.FRONT.

OFFICE-

Chapter 3
CHECK - IN
© 2008, PT. SUPRANUSA SiNDATA, JAKARTA - INDONESIA,

Buku Pedoman ini dibawah Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang

keras menerjemahkan, memfotokopi atau memperbanyak sebagian atau
seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari PT. SUPRANUSA SiNDATA.
 DAFTAR ISI

CHAPTER 3: FRONT OFFICE - CHECK-IN 1

3.1 Available Room 1

A. Cara melihat Available Room 1
B. Penjabaran dari Layar Available Room 2
C. Menampilkan Status Kamar 2
D. Menampilkan Available Room Berdasarkan Sorting 2

3.2 Individual Check-In 3

3.3 Group Check-In 5

3.3.1 Manual Check-In 5
A. Cara Pembuatan Manual Check-In 5
B. Penjabaran dari Layar Group Reservation Main 6
Records
3.3.2 Automatic Check-In 6

3.4 Quick Check-In 9

A. Cara Pembuatan Quick Check-In 9
B. Deposit Pada Quick Check-In 9

3.5 Reactive Reservation 11

A. Cara Pembuatan Reactive Reservation 11
B. Penjabaran dari Layar Reactive Reservation 12

3.6 Re-Check-In A C/O Guest 12

ii
SINDATA Your Applications System Solution Provider
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

3. RESERVATION

Setelah semua prosedur pengisian Reservation telah lengkap terisi, dapat dilakukan
prosedur Check-In untuk tamu.

Menu check-in terdiri dari

3.1 Available room

3.2 Individual Check-In
3.3 Group check-in
3.4 Quick Check-In
3.5 Reactive reservation
3.6 Re-Check in a C/O Guest

3.1 AVAILABLE ROOM

Sebelum melakukan reservation dan Check-In, terlebih dahulu petugas harus

melihat persediaan kamar.

A. Cara melihat Available Room

1. Dari menu GCF list , klik menu Check-In

2. Klik Available Room, klik 1x
3. Tampil layar available room (lihat Gbr. 3.1)

Gbr. 3.1 - Available Room

1
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

B. Penjabaran dari layar Available Room

Field Fungsi

RmCat Category kamar

Fl Floor / lantai kamar
I = Inactive Kamar Yang tidak disewakan
ShortDescrip Short berdasarkan description
Current Room Status Status kamar
Overlook Status kamar menghadap kemana
Bed Setup Setup Bed (type kamar)
Connecting Kamar bisa berhubungan dengan kamar lain

Search
Arrival Search berdasarkan kedatangan
Depart Search berdasarkan kepergian
RmCat Search berdasarkan category

Sorting
Room Number Sorting berdasarkan nomor kamar
Room Status Sorting berdasarkan status kamar
Room Category Sorting berdasarkan type kamar

C. Menampilkan Status Kamar

Dalam menampilkan status kamar, sekarang dapat dilakukan pilihan status kamar
tertentu saja atau semua status hendak di tampilkan, yaitu dengan cara:
1. Klik fungsi di menu-bar “Display Option” (sebelah kiri atas).
2. Dalam menu “Display Option” terdapat pilihan Status kamar yang ada
(sistem memberikan default dengan memberi semua status dengan tanda √
yang berarti semua status akan ditampilkan), tetapi kita dapat menghilangkan
status yang tidak dikehendaki dengan cara meng-klik status tersebut.

Gbr. 3.2 - Available Room

2
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

D. Mencetak Available Room berdasarkan Sorting

Kita juga dapat mencetak berdasarkan tipe kamar (Bed Setup) dan Overlook sesuai
dengan yang kita inginkan.
Misalnya : Jika kita ingin mencetak tipe kamar One Bedroom dengan overlook Pool
maka Klik Setup pilih One Bedroom dan klik Overlook lalu pilih Pool kemudian klik
Icon Print.

3.2 INDIVIDUAL CHECK-IN

Setelah semua prosedur pengisian Individual Reservation telah lengkap terisi, dapat
dilakukan prosedur Check-In untuk tamu.

Cara Pembuatan Individual Check-In :

1. Tampilkan dahulu Guest Card Files List atau

2. Klik icon Arrival & Reservation List
3. Blok salah satu tamu yang akan Check-In, kemudian klik icon Check-in (Tamu
tersebut sudah langsung Check-In)
4. Kalau reservation tamu tersebut belum diberikan nomor kamar, maka Check-In
belum dapat dilakukan, klik icon Modify pada reservation tamu tersebut
5. Maka akan tampil layar reservasi line.
6. Di field Room no. Klik icon Help, maka akan muncul layar yang berisi nomor-
nomor kamar, kemudian blok salah satu room no. yang masih kosong, akhiri
dengan klik Execute (√) untuk menyimpan.
7. Kemudian klik icon Check-in, dan akan keluar layar yang berisi informasi
“Guest checked-In”.

Gbr. 3.3 - Arrival and Reservation List

3
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

Gbr. 3.4 - Menu reservation dengan room available

Keterangan :
1. Fungsi Check-in juga dapat dilakukan melalui menubar Check-in
2. Caranya sama seperti dengan di atas.

