan dari promosi di awal tahun kemarin.
Nando Waskita juga menyampaikan bahwa dia beserta staff marketingnya akan melakukan
promo wisata bekerjasama dengan beberapa event organiser yang menyelenggarakan
program MICE di beberapa tempat di Bali, Lombok, Maluku, Makasar dan Papua. Leonita
sebagai staff marketing menyampaikan juga telah memrogramkan acara promo dengan
acara bakti sosial dengan tajuk Happy Tour and Travel Peduli yang akan disiarkan juga oleh
televisi lokal dan nasional. Sementara Rizal Ahmad memberikan masukan untuk membuat
promo dengan melakukan paket acara promo terbuka di media televisi nasional dengan
memasukkan company profile di acara televisi tersebut. Leonita juga sudah memrogramkan
konsep acara tersebut dan memberikan masukan untuk segera melakukan lobi dan
pendekatan dengan beberaba stasiun televisi swasta nasional dan beberapa sponsorship.
Selanjutnya Bapak Slamet Hidayah, [Link] kepada semua manager marketing
untuk segera menindaklanjuti program yang sudah direncanakan terutama untuk promosi
melalui media televisi swasta nasional dan beberapa event organizer yang mempunyai
banyak sponsor pendukung. Untuk masalah dana promosi tersebut budgetnya masih
mencukupi dan meminta kepada bendahara untuk segera merealisasikan untuk kegiatan
promo tersebut. Rapat ditutup pada pukul 11.00 WIB.
Bahan Praktik 2
Susun notulen rapat (verbatim dan resume) dengan petunjuk sebagai berikut :
1. Materi rapat adalah membahas Penyambutan Anggota Baru HIMANIA
(Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga) tahun 2015
2. Tujuan rapat :
a. Menampung pendapat tentang materi penyambutan anggota baru HIMANIA
b. Membahas rencana Latihan Kepemimpinan dan Kedisplinan bagi anggota baru
c. Pembentukan panitia pelaksana kegiatan
3. Pelaksanaan Rapat pada hari Sabtu, 12 Juli 2015
4. Peserta Rapat seluruh Fungsionaris dan anggota HIMANIA
5. Jalannya Rapat
Rapat berjalan dengan tertib dan lancar. Acara dimulai pukul 14 00 tepat. Semua peserta
mengikuti rapat sampai selesai. Rapat diawali dengan pembukaan oleh Ketua HIMANIA,
Fariz Muhammad. Dilanjutkan dengan pengarahan mengenai kegiatan yang akan
berlangsung. Pengarahan ini dikemukakan oleh Bapak Ahmad Fauzi, [Link]., MMT,
Dosen Pembina HIMANIA. Selanjutnya, rapat membahas satu per satu sesuai dengan
tujuan rapat. Rapat ditutup oleh saudara Ghazali dengan doa, berharap semoga kegiatan
ini dapat berlangsung dengan baik dan lancar. Rapat berakhir pada pukul 17.00.
9.3 Langkah-Langkah MenyusunNotula/Notulen
1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusunnotula/notulen
9.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat memberikan
penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan memberikan masukan
atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang (√) pada kolom yang sudah
disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada kolom “tidak”, silakan mengulangi
langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 9.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen sesuai
dengan berlangsungnya rapat ?
2 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen secara
runtut dan benar ?
3 Apakah anda dapat mengambil kesimpulan atau
intisari dari hasil rapat ?
Tabel 9.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen sesuai
dengan berlangsungnya rapat ?
2 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen secara
runtut dan benar ?
3 Apakah anda dapat mengambil kesimpulan atau
intisari dari hasil rapat ?
Masukan :
......................................................................................................................................................
..................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu Mata
Kuliah.