.FRONT.

OFFICE-

Chapter 2
RESERVATION
© 2008, PT. SUPRANUSA SiNDATA, JAKARTA - INDONESIA,

Buku Pedoman ini dibawah Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang

keras menerjemahkan, memfotokopi atau memperbanyak sebagian atau
seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari PT. SUPRANUSA SiNDATA.
 DAFTAR ISI

CHAPTER 2: FRONT OFFICE – RESERVATION 1

A. Pembuatan Reservasi 1
B. Pengenalan Button / Toolbar Reservation 1

2.1 Pembuatan Reservation Individual 2

A. Cara Pembuatan Reservasi Individual 2
B. Penjabaran Menu Reservation 5
C. Penjabaran Layar Menu Main Reservation 6

2.2 Reservation Untuk Company dan Travel Agent 6

A. Cara Pembuatan Reservasi untuk Company & Travel Agent 6
B. Penjabaran dari Layar Reservation untuk Company & Travel 7
Agent

2.3 Administration Company / Group Reservation ( Splitting 7

Company / Travel Agent Reservation )
A. Cara Melakukan Splitting Company / Travel Agent 7
Reservation
B. Penjabaran dari Layar Splitting Company Reservation 8

2.4 Reservation Untuk Travel Agent 9

A. Cara Pembuatan Reservation untuk Travel Agent 9
B. Penjabaran dari Layar Reservation Travel Agent 9

2.5 Room Sharer 9

A. Cara Pembuatan Room Sharer 9
B. Penjabaran dari Layar Room Sharer 9

2.6 Fungsi-Fungsi Lain Dari Reservation 11

2.6.1 Insert Reservation 11
A. Cara Pembuatan Insert Reservation 11
B. Penjabaran dari Layar Insert Reservation 11
2.6.2 Penghapusan Reservasi (Delete Reservation) 12
2.6.3 Pembatalan Reservasi (Cancel Reservation) 12
2.6.4 Fix Cost Articles 14
A. Cara Pembuatan Fix Cost Article 14
B. Penjabaran dari Layar Fix Cost 15
2.6.5 Deposit 15
A. Cara Pembuatan Deposit 15
B. Penjabaran dari Layar Deposit 16
2.6.6 Master Bill 17
A. Cara Pembuatan Master Bill sebelum Check-In 17
B. Penjabaran dari Layar Master Bill 18
C. Membuat Master Bill bagi Company / Group yang 18
telah Check-In
2.6.7 Arrangement Lines 19
2.6.8 Copy Rate To Other Room Category 19
2.6.9 Log File 19
2.6.10 View Rate 21
2.6.11 Allotment 22
2.6.12 Availability 22

ii
SINDATA Your Applications System Solution Provider
 2.6.13 View Accompany Guest 22
2.6.14 Show Room Revenue 24
2.6.15 Room Rate Program 25
2.6.16 Fix Rate / Ad-Hoc Rate 25
2.6.17 Upgrade Room 26
2.6.18 Multi Currency 26
2.6.19 Guest Message 27
A. Cara Membuat Guest Message 27
B. Pengenalan Button / Toolbar Guest Message 29

2.7 Menubar Reservation 30

2.7.1 Reservation By Creation Date 30
2.7.2 Reservation By CutOff List 31
2.7.3 Reservation By Log Date 31
2.7.4 Arrival Reservation List 32
2.7.5 Arrival Departure List 35
2.7.6 VIP List 36
2.7.7 No Show List 36
2.7.8 Cancellation List 38
2.7.9 No Show List By Travel Agent 38
2.7.10 Cancel List By Travel Agent 39
2.7.11 Daily Room Usage List 40
2.7.12 Availability 40
[Link] Booking Status 40
[Link] Room Category 41
2.7.13 Availability With Bed Setup 42
2.7.14 Daily Forecast Of Room Occupancy 42
2.7.15 Monthly Room Occupancy Forecast 43
2.7.16 Annual Room Occupancy Forecast 43
2.7.17 Room Plan 44
[Link] Edit Reservation dari Room Plan 46
A. Memperpanjang Masa Tinggal (Extend) 46
B. Mempercepat Kedatangan (Early Check-In) 46
[Link] Display Kamar dari Room Plan 47
2.7.18 Floor Plan 47
2.7.19 Reorganized Reservation Record 50

2.8 Find / New Reservation 51

A. Cara melakukan Find / New Reservation 51
B. Penjabaran dari Layar Find / New Reservation 51

2.9 Print Comfirmation Letter 52

A. Cara Menjalankan Fungsi Print Confimation Letter 52
B. Penjabaran dari Layar Print Confirmation Letter 53

2.10 Print Registration Form 53

A. Cara Menjalankan Print Registration Form 53
B. Penjabaran dari Layar Print Registration Form 54

Additional Programs – Front Office 55

2.10.1 ARR. By Nationality 55
2.10.2 Arrival Guest List 56
2.10.3 Bill Balance List 57
2.10.4 Departure Guest List 58
2.10.5 Double Occupancy Stat. 58
2.10.6 Inhouse Guest List 59

iii
SINDATA Your Applications System Solution Provider
 2.10.7 Inhouse Guest List 2 60
2.10.8 Long & Short Stay G-List 60
2.10.9 Longstay Guest List 61
2.10.10 Room Recapitulation 62
2.10.11 Walk-In Guest List 63
System Log File 63

iv
SINDATA Your Applications System Solution Provider
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

2. RESERVATION

Bila telah selesai memasukkan data di GCF, maka reservasi harus dibuat untuk
setiap tamu yang akan menginap di hotel.

Pembuatan reservasi dapat dibedakan untuk :

1. Individual Guest
2. Company Guest
3. Travel Agent

A. Pembuatan Reservasi

Pembuatan reservasi dimulai dengan terlebih dahulu menampilkan layar Guest Card
File List dari Individual Guest atau Company / Travel Agent Guest.

Pada bagian reservasi ini terdapat informasi mengenai:

(a) Tanggal kedatangan
(b) Tanggal keberangkatan
(c) Berapa lama menginap
(d) Jenis kamar
(e) Nomor kamar
(f) Harga kamar
(g) dan lain-lain

Untuk lebih jelasnya akan dijabarkan cara pembuatan reservasi pada bab berikut

B. Pengenalan Button / Toolbar Reservation

Button Toolbar Fungsi

RSV Berfungsi untuk menjalankan modul Reservasi

Berfungsi untuk melakukan proses penyelesaian

Execute pembuatan Line Resevasi

Help Berfungsi untuk membantu dalam mencari data

New Berfungsi untuk membuat file baru dalam hal ini

pembuatan reservasi baru

Modify Berfungsi untuk mengoreksi suatu kesalahan

Print Berfungsi untuk mencetak dokumen

1
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Delete Berfungsi untuk menghapus suatu file

Stop Berfungsi untuk mengakhiri suatu proses/exit

Cancel Berfungsi untuk membatalkan suatu reservasi

Insert Berfungsi untuk menambah suatu reservasi tanpa

membuat nomor reservasi baru

Group Berfungsi untuk menjabarkan nama-nama tamu

Admin group (untuk travel agent dan company)

Check-In Berfungsi untuk mendaftarkan tamu yang tiba atau

tamu yang akan menginap

MasterBill Berfungsi untuk membuat master bill untuk Group

atau Company

Berfungsi untuk mencetak kunci kartu bagi tamu

KeyCard yang akan menginap (jika menggunakan fasilitas
Door Card System)

Berfungsi untuk membuat pesan baik dari tamu

Message luar kepada tamu yang tinggal dihotel atau
sebaliknya

Check-Out Berfungsi untuk mengeluarkan tamu yang sudah

sampai dengan batas waktu yang ditentukan

2.1 PEMBUATAN BARU RESERVASI INDIVIDUAL

Tamu yang hendak menginap di hotel, harus membuat reservasi terlebih dahulu.

A. Cara Pembuatan Reservasi Individual

1. Cari terlebih dahulu nama tamu dari Guest Card Files, blok nama yang
dikehendaki apabila belum terdefinisi, lakukan langkah-langkah seperti pada
bab 1.2
2. Setelah terblok nama di GCF klik icon RSV Guest
3. Maka akan tampil Reservation Main Records (lihat Gbr. 2.1)
4. Klik icon New
5. Maka akan tampil menu reservation (lihat Gbr. 2.2)
6. Setelah mengisi semua field di menu reservation, klik icon Execute
7. Di reservation line akan tampil nama tamu, kemudian klik icon Stop

2
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

8. Langkah selanjutnya masuk ke menu Main Reservation

9. Jika tamu menjanjikan uang muka/deposit, maka harus dilakukan pengisian
sesuai yang dijanjikan oleh tamu.
10. Untuk pembuatan surat konfirmasi harus diisi kode pada kolom “Letter”
11. Klik icon Execute

Gbr. 2.1 - Reservation Main Records

Gbr. 2.2 - Menu Reservation

3
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

“Tooltips creating date reservation” pada reservation menu, jika cursor ada pada
field Arrival, Depart dan Nights maka akan muncul tanggal, jam reservation serta id
dari user yg membuat reservasi (lihat Gbr. 2.2a)

Gbr. 2.2a - Tooltips creating date reservation

Dalam pemberian nomor kamar kita dapat menggunakan fungsi icon Help, maka
akan tampil semua nomor kamar berdasarkan kategori kamarnya (berdasarkan
nomor kamar yang telah diberikan). Pada Room Rate terdapat indikasi warna
dimana warna hijau merupakan Ad-hock rate.

