MAKALAH KORESPONDENSI

Makalah ini Disusun sebagai Tugas

Mata Kuliah Bahasa Indonesia
Dosen : Taufik Setyadi Aras, [Link].

Disusun Oleh:

Muhammad Naufal Hilman – 10122394

Akmal Salman Al’Farisi – 10122399

Azhar Nursadiyyah - 10122404

Dimas Azmi Haikal – 10122412

Wawi Rhiksa Wibawa – 10144470

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2022
DAFTAR ISI
 BAB 1

PENDUHULUAN

1.1 Latar Belakang

Bahasa Indonesia adalah bahasa nasional dan bahasa resmi negara, sesuai
dengan yang tercantum dalam UUD 1945 Bab XV Pasal 36. Memakai bahasa
Indonesia yang baik dan benar, bukanlah tugas ahli bahasa saja atau mahasiswa
yang ada di Fakultas Ilmu Budaya, tetapi juga bangsa Indonesia, justru itulah kita
sebagai bangsa Indonesia harus mempunyai sikap positif terhadap bahasa kita,
yaitu setia, sadar dan bangga. Namun kenyataan pemakaian bahasa Indonesia di
kantor-kantor di sekolah-sekolah banyak yang tidak memakai bahasa Indonesia
yang baik dan benar, terutama dalam komunikasi tulisan, yaitu bahasa surat
sehingga timbullah pemakaian kalimat, kata yang tidak tepat bahkan
mengacaukan dalam surat. Begitu juga pemakaian ejaan, yaitu tanda baca titik,
titik dua, dan koma. Penulisan kata yaitu kata depan, dan kata gabungan yang
tidak sebenarnya.

Atas dasar inilah keterampilan dan kecermatan dalam pemakaian bahasa

Indonesia yang meliputi ejaan, kata dan kalimat-kalimat yang efektif dalam surat
menyurat perlu dibina dan ditingkatkan supaya tercapai apa yang dikatakan
memakai bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam komunikasi tulisan, yaitu
dalam surat menyurat.

Surat merupakan alat komunikasi yang menggunakan bahasa tulisan.

Berbeda dengan alat komunikasi bahasa tulisan yang lain, surat biasanya
dialamatkan atau ditujukan kepada yang berkepentingan (perorangan, masyarakat
atau lembaga), dan disampaikan atau dikirimkan kepadanya. Isi atau maksudnya
bermacam-macam, mungkin berupa berita pertanyaan, perintah, ketentuan,
penjelasan, dan lain-lain.

1.2 Rumusan Masalah

 Berdasarkan latar belakang penelitian, masalah yang akan diidentifikasi
dalam penyusunan tugas Mata Kuliah ini adalah sebagai berikut:

1. apa itu kesekertariatan?

2. Bagaimana surat-menyurat?
3. apa saja format surat?
4. bagaimana cara penyusunan surat?
1.3 Tujuan Pembuatan Makalah

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk megetahui lebih dalam
mengenai kesertariatan, surat-menyurat, format surat, dan cara penyusunan surat
yang baik.
 BAB 2

PEMBAHASAN

2.1 Kesekretariatan

Dalam Sebuah Lembaga Atau Organisasi tugas Seorang Pemimpin dibantu

oleh Seorang Sekertaris. Istilah sekertaris berasal dari Bahasa Inggris secretary,
yang diambil dari Bahasa latin secretarius. Secara etimologis sekretaris dapat
diartikan sebagai orang yang diberi ke percayaan menyimpan rahasia.

Sekretaris dapat bermacam-macam,yaitu sekretaris ekskutif dan sekretaris

prbadi. Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang mempunyai tugas
memimpin atau menjalankan tugas manajemen, misalnya sekretaris wilayah
daerah, sekretaris jendral departemen, sekrertaris Lembaga Pendidikan dan
sekretaris perusahaan. Sekretaris pribadi bertugas untuk membantu efektivitas
kerja pimpinan misalnya sekretaris direktur, sekretaris manager dan sekretaris
Menteri.

