PENGADILAN AGAMA SURABAYA

Jl. Ketintang Madya VI/3 Telp. (031) 8292146/Fax. (031) 8293341

SURABAYA 60232

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN

KODE DOKUMEN : PM/AM/02

TGL. 04 September
:
PEMBUATAN 2017
TGL. REVISI : 10 Agustus 2018
TGL. EFEKTIF : 10 Agustus 2018

Dibuat Oleh, Disetujui Oleh,

Drs. H. Imam Farok, [Link] Drs. H. Samarul Falah, M.H.

NIP. 19681120 199403 1 004 NIP. 19650420 199303 1 002
Ketua TPM Ketua Pengadilan Agama
Surabaya

DOKUMEN MASTER : 
DOKUMEN TERKENDALI : NO. SALINAN : __ __ __
DOKUMEN TIDAK
:
TERKENDALI
DOKUMEN KADALUARSA :
Dokumen ini adalah milik PENGADILAN AGAMA SURABAYA
Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apapun
tanpa seijin PENGADILAN AGAMA SURABAYA
 PENGADILAN AGAMA SURABAYA
Jl. Ketintang Madya VI/3 Telp. (031) 8292146/Fax. (031) 8293341
SURABAYA 60232

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk menjamin bahwa semua Dokumen Sistem Mutu Akreditasi
digunakan dan dikendalikan secara efektif.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan dalam menerbitkan, mengesahkan, mendistribusikan, mengendalikan,
mengubah, dan memusnahkan dokumen sistem mutu akreditasi.

3. REFERENSI
3.1. ISO 9001:2015 klausul 7.5.
3.2. Standar SAPM Buku I Standar 1.5 PP 2.

4. DEFINISI
Dokumen Terkendali : Salinan dokumen yang distribusinya dikendalikan oleh
Sekretaris SAPM, artinya dokumen tersebut harus
diupdate jika ada perubahan/revisi.
Dokumen Tidak Terkendali : Salinan dokumen yang distribusinya tidak dikendalikan
oleh Sekretaris SAPM, artinya jika ada perubahan/revisi
atas dokumen tersebut, Sekretaris SAPM tidak
mengeluarkan salinan terbaru.
Dokumen Kadaluarsa : Dokumen yang ditarik dari peredaranya dikarenakan
mengalami perubahan/revisi.
 PENGADILAN AGAMA SURABAYA
Jl. Ketintang Madya VI / 3 Telp./Fax. (031) 8292146 / 8293341
SURABAYA 60232

PM PENGENDALIAN DOKUMEN
Kode Dokumen Tgl. Pembuatan Tgl. Revisi Tgl. Efektif
PM/AM/02 04/09/2017 10/08/2018 10/08/2018

5. URAIAN PROSEDUR
5.1. Identifikasi Dokumen Sistem Mutu Akreditasi
5.1.1. Dokumen sistem mutu akreditasi yang diterapkan di Pengadilan Agama Surabaya
memiliki hirarki sebagai berikut :
§ Level 1 = Manual Mutu
§ Level 2 = PM (Prosedur Mutu) dan/atau SOP (Standar Operasional Prosedur)
§ Level 3 = Petunjuk Teknis/Instruksi Kerja
§ Level 4 = Dokumen Pendukung lain (formulir atau Instrumen)
5.1.2. Dokumen sistem mutu akreditasi (Manual Mutu, Prosedur mutu dan/atau Standar
operasional prosedur, petunjuk teknis/instruksi kerja) yang diterbitkan harus
memuat sedikitnya: judul, kode dokumen, tanggal pembuatan, tanggal revisi dan
tanggal efektif dan kolom pengesahan. Untuk formulir/instrumen tidak diperlukan
sampai dengan kolom pengesahan,
5.1.3. Dokumen sistem mutu akreditasi yang dijadikan acuan dalam melaksanakan
pekerjaan dan didistribusikan kepada pihak terkait adalah sesuai dengan daftar
induk dan distribusi dokumen terkendali yang diidentifikasi dengan tanda (√) di
kolom “DOKUMEN TERKENDALI, NO SALINAN: ____”. Dokumen Sistem
Mutu Akreditasi yang asli diberi dengan tanda (√) di kolom “DOKUMEN
MASTER” pada halaman cover dokumen, dan disimpan oleh Sekretaris SAPM.

5.2. Penomoran dan Pengesahan Dokumen Sistem Mutu Akreditasi

5.2.1. Dokumen sistem mutu akreditasi yang diterbitkan diberi kode dan nomor sesuai
dengan Tabel Kode Dokumen dan Tabel Sistem Penomoran Dokumen.