Pada fungsi Help ini, kita dapat mensorting berdasarkan nomor kamar (Sort By
Room Number) dan Status Kamar (Sort By Room Status) dengan cara mengklik
kanan pada layar “Room Number For Category” (lihat Gbr. 2.3)

Gbr. 2.3 - Room Number

4
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

B. Penjabaran Menu Reservation

Field Fungsi

Arrival Di isi tanggal kedatangan tamu

Nights Di isi berapa lama tamu tersebut menginap
Depart Di isi tanggal tanggal keberangkatan tamu
A Di isi jumlah orang dewasa (adult)
Ch Di isi jumlah anak (child)
Co Di isi jumlah compliment
Cat Di isi kategori kamar yang dipilih dengan menunjukkan
tipe dari bed setup (Double bed atau Twin Bed)
Qty Di isi jumlah kamar yang dipesan
RoomNo Di isi nomor kamar yang dipilih atau diberikan, dapat
juga menggunakan fungsi Help
Arg Di isi kode arragement, dapat menggunakan fungsi Help
RoomRate Di isi harga kamar yang dipilih (otomatis), tetapi tidak
menutup kemungkinan kita dapat merubahnya
Bill Instruction Di isi suatu pembayaran yang sudah di sepakati oleh
pihak hotel dan tamu, dapat menggunakan fungsi Help
Flight Di isi nomor penerbangan tamu hotel
ETA Di isi jam kedatangan pesawat
ETD Di isi jam Keberangkatan pesawat
ResNo Di isi nomor reservasi (otomatis)
Comment Di isi keterangan untuk tamu
Fix Rate Otomatis terisi (berlaku untuk Travel Agent atau
Company) yang memiliki kontrak rate dengan hotel.
Kolom berwarna merah menandakan bahwa terdapat
contract rate
Guest
Reservation
Status :
Guaranteed Guarantee Letter/Deposito diterima, tamu pasti datang
6 pm Tamu akan datang selambat-lambatnya jam 6 sore
Oral Confirmed Tamu menyatakan pasti datang secara oral
Tentative Tamu belum pasti datang
Waiting List Daftar tunggu
Room Sharer Dimana 1 kamar berisi lebih dari satu orang tamu
Comment Kolom untuk memberikan informasi / komentar
Guest Name Secara otomatis terisi oleh sistem dan dapat di edit bila
perlu.
Billing Address Secara otomatis terisi oleh sistem dan dapat diedit bila
perlu
ResNo Secara otomatis terisi oleh sistem

5
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

C. Penjabaran layar Menu Main Reservation

Field Fungsi

Segment-Code Telah terisi secara otomatis apabila pada saat

membuat GCF segment code telah diisi.
Reserved By Secara otomatis terisi oleh system.
Groupname Isi untuk Reservation Company, misalnya Group
“Seminar”.
Comments Kolom komentar tambahan untuk Reservasi bagi tamu.
T/A Commision Besarnya komisi yang diberikan kepada suatu Travel
Agent.
Source Reservation dibuat berdasarkan (telp, fax, surat dan
lain-lain).
LetterNo Untuk pembuatan surat yang mana langsung
dihubungkan dengan Winword, Misal: untuk jenis surat
konfirmasi (dapat menggunakan menu “Help”).
Deposit Jumlah uang muka yang dijanjikan oleh tamu.

Setelah pengisian field Main Reservation selesai, jika tamu tersebut tergolong
Walk In Guest (datang saat ini dan check-In saat ini juga), klik icon Check-in
maka akan tampil pertanyaan “Check-in Now ?” Jawab dengan “YES”, bila tamu
pada saat pembuatan reservasi tidak menjanjikan uang muka/deposit. Atau
jawab dengan “NO”, bila tamu pada saat reservasi menjanjikan uang muka/
deposit, sebab tamu harus membayar uang muka/deposit terlebih dahulu
melalui Cashier F/O.

Cara men-Check In-kan tamu tersebut :

1. Menggunakan Icon Check-In dari Guest Card File list
2. Maka akan tampil Check-In list, blok tamu yang akan Check-In .
3. Klik icon Check-In
4. Tampil Guest Checked-In ? klik OK

2.2 RESERVATION UNTUK COMPANY DAN TRAVEL AGENT

Bila petugas reservasi telah selesai memasukkan data-data dari Company ke Guest
Card File, maka langkah selanjutnya membuat Reservation.

A. Cara Pembuatan Reservasi untuk Company dan Travel Agent

1. Caranya sama dengan Individual Reservation

2. Pilih Card Type : Company atau Travel Agent pada GCF List
3. Blok Company, klik icon RSV dan seterusnya seperti saat pembuatan Reservasi
individual.
4. Pada Reservation terhadap field “Qty” : yang berfungsi untuk mengisi jumlah
kamar yang akan dipesan: misal 5.
5. Setelah selesai ketik icon Execute (Lihat Gbr. 2.4)

6
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Gbr. 2.4 - Reservation Main Records

B. Penjabaran dari layar Reservation untuk Company & Travel Agent

Penjabaran dari Gbr. 2.4 Reservation untuk Company/TA dapat di lihat pada
reservasi individual (Penjabaran B).

2.3. ADMINISTRATION COMPANY / GROUP RESERVATION

(SPLITTING COMPANY / TRAVEL AGENT RESERVATION)

A. Cara Melakukan Splitting Company / Travel Agent Reservation

1. Blok nama company dari GCF list

2. Klik icon RSV
3. Tampil menu Reservation Member Records, kemudian Klik icon Admin of
Group Reservation muncul window message “Reservation line(s) will be
splitted now, Ok ?” klik YES (lihat Gbr. 2.5)
4. Kursor memblok satu persatu Nama Company di menu Reservation line, maka
akan di edit menjadi nama tamu yang bersangkutan.
5. Klik 2x nama company, isi semua field-field diatas, kemudian pada field Guest
Name klik CHANGE, maka akan tampil GCF List, pilih nama tamu yang sesuai
dengan daftar dari Company. Kalau tidak terdaftar di GCF List harus dibuat GCF
baru dengan klik CREATE (lihat Gbr. 2.6)
6. Jika di GCF list sudah terdapat nama tamu yang di inginkan, blok nama tersebut
kemudian klik icon OK, maka nama tamu tersebut akan masuk di field Guest
Name, klik icons OK jika semua nama tamu telah di update.

7
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Gbr. 2.5 - Menu Reservation Line

Gbr. 2.6 – Update Guest Name

Keterangan : Ulangi perintah yang sama untuk tiap kamar sesuai dengan
nama tamu yang akan Check-In

B. Penjabaran dari layar Splitting Company Reservation

Penjabaran gambar diatas dapat dilihat pada pembuatan reservasi individual
(Penjabaran B).

8
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

2.4 RESERVATION UNTUK TRAVEL AGENT

Bila petugas reservasi telah selesai memasukkan data-data dari Travel Agent ke
Guest Card File, maka langkah selanjutnya adalah membuat Reservation.

A. Cara Pembuatan Reservation untuk Travel Agent

Caranya sama dengan pembuatan pada Reservation Company (bab 2.3)

B. Penjabaran dari layar Reservation Travel Agent

Lihat di penjabaran layar diatas pada Reservation Individual (Penjabaran A dan
Penjabaran B)

2.5 ROOM SHARER

Dimana satu kamar diisi lebih dari satu orang tamu dan juga untuk menambah data
reservasi yang sudah ada, karena ada penambahan reservasi dengan status
sharing.

A. Cara Pembuatan Room Sharer

1. Setelah petugas Reception membuat reservasi individual

2. Blok nama tamu di GCF list klik icon RSV
3. Dari Main Reservation, klik menubar Create Room Sharer
4. Pada window “Enter Room Sharer” klik Add Record
5. Ketik nama tamu sebagai room sharer, Enter lalu akan keluar window “Select
Guest” yang berisi GCF (lihat Gbr. 2.7)
6. Blok nama tamu bila namanya ada di dalam GCF, lalu klik OK atau klik Create
bila namanya tidak ada di dalam GCF
7. Klik OK bila nama tamu sudah di update, maka akan keluar window “Confirm
your Room Sharer entry?” (lihat Gbr. 2.8)
8. Klik Yes, maka proses pembuatan Room Sharer telah selesai.

B. Penjabaran dari layar Room Sharer

Field Fungsi

Name, Firstname, Untuk mengisi nama, nama depan tamu, dan title
Tittle
Nation Untuk mengisi kebangsaan atau warga Negara tamu
Arrival Untuk mengisi tanggal kedatangan tamu (Check In)
Departure Untuk mengisi tanggal keberangkatan tamu (Check-Out)

Pada layar Reservation Member Record terdapat menu View reservation dimana
fungsi ini merupakan ringkasan dari suatu nomor reservasi yng telah dibuat dari
seorang tamu, company atau travel agent yang berisi informasi seperti tanggal
kedatangan dan keberangkatan, kategori kamar, berapa banyak kamar yang di
pesan, jumlah tamu dewasa, anak-anak dan daftar atau list tersebut dapat di
cetak.