2.1.1 Tugas sekretaris

Tugas sekretaris pada umumnya adalah sebagai berikut

1. Menerima tamu
2. Membuat perjanjian
3. Menjawa Telepon
4. Mengatur jadwal kegiatan
5. Mengatur acara pertemuan
6. Mengurus perjalanan
7. Menangani surat menyurat

2.1.2 Syarat Menjadi Sekretaris

Untuk menjadi seorang sekretaris yang professional harus

mempunyai syarat sebagai berikut:
 1. Memiliki keterampilan dalam bidang administrasi dan
bidang-bidang terkaitnya.
2. Memiliki pengalaman, pengetahuan dan wawasan yang luas
3. Mampu menangani setiap permasalahan yang ada terutama yang
menyangkut pekerjaan
4. Memiliki potensi untuk menjadi sekretaris
5. Memiliki kesabaran dan keuletan dalam bekerja
6. Disiplin dan cekataan dalam bekerja
7. Berpenampilan baik dan menarik
Berpenampilan menarik dan baik merupakan salah satu dari
syarat sebagai seorang sekretaris yang [Link]
yang baik dan menarik akan memberikan persepsi dan kesan
yang positif terhadap orang lain yang bertemu dengannya. untuk
menjadi sekretaris, ada beberapa hal yang harus dipenuhi sebagai
syarat sekretaris
yang profesional.
2.1.3 Perbedaan Tugas Sekretaris,Kesekretarian,Sekretariat
TUGAS
Sekretaris Kesekretarian Sekretariat
Menjaga rahasia Melakukan Merumuskan
pimpinan persiapan dan rencana kerja
pelaksanaan dari berdasarkan
direksi program kerja
dinas
Melakukan Mengatur anggaran Menyusun
kegiatan surat program, mengatur
menyurat dan mengevaluasi
pelaksanaan
kegiatan
Mengingatkan Menyusun Mengkoordinator
 jadwal kegiatan dokumentasi dan bawahan untuk
pimpinan arsip secara mensinkronisasi
sistematis rencana kegiatan
Melayani tamu Tempat atau Memantau tugas
pelaksanaan suatu bawahan agar
kegiatan atau mengetahui
aktivitas sekretariat permasalahan dan
memberi solusi

2.1.4 Anjuran Dan Larangan sekretariat

 Anjuran

[Link]

[Link] efektif dan efisien

[Link] rahasia pimpinan atau perusahan

 Larangan
[Link] boleh tertawa besar-besar

[Link] kata-kata kasar

[Link] perkataan pimpinan Lambat dalam

bertindak

2.2 Surat – Menyurat

Surat merupakan bentuk tulisan yang bertujuan menjelaskan pikiran dan

perasaan seseorang atau surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Melalui
surat isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamay
yang dituju. Surat memiliki perbedaan dengan karangan lain karena surat ditulis
dengan mengikuti aturan serta kaidah yang harus.

Aturan-aturan tersebut antara lain :

  Sesuai dengan bagian-bagian yang sudah diatur dalam keputusn Menpan
Nomor 71/1993
 Sesuai dengan bentuk-bentuk surat
 Menggunakan bahasa baku
 Penggunaan kertas, amplop, dan tata cara melipat surat.

Ada beberapa hal penting dalam berkomunikasi dengan surat:

1. Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan

2. Penerima surat, yaitu orang atau lembaga yang menjadi tujuan pengiriman
surat
3. Pesan, yaitu isi yang ingin disampaikan oleh pengirim
4. Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang diformulasikan
dalam ragam tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan
kerperluan.

Surat-menyurat adalah kegiatan yang dilakukan oleh dua pihak yaitu pemberi
dan penerima dalam melakukan berkirim surat. Sebagai makhluk sosial kita
semua membutuhkan komunikasi salah satunya dengan surat-menyurat sebagai
media komunikasi tertulis, surat-menyurat minimal melibatkan dua pihak yaitu
pihak pertama atau pengirim surat dapat berupa perorangan maupun instansi.
Surat mencerminkan diri atau organisasi penulisannya, maka surat sebaiknya
dibuat semenarik mungkin, baik dari segi bentuk maupun isinya. Surat menyurat
bisa disebut korespondensi dan yang melakukannya disebut koresponden.

Surat-menyurat termasuk ke dalam komunikasi tertulis, komunikasi tertulis

biasanya digunakan untuk mengomunikasikan hal-hal yang kompleks, jangka
waktu penggunaan komunikasi lama, dan menyangkut banyak orang. Adapun
kelebihan dan kekurangan dari komunikasi secara tertulis:

Kelebihan

 Pembuktian mudah dilakukan

  Dapat dibaca kembali bila belum jelas
 Dapat dipersiapkan dengan matang

Kekurangan

 Memerlukan alat bantu

 Memerlukan kemampuan berbahasa tulis yang cukup
 Memerlukan waktu banyak dalam pelaksanaan dan menerima umpan balik.

Surat memilki fungsi antara lain:

1. Utusan atau wakil penulis/instansi pengirimnya

2. Bukti tertulis, misalnya surat-surat perjanjian
3. Bukti sejarah, misalnya surat-menyurat yang memuat perubahan atau
perkembangan suatu perusahaan/instansi
4. Jaminan keamanan, misalnya surat rumah
5. Pedoman kerja, misalnya surat putusan atau instruksi yang memuat
petunjuk pelaksanaan
6. Sebagai alat komunikasi tertulis.