TABEL KODE DOKUMEN

KETERANGAN KODE

Manual Mutu MM
Standar Operasional Prosedur SOP
Prosedur Mutu PM

Petunjuk Teknis/Instruksi Kerja PT

Hal. 2 dari 7
 PENGADILAN AGAMA SURABAYA
Jl. Ketintang Madya VI / 3 Telp./Fax. (031) 8292146 / 8293341
SURABAYA 60232

PM PENGENDALIAN DOKUMEN
Kode Dokumen Tgl. Pembuatan Tgl. Revisi Tgl. Efektif
PM/AM/02 04/09/2017 10/08/2018 10/08/2018

KETERANGAN KODE

Formulir/Instrumen FM

Jobdescription JDS

PJ. Adm Manajemen AM

PJ. Adm Kesekretariatan & Sarana dan
AS
Prasarana
PJ. Adm Kepaniteraan AP

PJ. Adm Program Prioritas APP

TABEL SISTEM PENOMORAN DOKUMEN

JENIS KODE
KETERANGAN CONTOH KODE
DOKUMEN PENOMORAN
Manual Mutu MM MM : Manual Mutu MM

Standar SOP : Standar Operasional Prosedur

Operasonal SOP/XX/YY XX : Kode Bagian SOP/AS/01
Prosedur YY : No. Urut SOP
PM : Prosedur Mutu
Prosedur Mutu PM/XX/YY XX : Kode Bagian PM/AM/01
YY : No. Urut PM
PT : Petunjuk Teknis
XX : Kode Bagian
Petunjuk Teknis PT/XX/YY/ZZ PT/AM/01/01
YY : No. Urut SOP/PM
ZZ : No. Urut PT
FM : Formulir/Instrumen
Formulir/Instru XX : Kode/Nama Bagian
FM/XX/YY/ZZ FM/AM/01/01
men YY : No. Urut SOP/PM
ZZ : No. Urut Formulir/Instrumen

5.2.2. Dokumen sistem mutu akreditasi yang diterbitkan, kecuali formulir, harus
mendapatkan pengesahan dari pihak yang berwenang mengesahkan sesuai dengan
Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen.

Hal. 3 dari 7
 PENGADILAN AGAMA SURABAYA
Jl. Ketintang Madya VI / 3 Telp./Fax. (031) 8292146 / 8293341
SURABAYA 60232

PM PENGENDALIAN DOKUMEN
Kode Dokumen Tgl. Pembuatan Tgl. Revisi Tgl. Efektif
PM/AM/02 04/09/2017 10/08/2018 10/08/2018

TABEL KEWENANGAN PENGESAHAN DOKUMEN

Jenis Dokumen Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Manual Mutu PJ. Adm Manajemen Ketua SAPM Ketau PA/MS
SOP Kepaniteraan, SOP
Kesekretariatan dan SOP - - Ketua PA/MS
Program Prioritas
PM Administrasi
PJ. Adm Manajemen Ketua SAPM Ketua PA/MS
Manajemen
Petunjuk teknis/Instruksi
PJ masing-masing Ketua SAPM Ketua PA/MS
Kerja
Jobdescription - - Ketua PA/MS

5.3. Pendistribusian Dokumen

5.3.1. Dokumen sistem mutu akreditasi yang akan didistribusikan diberi tanda (√) di
kolom “DOKUMEN TERKENDALI” serta diberi nomer pemegang dokumen
pada cover dokumen di kolom NO SALINAN: ____, sesuai dengan Daftar
Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali (FM/AM/02/01).
5.3.2. Dokumen sistem mutu akreditasi yang terkendali didistribusikan kepada
pihak/bagian yang berkepentingan dengan dokumen, dengan menyertakan Daftar
Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali (FM/AM/02/01) sebagai bukti
penerimaan dan/atau penarikan.
5.3.3. Dokumen sistem mutu akreditasi yang diberikan kepada pihak lain yang
berkepentingan di luar Pengadilan Agama Surabaya diberi tanda (√) di kolom
“DOKUMEN TIDAK TERKENDALI”. Distribusi Dokumen Tidak Terkendali
dicatat dalam Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali (FM/AM/02/02).
Penerima mengisi surat pernyataan tidak akan menggandakan dokumen dengan
menggunakan Surat Pernyataan Penerimaan Dokumen (FM/AM/02/08).
5.3.4. Seketarias SAPM bertanggung jawab atas penerbitan dan pengendalian dokumen
sistem mutu akreditasi.

5.4. Dokumen Terkendali

Hal. 4 dari 7
 PENGADILAN AGAMA SURABAYA
Jl. Ketintang Madya VI / 3 Telp./Fax. (031) 8292146 / 8293341
SURABAYA 60232

PM PENGENDALIAN DOKUMEN
Kode Dokumen Tgl. Pembuatan Tgl. Revisi Tgl. Efektif
PM/AM/02 04/09/2017 10/08/2018 10/08/2018

Dokumen Sistem Mutu Akreditasi yang sifatnya internal dan terkendali, diarsip dalam
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali (FM/AM/02/01). Seluruh Surat
Keputusan (SK) yang diterbitkan didaftarkan dalam Daftar Induk SK (FM/AM/02/03).
Sedangkan seluruh formulir yang dimiliki didaftar dalam Daftar Induk Formulir
(FM/AM/02/04).

5.5. Dokumen Acuan

5.5.1. Dokumen dari luar yang digunakan sebagai dokumen acuan dalam pekerjaan,
disimpan dan dikendalikan oleh masing-masing bagian terkait. Misalnya
Undang-Undang, Keputusan Ketua Mahkamah Agung, dan sebagainya.
5.5.2. Dokumen acuan tersebut didata dalam Daftar Induk Dokumen Acuan
(FM/AM/02/05), dikendalikan oleh Sekretaris SAPM.
5.6. Tinjauan dan Revisi Dokumen
5.6.1. Seluruh dokumen sistem mutu akreditasi yang terkendali dan digunakan dalam
proses kerja harus update/mutakhir (terkini). Tinjauan terhadap dokumen
dilakukan minimum sekali dalam setahun, atau sesuai kebutuhan untuk direvisi.
5.6.2. Apabila berdasarkan hasil tinjauan ternyata diperlukan revisi, maka pembuat
dokumen akan melakukan revisi dan menyerahkan draft dokumen revisi kepada
Sekretaris SAPM untuk diterbitkan dokumen pengganti sesuai ketentuan.
5.6.3. Perubahan/revisi dokumen sistem mutu akreditasi dilakukan atas dasar hasil Rapat
Tinjauan Manajemen, hasil monitoring/review dokumen, hasil penilaian audit
Badan Sertifikasi Manajemen Mutu, maupun adanya ketentuan lain yang
mengharuskan perubahan dengan mengisi Permintaan Penambahan-Perubahan
Dokumen (FM/AM/02/06).
5.6.4. Jika Usulan revisi/perubahan terhadap isi dokumen sistem mutu akreditasi
mempengaruhi bagian lain, harus dilakukan koordinasi dengan bagian yang terkait
sebelum dokumen disahkan.
5.6.5. Ketua SAPM mendiskusikan usulan perubahan dengan masing-masing
Penanggungjawab (PJ) terkait. Perubahan yang bersifat redaksional atau tidak
mengubah isi tidak perlu dilakukan revisi.

Hal. 5 dari 7
 PENGADILAN AGAMA SURABAYA
Jl. Ketintang Madya VI / 3 Telp./Fax. (031) 8292146 / 8293341
SURABAYA 60232

PM PENGENDALIAN DOKUMEN
Kode Dokumen Tgl. Pembuatan Tgl. Revisi Tgl. Efektif
PM/AM/02 04/09/2017 10/08/2018 10/08/2018

Revisi/perubahan dicatat oleh Sekretaris SAPM dalam Riwayat Perubahan

Dokumen (FM/AM/02/07).
5.6.6. Dokumen yang direvisi disahkan kembali oleh pejabat yang berwenang sesuai
dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen, diberi nomor revisi baru dan
tanggal terbit baru oleh Sekretaris SAPM.
5.6.7. Dokumen yang telah direvisi didistribusikan ke bagian terkait oleh Sekretaris
SAPM dengan menyertakan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali
(FM/AM/02/01) yang telah direvisi, dan dokumen lama/kadaluarsa ditarik dari
pemegangnya.

5.7. Dokumen Kadaluarsa

5.7.1. Apabila dokumen revisi telah diberlakukan, dokumen yang kadaluarsa harus
ditarik dari peredaran (pemegangnya) dan dinyatakan tidak berlaku.
5.7.2. Penarikan dan pengawasan dokumen kadaluarsa dilakukan oleh Sekretaris SAPM.
5.7.3. Dokumen kadaluarsa (asli/induk/master) diberi tanda dengan tanda (√) di kolom
“DOKUMEN KADALUARSA” dan disimpan oleh Sekretaris SAPM sebagai
arsip, sedangkan dokumen kadaluarsa lain (copy) akan dimusnahkan.

5.8. Penyimpanan Dokumen Sistem Mutu Akreditasi

5.8.1. Dokumen master (asli) sistem mutu akreditasi, baik hardcopy maupun
softcopy/media elektronik disimpan dan dipelihara oleh Sekretaris SAPM.
Dokumen Sistem Mutu Akreditasi (salinan) yang digunakan sebagai
acuan/pedoman kerja disimpan di masing-masing bagian terkait.
5.8.2. Selama penyimpanan, Sekretaris SAPM memastikan seluruh dokumen aman,
termasuk yang ada dalam media elektronik (komputer).

6. LAMPIRAN
6.1. Daftar Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali (FM/AM/02/01)
6.2. Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali (FM/AM/02/02)
6.3. Daftar Induk SK (FM/AM/02/03)
6.4. Daftar Induk Formulir (FM/AM/02/04)

Hal. 6 dari 7
 PENGADILAN AGAMA SURABAYA
Jl. Ketintang Madya VI / 3 Telp./Fax. (031) 8292146 / 8293341
SURABAYA 60232

PM PENGENDALIAN DOKUMEN
Kode Dokumen Tgl. Pembuatan Tgl. Revisi Tgl. Efektif
PM/AM/02 04/09/2017 10/08/2018 10/08/2018

6.5. Daftar Induk Dokumen Acuan (FM/AM/02/05)

6.6. Permintaan Penambahan/Perubahan Dokumen (FM/AM/02/06)
6.7. Riwayat Perubahan Dokumen (FM/AM/02/07)
6.8. Surat Pernyataan Penerimaan Dokumen (FM/AM/02/08)

Hal. 7 dari 7