9
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Gbr. 2.7 - Update Room Sharer Name

Gbr. 2.8 - Confirm Room Sharer Entry

10
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

2.6 FUNGSI - FUNGSI LAIN DARI RESERVATION

2.6.1 Insert Reservation

2.6.2 Delete Reservation
2.6.3 Cancel Reservation
2.6.4 Fix Cost
2.6.5 Deposit
2.6.6 Master Bill
2.6.7 Arrangement Lines
2.6.8 Copy Rate To Other Room Category
2.6.9 Log File
2.6.10 View Rate
2.6.11 View Allotment
2.6.12 Availability
2.6.13 View Accompany Guest
2.6.14 Show Room Revenue
2.6.15 Room Rate Program
2.6.16 Fix Rate / Ad-Hoc Rate
2.6.17 Upgrade RoomRate Calculation
2.6.18 Multi Currency
2.6.19 Guest Message

2.6.1 INSERT RESERVATION

Fungsi ini berguna untuk menambah suatu reservasi yang sudah ada sesuai dengan
nomor reservasi (Misalnya untuk penambahan Reservasi kamar untuk tamu
tambahan)

A. Cara pembuatan Insert Reservation

1. Cari dahulu nama tamu di GCF list yang sudah pernah dibuatkan reservasi
2. Blok nama tersebut, kemudian klik icon RSV dari GCF list
3. Tampil reservasi main record, (lihat Gbr. 2.1)
4. Akan tampil nama tamu yang sudah dibuatkan reservasi
5. Klik icon Insert Reservation
6. Tampil menu reservasi, isi semua field-field (seperti saat membuat reservasi
individual)
7. Kemudian update Guest Name dengan cara klik Change pada field Guest
Name, monitor akan menampilkan layar GCF list. Bila nama tamu yang
dikehendaki ada di dalam GCF, blok nama tersebut klik Execute
8. Tetapi apabila nama tamu tidak ada di GCF list, anda harus membuat GCF
(caranya seperti anda membuat GCF seperti penjelasan sebelumnya), setelah
GCF selesai dibuat klik icon Execute
9. Periksa kembali di field Guest Name, untuk nama tamu yang dilakukan
perubahan apabila sudah benar, jika semua field telah terisi maka klik icon
Execute.

B. Penjabaran dari layar Insert Reservation

(Lihat penjabaran layar menu line reservation)

11
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

2.6.2 PENGHAPUSAN RESERVASI (DELETE RESERVATION)

Fungsi yang berguna untuk menghapus suatu reservasi tamu hotel yang sudah
pernah di buat oleh petugas reservasi, tapi melakukan kesalahan dalam
pembuatannya.

Cara melakukan penghapusan/Delete Reservation :

1. Cari dahulu nama tamu di GCF list yang sudah pernah dibuatkan reservasi
2. Blok nama tamu tersebut
3. Klik icon RSV di GCF list
4. Tampil main menu record, di dalamnya terdapat nama tamu yang sudah
dibuatkan reservasi
5. Klik icon Delete, akan keluar pesan “Do you really want to DELETE the
reservation of (nama tamu) Room-No….. Arrival ………, departure……….” (lihat
Gbr. 2.9)
Klik Yes
6. Maka reservasi untuk tamu tersebut akan terhapus.

2.6.3 PEMBATALAN RESERVASI (CANCEL RESERVATION)

Fungsi yang berguna untuk membatalkan suatu reservasi disebabkan karena tamu
tidak jadi datang ke hotel (Check-In)

Cara melakukan pembatalan/Cancel Reservation :

1. Cari dahulu nama tamu di GCF list yang sudah pernah dibuatkan reservasi
2. Blok nama tamu tersebut
3. Klik icon RSV di GCF list
4. Tampil main menu record , di dalamnya terdapat nama tamu yang sudah
dibuatkan reservasi
5. Klik icon Cancel Reservation, akan keluar pesan “Do you really want to
CANCEL the reservation of (nama tamu) Room-No….. Arrival ………,
departure……….” (lihat Gbr. 2.10)
Jawab Yes
6. Reservasi nama tamu tersebut akan hilang, tapi akan tersimpan di suatu
file/menu yaitu Cancellation List yang terdapat di dalam menu bar Reservation
List.

12
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Icon Delete

Gbr. 2.9 - Delete Reservation

Icon Cancel

Gbr. 2.10 - Cancel Reservation

13
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

2.6.4 FIX COST ARTICLE

Menu yang berfungsi untuk memposting artikel khusus yang disewa oleh tamu
hotel agar secara otomatis masuk di invoice atau untuk mendefenisikan artikel-
artikel tambahan yang harus di hitung pada invoice atau bill tamu.
Contoh : Extra Bad, Garage dll.

A. Cara pembuatan Fix Cost Article

1. Pada saat anda membuat reservasi atau sudah pernah membuat reservasi
tamu, di menu Line Reservation
2. Klik icon Fix Cost Article
3. Tampil layar Fix Cost Artikel
4. Klik ADD, kursor akan berada di field Dept (klik help), contoh : 0 = FO
5. Isi field Article (klik help), contoh : 30 Extra Bed
6. Isi field Qty, contoh : 1
7. Isi Price, contoh : Rp. 200.000,-
8. Isi field Seg (klik help), contoh : 1 (daily posting)
9. Klik icon OK
10. Tampil di sebelah kiri (lihat Gbr. 2.11)
11. Kalau ingin keluar dari menu Fix Cost Article, klik icon Cancel
12. Jika posting type di isi dengan 6, maka total posting harus di defenisikan
berapa kali harus dilakukan perhitungan kemudian start from di isi mulai
berlakunya transaksi

Note : Kalau akan menambah artikel caranya sama dari no. 4 sampai 9

Gbr. 2.11 - Fixt Cost Article

14
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

B. Penjabaran dari layar Fix Cost

Field Fungsi

? Dept Di isi berdasarkan nomor dari departemen (bisa gunakan

Help)
? ArtNo Di isi berdasarkan nomor artikel dari departemen (bisa
gunakan Help)
Qty Di isi berdasarkan jumlah
Price Di isi untuk harga satuan dari per artikel
? Seg Di isi untuk memilih type posting (ada 5 pilihan)
1. daily posting (di hitung per-hari)
2. posting when checked-in (di hitung ketika c/I)
4. posting on every 1st-day of month (di hitung setiap awal
bulan)
5. posting on every last-day of month (di hitung setiap
akhir bulan)
6. posting special (jumlah posting bisa lebih dari 1, tgl
posting flexible antara tgl C/I – tgl C/O)

ADD Untuk membuat baru atau menambah artikel

CHG Untuk meng-edit artikel
DEL Untuk menghapus artikel

2.6.5 DEPOSIT

Pada saat petugas reservasi membuat reservasi bagi tamu hotel, dan tamu
tersebut hendak memberikan Deposit, maka petugas reservasi harus
mencantumkan Nilai Deposit tersebut.

A. Cara Pembuatan Deposit

1. Staff reservasi harus masuk ke Main Reservation dari Reservation Main Record
2. Blok reservasi di dalam Reservation Main Record kemudian klik Modify (lihat
Gbr. 2.12)
3. Field Limitdate : batasan tanggal, tamu hotel harus membayar Deposit
4. Field Amount : jumlah uang muka yang di janjikan
5. Klik icon Execute
6. Cara membayaran Deposit akan di jelaskan pada bagian FO Cashier

15
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Gbr. 2.12 - Main reservation

B. Penjabaran dari layar Deposit

Field Fungsi

Segment Code Menampilkan nomor segmentasi tamu

Reserved by Menampilkan nama yang melakukan reservasi
GroupName Menampilkan nama group atau kelompok
T/A Commission Menampilkan nama agen perjalananan yang menerima komisi
VoucherNo Menampilkan nomor Voucher
Source Menampilkan cara melakukan reservasi
LetterNo Menampilkan nomor surat confirmasi
Cutt-Off Days Menampilkan tanggal reservasi tidak berlaku lagi
Comment Menampilkan keterangan tentang si tamu

DEPOSIT
Limit Date Menampilkan tanggal terakhir pembayaran deposit reservasi
Amount Menampilkan jumlah deposit reservasi
Deposit Paid Menampilkan jumlah pembayaran deposit ke satu
Deposit2 Paid Menampilkan jumlah pembayaran deposit ke dua
Balance Menampilkan sisa pembayaran deposit
Posting Menampilkan pemostingan ke bill tamu pada saat Check-In

MASTERBILL
Masterbill Active Menampilkan masterbill (khusus untuk travel agent dan
Company)
Invoice No Menampilkan nomor invoice Masterbill
Bill-Receiver Menampilkan nama travel agent / company yang menerima
tagihan
From Invoice No Menampilkan nomor invoice yang ditanggung oleh Masterbill
To Menampilkan nomor invoice yang ditanggung oleh Masterbill
Article List Menampilkan artikel yang di tanggung oleh Masterbill

16
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

2.6.6 MASTERBILL

Suatu bill induk yang digunakan untuk menampung semua transaksi yang telah di
sepakati oleh suatu Perusahaan / Travel Agent.
Contoh:
Tamu yang berasal dari suatu Company, untuk biaya tertentu. Misal : harga
kamarnya saja ditanggung oleh Company atau Travel Agent, maka harus dibuat
Master Bill.