Tujuan pengiriman surat dapat berupa memberitahukan suatu informasi,

membuat perjanjian, memesan barang, dan melamar pekerjaan. Tujuan tersebut
sebaiknya dnyatakan secara jelas agar mudah dipahami oleh penerima surat
sehingga tidak salah tafsir atau salah paham bisa dihindari. Tujuan pengiriman
surat biasanya dicantumkan pada paragraf isi dan pada hal surat.

2.3 Penyusunan Surat

Surat yang baik disusun surat yang tepat, menggunakan bahasa surat yang
benar atau baku, dan pemakaian kertas surat sesuai dengan ukuran. Selain itu, isi
surat harus singkat, jelas, dan tidak bertele-tele agar penerima dapat tahu isi surat
menggunakan cepat, tepat, tidak ragu-ragu. Bahasa yg digunakan harusbahasa
Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik
tentang pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, juga kalimatnya. Selain itu, bahasa
surat wajib efektif serta efesien. Bahasa surat juga harus lumrah, logis, ekonomis
kata, cermat pada pemilihan kata, sopan, serta menarik.

Untuk lebih rincinya, penulis surat sebaiknya mempunyai pengetahuan dasar

surat-menyurat, memahami prosedur surat-menyurat, dan memiliki keterampilan
dalam teknik penyusunan surat. Surat hendaknya disusun secara sederhana dan
tidak bertele-tele. Oleh karena itu, penulis surat harus memahami prinsip-prinsip
dasar kompoisisi dan memiliki kemampuan bernalar yang baik serta memahami
masalah yang menjadi pokok persoalan. Surat hendaknya disusun secara jelas,
lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud
yang dikehendaki oleh penulis. Jelas berarti maksud surat itu mudah ditangkap
dan unsur-unsurnya juga dinyatakan secara jelas. Lugas berarti bahasa yang
digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang ingin disampaikan.
Surat hendaknya bersifat adab dan hormat. Artinya, pernyataan yang digunakan
sopan, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan orang lain. Surat hendaknya
bersifat bersih, rapi, dan necis. Oleh karena itu, kertas yang digunakan harus
bersih, ditik rapi, dan tidak terdapat coretan atau bekas hapusan.

Sebelum mulai menulis surat hendaknya ditetapkan dan dirumuskan lebih

dahulu permasalahan yang di- ungkapkan. Permasalahan tersebut disusun
menurut urut-urutan yang telah ditetapkan, kemudian diuraikan secara sistematis
melalui kalimat-kalimat. Jika diperlukan, uraian tersebut dapat dilengkapi dengan
sejumlah data yang relevan. Setiap pokok persoalan hendaknya disusun dalam
sebuah paragraf yang jelas. Setelah selesai ditulis, surat hendaknya diperiksa
kembali. Jika semuanya telah lengkap dan dianggap memadai, barulah konsep itu
ditik dengan rapi. Sebelum diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani,
surat yang telah ditik itu perlu diperiksa secara teliti sekali lagi.

Syarat dan ciri surat yang baik antara lain:

 penulis surat harus memahami bentuk surat yang digunakan,

  dalam menulis surat penulis hendaknya bersikap seolah-olah ia sedang
berbicara dengan orang yang dituju,
 surat tidak perlu panjang dan bertele-tele. (Wiyasa 1996:3)
2.4 Fungsi dan Cara Menulis Surat

Secara umum, bagian surat terdiri atas empat unsur pembangun yaitu KOP
surat (kepala Surat), leher surat, badan surat, dan kaki surat. Bagian kepala surat
merupakan penting sebagai identitas pengirim surat. Leher surat terdiri dari
tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal/perihal, dan alamat tujuan. Badan surat
terdiri dari salam pembuka, alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.
Terakhir, kaki surat terdiri dari salam penutup, nama jabatan penanda tangan,
tanda tangan, tembusan, stempel organisasi, dan inisial pembuat surat.

