Pengeluaran Uang untuk Kebutuhan Operasional Perusahaan

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

pengeluaran uang berjalan secara akurat, jujur, tertib,
dan sesuai ketentuan yang berlaku.

Panduan Kebijakan  Semua pengeluaran uang dicatat secara rapi dan akurat
sehingga semua penggunaannya dapat
dipertanggungjawabkan secara benar.

Prosedur 1. Staf keuangan menerima form permintaan pembayaran

dari bagian terkait disertai dengan bukti tagihannya
(misal, tagihan pembayaran listrik, tagihan pembayaran
ATK, tagihan pembayaran perbaikan mobil, tagihan
pembayaran cetak dokumen, tagihan pembayaran jasa
konsultan, dll.).

2. Staf keuangan mengecek kelengkapan dokumen

penagihan; akurasi data penagihan, tanggal kapan
harus dibayar, hingga kelengkapan faktur pajak jika
diperlukan.

3. Jika dokumen penagihan ada yang belum lengkap atau

tidak akurat, maka staf keuangan meminta staf bagian
terkait untuk memperbaiki dan melengkapinya.

4. Jika semua dokumen penagihan sudah lengkap dan

akurat, maka staf keuangan melakukan pembayaran
melalui transfer bank sesuai dengan besarnya
permintaan dana.

5. Staf keuangan menyimpan bukti pembayaran dan

melakukan input transaksi pembayaran ke dalam sistem
aplikasi keuangan.

6. Staf keuangan menyimpan faktur pajak (jika ada) dan

menyerahkan ke staf pajak untuk dapat digunakan
sebagai sarana untuk pengkreditan pajak.

Form yang  Form Permintaan Pembayaran Tagihan Operasional

Diperlukan Perusahaan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

 Dibutuhkan

Mulai

Staf Keuangan menerima tagihan pembayaran Form Permintaan

untuk berbagai keperluan operasional Pembayaran Dana
Operasional

Staf Keuangan melakukan verifikasi kelengkapan

data dan akurasi tagihan. Jika ada yang kurang
lengkap, dikembalikan ke user untuk dilengkapi.
Jika sudah akurat dan lengkap, lanjut ke langkah
berikutnya.

Staf Keuangan melakukan pembayaran sesuai Faktur Pajak dan

jumlah tagihan dan menyimpan dokumen Dokumen Tagihan dari
transfer dan tagihan sebagai bukti. Staf Supplier
Keuangan juga menyimpan faktur pajak pada
dokumen tagihan untuk digunakan dalam
pembayaran dan pelaporan pajak.

Staf Keuangan melakukan input data pembayaran

ke dalam aplikasi keuangan.

Selesai

Pengeluaran Uang untuk Pembelian Sparepart

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

 pembayaran pembelian sparepart berjalan secara
akurat, jujur, tertib, dan sesuai ketentuan yang berlaku.

Panduan Kebijakan  Semua pengeluaran uang dicatat secara rapi dan akurat
sehingga semua penggunaannya dapat dipertanggung
jawabkan secara benar.

Prosedur 7. Staf keuangan menerima form permintaan pembayaran

dari staf purchasing; disertai dengan dokumen tagihan
pembayaran dari supplier, berisikan rincian yang
dipesan, jumlah dan nilai pembeliannya, serta tanggal
jatuh tempo pembayaran.

8. Staf keuangan mengecek kelengkapan dokumen

penagihan; akurasi data penagihan, tanggal kapan
harus dibayar, hingga kelengkapan faktur pajak jika
diperlukan.

9. Jika dokumen penagihan ada yang belum lengkap atau

tidak akurat, maka staf keuangan meminta staf bagian
terkait untuk memperbaiki dan melengkapinya.

10. Jika semua dokumen penagihan sudah lengkap dan

akurat, maka staf keuangan melakukan pembayaran
melalui transfer bank sesuai dengan besarnya
permintaan dana.

11. Staf keuangan menyimpan bukti pembayaran dan

melakukan input transaksi pembayaran ke dalam sistem
aplikasi keuangan.

12. Staf keuangan menyimpan faktur pajak (jika ada) dan

menyerahkan ke staf pajak untuk dapat digunakan
sebagai sarana untuk pengkreditan pajak.

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Staf Keuangan menerima tagihan pembayaran

biaya pembelian sparepart

Staf Keuangan melakukan verifikasi kelengkapan

dan akurasi tagihan. Jika ada yang kurang
lengkap, dikembalikan ke user untuk dilengkapi.
Jika sudah akurat dan lengkap, lanjut ke langkah
berikutnya.

Staf Keuangan melakukan pembayaran sesuai

jumlah tagihan dan menyimpan dokumen Faktur Pajak dan
transfer dan tagihan sebagai bukti. Staf Dokumen Tagihan
Keuangan juga menyimpan faktur pajak pada
dokumen tagihan untuk digunakan dalam
pembayaran dan pelaporan pajak.

Staf Keuangan melakukan input data pembayaran

ke dalam aplikasi keuangan.

Selesai

Penerimaan Uang Penjualan secara Tunai

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

penerimaan uang penjualans secara tunai dilakukan
 secara akurat, jujur, tertib, dan sesuai ketentuan yang
berlaku.

Panduan Kebijakan  Semua penerimaan uang dicatat secara rapi dan akurat
sehingga dapat jumlahnya dapat
dipertanggungjawabkan secara benar.

Prosedur 13. Staf kasir menerima pembayaran dari pelanggan untuk

pembelian barang. Jika pelanggan membayar dengan
kartu debit, kartu kredit atau pembayaran digital, maka
staf kasir menggunakan perangkat elektronik untuk
memprosesnya; dan memastikan akurasi data yang
dimasukkan dalam perangkat tersebut.

14. Jika pelanggan membayar dengan uang cash, maka staf

kasir melakukan perhitungan uang cash untuk
memastikan jumlahnya sudah sesuai.

15. Staf kasir menyerahkan barang yang dibeli oleh

pelanggan dan juga memberikan kuitansi penjualan
berisikan jumlah uang yang diterima dan jenis barang
serta jumlahnya.

16. Staf kasir menyimpan copy kuitansi dan melakukan

pencatatan semua transaksi ke dalam sistem aplikasi
penerimaan uang.

17. Setiap sore setelah selesai semua transaksi, staf kasir

melakukan perhitungan untuk memastikan jumlah uang
yang diterima (baik berupa uang fisik ataupun melalui
pembayaran kartu) jumlahnya sama dengan data
penjualan barang.

Form yang  Kuitansi Penjualan/Surat Jalan

Diperlukan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Kasir menerima pembayaran dari pelanggan

untuk pembelian barang.

Jika pelanggan membayar dengan uang digital

atau kartu debit/kartu kredit, kasir melayani
dengan perangkat elektronik dan memastikan
akurasi pembayarannya. Jika pelanggan
membayar dengan uang tunai, maka kasir
menghitung akurasinya.

Kasir lalu menginput data transaksi ke sistem dan

Kuitansi
memberikan kuitansi ke pelanggan serta barang
Penjualan/Surat Jalan
yang dibeli. Kasir juga menyimpan copy kuitansi
sebagai bukti transaksi.

Tiap sore, kasir melakukan pengecekan apakah

data transaksi dalam sistem sudah sesuai dengan
uang yang diterimanya.

Penerimaan Uang Penjualan di Muka secara Transfer Bank

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

penerimaan uang penjualans melalui proses transfer
bank dilakukan secara akurat, jujur, tertib, dan sesuai
 ketentuan yang berlaku.

Panduan Kebijakan  Proses penerimaan uang penjualan melalui proses

transfer bank dilakukan secara rapi dan akurat sehingga
jumlahnya dapat dipertanggungjawabkan secara benar.

Prosedur 18. Staf penjualan mengajukan surat tagihan disertai

dengan kuitansi dan faktur pajak penjualan (jika
diperlukan). Surat tagihan berisikan jumlah uang yang
harus dibayarkan, jenis barang yang dibeli, jumlah PPN,
tanggal jatuh tempo, dan juga nomor rekening tujuan
transfer.

19. Staf penjualan meneruskan faktur pajak penjualan

kepada staf pajak untuk dilaporkan dan dibayarkan
pada masa berikutnya.

20. Staf penjualan mengirimkan data tagihan penjualan

kepada bagian keuangan untuk dicatat dalam sistem
pelaporan keuangan.

21. Staf keuangan melakukan pengecekan saldo rekening

bank untuk melihat apakah pelanggan sudah
melakukan transfer pembayaran. Jika uang sudah
masuk, maka diinformasikan ke staf penjualan.

22. Selanjutnya, staf penjualan akan memberikan form

pengiriman barang kepada bagian pengiriman barang
agar barang segera dikirimkan ke pelanggan.

Form yang  Form Pengiriman Barang/Surat Jalan

Diperlukan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Staf Admin Penjualan mengirimkan tagihan

pembayaran di muka ke pelanggan (jika
diperlukan disertai faktur pajak)

Staf Admin Penjualan menyampaikan dokumen

tagihan ke bagian Keuangan untuk pencatatan
transaksi.