A. Cara pembuatan Master Bill sebelum Check-In

1. Master Bill biasanya dibuat untuk Group dari Company atau Travel Agent
2. Dilakukan dari Main Reservation Records, klik Icon Modify, maka tampil menu
Main Reservation.
3. Pada menu Main Reservation klik Icon Master Bill
4. Pada menu Main Reservation, Master bill menjadi aktif lihat (Gbr. 2.13)
5. Aktifkan article : Room Charges, Food-Beverage dan Other Turnover, dengan
tanda “√”, jika artikel tersebut diatas yang akan ditanggung oleh Perusahaan.
6. Kemudian klik icon Execute

Gbr. 2.13 - Master Bill

17
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

B. Penjabaran dari layar Master Bill

Field Fungsi

Master Bill active Kalau anda akan membuat Master Bill harus dijawab Yes.
Bill-Receiver Yang menanggung/bertanggung jawab atas semua biaya
(Nama Perusahaan).
Room-Charge Kalau menu ini diberi tanda, maka harga kamar/room
charge masuk ke Master Bill.
F&B turnover Kalau menu ini tidak diberi tanda, maka F & B tidak masuk
ke Master Bill
Other turnover Kalau menu ini tidak diberi tanda (misal telephone,fax dan
lain-lain maka tidak masuk ke Master Bill)

Contoh layar Master Bill yang aktif:

Gbr. 2.14 - Active Master Bill

C. Membuat Master Bill bagi Company / Group yang telah Check-In

1. Masuk ke menu F/O Cashier klik FO Invoicing

2. Buka Bill/Invoice salah satu tamu dari Group Company
3. Klik Icon Master Bill (lihat Gbr. 2-15)
4. Pilih Article List (misal : Room-Charges) artinya harga room charges masuk ke
Master Bill, klik OK
5. Master Bill hanya di buat satu kali untuk suatu Group yang pesertanya lebih
dari satu

18
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Gbr. 2.15 - Invoice

CATATAN :
Setelah proses pembuatan Master Bill selesai, maka akan terlihat nomor dari
Master Bill, serta nama dari perusahaan pada layar reservation (Company atau
Travel Agent) yang bersangkutan.

2.6.7 ARRANGEMENT LINES

Berfungsi untuk mendefinisikan suatu arrangement terdiri dari apa saja (mis.
Breakfast) dan berapa harga dari B’fast tersebut serta berlaku dari tanggal berapa
ke tanggal berapa (lihat Gbr. 2.16)

2.6.8 COPY RATE TO OTHER ROOM CATEGORY

Berfungsi untuk mengkopi suatu roomrate ke roomrate yang lain, yang mana harga
dan masa berlakunya sama (lihat Gbr. 2.17)

2.6.9 LOG FILE

Berfungsi untuk menampilkan informasi terhadap perubahan yang terjadi pada

suatu reservasi, dimana perubahan yang terjadi di tandai dengan warna merah
(lihat Gbr. 2.18)

19
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Gbr. 2.16 - Arrangement Lines

Gbr. 2.17 - Copy Rate To Other Room Category

20
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Gbr. 2.18 - Log File

2.6.10 VIEW RATE

Menubar yang berfungsi untuk melihat pendefinisian harga kontrak dari suatu
Travel Agent/Company.

Gbr. 2.19 - View Rate

21
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

2.6.11 VIEW ALLOTMENT

Menubar yang berfungsi untuk melihat penetapan bagian (jatah) kamar sesuai
dengan kesepakatan/perjanjian antara pihak hotel dengan Agen Biro Perjalanan /
Travel Agent.

2.6.12 AVAILABILITY

Menubar yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai jumlah kamar yang
tersedia dan dapat dijual, menubar Availability ini berisi menu-menu sebagai
berikut : (lihat Gbr. 2.20)
a. Availability
b. Availability w/ Bed Setup
c. Daily Forecast of Room Occupancy
d. Monthly Room Occupancy Forecast
e. Annual Room Occupancy Forecast
*Detail dari menu tersebut diatas dapat dilihat di point 2.7.12 – 2.7.16

Gbr. 2.20 – Menubar Availabilty

2.6.13 VIEW ACCOMPANY GUEST

Pada menubar di edit reservation terdapat AccompanyGuest yang berfungsi untuk

menginput nama tamu ke dua. Misalnya jika ada 2 pax maka orang pertama kita
input ke guest name dan orang kedua kita input pada accompany guest.

22
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Accompany guest hanya bisa diisi satu nama tamu saja. Bedanya dengan Room
Sharer, Accompany Guest tidak perlu kita Check-in atau Check-out kan dan tidak
mempunyai bill sendiri seperti Room-Sharer. Tetapi pada Inhouse Guest List akan
muncul seperti juga Room Sharer dengan Reserve Name berwarna biru, bedanya
Accompany Guest tidak bisa Modify Reservation. (lihat Gbr. 2.21a)

Gbr. 2.21a – Accompany Guest

Setelah data untuk Accompany Guest sudah terisi, maka ada indikasi dengan warna
biru pada layar Reservation Member Records (lihat Gbr. 2.21b). Untuk nama
Accompany Guest tidak dapat di batalkan (Cancel) hanya dapat di hapus (Delete)

Gbr. 2.21b – Accompany Guest

23
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Saat tamu sudah check in di layar In House Guest, pada kolom Reserve Name
juga terdapat indikasi dengan warna biru, jika tamu tersebut memiliki Accompany
Guest (lihat Gbr. 2.21c)

Gbr. 2.21c – Accompany Guest

2.6.14 SHOW ROOM REVENUE

Menubar yg berfungsi untuk melihat perkiraan pendapatan dari suatu reservasi

(lihat Gbr. 2.22)

Gbr. 2.22 - Show Room Revenue

24
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

2.6.15 ROOM RATE PROGRAM

Pada fungsi pembuatan reservasi disediakan fasilitas untuk program kecil untuk
Room Rate, sehingga user dapat secara leluasa mendefinisikan harga kamar yang
berbeda-beda.
Indikasi daripada fasilitas diatas adalah dengan "warna merah" pada kolom Room
Rate.
Cara menggunakannya :
1. Buat reservation seperti biasa, dan pada saat kursor berada di kolom “Room
Rate”, klik kanan pada mouse, maka akan muncul "Create Rate Program"
2. Setelah di klik fungsi Create Rate Program, maka sekarang user berada
dilayar VHP Macro Editor, dan dapat mengcreate program room rate sendiri
atau dengan menggunakan fasilitas Insert Other Macro File (icon ke tiga dari
kiri pada layar VHP Macro Editor)
3. Apabila program create room rate telah selesai, maka untuk menyimpan
program yang dibuat, klik icon Execute, atau terlebih dahulu dapat di cek
kebenaran dari program yang dibuat, dengan cara mengklik icon Check
Syntax (icon kelima dari kiri)
4. Maka nilai di kolom room rate akan sesuai dengan perhitungan dari program
yang dibuat (room rate akan berwarna merah)

2.6.16 FIX RATE / AD-HOC RATE

Fungsi ini digunakan apabila pada suatu reservasi terjadi perubahan harga kamar
dan jumlah tamu dalam satu kamar. Indikasi dari fasilitas ini adalah pada kolom Fix
Rate terdapat tanda checklist.
Cara menggunakannya :
1. Buat reservation seperti biasa, dan pada saat kursor berada di kolom “Room
Rate”, klik tanda panah di sebelah kanan kolom “Room Rate” (lihat Gbr. 2.23)
2. Setelah itu klik ADD untuk membuat Fix Rate, isi harga kamar, isi tanggal
berlakunya, arrangementnya kemudian jumlah tamu dalam satu kamar setelah
itu klik Execute

Gbr. 2.23 - Fix Rate

25
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Pada Fix Rates terdapat penambahan kolom Adult yang berguna untuk
menambahkan jumlah pax atau tamu dalam satu kamar.
Contoh : terdapat reservasi dimana tamu menginap 3 hari. Pada hari pertama
jumlah tamu 1 pax dengan harga Rp. 650.000,- dan pada hari kedua jumlah tamu
2 pax dengan harga menjadi Rp. 700.000,- maka cara membuat reservasi tersebut
sebagai berikut :

Lakukan pembuatan reservasi tamu, isi semua data yang diperlukan, klik tanda
panah kolom Fix Rate (lihat Gbr. 2.23), isi reservasi yang dimaksud setelah itu klik
Execute. Untuk melihat hasil yang telah kita buat dapat dilakukan dengan
mengklik menubar Show Room Rev.