Pada layar reservation ini, terdapat kolom “Age” disebelah kolom “Child-1”. Kolom
ini berfungsi untuk mengisi berapa umur daru Child-1 (pengisian umur bisa untuk
lebih dari 1 orang).

Misalkan ada anak yang termasuk kategori Child-1 masing-masing berumur 3 dan 5
tahun. Maka pengisiannya adalah:
Pada kolom Child-1 : 2
Pada kolom Age : 3 & 5 Æ Selain angka bisa diisi dengan karakter lain.

Jika pada Child-1 terdapat 3 anak (3thn, 3thn dan 5 thn), maka pada kolom “Age”
bisa diisi (contohnya) dengan “3, 3, 5 thn”.

Cara pengisian kolom “Age” bebas, selama dapat memberitahu / dapat

memberikan informasi mengenai umur dari tiap anak dari Child-1.

3.3 GROUP CHECK-IN

Group Check-In adalah prosedur Check-in dari Company atau dari Travel Agent,
dimana fungsi ini digunakan jika dalam 1 reservasi terdapat pesanan reservasi
jumlah kamar yang lebih dari satu kamar dan anggota dari group tersebut datang
secara serempak.

Suatu Company atau Travel Agent baru dapat disebut suatu Group Reservasi jika
pada kolom Group Name di Main Reservation diisi nama groupnya.

4
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

Ada 2 cara untuk melakukan Check-In Group:

3.3.1 Manual Check-In
3.3.2 Automatic Check-In

3.3.1 Manual Check-In

Merupakan suatu fungsi dimana user dapat meng-check-in kan tamu group secara
satu per satu

A. Cara Pembuatan Manual Check-In

1. Dari GCF List pilih Menubar Check-In

2. Klik Group Check-In kemudian klik 1x (Gbr. 3.5)
3. Tampil Group Reservation Main Records
Contoh : kolom Qty:8, Arr:8 C/I:0
4. Pilih salah satu Company (misal: Bank BCA), kemudian klik 2x
5. Tampil daftar nama-nama dari Group atau Company
6. Blok salah satu group (contoh: Bank BCA) klik 2x (Gbr. 3.6)
7. Tampil Group Reservation of Bank BCA beserta daftar nama anggotanya
8. Blok satu anggota dari Group (Bank BCA), klik icon Check-In (Gbr. 3.7)
9. Muncul informasi “Guest checked-in”
10. Berarti anggota dari Group (Bank BCA) sudah Check-In
11. Untuk Check-In anggota yang lainnya, lakukan ldari no.8 sampai no.9.

Gbr. 3.5 - GCF List dengan Menu Check-In

5
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

Gbr. 3.6 - Group Reservation Main Records

Gbr. 3.7 - Group Reservation Company / Travel Agent

6
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

B. Penjabaran dari layar Group Reservation Main Records

Field Fungsi

ResNo Nomor reservation

Reservation Name Nama reservation
Group Reservation Nama group dari reservation /company
Qty Jumlah pemesanan kamar dari group
Arr Type arrangment
C/I Jumlah tamu yang sudah check-in / menginap
C/O Jumlah tamu yang sudah check-out
DepDate Tanggal kepergian tamu hotel
Deposit Jumlah deposit dari tamu , bila ada
DueDate Tanggal sekarang
Paid Amount Jumlah pembayaran yang sudah dibayar
Seg Kode segment dari tamu hotel

Sorting
Reservation No Nomor reservasi
ResName Nama reservasi
Group Title Nama dari group / company

3.3.2 Automatic Check-In

Merupakan suatu fungsi dimana user dapat meng-check-in kan tamu group secara
bersamaan, dimana reservasi yang dibuat sudah terlebih dahulu di split, sehingga
dapat diganti nama-nama tamu yang akan menginap serta dapat ditentukan nomor
kamar untuk setiap nama tamu.

Cara Automatic Check-In :

1. Dari GCF List klik Menu Check-In

2. Klik Check-In Group kemudian klik 1x (Gbr. 3.8)

Gbr. 3.8 - GCF List dengan Menu Check-In

7
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

3. Tampil Group Reservation Main Records, di kolom Qty:8, Arr:8, C/I:0

4. Pilih Salah satu Company (misal: Bank BCA), kemudian klik 2x
5. Tampil daftar nama-nama tamu dari Group .
6. Kemudian klik icon Automatic Check-In (Gbr. 3.9)
Message: “Do you really want to start the Automatic group check-in ?” , jawab
YES. Secara otomatis proses check-in dilakukan oleh sistem, setelah semua
tamu telah check-in, maka muncul pesan “Auto Checkin finished“, jika total
tamu yang seharusnya sudah check-in telah sesuai, maka klik OK. (Gbr. 3.10)
7. Klik icon Exit, maka layar akan kembali ke Group reservation main records,
pada bagian kolom Qty:8, Arr: 0, C/I:8 artinya dari group tersebut sudah C/I
8 tamu/Inhouse.

Gbr. 3.9 - Automatic Check In

Gbr. 3.10 - Auto Checked-In Finished

8
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

8. Jika kehadiran dari member suatu group tidak secara bersamaan, maka
petugas reception dapat melakukan check-in terhadap group tersebut secara
satu per satu (manual Check In), dengan menggunakan icon Check-In (Gbr.
3.10)

Gbr. 3.10 - Manual Check In

3.4 QUICK CHECK–IN

Menu yang berfungsi untuk men-check in-kan tamu yang kedatangannya ke hotel
secara langsung (tanpa reservasi), atau disebut dengan Walk-in Guest.

A. Cara Pembuatan Quick Check-In

1. Buat Individual Guest Card File dan isi data dari tamu
2. Dari GCF List pilih icon Quick Check-In (Gbr. 3.11)
3. Maka akan tampil layar reservasi, lengkapi data reservasi seperti lamanya
menginap, kategori kamar, arrangement, nomor kamar, harga kamar dan lain-
lain
4. Jika semua data telah terisi, maka klik icon Execute, maka akan tampil layar
seperti Gbr. 3.12

B. Deposit Pada Quick Check-In

Di dalam layar reservasi yang menggunakan Quick C/I dapat memasukkan

Deposito tamu (lihat Gbr. 3.12). Fungsinya sama dengan Deposito di Main
Reservation.
1. Klik icon Quick C/I kemudian masukkan data reservasi
2. Masukkan nilai deposit tamu di kolom Deposit
3. Setelah di execute akan tampil layar jenis pembayaran Deposit
4. Pada saat tamu C/I otomatis depositnya akan masuk ke bill kamar

9
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

Gbr. 3.11 - Quick Check In

Gbr. 3.12 – Check-In menggunakan Quick Check-In

10
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

3.5 REACTIVATE RESERVATION

Menu yang berfungsi untuk mengaktifkan kembali reservation yang sudah di cancel
atau yang termasuk kedalam No-Show List.

Contoh:
Tamu hotel sudah melakukan reservasi, tetapi pada tanggal kedatangan, tamu
tersebut membatalkan reservasinya, jadi petugas reservasi telah membatalkan
reservasi tersebut. Tetapi kemudian tamu tsb. menyatakan bahwa reservasi yang
telah dbatalkan ingin diaktifkan kembali, maka user dapat menggunakan fungsi
Reactivate Reservation untuk mengaktifkan reservasi yang sudah terlanjur
dibatalkan, sehingga nomor reservasi tetap menggunakan nomor reservasi yang
lama

A. Cara Pembuatan Reactivate Reservation

1. Dari GCF list pilih menubar Check-In

2. Klik Reactivate Reservation,
3. Tampil menu Reactivate Reservation
4. Klik icon Modify keluar pesan:
“Do you realy want to reactivate the reservation No., Mr/Mrs ?”
jawab YES (Gbr. 3.13)
5. Edit reservasi, misal : tanggal kedatangan, tanggal keberangkatan, dll (seperti
saat anda membuat reservasi baru), tetapi nomor reservasinya tidak berubah
6. Setelah selesai mengedit, kemudian klik icon Execute

Gbr. 3.13 - Reactivate Reservation

11
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

B. Penjabaran dari layar Reactivate Reservation

Field Fungsi

ResNo Nomor reservasi

RmNo Nomor kamar
Stat-List Status kamar/status reservasi
Reservation name Nama reservasi
Arrival Tanggal kedatangan
Nights Jumlah malam / hari
Departs Tanggal kepergian tamu hotel
Qty Jumlah kamar
Cat Katagori kamar
A Jumlah orang dalam kamar
Co Status kamar Compliment atau tidak membayar /
Gratis
Arg Kode arranggement kamar
Room Rate Harga kamar
Cancdate Tanggal reservasi yang pernah di edit
C-Id Kode user / petugas hotel

3.6 RECHECK-IN A C/O GUEST

Berfungsi untuk mencheck-inkan kembali tamu yang sudah Check Out. Biasanya
hal ini terjadi dikarenakan salah mencheck-outkan tamu.

Langkah-langkah melakukan Re-Checkin a C/O guest

1. Dari GCF list pilih menubar Check-In

2. Klik Re-checkin a C/O Guest
3. Akan keluar pesan : “Enter Room No..” (Gbr. 3.14)
4. Masukkan No kamar yang ingin dicheck-Inkan kembali, kemudian klik OK
5. Akan keluar layar “Today Checked-Out Guest(s)” sesuai dengan no. kamar
yang ingin dicheck-inkan kembali
6. Akan keluar pesan “Do you really want to re-checkin a guest room no... -
.., Mr/Mrs?” klik Yes jika hendak mencheckin-kan kembali dan NO jika tidak

12
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
3. FRONT OFFICE - CHECK-IN

Gbr. 3.14 – Recheck-In a Check-Out Guest

Gbr. 3.15 – Recheck-In a Check-Out Guest

13
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions