TUGAS AKHIR – KS141501

PERENCANAAN PROGRAM IMPLEMENTASI

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DI
PT. PERKEBUNAN NUSANTARA XI:
MANAJEMEN KOMUNIKASI
TORI ANDIKA BUKIT
NRP 5212 100 102

Dosen Pembimbing:
Feby Artwodini, [Link], M.T.
Eko Wahyu Tyas D., [Link], MBA

JURUSAN SISTEM INFORMASI

Fakultas Teknologi Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya 2016

vi
FINAL PROJECT – KS141501

PLANNING OF ERP IMPLEMENTATION

PROGRAM IN PT. PERKEBUNAN NUSANTARA
XI: COMMUNICATION MANAGEMENT

TORI ANDIKA BUKIT

NRP 5212 100 102

Supervisor:
Feby Artwodini, [Link], M.T.
Eko Wahyu Tyas D., [Link], MBA

DEPARTMENT OF INFORMATION SYSTEMS

Faculty of Information Technology
Sepuluh Nopember Institute of Technology
Surabaya 2016

vii
Scanned by CamScanner
Scanned by CamScanner
PERENCANAAN PROGRAM IMPLEMENTASI ERP
DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA XI:
MANAJEMEN KOMUNIKASI

Nama Mahasiswa : Tori Andika Bukit

NRP : 5212 100 102
Jurusan : Sistem Informasi FTIF-ITS
Pembimbing 1 : Feby Artwodini Muqtadiroh, [Link],
M.T.
Pembimbing 2 : Eko Wahyu Tyas Darmaningrat,
[Link]., [Link]

ABSTRAK

PTPN XI akan melaksanakan program implementasi ERP yang

terdiri dari lima buah proyek. Masing – masing proyek memiliki
peran tersendiri di dalam kegiatan implementasi ERP. Untuk itu
keberhasilan masing – masing proyek harus dicapai agar
implementasi ERP juga berjalan sukses. Komunikasi merupakan
salah satu hal penting yang harus diperhatikan untuk keberhasilan
eksekusi proyek. Komunikasi yang tidak efektif merupakan salah
satu faktor yang menyumbang kegagalan di dalam pelaksanaan
manajemen proyek. Untuk mencapai kegiatan komunikasi yang
efektif, maka dimulai dari kegiatan perencanaan.
Ada berbagai standar yang bisa digunakan di dalam
merencanakan komunikasi. Standar yang dipakai pada penelitian
ini adalah PMBOK 5. Metode dalam merencanakan manajemen
komunikasi berdasarkan PMBOK 5 adalah dengan melakukan
analisis kebutuhan komunikasi, pemilihan teknologi di dalam
kegiatan komunikasi, pemilihan model dan metode komunikasi,
serta pembuatan tata cara pelaksanaan rapat. Serangkaian
kegiatan tersebut akan menghasilkan sebuah perencanaan
manajemen komunikasi pada proyek.

xi
Hasil dari penelitian ini adalah dokumen perencanaan manajemen
komunikasi di setiap proyek yang ada pada program implementasi
ERP di PTPN XI. Dokumen ini berfungsi sebagai pembantu pihak
manajer proyek dalam melaksanakan kegiatan komunikasi pada
proyek. Selain itu dibuat juga kerangka dokumen untuk berbagai
kegiatan komunikasi. Melalui penelitian ini diharapkan dapat
membantu terciptanya kegiatan komunikasi yang efektif pada
proyek – proyek tersebut.
Kata Kunci: MANAJEMEN PROYEK, ERP, SAP, PMBOK5,
MANAJEMEN KOMUNIKASI

xii
ERP IMPLEMENTATION PLANNING PROGRAM IN
PT. PERKEBUNAN NUSANTARA XI:
COMMUNICATION MANAGEMENT.

Nama Mahasiswa : Tori Andika Bukit

NRP : 5212 100 102
Jurusan : Sistem Informasi FTIF-ITS
Pembimbing 1 : Feby Artwodini Muqtadiroh, [Link],
M.T.
Pembimbing 2 : Eko Wahyu Tyas Darmaningrat,
[Link]., [Link]

ABSTRACT

PTPN XI will execute ERP implementation program that consists

of five projects. Each project has its own role in the ERP
implementation. Each success of the project must be achieved so
that the ERP implementation was also success. Communication is
one of the important things that must be considered for the
successful execution of the project. Ineffective communication is
one factor that contribute for the failure in the implementation of
project management. To achieve effective communication activity,
we must start from the plan.
There are various standards that could be used in the
communication plan. The standard that used in this study is form
PMBOK 5. Method for plan communication management that is
based on PMBOK 5 is perform communication needs analysis,
selection of technology in communication activities, selection of
models and methods of communication, and establishment of
procedures of meeting. A series of these activities will result
communication management plan for each project.
The results from this research is communication management plan
documents for each projects on ERP implementation program in

xiii
PTPN XI. This document serves as a helper for project manager in
executing communication activities on the project. This research
also make document templates that is used during communication
activities. This research is expected can help to create effective
communication for each projects on ERP implementation
program.

Key Word: PROJECT MANAGEMENT, ERP, SAP, PMBOK5,

COMMUNICATION MANAGEMENT

xiv
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis tuturkan ke hadirat Tuhan YME yang telah
memberikan kekuatan dan hidayahnya kepada penulis sehingga
penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir dengan judul:
“Perencanaan Program Implementasi Enterprise Resource
Planning (ERP) di PT. Perkebunan Nusantara XI: Manajemen
Komunikasi” yang merupakan salah satu karya penulis sekaligus
syarat kelulusan pada Jurusan Sistem Informasi, Fakultas
Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya.

Tugas akhir ini tidak akan pernah terwujud tanpa bantuan dan
dukungan dari berbagai pihak yang sudah meluangkan waktu,
tenaga, dan pikirannya bagi penulis dalam menyelesaikan tugas
akhir ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima
kasih sebesar-besarnya kepada pihak di bawah ini, yaitu:

1. Kedua orang tua, dan keluarga yang senantiasa

selalu mendoakan dan memberikan kasih sayang
serta semangat tiada henti untuk menyelesaikan
Tugas Akhir.
2. Bapak Dr. Ir. Aris Tjahyanto, [Link]., selaku Ketua
Jurusan Sistem Informasi ITS selama penulis
menjalani kuliah.
3. Ibu Feby Artwodini, [Link], M.T., dan Ibu Eko
Wahyu Tyas D., [Link], MBA, selaku dosen
pembimbing yang yang telah banyak meluangkan
waktu untuk membimbing, mengarahkan, dan
mendukung dalam penyelesaian Tugas Akhir.
4. Ibu Evi Kuswardhany Urami, selaku pihak dari
Bidang Teknologi Informasi di PT. Perkebunan
Nusantara XI yang menjadi narasumber untuk
kebutuhan validasi penelitian.

xvii
 5. Bapak Dr. Eng. Febriliyan Samopa, [Link].,
[Link]., selaku dosen wali yang senantiasa
memberikan pengarahan dan motivasi selama
penulis menempuh masa perkuliahan dan
pengerjaan Tugas Akhir.
6. Pak Hermono, selaku admin laboratoriun
Manajemen Sistem Informasi yang membantu
dalam hal administrasi penyelesaian Tugas Akhir.
7. Dame Peto, Sarah Sitorus, Putri Larasati, Hasan
Basri dan teman - teman SOLA12IS lainnya, yang
selalu memberikan semangat positif untuk
menyelesaikan Tugas Akhir dengan tepat waktu.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih belum sempurna

dan memiliki banyak kekurangan di dalamnya. Dan oleh karena itu
penulis meminta maaf atas segala kesalahan yang dibuat penulis
dalam buku tugas akhir ini. Penulis membuka pintu selebar-
lebarnya bagi pihak yang ingin memberikan kritik dan saran, dan
penelitian selanjutnya yang ingin menyempurnakan karya dari
tugas akhir ini. Semoga buku tugas akhir ini bermanfaat bagi
seluruh pembaca.

Surabaya, 22 Desember 2015

Penulis

xviii
 DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 2. 1 ALUR INFORMASI PROYEK .................................... 29

GAMBAR 2. 2 MANAJEMEN KOMUNIKASI ................................... 30
GAMBAR 2. 3 PERENCANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI .......... 31
GAMBAR 2. 4 PERENCANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI (2) .... 32
GAMBAR 2. 5 MODEL KOMUNIKASI ............................................ 37
GAMBAR 2. 6 ............................................................................... 40
GAMBAR 2. 7 AGILE MODEL ....................................................... 46
GAMBAR 2. 8 STRUKRUR ORGANISASI UMUM ............................ 51
GAMBAR 2. 9 STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT KEUANGAN
............................................................................................. 52
GAMBAR 2. 10 STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT PRODUKSI
............................................................................................. 52
GAMBAR 2. 11 STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT
PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN ................................ 53
GAMBAR 2. 12 STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT SDM &
UMUM .................................................................................. 53
GAMBAR 2. 13 STRUKTUR ORGANISASI SPI ............................... 54
GAMBAR 2. 14 STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT
PERUSAHAAN....................................................................... 54
GAMBAR 2. 15 STRUKTUR ORGANISASI PABRIK GULA .............. 55
GAMBAR 2. 16 STRUKTUR ORGANISASI PASA JATIROTO ............ 55
GAMBAR 2. 17 STRUKTUR ORGANISASI ROSELLA BARU............ 56
GAMBAR 4. 1 STRUKTUR ORGANISASI PROGRAM IMPLEMENTASI
ERP.......................................................................................71

xxv
 DAFTAR TABEL

TABEL 1. 1 SAP S/4 HANA......................................................... 24

TABEL 4. 1 PENGGALIAN INFORMASI STAKEHOLDER ................. 69
TABEL 4. 2 TABEL PERAN STAKEHOLDER ................................... 71
TABEL 4. 3 STAKEHOLDER PROYEK IMPLEMENTASI ERP........... 73
TABEL 4. 4 STAKEHOLDER PROYEK PENYEDIAAN SISTEM DAN
INFRASTRUKTUR .................................................................. 74
TABEL 4. 5 STAKEHOLDER PROYEK PENGAWASAN
IMPLEMENTASI ERP ............................................................ 74
TABEL 4. 6 STAKEHOLDER PROYEK ERP INPUT AND REPORT
PROGRAMMING .................................................................... 75
TABEL 4. 7 STAKEHOLDER PROYEK PENYEDIAAN DATA ........... 76
TABEL 4. 8 INTEREST DAN POWER STAKEHOLDER ..................... 76
TABEL 4. 9 IDENTIFIKASI AKTIVITAS PROYEK ............................ 78
TABEL 4. 10 AKTIVITAS PROYEK IMPLEMENTASI ERP ............... 79
TABEL 4. 11 AKTIVITAS PROYEK PENYEDIAAAN SISTEM DAN
INFRASTRUKTUR ERP........................................................ 104
TABEL 4. 12 AKTIVITAS PROYEK PENGAWASAN IMPLEMENTASI
ERP.................................................................................... 107
TABEL 4. 13 AKTIVITAS PROYEK ERP INPUT AND REPORT
PROGRAMMING .................................................................. 109
TABEL 4. 14 AKTIVITAS PROYEK PENYEDIAAN DATA.............. 110
TABEL 5. 1 AKTIVITAS KOMUNIKASI PROYEK IMPLEMENTASI
SISTEM ERP ....................................................................... 120
TABEL 5. 2 AKTIVITAS KOMUNIKASI PROYEK PENYEDIAAN
SISTEM DAN INFRASTRUKTUR ERP ................................... 172
TABEL 5. 3 AKTIVITAS KOMUNIKASI PENGAWASAN
IMPLEMENTASI ERP .......................................................... 198
TABEL 5. 4 AKTIVITAS KOMUNIKASI PROYEK ERP INPUT &
REPORT PROGRAMMING .................................................... 228
TABEL 5. 5 AKTIVITAS KOMUNIKASI PROYEK PENYEDIAAN DATA
........................................................................................... 267

xxvii
 DAFTAR ISI

ABSTRAK ................................................................................... xi
ABSTRACT ...............................................................................xiii
KATA PENGANTAR...............................................................xvii
DAFTAR ISI .............................................................................. xxi
DAFTAR GAMBAR ................................................................ xxv
DAFTAR TABEL ................................................................... xxvii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................. 1
1.1 Latar Belakang ............................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah ....................................................... 5
1.3 Batasan Masalah ............................................................ 6
1.4 Tujuan Tugas Akhir ....................................................... 6
1.5 Manfaat Tugas Akhir ..................................................... 7
1.6 Relevansi Tugas Akhir ................................................... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................... 9
2.1 Penelitian Sebelumnya ................................................... 9
2.1.1 Leadership Communication in Project Management
................................................................................ 9
2.1.2 Rethinking Communication in IT Project
Management ......................................................... 10
2.1.3 Communication: The Foundation of Project
Management ......................................................... 11
2.1.4 Succeeding in Project Communication - Effective
Tools for the Purposes of Change Management
Case Company: VR Ltd. - Passenger Services ..... 11
2.2 Dasar Teori .................................................................. 12
2.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) ................... 12
2.2.2 Manajemen Proyek............................................... 24
2.2.3 PMBOK................................................................ 27
2.2.4 Manajemen Komunikasi Proyek Berdasarkan
PMBOK................................................................ 29
2.2.5 Project Management Doc Template ..................... 43

xxi
 2.2.6 Siklus Hidup Pengembangan Perangkat Lunak atau
Software Development Life Cycle (SDLC)........... 45
2.2.7 Extract, Transform, and Loading (ETL) .............. 47
2.2.8 Pengadaan Barang dan Jasa pada PTPN XI ......... 48
2.2.9 Struktur Organisasi PTPN XI ............................... 50
BAB III METODOLOGI PENELITIAN .................................... 59
3.1 Melakukan Studi Literatur ........................................... 61
3.2 Menggali Informasi pada PTPN XI ............................. 61
3.3 Merancang Kerangka Dokumen untuk Kegiatan
Komunikasi .................................................................. 62
3.4 Pembuatan Perencanaan Manajemen Komunikasi ...... 62
3.5 Validasi ........................................................................ 63
BAB IV PERANCANGAN ........................................................ 67
4.1 Perancangan Penggalian Informasi .............................. 67
4.1.1 Informasi Stakeholder Proyek .............................. 68
4.1.2 Identifikasi Aktivitas Proyek ................................ 77
4.2 Perancangan Kerangka Dokumen Manajemen
Komunikasi ................................................................ 111
4.2.1 Kerangka Dokumen Perencanaan Manajemen
Komunikasi ........................................................ 112
4.2.2 Kerangka Dokumen Agenda Rapat .................... 112
4.2.3 Kerangka Dokumen Notulen .............................. 113
4.2.4 Kerangka Dokumen Laporan Permasalahan ...... 114
4.2.5 Kerangka Dokumen Laporan Progres Proyek .... 114
4.2.6 Kerangka Pesan Singkat ..................................... 115
4.3 Perancangan Validasi ................................................. 115
BAB V IMPLEMENTASI ........................................................ 119
5.1 Pemetaan Aktivitas Proyek Terhadap Aktivitas
Komunikasi dan Media Komunikasi .......................... 119
5.2 Validasi Perencanaan Manajemen Komunikasi ......... 289
BAB VI HASIL PEMBAHASAN ............................................ 295
6.1 Hasil Pembuatan Matriks Komunikasi....................... 295
6.2 Hasil Pengklasifikasian Proyek .................................. 296
6.3 Hasil Pemilihan Teknologi Komunikasi .................... 298
6.4 Hasil Pembuatan Standar Dokumentasi Komunikasi. 299

xxii
 6.5 Hasil Pembuatan Proses Eskalasi Informasi .............. 300
6.6 Hasil Pembuatan Flowchart Komunikasi ................... 301
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN ................................. 305
7.1 Kesimpulan ................................................................ 305
7.2 Saran .......................................................................... 306
DAFTAR PUSTAKA................................................................ 307
BIODATA PENULIS................................................................ 313
LAMPIRAN .................................................................................. 1

xxiii
 BAB I
PENDAHULUAN

Pada bab pendahuluan akan diuraikan proses indentifikasi masalah

penelitian yang meliputi latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan tugas akhir, dan manfaat kegiatan
tugas akhir. Berdasarkan uraian pada bab ini, harapannya
gambaran umum permasalahan dan pemecahan masalah pada tugas
akhir dapat dipahami.

1.1 Latar Belakang

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah sistem

atau software yang populer penggunaannya di berbagai
perusahaan, terutama perusahaan dalam skala besar. Hal ini bisa
diamati dari sejumlah perusahaan manufakur besar di Indonesia
yang sudah menggunakan sistem ERP di dalam proses produksi
mereka, diantaranya adalah PT Domusindo Perdana, PT Sinar
Sosro, PT Insera Sena, PT Spindo, dan PT Santos Jaya Abadi [1].
Selain itu, dibidang transportasi juga terdapat beberapa perusahan
yang sudah mengimplementasikan ERP, seperti PT Garuda
Indonesia [2] dan PT Blue Bird Group [3]. Tingginya minat
perusahaan terhadap sistem ERP juga bisa dilihat dari banyaknya
variasi software ERP yang bisa dipilih oleh perusahaan. Beberapa
vendor software ERP yang terkenal dan banyak digunakan adalah
SAP, ORACLE, SAS, dan IBM. Pendapatan yang diperoleh dari
beberapa vendor tersebut juga lumayan besar. Salah satu
contohnya adalah vendor SAP, dimana pada tanggal 31 Maret
2015, perusahaan ini mencatat keuntungan bersih sebesar 3.7
milyar dollar Amerika Serikat selama 12 bulan [4].

Popularitas ERP di kalangan industri tidak terlepas dari manfaat

dan nilai yang bisa dihasilkan oleh sistem ERP itu sendiri. ERP
mengusung konsep untuk mengintegrasikan keseluruhan proses

1
2

pada manajemen perusahaan. Dengan adanya sistem ERP di

perusahaan, maka seluruh proses bisnis di perusahaan dapat
diintegrasikan dan terjadi peningkatan efisiensi pada perusahaan
[5]. Menurut survey yang dilakukan oleh IBM, didapatkan bahwa
perusahaan yang mengadopsi ERP memiliki biaya operasional
lebih kecil 39% dari perusahaan lain untuk suatu kegiatan di dalam
menghasilkan nilai penghasilan yang sama. Di dalam survey
tersebut, jumlah penghasilan yang dipilih sebesar US$1000 [6].
Hal ini menggambarkan bagaimana ERP dapat menciptakan
sebuah nilai efisiensi yang lebih besar bagi perusahaan.

Nilai tambah yang ditawarkan oleh sistem ERP kemudian menarik

perhatian oleh PTPN XI. Untuk bisa tetap bertahan di pasar dengan
tingkat persaingan yang semakin ketat, maka sistem ERP
merupakan salah satu alat yang mampu mendorong kemampuan
kompetitif perusahaan. Akan sulit bersaing dengan perusahaan
sejenis yang sudah mengimplementasikan sistem ERP karena
efisiensi yang dihasilkan oleh ERP dapat memenangkan
persaingan harga di pasar dan kemampuan pengambilan keputusan
dapat lebih baik karena sistem ERP dapat merekam keseluruhan
data kegiatan perusahaan untuk ditampilkan dalam bentuk grafik
yang mudah dipahami. Untuk itu PTPN XI sudah memutuskan
untuk mengimplementasikan sistem ERP dan memilih ERP buatan
dari vendor SAP yaitu SAP S/4.

Di dalam mengimplementasi ERP, tidakah semudah dengan hanya

membeli software ERP yang sudah disediakan oleh beberapa
vendor besar. Ada beberapa perusahaan yang mengalami
kegagalan di dalam mengimplementasikan sistem ERP yang telah
disediakan vendor terkenal pada perusahaan mereka. Salah satu
yang paling terkenal adalah pada kasus implementasi ERP pada
perusahaan FoxMeyer [7]. Pada tahun 1992 mereka memutuskan
untuk mengimplementasikan ERP besutan vendor SAP yakni R/3.
Namun ternyata implementasi SAP ERP pada FoxMeyer
mengalami. Pada tahun 1996 FoxMeyer dinyatakan bangkrut.
 3

Contoh lain kegagalan perusahaan dalam mengimplementasikan

sistem ERP adalah sebuah perusahaan komputer yaitu Dell
Computer [8]. Pada tahun 1998, perusahaan ini
mengimplementasikan ERP buatan SAP juga dengan biaya sebesar
115 juta dollar. Namun sayangnya kemudian perusahaan ini
mengklaim bahwa ERP buatan SAP tersebut tidak sesuai dengan
perusahaan mereka menghentikan sistem ERP tersebut. Selain
kegagalan di dalam hal proses bisnis, kegagalan implementasi ERP
juga bisa ditinjau dari sisi kegiatan manajemen proyek. Menurut
survey yang dilakukan oleh Panorama Consulting Solutions, pada
di tahun 2013 ada 54% proyek implementasi ERP melewati
anggaran biaya awal dan 72% proyek implementasi ERP
mengalami keterlambatan jadwal [9]. Dari penjabaran diatas,
sudah jelas bahwa kegiatan implementasi ERP sangat rentan
terhadap kegagalan.

Terdapat beberapa penyebab yang dapat menyebabkan gagalnya

implementasi ERP. Salah satu penyebab tersebut adalah terlalu
percayanya suatu perusahaan terhadap vendor ERP yang sudah
ternama. Padahal seperti beberapa contoh kegagalan implementasi
ERP yang sudah dijabarkan sebelumnya, perusahaan – perusahaan
tersebut membeli dan mempercayakan implementasi ERP kepada
vendor ternama sekelas SAP. Yang lebih mengejutkan lagi adalah
menurut survey yang dilakukan oleh sebuah vendor software yang
bernama Exactlly didapat bahwa 17,1 % yang menyebabkan
proyek ERP gagal adalah karena membiarkan vendor untuk
menentukan kebutuhan suatu organisasi [10].

Untuk mengatasi rasa ketergantungan perusahaan terhadap vendor

penyedia ERP, maka ada baiknya perusahaan ikut terlibat aktif di
dalam proses implementasi sistem ERP di perusahaan. Hal ini yang
kemudian dilakukan oleh PTPN XI. Perusahaan yang ingin
mengimlementasikan sistem ERP milik SAP ini tidak serta merta
memberikan keseluruhan proses implementasi ERP dipegang oleh
vendor SAP. Perusahaan ini sudah memutuskan untuk
4

menjalankan beberapa proyek yang saling ketergantungan satu

sama lain di dalam mengimplementasikan ERP. Proyek – proyek
ini akan dilaksanakan oleh vendor SAP dan juga dari pihak internal
organisasi. Dengan demikian, kegiatan implementasi ERP tidak
semuanya dikerjakan oleh pihak vendor. Kumpulan proyek –
proyek tersebut kemudian dijadikan sebagai program implementasi
ERP.

Ketika menjalankan suatu program, maka kualitas proyek – proyek

yang ada di dalamnya akan sangat mempengaruhi hasil akhir dari
program. Kegagalan di satu proyek akan ikut mempengaruhi
jalanya proyek yang lain. Oleh karena itu, penting bagi seorang
manajer program untuk memperhatikan dan memastikan
keberhasilan jalanya keseluruhan proyek yang ada di dalam
program tersebut. Untuk memastikan keberhasilan proyek tersebut,
maka hal yang wajib kita lakukan adalah melaksanakan praktik
manajemen proyek secara tepat dan efektif di setiap proyek
program tersebut. Praktik manajemen proyek akan berusaha
memastikan jalanya proyek sesuai ekspektasi awal. Ketika masing
– masing proyek berjalan sebagaimana mestinya, maka dapat
dipastikan hasil akhir program akan sesuai dengan harapan. Di
dalam hal ini adalah sistem ERP dapat berjalan sesuai dengan
ekspektasi pihak perusahaan.

Ketika menjalankan manajemen proyek, maka ada beberapa area

yang harus kita kelola secara tepat. Salah satu area yang perlu
mendapat perhatian lebih oleh seorang manajer proyek adalah
komunikasi. Hal ini karena seorang manajer proyek akan
menghabiskan sebagian besar waktunya hanya untuk
berkomunikasi baik itu kepada anggota tim dan juga kepada
stakeholder proyek. Komunikasi yang efektif akan mampu
memengaruhi hasil akhir dari proyek yang sedang dikerjakan [11].
Menurut riset yang dilakukan oleh PMI, dua dari lima proyek
mengalami kegagalan. Dan satu dari dua proyek yang gagal
tersebut berkaitan dengan proses komunikasi yang tidak efektif.
 5

Lebih lanjut lagi, PMI menjabarkan permasalah terbesar yang

menyebabkan suatu kegiatan komunikasi tidak efektif adalah
adanya perbedaan pengertian mengenai keuntungan atau tujuan
yang ingin dicapai dari proyek dan pemasalahan bahasa yang
seringkali kurang jelas dan detail [12]. Lebih khusus lagi di dalam
proyek implementasi ERP secara umum, komunikasi yang efektif
merupakan faktor penting yang menentukan berhasil atau tidaknya
implementasi ERP pada perusahaan [13]. Berdasarkan pada
kenyataan tersebut, maka sudah sepatutnya area komunikasi
menjadi perhatian lebih ketika hendak merencanakan dan
menjalankan sebuah proyek khususnya proyek yang terkait dengan
kegiatan implementasi ERP.

Seorang manajer proyek atau manajer program harus dapat

memastikan kegiatan komunikasi dapat berjalan secara efektif
diantara berbagai proyek yang mereka kelola. Menurut PMBOK
sendiri, komunikasi yang efektif adalah menyediakan informasi
pada format, waktu, penerima, dan dampak atau pengaruh yang
tepat [11]. Untuk memastikan bahwa kegiatan komunikasi di
dalam proyek dapat berjalan secara efektif, maka dimulai dari
tahap perencanaan. Oleh karena itu, tujuan akhir dari penelitian ini
adalah pembuatan dokumen perencanaan manajemen komunikasi
pada proyek – proyek di dalam program implementasi ERP di
PTPN XI untuk dapat memastikan kegiatan komunikasi berjalan
secara efektif selama proyek dieksekusi.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka rumusan

permasalahan yang menjadi fokus dan akan diselesaikan dalam
Tugas Akhir ini antara lain :
1) Bagaimana bentuk dokumen perencanaan manajemen
komunikasi di dalam program implementasi ERP pada
PTPN XI ?
6

2) Bagaimana bentuk kerangka dokumen di dalam kegiatan

pengelolaan komunikasi di dalam proyek ?

1.3 Batasan Masalah

Batasan permasalahan dalam tugas akhir ini adalah :

1) Dokumen yang dihasilkan menggunakan standar menurut
PMBOK 5 dan hanya mencakup pada bagian proses 10.1
yaitu perencanaan manajemen komunikasi
2) Kerangka dokumen yang digunakan berdasarkan kerangka
yang disediakan oleh Project Management Doc.
3) Dokumen yang dihasilkan menggunakan menggunakan
bahasa Indonesia dengan menyertakan beberapa istilah asing
atau terminologi.
4) Cakupan pengerjaan dokumen adalah kelima proyek yang
ada di program implementasi ERP pada PTPN XI, yaitu
proyek pengimplementasian sistem ERP, penyediaan sistem
dan infrastruktur ERP, pengawasan implementasi ERP, ERP
input dan report programming, dan penyediaan data.
5) Perencanaan komunikasi yang dibuat pada penelitian ini
hanya yang komunikasi internal pada organisasi PTPN XI
dan komunikasi yang melibatkan pihak luar dengan PTPN
XI. Untuk komunikasi internal pihak luar (misalnya vendor
yang digunakan dalam proyek), maka tidak akan dicakup
dalam pengerjaan penelitian ini.

1.4 Tujuan Tugas Akhir

Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah menghasilkan dokumen

yang berisi perencanaan manajemen komunikasi dari program
implementasi ERP, termasuk didalamnya kerangka dokumen yang
akan digunakan selama kegiatan komunikasi proyek.

Untuk mencapai tujuan tersebut terdapat beberapa subtujuan,

yaitu:
 7

1) Membuat dokumen perencanaan manajemen komunikasi di

dalam program implementasi ERP pada PTPN XI
2) Membuat kerangka dokumen komunikasi dalam program
implementasi ERP pada PTPN XI.

1.5 Manfaat Tugas Akhir

Adapun manfaat dari kegiatan tugas akhir ini adalah sebagai
berikut.
1. Bagi mahasiswa atau akademisi, dapat digunakan sebagai
media pembelajaran di dalam merencanakan manajemen
komunikasi proyek sehingga tercipta praktik komunikasi
yang efektif dan dapat mengurangi risiko kegagalan
proyek implementasi ERP. Selain itu, penelitian ini juga
bisa dijadikan dasar penelitian selanjutnya terkait
manajemen komunikasi pada proyek.
2. Bagi manajer proyek, dapat menjadi pedoman untuk
melaksanakan manajemen komunikasi proyek agar proses
komunikasi di dalam proyek dapat berjalan secara efektif
dan menunjang keberhasilan program implementasi ERP
pada PTPN XI, bahkan mampu menjadi acuan bagi
pengembangan proyek lainnya untuk menunjang
manajemen komunikasi demi keberhasilan proyek
implementasi ERP

1.6 Relevansi Tugas Akhir

Tugas ini relevan dengan dengan standar tugas akhir untuk jenjang
sarjana sistem informasi karena tugas akhir ini bertujuan untuk
membuat kerangka dokumen perencanaan komunikasi pada
proyek implementasi ERP di Indonesia, dimana hal ini dapat
membantu para manajer proyek di dalam merencanakan proses
komunikasi di proyek tersebut sehingga dapat mengurangi risiko
kegagalam proyek implementasi ERP. Tugas akhir ini relevan
dengan laboratorium Manajemen Sistem Informasi (MSI) karena
penelitian ini berkaitan dengan mata kuliah Manajemen Proyek
Teknologi Informasi (MPTI) dimana merupakan dimana
merupakan bagian dari roadmap lab MSI sendiri.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini akan menjelaskan mengenai penelitian sebelumnya dan

dasar teori yang dijadikan acuan atau landasan dalam pengerjaan
tugas akhir ini. Landasan teori akan memberikan gambaran secara
umum dari landasan penjabaran tugas akhir ini.

2.1 Penelitian Sebelumnya

Beberapa penelitian sebelumnya yang telah dilakukan terkait
dengan bidang ini adalah.

2.1.1 Leadership Communication in Project Management

Di dalam penelitian ini, membahas tentang bagaimana pengaruh

karakteristik dari seorang manager proyek untuk dapat memastikan
bahwa kegiatan komunikasi di proyek tersebut berjalan dengan
sukses. Karakteristik yang dibahas disini berkaitan dengan tipe
pemimpin dan gaya kepemimpinan yang dimiliki oleh seorang
manager proyek. Metode yang digunakan di dalam penelitian ini
adalah dengan survey dan membagikan kuisioner yang berfokus
pada kemampuan komunikasi dari manajer proyek. Sedangkan
jenis proyek yang dipilih khusus kepada proyek jenis konstruksi.
Hasil dari penelitian ini didapatkan bahwa karakteristik dan gaya
kepemimpinan yang dimiliki oleh seorang manajer proyek
mempengaruhi di dalam menyelesaikan masalah yang terkait
komunikasi di dalam manajemen proyek. Di dalam penelitian ini
juga dikatakan bahwa gaya kepemimpinan secara situational
merupakan gaya kepemimpinan yang terbaik, dimana dapat
meningkatkan efektivitas dari komunikasi [14]. Persamaan
penelitian ini dengan penelitian yang saya lakukan adalah pada
penelitian ini juga dibahas bagaimana menciptakan proses
komunikasi yang efektif dan efisien. Perbedaannya adalah pada
penelitian ini difokuskan kepada pengaruh karakter dan gaya
kepemimpinan dari seorang manajer proyek di dalam menciptakan
9
10

komunikasi yang efektif. Pada penelitian yang saya lakukan

berfokus kepada bagaimana menghasilkan dokumen perencanaan
manajemen komunikasi agar dapat menciptakan alur dan proses
komunikasi yang efektif di dalam proyek. Penelitan ini juga
berfokus pada proyek konstruksi, sedangkan pada penelitian yang
saya lakukan berfokus pada proyek implementasi ERP pada PTPN
XI.

2.1.2 Rethinking Communication in IT Project Management

Di dalam penelitian ini, membahas tentang pembaharuan

pemikiran terkait praktik komunikasi di dalam manajemen proyek
TI (Teknologi Informasi). Penelitian ini mengkritik beberapa
model komunikasi yang sudah ada dan mencoba menawarkan
model komunikasi baru untuk memberikan konsepsi terkait
komunikasi pada proyek TI. Penelitian ini mengatakan bahwa
model milik Shannon-Weaver kurang memenuhi syarat ketika
diaplikasikan di dalam komunikasi antarmanusia. Penelitian ini
menawarkan teori alternatif yang dikemukakan oleh Galle dan
Wittgenstein yang dapat digunakan untuk membangun
pemahaman konseptual yang baru terkait komunikasi di dalam
proyek TI [15]. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang
saya lakukan adalah pada penelitian ini dibahas tentang model dan
praktik komunikasi yang efektif di dalam manajemen komunikasi
proyek TI. Hal ini kemudian dapat menjadi pertimbangan di dalam
merumuskan model komunikasi dan proses apa saja yang
diperlukan untuk menjalankan praktik komunikasi yang efektif dan
efisien. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian yang saya
lakukan adalah penelitian ini tidak membuat dokumen perencanaan
manajemen komunikasi yang merupakan fokus utama dari
penelitian saya. Penelitian yang saya lakukan juga hanya berfokus
pada proyek implementasi ERP saja pada PTPN XI.
 11

2.1.3 Communication: The Foundation of Project

Management

Di dalam penelitian ini, akan mencoba mencari-tahu apakah

komunikasi merupakan salah satu fondasi dasar dari praktik
manajemen proyek dan juga apakah komunikasi merupakan
sebuah bidang yang dapat menyatukan dan mengkoordinasikan
berbagai proses dan kegiatan dari manajemen proyek. Metode yang
digunakan di dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan
kuisioner. Dari hasil penelitian ini, didapatkan kesimpulan bahwa
kemampuan komunikasi dari seorang manajer proyek dapat
menjadi penentu kemana arah dari manajemen proyek akan
dilaksanakan. Komunikasi yang efektif sangat diperlukan di dalam
mengkomunikasikan bidang biaya, ruang lingkup, waktu, dan
kualitas di dalam pelaksanaan proyek. Komunikasi akan
mengintegrasikan bidang biaya, waktu, dan ruang lingkup untuk
mencapai kualitas produk yang ingin dicapai [16]. Persamaan
penelitian ini dengan penelitian yang saya lakukan adalah sama –
sama membahas mengenai praktik manajemen komunikasi proyek
yang dilakukan secara efektif. Perbedaan penelitian ini dengan
penelitian yang saya lakukan adalah pada penelitian ini hanya
mengamati dampak dari komunikasi proyek yang efektif.
Penelitian yang saya lakukan berfokus kepada pembuatan
dokumen perencanaan manajemen komunikasi proyek agar
memudahkan para manajer proyek untuk menciptakan aktivitas
komunikasi secara efektif dan efisien. Penelitian ini juga
mengambil fokus pada proyek konstruksi, sedangkan penelitian
yang saya lakukan mengambil fokus pada proyek implementasi
ERP pada PTPN XI.

2.1.4 Succeeding in Project Communication - Effective Tools

for the Purposes of Change Management Case
Company: VR Ltd. - Passenger Services

Di dalam penilitian ini, membahas tentang bagaimana praktik

komunikasi pada manajemen proyek dan juga menekankan kepada
12

operasi manajemen perubahan. Pada penelitian ini, studi kasus

yang diambil adalah apda perusahaan VR, dimana perusahaan ini
memiliki beberapa proyek di dalam organisasinya. Dari penelitian
ini, didapatkan kesimpulan bahwa perencanaan komunikasi
merupakan alat utama di dalam mengelola komunikasi proyek.
Penelitian ini juga mencoba mengetahui prinsip – prinsip
komunikasi di dalam manajemen proyek yang dipegang oleh
perusahaan dan mencoba untuk menyempurnakannya [17].
Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang saya lakukan
adalah pada penelitian ini sama – sama membahas perencanaan
manajemen komunikasi di dalam menciptakan praktik komunikasi
yang efektif. Perbedaanya adalah pada penelitian ini juga
diikutsertakan operasi manajemen perubahan, sedangkan
penelitian yang saya lakukan hanya berfokus pada area komunikasi
proyek. Penelitian ini juga tidak merancang atau membuat
dokumen perencanaan manajemen komunikasi proyek, seperti
yang penelitian saya lakukan.

2.2 Dasar Teori

2.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)

[Link] Defenisi ERP

Sudah ada beberapa peneliti yang mencoba merumuskan suatu

defenisi mengenai ERP. Definisi tersebut sangat beragam karena
banyak peneliti mengamati dari persepektif yang berbeda-beda.
Hal ini bisa dimaklumi karena sistem ERP merupakan sebuah
sistem yang sangat kompleks dan luas.
Menurut O’Brien (2005:699), ERP merupakan suatu software yang
berfungsi untuk merekayasa ulang proses manufaktur, distribusi,
keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis yang ada
diperusahaan dalam rangka memperbaiki efisiensi, profitabilitas,
dan fleksibilitas perusahaan [18]. Defenisi lain yaitu oleh Fiona Fui
(2004) menyatakan bahwa ERP adalah sebuah paket aplikasi yang
terdiri dari banyak modul yang berfungsi untuk mengintegrasikan
 13

keseluruhan kunci proses bisnis dan manajemen antar seluruh

bagian di perusahaan [19].
Sistem ERP merupakan sebuah sistem yang mampu
mengintegrasikan keseluruhan sistem-sitem dan proses bisnis yang
ada di suatu organisasi atau perusahaan maupun yang berkaitan
dengan lingkungan luar organisasi. Dengan adanya ERP, maka
keseluruhan proses - proses yang ada di perusahaan akan saling
terhubung dan bisa diotomatisasikan. Lebih lanjut menurut Bidgoli
(2004: 707), tujuan dari adanya ERP adalah sebagai penyedia
aliran informasi antar keseluruhan fungsi di dalam organisasi dan
juga mengelola hubungan dengan pihak luar organisasi [20].
Selain hanya berupa software, elemen sistem ERP yang patut
diperhatikan adalah keterkaitannya dengan hardware atau arsitekur
Teknologi Informasi. Sistem ERP biasanya dijalankan di dalam
sebuah arsitektur teknologi informasi yang sudah dirancang khusus
untuk meningkatkan peforma dan efisiensi. Menurut Khosrow-
Pour (Khosrow-Pour, 2006), sistem ERP dapat berjalan di berbagai
perangkat keras komputer dan jaringan konfigurasi serta biasanya
menggunakan basis data sebagai media penyimpanan informasi
perusahaan [21]. Jadi, sistem ERP mencakup software, hardware,
jaringan, dan basis data yang saling terkait satu sama lain dalam
kegiatan pengintegrasian keseluruhan proses yang ada di
perusahaan.
Berdasarkan berbagai definisi dan pengertian yang telah
dikemukakan oleh beberapa para ahli, penulis mencoba
mendefinisikan karakteristik yang dimiliki oleh sistem ERP.
Menurut penulis, karakteristik utama sistem ERP adalah :
1. Terdiri dari beberapa modul software
2. Mencakup keseluruhan proses di perusahaan baik secara
internal maupun eksternal
3. Mengintegrasikan dan merekayasa ulang keseluruhan proses
bisnis di perusahaan
14

4. Menghubungkan seluruh bagian atau fungsi di perusahaan

5. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses-proses di
perusahan
6. Terdiri dari software, hardware, jaringan, dan basis data yang
merupakan satu kesatuan membentuk sistem ERP

[Link] Modul Umum ERP

Seperti yang telah kita ketahui sebelumnya, sistem ERP terdiri dari
banyak modul-modul yang digunakan untuk mengelola
keseluruhan fungsi dan sumber daya yang dimiliki perusahaan.
Modul ERP yang diimplementasikan oleh perusahaan bisa
bervariasi jumlah dan jenisnya. Namun secara umum, sistem ERP
memiliki tiga modul utama, yakni [22] :
A. Financial
1. Financial Accounting (FI)
Merupakan modul yang dipakai dalam proses perhitungan
keuntungan dan mengukur tingkat kinerja keuangan
perusahaan. Modul ini juga dapat digunakan dalam proses
pembuatan laporan keuangan yang kemudian akan dipakai
dalam proses audit keuangan.

2. Controlling (CO)
Secara umum modul CO dipakai dalam kegiatan pengendalian
investasi yang dilakukan oleh perusahaan. Modul CO kemudian
dapat dipakai dalam proses pemantauan dan perencanaan
kegiatan pembayaran yang akan dilakukan oleh perusahaan
agar sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. Pembayaran
yang dilakukan perusahaan bisa berupa pembayaran atas
pembelian bahan baku untuk kegiatan proses produksi. Lebih
jauh modul ini mendukung dalam kegiatan pengendalian
pembelian, pengadaan, dan penggunaan dana yang ada dalam
unit-unti kerja perusahaan dan juga pengendalian biaya dan
 15

keuntungan berdasarkan aktivitas-aktivitas apa saja yang

dilakukan oleh perusahaan.

3. Investment Management (IM)

Modul ini berkaitan dengan modul TR pada bagian Financial
yang digunakan dalam analisis investasi jangka panjang dan
aset tetap perusahaan sehingga membantu pihak manajemen
dalam proses pengambilan keputusan.

4. Enterprise Controlling (EC)

Merupakan modul yang dapat memberikan informasi keuangan

 Kondisi keuangan perusahaan

yang berkaitan dengan :

 Hasil dari perencaaan dan pengendalian perusahaan

 Pengembangan investasi
 Pemeliharaan aset-aset yang dimiliki
 Pengembangan SDM perusahaan
 Kondisi pasar saat ini yang berkaitan dengan

 Faktior-faktor struktural dari proses bisnis

pengambilan keputusan

5. Treasury (TR)
Modul ini dapat mengintegrasikan antara cash management dan
cash forecasting pada aktivitas logistik dan kegiatan transaksi
keuangan.

B. Distribution dan Manufacturing

1. Logistics Executions (LE)
Modul ini digunakan dalam proses pengaturan logistik dari
pembelian hingga distribusi. Modul ini akan sangat berkaitan
dengan modul lain seperti modul PP, EC, SD, MM, PM, dan
QM.
16

2. Sales Distribution (SD)

Modul ini digunakan dalam pembuatan struktur data yang
mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas yang
dapat memberikan kepuasan pelanggan. Modul SD ini
menekankan pada strategi penjualan yang mampu mengatasi
perubahan pasar yang ada.

3. Material Management (MM)

Penggunaan utama modul ini adalah membantu pihak
manajemen perusahaan dalam aktivitas sehari-hari yang
memerlukan penggunaan material. Biasanya perusahaan
manufaktur banyak menggunakan modul ini karena berkaitan
dengan material-material yang ada dalam proses pembuatan
produk jadi.

4. Production Planning (PP)

Modul ini berperan dalam merencanakan dan mengendalikan
jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk
jadi. Di dalam modul ini akan diatur tentang proses produksi
dari bahan material mentah hingga menghasilkan produk jadi.

5. Plant Maintenance (PM)

Modul ini berfungsi dalam mengontrol dan mengelola
perawatan peralatan yang dimiliki perusahaan. Peralatan ini
terkait dengan kegiatan operasional perusahaan.

6. Quality Management (QM)

Modul ini berkaitan erat dengan modul PP. Modul ini akan
berfungsi dalam membantu menentukan apakah kualitas sudah
sesuai dengan standar yang berlaku. Di dalam modul ini
biasanya telah disediakan master data yang berdasarkan
rekomendasi dari seri ISO-9000.
 17

7. Project System (PS)

Modul ini akan berperan dalam mendukung kegiatan proyek

 Perencanaan terhadap waktu dan nilai

sebagai berikut:

 Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan

cost element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis,

 Kondisi sumber daya melalui otomasi permintaan

mendeskripsikan aktivitas dan penjadwalan.

material, manajemen dan kapasitas material, serta

 Pemantauan terhadap material, kapasitas, dan dana

sumber daya manusia.

 Penutupan proyek disertai dengan analisis dan perbaikan

proyek

C. Human Resource
Modul bagian ini berfungsi untuk :
1. Membantu pihak manajemen dalam mengelola gaji,
keuntungan dan biaya yang berkaitan dengan SDM
perusahaan secara efektif dan tepat waktu
2. Melindungi data pegawai dari berbagai pihak luar yang
tidak berwenang
3. Menciptakan sistem perekrutan dan pembangunan
kualitas SDM secara lebih efisien

[Link] Implementasi ERP

Proses – proses di dalam implementasi ERP juga bisa diamati pada

metodologi implementasi ERP yang dianjurkan oleh SAP atau
biasa disebut dengan ASAP. Berikut ini adalah tahapan di dalam
metode implementasi menurut ASAP [23].
1. Fase persiapan proyek
Di dalam fase ini termasuk pada persiapan awal dan juga
pertemuan awal sebelum proyek berlangsung. Persiapan
proyek harus sesuai dengan kebutuhan bisnis, sumber daya,
18

dan juga keuntungan pontensial yang bisa diterima. Di

dalam fase ini juga akan dibuat sebuah dokumen inisiasi
proyek yang di dalamnya berisi hal – hal terkait kebutuhan
proyek seperti jumlah konsultan yang dibutuhkan, melihat
status dari aktivitas sebelumnya dan hasilnya, membentuk
tim, menentukan pelatihan yang diperlukan oleh tim
tersebut, melaksanakan dan menyelesaikan pelatihan,
menghadirkan struktur dan konten dari ERP yang dijadikan
model rujukan. Pastikan kebutuhan untuk berkonsultasi
sudah didefenisikan pada fase yang paling awal.
2. Fase business blueprint
Merupakan fase dimana akan didokumentasikan kebutuhan
dari proses bisnis yang dimiliki perusahaan. Dokumen ini
akan menggambarkan proses bisnis di dalam perusahaan
yang akan diimplementasikan ke dalam sistem ERP.
Business blueprint merupakan dokumen yang berisi
deskripsi detail dari proses bisnis yang dimiliki dan juga
kebutuhan dari sistem. Jadi business blueprint nantinya akan
menjadi bahan referensi ketika akan dilakukan kostumisasi
dan juga menjadi bahan untuk melakukan perencanaan
testing dari sistem tersebut.
3. Fase realisasi
Merupakan fase dimana kita akan mengimplementasikan
keseluruhan kebutuhan proses bisnis berdasarkan bussiness
blueprint. Tujuan dari fase ini adalah untuk mengkonfigurasi
sistem ERP yang dimiliki sehingga dapat memenuhi
kebutuhan dari proses bisnis perusahaan. Setelah sistem
dikonfigurasi, kemudian sistem akan butuh diuji.
4. Fase persiapan akhir
Pada tahapan ini akan dilakukan dan diselesaikannya proses
pengujian sistem, pelatihan para pengguna, memanajemen
sistem dan juga aktivitas transisi. Tujuan dari fase ini adalah
menyelesaikan persiapan akhir sebelum akhirnya sistem
 19

diimplementasikan secara penuh. Aktivitas kunci dari fase

ini adalah pelatihan secara lengkap baik kepada pengguna
ataupun administrator dari sistem. Selain itu karakteristik
dari sistem harus sudah dalam posisi final dan lengkap.
5. Fase Go live and support
Pada fase ini adalah fase dimana sistem sudah mulai hidup
dan beroperasi di dalam perusahaan. Pada fase ini anggota
tim proyek akan fokus pada pemberian dukungan dan
bantuan secara teknis apabila pada saat pelatihan ada hal –
hal yang mungkin belum lengkap diajarkan. Fokus pada fase
ini adalah pemberian bantuan dan dukungan serta
mengoptimalkan kegiatan operasi dari sistem tersebut.
Ketika akan mengimplementasikan ERP pada PTPN XI sendiri,
maka sudah disepakati untuk melaksanakan program implementasi
ERP pada perusahaan tersebut. Program ini yang akan
dilaksanakan mulai dari tahapan implementasi ERP sampai kepada
sistem ERP siap untuk digunakan pada perusahaan. Proyek –
proyek yang terdapat pada program ini akan dimulai pada bulan
Januari tahun 2016 dan diperkirakan akan berjalan selama
sembilan sampai 12 bulan, sehingga pada tahun 2017 ERP sudah
siap dipakai pada perusahaan. Proyek – proyek yang terdapat di
dalam program implementasi ERP pada PTPN XI adalah sebagai
berikut [24]:
1. Pengimplementasian sistem ERP
Proyek ini bertujuan untuk mengimplementasikan sistem
ERP yang dibeli dari vendor yang dapat memenuhi
kebutuhan proses bisnis pada PTPN XI. Proses bisnis yang
akan dicakup oleh sistem ERP adalah Financial Controlling,
Material Management (termasuk pergudangan), Sales
Distribution, Production Planning, Plant Maintenance,
Project System, dan Human Capital. Selain itu sistem ERP
juga akan menyediakan dashboard untuk masing – masing
direksi dan dapat terintegrasi dengan berbagai sistem yang
20

telah dimiliki oleh PTPN XI sebelumnya seperti SIPG IN

FARM, SIPG OFF FARM, e-PROC dan sebegainya.
Kegiatan proyek ini akan dilaksanakan bersama dengan
vendor ERP dan akan dilaksanakan sampai pada sistem ERP
sudah siap dipakai (go live) yang ditargetkan pada Januari
2017.
2. Penyediaan sistem dan infrastruktur ERP
Merupakan proyek untuk menyediakan kebutuhan yang
diperlukan di dalam operasional sistem ERP itu sendiri
seperti lisensi pengguna dan berbagai infrastrukturnya (tidak
termasuk penyediaan jaringan komunikasi). Proyek ini
dilaksanakan sesuai arahan master plan IT (berasal dari
tahapan persiapan) dan direncanakan menggunakan
keluaran terbaru yang dapat memenuhi kebutuhan real time
pada dashboard direksi. Infrastruktur yang akan dipilih
merupakan server – server yang dapat mendukung jalannya
sistem ERP.
3. Pengawasan implementasi ERP
Merupakan proyek untuk memastikan kualitas di dalam
menjalankan proyek pengimplemetasiab sistem ERP yang
sudah dijabarkan pada poin pertama. Proyek ini bertujuan
untuk memastikan sistem ERP yang diimplementasikan
sudah sesuai dengan kebutuhan proses bisnis pada PTPN XI.
Proyek ini juga akan menghitung kontribusi ekonomi ketika
sistem ERP hadir di perusahaan ini. Proyek ini akan
dilaksanakan selama 12 bulan dan juga akan dikerjakan
bersama dengan vendor.
4. ERP input dan report programming
Merupakan proyek untuk menyediakan aplikasi yang dapat
selaras mendukung sistem ERP. Aplikasi yang diharapkan
untuk dibuat adalah aplikasi yang dapat menangani masukan
dari pengguna yang banyak sehingga tidak perlu membeli
banyak lisensi untuk pengguna (meminimalkan pembelian
 21

lisensi pengguna) sistem ERP. Selain itu diharapkan juga

aplikasi yang dapat menyediakan laporan – laporan yang
tidak menggunakan standar pada sistem ERP. Rencana
proyek ini akan dikerjakan selama 12 bulan secara inhouse
dengan mengontrak beberapa programmer.
5. Penyediaan data
Merupakan proyek untuk menyediakan data – data yang
dibutuhkan oleh sistem ERP dan memiliki format yang
sesuai. Contoh data yang akan disediakan adalah : data
master, account, balance sheet, asset, dan lain sebagainya.
Proyek ini akan dilaksanakan ketika implementasi ERP
berlangsung sampai tahap final preparation. Pelaksanaan
proyek ini diserahkan kepada implementator dan
menggunakan tenaga magang oleh para siswa – siswi SMK.

[Link] SAP S/4 HANA

SAP merupakan sebuah vendor besar untuk sistem ERP. Menurut

sebuah survey pada tahun 2008, produk ERP buatan SAP
digunakan oleh sekitar 70% perusahaan Fortune 100 Companies
[25]. Dari hasil survey ini dapat disimpulkan bahwa produk ERP
milik SAP merupakan yang terbesar dan terpopuler di kalangan
perusahaan besar. Hal ini kemudian menjadi daya tarik tersendiri
bagi PTPN XI untuk ikut mengimplementasikan ERP dari vendor
SAP. Jenis produk yang dipilih PTPN XI merupakan SAP S/4
HANA.
SAP S/4 Hana merupakan singkatan dari SAP Business Suite 4
SAP HANA. Ini merupakan produk kelanjutan dari SAP R/3 yang
sebelumnya sukses dan menjadi populer dikalangan industri. SAP
S/4 HANA mengantarkan sebuah kesederhanaan di bidang proses
bisnis, adopsi oleh pengguna, pengambilan keputusan, dan juga
model bisnis. SAP S/4 Hana juga menyediakan memberikan
inovasi pada penggunaan internet, data besar (big data), dan
22

jaringan bisnis sehingga membantu perusahaan untuk mencapai

kesederhanaan di dalam era ekonomi digital.
Berikut ini adalah beberapa fakta kunci tentang SAP S/4 HANA
[26]:
 Jumlah jejak data semakin kecil
 Semakin banyak data yang bisa diproses
 Lebih cepat di dalam melakukan analisis dan membuat

 Semakin sedikit langkah proses

pelaporan

 ERP, CRM, SRM, SCM, PLM dikembangkan bersama

 Bersifat pararel
 Terdiri dari 25% data aktual dan 75% data historis
 Kapasitas beban kerja tidak terbatas
 Melakukan prediksi, memberikan rekomendasi, simulasi
 Penambahan platform SAP HANA Cloud
 Berbagai macam penyewaan
 Mencakup semua data : sosial, teks, geographi, proses
 Desian UX sesuai dengan semua perangkat (mobile,

 Pilihan pengembangan : premise, cloud, hybrid

desktop, tablet)

SAP S/4 HANA memiliki dua edisi yang bisa dipilih, yaitu on-
premise dan cloud. Perbedaan kedua edisi tersebut dapat ditinjau
dari berbagai bagian. Pada bagian infratruktur dan perawatan, edisi
on-premise mengharuskan pelanggan untuk mengelola dan
merawat infrastruktur sistem yang dimiliki. Sedangkan pada edisi
cloud, SAP memiliki tanggung jawab penuh di dalam infrastruktur
dan perawatan. Pada bagian implementasi, edisi on-premise
memungkinkan pelanggan untuk melakukan kostumisasi dan
mengimplementasikan berbagai kebutuhan proses bisnis secara
khusus. Sedangkan untuk edisi cloud, SAP hanya menyediakan
paket praktik terbaik dan membatasi kostumasi yang bisa
dilakukan oleh pelanggan [27]. Edisi on-premise merupakan edisi
terbaik jika pelanggan memerlukan kostumasi khusus untuk
 23

kebutuhan proses bisnisnya, sedangkan edisi cloud akan lebih baik

dipilih jika tidak banyak memerlukan kostumasi yang terlalu
banyak dan spesifik.
Masih banyak lagi perbedaan antara SAP S/4 HANA edisi on-
premise dan edisi cloud, yang bisa dilihat pada tabel dibawah ini
[27].

Tabel 1. 1 SAP S/4 HANA

SAP S/4 HANA on- SAP S/4

premise HANA cloud
Model lisensi Lisensi tradisional Lisensi
berlangganan
Model Pelanggan memegang SAP
infrastruktur kendali di dalam menyediakan
dan perawatan pengembangan dan sistemnya dan
perawatan dengan staf TI bertanggung-
yang dimiliki sendiri jawab terhadap
perawatannya
Kecepatan Pelanggan memegang Pelanggan secara
inovasi kendali atas inovasi, otomatis
perubahan terhadap melakukan
sistem, dan perencanaan peningkatan
downtime pada sistem
setiap triwulan
Pendekatan Berdasarkan kebutuhan Berdasarkan
implementasi terhadap proses bisnis dan praktik terbaik
kostumasi yang sudah
ditetapkan dan
dengan
spesialisasi yang
terbatas
Lingkupan Mencakup keseluruhan Skenario inti
fungsional lingkupan ERP digabungkan
dengan skenario
ERP
24

[Link] Infrastruktur SAP ERP

Sistem ERP bukan hanya sekedar software (perangkat lunak) saja.
ERP merupakan sebuah sistem yang dibangun di dalam sebuah
infrastruktur Teknologi Informasi. Infrastruktur untuk
mengimplementasikan ERP dibagi ke dalam dua kelompok yaitu
infrastruktur teknis dan infrastruktur organisasional. Infrastruktur
teknis merupakan infrastruktur yang terkait dengan teknologi yang
digunakan di dalam mengimplementasikan ERP seperti
infrastruktur Teknologi Informasi (TI), perangkat keras, perangkat
lunak, sistem operasi, dan jaringan komunikasi. Sedangkan
infrastruktur organisasional mencakup para ahli TI atau ERP yang
dimiliki organisasi, ketetapan manajemen, proses – proses yang
terdapat di dalam organisasi, peraturan organisasi, anggaran biaya,
prosedur merekrut dan mendidik tenaga kerja [28].
Di dalam program implementasi ERP pada PTPN XI, terdapat
salah satu proyek yang dikhususkan untuk penyediaan infrastruktur
ERP . Infrastruktur yang dimaksud adalah infrastruktur secara
teknis, yaitu penyediaan teknologi – teknologi yang berkaitan dan
mendukung jalannya sistem ERP. Faktor teknologi merupakan hal
yang sangat berdampak di dalam implementasi sistem ERP [29].
Dengan kata lain, jika organisasi belum memiliki teknologi yang
diperlukan di dalam mengimplementasikan ERP maka besar
kemungkinan implementasi ERP akan menjadi gagal. Teknologi
yang diperlukan untuk menyediakan dan menopang jalanya sistem
SAP ERP ada tiga jenis, yaitu hardware, sistem operasi, dan
database [30].

2.2.2 Manajemen Proyek

[Link] Pengenalan Manajemen Proyek

Berdasarkan PMBOK (Project Management Book of Knowledge),

manajemen proyek adalah sekumpulan ilmu pengetahuan,
keterampilan, peralatan, dan teknik untuk sebuah aktivitas proyek
dalam mencapai kebutuhan proyek [31]. Proses-proses dalam
 25

manajemen proyek meliputi fase initiating, planning, execution,

monitoring and controlling, dan closing. Di dalam keseluruhan
fase tersebut, manajer proyek merupakan pihak yang paling
bertanggung jawab sehingga keseluruhan proyek sesuai dengan
hasil yang diharapkan.
Pada manajemen proyek dikenal istilah “Triple Constraint” yaitu
scope, time, dan cost dari sebuah proyek [31]. Ketiga hal ini
merupakan batasan-batasan di dalam proses pelaksanaan proyek.
Proyek dikatakan berhasil atau berkualitas jika produk, jasa,
maupun hasil yang diharapkan dari pelaksanaan proyek tersebut
sesuai dengan scope, time, dan budget yang telah ditentukan
sebelumnya. Karena saat ini fokus utama kita adalah manajemen
proyek TI, maka hasil yang diharapkan merupakan produk yang
masih berkaitan dengan TI seperti sistem ERP.
Antara cost, time, dan scope sangat berkaitan erat. Jika terjadi
perubahan pada satu bagian, maka kemungkinan besar akan terjadi
perubahan pada bagian yang lain. Misalnya jika waktu
penyelesaian (time) dari proyek mengalami kemunduran dari
jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya, maka kemungkinan
besar cost dari proyek tersebut akan bertambah juga. Disinilah para
manajer proyek berperan penting. Manajer proyek akan bertugas
khusus dalam mengelola keseimbangan ketiga hal tersebut ketika
proyek dilaksanakan oleh timnya.
Ketika melaksanakan proyek, maka terdapat sumber daya yang
berpengaruh dalam proses berjalannya manajemen proyek. Sumber
daya tersebut salah satunya adalah para stakeholder dari proyek
yang sedang dijalankan. Keseluruhan stakeholder dari proyek
harus bisa dikelola oleh para project manager agar bisa
melaksanakan praktik manajemen proyek secara berkualitas.
Stakeholder yang dimiliki proyek biasanya digolongkan ke dalam
beberapa bagian antara lain [31]:
1. Manajer Proyek
2. Pelanggan (User)
3. Organisasi pelaksana proyek
26

4. Tim proyek
5. Sponsor (penyandang dana)
6. Influencers
7. PMO (Project/Program Office)
Manajemen proyek, pada sisi lain akan melibatkan kegiatan
perencanaan proyek dan pengawasan proyek. Kedua kegiatan ini

 Perencanaan proyek : pendefinisian kebutuhan dan

meliputi hal-hal sebagai berikut [32]:

persyaratan dari pekerjaan manajemen proyek,

pendefenisian kualitas dan kuantitas pekerjaan,

 Pengawasan proyek : membandingkan hasil akhir terhadap

pendefenisian sumber daya yang dibutuhkan

hasil yang diprediksi, menganalisa dampak, dan kemudian

membuat penyesuaian.
Pada penelitian kali ini, kegiatan yang difokuskan adalah khusus
pada perencanaan proyek.

[Link] Manajemen Proyek yang Berhasil

Tujuan dari kegiatan manajemen proyek adalah untuk memastikan

pelaksanaan proyek tersebut berhasil. Ketika praktik manajemen
proyek bisa dikatakan berhasil, maka dengan sendirinya proyek
tersebut akan berhasil. Maka dari itu, penting bagi setiap pihak
yang telibat dalam pelaksanaan proyek untuk mencapai
keberhasilan praktik manajemen proyek.
Manajemen proyek bisa dikatakan berhasil tidak hanya
berdasarkan fakta bahwa proyek tersebut selesai [32]. Defenisi
manajemen proyek yang sukses ketika dua puluh tahun yang lalu
adalah ketika tujuan-tujuan proyek tercapai dalam segi waktu,
biaya, level peforma (teknologi yang diinginkan), penggunaan
sumber daya yang efektif dan efisien, dan penerimaan pelanggan
(Kerzner, 2006). Namun kemudian menurut Kerzner, definisi
manajemen proyek yang sukses telah dimodifikasi seiiring dengan
semakin kompleksnya proyek yang ada saat ini.
 27

Pada masa sekarang, praktik manajemen proyek yang sukses telah

dimodifikasi dimana mencakup penyelesaian [33]:


Dalam periode yang dialokasikan


Dalam biaya yang dianggarkan


Pada level peforma dan spesifikasi yang tepat


Dengan penerimaan oleh user
Dengan perubahan lingkup (scope) yang minim dan atas


persetujuan berbagai pihak


Tanpa mengganggu alur kerja utama organisasi
Tanpa mengubah budaya perusahaan

2.2.3 PMBOK
PMBOK merupakan sebuah panduan yang banyak digunakan oleh
seorang profesional dalam manajemen proyek. PMBOK
diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI) dan telah
ditetapkan sebagai American National Standard. PMI sendiri sudah
didirikan sejak 1969 dan saat itu memiiki anggota sekitar 125.000
orang yang tersebar di 140 negara [32].
Pada PMBOK edisi kelima, terdapat 10 jenis area pengetahuan
(knowledge area) yang menunjang pelaksanaan manajemen
proyek. Area pengetahuan tersebut adalah [12]:
1. Manajemen lingkupan proyek
2. Manajemen biaya proyek
3. Manajemen waktu proyek
4. Manajemen integrasi proyek
5. Manajemen kualitas
6. Manajemen sumber daya manusia
7. Manajemen komunikasi
8. Manajemen risiko
9. Manajemen pengadaan
10. Manajemen pemangku kepentingan (stakeholder)
Di dalam penelitian ini akan berfokus pada salah satu area
pengetahuan yaitu manajemen komunikasi.
28

[Link] Informasi Proyek

Selama siklus hidup proyek, maka ada sejumlah data dan informasi
yang akan dikumpulkan, dianalisa, diubah, dan didistribusikan ke
dalam berbagai format untuk para anggota tim dan juga kepada
para stakeholder. Data proyek ini dikumpulkan dari berbagai
macam aktivitas pelaksanaan dan akan dibagikan secara bersama
di dalam kelompok tim. Data yang dikumpulkan tersebut kemudian
dianalisa berdasarkan konteksnya dan digabungkan serta
ditransformasi untuk menjadi informasi proyek yang akan berguna
dalam berbagai proses pengendalian (controlling) [12]
Karena data dikumpulkan dan dianalisis secara terus menerus
selama kegiatan pelaksanaan proyek, maka akan memungkinkan
terjadinya kesalahan penggunaan data yang dapat menyebabkan
kesalahan komunikasi dan salah pengertian. Untuk itu, PMBOK
telah menyediakan petunjuk untuk membantu meminimalisir
kesalahan komunikasi, yaitu dengan menyediakan beberapa istilah
terkait informasi proyek. Berikut ini beberapa istilah tersebut [12]:
 Data peforma pekerjaan : Merupakan data pengamatan
yang masih secara kasar terkait aktivitas di dalam
pelaksanaan proyek. Contohnya adalah laporan berapa
persen pekerjaan diselesaikan, laporan pengukuran
kualitas dan peforma teknik, jadwal mulai dan selesai


aktivitas, jumlah cacat yang terjadi, biaya aktual, dsb.
Informasi peforma pekerjaan : data yang dikumpulkan
dari berbagai jenis proses pengendalian dianalisis
berdasarkan konteksnya dan diintegrasikan berdasarkan
hubungannya dengan area tertentu. Contoh dari
informasi ini adalah status penerimaan, status
implementasi dari berbagai permintaan perubahan,


ramalan proyek selesai.
Laporan peforma pekerjaan : Bentuk fisik ataupun
elektronik dari informasi peforma pekerjaan yang akan
disatukan dengan dokumen proyek, bertujuan untuk
 29

menghasilkan keputusan atau mengangkat

permasalahan, tindakan atau kesadaran. Contohnya
adalah laporan status, memo, catatan informasi,
rekomendasi, justifikasi, dsb.
Berikut ini adalah alur dari informasi proyek disepanjang proses
kegiatan yang digunakan untuk mengelola proyek.

Gambar 2. 1 Alur Informasi Proyek

2.2.4 Manajemen Komunikasi Proyek Berdasarkan

PMBOK

Manajemen komunikasi proyek merupakan sekumpulan proses

yang perlu dilaksanakan untuk memastikan informasi proyek
secara tepat waktu dan sesuai dapat direncanakan, dikumpulkan,
diciptakan, didistribusikan, disimpan, diakses, dikelola, dikontrol,
dimonitor, dan bisa ditempatkan pada posisi akhir yang sesuai .
30

Seorang manajer proyek akan menghabiskan sebagian besar

waktunya untuk berkomunikasi dengan anggota tim proyek dan
juga dengan para stakeholder. Komunikasi yang dilakukan secara
efektif akan dapat menjembatani perbedaan – perbedaan antara
para stakeholder dimana bisa mempengaruhi jalannya dan hasil
akhir dari proyek tersebut.
Berikut ini adalah proses – proses yang terdapat di dalam
manajemen komunikasi proyek adalah [11]:
1. Merencanakan manajemen komunikasi
2. Mengelola komunikasi
3. Mengontrol komunikasi
Proses – proses tersebut akan dijelaskan pada bagian berikutnya.
Berikut ini adalah bagan yang menggambarkan keseluruhan proses
di dalam manajemen komunikasi proyek.

Gambar 2. 2 Manajemen Komunikasi

 31

Untuk penelitian ini, proses yang dikerjakan hanya pada bagian

10.1 yaitu perencanaan manajemen komunikasi.

[Link] Merencanakan Manajemen Komunikasi

Merupakan sebuah proses untuk mengembangkan metode

pendekatan dan perencanaan komunikasi proyek berdasarkan
kepada informasi yang dibutuhkan oleh stakeholder dan aset
organisasi yang tersedia [11]. Proses ini dapat digambarkan ke
dalam bagan berikut.

Gambar 2. 3 Perencanaan Manajemen Komunikasi

32

Gambar 2. 4 Perencanaan Manajemen Komunikasi (2)

Merencanakan komunikasi di dalam proyek merupakan hal yang

sangat penting karena akan mempengaruhi kesuksesan dari sebuah
proyek. Proses komunikasi yang tidak baik akan menyebabkan
berbagai macam masalah seperti informasi yang penting terlambat
disampaikan, informasi disampaikan ke orang yang tidak tepat,
atau kesalahan pengertian antara para stakeholder akibat informasi
yang disampaikan tidak baik. Masalah – masalah tersebut akan
mempengaruhi jalannya proyek dan bahkan bisa menyebabkan
proyek tersebut akan gagal [11].
Komunikasi yang efektif berarti informasi yang disediakan dengan
format yang tepat, waktu yang tepat, penerima informasi yang
tepat, dan dengan dampak yang tepat pula. Sedangkan komunikasi
yang efisien berarti menyediakan hanya informasi yang dibutuhkan
saja. Karena seluruh pihak yang terlibat di dalam proyek
memerlukan informasi terkait dengan proyek tersebut, maka ada
beberapa pertimbangan yang penting di dalam merencanakan
komunikasi proyek, yaitu [11] :
 33

 Siapa yang membutuhkan informasi, dan siapa yang

 Kapan informasi tersebut diperlukan

berhak untuk mengakses informasi tersebut

 Dimana informasi sebaiknya disimpan

 Format apa yang dipakai untuk menyimpan informasi
 Bagaimana informasi tersebut bisa diakses / diambil

 Apakah zona waktu, keterbatasan bahasa, dan

kembali

perbedaan kultur perlu untuk dipertimbangkan

a. Merencanakan Manajemen Komunikasi : Input

1. Perencanaan Manajemen Proyek

Merupakan sebuah dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek

akan dieksekusi, dimonitor, dan dikontrol. Dokumen ini akan
mengintegrasikan antara rencana secara garis besar dan rencana
tambahan [11]. Yang termasuk rencana garis besar adalah:
 Garis besar ruang lingkup proyek
 Garis besar penjadwalan proyek
 Garis besar biaya proyek
Yang termasuk rencana tambahan yaitu :


Perencanaan pengelolaan ruang lingkup


Perencanaan pengelolaan kebutuhan


Perencanaan pengelolaan penjadwalan


Perencanaan pengelolaan biaya


Perencanaaan manajemen kualitas


Perencanaan peningkatan proses


Perencanaaan pengelolaan sumber daya manusia


Perencanaan manajemen komunikasi


Perencanaan manajemen risiko


Perencanaan manajemen pengadaan
Perencanaan pengelolaan stakeholder
34

Dari daftar diatas, dapat dilihat bahwa perencanaan manajemen

komunikasi berada di dalam wilayah rencana tambahan (subsidiary
plan). Nantinya rencana tambahan tersebut akan didetailkan dan
diperluas cakupannya untuk memenuhi kebutuhan secara lebih
sepesifik dari proyek. Oleh karena itu, dokumen perencanaan
manajemen proyek ini akan menjadi input (masukan) di dalam
proses merencanakan manajemen komunikasi ini [11].

2. Daftar Stakeholder

Merupakan dokumen hasil dari proses identifikasi stakeholder. Di

dalamnya akan terdapat keseluruhan detail dari stakeholder seperti
identitas stakeholder, informasi penugasan, klasifikasi
stakeholder, dan lain sebagainya. Dokumen ini bisa saja berubah
sepanjang siklus hidup dari proyek itu sendiri. Informasi di dalam
dokumen ini yang nantinya akan dibutuhkan di dalam
merencanakan komunikasi dengan para stakeholder proyek
tersebut [11]. Beberapa stakeholder yang mungkin di dalam setiap
proyek di program implementasi ERP pada PTPN XI adalah
direktur umum, direktur keuangan, direktur produksi, direktur
perencanaan dan pengembangan, direktur SDM dan umum, serta
setiap manajer dan pegawai yang terkait dengan proses bisnis yang
ikut terpengaruh ketika sistem ERP akan diimplementasikan.

3. Faktor Lingkungan Perusahaan

Faktor lingkungan perusahaan merujuk kepada segala kondisi di

perusahaan yang tidak dibawah kendali oleh tim proyek tetapi
dapat mempengaruhi, membatasi, atau mengarahkan jalannya
proyek. Proses merencanakan manajemen komunikasi sangat erat
kaitannya dengan faktor lingkungan ini karena kebutuhan
komunikasi pada proyek akan sangat bergantung kepada struktur
dari organisasi tersebut [11].
 35

4. Aset Proses Organisasi

Merupakan perencanaan, proses, kebijakan, prosedur, dan

pengetahuan yang dimiliki oleh suatu organisasi dan digunakan
untuk menjalankan organisasi. Di dalamnya bisa termasuk segala
artefak, praktik, atau pengetahuan dari segala organisasi yang
terlibat di dalam proyek dan bisa digunakan untuk menjalankan
atau mengelola proyek tersebut. Aset proses organisasi bisa
dikelompokkan ke dalam dua kategori yaitu 1. proses dan prosedur,
dan 2. dasar pengetahuan perusahaan. Untuk proses merencanakan
manajemen komunikasi, maka data yang paling dibutuhkan adalah
data pembelajaran sebelumnya dan informasi riwayat. Kedua data
tersebut penting karena menyediakan pemahaman tentang
keputusan – keputusan yang diambil terkait dengan permasalahan
komunikasi dan hasil keputusan tersebut yang berasal dari proyek
– proyek sebelumnya [11].

b. Merencanakan Manajemen Komunikasi : Alat dan Teknik

1. Analisis Kebutuhan Komunikasi

Kegiatan yang berusaha menentukan kebutuhan informasi dari

setiap stakeholder proyek. Kebutuhan tersebut ditentukan dengan
mengkombinasikan tipe dan format dari informasi yang
dibutuhkan dengan analisis pada nilai dari informasi tersebut.
Seorang manajer proyek harus dapat mempertimbangkan saluran
komunikasi potensial berdasarkan total jumlah stakeholder yang
terlibat. Hal ini bisa dihitung dengan menggunakan rumus n(n-
1)/2, dimana n adalah jumlah stakeholder. Semakin besar jumlah
saluran komunikasi, maka semakin kompleks alur komunikasinya.
Oleh karena itu harus ditentukan dan dibatasi siapa yang akan
berkomunikasi dengan siapa dan siapa yang akan menerima
informasi apa [11].
Sumber untuk menentukan dan mengidentifikasi kebutuhan
komunikasi proyek dapat berasal dari hal – hal berikut [11]:
36

 Pemetaan organisasi
 Hubungan antara organisasi proyek dan stakeholder

 Berbagai departemen, atau badan yang terlibat di dalam

yang bertanggung jawab

 Logistik tentang berapa banyak orang yang akan

proyek

 Kebutuhan informasi internal

terlibat di dalam proyek dan lokasinya

 Kebutuhan informasi eksternal

 Kebutuhan informasi dan komunikasi stakeholder
berdasarkan daftar stakeholder

2. Teknologi Komunikasi

Faktor yang dapat digunakan untuk menentukan pilihan teknologi

komunikasi yang digunakan adalah [11] :
 Seberapa mendesak informasi dibutuhkan
 Ketersediaan teknologi diantara seluruh stakeholder

 Mudah digunakan untuk semua pihak yang terlibat

proyek

 Lingkungan proyek
 Tingkat kerahasiaan dan sensitifitas dari informasi

3. Model Komunikasi

Model komunikasi yang digunakan untuk memfasilitasi

komunikasi dan pertukaran informasi mungkin bervariasi antar
proyek dan atau antar tingkatan di dalam proyek yang sama. Model
komunikasi yang sederhana melibatkan dua pihak yaitu penerima
dan pengirim. Model tersebut bisa dilihat pada gambar dibawah ini
[11].
 37

Gambar 2. 5 Model Komunikasi

Komponen di dalam model komunikasi harus dapat

dipertimbangkan dengan baik ketika melakukan diskusi mengenai
komunikasi proyek. Komponen sender bertanggung jawab
terhadap mengirimkan pesan, memastikan pesan yang disampaikan
jelas dan lengkap, dan mengkonfirmasi komunikasi yang
dilakukan sudah jelas. Sedangkan receiver akan bertugas untuk
memastikan informasi diterima seutuhnya, mengerti dengan jelas,
dan memberikan respon atau tanda informasi diterima dengan tepat
[11].

4. Metode Komunikasi

Ada berbagai metode komunikasi yang bisa digunakan untuk

menyebarkan informasi kepada seluruh stakeholder proyek.
Beberapa metode yang ada yaitu [11] :
 Komunikasi interaktif : melibatkan dua atau lebih pihak

 Push communication : Mengirimkan informasi tertentu

yang melakukan pertukaran informasi secara dua arah.

ke pihak – pihak tertentu. Komunisi hanya satu arah.

38

 Pull communication : digunakan ketika sangat banyak

pihak yang terlibat dan banyak informasi juga yang
akan dikirimkan. Contoh metode komunikasi inilah
adalah e-learning, penyimpanan pengetahuan, dan
basis data pembelajaran.
Pilihan metode komunikasi harus didiskusikan dan disetujui oleh
seluruh stakeholder proyek berdasarkan kebutuhan komunikasi
yang sudah ditentukan sebelumnya [11].

5. Rapat

Rapat digunakan untuk mendiskusikan dan menyelesaikan topik –

topik terkait dengan proyek ketika proyek sedang dikelola dan
diarahkan. Orang yang mengikuti rapat adalah manajer proyek dan
beberapa stakeholder yang terkait dengan topik yang dibahas.
Rapat dibagi ke dalam tiga tipe, yaitu [11] :
 Pertukaran informasi
 Brainstorming, evaluasi pilihan atau bentuk
 Pengambilan keputusan
Rapat yang paling efektif adalah ketika semua partisipan dapat
hadir dan saling bertatap muka ketika rapat diadakan.
Di dalam merencanakan manajemen komunikasi, maka dibutuhkan
diskusi antara tim proyek untuk menentukan cara terbaik untuk
mengubah dan mengkomunikasikan informasi proyek, dan untuk
merespon permintaan informasi dari berbagai stakeholder proyek.
Diskusi ini bisa difasilitasi dengan melakukan rapat [11].

c. Merencanakan Manajemen Komunikasi : Output

1. Perencanaan Manajemen Komunikasi

Merupakan komponen dari perencanaan manajemen proyek yang

di dalamnya menjelaskan tentang bagaimana komunikasi proyek
akan direncanakan, distrukturkan, dimonitor, dan dikontrol. Di
dalam dokumen ini akan terdapat berbagai informasi, seperti [11] :
 39

 Kebutuhan komunikasi stakeholder

 Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk

 Alasan dari pendistribusian informasi

bahasa, format, konten, dan level detail.

 Kerangka waktu dan frekuensi untuk mendistribusikan

 Orang
informasi dan bukti penerimaan informasi atau respon
yang bertanggung jawab atas

 Orang yang bertanggung jawab atas menyebarkan

mengkomunikasikan informasi

 Orang atau kelompok yang akan menerima informasi

informasi rahasia

 Metode atau teknologi yang digunakan

 Sumber daya yang dialokasikan
 Proses eskalasi di dalam mengidentifikasi kerangka
waktu dan rantai manajemen untuk mengeskalasikan
permasalahan yang tidak dapat ditangani oleh staf level

 Metode untuk mengubah perencanaan manajemen

bawah.

 Daftar istilah umum yang digunakan

komunikasi ketika proyek berjalan dan berkembang.

 Flow charts dari alur informasi proyek, alur kerja,

 Batasan komunikasi biasanya berasal dari peraturan

daftar laporan, perencanaan rapat, dll.

atau regulasi tertentu, teknologi, dan kebijakan

organisasi
Perencanaan manajemen komunikasi juga bisa melibatkan
panduan dan template untuk rapat tim proyek, rapat status proyek,
dan pesan email. Penggunaan website proyek dan software tertentu
juga bisa disertakan ketika digunakan dalam kegiatan proyek [11].

2. Proyek Berubah

Berikut ini adalah beberapa dokumen proyek yang akan berubah

ketika proses ini dilaksanakan [11] :
40

 Penjadwalan proyek
 Daftar stakeholder

[Link] Pemilihan Media Komunikasi

Salah satu komponen yang harus ditentukan dalam perencanaan

kegiatan komunikasi adalah penentuan media komunikasi. Media
komunikasi akan menentukan bagaimana suatu kegiatan
komunikasi akan dilaksanakan. Berdasarkan Tess Galati, media
komunikasi dipilih berdasarkan beberapa kondisi – kondisi tertentu
terkait kegiatan komunikasi [34]. Hal ini bisa dilihat pada gambar
dibawah ini.

Gambar 2. 6

Berikut ini adalah penjabaran masing – masing ketentuan dalam

pemilihan media komunikasi :
1. Menilai komitmen
 41

Ketika suatu kegiatan komunikasi bertujuan untuk

menaksir komitmen dari masing – masing peserta
komunikasi, maka media komunikasi yang paling baik
adalah tatap muka. Sedangkan media yang harus dihindari
adalah komunikasi tidak langsung seperti email, website,
hardcopy, dan pesan suara.
2. Membangun kesepakatan bersama
Untuk kegiatan komunikasi yang berusaha membangun
kesepakatan bersama, maka media komunikasi yang
dipilih adalah tatap muka dan yang perlu dihindari adalah
website, email, pesan suara, dan hard copy.
3. Memediasi konflik
Ketika aktivitas komunikasi bertujuan untuk memediasi
konflik, maka media yang patut untuk penyelesaian
konflik tersebut adalah tatap muka dan telepon.
4. Menyelesaikan kesalahpahaman
Ketika aktivitas komunikasi dilaksanakan berkaitan
dengan penyelesaian kesalahpahaman, maka media
komunikasi yang dipilih adalah telepon dan tatap muka.
5. Menunjukan perilaku negatif
Ketika kegiatan komunikasi berusaha untuk
menyingkapkan dan menunjukan perilaku negatif kepada
masing – masing peserta rapat, maka media komunikasi
yang paling tepat adalah rapat dan telepon.
6. Mengekspersikan dukungan dan apresiasi
Ketika aktivitas komunikasi dilaksanakan untuk
mengekspresikan dukungan serta apresiasi kepada pihak –
pihak tertentu, maka media komunikasi yang dipilih
adalah hardcopy, email, telepon, pesan suara, dan tatap
muka.
7. Mendukung pikiran kreatif
Ketika media komunikasi dilakukan untuk mendukung
pikiran kritis antar peserta komunikasi, maka media
komunikasi yang dipilih adalah email dan hardcopy.
8. Membuat statement ironi
42

Ketika kegiatan komunikasi dilakukan untuk membuat

statement ironi, maka media komunikasi yang dipilih
adalah tatap muka, telepon, dan pesan suara.
9. Menyampaikan referensi dokumen
Ketika aktivitas komunikasi dilaksanakan untuk dengan
diiringi penyampaian referensi dokumen tertentu, maka
media komunikasi yang dilaksanakan adalah hardcopy,
dan website.
10. Menguatkan otoritas seseorang
Ketika aktivitas komunikasi bertujuan untuk menguatkan
otoritas suatu individu tertentu, maka media komunikasi
yang dipilih adalah rapat, hardcopy, dan telepon.
11. Menyediakan pencatatan secara permanen
Ketika aktivitas komunikasi akan dilaksanakan untuk
menyediakan penyimpanan (pencatatan) informasi
tertentu secara permanen, maka media komunikasi yang
dipilih adalah hardcopy, email, dan website.
12. Menjaga kerahasiaan
Ketika aktivitas tertentu mencakup informasi rahasia,
maka media komunikasi yang dipilih adalah tatap muka,
telepon, dan pesan suara.
13. Menyampaikan informasi sederhana
Ketika informasi yang disampaikan hanya berupa
informasi sederhana, maka media komunikasi yang dipilih
adalah email, pesan suara, telepon, dan tatap muka.
14. Menanyakan pertanyaan yang bersifat informasional
Ketika aktivitas komunikasi bertujuan untuk menanyakan
informasi tentang sesuatu, maka media komunikasi yang
dipilih adalah email, pesan suara, dan telepon.
15. Membuat permintaan (instruksi) sederhana
Ketika kegiatan komunikasi dilaksanakan untuk
menyampaikan instruksi sederhana, maka media
komunikasi yang dipilih adalah email dan pesan suara.
16. Memberikan instruksi kompleks
 43

Ketika kegiatan komunikasi dilaksanakan untuk

memberikan suatu instruksi secara kompleks, maka media
komunikasi yang dipilih adalah tatap muka, email, dan
website.
17. Mencakup banyak orang
Ketika kegiatan komunikasi mencakup banyak peserta,
maka media komunikasi yang dipilih adalah website,
email, dan hardcopy.

2.2.5 Project Management Doc Template

Merupakan sebuah website yang menyediakan berbagai macam

kerangka (template) untuk dokumen manajemen proyek. Kerangka
dokumen manajemen proyek ini bisa diakses di situs
[Link] Keseluruhan kerangka
dokumen yang disediakan di website ini dibangun berdasarkan
proses – proses yang terdapat di dalam PMBOK. Selain itu,
kerangka dokumen ini juga dibuat oleh berbagai manajer proyek
yang bersertifikasi oleh PMP dan juga memiliki pengalaman yang
cukup dibidang manajemen proyek. Salah satu kerangka dokumen
yang disediakan adalah dokumen perencanaan manajemen
komunikasi proyek.
Menurut petunjuk yang disediakan oleh Project Management Doc,
konten apa saja yang terdapat di dalam dokumen perencanaan
manajemen komunikasi proyek sangat bergantung kepada tingkat
kompleksitas dari pelaksanaan proyek. Faktor – faktor yang
mempengaruhi kompleksitas tersebut adalah ukuran proyek,
kompleksitas organisasi, dan jumlah serta lokasi stakeholder [34].
Jika proyek tersebut tergolong kompleks, maka dokumen
perencanaan manajemen komunikasi yang harus dibuat secara
lebih mendetail. Jika proyek tersebut masih tidak begitu kompleks,
maka tidak dokumen perencanaan manajemen komunikasi tidak
perlu terlalu detail. Berikut ini adalah konten minimum yang harus
tersedia pada dokumen perencanaan manajemen komunikasi
proyek jika kita memiliki proyek tidak kompleks [34]:
44

1. Pendekatan manajemen komunikasi

2. Kebutuhan komunikasi stakeholder
3. Daftar stakeholder
4. Peran dan tanggung jawab
5. Direktori tim proyek
6. Metode komunikasi dan teknologi
7. Matriks komunikasi
8. Petunjuk di dalam mengadakan rapat
Jika proyek yang dilaksanakan adalah proyek yang kompleks,
maka berikut ini adalah konten minimun yang harus tersedia pada
dokumen perencanaan manajemen komunikasi proyek [34]:
1. Pendekatan manajemen komunikasi
2. Batasan di dalam komunikasi
3. Kebutuhan komunikasi stakeholder
4. Peran dan tanggung jawab
5. Direktori tim proyek
6. Metode komunikasi dan teknologi
7. Matriks komunikasi
8. Diagram flowchart dari komunikasi
9. Petunjuk di dalam mengadakan rapat
10. Standarisasi dari komunikasi
11. Proses eskalasi komunikasi
12. Daftar istilah
13. Persetujuan dari sponsor terhadap perencanaan
Dokumen perencanaan manajemen komunikasi proyek pada
program implementasi ERP di PTPN XI akan memiliki konten
yang berbeda – beda sesuai dengan kompleksitas proyek yang akan
dikerjakan. Proyek yang tergolong kompleks adalah proyek
implementasi ERP, proyek pengawasan ERP, proyek input and
report programming. Hal ini didasarkan kepada ukuran pengerjaan
masing – masing proyek tergolong banyak (membutuhkan waktu
pengerjaaan, biaya, dan ruang lingkup yang lebih besar) dan
jumlah stakeholder yang terlibat lebih besar. Proyek – proyek yang
tergolong tidak kompleks adalah proyek penyediaan sistem dan
 45

infrastruktur ERP dan proyek penyediaan data. Hal ini didasarkan

kepada ukuran pengerjaan dan stakeholder yang terlibat tidak
begitu besar. Masing – masing konten tersebut bisa dilihat pada
dokumen perencanaan manajemen komunikasi program
implementasi ERP di PTPN XI..

2.2.6 Siklus Hidup Pengembangan Perangkat Lunak atau

Software Development Life Cycle (SDLC)

Siklus hidup pengembangan perangkat lunak atau yang sering

disebut dengan SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan –
tahapan utama di dalam mengembangkan sebuah perangkat lunak
[35]. Karena salah satu proyek pada program implementasi ERP di
PTPN XI adalah mengembangkan aplikasi pendukung ERP, maka
siklus hidup pengembangan sistem (perangkat lunak) harus
diketahui oleh seorang manajer proyek di dalam merancang
perencanaan manajemen proyek. Berikut ini adalah beberapa
model SDLC yang terkenal :
1. Model Waterfall
2. Model Iterasi
3. Model Spiral
4. Model Rapid Application Development (RAD)
5. Model Prototyping
6. Model Agile

[Link] Agile Model

Di dalam proyek pengembangan aplikasi pendukung sistem ERP

pada PTPN XI, maka model agile yang dipilih sebagai metode
pengembangan aplikasi. Model ini merupakan bentuk
pengembangan dari model iterative. Pada model agile, maka
perulangan akan lebih difokuskan pada kecepatan dan adaptasi
terhadap kebutuhan pengguna. Setiap iterasi yang terdapat di
dalam model ini akan tergantung pada permasalahan yang
ditemukan selama mengembangkan aplikasi. Dan di setiap akhir
iterasi, aplikasi atau sistem dapat ditunjukkan kepada pengguna
46

atau client [36]. Dengan demikian, maka kebutuhan pengguna akan

dapat disesuaikan seiring dengan proses pengembangan aplikasi.
Berikut ini adalah diagram yang menggambarkan proses agile
berlangsung.

Gambar 2. 7 Agile Model

Model agile memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan yang

akan menjadi pertimbangan penting ketika memilih model ini
sebagai metode pengembangan perangkat lunak. Kelebihan yang
dimiliki oleh model agile adalah [37]:
1. Memiliki tingkat fleksibilitas dan adaptasi terhadap
perubahan yang tinggi
2. Pengguna akan memiliki peran yang lebih besar dalam
pengembangan perangkat lunak
3. Kesalahan dapat secara teratur teramati pada setiap
iterasi
 47

4. Lebih menitikberatkan terhadap aspek orang dan

kreativitas ketimbang kebijakan dan prosedur yang
kaku
Kelemahan yang dimiliki oleh model agile adalah [37]:
1. Tidak optimal ketika pengguna tidak memiliki waktu
yang cukup untuk membantu proses pengembangan
perangkat lunak
2. Pihak pengembang dan pengguna harus berada di
dalam lokasi secara fisik yang sama agar dapat berjalan
optimal
3. Kesulitan untuk melakukan perencanaan jangka
panjang
4. Lemah di dalam sisi dokumentasi
Berdasarkan pada kelebihan dan kelemahan yang sudah
dipaparkan diatas, maka secara umum dapat disimpulkan model
agile akan sangat cocok pada pengembangan perangkat lunak
dengan tingkat kompleksitas yang tidak terlalu rumit, waktu
pengerjaan yang tidak terlalu lama dan pengguna berperan aktif
dengan pihak pengembang selama fase pengembangan. Metode
agile juga dinilai cocok ketika perangkat lunak yang akan
dikembangkan rawan terhadap perubahan – perubahan kebutuhan
dan desain selama fase pengembangan.
Dari model agile ini kemudian berkembang beberapa metode di
dalam mengembangkan aplikasi, yaitu metodologi crystal, metode
pengembangan aplikasi secara dinamik, feature-driven
development, lean software development, scrum, dan extreme
programming [38].

2.2.7 Extract, Transform, and Loading (ETL)

Konsep ETL (Extract, Transform, and Loading) merupakan

sebuah proses yang berperan di dalam penyediaan data untuk
gudang data (data warehouse) [39]. Di dalam program
implementasi ERP pada PTPN XI, terdapat salah satu proyek yang
48

memiliki peran untuk menyediakan data – data yang diperlukan

oleh sistem ERP yang akan diimplementasikan [24]. Proses di
dalam ETL dapat menjadi gambaran umum terkait aktivitas -
aktivitas apa saja yang akan dikerjakan selama proyek penyediaan
data dieksekusi.
Proses ETL terdiri dari tiga tahapan utama yang dimulai terlebih
dahulu dengan tahap ekstraksi data (extract). Pada tahap ini
berbagai data akan diambil dari berbagai sumber data seperti OLTP
(On-Line Transaction Processing) dan sistem pendahulu yang
sudah digunakan [39]. Data yang akan diambil terdiri dari berbagai
format data. Setelah selesai pada tahapan ekstraksi, maka masuk ke
tahapan selanjutnya yaitu tahapan transformasi (transform). Pada
tahapan ini data ditransformasi, disamaratakan, dan juga
dibersihkan sesuai area dan tujuan dari penggunaan data tersebut
[39]. Diharapkan pada tahapan ini seluruh data dari berbagai
sumber dan format dapat disatukan di dalam sebuah sistem yang
baru. Tahapan terakhir dari ETL adalah tahapan pengisian (load).
Pada tahapan ini, data yang sudah ditransformasi akan diisikan ke
dalam sebuah gudang data yang terpusat dan juga seluruh sistem
yang terkait [39]. Pada tahapan ini, data sudah berada di dalam
bentuk baru dan sudah sesuai dengan kriteria dari sistem yang akan
menggunakan data tersebut.

2.2.8 Pengadaan Barang dan Jasa pada PTPN XI

Salah satu proyek yang terdapat dalam program implementasi ERP

pada PTPN XI adalah penyediaan sistem dan infrastruktur ERP.
Tujuan dari proyek ini adalah menyediakan serangkaian komponen
yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional sistem ERP. Proses
pengadaan barang dan jasa harus mengikuti prosedur yang berlaku
di PTPN XI.
Tata cara pelaksanaan barang dan jasa dapat dibagi kedalam
beberapa tahapan. Tahapan pertama yang akan dilaksanakan
adalah fase permintaan barang / jasa. Pada tahapan ini dilaksanakan
beberapa kegiatan secara berurutan yaitu perencanaan, proses
 49

pengajuan, dan tahap penelitian pengajuan permintaan. Kegiatan

perencanaan dan pengajuan harus memperhatikan hal – hal yang
sudah diatur pada dokumen pedoman pengadaan barang dan jasa
pada PTPN XI. Dalam dokumen tersebut sudah dijabarkan hal –
hal apa saja yang harus diperhatikan berdasarkan jenis barang/jasa
yang akan diajukan.
Kegiatan selanjutnya yang dilaksanakan adalah penelitian terhadap
pengajuan permintaan. Pada kegiatan ini akan ditinjau apakah
barang/jasa memang perlu untuk diadakan pada organisasi. Pihak
yang melakukan penelitian adalah divisi teknis. Setelah mendapat
persetujuan dari divisi teknis, maka permintaan ini kemudian
diproses oleh divisi pengadaan sesuai dengan prosedur.
Tahapan kedua dari kegiatan pengadaan barang / jasa adalah
penyusunan dokumen pengadaan. Panitia pelelangan /
penyelenggara pengadaan menyiapkan dokumen pengadaan.
Dokumen ini mencantumkan secara jelas mengenai segala
persyaratan yang diperlukan, penggunaan barang / jasa, preferensi
harga, unsur yang dinilai, kriteria, formula evaluasi, jenis kontrak,
dan formulir yang perlu diisi oleh calon penyedia barang / jasa.
Dokumen pengadaan ini terdiri dari dua bagian yaitu dokumen
pasca/prakualifikasi dan dokumen pemilihan barang/jasa.
Tahapan ketiga dari kehiatan pengadaan barang / jasa adalah
jadwal pelaksanaan pemilihan penyedia barang / jasa. Penyusunan
jadwal ini harus memperhatikan alokasi yang cukup untuk setiap
tahapan proses pengadaan. Proses pengadaan bisa berbeda-beda
berdasarkan jenis kegiatan pengadaan. Kegiatan pengadaan yang
sudah diatur dalam dokumen pedoman pengadaan barang dan jasa
pada PTPN XI adalah pelelangan terbuka, pelelangan terbuka
dengan prakualifikasi, pelelangan terbuka dengan pascakualifikasi,
pemilihan langsung, penunjukan langsung, dan pembelian
langsung. Untuk pemilihan jasa konsultan, maka terdapat jenis
kegiatan khusus yaitu seleksi terbuka, seleksi langsung, dan
penunjukkan langsung. Bagian teknis akan bekerja sama dengan
50

panitia pelelangan/penyelenggara pengadaan dalam pembuatan

penjadwalan.
Tahapan keempat yang akan dilaksanakan adalah penyusunan
harga perkiraan sendiri. Dalam dokumen pedoman pengadaan
barang dan jasa pada PTPN XI sudah terdapat beberapa
pertimbangan dan cara untuk memperkirakan besaran harga.
Proses perkiraan harga dilakukan oleh pemakai barang bersama
dengan bagian teknisnya. Harga perkiraan sendiri bersifat rahasia
dan tidak untuk diumumkan.
Tahapan kelima adalah kualifikasi penyedia barang dan jasa.
Kualifikasi merupakan proses penilaian kompetensi dan
kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu oleh
penyedia barang / jasa. Proses kualifikasi dapat dilakukan dengan
dua cara yaitu prakualifikasi dan pascakualifikasi.
Tahapan keenam adalah pemilihan penyedia barang / jasa. Pada
tahapan ini penyelenggara pengadaan dan panitia pelelangan
menentukan metode pemilihan penyedia barang / jasa, metode
penyampaian dokumen penawaran, metode evaluasi penawaran,
dan jenis kontrak yang paling sesuai dengan barang / jasa. Berbagai
ketentuan dalam pelaksanaan tahapan ini sudah diatur pada
dokumen pengadaan barang dan jasa pada PTPN XI. Setelah
tahapan ini, maka akan masuk ke tahapan akhir yaitu penyusunan
kontrak. Kontrak dibuat setelah ditunjuk pemenang penyedia
barang / jasa dengan materi sesuai dengan hasil kesepakatan pada
dokumen lelang.

2.2.9 Struktur Organisasi PTPN XI

Struktur organisasi yang diterapkan di PTPN XI secara umum

dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
 51

Gambar 2. 8 Strukrur Organisasi Umum

Dari gambar bagan struktur organisasi diatas, dapat diketahui

bahwa PTPN XI memiliki tiga belas divisi yang ada di organisasi,
enam belas pabrik gula yang dikelola, sebuah pabrik karung, dan
sebuah pabrik alkohol dan spiritus yang dikelola dibawah PTPN
XI. Berikut ini adalah struktur organisasi secara khusus yang
terdapat di berbagai bagian atau divisi yang memiliki keterkaitan
terhadap berbagai proyek pada program implementasi ERP.
52

[Link] Direktorat Keuangan

Gambar 2. 9 Struktur Organisasi Direktorat Keuangan

[Link] Direktorat Produksi

Gambar 2. 10 Struktur Organisasi Direktorat Produksi

 53

[Link] Direktorat Perencanaan dan Pengembangan

Gambar 2. 11 Struktur Organisasi Direktorat Perencanaan dan

Pengembangan

[Link] Direktorat SDM dan Umum

Gambar 2. 12 Struktur Organisasi Direktorat SDM & Umum

54

[Link] Satuan Pengawas Intern

Gambar 2. 13 Struktur Organisasi SPI

[Link] Sekretaris Perusahaan

Gambar 2. 14 Struktur Organisasi Sekretariat Perusahaan

 55

[Link] Pabrik Gula

Gambar 2. 15 Struktur Organisasi Pabrik Gula

[Link] Pabrik Alkohol dan Spiritus Pasa Jatiroto

Gambar 2. 16 Struktur Organisasi Pasa Jatiroto

56

[Link] Pabrik Karung Rosella Baru

Gambar 2. 17 Struktur Organisasi Rosella Baru

 59

BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ini menjelaskan mengenai gambaran metode pengerjaan

serta alur pengerjaan tugas akhir ini. Bab ini menjadi acuan
pengerjaan tugas akhir sehingga proses pengerjaan menjadi
terstruktur dan sistematis. Metodologi pada penelitian ini dibagi
menjadi tiga fase yaitu fase pengumpulan informasi, fase
pembuatan, dan fase pengujian. Pada fase pengumpulan infromasi,
hal yang dilakukan adalah melakukan studi literatur dan menggali
informasi pada PTPN XI. Fase selanjutnya adalah fase pembuatan
yang terdiri dari dua proses yaitu proses merancang kerangka
dokumen untuk kegiatan komunikasi dan pembuatan perencanaan
manajemen komunikasi pada masing – masing proyek. Fase
terakhir dalam metodologi adalah fase pengujian. Pada fase
pengujian akan dilakukan proses validasi perencanaan manajemen
komunikasi yang akan digunakan pada masing – masing proyek.
Jika pada proses validasi perencanaan manajemen komunikasi
belum sesuai, maka akan dibuat ulang perencanaan manajemen
komunikasinya untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang ada. Jika
perencanaan komunikasi sudah sesuai, maka akan dibuat
dihasilkan Dokumen perencanaan manajemen komunikasi.
Metodologi pengerjaan penelitian ini bisa dilihat pada gambar
dibawah ini.
60

Bagan 3.1 Metodologi Penelitian

 61

3.1 Melakukan Studi Literatur

Tahapan awal di dalam pengerjaan penelitian ini adalah melakukan

studi literatur. Studi literatur adalah sebuah tahapan dimana
peneliti akan menggali sebanyak – banyaknya pengetahuan dan
konsep terkait topik penelitian tersebut. Sesuai dengan topik
penelitian, maka studi literatur difokuskan untuk mempelajari
manajemen komunikasi proyek dan karakteristik dan aktivitas
yang ada pada proyek implementasi ERP. Hal ini termasuk
kegiatan komunikasi yang efektif pada manajemen proyek,
aktivitas apa saja yang terdapat pada manajemen proyek yang
terkait dengan kegiatan komunikasi, hal – hal apa saja yang dapat
menyebabkan komunikasi menjadi berhasil atau gagal, pengaruh
komunikasi pada keberhasilan proyek, struktur dokumen
perencanaan manajemen komunikasi, aktivitas proyek berdasarkan
best practice dan lain sebagainya. Sumber – sumber pembelajaran
yang akan digunakan yaitu paper, jurnal ilmiah, website, dan
dokumen resmi terkait. Hasil dari penelitian ini adalah informasi
mengenai perencanaan manajemen komunikasi berdasarkan
PMBOK 5, ASAP 8, SDLC, ETL, dan template project
management doc.

3.2 Menggali Informasi pada PTPN XI

Tahapan kedua dari pengerjaan penelitian ini adalah melakukan

penggalian informasi pada PTPN XI. Penggalian informasi ini
ditujukan untuk mendapatkan berbagai data dan informasi yang
ada pada PTPN XI dan dibutuhkan dalam proses pengerjaan
penelitan ini. Proses penggalian informasi dilakukan dengan
melakukan pengumpulan dokumen – dokumen yang dimiliki oleh
PTPN XI atau juga pengamatan langsung kepada PTPN XI.
Informasi yang digali pada PTPN XI mengikuti pedoman standar
PMBOK 5 yang sudah didapatkan pada kegiatan studi literatur.
Dalam melakukan proses perencanan manajemen komunikasi,
PMBOK 5 sudah mendefenisikan berbagai masukan yang
diperlukan. Masukan – masukan tersebut adalah project
62

management plan, stakeholder register, enterprise enviromental

factors, dan organizational process assets. Untuk project
management plan bisa didapatkan melalui tim program
implementasi ERP pada PTPN XI, untuk stakeholder register bisa
dilihat pada struktur organisasi perusahaan dan struktur organisasi
program implementasi ERP, untuk organizational process assets
bisa melihat dokumen SOP perusahaan dan dokumen tupoksi, dan
untuk enterprise enviromental factors bisa melaukan pengamatan
langsung pada perusahaan. Hasil dari kegiatan ini adalah informasi
mengenai stakeholder masing – masing proyek serta informasi
mengenai aktivitas masing – masing proyek.

3.3 Merancang Kerangka Dokumen untuk Kegiatan

Komunikasi

Tahapan ketiga adalah merancang kerangka dokumen untuk

kegiatan komunikasi. Selama kegiatan komunikasi, akan
digunakan beberapa dokumen formal (resmi) selama kegiatan
komunikasi. Perencanaan manajemen komunikasi juga melingkupi
perancangan standarisasi dokumen formal yang akan digunakan.
Untuk memastikan dokumen – dokumen yang digunakan selama
kegiatan komunikasi formal selalu konsisten dan sesuai dengan
standar yang telah ditetapkan, maka akan dibuat kerangka
dokumen untuk kegiatan komunikasi. Kerangka dokumen yang
akan dibuat dalam penelitian ini adalah dokumen agenda rapat,
dokumen catatan notulen (minute of meeting), dokumen pelaporan
permasalahan, laporan status proyek, dan format untuk
mengirimkan email serta sms. Proses pembuatan kerangka
dokumen tersebut akan berdasarkan studi literatur dan standar
dokumen yang sudah dimiliki oleh PTPN XI.

3.4 Pembuatan Perencanaan Manajemen Komunikasi

Tahapan keempat adalah proses pembuatan perencanaan

manajemen komunikasi. Pembuatan perencanaan manajemen
komunikasi ini akan sangat bergantung kepada hasil informasi
 63

mengenai stakeholder proyek dan aktivitas pengerjaan proyek.

Hasil informasi ini akan menentukan apakan sebuah proyek
tersebut masuk dalam skala besar atau kecil. Hal ini berdasarkan
jumlah kegiatan yang akan dilaksanakan, perkiraan durasi
pelaksanaan proyek, jumlah stakeholder, dan kompleksitas
stakeholder pada masing – masing proyek.
Konten yang dikandung pada perencanaan manajemen komunikasi
mengikuti kerangka dokumen dari Project Management Doc.
Berdasarkan pada Project Management Doc, proyek yang tidak
begitu kompleks akan mengandung konten – konten yaitu
pendekatan manajemen komunikasi, kebutuhan komunikasi
stakeholder, daftar stakeholder, peran dan tanggung jawab, daftar
dan data anggota tim proyek, matriks komunikasi, panduan di
dalam mengadakan rapat. Untuk proyek yang termasuk kompleks,
keseluruhan konten untuk proyek skala kecil dicakup ditambah
dengan konten – konten lain yakni batasan komunikasi, diagram
alur komunikasi, proses eskalasi, daftar istilah, dan persetujuan
dari sponsor proyek.
Dalam pembuatan perencanaan manajemen komunikasi, maka
terdapat beberapa kegiatan inti yang harus dilakukan yaitu
memilih metode dan teknologi dalam berkomunikasi, membuat
matriks komunikasi, menentukan alur komunikasi, membuat
panduan rapat proyek, dan menentukan standarisasi dokumen yang
akan digunakan selama kegiatan komunikasi. Proses pelaksanaan
kegiatan ini akan sangat berpengaruh dari hasil analisis pada
tahapan yang sebelumnya. Hasil dari tahapan ini adalah draft
perencanaan manajemen komunikasi proyek. Karena proyek di
dalam program implementasi ERP ada 5, maka draft perencanaan
manajemen komunikasi proyek yang dibuat di dalam penelitian ini
ada 5 buah juga.

3.5 Validasi
Untuk setiap draf perencanaan manajemen komunikasi yang sudah
dibuat beserta kerangka dokumen yang akan digunakan selama
kegiatan komunikasi, akan dilakukan proses validasi. Kegiatan
64

validasi pada draf perencanaan manajemen komunikasi untuk

memastikan bahwa konten yang terdapat di draf perencanaan
tersebut dapat membantu anggota tim proyek dan stakeholder di
dalam pencapaian kegiatan komunikasi yang efektif serta sesuai
dengan karakteristik pada masing – masing proyek. Pada proses
validasi, maka dilakukan pengecekan apakah draf perencanaan
yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan komunikasi yang ada
di dalam masing – masing proyek. Proses validasi ini dilakukan
dengan wawancara, dimana narasumber adalah kepala urusan
teknologi informasi PTPN XI. Nantinya dokumen perencanaan
manajemen komunikasi beserta kerangka dokumen komunikasi
akan dipresentasikan kepada narasumber. Narasumber kemudian
diminta pendapatnya apakah menyetujui atau mengubah beberapa
konten yang ada dalam perencanaan manajemen komunikasi
tersebut. Ketika draf perencanaan manajemen komunikasi sudah
dapat menjawab kebutuhan komunikasi di setiap proyek, maka
draft tersebut sudah dapat dikatakan valid. Draf yang sudah valid
ini kemudian disahkan menjadi dokumen perencanaan manajemen
komunikasi oleh sponsor proyek.
 BAB IV
PERANCANGAN

Bab ini akan membahas mengenai perancangan yang diperlukam

dalam pembuatan hasil akhir dari penelitan ini. Hasil akhir dari
penelitian ini adalah dokumen perencanaan manajemen
komunikasi pada kelima proyek yang tergabung dalam program
implementasi ERP pada PTPN XI beserta kerangka dokumen yang
akan diperlukan selama kegiatan komunikasi. Dalam
menghasilkan hasil akhir tersebut, maka perlu didapatkan berbagai
informasi sebagai dasar pembuatan manajemen komunikasi. Pada
bab ini akan menjelaskan tentang bagaimana cara mendapatkan
informasi – informasi tersebut sebagai dasar perancangan
pembuatan perencanaan manajemen komunikasi beserta kerangka
dokumen yang akan digunakan. Perancangan yang terdapat pada
bab ini adalah perancangan penggalian informasi, perancangan
kerangka dokumem komunikasi, dan perancangan validasi
dokumen yang dibuat.

4.1 Perancangan Penggalian Informasi

Penelitian ini mengambil studi kasus pada PTPN XI dimana

perusahaan ini akan melaksanakan program implementasi ERP
pada tahun 2016. Dalam kegiatan perencanaan manajemen
komunikasi di setiap proyek yang ada di program tersebut, maka
akan membutuhkan data – data tertentu agar perencanaan
manajemen komunikasi tersebut dapat sesuai dengan kebutuhan di
setiap proyek yang ada. Data – data yang diperlukan tersebut
adalah stakeholder yang terlibat dalam proyek dan aktivitas –
aktivitas pada masing – masing proyek. Kedua data tersebut akan
menentukan bagaimana perencanaan manajemen komunikasi yang
akan dibuat.

67
68

4.1.1 Informasi Stakeholder Proyek

Menurut PMI, stakeholder merupakan pihak – pihak yang

mempengaruhi atau terpengaruh dari keputusan, aktivitas, atau
hasil akhir dari sebuah proyek. Masing – masing stakeholder
memiliki peran tersendiri dalam pelaksanaan proyek. Oleh karena
itu, perencanaan komunikasi harus memperhatikan stakeholder
yang ada di setiap proyek agar mereka dapat menjalankan peran
masing – masing secara maksimal.
Penggalian informasi pada masing – masing stakeholder dapat
dilakukan dari beberapa sumber data. Untuk stakeholder yang ada
di manajemen perusahaan dapat dilihat pada bagan struktur
organisasi yang dimiliki oleh perusahaan PTPN XI. Selain itu bisa
dilihat pada dokumen tupoksi (tugas, pokok, dan fungsi) yang
dimiliki oleh PTPN XI dan dokumen stakeholder register. Melalui
dokumen - dokumen tersebut, maka dapat diketahui pihak – pihak
mana saja yang akan terlibat dalam pelaksanaan proyek beserta
perannya dan juga minat dan wewenag masing – masing pihak
tersebut terhadap kegiatan eksekusi pada masing – masing proyek
yang berada dalam program implementasi ERP .
Untuk stakeholder yang berada di luar organisasi, bisa merujuk
pada dokumen manajemen SDM (Sumber Daya Manusia) pada
program implementasi ERP pada PTPN XI. Pada dokumen
tersebut terdapat bagan struktur tim program implementasi ERP
yang didalamnya mencakup keseluruhan dari kelima proyek
tersebut. Secara keseluruhan perancangan kegiatan penggalian
informasi stakeholder dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
 69

Tabel 4. 1 Penggalian Informasi Stakeholder

Teknik Observasi pada dokumen

Penggalian informasi stakeholder
dilakukan dengan mengumpulkan
dan mengamati dokumen terkait
yang memuat informasi tentang
pihak – pihak yang mungkin
terlibat dalam program
implementasi ERP.
Kebutuhan proses Dokumen SOP perusahaan,
dokumen tupoksi perusahaan,
dokumen manajemen SDM
program implementasi ERP, dan
dokumen stakeholder register.
Objek Program Implementasi ERP;
Proyek implementasi ERP,
proyek persiapa data, proyek
pengadaan sistem, proyek
pengembangan aplikasi input dan
output laporan, serta proyek
pengawasan implementasi ERP

Strategi pelaksanaan
Mengumpulkan dokumen-


dokumen yang diperlukan.
Mengidentifikasi peran –
peran yang ada dijalankan
oleh stakeholder pada


pelaksanaan proyek.
Mengidentifikasi interest
dan power masing – masing


peran stakeholder.
Mengidentifikasi pihak
yang terlibat serta peran
yang dimiliki.
Untuk struktur organisasi PTPN XI, sudah dicantumkan dalam
bagian tinjauan pustaka. Sedangkan struktur organisasi program
implementasi ERP dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
 70 Program Implementasi ERP
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi
Berikut ini tabel yang menjabarkan peran – peran apa saja yang
mungkin dimiliki atau dijalankan oleh stakeholder proyek.

Tabel 4. 2 Tabel Peran Stakeholder

Peran Deskripsi
Sponsor Merupakan pihak yang meninjau,
menyetujui, dan mendanai pelaksanaan
proyek. Pihak sponsor merupakan pihak
yang berhak mendelegasikan wewenang
terkait pelaksanaan proyek.
Quality control Berperan dalam membantu manajer
proyek dalam menciptakan dan melacak
pengendalian kualitas dan standar dari
eksekusi proyek.
PMO Berperan sebagai pihak yang
bertanggung jawab atas pengaturan dan
pengelolaan seluruh proyek yang ada
dalam program implementasi ERP
PTPN XI.
User Merupakan pihak yang menggunakan
produk yang dihasilkan dari
pelaksanaan proyek.
Project Team Seluruh pihak yang ikut dalam proses
pengerjaan proyek dan dipimpin oleh
seorang pemimpin proyek
Manajemen organisasi Pihak manajemen perusahaan yang ikut
mengawasi pelaksanaan proyek. Segala
perkembangan, kendala, dan
keterbatasan akan dilaporkan kepada
pihak manajemen organisasi.
Manajemen organisasi juga merupakan
orang yang berwenang dalam kegiatan
konsultasi terkait praktik manajemen
pada PTPN XI.
Kepala Teknis Merupakan bagian dari tim proyek yang
menjadi pemimpin terhadap satu bidang
teknis pengerjaan proyek dan

71
72

bertanggungjawab atas hal – hal teknis

tersebut.
Pemimpin proyek Pihak yang berperan sebagai pemimpin
dan penanggung – jawab atas
berjalannya proyek. Mereka juga yang
berperan dalam pengelolaan
pelaksanaan proyek serta
berkomunikasi dengan manajemen
organisasi. Pemimpin proyek dapat
berupa koordinator proyek atau manajer
proyek.
Steering Committee Merupakan pihak dari manajemen
perusahaan yang bertugas untuk
memastikan keselarasan strategi TI
dengan perusahaan, mengawasi dan
mengulas pengembangan TI
perusahaan, dan mengkomunikasikan
perubahan akibat pengembangan TI di
perusahaan.
Tim Champion Merupakan pihak yang memiliki
tanggung jawab terhadap kesuksesan
pelaksanaan program implementasi
ERP. Mereka akan berperan dalam
pengidentifikasian tujuan strategis
proyek, bekerja sama dengan tim proyek
untuk memastikan visi proyek sudah
dipahami, menghilangkan gangguan
dalam pelaksanaan proyek, dan
mengalokasikan sumber daya internal
organisasi dengan benar.

Setelah mendapatkan berbagai peran yang mungkin dijalankan

oleh stakeholder dalam program implementasi ERP, kemudian
dilakukan identifikasi setiap stakeholder berdasarkan peran yang
mungkin dimiliki selama kegiatan pada masing – masing proyek
berlangsung. Berikut ini adalah pemetaan masing – masing
stakeholder terhadap peran yang akan mereka jalankan.
 73

Tabel 4. 3 Stakeholder Proyek Implementasi ERP

Proyek Implementasi ERP

Stakeholder Peran
Direktur Utama Sponsor proyek
Manajer Proyek Pemimpin proyek
Manajer Program PMO
Staf User
IT Strategic Committee Steering Committee
Vendor SAP Project Team
Kepala urusan quality control Manajemen organisasi (PB
controlling)
Kepala urusan pengolahan Manajemen organisasi (PB
product planning, PB warehouse
management dan PB material
management)
Kepala urusan pabrik dan energi Manajemen organisasi (PB plant
maintenance)
Kepala divisi SDM Manajemen organisasi (PB
human capital management)
Kepala divisi pemasaran Manajemen organisasi (PB sales
& distribution)
Kepala urusan pengadaan Manajemen organisasi (PB
purchasing)
Manajer pengolahan pabrik gula Manajemen organisasi (PB
production dan PB management
resource planning)
Kepala urusan akutansi Manajemen organisasi (PB
financial)
Kepala urusan inovasi & rekayasa Manajemen organisasi
proses bisnis
Spesialis kualitas Quality control
Organitation Change Tim champion
Management (OCM)
Fungsional modul Tim champion
Develop & abaper Tim champion
Operasi & layanan Tim champion
74

Tabel 4. 4 Stakeholder Proyek Penyediaan Sistem dan Infrastruktur

Proyek Penyediaan Sistem dan Infrastruktur ERP

Stakeholder Peran
Koordinator proyek Pemimpin proyek
Manajer Program PMO
Urusan hukum Manajemen organisasi (bagian
hukum)
Kepala Urusan Pengadaan Manajemen organisasi
Staff Pengadaan Project Team
Staff Jaringan dan Hardware Project Team
Direktur Perencanaan dan Sponsor
Pengembangan
Penyedia barang / jasa Supplier external
IT Strategic Committee Steering Committee
Operasi & layanan Tim champion

Tabel 4. 5 Stakeholder Proyek Pengawasan Implementasi ERP

Proyek Pengawasan Implementasi ERP

Stakeholder Peran
Manajer Proyek Pemimpin proyek
Manajer Program PMO
Spesialis kualitas Quality control
Direktur Perencanaan dan Sponsor
Pengembangan
Vendor pengawasan Project Team
IT Strategic Committee Steering Committee
Kepala urusan quality control Manajemen organisasi (PB
controlling)
Kepala urusan pengolahan Manajemen organisasi (PB
product planning, PB warehouse
management dan PB material
management)
Kepala urusan pabrik dan energi Manajemen organisasi (PB plant
maintenance)
 75

Kepala divisi SDM Manajemen organisasi (PB

human capitam management)
Kepala divisi pemasaran Manajemen organisasi (PB sales
& distribution)
Kepala urusan pengadaan Manajemen organisasi (PB
purchasing)
Manajer pengolahan pabrik gula Manajemen organisasi (PB
production dan PB management
resource planning)
Kepala urusan akutansi Manajemen organisasi (PB
financial)
Kepala urusan inovasi & rekayasa Manajemen organisasi
proses bisnis
Operasi & layanan Tim champion
Organitation Change Tim champion
Management (OCM)
Fungsional modul Tim champion
Develop & abaper Tim champion

Tabel 4. 6 Stakeholder Proyek ERP Input and Report Programming

ERP Input and Report Programming

Stakeholder Peran
Koordinator proyek Pemimpin proyek
Manajer Program PMO
Staf Programmer Project Team
Staf Analisa dan Design Project Team
Staf Admin Database Project Team
Direktur Utama Sponsor
IT Strategic Committee Steering Committee
Develop & abaper Tim champion
Organitation Change Tim champion
Management (OCM)
Staf perusahaan User
76

Tabel 4. 7 Stakeholder Proyek Penyediaan Data

Proyek Penyediaan Data

Stakeholder Peran
Koordinator proyek Pemimpin proyek
Manajer Program PMO
Kepala Urusan Teknologi Manajemen organisasi
Informasi
Staf Admin Database Project Team
Direktur Utama Sponsor
Siswa SMK Project Team
IT Strategic Committee Steering Committee
Develop & abaper Tim champion
Organitation Change Tim champion
Management (OCM)

Setelah selesai memetakan masing – masing stakeholder

berdasarkan perannya, maka selanjutnya akan menganalisis
tingkatan interest dan power yang dimiliki oleh masing – masing
peran dalam yang sudah teridentifikasi sebelumnya. Berikut ini
merupakan tabel yang menggambarkan tingkat interest dan power
pada masing – masing peran stakeholder.

Tabel 4. 8 Interest dan Power Stakeholder

Peran Interest Power

Sponsor Low High
Quality control High High
PMO High High
User Low Low
Project Team High Low
Manajemen High High
organisasi
Pemimpin proyek High High
Steering Committee Low High
Tim Champion High Low
 77

4.1.2 Identifikasi Aktivitas Proyek

Pada tahapan ini, akan dilakukan penggalian informasi dengan

tujuan untuk mengidentifikasi aktivitas – aktivitas apa saja yang
akan dikerjakan pada masing – masing proyek. Aktivitas – aktivitas
yang akan dilaksanakan akan menentukan kegiatan komunikasi
beserta informasi yang akan disebarkan. Aktivitas – aktivitas
tersebut bisa didapatkan lewat studi literatur yang bersumber pada
dokumen literatur (seperti buku, paper, dan jurnal ilmiah) dan
dokumen SOP (Standard Operating Procedure) yang terdapat
dalam PTPN XI.
Pada proyek pengimplementasian sistem ERP dan pengawasan
implementasi ERP, aktivitas - aktivitas yang dilaksanakan
mengacu kepada studi literatur terkait ASAP 8. ASAP 8
menyediakan best practice dalam pelaksanaan serta pengawasan
implementasi ERP. Untuk proyek penyediaan data bisa didapatkan
aktivitasnya melalui studi literatur terkait siklus ETL, dan untuk
proyek ERP input and report programming bisa didapatkan
aktivitasnya melalui studi literatur terkait SDLC khususnya agile
model. Sedangkan untuk proyek penyediaan sistem dan
infrastruktur ERP aktivitasnya didapatkan melalui dokumen SOP
pengadaan yang dimiliki oleh PTPN XI. Aktivitas – aktivitas pada
proyek tersebut kemudian disesuaikan dalam satu garis waktu
sehingga membentuk satu kesatuan dalam program impementasi
ERP.
Aktivitas – aktivitas pada setiap proyek digunakan untuk
menentukan kegiatan komunikasi yang akan digunakan dalam
setiap proyek. Hal ini dilakukan dengan melakukan analisis
kebutuhan komunikasi di setiap proyek dan juga informasi yang
diperlukan. Hal ini kemudian menjadi dasar dalam pembuatan
dokumen perencanaan manajemen komunikasi di setiap proyek.
Ringkasan dari penjelasan diatas dapat dilihat pada tabel dibawah
ini.
78

Tabel 4. 9 Identifikasi Aktivitas Proyek

Teknik Literatur
Aktivitas-aktivitas yang terdapat pada
setiap proyek dalam program diidentifikasi
berdasarkan literatur. Untuk aktivitas
implementasi ERP dan pengawasan
implementasi, literatur yang dibutuhkan
adalah ASAP 8, untuk proyek pengadaan
data literatur yang dibutuhkan adalah
siklus ETL, serta untuk proyek
pemrograman laporan input dan output
literatur yang dibutuhkan adalah mengenai
SDLC. Pada proyek penyediaan system
dan infrastruktur ERP, aktivitasnya bisa
didapatkan lewat dokumen SOP
Pengadaan. Kemudian dari aktivitas
tersebut akan dianalisis untuk menentukan
tipe komuniasi beserta informasi yang
akan disebarkan.
Kebutuhan Literatur mengenai ASAP 8, literatur
proses mengenai siklus ETL, literatur mengenai
SDLC, Dokumen SOP Gabungan LO
BPKP Pertama dan SOP pengadaan.
Objek Program Implementasi ERP; Proyek
implementasi sistem ERP, proyek
persiapan data, proyek pengadaan sistem,
proyek pengembangan aplikasi input dan
output laporan, serta proyek pengawasan
implementasi ERP
 Mengumpulkan
Strategi
Pelaksanaan aktivitas-aktivitas
berdasarkan literatur.
- Aktivitas pada ASAP 8
- Aktivitas pada ETL
- Aktivitas pada SDLC
- Aktivitas pada SOP Pengadaan
 79

 Menyesuaikan aktivitas komunikasi

pada proyek berdasarkan aktivitas
pada proyek

Berikut ini adalah aktivitas – aktivitas yang akan dilaksanakan

dalam masing – masing proyek.

Tabel 4. 10 Aktivitas Proyek Implementasi ERP

Proyek Implementasi Sistem ERP

Fase Persiapan proyek
Aktivitas Deskripsi
Project Initiation Pada aktivitas ini akan dilakukan
pembahasan awal mengenai proyek
implementasi ERP yang akan
dilakukan. Dalam aktivitas ini akan
membahas gambaran secara umum
perusahaan klien, logistik selama
kegiatan proyek berlangsung, panduan
bagi konsultan yang akan bertugas,
tujuan bisnis dari perusahaan, ruang
lingkup dan pendekatan solusi yang
akan dikerjakan, struktur organisasi
tim proyek, jadwal pelatihan
(workshop), dan asumsi – asumsi awal
proyek.
Project Governance Pada aktivitas ini akan membahas
perencanaan komunikasi proyek,
struktur organisasi tim proyek beserta
peran masing – masing individu, dan
membahas mengenai jadwal kehadiran
anggota tim proyek.
Project Charter Tujuan aktivitas ini adalah untuk
mendapatkan persetujuan terkait
pelaksanaan proyek yang akan
dikerjakan. Pada aktivitas ini akan
membahas mengenai situasi
perusahaan saat ini, permasalahan
80

yang akan diselesaikan, berbagai

alternatif solusi, solusi yang dipilih,
tujuan proyek, hasil akhir proyek,
batasan kerja proyek, prediksi biaya,
strategi implementasi, asumsi proyek,
analisis stakeholder, perencanaan
proyek secara umum, dan keuntungan
bisnis yang akan diterima melalui
pelaksanaan proyek.
Kick-Off Workshop Aktivitas ini akan mengenalkan
pelaksanaan proyek kepada pihak –
pihak yang ada di perusahaan.
Aktivitas pengenalan ini diperlukan
untuk memastikan kontribusi masing –
masing pihak di perusahaan bisa
maksimal. Dalam kegiatan ini akan
dikenalkan tujuan proyek, kesuksesan
proyek yang ingin dicapai, peran
masing – masing pihak terhadap
kesuksesan proyek, struktur organisasi
proyek, tanggung jawab masing –
masing pihak dalam proyek, jadwal
proyek, prinsip solusi dalam proyek,
perencanaan komunikasi,
dokumentasi proyek, kontrol proyek,
prosedur perubahan ruang lingkup,
aktivitas dalam pelaksanan proyek,
masing – masing pihak yang terkait
terhadap aktivitas proyek serta
keluaran dari masing – masing
aktivitas.
Scope Statement Merupakan aktivitas untuk
mendefenisikan proyek yang akan
dilaksanakan seperti produk atau jasa
yang akan dihasilkan dan batasan
proyek. Dalam statement ruang
lingkup akan mencakup tujuan proyek,
deskripsi solusi yang dihasilkan
proyek, kebutuhan proyek, hasil akhir
 81

proyek, batasan proyek, asumsi,

analisis risiko, strategi implementasi,
WBS proyek secara umum, struktur
organisasi proyek, kriteria penerimaan
hasil akhir proyek, perencanaan
sumber daya, prediksi biaya, dan hal –
hal yang diperlukan sebelum
pelaksanan proyek.
Project Schedule and Budget Dalam aktivitas ini akan dilakukan
beberapa kegiatan yaitu merancang
jadwal pengerjaan proyek beserta
alokasi sumber daya, menyisipkan
kegiatan workshop dalam jadwal
proyek, meminta persetujuan
customer atas jadwal yang sudah
dibuat, perancangan anggaran biaya
atas setiap aktivitas yang dibuat.
Project Management Plan Dalam aktivitas ini akan dibuat
perencanaan manajemen proyek
beserta perencanaan subsider terhadap
pelaksanaan proyek. Dalam proses
pembuatannya maka diperlukan
kegiatan persiapan perencanaan
manajemen proyek serta meminta
persetujuan dari manajer proyek.
Project and Operational Tujuan dari aktivitas ini adalah untu
Standards menyediakan standar dalam
mengeksekusi dan mengelola
pekerjaan proyek. Kegiatan – kegiatan
selama aktivitas ini adalah
melaksanakan pemetaan ALM,
menentukan prosedur dokumentasi
solusi, menentukan prosedur
manajemen inovasi, menentukan
prosedur manajemen template,
menentukan prosedur manajemen
pengujian, menentukan prosedur
manajemen kontrol perubahan,
menentukan prosedur manajemen
82

insiden pada aplikasi, menentukan

operasional teknis, menentukan
operasional proses bisnis, menentukan
manajemen pemeliharaan, dan
menentukan manajemen peningkatan.
Execution, Monitoring, and Hasil yang diharapkan dari aktivitas
Controlling of Results ini adalah mengeksekusi manajemen
komunikasi dan kontrol dan
mengawasi setiap pekerjaan yang
sudah dijabarkan dalam manajemen
ruang lingkup. Kegiatan yang nantinya
akan dilakuan adalah mengarahkan
dan mengelola eksekusi proyek,
mengawasi dan mengontrol kegiatan
proyek, mengelola permasalahan,
risiko, dan perubahan,
mengkomunikasikan status dan
perkembangan proyek kepada setiap
stakeholder.
Organizational Change Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Management Roadmap mneyediakan gambaran umum
mengenai perencanaan manajemen
perubahan. Pelaksaan aktivitas ini
dilakukan dengan menyiapkan strategi
untuk OCM (Organizational Change
Management).
Project Training Strategy Tujuan aktivitas ini adalah untuk
and Plan merencanaan strategi pelatihan
sehingga dapat menyediakan
kemampuan dan pemahaman setiap
anggota tim dan proyek bisa
diselesaikan dengan sukses.
Project Tim Training Tujuan aktivitas ini adalah untuk
menyediakan gambaran umum
mengenai aplikasi SAP yang akan
diimplementasikan.
Business Process Map Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
membuat dan menyetujui ruang
lingkup dalam pelaksanaan fase
 83

business blueprint. Akan dilaksanakan

berbagai kegiatan yaitu menyiapkan
pemetaan proses bisnis, menyiapkan
demo lingkungan untuk perbaikan
ruang lingkup workshop, menyiapkan
dokumen ruang lingkup untuk
workshop, mendemonstasikan proses
bisnis dan pilihan – pilihan terhadap
proses yang ada dalam scope,
menyelesaikan kerangka dokumen
blueprint pelanggan, validasi dan
penyelesaikan business process map.
Value Determination Tujuan aktivitas ini adalah untuk
memastikan kesesuaian dari media
pembawa nilai bisnis dengan
perubahan terhadap proses kunci.
Pelaksanaan aktivitas ini akan
dilakukan dengan persiapan pemetaan
nilai dan memvalidasi dan melengkapi
pemetaan nilai.
Business Scenario Design Tujuan aktivitas ini adalah untuk
menyediakan pemahaman terhadap
proses – proses yang penting pada
scenario level. Kegiatan yang akan
dilaksanakan dalam aktivitas ini
adalah mendapatkan kebutuhan
skenario bisnis, memvalidasi dan
menyelesaikan rancangan skenario,
menyimpan dokumentasi solusi
scenario level pada SAP Solution
Manager.
Prepare Testing Policy Tujuan aktivitas ini adalah untuk
mengidentifikasi elemen kunci dari
metodologi pengujuan yang akan
dijadikan pedoman selama eksekusi
proyek. Hal – hal yang akan
dilaksanakan adalah menyiapkan
dokumen kebijakan pengujian dan
meminta persetujuan dari pelanggan.
84

Data Migration Approach Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk

and Strategy menagkap dan mengkomunikasikan
pendekatan dan strategi yang akan
digunakan dalam memigrasi data dari
sistem yang lama. Hal – hal yang akan
dilakukan adalah menyiapkan
workshop migrasi data, melaksanakan
workshop migrasi data, melakukan
audit data, menyiapkan dokumen
ruang lingkup dan kebutuhan dari
migrasi data, menghasilkan dokumen
ruang lingkup dan kebutuhan dari
migrasi data, melakukan evaluasi
organisasi untuk migrasi data,
melakukan evaluasi infrastruktur
untuk migrasi data, melakukan analisis
risiko untuk migrasi data dan
menyiapkan perencanaan mitigasi,
kemudian menyelesaikan dokumen
pendekatan dan strategi untuk migrasi
data.
Technical Requirements and Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Design and Solution menyediakan spesifikasi dari target
Landscape Deployment Plan solusi dari sudut komponen aplikasi.
Hal – hal yang akan dilaksanakan
adalah menentukan konsep landscape
solution dan menentukan konsep
deployement solution.
Interface Inventory Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
mengidentifikasi tahap awal atas
sistem, aplikasi, objek bisnis, transaksi
eksternal yang akan diintegrasikan
dengan solusi SAP.
Initial Hardware Sizing Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Proposal memulai proses memperkirakan
kebutuhan hardware.
Project Support Tools and Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
System Setup membuat tools utama dan proses yang
diperlukan untuk mendukung proyek.
 85

Hal – hal yang akan dilaksanakan

adalah memverifikasi kebutuhan
teknis sistem, memverifikasi
kebutuhan fungsional sistem,
memeriksa ketersediaan SAP Solution
Manager, memasang atau
memperbaharui SAP Solution
Manager, mengatur hirarki proses
bisnis pada SAP Solutin Manager,
mengatur logistik dan infrastruktur
proyek termasuk didalamnya
lingkugan kolaborasi tim, menginstall
SAP GUI pada komputer anggota tim,
menguji akses jarak jauh dan
memasang OSS Connection,
menyiapkan aktivasi SAP best practie,
melakukan instalasi produk SAP,
melakukan pengecekan instalasi,
mereview pengecekan instalasi dan
transfer pengetahuan, menyiapkan
otorisasi tim proyek dalam sistem,
menyiapkan tool untuk pengujian.
Phase Closure and Sign-Off Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
phase Deliverables memastikan semua hasil akhir dari
fase ini sudah lengkap, akurat, dan
tidak bermasalah. Kemudian aktivitas
ini juga berguna untuk
mengidentifikasi pembelajaran
selanjutnya selama pelaksanaan fase
ini dan menangkap feedback dan
referensi dari pelanggan. Hal – hal
yang dilaksanakan dalam aktivitas ini
adalah melaksanakan knowledge
management gate, melaksanakan
project quality gate, melaksanakan
peninjauan manajemen proyek, dan
kemudian meminta persetujuan dari
pelanggan.
Fase Business Blueprint
86

Aktivitas Deskripsi
Phase Initiation Aktivitas ini dilaksanakan sebagai
penanda bahwa proyek sudah
memasuki fase baru. Hal – hal yang
akan dikerjakan adalah
mengalokasikan sumber daya dan
memperbarui jadwal proyek,
melaksanakan kick off meeting.
Execution, Monitoring and Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Controlling Results mengeksekusi perencanaan
manajemen proyek dan mengontrol
dan memonitor pekerjaan yang sudah
dicantumkan dalam statement ruang
lingkup. Hal – hal yang dilakukan
adalah memperbarui perencanaan
manajemen proyek, mengarahkan dan
mengelola eksekusi proyek,
memonitor dan mengontrol aktivitas
proyek, mengelola permasalahan,
risiko, dan perubahan,
mengkomunikasikan status dan
perkembangan proyek kepada
stakeholder.
Stakeholder Analysis Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
mengetahui tingkat penerimaan juga
bagaimana cara stakeholder bisa
mempengaruhi proyek. Hal – hal yang
akan dikerjakan adalah melakukan
klasifikasi stakeholder dan
mengidentifikasi pengguna kunci.
Change Impact Analysis Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
memastikan perubahan organisasi dan
teknis sudah diidentifikasi dan
didokumentasikan. Hal – hal yang
dikerjakan adalah memvalidasi
pendekatan penyesuaian dan membuat
baseline dari kondisi sekarang.
Communication Plan Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
menyimpulkan keseluruhan ukuran
 87

komunikasi yang sudah direncanakan.

Hal – hal yang akan dikerjakan adalah
menentukan pesan kunci dan
menentukan strategi komunikasi.
End User Training Strategy Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
and Plan mengembangkan perencanaan
pelatihan kepada pengguna akhir. Hal
– hal yang akan dikerjakan adalah
melaksanakan analisis kebutuhan
pembelajaran dan mengembangkan
perencanaan pelatihan pengguna akhir
secara mendetail.
Project Tim Training Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
memastikan anggota tim proyek
diinformasikan mengenai cara bekerja
selama berada di fase business
blueprint. Hal – hal yang akan
dikerjakan adalah melaksanakan
pelatihan kepada anggota tim dalam
melaksanakan tugas di fase ini dan
melaksanakan pelatihan kepada
pengguna inti.
End User Training Content Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
membuat perencanaan kurikulum
yang akan mencakup seluruh
kemampuan yang perlu dimiliki dalam
menggunakan sistem baru. Hal – hal
yang akan dikerjakan adalah
mengadaptasi dari konten pelatihan
sebelum disebarkan dan membuat
konten pelatihan dalam lingkungan
proyek.
Solution Validation / Fit- Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Gap Analysis memvalidasi skenario awal, proses,
dan peningkatan; mengidentifikasi
perbedaan potensial antara produk
yang akan diberikan dengan
kebutuhan pelanggan. Hal – hal yang
akan dikerjakan adalah melakukan
88

validasi serta analisis perbedaan

skenario, validasi serta analisis
perbedaan proses, validasi objek
RICEFW, menentukan list perbedaan
dan estimasi usaha yang akan
dilakukan.
Business Solution Design for Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Business Objects mengidentifikasi objek bisnis yang
relevan dengan ruang lingkup
implementasi dan merancang solusi
pada objek bisnis tersebut berdasarkan
solusi SAP. Hal – hal yang akan
dikerjakan adalah menentukan
struktur organisasi bisnis, menentukan
tata cara umum dan master data,
menetukan konsep peran pengguna,
menentukan model data logikal.
Detailed Design - Business Tujuan aktivitas ini adalah untuk
Scenario melanjutkan proses dekompesisi yang
sudah dimulai pada fase persiapan
proyek. Hal – hal yang akan
dikerjakan adalah menangkap
kebutuhan skenario bisnis dan
melengkapi dokumen perancangan
skenario bisnis.
Detailed Design - Business Tujuan aktivitas ini adalah untuk
Process merancang secara detail proses bisnis
sampai ke tingkatan aktivitas serta
mendeskripsikan standar solusi yang
belum mencakup fungsional yang
dibutuhkan. Hal – hal yang akan
dikerjakan adalah menangkap
kebutuhan skenario bisnis melengkapi
dokumen perancangan skenario bisnis
dan mendemokan dan
memvisualisasikan standar
fungsionalitas.
Value Realization Tujuan aktivitas ini adalah untuk
memonitor dan mengontrol
 89

menentukan KPI yang telah ditetapkan

dan PPI dari proses yang akan dibuat.
Hal yang akan dikerjakan adalah
membuat dashboard nilai.
Detailed Design - Tujuan aktivitas ini adalah untuk
Configuration and mendetailkan bagaimana
Enhancements merealisasikan solusi, baik
konfigurasi inti dan identifikasi gap
agar sesuai dengan fungsionalitas
standar dalam rangka memenuhi
kebutuhan bisnis. Hal – hal yang akan
dikerjakan adalah menyelesaikan
perancangan konfigurasi inti dan
tambahan, menentukan perancangan
fungsional (objek RICEFW), dan
menentukan perancangan fungsional
(SOA & aplikasi pihak ketiga).
Visualization Tujuan aktivitas ini adalah untuk
memastikan bahwa proses yang telah
ditetapkan dapat dicontohkan, lebih
mudah dimengerti, dan dinilai oleh
anggota tim, pengguna utama, dan
stakeholder. Hal yang akan dikerjakan
adalah melakukan visualisasi dan
mempersiapkan dokumen prosedur
proses bisnis tahapan awal.
Legacy Data Migration Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
merancang, merencanakan, prosedur
untuk mendukung migrasi dari data
lama selama implementasi aplikasi
SAP. Hal – hal yang dikerjakan adalah
memastikan kepemilikian proses
manajemen master data,
melaksanakan diskusi pemetaan data,
melaksanakan penilaian kualitas data,
menentukan pendekatan migrasi data
secara otomatis, menentukan
pendekatan migrasi data secara
manual, menyiapkan perencanaan
90

kualitas data, menyiapkan

perencanaan dan perancangan
keamanan data.
Legacy Data Archive Tujuan dari aktivitas ini adalah
membuat master data yang lama
memiliki format yang kompatibel
dengan format master data dari SAP
Solution. Hal yang akan dikerjakan
adalah menyiapkan garis dasar
kerangka kerja untuk solusi
pengasipan data yang lama.
Technical Solution Design Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
menyediakan perancangan teknikal
dan integrasi yang mendetail dari
solusi yang diimplementasikan. Hal
yang dikerjakan adalah menyiapkan
spesifikasi infrastruktur.
User Access and Security Tujuan aktivitas ini adalah untuk
menentukan prosedur dan pendekatan
peran dan otorisasi dari proyek. Hal
yang dikerjakan adalah
mendokumentasikan kebutuhan
otorisasi, evaluasi konsep otorisasi
yang dipilih, dan menentukan
pendekatan implementasi yang layak.
Development Environment Tujuan aktivitas ini adalah untuk
(DEV) memasang lingkungan pengembangan
teknikal yang layak, sesuai, dan telah
dikonfigurasikan dan dapat digunakan
oleh anggota tim di fase realisasi. Hal
– hal yang dikerjakan adalah
mengeksekusi pemasangan teknis dari
produk SAP untuk lingkungan DEV,
eksekusi pembaruan teknis dari
produk SAP untuk lingkugan DEV,
memasang dokumentasi solusi di
Solution Manager, mengeksekusi
pemasangan teknis produk pihak
ketiga, menentukan penugasan peran /
 91

otorisasi / pengujian pengguna dalam

DEV, melaksanakan konfigurasi
manual DEV, memvalidasi penugasan
peran / otorisasi / pengujian pengguna
dalam DEV, membuat master data
dalam lingkungan DEV.
Testing Strategy Tujuan aktivitas ini adalah untuk
membuat kerangka pengujian yang
berhubungan dengan proyek. Hal yang
dikerjakan adalah menyiapkan
dokumen strategi pengujian,
menentukan pendekatan pengujian
data dan memvalidasi master data
yang telah ditentukan, mengulas dan
memvalidasi strategi pengujian
dengan pelanggan, meminta
persetujuan pelanggan terhadap
strategi pengujian, dan menginisiasi
aktivitas persiapan pengujian peforma.
Phase Closure and Sign-Off Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
phase Deliverables memastikan semua hasil akhir dari
fase ini sudah lengkap, akurat, dan
tidak bermasalah. Kemudian aktivitas
ini juga berguna untuk
mengidentifikasi pembelajaran
selanjutnya selama pelaksanaan fase
ini dan menangkap feedback dan
referensi dari pelanggan. Hal – hal
yang dilaksanakan dalam aktivitas ini
adalah melaksanakan knowledge
management gate, melaksanakan
project quality gate, melaksanakan
pelayanan peninjauan manajemen
proyek, melaksanakan pelayanan
ulasan perancangan, mengelola
pemenuhan kontrak, dan kemudian
meminta persetujuan dari pelanggan.
Fase Realisasi
Aktivitas Deskripsi
92

Phase Initiation Aktivitas ini dilaksanakan sebagai

penanda bahwa proyek sudah
memasuki fase baru. Hal – hal yang
akan dikerjakan adalah
mengalokasikan sumber daya dan
memperbarui jadwal proyek,
melaksanakan kick off meeting.
Execution, Monitoring and Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Controlling Results mengeksekusi perencanaan
manajemen proyek dan mengontrol
dan memonitor pekerjaan yang sudah
dicantumkan dalam statement ruang
lingkup. Hal – hal yang dilakukan
adalah memperbarui perencanaan
manajemen proyek, mengarahkan dan
mengelola eksekusi proyek,
memonitor dan mengontrol aktivitas
proyek, mengelola permasalahan,
risiko, dan perubahan,
mengkomunikasikan status dan
perkembangan proyek kepada
stakeholder.
Organizational Alignment Tujuan aktivitas ini adalah untuk
memastikan proses transisi yang
mulus terhadpa cara kerja yang baru.
Hal – hal yang dikerjakan adalah
mengeksekusi perencanaan transisi
dan pemetaan peran, mendapatkan
feedback dari organisasi terhadap
perkembangan dan penerimaan
proyek, dan menentukan kembali dan
mengeksekusi perencanaan
komunikasi.
Educational Readiness Tujuan aktivitas ini adalah untuk
Review menentukan permasalahan potensial
dari strategi pengajaran SAP dan
solusinya. Hal yang dikerjakan adalah
menyiapkan laporan kesiapan
pendidikan
 93

Knowledge Transfer Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk

memastikan bahwa pengguna utama
mendapatkan pemahaman mengenai
solusi yang diimplementasikan. Hal
yang dikerjakan adalah menyiapkan
transfer pengetahuan kepada
pengguna utama dan melaksanakan
transfer pengetauan.
End User Training Delivery Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Enabled memastikan ketersediaan dari materi
pelatihan pengguna, lingkungan
pelatihan, logistik infrastruktur, dan
instruktur yang berkualitas. Hal – hal
yang dikerjakan adalah menyiapkan
materi dan dokumentasi dari pelatihan,
menyiapkan lingkugan pelatihan,
melaksanakan pelatihan dari para
pelatih, mengembangkan perencanaan
jadwal dan logistik pelatihan
pengguna akhir.
Configured General Settings Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
and Organizational melengkapi dan mendokumentasikan
Structure konfigurasi awal sistem. Hal – hal
yang akan dikerjakan adalah
mengkonfogurasi pengaturan umum
dan mengkonfigurasikan struktur
organisasi.
Configured Master Data Tujuannya adalah untuk
Objects mengkonfigurasi master data dalam
sistem aplikasi SAP berdasarkan
kebutuhan proses bisnis yang telah
ditentukan saat ase business blueprint.
Hal – hal yang dikerjakan adalah
menyiapkan dan menampilkan master
data, dan mengkonfigurasikan objek
master data.
Core Configuration and Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Documentation - Process memastikan konfigurasi inti
diimplementasikan, diuji, dan
94

didokumentasikan. Hal – hal yang

dikerjakan adalah melengkapi
konfigurasi inti, menyiapkan kasus
pengujian unit, menyiapkan kasus
pengujuan serangkaian, pengujian unit
proses bisnis, melaksanakan perbaikan
kecacatan dari pengujian unit proses
bisnis, melaksanakan pengujian
serangkaian proses bisnis, melakukan
perbaikan atas kecacatan yang
didapatkan dari pengujian serangkaian
proses bisnis.
Delta Configuration - Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Process memastikan konfigurasi tambahan
diimplementasikan, diuji, dan
didokumentasikan. Hal – hal yang
dikerjakan adalah melengkapi
konfigurasi tambahan, melengkapi
dokumentasi proses tambahan,
melengkapi kasus pengujian proses
tambahan, melaksanakan pengujian
proses bisnis secara unit dan
serangkaian, pelaksanaan perbaikan
atas kecacatan dari pengujian proses
bisnis secara unit dan serangkaian .
Enhancement Development - Tujuannya adalah untuk
RICEFW Object mengembangkan dan menguji objek
RICEFW. Hal – hal yang dikerjakan
adalah mengembangkan objek
RICEFW, mendokumentasikan objek
RICEFW, mengeksekusi kasus
pengujian, melaksanakan perbaikan
kecacatan dari pengujian objek
RICEFW, melaksanakan ulasan akhir
dari pengkodean.
SOA / Composite Tujuannya untuk
Application Development mengimplementasikan dan
mendokmentasikan layanan
perusahaan, termasuk
 95

mengembangkan dan mewujudkan

aplikasi gabungan. Hal – hal yang
dikerjakan adalah mengembangkan,
mendokumentasikan, dan menguji
layanan perusahaan, mengembangkan,
mendokumentasikan dan menguji
aplikasi gabungan dan/atau aplikasi
mobile, dan melakukan ulasan
pengkodean akhir untuk SOA/ aplikasi
gabungan.
Business Process Procedure Tujuannya adalah untuk menyediakan
dasar untuk pelatihan pengguna,
dokumentasi pelatihan pengguna, dan
pembuatan kasus pengujuan. Hal yang
dikerjakan adalah mengembangkan
dokumen prosedur proses bisnis dan
memvalidasi serta melengkapi
dokumen prosedur proses bisnis.
Value Audits Tujuannya adalah untuk memonitor
dan mengontrol implementasi dari
perubahan proses utama dan pemberi
nilai, serta memastikan perancangan
dan implementasi dashboard nilai. Hal
yang dikerjakan adalah melaksanakan
audit nilai.
Scenario Test Tujuannya adalah untuk menyediakan
bukti bahwa skenario yang dirancang
dapat mendukung solusi yang
diimplementasikan. Hal – hal yang
dikerjakan adalah menyiapkan kasus
pengujian, mengeksekusi kasus
pengujian, menyelesaikan
permasalahan untuk skenario,
meminta persetujuan pelanggan atas
skenario pengujian.
Quality Assurance untuk memasang lingkungan QA yang
Environment (QAS) dapat hidup secara terus menerus,
dikonfigurasikan secara benar
sehingga bisa digunakan oleh anggota
96

tim untuk melakukan pengujian QAS.

Hal – hal yang dikerjakan adalah
mengeksekusi pemasangan teknis dari
produk SAP untuk lingkungan QAS,
mengeksekusi pembaruan teknis dari
produk SAP untuk lingkungan QAS,
mengimport konfigurasi dan
pengembangan objek untuk
lingkungan QAS, menyiapkan dan
menampilkan master data
dalamlingkungan QAS, melaksanakan
pengaturan konfigruasi manual dalam
QAS.
Preliminary Cutover plan Tujuannya untuk mendokumentasikan
strategi, ruang lingkup, dan ketepatan
waktu untuk bergerak dari solusi saat
ini dengan solusi yang diinginkan. Hal
– hal yang dikerjakan adalah
melaksanakan pemeriksaan kesiapan
manajemen perubahan organisasi,
melaksanakan pemeriksaan kesiapan
dukungan produksi, melaksanakan
pemeriksaan kesiapan tata kelola
proses master data, menyiapkan
perencanaan awal cutover, mengulas
perencanaan awal cutover dengan
pelanggan, menyempurnakan
perencanaan awal cutover.
Approved Integration Test Tujuannya untuk memastikan
kebenaran fungsional. Hal – hal yang
dikerjakan adalah mempersiapkan
perencanaan pengujian integrasi,
menyiapkan dan mendokumentasikan
kasus pengujian integrasi,
mengeksekusi kasus pengujuan
integrasi, melaksanakan perbaikan
kecacatan dari pengujian integrasi,
meminta persetujuan hasil pengujian
integrasi.
 97

Legacy Data Migration - Bertujuan untuk mengembangkan,

Data Preparation mengimplementasikan, dan menguji
proses atau program migrasi data yang
sudah ditentukan pada fase business
blueprint. Hal – hal yang akan
dikerjakan adalah mengembangkan
unit- unit program migrasi data,
mengeksekusi dan memvalidasi
migrasi data secara manual,
mendapatkan laporan kualitas data,
melaksanakan pengujian penampilan
target SAP, mendapatkan hasil
pengujian migrasi data, melakukan
penilaian akhir kualitas data.
Approved User Acceptance Merupakan siklus terakhir pengujian
Test dari implementasi SAP dan sebagai
bagian penting untuk mendapatkan
penerimaan pengguna terhadap sistem
aplikasi. Hal – hal yang dikerjakan
adalah menyiapkan perencanaan
pengujian penerimaan pengguna,
pelatihan pengujian penerimaan
pengguna dan perlengkapan adaptasi,
menyiapkan dan mendokumentasikan
kasus penerimaan pengguna,
mengeksekusi perencanaan pengujian
penerimaan pelanggan
SAP Data Archiving Tujuannya adalah menyediakan
metode untuk memeriksa, menghapus,
dan menyimpan data – data yang
sudah selesai siklus hidupnya dalam
solusi. Hal – hal yang akan dikerjakan
adalah menemukan persyaratan retensi
secara bisnis dan legalitas,
menyiapkan perencanaan pengarsipan
data, menyiapkan perencanaan
penyimpanan arsip data,
melaksanakan pengujian
implementasi pengarsipan data.
98

Production Environment Tujuan kegiatan ini adalah memasang

(PRD) lingkungan teknikal yang stabil dan
dikonfigurasi secara benar untuk
mendukung operasional secara
produktif dari solusi yang dihasilkan.
Hal – hal yang akan dikerjakan adalah
mengeksekusi pemasangan teknis dari
produk SAP untuk lingkungan PRD,
mengeksekusi pembaruan dari dari
produk SAP untuk lingkungan PRD,
menyisipkan objek konfigurasi dan
pengembangan untuk lingkungan
PRD, menetapkan penugasan peran /
otorisasi / pengguna pengujian dalam
PRD, mempopulasikan PRD dengan
master data pengujian, menyiapkan
dan menampilkan master data
pengujian kedalam lingkungan,
melaksanakan pengaturan konfigurasi
manual dalam PRD.
Failover Environment Melaksanakan manajemen
ketersediaan dan keberlanjutan. Hal –
hal yang akan dikerjakan adalah
menyiapkan perancangan dan
perencanaan lingkungan failover,
menetapkan lingkungan failover dan
melaksanakan skenario yang sidah
diidentifikasi, mendapatkan hasil
pengujian lingkungan failover.
System and Performance Tujuannya adalah untuk memeriksa
Test keseluruhan sistem. Hal – hal yang
akan dikerjakan adalah menyiapkan
perencanaan pengujian sistem,
menyiapkan perencanaan pengujian
peforma, menyiapkan kasus pengujian
sistem, menyiapkan kasus pengujian
peforma, mengeksekusi pengujian
peforma, melaksanakan perbaikan
kecacatan yang didapatkan dari
 99

pengujian peforma, mendapatkan

persetujuan dari pelanggan.
SAP Going Live Check Tujuannya adalah untuk mendukung
mulai dijalankannya hasil dari solusi
SAP. Hal yang dikerjakan adalah
melaksanakan pengujian going live
SAP.
System User Roles and Tujuannya adalah untuk menciptakan
Authorization proses operasi keamanan yang efektif.
Administration Hal – hal yang dikerjakan adalah
pelaksanaan prosedur administratif
untuk peran dan otorisasi.
Technical Operations and Tujuannya adalah untuk memperbarui
Handover Plan penyaringan dari dua produk terdahulu
dari fase business blueprint. Hal – hal
yang dikerjakan adalah memvalidasi
strategi pusat dukungan, menetapkan
proses dukungan, menetapkan
pengawasan proses bisnis.
Technical Integration Check Tujuannya adalah untuk
mengidentifikasi masalah integrasi
yang berkaitan dengan porses bisnis
inti, landscape solusi, dan tatap muka
untuk sistem SAP dan non-SAP. Hal
yang dikerjakan adalah melaksanakan
layanan TIC (Technical Integration
Check)
Phase Closure and Sign-Off Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
phase Deliverables memastikan semua hasil akhir dari
fase ini sudah lengkap, akurat, dan
tidak bermasalah. Kemudian aktivitas
ini juga berguna untuk
mengidentifikasi pembelajaran
selanjutnya selama pelaksanaan fase
ini dan menangkap feedback dan
referensi dari pelanggan. Hal – hal
yang dilaksanakan dalam aktivitas ini
adalah melaksanakan knowledge
management gate, melaksanakan
100

project quality gate, melaksanakan

layanan peninjauan manajemen
proyek, melaksanakan layanan
pengulasan perancangan, pemenuhan
kontrak, dan kemudian meminta
persetujuan dari pelanggan.
Fase Final Preparation
Aktivitas Deskripsi
Phase Initiation Aktivitas ini dilaksanakan sebagai
penanda bahwa proyek sudah
memasuki fase baru. Hal – hal yang
akan dikerjakan adalah
mengalokasikan sumber daya dan
memperbarui jadwal proyek,
melaksanakan kick off meeting.
Execution, Monitoring and Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Controlling Results mengeksekusi perencanaan
manajemen proyek dan mengontrol
dan memonitor pekerjaan yang sudah
dicantumkan dalam statement ruang
lingkup. Hal – hal yang dilakukan
adalah memperbarui perencanaan
manajemen proyek, mengarahkan dan
mengelola eksekusi proyek,
memonitor dan mengontrol aktivitas
proyek, mengelola permasalahan,
risiko, dan perubahan,
mengkomunikasikan status dan
perkembangan proyek kepada
stakeholder.
Organizational and Tujuan dari aktivitas ini adalah
Production Support menentukan tingkat kesiapan
Readiness Check terhadap perubahan yang akan terjadi.
Sebagai tambahan aktivitas ini akan
memastikan sumber daya dan proses
sudah sesuai untuk mendukung solusi
setelah terjadinya cutover. Hal – hal
yang akan dikerjakan adalah
melaksanakan perencanaan transisis
 101

dan validasi bisnis, memvalidasi

proses yang mendukung master data
yang sudah dibuat, menetapkan
operasional proses bisnis, menetapkan
kontrol dan administasi sistem,
menetapkan manajemen otorisasi
keamanan, dan melaksanakan
dukungan transisi ke produksi.
Pre Go-Live End-User Tujuannya adalah menyediakan
Training Delivery checklist untuk pelaksanaan pelatihan
pengguna dan memastikan kesiapan
terhadap adopsi solusi. Hal – hal yang
dikerjakan adalah memvalidasi dan
mengadaptasi meteri pelatihan yang
sudah dibuat, melaksanakan pelatihan,
mengumpulkan feedback evaluasi
pelatihan, melaksanakan penilaian
kesiapan pegawai.
Approved Technical System Tujuannya adalah untuk menampilkan
Tests temuan dan rekomendasi dari hasil
pengujian teknis untuk kemudian bisa
disetujui. Hal – hal yang akan
dikerjakan adalah melaksanakan
pengujian sistem, melaksanakan
perbaikan kecacatan dari hasil
pengujian sistem, meminta
persetujuan dari hasil pengujian
sistem.
Production Cutover Tujuannya adalah untuk
melaksanakan transisi kepada hasil
software dan go live. Hal – hal yang
dikerjakan adalah melakukan simulasi
go live, melaksanakan pemeriksaan
kesiapan kualitas data, menyelesaikan
rencana cutover, melaksanakan
penutupan minggu pre-cutover,
melaksanakan pemeriksaan kesiapan
produksi dan meminta persetujuan
untuk transisi ke tahap produksi,
102

melaksanakan minggu cutover,

meminta persetujuan pemuatan data
produksi, menginisiasi perubahan
solusi yang diimplementasikan.
Phase Closure and Sign-Off Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
phase Deliverables memastikan semua hasil akhir dari
fase ini sudah lengkap, akurat, dan
tidak bermasalah. Kemudian aktivitas
ini juga berguna untuk
mengidentifikasi pembelajaran
selanjutnya selama pelaksanaan fase
ini dan menangkap feedback dan
referensi dari pelanggan. Hal – hal
yang dilaksanakan dalam aktivitas ini
adalah melaksanakan knowledge
management gate, melaksanakan
project quality gate, melaksanakan
layanan peninjauan manajemen
proyek, pemenuhan kontrak, dan
kemudian meminta persetujuan dari
pelanggan.
Go Live and Support
Aktivitas Deskripsi
Phase Initiation Aktivitas ini dilaksanakan sebagai
penanda bahwa proyek sudah
memasuki fase baru. Hal – hal yang
akan dikerjakan adalah
mengalokasikan sumber daya dan
memperbarui jadwal proyek,
melaksanakan kick off meeting.
Execution, Monitoring and Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Controlling Results mengeksekusi perencanaan
manajemen proyek dan mengontrol
dan memonitor pekerjaan yang sudah
dicantumkan dalam statement ruang
lingkup. Hal – hal yang dilakukan
adalah memperbarui perencanaan
manajemen proyek, mengarahkan dan
mengelola eksekusi proyek,
 103

memonitor dan mengontrol aktivitas

proyek, mengelola permasalahan,
risiko, dan perubahan,
mengkomunikasikan status dan
perkembangan proyek kepada
stakeholder.
Knowledge Support Strategy Tujuannya adalah untuk
mengidentifikasi kebutuhan
pembelajaran, dukungan pengetahuan
yang dibutuhkan, dan proses untuk
mengelola pelatihan untuk semua
pengguna. Hal yang dikerjakan adalah
melaksanakan strategi dukungan
jangka menengah dan panjang untuk
pelanggan.
Post Go live End-User Tujuannya adalah untuk memastikan
Training pengguna mengadopsi produk, sumber
pengetahuan dikelola, dan survei
penerimaan pengguna positif. Hal –
hal yang dikerjakan adalah
menyiapkan pelatihan pengguna,
mengumpulkan feedback evaluasi
pelatihan, melaksanakan penilaian
kesiapan pegguna.
SAP Going Live Check - Tujuannya adalah untuk
Verification Session mengkonfirmasi sumber daya dan
proses sudah pada tempatnya untuk
mendukung solusi yang sedang
berjalan. Hal yang dikerjakan adalah
melakukan verifikasi pemeriksaan
going live SAP.
Production Support After Go Tujuannya adalah untuk
Live mengkonfirmasi sumber daya dan
proses sudah pada tempatnya untuk
mendukung solusi yang sedang
berjalan. Hal – hal yang akan
dikerjakan adalah menyediakan
dukungan setelah go live, memonitor
penyelesaian dari permalahan,
104

menyelesaikan permasalahan
fungsional, menyelesaikan
permasalahan teknikal, melengkapi
transisi menuju proses dukungan
standar, menyelesaikan perubahan
Solution Manager, mendapatkan
persetujuan terhadap transisi solusi
kepada penerimaan hasil.
End User Acceptance Survey Tujuannya untuk memastikan
penerimaan pengguna. Hal yang
dilakukan adalah menyiapkan dan
mendistribusikan survei penerimaan
pengguna.
Project Closure and Sign- Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk
Off Project Deliverables memastikan semua hasil akhir dari
fase ini sudah lengkap, akurat, dan
tidak bermasalah. Kemudian aktivitas
ini juga berguna untuk
mengidentifikasi pembelajaran
selanjutnya selama pelaksanaan fase
ini dan menangkap feedback dan
referensi dari pelanggan. Hal – hal
yang dilaksanakan dalam aktivitas ini
adalah melaksanakan knowledge
management gate, melaksanakan
project quality gate, melaksanakan
layanan peninjauan manajemen
proyek, pemenuhan kontrak,
penyelesaian masalah, menyelesaikan
laporan pentupan proyek dan
kemudian meminta persetujuan dari
pelanggan.

Tabel 4. 11 Aktivitas Proyek Penyediaaan Sistem dan Infrastruktur ERP

Proyek Penyediaan Sistem dan Infrastruktur ERP

Aktivitas Deskripsi
 105

Tahap Permintaan Barang / Jasa

Perencanaan permintaan Proses dalam merencanakan barang /
barang / jasa jasa yang ingin diadakan oleh
perusahaan. Porses perencanaan harus
memperhatikan jenis barang yang
diakan sesuai dengan dokumen SOP
pengadaan
Proses pengajuan permintaan Merupakan tahap pengajuan terhadap
barang / jasa yang sudah direncanakan
untuk diadakan pada tahapan
sebelumnya. Pengajuan bisa dilakukan
melalui kantor pusat atau kepada
bagian usaha setempat / lokal.
Penelitian terhadap Tahap penelitian apakah barang / jasa
pengajuan permintaan yang diajukan layak untuk diadakan.
Setelah lolos pada proses ini, maka
pengadaan bisa dilakukan.
Tahap Penyusunan Dokumen Pengadaan
Penyusunan dokumen Menyusun dokumen pengadaan
pengadaan berdasarkan ketentuan – ketentuan dan
jenis barang yang sudah diatur oleh
SOP pengadaan.
Pengesahan dokumen Panitia penyelanggaraan pengadaan
akan menyerahkan dokumen
penawaran untuk disahkan oleh
pejabat yang berwenang.
Tahap Penjadwalan Pemilihan Penyedia Barang / Jasa
Penyusunan jadwal Melakukan penyusunan jadwal
pemilihan pelaksanaan pemilihan dengan
memperhatikan berbagai ketentuan
yang sudah ditetapkan dalam SOP
pengadaan
Pengalokasian waktu setiap Kegiatan dalam mengalokasikan
proses dalam pemilihan waktu terhadap setiap proses yang
akan dilakukan selama kegiatan
pemilihan berlangsung
Tahap Penyusunan Harga
106

Mencari data harga Mencari harga barang yang akan

diadakan dari berbagai sumber.
Periksa validitas harga Menentukan valid atau tidaknya harga
barang / jasa dengan memperhatikan
kriteria – kriteria yang sudah tertera
dalam SOP pengadaan
Perhitungan HPS Jika harga barang / jasa masih valid,
maka akan dilakukan perhitungan
HPS (Harga Perkiraan Sendiri) dengan
cara perhitungan seperti yang sudah
ditetapkan dalam SOP pengadaan
Lakukan sourcing Ketika tidak tersedia harga barang
yang valid, maka akan dilakukan
proses sourching secara domestik
maupun luar negeri dengan sumber –
sumber yang sudah ditetapkan dalam
SOP pengadaan
Tahap Kualifikasi Penyedian Barang / Jasa
Pra Kualifikasi Tahapan kualifikasi penyedia barang /
jasa dilakukan sebelum memasukkan
penawaran.
Pasca Kualifikasi Proses kualifikasi dilakukan setelah
atau bersamaan dengan memasukkan
penawaran.
Tahap Pemilihan Barang / Jasa
Pendahuluan Melakukan penetapan metode
pemilihan barang / jasa, penyampaian
dokumen penawaran, evaluasi
penawaran, dan jenis kontrak yang
paling sesuai dengan barang / jasa
tersebut.
Pelaksanaan pemilihan Melaksanakan pemilihan berdasarkan
metode pemilihan yang sudah
diputuskan dan memperhatikan
ketentuan – ketentuan yang berlaku.
Tahap Penyusunan Kontrak
Penyusunan sistem Menetukan sistem perjanjian dari
perjanjian kontrak kontrak berdasarkan beberapa kategori
 107

yang sudah ditetapkan dalam SOP

pengaaan.
Pembuatan isi kontak Menentukan isi kontrak berdasarkan
standar SOP pengadaan
Pemeriksaan kontrak oleh Urusan hukum akan melakukan
urusan hukum konsep kontrak apakah sudah
memenuhi syarat atau belum. Konsep
kontrak yang sudah memenuhi syarat
akan segera ditandatangani, jika belum
maka panitia penyelenggara harus
memperbaikinya,
Menyampaikan konsep Konsep kontrak yang sudah
kontrak kepada penyedia memenuhi disetujui urusan hukum
barang / jasa akan diberikan kepada penyedia untuk
meminta persetujuan
Penandatanganan kontrak Pihak yang berwenang akan
oleh penyedia barang / jasa menandatangani kontrak diatas
materai jika setuju dengan konsep
kontrak yang disampaikan
Pendistribusian kontrak Satu dokumen asli kepada penyedia
barang / jasa, satu dokumen asli
kepada penyedia barang / jasa, satu
dokumen fotokopi kepada pengguna
barang / jasa, satu dokumen fotokopi
kepada unit / bidang terkait.

Tabel 4. 12 Aktivitas Proyek Pengawasan Implementasi ERP

Proyek Pengawasan Implementasi ERP

Aktivitas Deskripsi
Inisasi Proyek Pengawasan Implementasi ERP
KAK & HPS proyek Pembuatan kerangka acuan kerja dan
pengawasan implementasi harga perkiraan sendiri atas proyek
ERP SAP pengawasan implementasi ERP SAP
Persetujuan usulan proyek Persetujuan dan pengesahan usulan
pengawasan proyek oleh pihak sponsor
108

Seleksi vendor pengawasan Menyeleksi vendor yang akan

melaksanakan kegiatan pengawasan
Pembuatan kontrak Setelah vendor pengawasan dipilih,
pengawasan maka kepada vendor tersebut akan
dibuatkan sebuah kontrak kerja
Penandatanganan kontrak Persetujuan dengan pihak vendor
pengawasan pengawasan sekaligus
penandatanganan kontrak
Support Inisialisasi Proyek Implementasi
Review KAK & HPS proyek Pihak vendor akan melaksanakan
implementasi ERP review atas KAK dan HPS dari proyek
implementasi ERP yang dilaksanakan
Support seleksi vendor Vendor akan mendukung pihak
implementasi ERP perusahaan dalam memilih vendor
ERP
Support pembuatan kontrak Vendor akan membantu dalam proses
implementasi ERP pembuatan proyek implementasi ERP
kepada pihak vendor yang sudah
dipilih
Support inisialisasi proyek Membantu perusahaan dalam tahap
implementasi ERP inisiasi proyek implementasi ERP
Pelaksanaan Pengawasan Implementasi ERP
Pengawasan preparation Mengawasi fase persiapan pada
proyek implementasi ERP
Pengawasan blueprint Mengawasi fase business blueprint
proyek implementasi ERP
Pengawasan final Mengawasi fase persiapan akhir
preparation
Pengawasan go live Mengawasi fase go live sistem ERP
Pengawasan support Mengawasi perencanaan dan
pelaksanaan pada fase pemberian
support dari pihak vendor SAP
Realisasi Value ERP SAP
Perhitungan realisasi Menghitung kontribusi nyata bagi
kontribusi organisasi yang diberikan dari proyek
implementasi ERP
Perhitungan realisasi nilai Menghitung nilai yang diberikan dari
pelaksaan proyek implementasi ERP.
 109

Tabel 4. 13 Aktivitas Proyek ERP Input and Report Programming

Proyek ERP Input and Report Programming

Aktivitas Deskripsi
Planning
Menentukan tujuan dan Merupakan tahapan penentuan ruang
ruang lingkup lingkup pengerjaan proyek
Studi kelayakan proyek Menentukan kelayakan dari suatu
proyek untuk dikerjakan
Membentuk tim Membentuk tim proyek untuk
pengerjaan proyek tersebut
Menyusun jadwal Menyusun jadwal pengerhaan proyek
yang mencakup aktivitas – aktivitas
apa saja yang dikerjakan serta alokasi
waktu dan sumber daya pada masing –
masing aktivitas.
Analisis Kebutuhan
Mengumpulkan data dan Mengumpulkan data dan informasi
informasi yang diperlukan dalam pembuatan
aplikasi yang akan dihasilkan oleh
proyek
Menganalisis kebutuhan Menganalisis data dan informasi yang
software sudah dikumpulkan untuk membuat
dokumen analisis kebutuhan
Membuat prototype Membuat prototype aplikasi yang
akan dibuat untuk memudahkan
pengguna membayangkan hasil
akhirnya
Mengkonfirmasi kebutuhan Memastikan dan meminta persetujuan
dari pihak manajemen organisasi
proyek, tim champion, steering
committee, dan sponsor
Desain
Pembuatan UI Pembuatan desain tatap muka aplikasi
Pembuatan struktur database Pembuatan struktur database sistem
110

Pembuatan class diagram Pembuatan class diagram yang

menjadi acuan dalam proses coding.
Build
Pembuatan database Membuat database berdasarkan
perancangan struktur database pada
tahap sebelumnya
Coding Melakukan pengkodean aplikasi
berdasarkan kebutuhan pengguna,
desain UI, dan class diagram yang
sudah dibuat
Pengujian Menguji sistem baik secara white box
dan black box
Menginstall sistem Memasang aplikasi ke dalam
lingkungan sistem TI yang dimiliki
oleh perusahaan secara utuh
Pembuatan manual book dan Pembuatan buku petunjuk
pelatihan penggunaan, menyebarkan kepada
pengguna aplikasi, dan melatih
pengguna aplikasi.
Fase interval
Pengujian sistem baru Menguji aplikasi ketika sudah berada
dalam lingkungan sistem TI yang utuh
Pengujian penerimaan Melihat sejauh mana aplikasi dapat
pengguna diterima oleh pengguna dengan
wawancara atau survey.

Tabel 4. 14 Aktivitas Proyek Penyediaan Data

Proyek Penyediaan Data

Aktivitas Deskripsi
Inisialisasi Proyek Data Preparation ERP-SAP
KAK & HPS Proyek Data Membahas mengenai persiapan awal
Preparation ERP-SAP dalam proyek penyediaan data yang
akan digunakan oleh sistem ERP.
Persiapan yang dibahas mengenai
kerangka acuan kerja, sumber daya,
 111

biaya, hasil akhir, dan jadwal

pengerjaan.
Persetujuan Usulan Proyek Meminta persetujuan oleh dewan
Data Preparation ERP-SAP direksi terhadap pelaksanaan proyek
ke Direksi ini.
MOU dengan SMK-SMK Melaksanakan kerja sama dengan para
siswa – siswi dari beberapa SMK
sebagai anggota tim dalam pengerjaan
proyek.
Data Preparation ERP-SAP
Extract and profile data Data diekstrak dari berbagai sumber
data dan kemudian dipindahkan ke
staging area untuk digunakan dalam
proses migrasi data selanjutnya
Transform data Data – data dibersihkan dan
distandarisasi sesuai dengan
kebutuhan sistem ERP. Selain itu, data
– data duplikat akan dihapus.
Validate data Mengekstrak referensi data, parameter
konfigurasi, dan rules dari sistem ERP
dan sistem asal. Setelah itu
menggunakan data konfigurasi untuk
memvalidasi setiap kegiatan ETL
yang ada dalam sistem
Execute trial data loads Melakukan pengujian terhadap load
master data dan mendeteksi secara
dini permasalahan load serta
memvalidasi peraturan bisnis dan
pengecekan depedensi dini
Profile data from target Membantu verifikasi kualitas data dan
system integritas data yang di-upload ke
sistem ERP.

4.2 Perancangan Kerangka Dokumen Manajemen

Komunikasi

Pada penelitian ini akan dihasilkan dokumen perencanaan

manajemen komunikasi proyek pada program implementasi ERP
112

di PTPN XI beserta kerangka dokumen yang akan digunakan

selama kegiatan komunikasi proyek. Kerangka dokumen
perencanaan manajemen komunikasi diperlukan untuk
menciptakan standarisasi antara berbagai dokumen perencanaan
manajemen komunikasi yang akan dihasilkan untuk masing –
masing proyek. Sedangkan untuk kerangka dokumen komunikasi
akan digunakan selama proses komunikasi formal berlangsung.
Kerangka dokumen komunikasi akan memastikan seluruh
informasi formal didokumentasikan dan disebarluaskan sesuai
dengan standar yang telah ditetukan sehingga bisa mengurangi
ambiguitas informasi. Kerangka dokumen yang dibuat dalam
penelitian ini adalah kerangka dokumen perencanaan manajemen
komunikasi, agenda rapat, notulen, laporan permasalahan, laporan
progres proyek, pesan singkat dan pesan email.

4.2.1 Kerangka Dokumen Perencanaan Manajemen

Komunikasi

Pembuatan kerangka dokumen perencanaan manajemen

komunikasi mengacu kepada studi literatur dari Project
Management Doc. Seperti yang sudah dibahas pada tinjauan
pustaka, Project Management Doc merupakan website yang
menyediakan kerangka dokumen manajemen proyek yang
berdasarkan PMBOK 5. Dalam penelitian ini, kerangka dokumen
perencanaan manajemen komunikasi terdiri dari 2 jenis, yaitu
untuk proyek kompleks dan untuk proyek tidak kompleks.
Perbedaan konten yang dimuat oleh kedua jenis kerangka dokumen
ini bisa sudah dibahas pada bagian tinjauan pustaka. Hasil dari
pembuatan kerangka dokumen perencanaan manajemen
komunikasi dapat dilihat pada dokumen perencanaan manajemen
komunikasi pada masing – masing proyek.

4.2.2 Kerangka Dokumen Agenda Rapat

Aktivitas rapat merupakan kegiatan komunikasi yang sering

dilaksanakan dalam manajemen proyek. Dokumen agenda rapat
 113

merupakan sebuah dokumen yang berisi perencanaan umum dari

rapat yang akan dilaksanakan. Agenda rapat berisi tentang topik –
topik apa saja yang akan dibahas serta alokasi waktu untuk setiap
topik tersebut. Agenda rapat juga harus berisi tempat dan waktu
pelaksanaan rapat serta semua pihak yang akan mengikuti rapat
tersebut. Agenda rapat harus didistribusikan sebelum kegiatan
rapat dilaksanan.
Pembuatan agenda rapat dilakukan berdasarkan studi literatur dari
Project Management Doc yang kemudian disesuaikan dengan
kebutuhan. Penyesuaian dilakukan berdasarkan karakteristik dari
program implementasi ERP di PTPN XI. Meskipun dilakukan
penyesuaian, kerangka dokumen yang dihasilkan tetap
mengandung komponen – komponen utama yang sudah dijabarkan
sebelumnya. Untuk hasil pembuatan kerangka dokumen agenda
rapat, dapat dilihat pada dokumen perencanaan manajemen
komunikasi program implementasi ERP di PTPN XI.

4.2.3 Kerangka Dokumen Notulen

Dokumen notulen merupakan dokumen yang mendokumentasikan

bagaimana rapat dilaksanakan. Dokumen notulen berperan sebagai
pengingat terkait apa – apa saja yang sudah dibahas dalam rapat
sebelumnya. Pembuatan kerangka dokumen notulen berdasarkan
studi literatur dari Project Mangement Doc dan dilakukan beberapa
penyesuaian agar sesuai dengan karakteristik program
implementasi ERP.
Notulen mengandung beberapa konten seperti tempat dan waktu
pelaksanaan rapat, topik yang dibahas, peserta yang hadir, kegiatan
inti (pembahasan) dari rapat, pertanyaan dan jawaban, serta hasil
kesimpulan rapat. Untuk hasil kerangka dokumen notulen, dapat
dilihat pada dokumen perencanaan manajemen komunikasi
program implementasi ERP di PTPN XI.
114

4.2.4 Kerangka Dokumen Laporan Permasalahan

Dokumen laporan permasalahan merupakan dokumen yang

mendokumentasikan tentang permasalahan apa saja yang terjadi
selama pelaksanaan kegiatan proyek. Setiap pelaksanaan proyek
biasanya terdapat kendala – kendala dan permasalahan yang
dihadapi. Hal – hal ini harus segera dikomunikasikan dengan pihak
– pihak yang berwenang agar segera ditemukan solusinya dan tidak
mengganggu kegiatan proyek.
Pembuatan kerangka dokumen laporan permasalahan dilakukan
dengan merujuk kepada studi literatur. Sama dengan kerangka
dokumen sebelumnya, sumber literatur yang dipakai adalah Project
Management Doc. Laporan permasalahan yang dibuat mecakup
beberapa konten seperti jenis permasalahan, deskripsi
permasalahan, status pemasalahan, pihak yang melaporkan
permasalahan, pihak yang menyelesaikan permasalahan, dan
tanggal penyelesaian permasalahan. Untuk hasil kerangka
dokumen permasalahan proyek dapat dilihat pada dokumen
perencanaan manajemen komunikasi program implementasi ERP
di PTPN XI.

4.2.5 Kerangka Dokumen Laporan Progres Proyek

Dokumen laporan progres proyek merupakan dokumen yang

mendeskripsikan perkembangan pengerjaan proyek dari waktu ke
waktu. Dokumen pelaporan progres proyek diperlukan untuk
mengkomunikasikan perkembangan pelaksanaan proyek kepada
semua stakeholder yang terlibat.
Pembuatan kerangka dokumen ini juga berdasarkan studi literatur
dari Project Management Doc. Dari sumber literatur yang dipakai,
kemudian disesuaikan dengan karakteristik program implementasi
ERP untuk membuat kerangka dokumen laporan progres proyek.
Dalam kerangka dokumen laporan progres proyek akan mencakup
konten – konten seperti jumlah aktivitas yang sudah diselesaikan
dalam proyek, persentase kesesuaian pelaksanaan proyek dengan
 115

perencanaan yang sudah dibuat sebelumnya, dan hasil akhir dari

pelaksanaan proyek serta prediksi penyelesaian proyek. Hasil
kerangka dokumen laporan progres proyek dapat dilihat pada
dokumen perencanaan manajemen komunikasi program
implementasi ERP di PTPN XI.

4.2.6 Kerangka Pesan Singkat

Selama kegiatan komunikasi berlangsung, maka bisa saja terdapat

pesan singkat yang akan dikomunikasikan. Pesan singkat ini bisa
saja dikirimkan melalui media sms, aplikasi chatting, dan email.
Pesan singkat biasanya berisi informasi singkat saja sehingga tidak
perlu sedetail dokumen. Meskipun penyampaian informasi melalui
pesan singkat terlihat kurang formal dibanding media pengiriman
informasi yang lain, tetapi harus dipastikan standarisasi yang tetap
terpenuhi. Hal ini bertujuan untuk mengurangi kemungkinan
terjadinya kesalahan komunikasi antara berbagai pihak yang saling
berkomunikasi. Pembuatan kerangka pesan singkat dan pesan
email ini juga akan memudahkan bagi pihak yang mengirimkan
informasi dalam membuat pesan singkat.
Pembuatan kerangka pesan singkat ini dilakukan dengan merujuk
kepada kebiasaan – kebisaan dalam berkomunikasi melalui pesan
singkat yang memenuhi norma – norma yang berlaku di
lingkungan sekitar. Selain itu, pembuatan kerangka pesan singkat
ini juga bisa dilakukan melalui studi literatur tentang penulisan
memo resmi berdasarkan sastra bahasa Indonesia. Konten yang
dikandung dalam kerangka pesan singkat mengandung pengirim,
penerima, perihal, dan tanggal pengiriman informasi [40]. Hasil
dari kerangka pesan singkat ini bisa dilihat pada dokumen
perencanaan manajemen komunikasi program implementasi ERP
di PTPN XI.

4.3 Perancangan Validasi

Setiap kerangka dokumen (template) yang sudah dibuat dalam
penelitian ini akan dilakukan validasi. Tujuan dari validasi adalah
116

untuk memastikan bahwa template komunikasi yang dibuat sudah

sesuai dengan kondisi masing – masing proyek. Dalam proses
validasi tempalate, maka harus memperhatikan kebutuhan dan
keinginan oleh setiap pihak yang akan menggunakan template
tersebut.
Kegiatan validasi dilakukan dengan cara presentasi terhadap
kepala urusan teknologi informasi PTPN XI. Presentasi dilakukan
dengan menunjukan langsung dokumen perencanaan manajemen
komunikasi, kemudian meminta tanggapan, kritik, dan saran.
Selama kegiatan presentasi, akan digunakan check list sebagai
sarana pengecekan tingkat kesesuaian perencanaan manajemen
komunikasi yang dibuat terhadap harapan kepala urusan teknologi
informasi. Check list pada kegiatan validasi ini bisa dilihat pada
bagian lampiran.
 119

BAB V
IMPLEMENTASI

Pada bab ini akan dilakukan pembuatan perencanaan manajemen

komunikasi berdasarkan kepada hal – hal yang sudah dirancang
pada bab sebelumnya. Pada bab ini akan ditentukan aktivitas
komunikasi beserta media yang digunakan yang merupakan
komponen dari matriks komunikasi. Pada bab ini juga akan
dilakukan proses validasi atas draf perencanaan manajemen
komunikasi ke pihak PTPN XI.

5.1 Pemetaan Aktivitas Proyek Terhadap Aktivitas

Komunikasi dan Media Komunikasi

Pada bagian ini dilakukan pemetaan aktivitas pada masing –

masing proyek terhadap aktivitas komunikasi yang sesuai dan
media komunikasi yang akan digunakan. Pada bab 4 sudah
didapatkan informasi mengenai aktivitas pada masing – masing
proyek beserta stakeholder yang terlibat. Informasi tersebut
kemudian menjadi dasar dalam melakukan pemetaan.
Berdasarkan informasi mengenai aktivitas – aktivitas masing –
masing proyek, dapat dianalisis aktivitas apa saja yang mungkin
terjadi. Kemudian melalui aktivitas informasi beserta jumlah
stakeholder yang mungkin terlibat, dapat diidentifikasi media
komunikasi yang mungkin digunakan. Hasil pemetaan masing –
masing proyek dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
120

Tabel 5. 1 Aktivitas Komunikasi Proyek Implementasi Sistem ERP

Proyek Implementasi Sistem ERP

Aktivitas Aktivitas Media Kriteria Justifikasi
Proyek Komunika Komuni
si kasi
Fase Persiapan Proyek
Project Kick off Tatap Kriteria Dalam kegiatan ini
Initiation meeting muka no. 2 akan
disosialisasikan
garis besar
pelaksanaan
proyek, keinginan
organisasi
terhadap solusi
sistem ERP, dan
gambaran sumber
daya yang
disiapkan serta
ruang lingkup
proyek. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka karena
pada rapat pertama
kali sehingga
dibutuhkan tatap
muka untuk bisa
mengenal satu
pihak dengan yang
lainnya. Selain itu,
materi yang
dibahas
merupakan hal
penting yang bisa
menentukan arah
pelaksanaan
proyek. Hal ini
tentu dibutuhkan
proses tatap muka
 121

agar pembahasan
materi tidak terjadi
kesalahpahaman
menafsirkan
informasi
sehingga arah
pelaksanaan
proyek bisa
berubah tidak
sebagaimana
mestinya. Tatap
muka juga
merupakan media
yang paling tepat
karena pada kick
off diharapkan
didapatkan
persetujuan
bersama terkait
pelaksanaan
proyek.
Project Rapat Tatap Kriteria Dalam kegiatan ini
Governanc dengan tim muka no. 2 akan diperlukan
e champion diskusi secara
langsung dengan
tim champion agar
pihak vendor dapat
menyesuaikan tata
kelola manajemen
proyek terhadap
kondisi organisasi.
Tatap muka
merupakan media
terbaik untuk
pembahasan ini
karena bertujuan
untuk membangun
dan menciptakan
persetujuan umum
122

terkait tata kelola

dengan pihak tim
champion.
Project Wawancar Tatap Kriteria Pihak vendor akan
Charter a dengan muka no. 2 mengidentifikasi
tim stakeholder pada
champion proyek tersebut.
untuk Dalam
identifikasi pelaksanaannya,
stakeholde vendor dapat
r proyek berdiskusi dengan
tim champion.
Proses wawancara
dilakukan secara
tatap muka untuk
memastikan
diskusi secara
mendalam
sehingga setiap
stakeholder
potensial dapat
terdefenisi dengan
jelas. Dilakukan
wawancara
langsung dengan
tim champion
karena pada
pertemuan ini akan
dibahas informasi
yang sifatnya
rahasia dan
personal dan juga
bertujuan untuk
mencegah
kesalahan dalam
penafsiran
informasi.
 123

Rapat Tatap Kriteria Diskusi secara

dengan muka no. 2 langsung
sponsor diperlukan karena
untuk pada kegiatan ini
persetujua akan dilakukan
n project persetujuan atas
charter project charter,
dan diskusi
langsung akan
meminimalkan
terjadinya
kesalahan
pengertian terkait
perjanjian yang
didiskusikan.
Tatap muka juga
dipilih sebagai
media terbaik
karena tujuan
komunikasi ini
adalah untuk
mendapatkan
persetujuan umum
project charter.
Kick-off - - Hanya terdapat
Workshop komunikasi
internal pihak
vendor.
Scope Rapat Tatap Kriteria Diperlukan proses
statement dengan muka no. 2 diskusi secara
steering langsung dan tatap
committee muka, karena pada
serta bagian ini akan
sponsor didetailkan ruang
untuk lingkup dari
mambahas perlaksanaan
scope proyek. Pertemuan
statement langsung lebih
memudahkan
124

untuk memastikan
bahwa informasi
yang dipaparkan
dapat diterima dan
dipahami dengan
baik oleh
audience. Dalam
pertemuan ini juga
akan dilakukan
persetujuan atas
ruang lingkup
proyek kepada
sponsor.
Persetujan akan
lebih mudah
dilakukan jika
media komunikasi
dipilih secara tatap
muka.
Project Rapat Tatap Kriteria Dalam rapat ini
Schedule dengan muka no. 2 akan dibahas
and Budget steering mengenai garis
committee besar penjadwalan
serta proyek dan
sponsor pembiayaan
untuk proyek. Hal ini
mambahas harus didiskusikan
jadwal secara langsung
proyek dan untuk memastikan
biaya informasi dapat
diterima dan
dipahami secara
benar. Selain itu,
pada rapat ini akan
dilakukan
permintaan
persetujuan atas
penjadwalan
proyek dan biaya.
 125

Proses persetujuan
akan lebih baik
dan mudah
dilakukan secara
tatap muka. Tatap
muka merupakan
media terbaik
untuk
mendapatkan
kesepakatan
bersama.
Project - - Hanya terdapat
Manageme komunikasi
nt Plan internal pihak
vendor.
Project - - Hanya terdapat
and komunikasi
Operation internal pihak
al vendor.
Standard
Execution, Laporan Google Kriteria Pihak vendor akan
Monitorin perkemban Drive no. 13 secara rutin
g, and gan proyek menyampaikan
Controllin laporan
g of Results perkembangan
proyek dalam
bentuk softcopy.
Untuk jenis
informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media yang baik
126

untuk
menyampaikan
informasi ke
banyak pihak.
Laporan Email, Kriteria Setiap
permasalah no. 13 pemasalahan
an proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
 127

penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Diskusi Tatap Kriteria Dalam
mendesak muka no. 2 pelaksanaan
proyek, akan
terdapat hal – hal
penting dan tidak
terduga yang harus
memerlukan
pembasahan
secara diskusi
antara beberapa
pihak tertentu.
Pelaksanaan
diskusi harus dapat
segera
dilaksanakan dan
dapat
menghasilkan
sebuah
kesimpulan
bersama. Oleh
karena itu, media
128

tatap muka yang

dipilih.

Organitati Rapat Tatap Kriteria Perlu adanya

on Change dengan muka no. 2 diskusi secara
Manageme OCM tatap muka untuk
nt merumuskan
Roadmap strategi
manajemen
perubahan dalam
organisasi.
Pelaksanaan
diskusi ini
diperkirakan
berjalan lama dan
membutuhkan
brainstorming
sehingga
diperlukan diskusi
secara tatap muka.
Tatap muka
merupakan media
yang paling efektif
untuk pembahasan
kesepatan bersama
dalam penentuan
strategi
manajemen
perubahan.
Project - - Hanya terdapat
Training komunikasi
Strategy internal pihak
and Plan vendor.
Project - - Hanya terdapat
Tim komunikasi
Training internal pihak
vendor.
 129

Business Wawancar Tatap Kriteria Proses wawancara

Process a dengan muka no. 2 bisa dilaksanakan
Map tim melalui berbagai
champion media. Yang
dan paling penting
manajeme adalah informasi
n yang disampaikan
organisasi selama wawancara
dapat dimengerti.
Media yang dipilih
dalam kegiatan
komunikasi ini
tatap muka. Tatap
muka dipilih
sebagai media
komunikasi karena
bisa merupakan
media tepat untuk
menyelesaikan
kesalahpahaman
informasi dan juga
dapat
memungkinkan
respon seseorang
secara cepat.
Value Laporan Email Kriteria Laporan taksiran
determinat kontibusi no. 13 nilai yang menjadi
ion nilai yang kontribusi sistem
diberikan ERP akan
oleh ERP dikirimkan dalam
bentuk softcopy ke
email pihak –
pihak yang
terlibat. Email
merupakan media
yang tepat untuk
mendukung
130

Business - - Hanya terdapat

Scenario komunikasi
Design internal pihak
vendor.
Prepare Rapat Tatap Kriteria Pada kegiatan ini
Testing dengan tim muka no. 2 diperlukan
Policy champion pertemuan dan
document diskusi secara
langsung (tatap
muka) untuk
membahas
kebijakan
pengujian serta
mengesahkannya.
Rapat merupakan
media paling baik
dalam kegiatan
komunikasi yang
berusaha
mencapai
kesepakatan
bersama.
Data Rapat Tatap Kriteria Pada kegiatan ini
migration dengan tim muka no. 2 diperlukan
Approach champion pertemuan dan
and diskusi secara
Strategy langsung (tatap
muka) untuk
membahas migrasi
data serta
mengesahkannya.
Rapat merupakan
media paling baik
dalam kegiatan
komunikasi yang
berusaha
mencapai
kesepakatan
bersama, dalam
 131

hal ini strategi

migrasi data.
Technical - - - Hanya terdapat
Requireme komunikasi
nts and internal pihak
Design and vendor.
Solution
Landscape
Deploymen
t Plan
Interface - - - Hanya terdapat
Inventory komunikasi
internal pihak
vendor.
Intial Rapat Tatap Kriteria Dilakukan secara
Hardware dengan tim muka no. 16 tatap muka karena
Sizing proyek pada rapat ini akan
Proposal penyediaan menyampaikan
sistem dan pengajuan
infrastrukt hardware yang
ur ERP akan dibutuhkan
untuk sistem ERP
dapat berjalan
secara optimal.
Tatap muka
merupakan
metode terbaik
untuk
menyampaikan
instruksi
kompleks.
Project - - - Hanya terdapat
Support komunikasi
Tools and internal pihak
System vendor.
Setup
Phase Rapat Tatap Kriteria Ini merupakan
Closure dengan muka no. 2 rapat penutupan
and Sign- sponsor, pada fase ini dan
132

Off phase steering akan dilakukan

Deliverabl committee secara tatap muka
es dan tim agar proses
champion evaluasi bisa lebih
maksimal dan
lebih banyak
pelajaran dan
perbaikan bisa
diambil untuk
pelaksanaan fase
berikutnya. Tatap
muka dipilih
karena pada
kegiatan ini akan
berusaha dicapai
kesepakatan
bersama dan
menunjukan
perilaku negatif
selaku bagian dari
evaluasi
pelaksanaan.
Fase Business Blueprint
Phase - - Hanya terdapat
Initiation komunikasi
internal pihak
vendor.
Execution, Laporan Google Kriteria Pihak vendor akan
Monitorin perkemban Drive no. 17 secara rutin
g and gan proyek menyampaikan
Controllin laporan
g Results perkembangan
proyek dalam
bentuk softcopy.
Untuk jenis
informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
 133

menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pihak vendor
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Laporan Telepo Kriteria Setiap
permasalah n, no. 13 pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
134

melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
 135

Pengingat Email, Kriteria Untuk jenis

jadwal media no. 13 komunikasi
penting sosial, pengingat jadwal,
pelaksanaa sms media komunikasi
n proyek yang dipilih adalah
email, media
sosial, dan sms.
Media ini dipilih
karena informasi
yang disampaikan
dalam kegiatan
komunikasi ini
tidak banyak dan
kompleks. Oleh
karena itu, media
email, media
sosial, dan sms
dirasa sudah
cukup.
Pembertita Sms, Kriteria Untuk jenis
huan media no. 13 komunikasi ini,
informasi sosial, digunakan media
mendadak telepon sms, media sosial,
dan telepon. Hal
ini dipilih karena
informasi harus
disampaikan dan
diterima secara
cepat. Selain itu,
informasi yang
disampaikan tidak
memerlukan
tingkat kedetailan
yang tinggi.
Ketiga media
tersebut
merupakan media
paling cepat untuk
136

menyampaikan
informasi.
Stakeholde Rapat Tatap Kriteria Media tatap muka
r Analysis dengan muka no. 2 dipilih untuk
manajeme memastikan
n bahwa vendor
organisasi memiliki
& tim pemahaman yang
champion lengkap terkait
stakeholder yang
akan dianalisis.
Dalam hal ini,
pihak vendor harus
mengerti
mengenai struktur
organisasi PTPN,
tupoksi, dan
pengguna inti dari
sistem ERP yang
akan
diimplementasika
n. Rapat dipilih
sebagai aktivitas
komunikasi karena
informasi dalam
kegiatan ini ada
yang bersifat
rahasia dan juga
bertujuan agar
terdapat
kesepakatan
bersama mengenai
peran dan
tanggung jawab
stakeholder.
Change Rapat Tatap Kriteria Media tatap muka
Impact dengan muka no. 2 dipilih agar pihak
Analysis OCM vendor dapat
secara leluasa
 137

menjelaskan
dampak perubahan
dari proyek ini.
Dengan tatap
muka, pihak
vendor juga dapat
memastikan
bahwa OCM
sudah mengerti
dampak perubahan
dan hal – hal apa
saja yang harus
disiapkan terkait
perubahan yang
akan dialami.
Tatap muka
dilaksanakan
karena pada
kegiatan ini akan
berusaha
mendapatkan
kesepakatan dan
pemahaman yang
sama terkait
dampak
perubahan.
Communic Wawancar Tatap Kriteria Dalam membuat
ation Plan a dengan muka no. 2 perencanaan
seluruh komunikasi, pihak
stakeholde vendor harus dapat
r proyek menyesuaikan
kebutuhan
komunikasi
masing – masing
stakeholder.
Karena
komunikasi
merupakan salah
satu faktor kritis,
138

maka sebelum
melakukan
perencanaan
komunikasi, pihak
vendor harus
secara tepat
menganalisis
kebutuhan
komunikasi yang
ada. Oleh karena
itu, metode
wawancara secara
tatap muka dipilih
agar pertukaran
informasi lebih
maksimal dan
tatap muka juga
media yang tepat
untuk pencapaian
kesepakatan
bersama.
End User Pengumum Media Kriteria Pihak vendor
Training an sosial, no. 2 harus sudah sedini
Strategy pelatihan Email mungkin
and Plan menyampaikan
perencanaan
pelatihan yang
akan diikuti oleh
pengguna ERP.
Informasi yang
dikandung dalam
pengumuman
rencana pelatihan
tersebut adalah
jadwal
pelaksanaan dan
materi yang akan
diterima. Media
email dan media
 139

sosial dipilih
karena materi yang
akan disampaikan
pada komunikasi
ini masih berupa
informasi
sederhana.
Project - - - Hanya terdapat
Tim komunikasi
Training internal pihak
vendor.
End User - - - Hanya terdapat
Training komunikasi
Content internal pihak
vendor.
Solution - - - Hanya terdapat
Validation komunikasi
/ Fit-Gap internal pihak
Analysis vendor.
Business Wawancar Tatap Kriteria Dalam merancang
Solution a dengan muka no. 2 solusi bisnis di
Design for manajeme suatu organisasi,
Business n pihak vendor akan
Objects organisasi melakukan
wawancara untuk
mendapatkan
wawasan terkait
proses bisnis
organisasi dan
mengetahui
inovasi solusi yang
ingin
dikembangkan.
Untuk itu, pihak
vendor dapat
melakukan
wawancara
dengan pihak
manajemen
140

organisasi yang
lebih paham dan
kesepakatan
bersama terkait
proses bisnis yang
ada dalam PTPN
XI. Wawancara
secara tatap muka
dipilih karena
berusaha
mendapatkan
kesepakatan
bersama terkait
proses bisnis yang
ada di organisasi
saat ini.
Detailed - - - Hanya terdapat
Design - komunikasi
Business internal pihak
Scenario vendor.
Value - - - Hanya terdapat
Realizatio komunikasi
n internal pihak
vendor.
Detailed - - - Hanya terdapat
Design - komunikasi
Configurat internal pihak
ion and vendor.
Enhancem
ents
Visualizati Pertemuan Tatap Kriteria Pada kegiatan ini
on dengan muka no. 2 akan ditunjukan
manajer perancangan
organisasi proses bisnis yang
proyek dituju dalam
bentuk visualisasi
yang mudah
dimengerti. Hasil
visulisasi tersebut
 141

akan ditunjukan
kepada manajer
organisasi proyek
untuk memastikan
kesesuaiannya
dengan harapan
masing - masing.
Pertemuan secara
tatap muka dipilih
untuk
memudahkan jika
terjadi diskusi
terkait tampilan
visualisasi dan
beberapa
ketidaksesuaian
dengan harapan
manajer organisasi
serta untuk
mendapatkan
kesepakatan
terhadap proses
bisnis yang
dirancang.
Legacy Rapat Tatap Kriteria Akan terjadi
Data dengan tim muka no. 2 diskusi dengan tim
Migration champion champion untuk
membahas
mengenai
prosedur untuk
melakukan
migrasi data dari
sistem lama ke
sistem ERP.
Proses migrasi
harus
menyesuaikan
dengan kebutuhan
data, karakteristik
142

dan format data

dari sistem lama.
Untuk itu, pihak
vendor akan
berdiskusi dengan
tim champion
untuk memastikan
proses migrasi
berjalan lancar dan
tanpa masalah. Hal
ini bisa difasilitasi
dengan media
tatap muka untuk
mencapai
kesepakatan
bersmaa terkait
prosedur migrasi
data.
Legacy - - - Hanya terdapat
Data komunikasi
Archive internal pihak
vendor.
Technical - - - Hanya terdapat
Solution komunikasi
Design internal pihak
vendor.
User Wawancar Tatap Kriteria Dalam kegiatan
Access and a muka no. 2 komunikasi ini,
Security manajeme akan membahas
n mengenai peran
organisasi dan otorisasi
dan tim pengguna terhadap
champion sistem dan
skenario bisnis
yang diterapkan.
Untuk itu, pihak
vendor harus
berdiskusi terlebih
dahulu dengan tim
 143

champion untuk
memastikan tidak
terjadi konflik
otorisasi sehingga
memungkinkan
terjadinya
kesalahan dalam
penggunaan
sistem dan
terdapat
kesepakatan
bersama mengenai
hak akses
pengguna. Media
tatap muka dipilih
karena diskusi
yang dilakukan
termasuk penting
berusaha
mencapai
kesepakatan
bersama terkait
hak akses
pengguna.
Developme - - - Hanya terdapat
nt komunikasi
Environme internal pihak
nt (DEV) vendor.
Testing Rapat Tatap Kriteria Dalam kegiatan
Strategy dengan muka no. 2 ini, akan terjadi
steering kegiatan
committee komunikasi untuk
dan tim membahas
champion mengenai strategi
pengujian sistem.
Pengujian
merupakan faktor
penting untuk
memastikan
144

sistem sudah
sesuai dengan apa
yang diharapkan.
Strategi pengujian
akan dibahas
secara tatap muka
untuk
memfasilitasi
terjadinya diskusi
secara maksimal.
Selain itu, di
kegiatan ini akan
dilakukan
persetujuan atas
strategi diskusi
oleh pihak
sponsor, sehingga
pertemuan dengan
tatap muka
merupakan hal
yang paling sesuai
dengan kegiatan
komunikasi ini.
Phase Rapat Tatap Kriteria Ini merupakan
Closure dengan muka no. 2 rapat penutupan
and Sign- sponsor, pada fase ini dan
Off phase steering akan dilakukan
Deliverabl committee, secara tatap muka
es manajeme agar proses
n evaluasi bisa lebih
organisasi maksimal dan
dan tim lebih banyak
champion pelajaran dan
perbaikan bisa
diambil untuk
pelaksanaan fase
berikutnya. Tatap
muka dipilih
karena pada
 145

kegiatan ini akan

berusaha dicapai
kesepakatan
bersama dan
menunjukan
perilaku negatif
selaku bagian dari
evaluasi
pelaksanaan.
Fase Realisasi
Phase - - Hanya terdapat
Initiation komunikasi
internal pihak
vendor.
Sprint - - Hanya terdapat
Initiation komunikasi
internal pihak
vendor.
Execution, Laporan Google Kriteria Pihak vendor akan
Monitorin perkemban Drive no. 17 secara rutin
g and gan proyek menyampaikan
Controllin laporan
g Results perkembangan
proyek dalam
bentuk softcopy.
Untuk jenis
informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
146

informasi
perkembangan
proyek karena
pihak vendor
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Laporan Telepo Kriteria Setiap
permasalah n, no. 13 pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
 147

langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Pengingat Email, Kriteria Untuk jenis
jadwal media no. 13 komunikasi
penting sosial, pengingat jadwal,
terkait sms media komunikasi
pelakasana yang dipilih adalah
an proyek email, media
sosial, dan sms.
Media ini dipilih
karena informasi
yang disampaikan
148

dalam kegiatan
komunikasi ini
tidak banyak dan
kompleks. Oleh
karena itu, media
email, media
sosial, dan sms
dirasa sudah
cukup.
Pemberitah Sms, Kriteria Untuk jenis
uan media no. 13 komunikasi ini,
informasi sosial, digunakan media
mendadak telepon sms, media sosial,
dan telepon. Hal
ini dipilih karena
informasi harus
disampaikan dan
diterima secara
cepat. Selain itu,
informasi yang
disampaikan tidak
memerlukan
tingkat kedetailan
yang tinggi.
Ketiga media
tersebut
merupakan media
paling cepat untuk
menyampaikan
informasi.
Pengumum Social Kriteria Pada fase ini, akan
an prediksi media no. 17 dikomunikasikan
go live kapan sistem akan
sistem ERP go live kepada
setiap pihak yang
berkepentingan
terhadap sistem
ERP tersebut. Hal
ini bertujuan untuk
 149

memastikan
semua pihak dapat
menyiapkan diri
dari sedini
mungkin. Media
yang digunakan
adalah social
media karena
media ini
merupakan media
termudah dan
informasi dapat
dilihat oleh banyak
pihak dengan
hanya sekali kirim
informasi.
Organizati Rapat Tatap Kriteria Kegiatan
onal dengan muka no. 2 komunikasi ini
Alignment OCM bertujuan agar
pihak vendor dan
OCM dapat
berdiskusi untuk
memastikan
pelaksanaan
transisi berjalan
mulus. Oleh
karena itu media
komunikasi yang
dipilih adalah tatap
muka. Hal ini
karena diskusi
yang akan
dilaksanakan
tergolong penting
dan mendalam.
Manajemen
perubahan
merupakan salah
satu faktor kritis
150

yang dapat
mempengaruhi
keberhasilan
proyek. Proses
komunikasi
dengan rapat
diperlukan karena
berguna untuk
memberikan
arahan instruksi
yang jelas terkait
proses transisi agar
berjalan mulus.
Education - - - Hanya terdapat
al komunikasi
Readiness internal pihak
Review vendor.
Knowledge - - - Hanya terdapat
Transfer komunikasi
internal pihak
vendor.
End User - - - Hanya terdapat
Training komunikasi
Delivery internal pihak
Enabled vendor.
Configure - - - Hanya terdapat
d General komunikasi
Settings internal pihak
and vendor.
Organizati
onal
Structure
Configure - - - Hanya terdapat
d Master komunikasi
Data internal pihak
Objects vendor.
Core - - - Hanya terdapat
Configurat komunikasi
ion and
 151

Document internal pihak

ation vendor.
Delta - - - Hanya terdapat
Configurat komunikasi
ion - internal pihak
Process vendor.
Enhancem - - - Hanya terdapat
ent komunikasi
Developme internal pihak
nt - vendor.
RICEFW
SOA / - - - Hanya terdapat
Composite komunikasi
Applicatio internal pihak
n vendor.
Developme
nt
Business Rapat Tatap Kriteria Kegiatan
Process dengan muka no. 2 komunikasi ini
Procedure manajeme akan bertujuan
n untuk memastikan
organisasi bahwa prosedur
proses bisnis yang
dibuat sudah
sesuai dengan
kebutuhan
organisasi. Media
komunikasi yang
dipilih adalah tatap
muka, karena akan
lebih
memudahkan
pihak manajemen
organisasi dalam
memeriksa dan
mengevaluasi
prosedur proses
bisnis. Hal ini juga
untuk
152

meminimalkan
terjadinya
kesalahan
interpretasi
informasi yang
dapat merugikan
organisasi. Selain
itu, dalam kegiatan
komunikasi ini
diharapkan
didapatkan
kesepakatan
bersama terkait
prosedur proses
bisnis yang
dirancang.
Value - - - Hanya terdapat
Audits komunikasi
internal pihak
vendor.
Scenario Presentasi Tatap Kriteria Pihak vendor akan
Test kepada tim muka no. 16 mempresentasikan
champion skenario pengujian
yang dilaksanakan
kepada tim
champion. Hal ini
bertujuan untuk
mendapatkan
persetujuan atas
skenario pengujian
yang sudah
dilakukan dan
memastikan
sistem sudah
sesuai dengan
harapan. Kegiatan
presentasi
dilakukan secara
tatap muka untuk
 153

memastikan pihak
tim champion
dapat melihat
langsung
pelaksanaan
pengujian
sehingga tidak
terjadi kesalahan
dalam
menyimpulkan
hasil dari
pengujian
tersebut.
Quality - - - Hanya terdapat
Assurance komunikasi
Environme internal pihak
nt (QAS) vendor.
Preliminar - - - Hanya terdapat
y Cutover komunikasi
plan internal pihak
vendor.
Approved Presentasi Tatap Kriteria Tujuan kegiatan
Integration kepada tim muka no. 13 komunikasi ini
Test champion adalah untuk
menampilkan hasil
pengujian
integrasi sistem
ERP dengan
sistem lain. Proses
pengujian ini
dilakukan secara
tatap muka agar
pihak tim
champion dapat
melihat langsung
pelaksanaan
pengujian
sehingga tidak
terjadi kesalahan
154

dalam
menyimpulkan
hasil dari
pengujian
tersebut.
Legacy - - - Hanya terdapat
Data komunikasi
Migration internal pihak
vendor.
Approved Pengumum Social Kriteria Kegiatan
User an media, no. 17 komunikasi ini
Acceptanc pengujian sms akan
e Test penerimaa menyampaikan
n pengguna jadwal
terhadap pelaksanaan
sistem pengujian
penerimaan
pengguna atas
sistem yang sudah
dibuat. Hal ini
bertujuan agar
setiap pengguna
dapat menyiapkan
diri sedini
mungkin. Media
yang dipilih adalah
social media
karena dapat
dengan mudah dan
cepat
menyampaikan
informasi kepada
banyak pihak
sekaligus. Selain
itu, informasi yang
disampaikan juga
tidak memiliki
tingkat kedetailan
yang tinggi
 155

sehingga
penggunaan media
ini dirasa cukup.
Selain lewat social
media, juga
dilakukan lewat
sms.
SAP Data - - - Hanya terdapat
Archiving komunikasi
internal pihak
vendor.
Production - - - Hanya terdapat
Environme komunikasi
nt (PRD) internal pihak
vendor.
Failover - - - Hanya terdapat
Environme komunikasi
nt internal pihak
vendor.
System and Presentasi Tatap Kriteria Vendor akan
Performan kepada tim muka no. 2 mempresentasikan
ce Test champion hasil pengujian
peforma sistem
dan memeriksa
ketersediaan
seluruh komponen
sistem. Hal ini
membutuhkan
media tatap muka
agar pihak tim
champion dapat
menyimpulkan
hasil pengujian
secara lebih akurat
dan
meminimalkan
kesalahan
interpretasi
informasi.
156

SAP Going - - - Hanya terdapat

Live Check komunikasi
internal pihak
vendor.
System - - - Hanya terdapat
User Roles komunikasi
and internal pihak
Authorizati vendor.
on
Administra
tion
Technical - - - Hanya terdapat
Operations komunikasi
and internal pihak
Handover vendor.
Plan
Technical - - - Hanya terdapat
Integration komunikasi
Check internal pihak
vendor.
Phase Rapat Tatap Kriteria Ini merupakan
Closure dengan muka no. 2 rapat penutupan
and Sign- sponsor, pada fase ini dan
Off phase steering akan dilakukan
Deliverabl committee secara tatap muka
es dan tim agar proses
champion evaluasi bisa lebih
maksimal dan
lebih banyak
pelajaran dan
perbaikan bisa
diambil untuk
pelaksanaan fase
berikutnya. Tatap
muka dipilih
karena pada
kegiatan ini akan
berusaha dicapai
kesepakatan
 157

bersama dan
menunjukan
perilaku negatif
selaku bagian dari
evaluasi
pelaksanaan.
Fase Persiapan Akhir
Phase - - - Hanya terdapat
Initiation komunikasi
internal pihak
vendor.
Execution, Laporan Google Kriteria Pihak vendor akan
Monitorin perkemban Drive no. 17 secara rutin
g and gan proyek menyampaikan
Controllin laporan
g Results perkembangan
proyek dalam
bentuk softcopy.
Untuk jenis
informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pihak vendor
cukup
mengupload satu
kali saja dan
158

kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Laporan Telepo Kriteria Setiap
permasalah n, no. 13 pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
 159

Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Pengingat Email, Kriteria Untuk jenis
jadwal media no. 13 komunikasi
penting sosial, pengingat jadwal,
pelaksanaa sms media komunikasi
n proyek yang dipilih adalah
email, media
sosial, dan sms.
Media ini dipilih
karena informasi
yang disampaikan
dalam kegiatan
komunikasi ini
tidak banyak dan
kompleks. Oleh
karena itu, media
email, media
sosial, dan sms
160

dirasa sudah
cukup.

Pemberitah Sms, Kriteria Untuk jenis

uan media no. 13 komunikasi ini,
informasi sosial, digunakan media
mendadak telepon sms, media sosial,
dan telepon. Hal
ini dipilih karena
informasi harus
disampaikan dan
diterima secara
cepat. Selain itu,
informasi yang
disampaikan tidak
memerlukan
tingkat kedetailan
yang tinggi.
Ketiga media
tersebut
merupakan media
paling cepat untuk
menyampaikan
informasi.
Pengumum Social Kriteria Pada fase ini, akan
an tanggal media no. 17 dikomunikasikan
go live kapan sistem akan
sistem ERP go live kepada
setiap pihak yang
berkepentingan
terhadap sistem
ERP tersebut. Hal
ini bertujuan untuk
memastikan
semua pihak dapat
menyiapkan diri
dari sedini
mungkin. Media
yang digunakan
 161

adalah social
media karena
media ini
merupakan media
termudah dan
informasi dapat
dilihat oleh banyak
pihak dengan
hanya sekali kirim
informasi.
Organizati Rapat Tatap Kriteria Pada komunikasi
onal and dengan muka no. 2 ini akan dibahas
Production OCM terkait kesiapan
Support organisasi
Readiness terhadap
Check perubahan yang
ditimbulkan oleh
sistem ERP.
Media komunikasi
yang digunakan
adalah tatap muka,
karena pada
komunikasi ini
akan terjadi
diskusi mendalam
terkait persiapan
perubahan dan
area mana yang
harus disiapkan
secara lebih lagi
terhadap
perubahan yang
akan terjadi.
Pre Go- Pengumum Media Kriteria Pada komunikasi
Live End- an sosial, no. 17 ini, akan
User pelatihan sms disampaikan
Training informasi terkait
Delivery jadwal
pelaksanaan
162

pelatihan dan hal –

hal yang perlu
disiapkan kepada
user. Untuk
menyampaikan
informasi tersebut,
media sosial dan
sms dianggap
sudah cukup untuk
menyampaikan
informasi secara
cepat kepada
banyak user.
Laporan Email Kriteria Komunikasi
pelatihan no. 17 dilakukan dalam
bentuk dokumen
yang
menggambarkan
bagaimana hasil
pelatihan
pengguna terhadap
sistem ERP.
Dokumen
diberikan dalam
bentuk softcopy
dan dikirimkan
melalui media
email kepada tim
champion. Media
tersebut dipilih
karena laporan
tersebut bisa
dipahami hanya
dengan membaca
dokumen tersebut.
Selain itu, media
email merupakan
media yang murah
dan cepat untuk
 163

mendistribusikan
sebuah laporan.
Ukuran dokumen
tersebut juga tidak
begitu besar.
Approved Presentasi Tatap Kriteria Akan diadakan
Technical kepada tim muka no. 2 presentasi terkait
System champion hasil pengujian
Tests teknis terhadap
sistem. Media
yang dipilih adalah
tatap muka, agar
memudahkan
pihak tim
champion dalam
menyimpulkan
hasil pengujian
dan menanggapi
pelaksanaan dan
hasil pengujian.
Dalam kegiatan
komunikasi
tersebut juga
dilakukan
persetujuan atas
hasil pengujian
dan tindakan –
tindakan koreksi
yang dilakukan.
Production Rapat Tatap Kriteria Kegiatan diskusi
Cutover dengan tim muka no. 2 antara vendor
champion dengan tim
champion terkait
kegiatan cutover
yang akan
dilakukan. Diskusi
dilakukan dengan
tatap muka, untuk
memastikan
164

cutover agar
proses diskusi bisa
berjalan
maksimal.
Phase Rapat Tatap Kriteria Ini merupakan
Closure dengan muka no. 2 rapat penutupan
and Sign- sponsor, pada fase ini dan
Off phase steering akan dilakukan
Deliverabl committee secara tatap muka
es dan tim agar proses
champion evaluasi bisa lebih
maksimal dan
lebih banyak
pelajaran dan
perbaikan bisa
diambil untuk
pelaksanaan fase
berikutnya. Tatap
muka dipilih
karena pada
kegiatan ini akan
berusaha dicapai
kesepakatan
bersama dan
menunjukan
perilaku negatif
selaku bagian dari
evaluasi
pelaksanaan.
Go Live and Support
Phase - - - Hanya terdapat
Initiation komunikasi
internal pihak
vendor.
Execution, Laporan Google Kriteria Pihak vendor akan
Monitorin perkemban Drive no. 17 secara rutin
g and gan proyek menyampaikan
Controllin laporan
g Results perkembangan
 165

proyek dalam
bentuk softcopy.
Untuk jenis
informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pihak vendor
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Laporan Telepo Kriteria Setiap
permasalah n, no. 13 pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
166

dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
 167

yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Pengingat Email, Kriteria Untuk jenis
jadwal media no. 13 komunikasi
penting sosial, pengingat jadwal,
pelaksanaa sms media komunikasi
n proyek yang dipilih adalah
email, media
sosial, dan sms.
Media ini dipilih
karena informasi
yang disampaikan
dalam kegiatan
komunikasi ini
tidak banyak dan
kompleks. Oleh
karena itu, media
email, media
sosial, dan sms
dirasa sudah
cukup.
Pemberitah Sms, Kriteria Untuk jenis
uan media no. 13 komunikasi ini,
informasi sosial, digunakan media
mendadak telepon sms, media sosial,
dan telepon. Hal
ini dipilih karena
informasi harus
disampaikan dan
diterima secara
cepat. Selain itu,
informasi yang
disampaikan tidak
memerlukan
tingkat kedetailan
168

yang tinggi.
Ketiga media
tersebut
merupakan media
paling cepat untuk
menyampaikan
informasi.
Pengumum Email, Kriteria Pada fase ini, akan
an tanggal social no. 17 dikomunikasikan
go live media kapan sistem akan
sistem ERP go live kepada
setiap pihak yang
berkepentingan
terhadap sistem
ERP tersebut. Hal
ini bertujuan untuk
memastikan
semua pihak dapat
menyiapkan diri
dari sedini
mungkin. Media
yang digunakan
adalah social
media karena
media ini
merupakan media
termudah dan
informasi dapat
dilihat oleh banyak
pihak dengan
hanya sekali kirim
informasi.
Knowledge - - - Hanya terdapat
Support komunikasi
Strategy internal pihak
vendor.
 169

Post Go Pengumum Email, Kriteria Pada komunikasi

live End- an sms no. 17 ini, akan
User pelatihan disampaikan
Training informasi terkait
jadwal
pelaksanaan
pelatihan dan hal –
hal yang perlu
disiapkan kepada
user. Untuk
menyampaikan
informasi tersebut,
media sosial dan
sms dianggap
sudah cukup untuk
menyampaikan
informasi secara
cepat kepada
banyak user.
Laporan Email Kriteria Komunikasi
pelatihan no. 13 dilakukan dalam
bentuk dokumen
yang
menggambarkan
bagaimana hasil
pelatihan
pengguna terhadap
sistem ERP.
Dokumen
diberikan dalam
bentuk softcopy
dan dikirimkan
melalui media
email kepada tim
champion. Media
tersebut dipilih
karena laporan
tersebut bisa
dipahami hanya
170

dengan membaca
dokumen tersebut.
Selain itu, media
email merupakan
media yang murah
dan cepat untuk
mendistribusikan
sebuah laporan.
Ukuran dokumen
tersebut juga tidak
begitu besar.
SAP Going - - - Hanya terdapat
Live Check komunikasi
- internal pihak
Verificatio vendor.
n Session
Production Rapat Tatap Kriteria Dalam rapat ini
Support dengan muka no. 2 akan membahas
After Go sponsor, mengenai sumber
Live steering daya dan proses
committee apa saja yang
dan tim disediakan untuk
champion mendukung
berjalannya sistem
setelah proyek
selesai. Dalam
rapat ini akan
membahas
mengenai langkah
– langkah apa
yang harus
dikerjakan
sebelum proyek
dikatakan selesai.
Media komunikasi
yang dipilih adalah
tatap muka, karena
dalam rapat ini
akan
 171

membutuhkan
sebuah diskusi
yang mendalam
dan aktif serta
pada akhirnya
akan dirumuskan
sebuah
persetujuan terkait
penutupan proyek
dan support yang
akan diberikan
oleh vendor dalam
jangka waktu
tertentu.
End User Pemberitah Sms, Kriteria Merupakan
Acceptanc uan social no. 17 pemberitahuan
e Survey kegiatan media kepada para
survey pengguna sistem
terkait jadwal
pelaksnaan
survey.
Pemberitahuan ini
bisa melalui media
social media dan
sms. Kedua media
tersebut dipilih
karena informasi
yang disampaikan
tidak begitu
kompleks dan
detail sehingga
kedua media
tersebut dapat
menyampaikan
informasi secara
cepat kepada
seluruh pengguna
sistem
172

Project Rapat Tatap Kriteria Ini merupakan

Closure dengan muka no. 2 rapat penutupan
and Sign- sponsor, pada fase ini dan
Off Project steering akan dilakukan
Deliverabl committee secara tatap muka
es dan tim agar proses
champion evaluasi bisa lebih
maksimal dan
lebih banyak
pelajaran dan
perbaikan bisa
diambil untuk
pelaksanaan fase
berikutnya. Rapat
juga dipilih
sebagai kegiatan
komunikasi karena
pada kegiatan ini
akan dilakukan
evaluasi dan
pengidentifikasian
kegiatan yang
kurang sesuai.

Tabel 5. 2 Aktivitas Komunikasi Proyek Penyediaan Sistem dan

Infrastruktur ERP

Proyek Penyediaan Sistem dan Infrastruktur ERP

Aktivitas Aktivitas Kriteria Media Justifikasi
Proyek Komunika Komuni
si kasi
Tahap Permintaan Barang / Jasa
Perencana Kickoff Kriteria Tatap Merupakan rapat
an meeting no. 2 muka awal sebelum
permintaan proyek berjalan.
barang / Rapat ini
jasa dilakukan secara
tatap muka karena
 173

akan dipaparkan
terkait gambaran
umum proyek dan
tujuan utama
proyek. Hal ini
harus
dikomunikasikan
secara benar dan
jelas agar setiap
anggota tim
memahami apa
yang harus mereka
kerjakan dan
bagaimana mereka
bekerja. Metode
secara rapat juga
dipilih karena
pada kegiatan ini
akan berusaha
menumbuhkan
komitmen masing
– masing
pelaksana proyek.
Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat
dengan no. 2 muka dengan vendor
vendor SAP untuk
SAP membahas barang
apa saja yang
harus disiapkan
untuk mendukung
proyek
pengimplementasi
an sistem ERP.
Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka agar
pihak vendor dan
tim proyek
memiliki
174

gambaran yang
jelas terkait apa
saja yang akan
diadakan dan
kapan barang
tersebut harus
sudah tersedia.
Kesalahan dalam
pengertian
informasi akan
mengganggu
proyek utama
yaitu proyek
implementasi
sistem ERP.
Proses komunikasi
dilaksanakan
dengan rapat
karena pada
kegiatan ini
berusaha
mendapatkan
kesepakatan
bersama.
Proses Pertemuan Kriteria Tatap Akan ada
pengajuan dengan no. 2 muka pertemuan dengan
permintaan manajemen pihak manajemen
organisasi organisasi untuk
menyetujui
pelaksanaan
proyek tersebut.
Pertemuan ini
dilakukan secara
tatap muka karena
akan ada
permintaan
persetujuan,
sehingga pihak
manajemen
 175

organisasi dan
pimpinan proyek
perlu bertemu
langsung agar
proses persetujuan
bisa dilakukan dan
kedua belah pihak
bisa menyamakan
persepsi sebelum
persetujuan
diberikan.
Penelitian Rapat Kriteria Tatap Dilakukan rapat
terhadap penelitian no. 2 muka untuk membahas
pengajuan pengajuan kelayakan dari
permintaan pengajuan. Rapat
ini menentukan
apakah barang
yang diajukan
layak untuk
diadakan atau
tidak. Rapat ini
dilakukan dengan
tatap muka agar
proses diskusi
maksimal dan
tidak ada
kesalahan
pemahaman
informasi yang
dapat
menimbulkan
kesalahan dalam
memutuskan.
Kegiatan rapat
juga dipilih karena
bertujuan untuk
mendapatkan
kesepakatan
bersama mengenai
176

pengajuan
permintaan.
Tahap Penyusunan Dokumen Pengadaan
Penyusuna Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
n dokumen perkemban no. 13 Drive akan secara rutin
pengadaan gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek dalam
bentuk softcopy.
Untuk jenis
informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup meng-
upload satu kali
saja dan kemudian
seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
 177

oleh organisasi
PTPN XI.

Laporan Kriteria Telepo Setiap

permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
178

memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Pengesaha Presentasi Kriteria Tatap Dokumen
n dokumen dengan no. 2 muka pengandaan akan
sponsor dipresentasikan
kepada sponsor
untuk diminta
keterangan,
tanggapan, dan
masukannya.
Setelah pihak
sponsor merasa
sudah sesuai,
maka dokumen
pengadaan
tersebut akan
disahkan.
Kegiatan
presentasi ini akan
dilakukan secara
tatap muka untuk
memudahkan
sponsor dalam
mereview
dokumen
 179

pengadaan dan
mengesahkannya.
Tahap Penjadwalan Pemilihan Penyedia Barang / Jasa
Penyusuna Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
n jadwal perkemban no. 13 Drive akan secara rutin
pemilihan gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek dalam
bentuk softcopy.
Untuk jenis
informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
180

oleh organisasi
PTPN XI.

Laporan Kriteria Telepo Setiap

permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
 181

memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.

Pengaloka Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek

sian waktu perkemban no. 13 Drive akan secara rutin
setiap gan proyek menyampaikan
proses laporan
dalam perkembangan
pemilihan proyek dalam
bentuk softcopy.
182

Untuk jenis
informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup meng-
upload satu kali
saja dan kemudian
seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
 183

maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
184

permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Tahap Penyusunan Harga
Mencari - - - Tidak terdapat
data harga kegiatan
komunikasi
Periksa - - - Tidak terdapat
validitas kegiatan
harga komunikasi
Perhitunga Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
n HPS perkemban no. 13 Drive akan secara rutin
gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek dalam
bentuk softcopy.
Untuk jenis
informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
 185

kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Lakukan Menghubu Kriteria Telepo Media telepon
sourcing ngi vendor no. 14 n, email digunakan untuk
penyedia menghubungi
barang / vendor penyedia
jasa barang / jasa
dalam rangka
mendapatkan
kisaran harga dari
produk yang ingin
diadakan. Media
telepon dipilih
karena informasi
ini harus segera
didapatkan dan
nomor telepon
vendor relatif
lebih mudah
didapatkan. Jika
nomor vendor
tidak bisa
didapatkan, maka
dapat
menggunakan
media email untuk
menghubungi
vendor. Email dan
telepon
merupakan media
yang tepat untuk
mengajukan
186

pertanyaan untuk
mendapatkan
informasi.
Tahap Kualifikasi Penyedian Barang / Jasa
Pra Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat
Kualifikasi kualifikasi no. 2 muka yang membahas
vendor tentang kualifikasi
dari vendor
penyedia barang /
jasa yang ingin
diadakan. Proses
kualifikasi ini
akan menentukan
tingkat kualitas
dan profesionalitas
dari vendor
tersebut. Hal ini
menjadi langkah
awal dalam
pemilihan vendor.
Proses rapat ini
dilakukan dengan
tatap muka untuk
memastikan
bahwa diskusi
yang mendalam
terfasilitasi dan
meminimalkan
terjadinya
kesalahan
penyampaian
informasi yang
menyebabkan
keputusan yang
diambil salah.
Rapat juga dipilih
sebagai media
komunikasi karena
pada kegiatan ini
 187

akan berupaya
mendapatkan
kesepakatan
bersama terkait
kualifikasi vendor.

Menghubu Kriteria Telepo Komunikasi ini

ngi vendor no. 14 n, email bertujuan untuk
penyedia menginformasikan
barang / terkait hasil
jasa kualifikasi yang
dilakukan. Media
yang digunakan
adalah telepon dan
email, tergantung
pada kondisi dan
preferensi dari
vendor tersebut.
Pasca Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat
Kualifikasi kualifikasi no. 2 muka yang membahas
vendor tentang kualifikasi
dari vendor
penyedia barang /
jasa yang ingin
diadakan. Proses
kualifikasi ini
akan menentukan
tingkat kualitas
dan profesionalitas
dari vendor
tersebut. Hal ini
188

menjadi langkah
awal dalam
pemilihan vendor.
Proses rapat ini
dilakukan dengan
tatap muka untuk
memastikan
bahwa diskusi
yang mendalam
terfasilitasi dan
meminimalkan
terjadinya
kesalahan
penyampaian
informasi yang
menyebabkan
keputusan yang
diambil salah.
Rapat juga dipilih
sebagai media
komunikasi karena
pada kegiatan ini
akan berupaya
mendapatkan
kesepakatan
bersama terkait
kualifikasi vendor.
 189

Menghubu Kriteria Telepo Komunikasi ini

ngi vendor no. 14 n, email bertujuan untuk
penyedia menginformasikan
barang / terkait hasil
jasa kualifikasi yang
dilakukan. Media
yang digunakan
adalah telepon dan
email, tergantung
pada kondisi dan
preferensi dari
vendor tersebut.
Tahap Pemilihan Barang / Jasa
Pendahulu Rapat Kriteria Tatap Rapat yang
an sebelum no. 2 muka membahas apa –
pemilihan apa saja yang
harus dipersiapkan
sebelum pemilihan
berlangsung.
Rapat ini diadakan
secara tatap muka
untuk memastikan
diskusi berjalan
dengan baik dan
setiap orang yang
berperan dalam
pemilihan vendor
memiliki
pemahaman dan
persetujuan yang
sama.
190

Menghubu Kriteria Telepo Merupakan

ngi vendor no.14 n, email komunikasi yang
bertujuan untuk
menginformasikan
pelaksanan
pemilihan jika
proses pemilihan
itu membutuhkan
kehadiran
perwakilan dari
pihak vendor.
Informasi yang
disampaikan tidak
begitu kompleks
sehingga cukup
dengan telepon
dan email.
Pelaksanaa Rapat Kriteria Tatap Rapat yang
n pemilihan no. 2 muka membahas
pemilihan mengenai
pemilihan vendor.
Nantinya melalui
rapat ini akan
didapatkan pihak
vendor mana yang
berhasil
mendapatkan
kontrak untuk
pengadaan barang
/ jasa. Rapat ini
memiliki peran
yang penting
dalam
keberhasilan
proyek, sehingga
harus dilakukan
secara tatap muka
agar diskusi secara
maksimal
 191

dilaksanakan.
Selain itu, tujuan
utama kegiatan ini
adalah penentuan
keputusan
bersama vendor
pengadaan,
sehingga media
rapat merupakan
yang terbaik untuk
mencapai tujuan
tersebut.
Pengingat Kriteria Media Merupakan
jadwal no. 13 sosial, pengingat jadwal
pelaksanaa sms pelaksanaan
n pemilihan kepada
pemilihan pihak – pihak yang
terlibat dari
kegiatan
pemilihan
tersebut. Media
yang digunakan
adalah media
sosial dan sms
karena informasi
yang disampaikan
tidak kompleks
dan panjang.
Kedua media
tersebut dapat
dengan cepat dan
mudah
menyebarkan
informasi kepada
berbagai pihak.
Pemberitah Kriteria Social Merupakan
uan no. 13 media, pemberitahuan
perubahan sms perubahan jadwal
jadwal pelaksanaan
192

pemilihan kepada
pihak – pihak yang
terlibat dari
kegiatan
pemilihan
tersebut. Media
yang digunakan
adalah social
media dan sms
karena informasi
yang disampaikan
tidak kompleks
dan panjang.
Kedua media
tersebut dapat
dengan cepat dan
mudah
menyebarkan
informasi kepada
berbagai pihak.
Tahap Penyusunan Kontrak
Penyusuna Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
n sistem perkemban no. 17 Drive akan secara rutin
perjanjian gan proyek menyampaikan
kontrak laporan
perkembangan
proyek dalam
bentuk softcopy.
Untuk jenis
informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
 193

media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
194

terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Pembuatan Laporan Kriteria Telepo Setiap
isi kontak permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
 195

dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
196

yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Pemeriksa Presentasi Kriteria Tatap Kontrak akan
an kontrak dengan no. 2 muka dipresentasikan
oleh bagian kepada bagian
urusan urusan hukum untuk
hukum hukum diminta pendapat,
keterangan, dan
kemudian
persetujuannya.
Hal ini
dilaksanakan
dengan tatap muka
untuk memastikan
pihak urusan
hukum dan pihak
tim proyek berada
dalam jalur
pembahasan yang
sama dan
memudahkan
pihak urusan
hukum dalam
memgulas kontrak
yang sudah
disusun serta
mengesahkannya.
Menyampa Menghubu Kriteria Telepo Pihak tim proyek
ikan ngi vendor no. 14 n akan
konsep penyedia menghubungi
kontrak barang / vendor melalui
kepada jasa media telepon
penyedia karena merupakan
barang / media yang paling
jasa mudah untuk
 197

digunakan dalam
berkomunikasi
dengan vendor
yang merupakan
pihak eksternal
perusahaan.
Laporan Kriteria Surat Laporan hasil
hasil no. 9 kontrak yang
kontrak sudah disahkan
yang dibuat akan dikirimkan
dalam bentuk
hardcopy dalam
bentuk surat untuk
diteliti terlebih
dahulu oleh
vendor penyedia
barang / jasa.
Metode surat
secara hardcopy
dipilih untuk
karena untuk
mecakup
pencatatan
kegiatan
komunikasi dan
untuk menjaga
kerahasiaan
kontrak bagi
kedua belah pihak.
Penandata Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat
nganan dengan no. 2 muka antara perwakilan
kontrak vendor pihak vendor
oleh penyedia dengan pihak tim
penyedia barang / proyek untuk
barang / jasa membahas kontrak
jasa dan kemudian
penandatanganan
kontrak oleh
kedua belah pihak.
198

Hal ini dilakukan

secara tatap muka
untuk memastikan
bahwa tidak ada
kesalahpahaman
antara kedua belah
pihak sebelum
kontrak
ditandatangani.

Tabel 5. 3 Aktivitas Komunikasi Pengawasan Implementasi ERP

Proyek Pengawasan Implementasi ERP

Aktivitas Aktivitas Kriteria Media Justifikasi
Komunika komunik
si asi
Inisasi Proyek Pengawasan Implementasi ERP
KAK & Kick off Kriteria Tatap Merupakan rapat
HPS meeting no. 2 muka awal sebelum
proyek proyek berjalan.
pengawasa Rapat ini
n dilakukan secara
implement tatap muka karena
asi ERP akan dipaparkan
SAP terkait gambaran
umum pekerjaan
proyek dan tujuan
utama proyek. Hal
ini harus
dikomunikasikan
secara benar dan
jelas agar setiap
anggota dalam tim
champion
memahami apa
yang harus mereka
kerjakan dan
bagaimana mereka
 199

bekerja. Kickoff
dilaksanakan
dalam bentuk
rapat karena
berusaha
mendapatkan dan
menumbuhkan
komitemen bagi
stakeholder yang
ada dalam proyek
ini.
Persetujua Kick off Kriteria Tatap Merupakan rapat
n usulan meeting no. 2 muka awal sebelum
proyek proyek berjalan.
pengawasa Rapat ini
n dilakukan secara
tatap muka karena
akan dipaparkan
terkait gambaran
umum pekerjaan
proyek dan tujuan
utama proyek. Hal
ini harus
dikomunikasikan
secara benar dan
jelas agar setiap
anggota dalam tim
champion
memahami apa
yang harus mereka
kerjakan dan
bagaimana mereka
bekerja. Kickoff
dilaksanakan
dalam bentuk
rapat karena
berusaha
mendapatkan dan
menumbuhkan
200

komitemen bagi
stakeholder yang
ada dalam proyek
ini.
Seleksi Rapat Kriteria Tatap Rapat yang
vendor seleksi no. 2 muka membahas
pengawasa vendor pemilihan vendor
n yang akan
melaksanakan
proses
pengawasan.
Kegiatan ini akan
dilakukan secara
tatap muka. Tatap
muka dipilih
karena pada
tahapan ini akan
dihasilkan
keputusan
bersama yaitu
vendor yang
jasanya akan
digunakan. Oleh
karena itu, rapat
dilaksanakan
secara tatap muka
agar masing –
masing pihak yang
memutuskan dapat
berdiskusi secara
leluasa dan
mencapai sebuah
kesepakatan
bersama.
Menghubu Kriteria Telepo Vendor yang
ngi vendor no. 14 n sudah terpilih akan
coba dihubungi
untuk
menyampaikan
 201

informasi mereka
telah terpilih dan
mengatur jadwal
pertemuan
selanjutnya.
Media yang dipilih
adalah telepon,
karena media ini
merupakan yang
paling mudah
dilakukan dan
cepat untuk
berkomunikasi
dengan pihak
eksternal,
sehingga pihak
vendor dapat
dengan segera
menerima
informasi tersebut.
Selain itu
informasi yang
disampaikan juga
tidak bersifat
kompleks.
Pembuatan Pertemuan Kriteria Tatap Pertemuan ini
kontrak dengan no. 2 muka merupakan
pengawasa pihak pertemuan
n vendor pertama antara tim
champion dengan
pihak vendor.
Dalam rapat ini
akan membahas
mengenai garis
besar pelaksanaan
proyek dan
pembahasan
kontrak.
Pertemuan
202

dilakukan secara
tatap muka karena
ini merupakan
pertemuan yang
pertama sehingga
akan lebih etis dan
sopan jika
dilakukan secara
tatap muka. Selain
itu, pada
pertemuan ini
akan dijabarkan
gambaran umum
pelaksanaan
proyek dan
pembahasan
kontrak.
Pertemuan dengan
tatap muka akan
meminimalisir
kesalahan
informasi dalam
kegiatan ini
sehingga kedua
belah pihak
memahami garis
besar proyek dan
karakteristik dari
kontrak yang akan
dilaksanakan.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
 203

maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
204

permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Penandata Rapat Kriteria Tatap Pada rapat ini akan
nganan dengan no. 2 muka dipresentasikan
kontrak vendor hasil kontrak yang
pengawasa sudah dibuat.
n Kontrak yang
sudah dibuat akan
direview oleh
kedua belah pihak
dan diberikan
kesempatan untuk
memberikan
tanggapan atau
masukan terhadap
kontrak. Jika tidak
ada kendala
terhadap kontrak,
maka kontrak akan
ditandatangani
oleh sponsor
proyek dari PTPN
XI dan pihak
vendor. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka, karena
pada rapat ini akan
menghasilkan
keputusan penting
yaitu persetujuan
kontrak
pengawasan.
Sebelum
persetujuan
diberikan,
dipastikan kedua
belah pihak telah
 205

memiliki
kesamaan persepsi
atas kontrak dan
menyetujuinya.
Hal ini akan lebih
mungkin dicapai
jika melalui
kegiatan rapat
secara tatap muka.
Support Inisialisasi Proyek Implementasi
Review Rapat Kriteria Tatap Pada rapat ini akan
KAK & dengan no. 2 muka membahas
HPS vendor mengenai
proyek kerangka acuan
implement kerja dan harga
asi ERP perkiraan sendiri
dari proyek
implementasi
ERP. Pihak vendor
diharapkan
memberikan
masukan yang
berarti terkait
kedua hal tersebut.
Untuk
menjebatani
diskusi tersebut,
maka proses rapat
dilakukan secara
tatap muka untuk
memastikan
masukan –
masukan yang
diberikan oleh
pihak vendor
dapat diterima dan
dimengerti dengan
baik oleh tim
champion dan
206

sponsor sehingga
bisa membantu
secara maksimal
terhadap
penentuan KAK
dan HPS.
Support Rapat Kriteria Tatap Rapat ini diadakan
seleksi dengan no. 2 muka untuk membahas
vendor vendor pemilihan vendor
implement ERP yang akan
asi ERP diimplementasika
n bersama vendor
pengawasan.
Proses rapat ini
dilakukan secara
tatap muka untuk
memastikan
masukan dan
rekomendasi dari
pihak vendor
secara tepat
diterima dan
dimengerti oleh
pihak sponsor dan
tim champion.
Pemilihan vendor
ERP merupakan
salah satu
keputusan penting
dalam program
implementasi
ERP, oleh karena
itu diskusi ini
harus dilakukan
secara maksimal
dan
meminimalkan
terjadinya
kesalahan
 207

pemahaman dalam
proses diskusi.
Support Rapat Kriteria Tatap Rapat ini
pembuatan dengan no. 2 muka bertujuan agar
kontrak vendor pihak vendor
implement pengawasan dapat
asi ERP membantu pihak
PTPN XI dalam
menyusun kontrak
proyek
implementasi ERP
dengan pihak
vendor
implementator.
Proses rapat ini
dilakukan secara
tatap muka, agar
masukan dari
pihak vendor
pengawasan
diterima dan
dipahami dengan
baik. Selain itu,
diskusi secara
tatap muka akan
membantu
berbagai pihak
untuk bertukaran
pikiran satu
dengan yang lain.
Support Rapat Kriteria Tatap Pihak vendor
inisialisasi dengan no. 2 muka pengawasan akan
proyek vendor memiliki tugas
implement untuk membantu
asi ERP inisialisasi proyek
implementasi
ERP. Oleh karena
itu, pihak vendor
akan mengadakan
208

rapat untuk
membahas
persiapan
inisialisasi proyek
implementasi
ERP. Rapat secara
langsung akan
memudahkan
kedua belah pihak
untuk saling
bertukar pendapat
dan berdiskusi.
Pelaksanaan Pengawasan Implementasi ERP
Pengawasa Rapat hasil Kriteria Tatap Rapat yang akan
n pengawasa no. 2 muka memperesentasika
preparatio n proyek n hasil
n implement pengawasan pada
asi ERP fase preparation
dari proyek
implementasi
ERP. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka agar
pihak tim
champion dan
sponsor dapat
mendengar
langsug dan
bertanya dari hasil
pengawasan pada
fase tersebut. Hal
ini akan
membantu pihak
tim champion dan
sponsor dalam
membuat
keputusan terkait
hasil dari
 209

pengawasan
tersebut.
Laporan Kriteria Google Pihak vendor akan
perkemban no. 17 Drive secara rutin
gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek
pengawasan
implementasi ERP
beserta laporan
perkembangan
proyek
implementasi ERP
dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
210

melalui link dan

password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
 211

dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat
dengan no. 2 muka yang dilaksanakan
vendor jika ada hal
penting yang ingin
disampaikan atau
dibahas oleh
antara vendor
pengawasan
dengan
stakeholder
terkait. Media
yang digunakan
adalah tatap muka,
karena hal yang
dibahas
merupakan hal
penting sehingga
harus dipastikan
tidak terjadi
kesalahpahaman
212

selama proses
transfer informasi
dan mampu
memberikan
tanggapan secara
langsung.
Pengawasa Rapat hasil Kriteria Tatap Rapat yang akan
n blueprint pengawasa no. 2 muka memperesentasika
n proyek n hasil
ERP pengawasan pada
fase blueprint dari
proyek
implementasi
ERP. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka agar
pihak tim
champion dan
sponsor dapat
mendengar
langsug dan
bertanya dari hasil
pengawasan pada
fase tersebut. Hal
ini akan
membantu pihak
tim champion dan
sponsor dalam
membuat
keputusan terkait
hasil dari
pengawasan
tersebut.
Laporan Kriteria Google Pihak vendor akan
perkemban no. 17 Drive secara rutin
gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek
 213

pengawasan
implementasi ERP
beserta laporan
perkembangan
proyek
implementasi ERP
dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
214

Laporan Kriteria Telepo Setiap

permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
 215

Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat
dengan no. 2 muka yang dilaksanakan
vendor jika ada hal
penting yang ingin
disampaikan atau
dibahas oleh
antara vendor
pengawasan
dengan
stakeholder
terkait. Media
yang digunakan
adalah tatap muka,
karena hal yang
dibahas
merupakan hal
penting sehingga
harus dipastikan
tidak terjadi
kesalahpahaman
selama proses
transfer informasi
dan mampu
memberikan
tanggapan secara
langsung.
216

Pengawasa Rapat hasil Kriteria Tatap Rapat yang akan

n final pengawasa no. 2 muka memperesentasika
preparatio n proyek n hasil
n ERP pengawasan pada
fase final
preparation dari
proyek
implementasi
ERP. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka agar
pihak tim
champion dan
sponsor dapat
mendengar
langsug dan
bertanya dari hasil
pengawasan pada
fase tersebut. Hal
ini akan
membantu pihak
tim champion dan
sponsor dalam
membuat
keputusan terkait
hasil dari
pengawasan
tersebut.
Laporan Kriteria Google Pihak vendor akan
perkemban no. 17 Drive secara rutin
gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek
pengawasan
implementasi ERP
beserta laporan
perkembangan
proyek
 217

implementasi ERP
dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
218

dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
 219

yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat
dengan no. 2 muka yang dilaksanakan
vendor jika ada hal
penting yang ingin
disampaikan atau
dibahas oleh
antara vendor
pengawasan
dengan
stakeholder
terkait. Media
yang digunakan
adalah tatap muka,
karena hal yang
dibahas
merupakan hal
penting sehingga
harus dipastikan
tidak terjadi
kesalahpahaman
selama proses
transfer informasi
dan mampu
memberikan
tanggapan secara
langsung.
Pengawasa Rapat hasil Kriteria Tatap Rapat yang akan
n go live pengawasa no. 2 muka memperesentasika
n proyek n hasil
ERP pengawasan pada
fase go live dari
proyek
implementasi
220

ERP. Rapat ini

dilakukan secara
tatap muka agar
pihak tim
champion dan
sponsor dapat
mendengar
langsug dan
bertanya dari hasil
pengawasan pada
fase tersebut. Hal
ini akan
membantu pihak
tim champion dan
sponsor dalam
membuat
keputusan terkait
hasil dari
pengawasan
tersebut.
Laporan Kriteria Google Pihak vendor akan
perkemban no. 17 Drive secara rutin
gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek
pengawasan
implementasi ERP
beserta laporan
perkembangan
proyek
implementasi ERP
dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
 221

informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
222

email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
 223

Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat

dengan no. 2 muka yang dilaksanakan
vendor jika ada hal
penting yang ingin
disampaikan atau
dibahas oleh
antara vendor
pengawasan
dengan
stakeholder
terkait. Media
yang digunakan
adalah tatap muka,
karena hal yang
dibahas
merupakan hal
penting sehingga
harus dipastikan
tidak terjadi
kesalahpahaman
selama proses
transfer informasi
dan mampu
memberikan
tanggapan secara
langsung.
Pengawasa Rapat hasil Kriteria Tatap Rapat yang akan
n support pengawasa no. 2 muka memperesentasika
n proyek n hasil
ERP pengawasan pada
fase support dari
proyek
implementasi
ERP. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka agar
pihak tim
champion dan
sponsor dapat
224

mendengar
langsug dan
bertanya dari hasil
pengawasan pada
fase tersebut. Hal
ini akan
membantu pihak
tim champion dan
sponsor dalam
membuat
keputusan terkait
hasil dari
pengawasan
tersebut.
Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
perkemban no. 17 Drive akan secara rutin
gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek
pengawasan
implementasi ERP
beserta laporan
perkembangan
proyek
implementasi ERP
dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
 225

dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
226

pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat
dengan no. 2 muka yang dilaksanakan
vendor jika ada hal
penting yang ingin
disampaikan atau
dibahas oleh
antara vendor
pengawasan
 227

dengan
stakeholder
terkait. Media
yang digunakan
adalah tatap muka,
karena hal yang
dibahas
merupakan hal
penting sehingga
harus dipastikan
tidak terjadi
kesalahpahaman
selama proses
transfer informasi
dan mampu
memberikan
tanggapan secara
langsung.
Realisasi Value ERP SAP
Perhitunga Presentasi Kriteria Tatap Merupakan
n realisasi realisasi no. 2 muka pertemuan yang
kontribusi kontribusi akan
mempresentasikan
realisasi kontribusi
dari sistem ERP
yang akan
diimplementasika
n. Kegiatan ini
dilakukan secara
tatap muka untuk
memastikan
bahwa informasi
yang disampaikan
oleh pihak vendor
pengawasan sudah
jelas diterima oleh
sponsor dan pihak
tim champion.
228

Perhitunga Presentasi Kriteria Tatap Merupakan

n realisasi realisasi no. 2 muka pertemuan yang
nilai nilai akan
mempresentasikan
realisasi nilai dari
sistem ERP yang
akan
diimplementasika
n. Kegiatan ini
dilakukan secara
tatap muka untuk
memastikan
bahwa informasi
yang disampaikan
oleh pihak vendor
pengawasan sudah
jelas diterima oleh
sponsor dan pihak
tim champion.

Tabel 5. 4 Aktivitas Komunikasi Proyek ERP Input & Report

Programming

Proyek ERP Input and Report Programming

Aktivitas Aktivitas Kriteria Media Justifikasi
komunika Komuik
si asi
Planning
Menentuka Kick off Kriteria Tatap Merupakan rapat
n tujuan meetings no. 2 muka awal sebelum
dan ruang proyek berjalan.
lingkup Rapat ini
Studi dilakukan secara
kelayakan tatap muka karena
proyek akan dipaparkan
terkait gambaran
umum pekerjaan
proyek dan tujuan
 229

utama proyek. Hal

ini harus
dikomunikasikan
secara benar dan
jelas agar
pimpinan proyek
dapat memahami
tujuan dan harapan
dari pelaksanaan
proyek ini. Media
secara rapat juga
dipilih untuk
menumbuhkan
komitmen antara
masing – masing
stakeholder
proyek.
Membentu - - - Tidak terdapat
k tim kegiatan
komunikasi
Menyusun Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
jadwal proyek no. 2 muka perdana setelah
tim proyek
terbentuk. Dalam
rapat ini pimpinan
proyek akan
menyampaikan
garis besar
pelaksanaan
proyek, tujuan,
perkenalan
anggota tim,
pemaparan tugas
masing – masing
anggota, serta
beriskusi
membahas
penjadwalan
proyek. Rapat ini
230

dilakukan secara
tatap muka agar
masing – masing
anggota tim dapat
mengenal satu
dengan yang lain
dan memahami
seutuhnya terkait
apa yang akan
dikerjakan selama
kegiatan proyek
berlangsung.
Selain itu, rapat
dilakukan secara
tatap muka agar
diskusi bisa
berjalan optimal
dan jadwal yang
dibuat sesuai
dengan harapan
dan kesepakatan
masing – masing
pihak.
Melakukan Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
pengawasa proyek no. 2 muka antara seluruh tim
n dan proyek termasuk
pengelolaa juga pimpinan
n proyek proyek. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan kebutuhan
jika ada sesuatu
yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
proyek. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka karena
pembahasan yang
dilakukan
 231

termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
232

digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Pengingat Kriteria Email, Merupakan
jadwal no. 13 sms pengingat jadwal
penting penting dalam
pelaksanaan
kegiatan proyek.
Media yang
digunakan adalah
social media dan
sms karena
informasi yang
disampaikan tidak
kompleks dan
panjang. Kedua
media tersebut
 233

dapat dengan cepat

dan mudah
menyebarkan
informasi kepada
berbagai pihak.
Analisis Kebutuhan
Mengump Rapat awal Kriteria Tatap Merupakan rapat
ulkan data fase no. 2 muka awal yang
dan analisis membahas garis
informasi kebutuhan besar pelaksanaan
proyek pada fase
analisis
kebutuhan. Rapat
ini dilakukan
secara tatap muka
untuk memastikan
bahwa setiap pihak
yang terlibat
dalam proyek ini
memiliki
pemahaman yang
sama dengan
pimpinan proyek
terkait hal – hal
yang akan
dikerjakan dan
mengetahui target
pencapaian pada
fase ini.
Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
anggota no. 2 muka yang antara pihak
sistem yang terlibat
analis dalam proses
analisis sistem
(sistem analisis).
Rapat ini diadakan
sesuai dengan
kebutuhan jika ada
sesuatu yang ingin
234

dibicarakan terkait
pelaksanaan
analisis
kebutuhan. Rapat
ini dilakukan
secara tatap muka
karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan rapat
secara tatap muka
untuk
memudahkan
proses diskusi dan
merupakan teknik
terbaik untuk
mencapai
kesepakatan
bersama.
Wawancar Kriteria Tatap Wawancara
a dengan no. 2 muka bertujuan untuk
user mendapatkan
kebutuhan dan
harapan dari user
terhadap sistem
atau software yang
akan dirancang.
Dalam pembuatan
aplikasi, analisis
kebutuhan
menentukan
bagaimana
aplikasi
kedepannya akan
dibuat. Oleh
karena itu, proses
wawancara
 235

dilakukan secara
tatap muka untuk
memastikan setiap
kebutuhan user
terdefenisi dengan
baik oleh sistem
analis dalam
proyek.
Wawancar Kriteria Tatap Wawancara ini
a dengan no. 2 muka dilakukan untuk
vendor menggali
SAP keterangan terkait
bagaimana
nantinya sistem
atau software yang
dirancang dapat
terintegrasi secara
baik dengan sistem
ERP yang akan
diimplementasika
n. Proses
wawancara ini
dilakukan secara
tatap muka, agar
pihak sistem analis
dapat leluasa
menangkap
kebutuhan dalam
integrasi sistem
dan juga dapat
saling berdiskusi
untuk penentuan
solusi
perancangan
sistem yang
terbaik.
Menganali Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
sis anggota no. 2 muka yang antara pihak
yang terlibat
236

kebutuhan sistem dalam proses

software analis analisis sistem
(sistem analisis).
Rapat ini diadakan
sesuai dengan
kebutuhan jika ada
sesuatu yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
analisis
kebutuhan. Rapat
ini dilakukan
secara tatap muka
karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
Membuat Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
prototype anggota no. 2 muka yang antara pihak
sistem yang terlibat
analis dalam proses
analisis sistem
(sistem analisis).
Rapat ini diadakan
sesuai dengan
kebutuhan jika ada
sesuatu yang ingin
dibicarakan terkait
 237

pelaksanaan
analisis
kebutuhan. Rapat
ini dilakukan
secara tatap muka
karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
Mengkonfi Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat
rmasi penutup no. 2 muka yang dilaksanakan
kebutuhan fase pada akhir
analisis pelaksanaan
kebutuhan proyek ini . dalam
rapat ini akan
mengevaluasi
pelaksanaan
proyek dalam fase
ini dan pelajaran
yang didapatkan.
Pada fase ini juga
akan dilakukan
konformasi
kebutuhan yang
telah dirumuskan
kepada para
stakeholder
perusahaan
238

terutama user.
Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka untuk
memastikan
terjadi kegiatan
evaluasi secara
maksimal dan
kebutuhan dapat
dikonfirmasi
secara tepat. Rapat
merupakan media
yang terbaik untuk
mencapai
kesepakatan
bersama atas topik
yang dibahas.
Kesalahan dalam
informasi ini bisa
membawa
kesalahan
pengambilan
keputusan yang
menyebabkan fase
– fase selanjutnya
juga mengalami
kendala bahkan
kegagalan proyek.
Melakukan Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
pengawasa proyek no. 2 muka antara seluruh tim
n dan proyek termasuk
pengelolaa juga pimpinan
n proyek proyek. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan kebutuhan
jika ada sesuatu
yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
 239

proyek. Rapat ini

dilakukan secara
tatap muka karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka. Rapat
secara tatap muka
merupakan media
terbaik untuk
merumuskan suatu
kesepakatan
bersama terhadap
topik
permasalahan
tertentu.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
240

pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
perkemban no. 17 Drive akan secara rutin
gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek pada fase
ini dalam bentuk
softcopy. Untuk
 241

jenis informasi ini,

maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Pengingat Kriteria Email, Merupakan
jadwal no. 13 sms pengingat jadwal
penting penting dalam
pelaksanaan
kegiatan proyek.
Media yang
digunakan adalah
social media dan
sms karena
informasi yang
242

disampaikan tidak
kompleks dan
panjang. Kedua
media tersebut
dapat dengan cepat
dan mudah
menyebarkan
informasi kepada
berbagai pihak.
Desain
Pembuatan Rapat awal Kriteria Tatap Merupakan rapat
UI fase desain no. 2 muka awal yang
membahas garis
besar pelaksanaan
proyek pada fase
desain sistem.
Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka untuk
memastikan
bahwa setiap pihak
yang terlibat
dalam proyek ini
memiliki
pemahaman yang
sama dengan
pimpinan proyek
terkait hal – hal
yang akan
dikerjakan dan
mengetahui target
pencapaian pada
fase ini.
Pembuatan - - Tidak terdapat
struktur kegiatan
database komunikasi
Pembuatan - - Tidak terdapat
class kegiatan
diagram komunikasi
 243

Persetujua Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat

n hasil penutup no. 2 muka yang dilaksanakan
desain fase desain pada akhir
pelaksanaan
proyek ini . dalam
rapat ini akan
mengevaluasi
pelaksanaan
proyek dalam fase
ini dan pelajaran
yang didapatkan.
Pada fase ini juga
akan dilakukan
konfirmasi atas
hasil desain yang
telah dibuat.
Konfirmasi
dilakukan dengan
menyesuaikan
desain dengan
kebutuhan yang
telah dibuat pada
fase sebelumnya.
Yang melakukan
konfirmasi adalah
anggota sistem
analis. Rapat ini
dilakukan dengan
tatap muka karena
pada tahapan ini
akan dilakukan
evaluasi
pelaksanaan
proyek dan
konfirmasi hasil
desain. Dengan
tatap muka, maka
proses evaluasi
bisa dilaksanakan
244

secara maksimal
dan hasil desain
bisa dievaluasi dan
diberikan
persetujuan
dengan mudah
oleh sistem
analisis. Rapat ini
kemudian menjadi
penentuan apakah
proyek bisa
memasuki tahapan
selanjtunya atau
tidak. Oleh karena
itu, sebelum
diputuskan bahwa
fase ini selesai
sudah selesai,
dibutuhkan
pembahasan
secara tatap muka
agar tidak ada
kesalahan
informasi yang
menyebabkan
kesalahan dalam
pengambilan
keputusan.
Melakukan Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
pengawasa proyek no. 2 muka antara seluruh tim
n dan proyek termasuk
pengelolaa juga pimpinan
n proyek proyek. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan kebutuhan
jika ada sesuatu
yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
 245

proyek. Rapat ini

dilakukan secara
tatap muka karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
246

harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
perkemban no. 17 Drive akan secara rutin
gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek pada fase
ini dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi ini,
 247

maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup meng-
upload satu kali
saja dan kemudian
seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Pengingat Kriteria Email, Merupakan
jadwal no. 13 sms pengingat jadwal
penting penting dalam
pelaksanaan
kegiatan proyek.
Media yang
digunakan adalah
social media dan
sms karena
informasi yang
disampaikan tidak
248

kompleks dan
panjang. Kedua
media tersebut
dapat dengan cepat
dan mudah
menyebarkan
informasi kepada
berbagai pihak.
Build
Pembuatan Rapat awal Kriteria Tatap Merupakan rapat
database fase proyek no. 2 muka awal yang
membahas garis
besar pelaksanaan
proyek pada fase
pembuatan sistem.
Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka untuk
memastikan
bahwa setiap pihak
yang terlibat
dalam proyek ini
memiliki
pemahaman yang
sama dengan
pimpinan proyek
terkait hal – hal
yang akan
dikerjakan dan
mengetahui target
pencapaian pada
fase ini. Metode
rapat secara tatap
muka merupakan
media terbaik
untuk mencapai
kesepakatan
bersama tersebut.
 249

Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat

anggota no. 2 muka yang antara pihak
konstruksi yang terlibat
sistem dalam konstruksi
sistem. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan kebutuhan
jika ada sesuatu
yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
konstruksi atau
pembuatan sistem
(software). Rapat
ini dilakukan
secara tatap muka
karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
merupakan media
terbaik dalam
mencapai
keputusan
bersama.
250

Coding Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat

anggota no. 2 muka yang antara pihak
konstruksi yang terlibat
sistem dalam konstruksi
sistem. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan kebutuhan
jika ada sesuatu
yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
konstruksi atau
pembuatan sistem
(software). Rapat
ini dilakukan
secara tatap muka
karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
 251

Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat

dengan no. 2 muka yang antara pihak
anggota yang terlibat
sistem dalam konstruksi
analis sistem. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan kebutuhan
jika ada sesuatu
yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
konstruksi atau
pembuatan sistem
(software). Rapat
ini dilakukan
secara tatap muka
karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
Pengujian Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
anggota no. 2 muka yang antara pihak
konstruksi yang terlibat
sistem dalam konstruksi
sistem. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan kebutuhan
jika ada sesuatu
252

yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
konstruksi atau
pembuatan sistem
(software). Rapat
ini dilakukan
secara tatap muka
karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
Meng- Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
install anggota no. 2 muka yang antara pihak
sistem konstruksi yang terlibat
sistem dalam konstruksi
sistem. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan kebutuhan
jika ada sesuatu
yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
konstruksi atau
pembuatan sistem
(software). Rapat
ini dilakukan
secara tatap muka
 253

karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
Pembuatan Rapat Kriteria Tatap Pada rapat ini akan
manual dengan no. 2 muka dibahas mengenai
book dan sistem garis besar
pelatihan analis pelaksanaan
pelatihan kepada
user. Rapat ini
juga akan
membahas materi
apa saja yang akan
disampaikan
dalam kegiatan
pelatihan dan
materi yang
terdapat dalam
manual book.
Kegiatan rapat ini
akan diikuti oleh
anggota konstruksi
sistem dan anggota
sisten analis.
Dengan rapat ini
diharapkan bahwa
proses diskusi
dapat
254

menghasilkan
perencanaan
pelatihan yang
tepat sasaran
sesuai kebutuhan
user dan manual
book yang dibuat
juga sesuai dan
menjawab
kebutuhan user
dalam
mengoperasikan
aplikasi yang
dibuat. Untuk itu
rapat ini dilakukan
secara tatap muka,
agar proses diskusi
yang mendalam
dapat terfasilitasi
dan
meminimalkan
kesalahan
informasi yang
menyebabkan
kesalahan dalam
pengambilan
keputusan.
Pengumum Kriteria Social Pada komunikasi
an no. 17 media ini, akan
pelatihan disampaikan
informasi terkait
jadwal
pelaksanaan
pelatihan dan hal –
hal yang perlu
disiapkan kepada
user. Untuk
menyampaikan
informasi tersebut,
 255

media social dan

sms dianggap
sudah cukup untuk
menyampaikan
informasi secara
cepat kepada
banyak user.
Melakukan Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
pengawasa proyek no. 2 muka antara seluruh tim
n dan proyek termasuk
pengelolaa juga pimpinan
n proyek proyek. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan kebutuhan
jika ada sesuatu
yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
proyek. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
dilaporkan kepada
256

pelaksanaa pihak terkait.

n proyek Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
 257

informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
perkemban no. 17 Drive akan secara rutin
gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek pada fase
ini dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup meng-
upload satu kali
saja dan kemudian
seluruh
stakeholder dapat
258

melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Pengingat Kriteria Email, Merupakan
jadwal no. 13 sms pengingat jadwal
penting penting dalam
pelaksanaan
kegiatan proyek.
Media yang
digunakan adalah
social media dan
sms karena
informasi yang
disampaikan tidak
kompleks dan
panjang. Kedua
media tersebut
dapat dengan cepat
dan mudah
menyebarkan
informasi kepada
berbagai pihak.
Fase interval
Pengujian Rapat awal Kriteria Tatap Merupakan rapat
sistem baru fase proyek no. 2 muka awal yang
membahas garis
besar pelaksanaan
proyek pada fase
interval. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka untuk
memastikan
bahwa setiap pihak
yang terlibat
dalam proyek ini
 259

memiliki
pemahaman yang
sama dengan
pimpinan proyek
terkait hal – hal
yang akan
dikerjakan dan
mengetahui target
pencapaian pada
fase ini.
Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
anggota no. 2 muka yang antara pihak
pengujian yang terlibat
sistem dalam pengujian
sistem sistem.
Rapat ini diadakan
sesuai dengan
kebutuhan jika ada
sesuatu yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
pengujian sistem
(software) dan
pengujian
penerimaan
pengguna terhadap
sistem baru. Rapat
ini dilakukan
secara tatap muka
karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
260

mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
Presentasi Kriteria Tatap Pada kegiatan ini
hasil no. 2 muka akan
pengujian dipresentasikan
sistem baru hasil pengujian
sistem baru yang
merupakan output
dari kegiatan ini.
Rapat ini bertujuan
untuk memastikan
kepada pihak
sponsor proyek
dan tim champion
bahwa sistem yang
dihasilkan dari
proyek ini telah
sesuai dengan apa
yang diharapkan.
Oleh karena itu,
rapat ini diadakan
secara tatap muka
agar sponsor dan
tim champion
dapat melihat
langsung dan
menanggapi hasil
pengujian, serta
bisa dengan
mudah
memberikan
persetujuan atau
kritik terhadap
sistem yang telah
diuji.
 261

Pengujian Pengumum Kriteria Social Pada komunikasi

penerimaa an no. 17 media, ini, akan
n pelaksanaa sms disampaikan
pengguna n survey informasi terkait
penerimaa jadwal
n pengguna pelaksanaan
survey penerimaan
pengguna. Untuk
menyampaikan
informasi tersebut,
media social dan
sms dianggap
sudah cukup untuk
menyampaikan
informasi secara
cepat kepada
banyak user.
Presentasi Kriteria Tatap Pada tahapan ini
tingkat no. 2 muka akan
penerimaa dipresentasikan
n pengguna hasil pengujian
penerimaan
pengguna. Hasil
penerimaan
pengguna ini akan
dikomunikasikan
kepada tim
champion
khususnya OCM
dan sponsor untuk
diketahui pendapat
dan masukan dari
tingkat
penerimaan
pengguna. Untuk
itu, rapat diadakan
secara tatap muka
agar memudahkan
pihak tim
262

champion dan
sponsor melihat
dan menanggapi
tingkat
penerimaan
pengguna.

Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat

penutupan no. 2 muka akhir penutupan
proyek pelaksanaan
proyek. Dalam
rapat ini akan
dibahas tentang
bagaimana
keseluruhan
proyek berjalan
dan bagaimana
tingkat kesesuaian
hasil proyek
terhadap
keinginan masing
– masing
stakeholder.
Dalam rapat ini
akan ditentukan
apakah hasil
proyek diterima
dan kontrak
penyelesaian
proyek akan
ditandatangani
(hasil proyek
disetujui) oleh
sponsor. Oleh
karena itu, rapat
 263

dilaksanakan
secara tatap muka
karena
pembahasan
dalam rapat ini
termasuk penting
dan menentukan
apakah proyek
dapat dikatakan
selesai atau tidak.
Pelaksanaan
proyek secara
tatap muka akan
meminimalkan
kesalahan
pemahaman
informasi yang
disampaikan
sehingga
keputusan yang
diambil tepat.
Melakukan Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
pengawasa proyek no. 2 muka antara seluruh tim
n dan proyek termasuk
pengelolaa juga pimpinan
n proyek proyek. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan kebutuhan
jika ada sesuatu
yang ingin
dibicarakan terkait
pelaksanaan
proyek. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka karena
pembahasan yang
dilakukan
termasuk kategori
penting dan
264

memerlukan tatap
muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalah no. 13 n, pemasalahan
an Email proyek harus
pelaksanaa dilaporkan kepada
n proyek pihak terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan dalam
bentuk dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan media
yang tepat dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat beberapa
pemasalahan yang
harus disampaikan
langsung secara
lisan dan sifatnya
segera. Untuk itu,
media telepon
digunakan untuk
penyampaian
 265

permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya mendesak
dan belum
memiliki solusi
penyelesaian yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
perkemban no. 17 Drive akan secara rutin
gan proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek pada fase
ini dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi ini,
maka media
google drive
mencukupi untuk
menyampaikan
informasi tersebut
ke setiap
stakeholder.
266

Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian seluruh
stakeholder dapat
melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Pengingat Kriteria Email, Merupakan
jadwal no. 13 sms pengingat jadwal
penting penting dalam
pelaksanaan
kegiatan proyek.
Media yang
digunakan adalah
social media dan
sms karena
informasi yang
disampaikan tidak
kompleks dan
panjang. Kedua
media tersebut
dapat dengan cepat
dan mudah
menyebarkan
 267

informasi kepada
berbagai pihak.

