Penanganan Paket Bermasalah dalam Pengiriman
Penanganan Paket Bermasalah dalam Pengiriman
Tujuan Training
Standart operasional
Kenapa perlu
Apa paket registrasi paket
a. registrasi?
Menginformasikan kendala yang
bermasalah? bermasalah
terjadi pada paket, untuk a. Pada saat paket mengalami
Ketika barang dalam mempermudah pihak terkait update kendala pada saat pengiriman,
pengiriman, karena alasan terhadap informasi tersebut. lakukan segera registrasi paket
operasional, alasan bermasalah
customer atau alasan tidak b. Lakukan registrasi paket
normal lainnya, yang bermasalah agar pihak terkait tau b. Jika pada saat waktu delivery
menyebabkan kendala dan dapat memberikan feedback yang telah ditetapkan, terdapat
penyelesaian, serta menjamin kendala proses delivery tidak
pada saat pengiriman yang
paket dapat dikirimkan tepat waktu dapat dilakukan kembali, perlu
memerlukan komunikasi
untuk melakukan registrasi
yang efektif untuk c. Registrasi paket bermasalah dengan paket bermasalah. Seperti :
penyelesaiannya. benar akan menghindari terjadinya Customer menolak paket, paket
penundaan, complaint ataupun rusak, hilang , dll
denda
PENDAFTARAN DAN
MONITORING PAKET
02 BERMASALAH
Pendaftaran Paket Bermasalah
Pelaporan Scan Paket Bermasalah, tujuannya untuk melaporkan masalah yang dihadapi paket tersebut dalam
proses pengantaran
1 3
5 6 Jenis paket masalah
c
4
2 7 Input Description
Attach
8
Picture
Klik Kirim
Attach
9 10
Video
Langkah Operasi: klik di menu Kualitas Layanan – klik Manajemen Abnormal – Manajemen Paket Bermasalah –
Data
Pendaftaran Paket Bermasalah – Masukan Waybill – Masukan Jenis Paket Masalah – Berikan Penjelasan Paket Bermasalah
Query:
– berikan Foto dan bukti – berikan video – klik kirim
Tujuan: Melaporkan masalah yang dihadapi paket tersebut dalam proses pengantaran.
Jenis masalah berikut jika dalam batas waktu yang ditentukan melapor paket bermasalah ke dalam sistem, penilaian
penundaan batas waktu akan dikecualikan.
Kategori Persyarata Laporan Apakah dinilai sbgai btas
Item Kategori Sub
Utama Masalah wktu Keterlambatan
Penerima menolak untuk menerima
menghubungi departemen
Pelanggan menolak untuk membayar asal untuk ditangani, dan di
Pelanggan meminta untuk memeriksa barang sistem lapor paket bermasalah.
Alamat penerima salah / tidak lengkap
Kategori Penerima tidak dapat dihubungi
Pelangga Penerima meminta untuk reschedule pengiriman Tidak dinilai
n Penerima meminta untuk mengubah alamat pengiriman
Penerima mengambil paket sendiri ke outlet
Reservasi paket untuk masuk gudang
Penerima libur panjang atau libur akhir pekan sebelum jam 23:59 di hari
Berhub
Pelanggan meminta barang untuk barang lengkap baru dikirim itu
ungan
Cuaca buruk atau force majeure
dengan Kendala jalan raya sehingga tidak dapat dikirim Tidak dinilai
SLA Kendala
jadwal penerbangan atau pelayaran terhambat
keterlam
Kendala Outlet sehingga tidak dapat dikirim
batan 1 bulan hnya ada 1kesempatan
lainnya untuk mengajukan pengecualian
Kendala mobil Outlet
penilaian
Kerusakan, hilang sebagian, terkontaminasi
Paket hilang
Kendala masalah harus dilaporkan
Kendala serah terima
pada
Melebihi batas standar
dalam waktu 3jam setelah Tidak dinilai
Paket bongkar
Penolakan bea cukai
Retur
02 Cara dan standard penaganan paket bermasalah
Pengahlian pengiriman
Jenis Informasi: Paket bermasalah :
ke kompetitor:
Missroute adalah paket yang salah sortir atau salah tujuan yang diakibatkan oleh
GW/Outlet, ataupun kesalahan penginputan kecamatan
JIKA GW SALAH SORTIR
1 Scan Sampai
2 Scan Paket
Bermasalah (Pilih
3 alasan Missroute)
Scan Kirim Ke tujuan yang
benar
JIKA OUTLET OUTGOING
SALAH PILIH KECAMATAN
1 Scan Sampai
2 Scan Paket
Bermasalah (Pilih alas
3 an Missroute
Daftar Transfer paket (Ganti
ketujuan yang benar)
4 Konfirmasi Ke Outlet Outgoing,
lalu cetak resi tranfer dan Scan
kirim
CROSS LABEL
Crosslabel adalah kondisi paket salah tempel resi, contoh paket tujuan Jakarta di tempel
resi tujuan Jakarta, dan paket tujuan Jakarta di tempel resi surabaya
1 Scan Sampai
1 Scan Sampai
×
Tidak memberikan kategori
masalah, alasan dan bukti
yang jelas.