A. Kepala surat
Kepala surat terletak atau tercetak pada bagian atas surat. Kepala
surat memiliki tempat strategis agar menarik pembaca surat. Dalam
penulisan kepala surat, nama instansi menggunakan huruf kapital pada
bagian atas kertas surat. Logo instansi terletak disebelah kiri nama instansi.
Selanjutnya, alamat instansi, kode pos, nomor telepon, dan e-mail harus
ditulis secara lengkap.
Hal-hal yang harus di perhatikan dalam Menyusun kepala surat yaitu
sebagai berikut.
1. Penulisan kepala surat tidak dianjurkan mengggunakan kata yang di
singkat seperti telepon menjadi tlp.
2. Penulisan kepala surat harus memperhatikan kata-kata yang dinilai
mubazir.
B. Nomor Surat
Dalam penulisan surat hendaknua mencantumkan nomor surat.
Biasanya nomor surat terletak di bagian kiri bawah kepala surat dan
memiliki fungsi untuk mempermudah dalam pengarsipan surat dan menjadi
bahan rujukan untuk surat surat berikutnya. Nomor surat terdiri dari empat
 komponen yaitu nomor urut surat, kode instansi, bulan pembuatan surat, dan
tahun pembuatan surat.
C. Tanggal
Tanggal surat di ketik disebelah kanan atas di bawah kepala surat.
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan menggunakan angka.
Sebelum tanggal tidak diantumkan nama kota dan daerah, karena sudah
tercantum didalam kop surat. Nama bulan di tulis dengan huruf secara
lengkap dan pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik.
Contoh-contoh penulisan tanggal surat yang benar:
 01 Juli 2015
 09 Maret 2015
 01 Januari 2015
 12 Juni 2015 (tidak memakai titik)
D. Lampiran

Lampirkan memiliki arti menyertakan sesuatu sebagai bahan

pertimbangan atau infomasi lain selain dari isi surat seperti tanda bukti jual-
beli, folmulir, foto kopi ijazah, foto kopi KTP, foto kopi kartu keluarga, dan
perincian biaya. Penulisan lampiran ditulis tiga lembar atau satu berkas.
Lampiran memiliki fungsi sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang
adanya keterangan-keterangan tambahan selain isi surat.

E. Hal atau Perihal

Hal berfungsi sebagai penujuk isi, topik isi surat, atau inti surat
secara singkat. Hal surat dapat disamakan dengan judul surat. Hal surat harus
ditulis dengan singkat, jelas, menarik, berbentuk kata atau frasa, dan tidak
dalam bentuk kalimat.
F. Alamat Surat
Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat)
dan alamat luar (pada amplop).Alamat dalam surat adalah alamat yang
ditulis pada helai kertas dan alamat ini berfungsi sebagai petunjuk
 langsungbagi penerima [Link] surat berisi alamat lengkap dan nomor,
kota atau kabupaten atau kecamatan, dan terakhir kode pos. Penulisan alamat
surat bagian dalam tidak memakai kata Kepada, menggunakan singkatan
Yth., menggunakan nama jabatan, mencantumkan unit kerja, dan nama
tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.
G. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat kepada penerima
surat. Salam pembuka yang lazim digunakan yaitu ungkapan “Dengan
Hormat”. Salam pembuka ini berfungsi sebagai pembuka pembicaraan
supaya tidak terkesan kaku. Selain itu, salam pembuka ini dapat
menimbulkan rasa kekerabatan dan rasa hormat. Beberapa contoh salam
pembuka sebagai berikut.
 Dengan hormat,
 Assalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatu,
 Salam sejahtra,
H. Isi Surat
Secara umum, isi surat terbagi atas alinea pembuka, alinea isi, dan
alinea penutup.
a. Alinea Pembuka
Alinea pembuka berisi pengantar isi surat. Alinea pembuka
berisi latar belakang, tujuan menulis surat, dan rujukan surat
sebelumnya.
b. Alinea Isi
Alinea isi adalah bagian surat yang menampung maksud penulis
surat. Isinya merupakan kelanjutan dari alinea pembuka dan isinya
menerangkan hal yang diterakan sebelumnya. Bentuk penyampaian
alinea isi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara umum ke khusus
(deduktif) dan khusus ke umum (induktif).
c. Alinea penutup
 Alinea penutup dapat disesuaikan dengan isi surat. Alinea
penutup berisi simpulan, harapan, ucapan terima kasih, dari pengirim
surat.
I. Salam Penutup
Salam penutup sama halnya dengan salam pembuka. Salam penutup
ini juga memiliki fungsi yang sama dengan salam pembuka yaitu sama-sama
memberikan rasa penghormatan. sering digunakan dalam menulis surat.
J. Pengirim Surat
Setelah salam penutup, unsur surat selanjutnya yang harus dilengkapi
adalah pengirim surat. Pengirim surat pencantuman identitas. Identitas yang
dimaksud adalah nama lengkap, gelar, jabatan, nomor induk kepegawaian,
tanda tangan dan disetai cap dinas. Hal ini dilakukan agar surat tersebut
memiliki bukti hitam di atas putih.
K. Tembusan
Tembusanberfungsi apabila isi surat tersebut perlu diketahui oleh
pihak lain selain penerima surat. Tembusan terletak pada margin sebelah
kiri, sejajar dengan nomor.
L. Inisial
Inisial terletak pada bagian kiri bawah surat dinas. Inisial sering
dijumpai tanda pengenal yang berupa singkatan. (inisial) dan nama
pengonsep dan pengetik surat. Inisal berfungsi mengetahui siapa pengonsep
dan pengetik surat bersangkutan. Sebenarnya inisial hanya berguna untuk
keperluan intern pengirim surat, bukan untuk penerima surat.
2.5 Format Surat

Format surat yang dimaksud aalah bentuk dan ukuran serta tata letak atau
posisi bagian bagian surat, seperti penempatan nomor, salam pembuka, salam
penutup, tembusan, dan lainlain.

2.5.1 Format Lurus Penuh

Format lurus penuh merupakan bentuk yang paling mudah dalam menulis
[Link] penulisan bagian surat (2-13) dimulai dari margin sebelah
kiri kecuali kepala surat (1) yang berada pada bagian tengah. Penulisan
bagian isi surat tidak mengalami lekukkan seperti memulai menulis
paragraf atau alinea baru. Surat bentuk lurus penuh dapat diketik dengan
cepat dan mudah. Kelemahan bentuk surat lurus penuh ini terletak pada
penempatan bagian surat yang berat ke kiri sehingga kurang indah
dipandang.
 Keterangan :
1.   Kop surat
2.   Tanggal dibuatnya surat
3.   Nomor surat
4.   Lampiran
5.   Perihal
6.   Alamat yang di tuju
7.   Salam Pembuka
8a. Pembuka surat
8b. Isi surat
8c. Penutup surat
9.   Salam penutup
[Link]
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Inisial

2.5.2 Format Lurus

Format lurus ini penulisannya hampir sama dengan bentuk lurus penuh
dan bagian surat jugadimulai dari margin sebelah kiri. Perbedaanya adalah
terletak pada tanggal surat (2), salam penutup (9), dan tanda tangan, nama,
jabatan penanggungjawab surat (10) berada di sebelah kanan.
2.5.3 Format Setengah Lurus
Format setengah lurus  surat yang memiliki banyak kesamaan dengan
bentuk lurus, perbedaannya terletak pada isi surat dan setiap alenia
pembuka surat, isi surat dan penutup surat dibuat menjorok ( masuk ke
dalam ).
2.5.4 Format Lekuk atau Format Bergerigi

Format Lekuk atau Format Bergerigi merupakan bentuk surat yang

biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat
rapih. Bentuk ini terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di
tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah.
2.5.1 Format Paragraf Menggantung

Format Paragraf Menggantung merupakan bentuk surat dimana

Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea
menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi.
Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5
spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.
 BAB 3
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis
dari pihak yang satu kepada pihak yang lain atau surat merupakan alat
komunikasi yang menggunakan bahasa tulisan.
Surat biasanya dialamatkan atau ditujukan kepada yang berkepentingan
(perorangan, masyarakat atau lembaga) dan disampaikan atau dikirimkan
kepadanya.
Membuat format (bentuk) surat juga harus tepat sesuai dengan aturan
yang berlaku. Format atau bentuk surat ada 6 (enam) yang efektif atau yang
resmi dipergunakan di Indonesia.
a. Format lurus penuh
b. Format lurus
c. Format setengah lurus A
d. Format setengah lurus B
e. Format Lekuk
f. Format paragraf menggantung
3.2 Saran
Surat merupakan salah satu hal yang penting dalam berbisnis maka
dalam pembuatan (pengetikan) atau penulisan surat pun harus diteliti, benar,
tepat, jelas dan tidak bertele-tele atau tidak mubazir. Bahasanya harus baku
dan ejaannya sesuai dengan Ejaan Bahasa Indonesia. Agar si penerima surat
dapat lebih memahami isi surat maka pergunakanlah bahasa yang benar dan
baik sehingga tidak terjadi kesalahpahaman dalam penulisan dan si penerima
pun akan membalas surat Anda tanda adanya konflik dalam penulisan.
 DAFTAR PUSTAKA
Juanda, Cece Sobarna, Nani Darheni. 2017. Pembinaan Bahasa Indonesia.
Yogyakarta: Kanisius.
Ahyar, Juni. 2015. Korespondensi Bisnis Bahasa Indonesia. Aceh: Sefa Bumi
Persada.