TATA CARA TRANSAKSI
DENGAN METODE E-PURCHASING
Langkah-Langkah Transaksi
Pembelian oleh Pejabat Pengadaan
Negosiasi oleh Pejabat Pengadaan
Negosiasi oleh Penyedia
Persetujuan Negosiasi oleh Pejabat Pengadaan
Persetujuan Negosiasi oleh Penyedia
Mengirimkan Proses ke PPKom
Surat Pesanan oleh PPKom
Proses Pengiriman
Pembelian oleh Pejabat
Pengadaan
Pada bagian ini Pejabat Pengadaan memulai pemrosesan
pembelian dengan memilih produk-produk yang dibutuhkan dari
etalase di dalam katalog
Harap dipastikan kode RUP telah sesuai metode pemilihannya,
dalam hal ini e-purchasing. Apabila metode pemilihannya bukan e-
purchasing (Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, Tender)
harus diubah terlebih dahulu ke e-purchasing
Harap dipastikan pula akun Pejabat Pembuat Komitmen (PPKom)
dalam hal ini nama PPKom, kode akun, dan email telah sesuai
karena semua sudah terkoneksi dengan SPSE seluruh Indonesia
yang dimungkinkan kesalahan dalam pemilihan PPKom. Hal ini
mengakibatkan paket akan terkirim ke PPKom yang lain.
Negosiasi oleh Pejabat Pengadaan
Pejabat Pengadaan wajib melakukan negosiasi untuk metode e-
purchasing dengan negosiasi
Negosiasi berupa harga dan teknis
Harap dilakukan kewajaran harga dengan membandingkan harga
negosiasi dengan harga produk sejenis di katalog dan harga
sumber lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan
Harap diperhatikan waktu pengiriman yang diisikan oleh Pejabat
Pengadaan di sistem merupakan waktu akhir pengiriman oleh
penyedia
Negosiasi oleh Penyedia
Penyedia akan merespon negosiasi dari Pejabat Pengadaan baik
harga maupun teknis
Penyedia dapat merubah harga dan catatan yang dikirim oleh
Pejabat Pengadaan
Persetujuan Negosiasi oleh Pejabat
Pengadaan
Apabila Pejabat Pengadaan telah setuju dengan negosiasi
penyedia, maka Pejabat Pengadaan melakukan persetujuan
negosiasi
Apabila Pejabat Pengadaan belum setuju dengan hasil negosiasi,
maka dapat mengirimkan negosiasi kembali kepada penyedia
Persetujuan Negosiasi oleh
Penyedia
Apabila Pejabat Pengadaan telah setuju dengan negosiasi
penyedia dan Pejabat Pengadaan telah klik persetujuan, maka
langkah selanjutnya penyedia melakukan persetujuan negosiasi
Harap diperhatikan catatan-catatan yang dikirimkan oleh Pejabat
Pengadaan yang diisikan ke dalam sistem
Mengirimkan Proses ke PPKom
Setelah Pejabat Pengadaan dan penyedia telah selesai melakukan
persetujuan, maka paket tersebut dikirimkan oleh Pejabat
Pengadaan ke Pejabat Pembuat Komitmen (PPKom)
Surat Pesanan oleh PPKom
Pejabat Pembuat Komitmen menyusun Surat Pesanan dan
dikirimkan ke penyedia
Harap diperhatikan volume barang, harga barang yang tertera di
Surat Pesanan
Surat Pesanan dapat disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya
diberikan uang muka, pembayaran secara
termin/bulanan/sekaligus
Harap diperhatikan pula hak dan kewajiban para pihak yang
melakukan perikatan
Pengiriman dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang tertuang di
Surat Pesanan
Unduh SP oleh Penyedia
Surat Pesanan yang telah diunggah oleh Pejabat Pembuat
Komitmen dapat diunduh oleh penyedia untuk dilakukan
pengecekan
Penyedia dan Pejabat Pembuat Komitmen membubuhkan tanda
tangan dan materai secukupnya terhadap Surat Pesanan yang
telah disetujui oleh kedua belah pihak
Pengiriman oleh Penyedia
Penyedia melakukan pengiriman sebelum batas akhir waktu
pengiriman
Pengiriman bisa berulang apabila dalam Surat Pesanan dituangkan
detail pengiriman
Harap diperhatikan pula volume pengiriman, waktu pengiriman,
dan lokasi pengiriman
Penerimaan oleh PPKom
Pejabat Pembuat Komitmen melakukan tahapan penerimaan
dengan pengecekan nota pengiriman
Pengiriman disesuaikan dengan jenis barang, spesifikasi barang,
volume barang
Pejabat Pembuat Komitmen mengisikan catatan untuk setiap jenis
barang yang diterima
Pejabat Pembuat Komitmen mengunggah Berita Acara Serah
Terima
Paket Selesai
Pada tahap ini, Pejabat Pembuat Komitmen memberikan rating
penyedia dan menyelesaikan paket
Rating penyedia terdiri dari Akurasi Produk, Pelayanan dan
Kecepatan Pengiriman
Harap memberikan catatan pula di Pesan Tambahan sebagai
masukan kepada penyedia untuk meningkatkan dan menjaga
pelayanan
Terima Kasih