Telat mengajukan banding
dengan tepat waktu.
REMEMBER!!!
CEK PAKET
Saat Menerima barang, semua departemen
penerima dan Sprinter pada prinsipnya
harus membongkar dan memeriksa barang
yang dikirim oleh pelanggan, jika pelanggan
tidak mengizinkan pembongkaran dan
pemeriksaan, dapat menolak untuk barang
dikirimkan.
Pembongkaran dan pemeriksaan ini harus
dilakukan dihadapan pelanggan.
2 Tanpa Kemasan
Tambah kemasan
3 Paket kecil
Tambah kemasan
Kemasan dalam tambahkan packing bubble, kemasan luar dengan karton kertas( + karton
7 Jenis alkohol
kertas + packing kayu
• Palet kayu : jarak lubang Palet kayu antara 15-20cm (untuk memudahkan pada pengoperasian
Forklit)
• Kayu : Ketebalan kayu lebih besar dari 1,5 cm, lebar lebih dari 6 cm, dan selang antara kayu lebih
kecil dari 25 cm
Hewan Hidup
Tambah kemasan
1 2 3 4
Jika panjang barang antara Panjang satu barang adalah Satu barang dengan Satu barang dengan berat
1-2 Meter dan berat barang 2-3 Meter dan barang volume 2m³ - 3m³ dan satu lebih dari 150KG harus
melebihi 150KG, barang melebihi 50KG, tidak dapat sisi melebihi 1,8m; tidak diletakkan di palet (kecuali
tidak dapat diterima diterima, Panjang satu dapat diterima, serta Satu untuk kemasan pakaian);
barang melebihi 3 barang dengan volume tinggi palet tidak boleh
Meterpun Juga tidak dapat lebih besar dari 3m³, tidak kurang dari 8CM, lebar
diterima dapat diterima (mengacu pada penyangga
palet) tidak boleh kurang
dari 5 CM, tinggi bagian
bawah dan permukaan atas
tidak boleh melebihi 1,5 m,
seluruh palet Lebarnya
tidak boleh kurang dari 60
CM
Paket berat
Persyaratan packing kayu : ukuran kayu tebal > 1,5 cm, lebar > 6 cm, jarak antar selang kayu
< 25 cm
Kemasan Palet
2. Alat pameran kecil, furnitur, tidak ada kapas 2. wajib mengunakan kemasan yang sesuai dengan ukuran paket,
atau dapat menambahkan material lainny untuk memenuhi ruang
mutiara, spons, pelindung tepi busa, yang
pada kemasan
mengakibatkan kerusakan pada sudut barang
3. Paket didalam berupa furniture, wajib mengunakan kapas mutiara,
spons ataupun buble wrap untuk melindungi sudut
Jarak tanah dengan palet terlalu Jarak kolong palet lebih besar dari 10 cm, dapat
kecil, Tidak memenuhi standar diproses dengan forklift, memenuhi standar
Noted : 15-20 cm (untuk memudahkan proses pada forklit) Standar Jarak kolong palet
berkisar antara
Paket LCD
Menghindari
terjadinya
paket lecet/ rusak
Gambar 1
maupun cidera
SOP Packing Motor
Gambar 2
Gambar Sebelum Direvisi
SOP Packing Motor
Gambar 3
Gambar Setelah Direvisi
SOP Packing Motor
Ganti Rugi Kerusakan Atau Kehilangan
1. Packaging pengiriman dari motor listrik dan sepeda motor harus sesuai, jika tidak sesuai packaging nya
maka segala ganti rugi kerusakan menjadi beban outlet, pengiriman motor listrik dan sepeda motor harus
diasuransikan.
2. Ganti rugi dikompensasikan sesuai dengan nilai asuransi dan harga barang yang dipasar yang sebenarnya,
jumlah ganti rugi tidak lebih besar dari nilai pasar sebenarnya.
3. Kerusakan saat pengiriman, maka akan ganti rugi sesuai nilai bagian kerusakan, jika kerusakan lebih dari
70% maka akan di proses seperti barang hilang, J&T Cargo akan memproses konfirmasi dan ganti rugi sesuai
nilai bagian dalam kurun waktu 15 hari.
4. Jika saat pengiriman baterai motor listrik tidak di bungkus terpisah, sepeda motor tidak sesuai syarat dan
pembersihan bensin dan menjadi barang terlarang, secara rinci akan merujuk ke bagian Quality Control untuk
penyelesaiannya. Jika karena ini menimbulkan kerugian, maka kerugian ditanggung oleh outlet pengirim.
PENGENALAN
DANGEROUS
GOODS
06 Paket Illegal dan Terlarang
01 Definisi Paket Illegal & Terlarang
Barang-barang yang telah dilarang keras oleh hukum negara dan peraturan administratif untuk dikirim;
Barang yang bersifat korosif, radioaktif, ataupun barang lainnya yang berpotensi membahayakan
Definisi barang berbahaya yaitu : Segala sesuatu yang memiliki berbagai tingkat kandungan mudah
terbakar, ledakan, racun, korosif, radioaktivitas ataupun karakteristik berbahaya lainnya, yang dengan
mudah dapat dipicu oleh hal luar seperti gesekan, benturan, getaran, paparan api, paparan sinar
matahari, kelembaban dalam kontak dengan air, perubahan suhu, dll, Sehingga paket ini dengan
mudah memicu kebakaran, ledakan, keracunan, luka bakar, dll, yang dapat mengakibatkan kerusakan
properti.
02——Paket Illegal & Terlarang yang dilarang
oleh Negara
Jenis Tembakau
Edaran bacaan ataupun karya seni yang Alat Pemadam Api Minuman Keras
dilarang
kilogram perorang pada 1x alat dan peralatan yang Pemadam Kebakaran Nasional", "Safety kandungan alkohol
Commitment", dan contoh barang,
pengiriman berhubungan dengan perjudian, CD,
Pengiriman hanya dapat di proses setelah diatas 54%
kaset, kaset video, dll. mendapatkan persetujuan dari pusat
04——Paket Illegal & Terlarang yang dilarang
oleh Negara
perhiasan, batu giok, yang sama seperti uang yang tidak dirawat, hewan liar jika tidak maka akan di proses denda
Bentuk Kristal yang tidak jelas Bahan korosif Obat Pertanian Bahan urai medical
Tanggung jawab: Seluruh kerugian yang timbul akibat penerimaan barang di atas (termasuk barang dalam daftar terlarang) yang menyebabkan kecelakaan saat proses pengiriman baik korban
personel, sanksi administrasi dan kerugian ekonomi lainnya yang menjadi tanggung jawab Droppoint yang menerima paket tersebut
07 Paket Mudah Terbakar Dan
Meledak
04 Dangerous Goods Label Identifikasi
1. Explosive
2. Gas
3. Flammable liquid
4. Flammable solid
5. Oxidazing substances/ organic
peroxides
6. Toxic
7. Radioacktive
8. Corroscive
9. Miscellaneous DG
Perhatian : Termasuk namun tidak terbatas pada tanda peringatan diatas, dan berpatokan pada peraturan terbaru
01 Dangerous Goods
(Mudah terbakar & meledak)
cairan yang mudah terbakaar benda mudah terbakar & meledak Gas mudah meledak Tangki bensin
Aki : Dilarang keras mengirim Baterai kering: baterai kering utuh, baterai Baterai lithium: sebelum menerima paket Barang yang mengandung baterai
semua jenis baterai dengan kancing yang masih dalam kemasan baterai lithium, wajib berkomunikasi lithium: Barang yang mengandung
pabrik resmi dapat dikirim langsung; dengan pelanggan untuk melampirkan baterai lithium (seperti ponsel,
kontak logam, seperti baterai
namun bila tidak mengunakan kemasan "sertifikat pengiriman barang", bila pada
komputer, mobil baterai, bank daya,
asam aldehida, baterai timbal, sel orisinal maka wajib memenuhi syarat sertifikat tersebut tertera paket bisa di
dll.) dapat diterima bila memenuhi
bahan bakar, packing, dengan maksimal 5 buah kirim dengan prosedur paket pada
umumnya, maka pengiriman paket dapat
persyaratan berikut:
(termasuk): baterai yang dikemas satuan,
Baterai jadi atau baterai setengah
tampilan luar tidak mempunyai kemasan di proses dan pengiriman paket tidak Rak dan baterai sepeda motor, mobil
jadi (mainan), dan kendaraan listrik harus
yang kokoh, bateri rusak, kondisi baterai dapat di proses bila tidak dapat
(Dapat meninjau pengiriman terekspos melampirkan sertifikat terkait ditempatkan secara terpisah
cargo barang tertentu)
03 Dangerous Goods (Mudah terbakar & meledak)
Tangki bertekanan yang Tabung kosmetik bertekanan: tabung Berbagai jenis barang gas
kosmetik yang memiliki tekanan dalam kemasan (kecuali
mudah terbakar dan meledak: Mereka yang memiliki
rendah seperti semprotan tabir surya,
cat, pestisida, cairan botol kosong dan semprotan
pewarna, semprotan pelembab kulit, standar mudah
pembersih, semprotan rambut, pembersih busa, busa cukur, dll.
kosmetik yang tidak
mengandung tanda bahaya),
terbakar dan tanda
mousse, dll. wajib walaupun tabung tersebut memiliki
Perhatian : Termasuk namun tidak terbatas pada tanda peringatan diatas, dan berpatokan pada peraturan terbaru
021-80661666