2.6.17 UPGRADE ROOM

Pada kolom Room Rate terdapat penambahan program “Select Room Type for Rate
Calculation” yaitu berguna untuk apabila terjadi perubahan kamar misalnya terjadi
Upgrade kamar tamu. Caranya pada kolom RoomRate klik kanan lalu pilih “Select
Room Type for Rate Calculation”, pilih kategori kamar yang di Upgrade
kemudian klik OK. (lihat Gbr. 2.24)

Gbr. 2.24 – Upgrade Room

2.6.18 MULTI CURRENCY

Fungsi daripada multi currency disini adalah memberikan kemudahan kepada user
dalam mendefinisikan berbagai jenis mata uang dalam memasarkan harga kamar
dengan terlebih dahulu mempersiapkan data-datanya.

26
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Langkah-langkah dalam mendefinisikan multi currency adalah sebagai berikut:

a) Klik di menubar Setting

b) Klik Foreign Currency Exchange Rate
c) Aktifkan radio button di "Room Rate", kemudian pilih jenis mata uang mana
saja yang dapat digunakan sebagai perhitungan Room rate.
d) Setelah point (c) selesai didefinisikan, maka kembali ke menubar Setting, pilih
Room Administration, klik Arrangements Setup
e) Definisikan setiap Arrangement yang ada dengan jenis mata uang yang dapat
di terima pada hotel anda, dengan memilih pada kolom “Currency”

Contoh :
Untuk Arrangement RO yang menggunakan mata uang Dollar, maka pada kolom
description isi dengan RO-USA, atau untuk RO dengan mata uang Rupiah pada
kolom description ketik dengan RO-Rp, dan sesuai kolom "Currency" dengan mata
uangnya masing-masing.

2.6.19 GUEST MESSAGE

Guest Message adalah menu yang berfungsi untuk menuliskan dan

membuka/melihat pesan yang ditujukan untuk tamu. Message dapat dibuat untuk
tamu yang berstatus Present Guest (Guest in House) ataupun untuk tamu masih
dalam status Reservasi. Pesan-pesan yang ditujukan untuk tamu dapat dibuat
dengan menggunakan icon Message.

Guest message bisa dibuat di Resident Guest, Arrival Reservastion List dan bisa
juga dibuat di Telepon Operator, dengan cara pengisian yang sama.
Guest message ini bisa diprint dan menampilkan siapa yang membuat, tanggal
berapa saat dibuat, serta jam berapa saat di buat.

A. Cara membuat Guest Message :

1. Klik Icon Arrival & Reservation List, misal dari Resident Guest, blok tamu
yang akan dibuatkan Message
2. Klik icons Message (lihat Gbr. 2.25)
3. Tampil menu untuk mengisi pesan tamu (lihat Gbr. 2.26)
4. Klik icon New, fungsinya untuk membuat pesan yang baru untuk tamu,
sedangkan icon Modify, berfungsi untuk meng-Edit pesan yang sudah dibuat
5. Kolom sudah aktif (warna putih), kemudian anda bisa mengetik pesan-pesan
untuk tamu.
6. Selesai mengetik pesan tamu, klik icon Execute secara otomatis pesan tersebut
akan tersimpan dan icon “lampu” akan menyala
7. Kemudian klik icon Stop
8. Maka layar di Resident guest di kolom “M” untuk reservasi tamu tersebut akan
tertera huruf “M”
9. Jika ingin diprint, klik icon Print
10. Jika ingin menghapus pesan tamu klik icon Delete dan icon “lampu” akan mati

Catatan :
Apabila akan membuat guest message di Arrival and Reservation List dan
Telephone List, cara pengisiannya sama.

27
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

Gbr. 2.25 - Reservation and Arrival List

Gbr. 2.26 - Menu untuk mengetik pesan-pesan

28
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - RESERVATION

B. Pengenalan Button / Toolbar Guest Message

Button Toolbar Fungsi

Berfungsi untuk melihat pesan jika berwarna

Message kuning dan warna putih artinya tidak ada
pesan dan juga berfungsi untuk masuk ke
menu message.

Execute Berfungsi untuk menyelesaikan suatu proses

New Berfungsi untuk membuat pesan / message

baru

Modify Berfungsi untuk mengkoreksi suatu kesalahan

pada pesan / message.

Delete Berfungsi untuk menghapus pesan / message

Print Berfungsi untuk mencetak pesan / message

29
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

2.7 MENUBAR RESERVATION

Menu ini memberikan beberapa informasi yang berkaitan dengan operasional hotel
antara lain :

2.7.1 Reservation By Creation Date

2.7.2 Reservation By CutOff List
2.7.3 Reservation Log by Date
2.7.4 Arrival Reservation List
2.7.5 Arrival Departure List
2.7.6 VIP List
2.7.7 No-Show List
2.7.8 Cancellation List
2.7.9 No-Show List by Travel Agents
2.7.10 Cancel List by Travel Agents
2.7.11 Daily Room Usage List
2.7.12 Availability
2.7.13 Availabilty w/ Bedsetup
2.7.14 Daily Forecast of Room Occupancy
2.7.15 Monthly Room Occupancy Forecast
2.7.16 Annual Room Occupancy Forecast
2.7.17 Room Plan
2.7.18 Reorganize Reservation Record

2.7.1 RESERVATION BY CREATION DATE

Menu Reservasi yang berfungsi untuk melihat reservasi yang dibuat berdasarkan
tanggal tertentu. Jika klik icon Modify, maka akan masuk ke layar Reservasi (lihat
Gbr. 2.25)

Gbr. 2.25 - Reservation By Creation Date

30
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

2.7.2 RESERVATION BY CUTOFF LIST

Menu Reservasi untuk mencantumkan reservasi berdasarkan batas waktu berapa

hari sebelum tanggal kedatangan tamu, data reservasi ini dapat dikategorikan
sebagai reservasi yang dapat dibatalkan bila belum ada status konfirmasi yg jelas.
(lihat Gbr. 2.26)

Gbr. 2.26 - Reservation by CutOff List

2.7.3 RESERVATION LOG BY DATE

Menu Reservasi yang berfungsi untuk menampilkan perubahan yang terjadi pada
suatu reservasi (berdasarkan tanggal pembuatan reservasi) (lihat Gbr. 2.27)

Gbr. 2.27 - Reservation Log by Date

31
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

2.7.4 ARRIVAL RESERVATION LIST (ARL)

Menu Reservasi yang berfungsi untuk melihat daftar/list tamu-tamu yang akan tiba
pada hari ini dan sudah membuat reservasi (lihat Gbr. 2.28)

Gbr. 2.28 - Arrival Reservation List

Pada layar Arrival Reservation List kita dapat merubah lebar dari tiap–tiap field
dengan cara mendrag kursor pada field tertentu. Pada icon Arrival & Reservation
List ini terdapat beberapa penambahan fungsi, yaitu :

a) Pada menubar "sorting", terdapat tambahan dapat mensorting "Group

Reservation Only" dan “Room No”
b) Fungsi Guest Locator
Menu yang berfungsi apabila tamu yang menginap memberitahukan dimana
lokasi sekarang dia berada, sehingga apabila ada telpon atau tamu lain yang
mencari, petugas dapat mengetahui dengan pasti keberadaan tamu tersebut.
c) Pada layar Arrival & Reservation ini, setelah ditampilkan data-data reservasi,
maka dengan mengklik kanan pada mouse, akan menampilkan menu shortcut :
• About browse colour, yaitu:
Untuk meng-identifikasikan warna-warna pada tampilan layar seperti :
- Room Sharer
- VIP Guest
- Long Stay Guest
- Incognito Guest
- Flag Report Exists
- Day Use Guest
- All Inclusive Guest
• Incognito Guest
Adalah suatu identifikasi kepada tamu yang meminta agar keberadaannya
tidak diketahui atau bisa juga dikategorikan sebagai Do Not Disturb (D&D).

32
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

• Print Selected Reservation

Apabila pemakai hendak mencetak satu reservasi tertentu dari dari layar
Arrival Reservation List (ARL) dari satu tanggal ke tanggal tertentu. Blok
reservasi yang ingin dicetak, klik kanan pada mouse dan klik print this
reservation.
• Print ALL this Reservation
Adalah kesamaan dari “Print selected reservation”, hanya pada fungsi ini
dapat mencetak semua reservasi yang tertera dalam layar Arrival
Reservation List (ARL).
• Flag Report
Berfungsi untuk mengisi remark/note terhadap suatu reservasi yang telah
dibuat, misalnya pada tanggal 25/05/04 untuk tamu pada nomor kamar 224
harus dipindahkan ke kamar 225
• Flag Report List
Berfungsi untuk menampilkan laporan dari flag report yang telah dibuat dan
laporan ini dapat dicetak
• F/O Invoice
Untuk mempermudah pemakai, saat berada di menu Arrival & Reservation
List, dapat meng-klik kanan pada mouse, maka dapat mengakses ke modul
Front Office Cashier

Di dalam layar Arrival Reservation List terdapat penambahan informasi untuk status
kamar (VC, CU, VD, dan ED) pada kolom RmNo yang ditandai dengan warna pada
nomor kamarnya (lihat Gbr. 2.29)

Gbr. 2.29 - Informasi Status Kamar Pada Kolom RmNo

Keterangan Warna : VC CU VD ED

Catatan:
Warna status kamar di Arrival Reservation List berbeda dengan warna pada Floor
Plan maupun dengan warna pada About Browse Color.