Staf Keuangan mengecek saldo rekening bank

untuk melihat apakah pelanggan sudah
melakukan transfer. Jika sudah, staf Keuangan
menginformasikan ke staf Admin Penjualan; serta
menginput data transaksi dalam sistem.

Staf Penjualan mengirimkan Form Pengiriman

Form Pengiriman
Barang ke bagian Logistik agar barang dikirimkan
Barang/Surat Jalan
ke pelanggan.

Pencatatan dan Penagihan Piutang oleh Pelanggan

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

pencatatan piutang kepada pelanggan dilakukan secara
akurat, jujur, tertib, dan sesuai ketentuan yang berlaku.
Panduan Kebijakan  Proses pencatatan piutang bisnis oleh pelanggan
dilakukan secara akurat, data selalu up to date dan rapi,
sehingga proses penagihan menjadi lebih efektif
dijalankan.

Prosedur 23. Staf Penagihan mendapatkan data penjualan dan

tanggal jatuh tempo pemabayarannya dari bagian Sales
Admin.

24. Selanjutnya staf Penagihan melakukan pencatatan

daftar piutang pelanggan yang harus ditagih disertai
dengan jadwal penagihannya.

25. Seminggu sebelum jatuh tempo, staf penagihan sudah

mengirimkan surat tagihan kepada pelanggan agar
dilakukan pembayaran. Surat tagihan disertai dengan
rincian jenis barang, jumlahnya, nilai rupiah yang harus
dibayarkan, tanggal jatuh tempo, serta nomor rekening
tujuan transfer. Surat tagihan disertai dengan copy
dokumen penerimaan barang yang sudah di-sign
pelanggan.

26. Pada saat tanggal jatuh tempo, staf penagihan

melakukan pengecekan apakah uang tagihan sudah
masuk; jika belum masuk, maka staf penagihan
mengirimkan email atau pesan kepada pelanggan
untuk segera melakukan pembayaran.

27. Jika uang sudah masuk, maka staf penagihan

melakukan update data pembayaran ke dalam sistem
atau tabel monitoring penagihannya secara akurat.

Form yang  Form Surat Tagihan

Diperlukan  Form Tabel Monitoring Tagihan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Staf Penagihan mendapatkan data penjualan dan

tanggal jatuh tempo pembayarannya dari Bagian
Admin Sales.

Staf Penagihan menyusun daftar piutang dan Form Tabel Monitoring

tanggal jatuh tempo pembayarannya. Penagihan

Staf Penagihan melakukan penagihan sesuai

Form Surat Tagihan
dengan tanggal jatuh tempo pembayaran dan
melakukan reminder agar pembayaran dilakukan
tepat waktu.

Jika uang pembayaran sudah masuk, staf

Penagihan melakukan update data penagihan
dalam sistem laporannya.

Pembayaran Gaji Karyawan

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

pembayaran gaji karyawan dilakukan secara tepat
waktu dan akurat sesuai ketentuan.
Panduan Kebijakan  Pembayaran gaji karyawan dilakukan berdasar
kebijakan gaji, skala gaji, dan skema insentif yang telah
ditentukan oleh bagian HRD.

Prosedur 28. Staf keuangan menerima form permintaan pembayaran

gaji disertai rincian jumlah gaji yang harus dibayarkan
kepada setiap karyawan; termasuk upah lembur,
insentif, dan pajak penghasilan yang harus dibayarkan;
dari staf payroll HRD maksimal satu minggu sebelum
tanggal pembayaran gaji.

29. Staf keuangan mengecek akurasi data pembayaran gaji

karyawan. Jika ada data yang kiranya kurang akurat,
maka staf keuangan melakukan kleraifikasi dengan staf
payroll HRD.

30. Jika semua dokumen gaji karyawan sudah akurat, maka

staf keuangan melakukan pembayaran gaji melalui
transfer bank, sesuai dengan yang ada dalam data.
Pembayaran gaji dilakukan setiap tanggal 1 bulan
berikutnya untuk pembayaran gaji bulan sebelumnya.

31. Staf keuangan juga melakukan pembayaran pajak

penghasilan karyawan, yakni PPH Pasal 21 ke kantor
pajak dengan tepat waktu, sesuai dengan jadwal yang
ada dalam ketentuan kantor pajak.

32. Staf keuangan menyimpan bukti pembayaran gaji

karyawan dan melakukan input transaksi pembayaran
ke dalam sistem aplikasi keuangan.

Form yang  Form Permintaan Pembayaran Gaji Karyawan

Diperlukan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Staf Keuanga menerima data gaji dan insentif Form Permintaan

karyawan yang harus dibayarkan dari bagian Pembayaran Gaji
HRD.

Staf Keuangan melakukan pengecekan untuk

memastikan data gaji dan insentif karyawan
sudah akurat dan lengkap

Jika data sudah akurat dan lengkap, staf

Keuangan melakukan pembayaran gaji sesuai
dengan data yang telah diberikan. Staf Keuangan
juga melakukan pembayaran pajak PPH karyawan
sesuai ketentuan

Staf Keuangan melakukan input data

pembayaran gaji ke dalam sistem aplikasi
Keuangan untuk pelaporan.

Pelaporan dan Pembayaran PPH

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

pelaporan dan pembayaran PPH (Pajak Penghasilan)
 secara tepat waktu dan akurat sesuai ketentuan.

Panduan Kebijakan  Pembayaran PPH dilakukan dengan mengacu pada

ketentuan dan perundangan yang berlaku.

Prosedur 33. Staf pajak membuat perhitungan besarnya PPH Pasal

21 (pajak penghasilan karyawan) yang harus dilaporkan
dan dibayarkan.

34. Staf pajak membuat perhitungan besarnya PPH Pasal

25 dan Pasal 29 (PPH Badan).

35. Staf pajak melakukan pelaporan dan pembayaran PPH

Pasal 21, 25, dan 25 secara tepat waktu dan akurat
sesuai ketentuan yang berlaku.

36. Staf pajak mencatat semua transaksi pelaporan dan

pembayaran PPN dalam data atau sistem aplikasi
pembayaran pajak.

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Staf Pajak melakukan perhitungan jumlah pajak

PPH Pasal 21 yang harus dibayarkan dan
dilaporkan

Staf Pajak melakukan perhitungan jumlah pajak

PPH Badan Pasal 25 dan 29 yang harus
dibayarkan dan dilaporkan

Staf Pajak melakukan pembayaran PPH dan

melakukan pelaporannya sesuai ketentuan yang
berlaku.

Staf Pajak melakukan input pembayaran dan

pelaporan pajak dalam sistem aplikasi keuangan
untuk data pelaporan internal

Rekonsiliasi Bank
Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses
rekonsiliasi bank dilakukan secara akurat dan tertib.

Panduan Kebijakan  Proses pencatatan rekonsiliasi bank dilakukan secara

akurat dan tertib, sehingga tidak ada selisih.

Prosedur 37. Staf keuangan menerima rekening koran atau laporan

transaksi bank dari bank setiap awal bulan

38. Staf keuangan melakukan pengecekan apakah semua

data dalam transaksi bank sudah sesuai dengan yang
ada di sistem atau data keuangan.

39. Staf keuangan melakukan klarifikasi ke bank dan pihak

terkait jika terdapat selisih data atau terdapat
ketidaksesuaian antara transaksi di bank dengan yang
tercatat dalam sistem.

40. Staf keuangan menyelesaikan proses klarifikasi

sehingga semua data sudah sesuai 100% antara data
transaksi di bank dengan di sistem.

Form yang  Form Selisih Rekonsiliasi Bank

Diperlukan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Staf Keuanga menerima data rekening koran atau

data transaksi di bank setiap awal bulan dari
pihak bank

Staf Keuangan melakukan pengecekan untuk

memastikan tidak ada selisih antara data dari Form Selisih Data
bank dengan data di bagian keuangan Keuangan dan Data dari
Bank

Jika ada selisih data transaksi atau ada data yang

kurang jelas, maka staf Keuangan melakukan
verifikasi dan klarifikasi ke pihak Bank untuk
menyelesaikan adanya selisih tersebut.

Permintaan Kas Kecil

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

permintaan kas kecil dilakukan secara akurat, tepat
waktu, dan tertib.
Panduan Kebijakan  Kas kecil digunakan untuk pembayaran beragam
aktivitas seperti pembelian konsumi untuk meeting,
uang perjalanan dinas, pembayaran data internet, atau
juga untuk pembelian ATK yang urgen dan mendesak.

Prosedur 41. Staf karyawan yang menjadi pemegang kas kecil dari
berbagai departemen/bagian setiap tanggal 1
mengajukan permintaan dana kas kecil ke bagian
keuangan melalui form permintaan kas kecil (sekaligus
menyerahkan laporan penggunaan kas kecil untuk
bulan sebelumnya).

42. Staf keuangan tidak akan memproses permintaan kas

kecil, jika laporan pemakaian kas kecil bulan
sebelumnya belum diserahkan.

43. Jika laporan penggunaan kas kecil bulan sebelumnya

telah lengkap dan diserahkan, maka staf keuangan
selanjutnya akan memproses permintaan kas kecil.

44. Staf keuangan menyerahkan uang kas kecil (bisa berupa

voucher atau saldo digital money) kepada karyawan
yang menjadi pemegang dan penanggung jawab kas
kecil di bagiannya.

45. Staf keuangan mencatat pengeluaran kas kecil dalam

sistem aplikasi keuangan.

Form yang  Form Permintaan Kas Kecil

Diperlukan  Form Laporan Penggunaan Kas Kecil

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Setiap awal bulan, user atau karyawan Form Permintaan Dana

mengajukan permintaan dana kas kecil ke Staf Kas Kecil
Keuangan (sekaligus menyerahkan laporan
penggunaan kas kecil bulan sebelumnya)

Staf Keuangan melakukan pengecekan laporan Form Laporan

penggunaan kas kecil untuk mengecek akurasi Penggunaan Kas Kecil
dan kelengkapannya.

Jika laporan penggunaan kas kecil sudah lengkap

dan akurat, staf Keuangan mememberikan dana
kas kecil baru sesuai dengan permintaan.

Staf Keuang melakukan input penggunaan dana

kas kecil dan pemberian kas kecil baru ke dalam
sistem aplikasi keuangan.

Rapat Bulanan untuk Monitoring Kinerja Team

Tujuan  Prosedur ini bertujuan agar rapat bulanan monitoring

kinerja dapat dilakukan secara efektif dan menghasilkan
 dampak positif bagi kinerja team dan kinerja bisnis
perusahaan.

Panduan Kebijakan  Sebagai upaya untuk mengelola kinerja team secara

maksimal, maka setiap bagian atau departemen harus
melakukan meeting bulanan yang terfokus dan dengan
agenda utama pembahasan pencapaian target kerja
team atau juga evaluasi pencapaian KPI (Key
Performance Indicators).

 Meeting atau rapat bulanan dilakukan maksimal

tanggal 10 bulan berikutnya.

 Rapat bulanan dilakukan dengan durasi maksimal 90

menit, dengan agenda yang terfokus, yakni:
 Review pencapaian KPI atau target kerja bulan
sebelumnya.
 Rencana tindakan atau aktivitas yang akan
dilakukan agar targer kerja dan KPI tercapai
secara maksimal.
 Sumber daya atau dukungan apa saja yang
diperlukan agar rencana aktivitas dapat berjalan
dengan hasil optimal.

 Tujuan meeting bulanan ini adalah untuk memastikan

kinerja semua anggota team dapat berjalan dengan
optimal dan selau ada proses perbaikan secara kontinu
untuk mengembangkan level kinerja.

 Agar meeting dapat berjalan secara efisien dan efektif,

maka sampaikan setiap poin secara lugas dan to the
point; tidak bertele-tele; dan selalu fokus pada solusi
yang konkret.

Prosedur 46. Sesuai panduan kebijakan, maka setiap bagian dengan

dipimpin oleh team leader (supervisor, manajer, atau
atasan) wajib melakukan meeting bulanan untuk
melakukan monitoring kinerja team dan pencapaian
target kerja atau KPI.

47. Meeting atau rapat dilakukan dengan agenda seperti

yang diuraikan dalam panduan kebijakan dengan durasi
maksimal 90 menit.

48. Selama meeting, maka ada salah seorang anggota yang

mencatat poin-poin penting hasil meeting dan
 kemudian wajib mendistribusikannya catatan hasil rapat
ini kepada setiap anggota yang hadir. Catatan poin
rapat mengacu pada aspek berikut ini.

 Hasil kerja apa saja yang sudah baik selama

sebulan terakhir (dan layak diapresiasi).
 Apa saja yang perlu diperbaiki agar kinerja
meningkat di kemudian hari.
 Rencana aktivitas apa saja yang penting dan
akan dilakukan pada bulan ini, dan oleh siapa,
serta apa targetnya.
 Sumber daya apa yang kiranya diperlukan
agar rencana aktivitas dapat berjalan dengan
maksimal.

Form yang Form Agenda Meeting Bulanan

Diperlukan Form Catatan Hasil Meeting

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Atasan (team leader, supervisor, atau manajer) Form Agenda Meeting

bersama stafnya melakukan meeting bulanan Bulanan
untuk melakukan monitoring pencapaian target
kinerja

Salah seorang staf ditugaskan untuk mencatat

poin-point penting meeting dan Form Poin Penting Hasil
mendistribusikannya kepada semua partisipan Meeting
meeting setelah meeting usai