Tabel 5. 5 Aktivitas Komunikasi Proyek Penyediaan Data

Proyek Penyediaan Data

Aktivitas Deskripsi Kriteria Media Justifikasi
Komunik
asi
Inisialisasi Proyek Data Preparation ERP-SAP
KAK & Kick off Kriteria Tatap Merupakan rapat
HPS meeting no. 2 muka awal sebelum
Proyek proyek berjalan.
Data Rapat ini
Preparatio dilakukan secara
n ERP- tatap muka
SAP karena akan
dipaparkan
terkait gambaran
umum pekerjaan
proyek dan
tujuan utama
proyek. Hal ini
harus
dikomunikasika
n secara benar
dan jelas agar
pimpinan proyek
dapat memahami
tujuan dan
harapan dari
pelaksanaan
proyek ini.
Selain itu, rapat
secara tatap
muka
merupakan
media terbaik
268

untuk
mendapatkan
komitmen dari
masing – masing
stakeholder.
Persetujua Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat
n Usulan dengan no. 2 muka dengan dewan
Proyek direksi direksi PTPN XI
Data untuk meminta
Preparatio persetujuan dari
n ERP- usulan
SAP ke pelaksanaan
Direksi proyek.
Dilakukan
secara tatap
muka agar
informasi yang
akan hendak
disampaikan
kepada dewan
direksi tepat dan
meminimalisir
salah penafsiran
informasi. Selain
itu, rapat ini juga
membutuhkan
masukan dan
tanggapan dari
dewan direksi
secara segera
dan kemudian
melakukan
persetujuan dan
pengesahan. Hal
ini akan lebih
mudah
dilaksanakan
jika rapat
dilakukan
 269

dengan rapat
tatap muka dan
merupakan
media yang
paling tepat
untuk mencapai
kesepakatan
bersama.
MOU Rapat Kriteria Tatap Rapat ini
dengan dengan no. 2 muka merupakan
SMK- kepala pembahasan
SMK sekolah kesepakatan
SMK kerja sama
antara pihak
PTPN XI dan
SMK, dimana
siswa – siswi
dari beberapa
SMK akan
diikutsertakan
dalam proses
penyiapan dan
migrasi data
dalam proyek
ini. Dilakukan
secara tatap
muka agar
diskusi
pembahasan
kesepakatan
berjalan dengan
baik dan lancar
serta
mengurangi
risiko kesalahan
informasi. Selain
itu akan
ditandatangani
juga nota
270

kesepakatan
sehingga jika
rapat dilakukan
secara tatap
muka, maka
akan lebih
mudah dalam
proses
penandataganan
dan pengesahan.
Rapat secara
tatap muka
merupakan
media yang
paling tepat
dalam mencapai
kesepakatan
bersama.
Data Preparation ERP-SAP
Extract Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
and proyek no. 2 muka antara seluruh
profile tim proyek
data termasuk juga
pimpinan
proyek. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan
kebutuhan jika
ada sesuatu yang
ingin
dibicarakan
terkait
pelaksanaan
proyek. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka
karena
pembahasan
yang dilakukan
 271

termasuk
kategori penting
dan memerlukan
tatap muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat dan
merupakan
media yang tepat
untuk mencapai
kesepakatan atas
topik
permasalahan
yang dibahas.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalaha no. 13 n, pemasalahan
n Email proyek harus
pelaksanaan dilaporkan
proyek kepada pihak
terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan
dalam bentuk
dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan
media yang tepat
272

dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat
beberapa
pemasalahan
yang harus
disampaikan
langsung secara
lisan dan
sifatnya segera.
Untuk itu, media
telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya
mendesak dan
belum memiliki
solusi
penyelesaian
yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
 273

memiliki
penyelesaian.
Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
perkembang no. 17 Drive akan secara rutin
an proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek pada fase
ini dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi
ini, maka media
google drive
mencukupi
untuk
menyampaikan
informasi
tersebut ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian
seluruh
stakeholder
dapat melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
274

atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Rapat Kriteria Tatap Rapat yang
dengan no. 2 muka membahas
vendor kebutuhan –
implementas kebutuhan data
i ERP dari sistem ERP
yang akan
diimplementasik
an. Hal ini
dibutuhkan tatap
muka untuk
memastikan
seluruh
kebutuhan data
bisa diterima
dengan jelas oleh
tim proyek.
Transfor Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
m data proyek no. 2 muka antara seluruh
tim proyek
termasuk juga
pimpinan
proyek. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan
kebutuhan jika
ada sesuatu yang
ingin
dibicarakan
terkait
pelaksanaan
proyek. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka
karena
pembahasan
yang dilakukan
 275

termasuk
kategori penting
dan memerlukan
tatap muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat dan
merupakan
media yang tepat
untuk mencapai
kesepakatan atas
topik
permasalahan
yang dibahas.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalaha no. 13 n, pemasalahan
n Email proyek harus
pelaksanaan dilaporkan
proyek kepada pihak
terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan
dalam bentuk
dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan
media yang tepat
276

dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat
beberapa
pemasalahan
yang harus
disampaikan
langsung secara
lisan dan
sifatnya segera.
Untuk itu, media
telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya
mendesak dan
belum memiliki
solusi
penyelesaian
yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
 277

memiliki
penyelesaian.
Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
perkembang no. 17 Drive akan secara rutin
an proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek pada fase
ini dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi
ini, maka media
google drive
mencukupi
untuk
menyampaikan
informasi
tersebut ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian
seluruh
stakeholder
dapat melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
278

oleh organisasi
PTPN XI.
Validate Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
data proyek no. 2 muka antara seluruh
tim proyek
termasuk juga
pimpinan
proyek. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan
kebutuhan jika
ada sesuatu yang
ingin
dibicarakan
terkait
pelaksanaan
proyek. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka
karena
pembahasan
yang dilakukan
termasuk
kategori penting
dan memerlukan
tatap muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat dan
merupakan
media yang tepat
untuk mencapai
kesepakatan atas
topik
 279

permasalahan
yang dibahas.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalaha no. 13 n, pemasalahan
n Email proyek harus
pelaksanaan dilaporkan
proyek kepada pihak
terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan
dalam bentuk
dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
merupakan
media yang tepat
dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat
beberapa
pemasalahan
yang harus
disampaikan
langsung secara
lisan dan
sifatnya segera.
Untuk itu, media
telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
280

masalah yang
sifatnya
mendesak dan
belum memiliki
solusi
penyelesaian
yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
yang belum
memiliki
penyelesaian.
Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
perkembang no. 17 Drive akan secara rutin
an proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek pada fase
ini dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi
ini, maka media
google drive
mencukupi
untuk
menyampaikan
informasi
tersebut ke setiap
 281

stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup
mengupload satu
kali saja dan
kemudian
seluruh
stakeholder
dapat melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Execute Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
trial data proyek no. 2 muka antara seluruh
loads tim proyek
termasuk juga
pimpinan
proyek. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan
kebutuhan jika
ada sesuatu yang
ingin
dibicarakan
terkait
pelaksanaan
proyek. Rapat ini
dilakukan secara
282

tatap muka
karena
pembahasan
yang dilakukan
termasuk
kategori penting
dan memerlukan
tatap muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat dan
merupakan
media yang tepat
untuk mencapai
kesepakatan atas
topik
permasalahan
yang dibahas.
Laporan Kriteria Email / Setiap
permasalaha no. 13 Telepo pemasalahan
n proyek n, sms proyek harus
dilaporkan
kepada pihak
terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan
dalam bentuk
dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
 283

melalui media
email karena
lebih efektif dan
efisien. Tetapi
terdapat
beberapa
pemasalahan
yang harus
disampaikan
langsung secara
lisan dan
sifatnya segera.
Untuk itu, media
telepon atau sms
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya
mendesak dan
belum memiliki
solusi
penyelesaian
yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
perkembang no. 17 Drive akan secara rutin
an proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek pada fase
ini dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi
ini, maka media
google drive
284

mencukupi
untuk
menyampaikan
informasi
tersebut ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup meng-
upload satu kali
saja dan
kemudian
seluruh
stakeholder
dapat melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Profile Rapat tim Kriteria Tatap Merupakan rapat
data from proyek no. 2 muka antara seluruh
target tim proyek
system termasuk juga
pimpinan
proyek. Rapat ini
diadakan sesuai
dengan
kebutuhan jika
ada sesuatu yang
ingin
 285

dibicarakan
terkait
pelaksanaan
proyek. Rapat ini
dilakukan secara
tatap muka
karena
pembahasan
yang dilakukan
termasuk
kategori penting
dan memerlukan
tatap muka untuk
memudahkan
proses diskusi
berjalan
mendalam dan
secara cepat
diperoleh
keputusan yang
tepat.
Laporan Kriteria Telepo Setiap
permasalaha no. 13 n, pemasalahan
n Email proyek harus
pelaksanaan dilaporkan
proyek kepada pihak
terkait.
Permasalahan
tersebut bisa
dilaporkan
dalam bentuk
dokumen
maupun secara
lisan. Bentuk
laporan secara
dokumen bisa
disampaikan
melalui media
email karena
286

merupakan
media yang tepat
dalam
perekaman
informasi. Tetapi
terdapat
beberapa
pemasalahan
yang harus
disampaikan
langsung secara
lisan dan
sifatnya segera.
Untuk itu, media
telepon
digunakan untuk
penyampaian
permasalahan.
Hanya masalah –
masalah yang
sifatnya
mendesak dan
belum memiliki
solusi
penyelesaian
yang
memerlukan
penyampaian
secara lisan.
Media telepon
juga berguna
untuk menjaga
kerahasiaan
informasi dan
memediasi
permasalahan
yang terjadi,
khususnya
permasalahan
 287

yang belum
memiliki
penyelesaian.
Laporan Kriteria Google Pimpinan proyek
perkembang no. 17 Drive akan secara rutin
an proyek menyampaikan
laporan
perkembangan
proyek pada fase
ini dalam bentuk
softcopy. Untuk
jenis informasi
ini, maka media
google drive
mencukupi
untuk
menyampaikan
informasi
tersebut ke setiap
stakeholder.
Media tersebut
juga merupakan
media tercepat
dalam
mengirimkan
informasi
perkembangan
proyek karena
pimpinan proyek
cukup meng-
upload satu kali
saja dan
kemudian
seluruh
stakeholder
dapat melihatnya
melalui link dan
password yang
telah diberikan
288

atau ditetapkan
oleh organisasi
PTPN XI.
Presentasi Kriteria Tatap Mempresentasik
kepada no. 2 muka an hasil
vendor penyediaan data
implementas untuk
i ERP mengetahui
kualitas dan
kesesuaian dari
data tersebut
terhadap sistem
ERP. Dilakukan
secara tatap
muka agar bisa
mendapatkan
secara langsung
tanggapan dan
masukan dari
pihak vendor
implementator
serta
mendapatkan
kesepakatan
terkait hasil
penyediaan data
dalam proyek
ini.
Rapat Kriteria Tatap Merupakan rapat
penutupan no. 2 muka akhir dari proyek
proyek ini dan akan
membahas
keseluruhan
hasil dan
pelaksanaan dari
proyek ini.
Dalam rapat ini
akan
menentukan
 289

keputusan
apakah rapat
sudah bisa
ditutup atau ada
beberapa hal
yang harus
diselesaikan.
Rapat ini akan
dilakukan secara
tatap muka
karena untuk
memastikan
diskusi berjalan
dengan lebih
optimal,
tanggapan dan
masukan bisa
segera diberikan,
dan merupakan
metode paling
tepat dalam
proses
pencapaian
kesepakatan
bersama antar
berbagai pihak.

5.2 Validasi Perencanaan Manajemen Komunikasi

Proses validasi dilakukan dengan cara presentasi kepada kepala

urusan teknologi informasi PTPN XI, yaitu Evi Kuswardani.
Validasi dilakukan sebanyak dua kali, yang pertama dilakukan
pada tanggal 30 Desember 2015 pada pukul 15.00 WIB dan kedua
dilakukan pada tanggal 11 Januari 2016 pada pukul 11.30 WIB.
Hal – hal yang dipresentasikan adalah dokumen perencanaan
manajemen komunikasi pada kelima proyek dalam program
implementasi ERP. Tujuan dari presentasi ini adalah untuk
mengetahui sudah sejauh mana kesesuaian perencanaan
290

manajemen komunikasi terhadap kondisi nyata di PTPN XI dan

kenyamanan para stakeholder yang terlibat. Untuk memudahkan
dalam mencapai tujuan ini, maka digunakan check list (dapat
dilihat pada bagian lampiran) sebagai patokan dalam pengecekan
kesesuaian.
Pada validasi yang pertama, akan terdapat lima check list. Pada
check list pertama, yaitu matriks komunikasi sudah sesuai dengan
kebutuhan, dilakukan presentasi terhadap matriks komunikasi yang
ada di kelima proyek tersebut. Untuk memudahkan pihak kepala
urusan teknologi informasi, maka penulis melakukan penjelasan
terhadap apa itu matriks komunikasi dan tujuan dibuatnya. Selain
itu, penulis juga menerangkan beberapa aktivitas komunikasi di
dalam matriks komunikasi yang merupakan komponen penting
terhadap kegiatan komunikasi proyek. Melalui kegiatan presentasi
tersebut, maka secara garis besar matriks komunikasi sudah sesuai
terhadap kebutuhan manajemen komunikasi yang ada.
Selanjutnya, kepala urusan teknologi informasi PTPN XI
memberikan beberapa masukan, yaitu :
1 Aktivitas komunikasi pengingat jadwal penting tidak perlu
dibuat. Ketika informasi jadwal sudah disampaikan, maka
pengingat dirasa tidak perlu untuk dilaksanakan.
2 Untuk penyampaian informasi permasalahan proyek,
maka perlu ditambahkan media penyampaian secara tatap
muka. Hal ini untuk meminimalisir kesalahpahaman
terhadap informasi permasalahan yang disampaikan.
Berdasarkan hasil tersebut, maka akan dilakukan perubahan
matriks komunikasi sesuai dengan harapan dan permintaan pihak
kepala urusan teknologi informasi PTPN XI.
Untuk check list kedua, yaitu teknologi komunikasi sudah sesuai
dengan kondisi nyata perusahaan, dilakukan dengan memaparkan
teknologi komunikasi yang rencananya akan digunakan untuk
menunjang kegiatan komunikasi pada masing – masing proyek.
Setelah itu, kemudian diminta tanggapannya mengenai kesiapan
pihak PTPN XI untuk menggunakan teknologi komunikasi tersebut
 291

dan kenyamananya. Teknologi komunikasi yang akan divalidasi

yaitu teknologi email, telepon, sms, drive online, dan forum
komunikasi pada media sosial. Secara keseluruhan, kepala urusan
teknologi informasi PTPN XI menyatakan kesiapannya untuk
menggunakan teknologi – teknologi komunikasi tersebut.
Untuk check list ketiga, yaitu standar dokumen formal sudah
sesuai, dilakukan dengan menanyakan dokumen formal apa saja
yang digunakan terkait dengan aktivitas komunikasi. Hasilnya
adalah bahwa PTPN XI sudah memiliki format dokumen untuk
surat – surat resmi perusahaan. Untuk pelaksanaan rapat, PTPN XI
juga sudah memiliki format undangan, tetapi belum memiliki
format resmi untuk agenda rapat dan notulensi rapat. Untuk itu,
penulis akan melakukan kerangka dokumen resmi untuk agenda
rapat dan notulensi rapat dan kemudian memvalidasi kerangka
tersebut sesuai dengan kebutuhan dan kenyamanan pihak PTPN
XI.
Untuk check list keempat, yaitu proses eskalasi sudah sesuai,
dilakukan dengan menunjukan gambar proses eskalasi pada
masing – masing proyek. Setelah gambar proses eskalasi
ditunukan, maka pihak kepala urusan teknologi informasi sudah
menyetujui proses eskalasi yang dibuat. Pihak kepala urusan
teknologi informasi menyatakan bahwa proses eskalasi dilakukan
dengan mengikuti aturan struktur organisasi yang telah dibuat.
Proses eskalasi yang dibuat dalam perencanaan manajemen
komunikasi dilakukan dengan mengikuti aturan struktur organisasi
program implementasi ERP pada PTPN XI. Oleh karena itu, proses
eskalasi dinyatakan sudah sesuai. Selain menunjukan gambar
proses eskalasi, kemudian ditunjukan tabel prioritas permasalahan.
Tabel ini akan menunjukan bagaimana masalah – masalah dengan
prioritas tertentu akan disampaikan kepada pihak yang tepat dan
berwenang. Setelah ditunjukan tabel tersebut, pihak kepala urusan
teknologi informasi memberikan masukan yaitu agar kriteria antar
prioritas dibuat sejelas mungkin sehingga memudahkan pihak
292

pelaksana proyek dalam menentukan prioritas dari suatu informasi

permasalahan tertentu.
Untuk check list kelima, yaitu flowchart komunikasi sudah sesuai,
dilakukan dengan melakukan menunjukan flowchart komunikasi
kepada pihak kepala urusan teknologi informasi. Dari hasil
penunjukan flowchart tersebut, kemudian didapatkan hal yang
harus diperbaiki, yaitu dalam penyampaian informasi yang sifatnya
rahasia. Untuk penyampaian informasi rahasia, persetujuan tidak
harus dilakukan melalui sponsor proyek. Menurut kepala urusan
teknologi informasi, pihak sekper (sekretariat perusahaan) dirasa
sudah cukup untuk melakukan persetujuan pendistribusian
informasi yang sifatnya rahasia. Selain itu, flowchart sudah
dinyatakan sesuai dengan kondisi nyata perusahaan.
Pada validasi kedua, akan dilakukan pengecekan hasil perbaikan
pada validasi pertama dan pengecekan terhadap standar dokumen
komunikasi yang sudah dibuat. Pada pengecekan hasil perbaikan,
akan digunakan lima check list yaitu :
1. Matriks komunikasi sudah sesuai
2. Jenis pelaporan dalam proyek sudah sesuai
3. Flowchart komunikasi sudah sesuai
4. Format deliverables dokumen sudah sesuai
5. Tabel prioritas permasalahan sudah sesuai
Sedangkan untuk pengecekan standar dokumen komunikasi,
dokumen – dokumen yang divalidasi adalah dokumen agenda
rapat, dokumen notulen (meeting of minute), dokumen pelaporan
permasalahan, dokumen laporan status (perkembangan) proyek,
format sms dan email. Kedua pengecekan tersebut dilakukan
dengan narasumber yang sama yaitu kepala urusan teknologi
informasi PTPN XI.
 295

BAB VI
HASIL PEMBAHASAN

Pada bab ini akan dijelaskan hasil akhir dari pembuatan dokumen
perencanaan manajemen komunikasi berdasarkan hasil validasi.
Proses penyusunan perencanaan manajemen komunikasi dilakukan
dengan memperhatikan kondisi nyata di PTPN XI serta masukan
dan pendapat dari kepala urusan teknologi informasi sehingga
dokumen tersebut bisa sesuai dan nyaman untuk digunakan sebagai
petunjuk pelaksanaan komunikasi dalam seluruh proyek.

6.1 Hasil Pembuatan Matriks Komunikasi

Proses penyusunan matriks komunikasi dilakukan sesuai

berdasarkan aktivitas – aktivitas yang akan dilaksanakan dalam
masing – masing proyek dan kesesuaiannya dengan kebutuhan
yang ada di pihak PTPN XI. Aktivitas pada masing – masing
proyek didapat dari berbagai studi literatur. Untuk aktivitas pada
proyek implementasi sistem ERP dan proyek penyediaan data,
digunakan studi literatur yang berasal dari ASAP 8. Untuk aktivitas
pada proyek penyediaan sistem dan infrastruktur digunakan studi
literatur dari dokumen SOP pengadaan. Untuk proyek program
input and report programming, maka studi literatur yang
digunakan adalah Agile SDLC. Sedangkan untuk proyek
pengawasan, aktivitas didapatkan dari dokumen WBS proyek
tersebut.
Setelah didapatkan seluruh aktivitas dari masing – masing proyek,
maka selanjutnya dilakukan pengidentifikasian aktivitas
komunikasi yang mungkin timbul selama kegiatan proyek
berlangsung. Proses pengidentifikasian dilakukan dengan ikut
menyertakan media komunikasi dan pihak – pihak yang terlibat
dalam komunikasi tersebut. Setelah setiap aktivitas komunikasi
296

didapatkan, maka kemudian dilanjutkan dengan pembuatan

matriks komunikasi. Matriks komunikasi didalamnya mencakup
aktivitas komunikasi, tujuan komunikasi, media, frekuensi,
audience, owner, deliverable, dan format. Setelah itu, matriks
komunikasi kemudian dipresentasikan ke pihak kepala urusan
teknologi informasi PTPN XI dan diminta pendapatnya.
Melalui proses validasi kepada pihak PTPN XI, didapatkan
beberapa perubahan yang akan dilakukan terhadap matriks
komunikasi. Pertama yaitu aktivitas komunikasi pengingat jadwal
penting (reminder) dirasa tidak perlu untuk dilaksanakan. Kedua
untuk aktivitas komunikasi pelaporan permasalahan proyek, maka
dirasa perlu untuk menambah media tatap muka. Hal ini didasarkan
kepada terdapat beberapa informasi permasalahan yang harus
dikomunikasikan secara langsung untuk mencegah
kesalahpahaman penafsiran informasi. Berdasarkan masukan
tersebut, pihak penulis telah melakukan perubahan pada matriks
komunikasi. Perubahan tersebut kemudian sudah ditunjukan
kepada kepala urusan teknologi informasi dan menerima
perubahan tersebut. Hasil perubahan matriks komunikasi dapat
dilihat pada dokumen perencanaan manajemen komunikasi.
Matriks komunikasi masing – masing proyek akan tercantum
dalam dokumen perencanaan manajemen komunikasi program
implementasi ERP di PTPN XI.

6.2 Hasil Pengklasifikasian Proyek

Pada penelitian ini akan dilakukan pengelompokan proyek

berdasarkan tingkat kompleksitas dari masing – masing proyek
tersebut. Berdasarkan kepada kerangka dokumen Project
Management Doc, maka faktor – faktor yang akan mempengaruhi
kompleksitas proyek tersebut adalah ukuran proyek, kompleksitas
organisasi, dan jumlah serta lokasi stakeholder [34]. Pada bagian
sebelumnya, telah dilakukan analisis awal dan menetapkan bahwa
proyek implementasi sistem ERP, pengawasan implementasi ERP
, dan ERP Input and Report Programming sebagai proyek yang
 297

kompleks. Sedangkan untuk proyek yang tidak kompleks adalah

proyek penyediaan sistem dan infrastrukutur ERP dan penyediaan
data. Berikut ini adalah hasil jumlah aktivitas proyek, aktivitas
komunikasi, serta stakeholder pada masing – masing proyek.

Tabel 6. 1 – Jumlah Aktivitas dan Stakeholder Proyek

N Proyek Jumlah Jumlah Jumlah

o Aktivitas Komunikasi Stakeholder
1 Proyek implementasi 88 41 20
sistem ERP
2 Proyek penyediaan 21 17 10
sistem dan
infrastrukutur ERP
3 Proyek pengawasan 16 15 19
implementasi ERP
4 ERP input and report 18 24 11
programming
5 Proyek penyediaan 8 11 10
data

Berdasarkan hasil pada tabel diatas, dapat dilihat bahwa dari segi
jumlah aktivitas proyek, maka proyek penyediaan sistem dan
infrastruktur ERP memiliki jumlah aktivitas yang lebih banyak
dibanding proyek yang beberapa dikategorikan kompleks yaitu
proyek pengawasan implementasi ERP dan ERP Input and Report
Programming.
Meskipun memiliki jumlah aktivitas yang lebih banyak, tetapi
proyek penyediaan sistem dan infrastruktur ERP tidak
dikategorikan dalam kelompok kompleks. Hal ini didasarkan
kepada faktor penentuan kompleksitas proyek lebih ditekankan
kepada durasi pelaksanaan proyek tersebut [34]. Proyek
pengawasan implementasi ERP memiliki durasi pengerjaan yang
lebih panjang karena proyek ini akan berlangsung dari tahapan
298

sebelum proyek pengerjaaan implementasi berlangsung dan

sampai proyek implementasi ERP selesai dikerjakan. Untuk
proyek ERP Input and Report Programming, proyek ini dikatakan
memiliki durasi pengerjaaan yang lebih lama meskipun jumlah
aktivitas proyeknya lebih sedikit dibanding proyek pengawasan
implementasi ERP. Hal ini didasarkan kepada metode agile yang
digunakan dalam pengembangan aplikasi yang memungkinkan
terjadinya perulangan aktivitas proyek secara berkali – kali sampai
aplikasi memenuhi seluruh kebutuhan yang telah ditetapkan.
Selain itu, jika ditinjau dari jumlah komunikasi, maka proyek ERP
Input and Report Programming memiliki jumlah yang lebih
banyak.
Proyek penyediaan sistem dan infrastruktur ERP sebaliknya
memiliki durasi pengerjaan yang lumayan singkat meskipun
memiliki aktivitas yang lumayan banyak. Hal ini bisa dilihat pada
daftar aktivitas pengerjaan proyek yang tidak begitu kompleks dan
bisa diselesaikan dalam waktu yang relatif singkat. Selain itu
jumlah barang yang akan diadakan dalam proyek ini ada hanya
berjumlah tiga jenis yaitu lisensi user, server, dan pengadaan
jaringan.
Berdasarkan jumlah stakeholder pada masing – masing proyek,
maka sudah terdapat perbedaan antara proyek yang sebelumnya
ditetapkan sebagai proyek kompleks dengan proyek yang tidak
komples. Proyek yang sebelumnya dikategorikan kompleks
memiliki jumlah stakeholder yang lebih banyak dibanding proyek
yang sebelumnya dikelompokan tidak kompleks.

6.3 Hasil Pemilihan Teknologi Komunikasi

Pemilihan teknologi komunikasi yang akan digunakan dilakukan

dengan cara menyesuaikan kebutuhan teknologi terhadap aktivitas
komunikasi yang akan dilaksanakan serta berdasarkan jumlah
orang yang akan terlibat dalam komunikasi tersebut. Setelah itu
teknologi komunikasi yang dipilih akan disesuaikan dengan
kesiapan dan kemampuan pihak PTPN XI untuk menggunakan
 299

teknologi komunikasi tersebut. Untuk melakukan hal tersebut,

dapat dilakukan dengan melakukan validasi kepada pihak kepala
urusan teknologi informasi PTPN XI. Setelah itu akan didapatkan
hasil apakah pihak PTPN XI sudah siap dan mampu menggunakan
teknologi komunikasi tersebut secara optimal.
Berdasarkan hasil analisa penulis, maka teknologi yang akan
digunakan dalam kegiatan komunikasi pada program implementasi
ERP di PTPN XI adalah email, telepon, sms, drive online, dan
social media. Masing – masing teknologi tersebut digunakan pada
berbagai aktivitas komunikasi. Penggunaan teknologi tersebut
dapat dilihat pada bagian matriks komunikasi. Setelah melalui
proses validasi dengan pihak kepala urusan teknologi informasi,
maka dinyatakan bahwa usulan penggunaan teknologi komunikasi
tersebut dapat diterima. Pihak kepala urusan teknologi informasi
juga menyatakan kesiapan pihak PTPN XI dalam menggunakan
teknologi komunikasi tersebut, dan bahkan mengaku beberapa
teknologi sudah biasa digunakan di lingkungan kerja PTPN XI.
Daftar teknologi yang akan digunakan selama kegiatan komunikasi
di masing – masing proyek bisa dilihat pada dokumen perencanaan
manajemen komunikasi program implementasi ERP di PTPN XI.

6.4 Hasil Pembuatan Standar Dokumentasi Komunikasi

Dalam pembuatan perencanaan manajemen komunkasi, terdapat

salah satu bagian yang harus mendapat disediakan yaitu standar
dokumen komunikasi yang digunakan. Standar ini akan
memudahkan terciptanya proses komunikasi yang terstandarisasi
selama kegiatan komunikasi berlangsung. Setiap aktivitas
komunikasi formal akan dibuat standar dokumentasinya. Standar
dokumentasi yang akan dibuat dalam penelitian ini adalah
dokumen notulensi (minute of meeting), agenda rapat, laporan
permasalahan proyek, laporan perkembangan proyek, dan format
email dan sms.
Proses pembuatan standar dokumentasi komunikasi dilakukan
berdasarkan studi literatur yang ada. Untuk dokumen notulesi
300

(minute of meeting), agenda rapat, , laporan permasalahan proyek,

dan laporan perkembangan proyek dibuat berdasarkan studi
literatur pada kerangka dokumen yang dibuat oleh Project
Management Doc. Project Management Doc menyediakan
kerangka – kerangka dokumen yang diperlukan selama
pelaksanaan proyek yang telah disesuaikan berdasarkan standar
PMBOK 5. Untuk format email dan sms, dilakukan berdasarkan
studi literatur pada pembuatan memo (pesan singkat) berdasarkan
kajian bahasa Indonesia.
Setelah dirancang standar dokumentasi komunikasi yang akan
dilakukan, kemudian dilakukan wawancara dengan pihak kepala
urusan teknologi informasi untuk mengetahui standar dokumen
yang sudah dimiliki pada PTPN XI. Hal ini bertujuan untuk
menyesuaikan standar dokumentasi yang dibuat dengan yang
dimiliki oleh PTPN XI selama ini.
Setelah dilakukan wawancara, ternyata PTPN XI belum memiliki
dokumentasi komunikasi yang terstandar. Lebih lanjut, pihak
kepala urusan teknologi informasi menyatakan persetujuannya
untuk menggunakan dokumen – dokumen yang tertandarisasi
dalam pelaksanaan kegiatan komunikasi formal. Penulis kemudian
menunjukan standar dokumen yang telah dibuat sebelumnya dan
setelah itu meminta persetujuan dari kepala urusan teknologi
informasi. Seluruh standar dokumen tersebut diterima dan disetujui
oleh kepala urusan teknologi informasi sehingga menjadi standar
dokumen yang akan digunakan selama proses kegiatan komunikasi
berlangsung. Standar dokumen tersebut bisa dilihat pada dokumen
perencanaan manajemen komunikasi program implementasi ERP
di PTPN XI.

6.5 Hasil Pembuatan Proses Eskalasi Informasi

Proses eksalasi informasi adalah sebuah proses dimana suatu

informasi permasalahan disampaikan kepada pihak yang berada
pada level diatasnya ketika suatu permasalahan dirasa tidak mampu
diselesaikan oleh level sebelumnya. Selain itu, akan terdapat tabel
 301

prioritas suatu permasalahan untuk mengidentifikasi ke pihak

mana suatu permasalahan akan langsung disampaikan dan batas
waktu penyelesaian permasalahan tersebut.
Pembuatan proses eskalasi informasi dilakukan dengan
menyesuakan struktur organisasi pelaksanaan program
impementasi ERP di PTPN XI dengan pihak – pihak yang akan
terlibat dalam kegiatan masing – masing proyek. Setelah itu dibuat
gambar alur proses eskalasi untuk memudahkan proses
membacanya. Gambar alur eskalasi tersebut kemudian ditunjukan
kepada pihak kepala urusan teknologi informasi untuk diminta
keterangan dan masukannya. Hasilnya adalah alur eskalasi yang
dibuat pada masing – masing proyek sudah sesuai dan sudah
mengikuti struktur organisasi di PTPN XI.
Selain alur proses eskalasi, dibuat juga tabel prioritas informasi
permasalahan dalam proyek. Tabel ini dibuat berdasarkan hasil
analisis tingkat permasalahan yang biasa ditemukan dalam proyek
TI. Tabel tersebut kemudian ditunjukan kepada pihak kepala
urusan teknologi informasi. Hasilnya adalah pihak kepala urusan
teknologi informasi memberikan masukan berupa perbaikan pada
kriteria permasalahan antarprioritas, sehingga lebih mudah
menentukan prioritas permasalahan tersebut. Perbaikan atas
masukan ini sudah dibuat dan disetujui oleh kepala urusan
teknologi informasi PTPN XI. Hasil perbaikan dari tabel prioritas
permasalahan tersebut bisa dilihat pada dokumen perencanaan
manajemen komunikasi program implementasi ERP di PTPN XI.

6.6 Hasil Pembuatan Flowchart Komunikasi

Salah satu komponen yang akan terdapat dalam perencanaan

manajemen komunikasi adalah flowchart komunikasi. Flowchart
komunikasi akan menjelaskan bagaimana suatu kegiatan
komunikasi akan dilaksanakan secara umum. Flowchart ini dibuat
dalam bentuk gambar yang mudah dipahami oleh banyak orang.
Pembuatan flowchart komunikasi didasarkan kepada analisa
302

kemungkinan aktivitas komunikasi yang mungkin terjadi selama

kegiatan proyek berlangsung.
Gambar flowchart komunikasi kemudian selanjutnya ditunjukan
kepada pihak kepala urusan teknologi informasi. Selanjutnya pihak
kepala urusan teknologi informasi memberikan masukan berupa
prosedur pendistribusian informasi yang sifatnya rahasia bagi
perusahaan. Dalam hal ini untuk informasi yang sifatnya rahasia,
maka diperlukan persetujuan dari sekretariat perusahaan.
Berdasarkan hasil ini, maka dilakukan perbaikan pada flowchart
komunikasi yang telah dibuat. Perbaikan flowchart kemudian
ditunjukan ulang kepada pihak kepala urusan teknologi informasi
dan kemudan menerima perbaikan yang telah dikerjakan. Hasil
flowchart komunikasi yang telah diperbaiki dapat dilihat pada
dokumen perencanaan manajemen komunikasi program
implementasi ERP di PTPN XI.
 305

BAB VII
KESIMPULAN DAN SARAN

7.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari tugas akhir yang dikerjakan oleh penulis

disini, didapatkan kesimpulan yang juga ditarik berdasar dari
tujuan awal pengerjaan tugas akhir ini sebagai berikut :
1. Dokumen perencanaan manajemen komunikasi pada
masing – masing proyek pada program implementasi ERP
di PTPN XI telah selesai dibuat berdasarkan kesesuaian
aktivitas proyek dan kebutuhan stakeholder. Pada
pembuatan dokumen perencanaan manajemen
komunikasi, akan dibedakan kontennya berdasarkan
kompleksitas proyek tersebut. Konten yang terkandung
dalam proyek tidak kompleks adalah pendekatan
manajemen komunikasi, kebutuhan komunikasi
stakeholder, daftar stakeholder, peran dan tanggung jawab,
metode komunikasi dan teknologi, matriks komunikasi,
petunjuk di dalam mengadakan rapat, dan standarisasi dari
komunikasi. Sedangkan konten yang dikandung dalam
proyek kompleks adalah mencakup keseluruhan konten
proyek tidak kompleks dan ditambah juga dengan konten
batasan di dalam komunikasi, diagram flowchart dari
komunikasi, proses eskalasi komunikasi, daftar istilah, dan
persetujuan dari sponsor proyek.
2. Kerangka dokumen yang akan digunakan selama kegiatan
komunikasi proyek berlangsung telah selesai dibuat sesuai
dengan standar dan kebutuhan pada masing – masing
aktivitas komunikasi. Kerangka – kerangka dokumen yang
dihasilkan adalah kerangka dokumen agenda rapat, minute
306

of meeting, pelaporan permasalahan, pelaporan status

proyek, dan format pengiriman sms serta email.

7.2 Saran

Saran yang dihasilkan dari penarikan kesimpulan dan batasan

masalah dari pengerjaan tugas akhir ini sebagai berikut:
1. Akan lebih baik jika seluruh pihak stakeholder proyek
diwawancarai dan diminta persetujuannya atas media
komunikasi yang akan digunakan.
2. Akan lebih baik jika dokumen perencanaan komunikasi
juga mencakup aktivitas komunikasi internal di pihak
vendor.
LAMPIRAN

1. Validasi Perencanaan Manajemen Komunikasi Pertama ke

PTPN XI

E-1
2

2. Validasi Kerangka Dokumen Komunikasi

E-2
3. Validasi Perencanaan Manajemen Komunikasi Kedua
ke PTPN XI

E-3
 307

DAFTAR PUSTAKA

[1] Z. J. H. Tarigan, S. I. Tjipto, S. Yunita dan I. J. Gosal,

“ANALISA IMPLEMENTASI ENTERPRISE
RESOURCE PLANNING PADA PERUSAHAAN,”
Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV, August
2006.
[2] E. Kurniawati dan F. R. E. Permadi, “PENERAPAM
ENTERPIRSE RESOURCE PLANNING SYSTEM
PADA PT GARUDA INDONESIA (PERSERO),”
Jurnal Manajemen Keuangan, vol. IX, September
2011.
[3] A. Kalimasada, I. Pangabean dan Y. R. Hutagaol,
“ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI SAP
MODUL SALES DISTRIBUTION DI PT. BLUE
BIRD GROUP,” 2008.
[4] 2015. [Online]. Available:
[Link]
ata/Net_Income. [Diakses 15 June 2015].
[5] K. C. Laudon dan J. P. Laudon, “Managing the Digital
Firm,” Management Information Systems, 2005.
[6] S. Lin dan C. Nordman, 2013. [Online]. Available:
[Link]
[Link]/services/multimedia/Enterprise_Resour
ce_Planning_exec_report.pdf. [Diakses 19 August
2015].
[7] D. M. L. TORUAN, “KESUKSESAN DAN
KEGAGALAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE
RESOURCE PLANNING (ERP) DAN CONTOH
STUDI KASUS PT SEMEN GRESIK & FOX
MEYER,” 2013.
 308

[8] C. Y. TJAHJADI, “IDENTIFIKASI FAKTOR

KESUKSESAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP DI
INDONESIA: STUDI KASUS MULTI-SITE,” 2008.
[9] P. C. Solutions, “2014 ERP REPORT,” 2014. [Online].
Available: [Link]
[Link]/resource-center/2014-erp-report/.
[Diakses 19 August 2015].
[10] K. Agarwala, 2014. [Online]. Available:
[Link]
projects-fail-often/. [Diakses 8 August 2015].
[11] PMI, A Guide to The Project Management Body of
Knowledge (PMBOK Guide) 5th Edition, Newtown
Square, Pennsylvania: Project Management Institute,
Inc., 2013.
[12] PMI, 2013. [Online]. Available:
[Link]
Solutions/The-High-Cost-Low-Performance-The-
[Link]. [Diakses 16
June 2015].
[13] F. Nah, J. L. Lau dan J. Kuang, “Critical factors of
successful implementation of enterprise systems,”
Business Process Management Journal, vol. VII, no.
3, 2001.
[14] B. Zulch, “Leadership Communication in Project
Management,” Procedia - Social and Behavioral
Sciences, 2014.
[15] J. McKay, P. Marshall dan N. Grainger, “Rethinking
Communication in IT Project Management”.
[16] B. Zulch, “Communication: The foundation of project
management,” 2014.
[17] J. Koivula, “4.1.4 Succeeding in Project Communication -
Effective Tools for the Purposes of Change
 309

Management Case Company: VR Ltd. - Passenger

Services,” December 2009.
[18] J. A. O'Brien, “Introduction to Information System, 12th
Edition.,” New York, McGraw Hill Companies Inc.,
2005.
[19] F. F.-H. Nah, X. Tan dan S. H. Teh, “An empirical
investigation on end-users' acceptance of enterprise
systems,” Information Resources Management
Journal, vol. XVII, no. 3, 2004.
[20] H. Bidgoli, The Internet Encyclopedia, Hoboken, New
Jersey: John Wiley & Sons, Inc., 2004.
[21] M. Khosrow-Pour, “Emerging Trends and Challenges in
Information Technology Management,” 2006.
[22] S. Wibisono, “Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi
Sistem Informasi Terintegrasi,” Jurnal Teknologi
Informasi DINAMIK, vol. X, September 2005.
[23] D. P. Sharma, A. K. Sharma dan N. S. Shekhawat, “The
Best Performance Practices in Project Management of
SAP ERP Accomplishment,” International Journal of
Information and Electronics Engineering, vol. II,
September 2012.
[24] A. Holil, “Proyek - proyek tahap implementasi ERP,” 2015.
[25] W. P. dan B. A., “Findings from the Gartner Survey on SAP
Enterprise Support,” 2008.
[26] 2015. [Online]. Available:
[Link]
[Link]-s-4hana-frequently-asked-
[Link]. [Diakses 13 August
2015].
[27] F. Wagner dan K. Mathaess, “The Road to SAP
S/4HANA,” July 2015.
[28] A. Azadeh, M. Afshari-Mofrad dan M. Khalojini, “The
Role of Organizational Infrastructure in Successful
 310

ERP Implementation: An Empirical Study by

Hierarchical Regression and PCA,” Int. J. Business
Information Systems, vol. X, 2012.
[29] S. Afaneh, I. AlHadid dan H. AlMalahmeh,
“RELATIONSHIP BETWEEN
ORGANIZATIONAL FACTORS,
TECHNOLOGICAL FACTORS AND
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEM
IMPLEMENTATION,” International Journal of
Managing Information Technology (IJMIT), vol. VII,
February 2015.
[30] G. Anderson, Sams Teach Yourself SAP in 24 Hours, 4th
penyunt., Sams Publishing, 2011.
[31] T. R. SYAHREZAL, “PENENTUAN MODEL
MANAJEMEN PROYEK: Pendekatan Studi Kasus
(PT Bakrie Telecom, tbk.),” 2008.
[32] F. Kusumawardani, “Analisis Project Cost Variance di
Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik Pada Industri
Minyak dan Gas Bumi,” 2009.
[33] H. Kerzner, Project management : A system approach to
planning, scheduling, and controlling, 9th penyunt.,
New Jersey: John Wiley & Sons, Inc, 2006.
[34] T. Galati, “Email Composition and Communication
(EmC2) Practical Communication, Inc.,” 2001.
[Online]. Available: [Link]. [Diakses 19
January 2016].
[35] [Online]. Available:
[Link]
unications-management-plan-a-step-by-step-
[Link]. [Diakses 3 August 2015].
[36] Yunizar, “APLIKASI E-COMMERCE
AROMATHERAPY BERBASIS CONTENT
 311

MANAGEMENT SYSTEM (Studi Kasus : [Link]

Collection),” July 2011.
[37] R. B. Rismawan, “SYSTEM DEVELOPMENT LIFE
CYCLE (SDLC),” 2014.
[38] A. H. Mohammad, T. Alwada’n dan J. Ababneh, “Agile
Software Methodologies: Strength and Weakness,”
International Journal of Engineering Science and
Technology (IJEST) , vol. V, March 2013.
[39] T. Dyba, “Empirical studies of agile software development:
A systematic review,” Information and Software
Technology, vol. 50, August 2008.
[40] P. Vassiliadis dan A. Simitsis, “EXTRACTION,
TRANSFORMATION, AND LOADING,” 2009.
[41] Yustinah dan A. Iskak, Bahasa Indonesia Tataran Madia
untuk SMK dan MAK Kelas XI, Erlangga, 2008.
 313

BIODATA PENULIS

Penulis lahir di Medan pada tanggal 7

Maret 1994 ini merupakan anak
pertama dari dua bersaudara. Penulis
menempuh pendidikan formal di SD
Katolik Assisi Medan, SMP Katolik
Santo Yosef Medan, dan SMA
Methodist 2 Medan. Setelah selesai
menempuh pendidikan SMA, penulis
melanjutkan pendidikan di Jurusan
Sistem Informasi FTIf-ITS dan
menjadi mahasiswa Sistem Informasi
tahun angkatan 2012. Selama
menempuh pendidikan kuliah, penulis
aktif dalam berorganisasi, dibuktikan dengan menjadi staf Divisi
Pengembangan Kompetensi Mahasiswa, Persekutuan Mahasiswa
Kristen. Penulis juga aktif dalam bidang kerohanian dan mentoring
yang dibuktikan dengan menjadi anggota Pemimpin Kelompok
Kecil PMK ITS 2014. Pada semester tujuh perkuliahan, penulis
mulai mengerjakan Tugas Akhir di Laboratorium Manajemen
Sistem Informasi, di bawah bimbingan Ibu Feby Artwodini,
[Link]., M.T., dan Ibu Eko Wahyu Tyas D., [Link], MBA.
Penulis mengambil topik mengenai manajemen komunikasi
proyek teknologi informasi. Semoga penulisan Tugas Akhir ini
mampu memberikan kontribusi positif bagi semua pihak terkait.