33
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

Di dalam layar Arrival Reservation List juga dapat digunakan untuk membuat
reservasi baru. Cara menggunakannya :

1. Klik Icon New di layar Arrival Reservation List maka akan muncul layar
Reservasi
2. Pilih tipe GCF individu atau company kemudian masukkan nama tamunya maka
sistem akan menampilkan semua nama tamu yang diawali nama tersebut (lihat
Gbr. 2.30)
3. Pilih nama tamunya kemudian klik OK maka akan masuk ke dalam layar
reservasi kemudian buat reservasi seperti biasa
4. Jika nama tamu tersebut tidak ada maka ketik nama tamunya kemudian klik
tombol Create maka akan dibuat GCF baru atas nama tamu tersebut baru.
Masukkan Nationality-nya kemudian klik tombol Create lagi untuk membuat
reservasinya

Gbr. 2.30 - New Reservation pada Arrival Reservation List

Layar di sisi kanan atas menunjukkan History dari tamu yang dipilih sedangkan
layar di sisi kanan bawah menunjukkan data reservasi dari tamu tersebut. Jika
berwarna Hijau berarti masih Reservasi sedangkan warna Biru berarti sudah
Inhouse. Selain itu di dalam layar Arrival Reservation List juga ada tambahan
warna kuning berfungsi untuk memberi tanda tamu Day Use.

Pada modul ini terdapat penambahan menu, yaitu Create RmSharer (klik kanan
mouse). Jadi user bisa membuat Room Sharer langsung tanpa perlu masuk ke
modul reservation. (lihat Gbr. 2.31)

34
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

Gbr. 2.31 – Menu Create RmSharer

2.7.5 ARRIVAL DEPARTURE LIST

Menu Reservasi yang berfungsi untuk melihat daftar tamu yang Check-in dan
Check-out pada hari ini (lihat Gbr. 2.32)

Gbr. 2.32 - Arrival Departure List

35
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

2.7.6 VIP LIST

Menu laporan yang memberikan informasi mengenai tamu-tamu hotel yang

termasuk ke dalam tamu istimewa atau tamu VIP. Remark pada VIP untuk tamu ini
didefinisikan pada Guest Card File (lihat Gbr. 2.33)

Gbr. 2.33 - VIP List

2.7.7 NO SHOW LIST

Menu laporan yang memberikan informasi mengenai pembatalan reservasi tamu

tanpa adanya keterangan (tamu hotel tidak jadi Check-in tanpa pemberitahuan
terlebih dahulu)

Di dalam report No-Show List, terdapat informasi untuk membedakan apakah tamu
tersebut memang tidak datang sampai program Night Audit dijalankan atau karena
tamu tersebut belum datang sampai dengan lewat jam 6 sore. Untuk tamu-tamu
reservasi yang tidak datang setelah jam 6 sore maka otomatis sistem akan
menganggap tamu tersebut No-Show dan di dalam kolom Remark yang terdapat di
report “No-Show List” akan muncul “No-Show 6PM” sedangkan tamu yang memang
tidak datang sampai program Night Audit dijalankan maka di kolom Remark kosong
(lihat Gbr. 2.35). Tetapi untuk membuat tamu tersebut No-Show setelah jam 6
sore maka pada saat membuat Reservasi di kolom Guest Reservation Status harus
dipilih 6PM. (lihat Gbr. 2.34)

36
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

Gbr. 2.34 - Guest Reservation Status harus 6 PM

Gbr. 2.35 - Remark di No-Show List untuk 6 PM

37
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

2.7.8 CANCELLATION LIST

Menu laporan yang memberikan informasi mengenai pembatalan/cancellation

reservasi tamu hotel yang sudah membuat reservasi tetapi tamu tersebut
memberitahukan bahwa dirinya tidak jadi datang (lihat Gbr. 2.36)

Gbr. 2.36 - Cancellation List

2.7.9 NO SHOW LIST BY TRAVEL AGENT

Menu laporan yang memberikan informasi mengenai data tamu hotel dari Travel
Agent yang telah membuat reservasi, tetapi tidak jadi datang tanpa pemberitahuan
terlebih dahulu. Menu ini juga bisa memberikan informasi ketidakdatangan dari
Company dengan cara menghidupkan radio button Company. (lihat Gbr. 2.37)

38
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

Gbr. 2.37 - No Show List By Travel Agent

2.7.10 CANCEL LIST BY TRAVEL AGENT

Menu laporan yang memberikan informasi mengenai pembatalan/cancellation

reservasi tamu hotel yang berasal dari travel agent oleh petugas reservasi, karena
tamu atau Travel Agent yang bersangkutan tersebut memberi kabar pembatalan
reservasi. Menu ini juga bisa memberikan informasi pembatalan/cancellation dari
Company dengan cara menghidupkan radio button Company (lihat Gbr. 2.38)

Gbr. 2.38 - Cancel List By Travel Agent

39
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

2.7.11 DAILY ROOM USAGE LIST

Menu laporan yang memberikan informasi mengenai penggunaan tiap kamar hotel
dalam satu hari, dimana untuk tiap kamar hotel tersebut dapat dilihat berapa
jumlah penjualan kamar serta jumlah pax yg check-in di kamar tersebut dalam
satu hari (lihat Gbr. 2.39)

Gbr. 2.39 – Daily Room Usage List

2.7.12 AVAILABILITY

Menu yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai jumlah kamar yang
tersedia dan dapat dijual, menu availability ini dibagi berdasarkan :

[Link] BOOKING STATUS

Gbr. 2.40 – Availability by Booking Status

40
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

[Link] ROOM CATEGORY

Gbr. 2.41 - Availability by Room Catagory

Pada menubar terdapat tambahan menu Option yang berisi menu :

Show Available Inactive-Rooms. Apabila menu tersebut dipilih, maka menu
availability ini akan menampilkan kamar-kamar dengan status Inactive (tulisan
yang terblok dengan warna merah) (lihat Gbr. 2.42)

Gbr. 2.42 - Availability with Inactive-Rooms

41
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

2.7.13 AVAILABILITY WITH BED SETUP

Menu yang memberikan informasi mengenai jumlah kamar yang tersedia dan dapat
dijual berdasarkan tipe tempat tidur (Bedsetup) untuk tiap kategori kamar (lihat
Gbr. 2.43)

Gbr. 2.43 - Availability with Bed Setup

2.7.14 DAILY FORECAST OF ROOM OCCUPANCY

Menu laporan yang memberikan informasi mengenai perkiraan perhitungan tingkat

hunian kamar yang bersifat harian pada satu hari atau tanggal tertentu
berdasarkan reservasi yang sudah ada. (lihat Gbr. 2.44)

Gbr. 2.44 - Daily Forecast Of Room Occupancy

42
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

2.7.15 MONTHLY ROOM OCCUPANCY FORECAST

Menu laporan yang memberikan informasi mengenai perkiraan perhitungan tingkat

hunian kamar yang bersifat bulanan pada satu bulan atau bulan tertentu
berdasarkan reservasi yang terjadi. (lihat Gbr. 2.45)

Gbr. 2.45 - Monthly Room Occupancy Forecast

2.7.16 ANNUAL ROOM OCCUPANCY FORECAST

Menu laporan yang memberikan informasi mengenai perkiraan perhitungan tingkat

hunian kamar yang bersifat tahunan pada satu tahun atau tahun tertentu
berdasarkan reservasi yang terjadi.

Pada report ini terdapat penambahan fungsi yaitu di menubar Options.

Terdapat 3 pilihan penambahan informasi pada report, yaitu:
a) Including Tentative
b) Including Waiting List
c) Select Segment/Arrangement/Room Type (lihat Gbr. 2.46)

43
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

Gbr. 2.46 - Annual Room Occupancy Forecast

2.7.17 ROOM PLAN

Menu yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai perencanaan

penjualan dan status kamar yang tersedia berdasarkan reservasi yang ada.
Pada fungsi Room Plan dapat dilakukan:

• Modify untuk mengubah tanggal kedatangan, tanggal keberangkatan dan

mengubah nomor kamar serta data reservasi lainnya.
• Display yaitu untuk melihat range tanggal dari data tamu yang sudah
melakukan reservasi dan data tamu yang berstatus resident.
• Indikasi warna yang ada :
ƒ Hijau muda menunjukkan kamar dengan status Vacant Dirty
ƒ Hijau Tua menunjukkan status kamar yang sudah dibooking oleh tamu
hotel (Reserved)
ƒ Merah menunjukkan status kamar yang sedang dalam perbaikan
(Rusak/Out Of Order)
ƒ Coklat Muda menunjukkan status kamar yang tidak dijual untuk tamu hotel
(Off Market)
ƒ Biru menunjukkan status kamar yang dihuni tamu hotel (Occupied)

44
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

Gbr. 2.47 - Room Plan

Bila kita Klik Kanan pada baris yang terselect akan menampilkan beberapa menu :
1. Edit Main Reservation, Fasilitas untuk mengEdit Main Reservasi.
2. Edit This Reservation, Fasilitas untuk mengEdit Reservasi.
3. Check-in The Guest, Fasilitas untuk mencheck-inkan tamu.
4. Room Change, Fasilitas untuk mengganti no. Kamar dari reservasi
*(lihat Gbr. 2.47)

Cara menggunakan Room Change :

1. Pada layar Room Plan, blok nama tamu yg akan pindah kamar
2. Klik kanan mouse, lalu pilih Room Change.
3. Klik nomor kamar tujuan yang ada dikolom RmNo (misalkan dari kamar 510
pindah ke 517).
4. Setelah muncul text box, kosongkan text box tersebut (biarkan blank) klik 517.
lalu klik icon Execute.
5. Sekarang tamu dari kamar 510 telah berpindah ke kamar 517.

Note:
- Room Change dapat dilakukan untuk status tamu yang masih reservasi
maupun yang telah In-House.
- Room Change hanya dapat dipindahkan ke kamar yang sudah berstatus Vacant
Clean.

45
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

[Link] Edit Reservation dari Room Plan

Bila tamu yang sudah check-in hendak memperpanjang masa tinggal (extend) atau
mempercepat kedatangan/early check-in, maka lakukan:

A. Memperpanjang masa tinggal (Extend)

1. Dari menu Room Plan gerakkan kursor menuju ke nama tamu yang akan
extend (misal kamar 104)
2. Klik icon Modify, secara otomatis langsung ke menu “reservation line”,
kemudian ganti tanggal keberangkatan/depart yang ada dengan tanggal
kapan tamu akan check-out, setelah selesai klik Execute, maka secara
otomatis kembali ke Room Plan

B. Mempercepat kedatangan (Early Check-In)

Apabila tamu sudah membuat reservasi, (misal: kamar 116 akan check-in
tanggal 24/12/98). Bila tamu hendak mempercepat tanggal kedatangan, maka
cara mengubahnya adalah:
1. Gerakkan kursor menuju ke nama tamu (lihat Gbr. 2.48)
2. Klik Icon Modify, secara otomatis langsung ke menu reservation line,
kemudian di field “Arrival”, ganti tanggal kedatangan yang dikehendaki.

Gbr. 2.48 - Room Plan

46
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

[Link] Display Kamar dari Room Plan

Cara menjalankan Fungsi Display Room

1. Dari menu “Reservation”

2. Klik Room Plan
3. Layar Room Plan
4. Blok salah satu nomor kamar yang ada tanda bintang
5. Kemudian klik icon Room Picture
6. Maka tampil gambar room (lihat Gbr. 2.49)

Gbr. 2.49 - Display Room

2.7.18 FLOOR PLAN

Menu yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai perencanaan

penjualan dan status kamar yang tersedia berdasarkan reservasi yang ada,
bedanya dengan Room Plan terlihat dari visualisasi Floor Plan yang menunjukkan
layar sesuai dengan denah hotel tiap lantai. Floor Plan dapat diakses langsung
dengan menekan tombol Ctrl + F dari layar “Guest Card File” (GCF), maka sistem
akan langsung masuk ke layar “Floor Plan” (lihat Gbr. 2.50)

47
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

Gbr. 2.50 - Floor Plan

Fitur yang ada pada menu Floor Plan:

1. Untuk kamar-kamar yang statusnya sudah VC (Vacant Clean) dapat melakukan

Quick C/I:
• Klik kamar dengan status VC, klik icon Check-In
• Masukkan tanggal Departure dan Nama tamunya. Setelah menekan Enter
akan ditampilkan nama tamu yang sesuai. Jika tidak ada maka dapat
membuat baru dengan klik Create (lihat Gbr. 2.51)
• Setelah selesai klik OK maka akan masuk ke dalam layar Reservasi

Gbr. 2.51 - Quick C/I pada Floor Plan

48
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

2. Untuk Arrival Today dapat dilakukan Check-In dengan cara klik kamar dengan
status clean yang akan dilakukan Check-In kemudian klik icon Check-In (lihat
Gbr. 2.52)

Gbr. 2.52 – Check-In pada Floor Plan

3. Untuk kamar yang Occupied dapat langsung masuk ke layar FO Cashier Invoice
dengan cara klik kamarnya kemudian klik icon FO Invoicing (lihat Gbr. 2.53)

Gbr. 2.53 – FO Invoicing pada Floor Plan

4. Kemudian jika ingin melihat “Room Plan” dari salah satu kamar dapat dilakukan
dengan memilih nomor kamar yang diinginkan kemudian klik menubar Room
Plan maka akan masuk ke dalam layar “Room Plan” dan kamar yang dipilih
tersebut ada di posisi paling atas
5. Selain itu dari Floor Plan juga dapat menampilkan menu “Availability” dan
“Occupancy Forecast” dari menubar

49
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE – MENU RESERVATION

Catatan :
Untuk pembuatan gambar Floor Plan harus menggunakan dimensi 1010x560 pixel
dengan format file bitmap(.bmp)

Contoh penamaan file :

FLPLAN[Lokasi][lantai].bmp
[Link] : artinya Lokasi = 1, Lantai = 2

2.7.19 REORGANIZED RESERVATION RECORD

Menu yang berfungsi untuk mengorganisir/mengatur ulang kembali data sistem
yang mengalami perubahan tetapi belum terupdate oleh sistem, sebagai contoh
Room Number yang terblok, tetapi pada kenyataannya sudah tidak terpakai. (lihat
Gbr. 2.54)

Gbr. 2.54 - Reorganized Reservation Record

50
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

2.8. FIND / NEW RESERVATION

Membuat reservation baru/edit sama dengan mengklik icon RSV, yaitu untuk
membuat/menangani suatu reservation. Kemudian juga terdapat menubar Memo-
RoomList, yang berguna untuk menampilkan daftar tamu yang mungkin masuk ke
dalam waiting list dalam suatu reservasi kamar tertentu (fungsi waiting list disini
tidak memblok kamar yang bersangkutan).

A. Cara melakukan Find / New Reservation

1. Klik icon Front Office

2. Klik icon Reservation
3. Tampil main reservation

Gbr. 2.55 - Find / New Reservation

B. Penjabaran dari layar Find / New Reservation

Field Fungsi

Reservation Main
Records :
ResNo nomor reservation
Qty jumlah kamar yang dipesan
Arrival tanggal kedatangan tamu hotel
Depart tanggal kepergian tamu hotel
Group name nama group dari tamu hotel
Seg kode jenis tamu
Deposit nilai uang muka dari tamu hotel
DueDate tanggal batas akhir pembayaran uang muka
Paid Amount jumlah nilai pembayaran dari uang muka
ID kode atau inisial dari user

51
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

Lanjutan penjabaran Layar Find / New Reservation

Field Fungsi

Reservation
Member Records
Group name nama group dari tamu hotel
Arrival tanggal kedatangan tamu hotel
Night jumlah lamanya tamu menginap
Depart tanggal kepergian tamu hotel
Qty banyaknya kamar yang dipesan
Cat kode kategori kamar
RmNo nomor kamar yang dipesan oleh tamu hotel
A jumlah orang dewasa dalam satu kamar
Co jumlah kamar dengan status komplimen / gratis
ResStatus status reservasi tamu hotel
Arg kode arrangement
RoomRate harga kamar hotel per malam

Sorting
Reservation urutan berdasarkan reservasi
Resident urutan berdasarkan tamu yang sudah tinggal
Arrival to Day urutan berdasarkan tanggal kedatangan tamu hotel
All urutan secara keseluruhan

2.9 PRINT CONFIRMATION LETTER

Menu yang berfungsi untuk mencetak surat konfirmasi kepada tamu yang telah
melakukan reservasi. Menu ini langsung dihubungkan ke winword untuk
menghasilkan surat konfirmasi.

A. Cara menggunakan fungsi Print Confirmation Letter

1. Dari menubar “Reservation”

2. Klik Print Confirmation Letter
3. Blok nama tamu yang ingin dicetak surat konfirmasi, kemudian klik icon Print
4. Maka sistem akan secara otomatis terhubung ke aplikasi Winword : lakukan
pencetakan surat konfirmasi dari winword
Caranya : Klik File kemudian pilih Print.

52
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

Gbr. 2.56 - Print Confirmation Letter

B. Penjabaran layar Print Confirmation Letter

Field Fungsi

ResNo Menampilkan nomor reservasi

Reserved Name Menampilkan nama tamu yang akan check-in
Letter No Menampilkan nomor surat
Arrival Menampilkan tanggal kedatangan tamu
Nights Menampilkan jumlah hari yang dipesan oleh tamu
Depart Menampilkan tanggal kepergian tamu
Cat Menampilkan kategori kamar
ResStatus Menampilkan status reservasi
GroupName Menampilkan nama grup

2.10 PRINT REGISTRATION FORM

Menu yang berfungsi untuk mencetak mencetak formulir atau kartu registrasi pada
“Printed Registration Form” bagi tamu yang ingin Check-In.

A. Cara menggunakan Print Registration Form

1. Dari menu “Reservation”

2. Klik Print Registration Forms
3. Blok nama tamu yang ingin dicetak surat konfirmasi, kemudian klik icon Print

53
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

Gbr. 2.57 - Print Registration Forms

B. Penjabaran layar Print Registration Form

Field Fungsi

ResNo Menampilkan nomor reservasi

Reserve Name Menampilkan nama tamu reservasi
RmNo Menampilkan nomor kamar
Guest Name Menampilkan nama tamu
Arrival Menampilkan tanggal kedatangan tamu
Nights Menampilkan jumlah hari yang dipesan oleh tamu
Depart Menampilkan tanggal kepergian tamu
Qty Menampilkan jumlah
Cat Menampilkan kategori kamar
A = Adult Menampilkan jumlah orang dewasa dalam satu
kamar
Co = Compliment Menampilkan berapa banyak kamar yang gratis
ResStatus Menampilkan jenis / status reservasi
Arg Menampilkan kode arragement
Room Rate Menampilkan harga kamar hotel per malam
ArrTime Menampilkan jam kedatangan tamu
DepTime Menampilkan jam keberangkatan tamu
GroupName Menampilkan nama grup

54
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

ADDITIONAL PROGRAMS – FRONT OFFICE

Menubar ini berisi semua program yang dapat digunakan oleh departemen lain
sesuai dengan kebutuhan dari tiap departemen dalam suatu hotel. Bagi Front Office
Officer, untuk masuk ke dalam modul ini dimulai dar layar utama VHP, kemudian
klik menubar AddPrograms Æ klik Run’s User Program Æ klik FRONT OFFICE

2.10.1 ARR. By Nationality

Menu program yg berfungsi untuk memberikan informasi Arrival Reservation List

berurutan berdasarkan Nationalitynya. Pada modul ini, dapat juga melihat data
reservasi tamu yang masih dalam status Reservation, Resident, Arrival-Today,
maupun yang Depart-Today.

• Cara menggunakan ARR. By Nationality :

Untuk masuk ke modul ini, pilih menubar AddPrograms Æ Run’s User Program
Æ FRONT OFFICE Æ ARR. by Nationality

Fungsi pada modul ini tidak berbeda jauh dengan modul Arrival Reservation List,
hanya saja yang membedakannya adalah adanya penambahan dan sorting
berdasarkan Nationality.

Gbr. 2.58 – Arr. By Nationality

55
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

2.10.2 Arrival Guest List

Menu program yg berfungsi untuk memberikan informasi daftar tamu yang akan
datang secara actual maupun yang expected, atau bisa juga dilihat semuanya
dengan memilih ALL.

Pada bagian bawah, terdapat pilihan Arrival Date, ALL, Arrived, dan Expected.
Pada kolom Arrival Date, dapat diisi tanggal hari ini atau tanggal hari kedepannya.
Untuk mengetahui Actual Arrival maka pilih Arrived (yang sudah datang), atau jika
ingin mengetahui yang akan datang maka pilih Expected (lihat Gbr. 2.48a)

Jika Expected dipilih, maka akan muncul pilihan “[Link]” untuk

memunculkan nama-nama tamu yang sifatnya belum pasti datang (tentative).

Gbr. 2.59 – Arrival Guest List

Selain itu, pada bagian bawah, juga terdapat pilihan Summary per Reserve
Name dan Print Long Comment. “Summary per Reserve Name” digunakan untuk
memunculkan daftar tamu yang melakukan reservasi yang akan muncul pada
bagian bawah seperti contoh pada Gbr. 2-48b.

56
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

Gbr. 2.60 – Summary per Reserve Name

2.10.3 Bill Balance List

Menu program yg berfungsi untuk memberikan informasi tamu yang bill-nya masih
outstanding maupun yang sudah balance (0). Untuk menampilkan tamu yang bill-
nya sudah balance dapat dilakukan dengan memberi tanda centang pada
“Including ZERO Balance”. Menu juga dapat menampilkankan semua tamu yang
akan check-out hari ini.

Gbr. 2.61 – Bill Balance List

57
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

2.10.4 Departure Guest List

Menu program yg berfungsi untuk memberikan informasi data tamu yang akan
check-out hari ini, sesuai dengan tanggal yang akan dimasukkan oleh user di kolom
“Departure Date”, bisa juga disortir berdasarkan nomor kamar hotel.

Tampilan dapat disortir dengan 3 pilihan, yaitu berdasarkan By Name, RmNo atau
ReserveName.

Gbr. 2.62 – Departure Guest List

2.10.5 Double Occupancy Stat.

Menu program yg berfungsi untuk memberikan informasi statistik yang

mengkalkulasi jumlah occupancy berdasarkan jumlah Pax, bukan berdasarkan dari
jumlah kamar yang terisi.

Pada layar ini, user dapat melihat statistik occupancy yang disorting berdasarkan
guest segment dan juga ditampilkan jumlah kamar dan paxnya beserta
persentasenya yang dihitung sesuai dengan tanggal yang dimasukkan (pada hari
yang bersangkutan) maupun dalam 1 bulan (MTD) beserta average-nya (lihat Gbr.
2.63).

58
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

Gbr. 2.63 – Double Occupancy Stat.

2.10.6 Inhouse Guest List

Menu program yg berfungsi untuk memberikan informasi data tamu yang masih
inhouse dan yang akan check-out hari ini tetap akan dimunculkan. Tapi jika tamu
tersebut sudah di check-out hari ini maka tidak akan ditampilkan lagi.

Gbr. 2.64 – Inhouse Guest List

59
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

2.10.7 Inhouse Guest List 2

Modul ini sebenarnya hampir sama dengan Inhouse Guest List, hanya yang
membedakan adalah tidak terdapat Check-Out Time dan Flight seperti yang ada
pada Inhouse Guest List.

Kemudian jika pada Inhouse Guest List yang sudah di check-out kan tidak
dimunculkan lagi, maka pada Inhouse Guest List 2, tamu tersebut yang sudah di
check-out kan akan tetap dimunculkan.

Juga bisa di sortir dari “From Room” sampai “To Room” dan bisa juga bertindak
seperti Inhouse Guest List, yaitu tidak mengikutsertakan tamu yang telah check-
out, yaitu dengan cara memberi tanda centang pada tulisan “Exclude Departing
Guests”

Gbr. 2.65 – Inhouse Guest List 2

2.10.8 Long & Short Stay G-List

Menu program yg berfungsi untuk memberikan informasi data tamu yang menginap
dalam jangka waktu lama maupun waktu singkat. Ukuran yang memnentukan tamu
tersebut termasuk Long Stay atau Short Stay dapat diatur melalui General
Parameter Setting. Misalkan suatu tamu dinyatakan Long Stay jika sudah 7 hari,
maka otomatis jika dibawah 7 hari sistem akan menganggap tamu tersebut sebagai
kategori Short Stay

60
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

Gbr. 2.66 – Long & Short Stay G-List (Long Stay)

2.10.9 Longstay Guest List

Menu program yg berfungsi untuk memberikan informasi data tamu yang tinggal di
hotel dalam jangka waktu yang cukup lama. Sekilas mungkin sama seperti pada
“Long & Short Stay G-List”, tapi pada modul ini, Long Stay Guest yang ditampilkan
adalah semua tamu yang masih Inhouse. Sedangkan yang sudah Check-Out tidak
dapat ditampilkan kembali. Jika ingin melihat yang telah Check-Out dapat dilihat
pada “Long & Short Stay G-List”.

Gbr. 2.67 – Longstay Guest List

61
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

2.10.10 Room Recapitulation

Menu program yg berfungsi untuk memberikan informasi data perhitungan revenue

kamar seperti Gross dan Net Room Revenue dari kamar yg terjual. Selain itu juga
untuk menampilkan berapa kamar yang Occupied, House Use, OOO, Compliment,
kamar yang available (Vacant), dan juga jumlah kamar yang Inactive, serta jumlah
Pax yang payable maupun yang compliment.

Gbr. 2.69 – Room Recapitulation

2.10.11 Walk-In Guest List

Menu program yg berfungsi untuk memberikan informasi data tamu yang termasuk
dalam segment Walk In Guest yang diurutkan berdasarkan tanggal yang kita
masukkan (dari From Date sampai To Date). Jika kita memberi tanda centang pada
tulisan “Show Arrival Guests Only”, maka data tamu akan memperlihatkan tamu
dengan segment WIG yg Check-In pertanggal tertentu (tergantung saat pengisian
From dan To Date) tepatnya pada tanggal tamu tersebut Check-In. Tapi jika kita
mengosongkan “Show Arrival Guests Only”, maka data tamu tersebut akan selalu
memperlihatkan tamu WIG yg inhouse sesuai dengan tanggal yg kita masukkan.

62
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
2. FRONT OFFICE - MENU RESERVATION

Gbr. 2.70 – Walk-In Guest List

SYSTEM LOG FILE

Menu Program yang terdapat di menubar AddPrograms pada layar utama VHP,
menu program ini mempunyai fungsi untuk :
a) Mengetahui siapa yang membuat serta mengubah data comment di field
Reservation Comments yang terdapat di menu Reservation
b) Mengetahui siapa yang membuat Master Bill dari Front Office Cashier
c) Pada sistem log file, untuk data House Keeping disimpan selama 2 hari
dikarenakan data dari HK yang cukup besar, mencakup semua penggantian
status kamar. Untuk yang lainnya disimpan selama 2 bulan datanya.

Gbr. 2.71 – System Log File

63
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions