Sertifikasi BNSP
Staf Sumber Daya Manusia (Human Capital Staff)
Unit Kompetensi & Portofolio
No Kode Unit Judul Unit Kompetensi Kriteria Unjuk Kerja
1 M.70SDM01.010.2 Menyusun Uraian Jabatan ▪ Pernah menjadi Tim penyusun uraian jabatan, dan/atau
▪ Menetapkan Dokumen Uraian Jabatan di perusahaan/Instansi Anda
2 M.70SDM01.058.2 Melakukan Administrasi Jaminan Sosial ▪ Pernah melakukan pendaftaran Program jaminan social
▪ Pernah menjadi pelaksana administrasi kepesertaan jaminansosial;
▪ Dokumen Pekerjaan hasil melaksanakan Administrasi Jaminan Sosial
3 M.70SDM01.057.2 Melakukan Administrasi Pengupahan ▪ Mempunyai dan pernah mengkompilasi ketentuan danprosedur
administrasi pengupahan
▪ Pernah menghitung upah pekerja
▪ Dokumen pelaksanaan pembayaran upah pekerja
4 M.70SDM01.059.2 Melakukan Administrasi Penerapan ▪ Pernah bertugas di bagian administrasi penerapan kebijakanMSDM
KebijakanMSDM ▪ Dokumen pelaksanaan administrasi penerapan kebijakan MSDM
5 M. 70SDM01.013.2 Menyusun Standar Operasional Prosedur ▪ Menganalisa faktor-faktor penyusunan SOP
(SOP) MSDM ▪ Malakukan penyusunan SOP
6 M. 70SDM01.044.2 Membangun Komunikasi Organisasi yang ▪ Mengkompilasi ketentuan administrasi penerapan kebijakan MSDM
Efektif
7 M. 70SDM01.044.2 Menyiapkan Data Penyusunan Anggaran ▪ Contoh Rencana Anggaran Tahunan SDM
Tahunan SDM ▪ Melaksanakan administrasi penerapan kebijakan MSDM
Job Analysis
(Analisis Jabatan)
by Farah Almas Riyanthi, S. Psi
Learning Points
What’s we learn today
01
Mind Map Organization
02
Structure, Hierarchy, Span of Control Organization
03
Job Analysis & Function
04
Step of Job Analysis
05
Aspect of Job Analysis
Mind Map Organization
Proses Job Analysis
Visi, Misi & Value
Struktur Organization
Outputs Job Description
& Job Specification
Structure Organization
Adalah bagan yang menggambarkan konfigurasi dari posisi,
tugas pekerjaan, kewenangan, garis otoritas, dan hubungan
kerja terhadap orang-orang di dalam organisasi.
Visi & Misi Organisasi
▪ Tujuan organisasi dinyatakan dalam VISI & MISI ORGANISASI
▪ Untuk mencapai tujuan, organisasi memerlukan STRATEGI
Strategi Organisasi
▪ Strategi Organisasi akan menentukan bentuk STRUKTUR
ORGANISASI sebagai instrumen untuk mengeksekusi strategi
Struktur Organisasi
▪ JOB / PEKERJAAN adalah “Building Block” organisasi. Secara
kumulatif akan menentukan struktur organisasi dalam mencapai
Job / Pekerjaan tujuan.
Hierarchy Organization
Penggolongan level jabatan (pangkat) yang menunjukkan tinggi / rendahnya tanggung jawab dan wewenang. Semakin tinggi hirarki organisasi
mengakibatkan semakin lambat pengambilan keputusan serta mengakibatkan ketidakjelasan perbedaan tanggung jawab antar level jabatan.
1. Hirarki Struktural / Managerial (Lini)
Adalah hirarki dimana kontribusi dan keberhasilan kinerjanya ditentukan oleh kinerja orang lain (tim & rekan kerja). Proses kepemimpinan sangat
menentukan keberhasilan unit kerjanya. Hirarki manajerial (lini) terdiri dari Top Management, Middle Management dan First Line Management.
2. Hirarki Fungsional / Spesialist (Non-Lini)
Adalah hirarki dimana kontribusi dan keberhasilan kinerjanya ditentukan oleh keahliannya sendiri. Posisi ini diisi oleh level staf dan spesialis. Jalur
karir non-lini lebih ditekankan pada kedalaman kompetensi teknis seseorang dalam bidang tertentu. Posisi ini biasanya dinamakan dengan Analyst,
Engineer, Specialist, Advisor, dan sejenisnya.
Level
Hirarki Nama Jabatan
Top Management –
Bertanggung jawab memformulasikan 7 Business Unit Head
strategi bisnis / fungsi serta
memformulasikan kebijakan sebagai 6 Deputy General Manager
arahan mencapai sasaran organisasi.
Sub Division
Sr.
Middle Management –
5 Head Advisor
Engineer
Bertanggung jawab dalam fungsi
taktis/PDCA secara keseluruhan di unit Engineer
kerjanya
Subject Matter
4 Dept Head
Expert
First Line Management – Jr. Engineer
Bertanggung jawab dalam fungsi 3 Section Head Specialist
pengarahan dan pengawasan terhadap
kegiatan rutin untuk mencapai standard 2 Staff/Oficer Ilustrasi Hierarki
kerja yang ditetapkan Fungsuinal
Struktural Fungsional (Non Lini)
Span of Control Organization
Jumlah posisi atau karyawan yang dapat dikelola/disupervisi secara efektif dan efisien
oleh seorang manajer/atasan. Span of control tinggi disarankan memiliki anak buah
lebih sedikit dibandingkan dengan span of control yang lebih rendah. Pembuatan
struktur organisasi perlu mempertimbangkan span of control masing- masing atasan
sehingga fungsi supervisi berjalan efektif dan efisien. Kedalaman span of control
dipengaruhi oleh hal sebagai berikut:
✓ Skill dan kemampuan manager
✓ Karakter karyawan
✓ Karakteristik pekerjaan
✓ Kemiripan pekerjaan
✓ Kompleksitas pekerjaan
✓ Kedekatan secara fisik dengan anak buah
✓ Standardisasi pekerjaan
✓ Kerumitan sistem informasi organisasi
✓ Kekuatan budaya organisasi
✓ Gaya kepemimpinan manager
Job Analysis & Function
Proses memahami tujuan keberadaan suatu jabatan di dalam organisasi (Hay’s Cons).
ATASAN
JOB
DESCRIPTION
Observasi Salary Survey
METODHE
Desain
Organisasi Rencana
Kuesioner Suksesi
HRD-OD PEMEGANG JABATAN Analisa
Jabatan
Wawancara Rekrutmen &
Standard Kinerja
training
Prinsip Analisa Jabatan
Evaluasi
a. Analisa jabatan bukan analisa personal Jabatan
b. Analisa jabatan bukan penilaian kinerja
c. Hasil akhir analisa jabatan adalah Job Description Fungsi Analisa Jabatan
d. Analisa jabatan dilakukan secara hirarki dari level tertinggi s.d terendah untuk
mendiagnosa keberadaan tugas yang overlap dalam satu departemen
Tujuan Jabatan harus mampu Format Penulisan Tujuan Jabatan & Tanggung Jawab
menjawab: Utama:
a. Target apa yang dituju jabatan ini? How + What + Why. Prinsip Tanggung Jawab Utama:
b. Kontribusi unik apa yang dihasilkan a. Fokus pada hasil, bukan aktivitas
jabatan ini? b. Satu kalimat menghasilkan satu output
c. Apa yang terjadi bila tidak ada jabatan ini? c. Sifat pekerjaan spesifik
17
PERHATIKAN :
Semua fakta dan informasi yang dikumpulkan melalui proses
analisa jabatan hanyalah terkait dengan “pekerjaan /
jabatan” BUKAN mengenai orang / karyawan yang
mengerjakan
Step of Job Analysis
01 Tetapkan TUJUAN Job Analysis
Kumpulkan Informasi tentang Visi Misi, Struktur
02 Organisasi, bisnis proses, SOP
03 Tetapkan BIDANG yang di-Analisis
04 Tetapkan Metode yang akan Digunakan
05 Implementasi analisis jabatan
06 Evaluation Implementation
Implementasi
Analisis
Jabatan
Pengumpulan Data
(Observasi/ Validasi Data
Wawancara/ (Final Jobdesc & Jobspec)
Kuesioner)
Analisis Data
Identifikasi Posisi (Draft Jobdesc & Jobspec) Sosialisasi
(Struktur)
01 02 03 04 05
JOB DESCRIPTION
(URAIAN JABATAN)
Job Description merupakan pernyataan yang berisi
Output
beberapa hal terkait dengan pekerjaan yang
diturunkan melalui proses analisa pekerjaan (job
analysis)
Job JOB SPECIFIATION
Analysis (KUALIFIKASI JABATAN)
Job Spesification merupakan kriteria yang berisi
minimal persyaratan/ kualifikasi agar mampu
menjalankan pekerjaan dengan baik
JOB DESCRIPTION
(URAIAN JABATAN)
• Struktur (1 layer atas dan bawah dari jabatan)
• Ikhatisar Jabatan
Dimensi • Tugas & Tanggung jawab
• KPI / Target / Outputs
• Wewenang
Job
• Interaksi / Hubungan Jabatan
Analysis
JOB SPECIFIATION
(KUALIFIKASI JABATAN)
• Syarat Pendidikan
• Syarat Pengalaman
• Syarat Keterampilan / Skill
• Syarat Demografi (Usia, Jenis Kelamin)
• Syarat Kompetenisi
Penulisan Uraian Pekerjaan
Identitas Jabatan
Merupakan bagian isi Job Description yang menggambarkan informasi umum
suatu jabatan (nama, kode, atasan langsung, bawahan langsung, lokasi, dll)
Tujuan Jabatan
Merupakan pernyataan pendek yang menggambarkan alasan keberadaan posisi
tersebut yang terdiri atas satu atau dua kalimat. Contoh tujuan jabatan Sales &
Marketing Manager:
Mengidentifikasi prospek customer, melakukan kegiatan iklan, menyusun proposal
How What How What How What
marketing serta melakukan penjualan untuk memenuhi target penjualan dan pangsa
How What Why
pasar
Tanggung Jawab Utama
Merupakan area utama yang dikelola/dihasilkan oleh suatu jabatan untuk mendukung
tujuan jabatan tersebut. Contoh salah satu tanggung jawab posisi Plant Manager:
Mengontrol pelaksanaan rencana dan strategi operasional untuk mengoptimalkan
How What
penggunaan manpower, mesin dan material untuk mencapai target produksi
Why 18
Penulisan Uraian Pekerjaan ❑
❑
Memutuskan
Menetapkan
❑ Mengarahkan
❑ Mengembangkan
❑ Membangun
❑ Mengintegrasikan
Orientasi Strategi ❑ Mensinergikan
❑ Mengatur strategi
❑ Merencanakan
❑ Menganalisa
❑ Mengorganisir
❑ Memprediksi
❑ ❑ Mengevaluasi
Mengusulkan
Fungsional Struktural ❑ Mencapai
❑ Merekomendasikan
❑ Mendukung ❑ Mengkordinasikan
❑ Mengimplementasikan
❑ Menguji ❑
❑ Menafsirkan
Penyelia Memeriksa
❑ Memonitor
❑ Membuktikan ❑ Mengidentifikasi
❑ Menyiapkan ❑ Memperbaiki
❑ Mempertahankan
❑ Meningkatkan
❑ Mendistribusikan
❑ Mengumpulkan
Pelaksana ❑ Memproses
Orientasi ❑ Membuat
Hindari Kata ❑ Menyediakan
Tugas ❑ Memperoleh
• Membantu
• Mengamati ❑ Mengoperasikan
• Mendelegasikan ❑ Melakukan
Dimensi
Merupakan skala aktivitas di dalam suatu jabatan yang dinyatakan dengan bentuk data
numeric seperti aspek finansial, jumlah anak buah, jumlah lini produksi, jumlah project, dll
Penulisan Uraian Pekerjaan
Wewenang
Merupakan kewenangan yang melekat pada sebuah jabatan dalam rangka
pengambilan keputusan tanpa konsultasi atau persetujuan atasan. Misal berkaitan
dengan penambahan manpower berdasarkan manpower planning (MPP), dll
Hubungan Antar Karyawan
Hubungan antar karyawan (Working Relationship) menggambarkan pihak-pihak
mana (internal & eksternal) di luar atasan langsung atau bawahan langsung yang
dapat menunjang keberhasilan tujuan suatu jabatan
Tantangan Utama
Merupakan hal-hal yang menghambat pekerjaan. Hambatan tersebut dapat berasal
dari internal maupun eksternal
Persyaratan
Merupakan spesifikasi atau persyaratan minimal bagi pemegang jabatan yang
meliputi latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, kompetensi spesifik.
Persyaratan jabatan ini penting untuk tim rekrutmen dalam mencari kandidat
Struktur Organisasi
Menggambarkan dimana jabatan tersebut berada dalam struktur organisasi
NAMA JABATAN
Sebutan yang diberikan pada pekerjaan tertentu
untuk membedakan antara pekerjaan yang satu
dengan yang lain
Nama jabatan: level jabatan + bidang pekerjaan
Contoh :
HR Manager, Supervisor Pengadaan Barang &
Jasa, Pelaksana Perencanaan SDM, dll
PERSAYARATAN NAMA
JABATAN
Mencerminkan bidang Menunjukkan
kerja dan aktivitas peringkat jabatan
Spesifik / Tertentu Tidak ada duplikasi
Dirumuskan pertama kali Relatif tidak
dalam uraian pekerjaan berganti-ganti
Menggambarkan jabatan atasan langsung dan
bawahan langsung pemegang jabatan
Biasanya digambarkan dalam bentuk struktur org
anisasi sederhana yang memuat judul jabatan ber
ikut atasan dan bawahan langsung
KEDUDUKAN
DALAM ORGANISASI
Manager SDM
Spv. Renbang Spv Admin &
SDM Kesra SDM
Pelaksana.
Renbang SDM
TUJUAN JABATAN
(JOB SUMMARY ) Menggambarkan maksud atau kontribusi apa yang
dituntut dengan diadakannya jabatan / pekerja
an tersebut
FORMULASI JOB SUMMARY :
KATA KERJA + SASARAN (OBJECTIVE) + HASIL
(OUTPUT)
Contoh : Direktur Produksi
Merencanakan dan mengontrol seluruh aktivitas manajemen
produksi untuk memastikan tercapainya target produksi,
kualitas, biaya, dan target customer service telah sesuai
dengan standar yang ditetapkan
Noted : tujuan jabatan adalah level makro, buat kalimat yang singkat dan
tepat untuk menunjukkan apa yang harus dihasilkan pada jabatan tersebut
TARGET KERJA
Menjelaskan apa saja yang menjadi tolak ukur
prestasi / capaian hasil kerja pemegang jabatan
untuk menilai keberhasilannya
Contoh :
• HR Manager : Keefektifan pelatihan karyawan
minimal 75% ; Pemenuhan karyawan minimal 7
5% dari Man Power Planning
PENULISAN TARGET KERJA
✓ Kalimat dimulai dengan output atau hasil dari
suatu tugas pokok
URAIAN TUGAS
Output /outcome pekerjaan yang diharapkan dari
pemegang jabatan
Contoh :
• HR Manager:
1. Menyiapkan serta menganalisis kebutuhan pelatihan
dan pengembangan karyawan,
2. Mengembangkan strategi perencanaan SDM jangka
pendek dan panjang
3. Menganalisis tentang undang-undang ketenagakerjaa
n yang menyangkut kontrak kerja, prosedur bekerj
a, penggajian, hingga manajemen kehadiran karyaw
an di tempat kerja,
KEWENANGAN
Menjelaskan kewenangan / otoritas yang
dilimpahkan kepada pemegang jabatan untuk
dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya
• Batasan seberapa jauh boleh bertindak
• Ukuran kekuasaan / kewenangan dalam
membuat keputusan
• 3 Aspek : Finansial (persetujuan biaya) , Ope
rasional/ Administrasi, dan SDM
HUBUNGAN KERJA
Menjelaskan dengan siapa saja pemegang jab
atan berhubungan untuk kelancaran tugas- tugask
an baik internal maupun eksternal perusahaa
n (diluar atasan langsung, bawahan, atau rekan
langsung)
Contoh :
• HR MANAGER :
- Internal:
Seluruh Manajer Departemen → Menyampaikan kebijakan
dan prosedur HRD yang diterapkan, termasuk operasional
rutin divisi HRD untuk disampaikan pada seluruh anggota d
epartemen
- Eksternal :
Lembaga Training → Mengkomunikasikan rencana dan
pelaksanaan pelatihan dan pengembangan karyawan
PERSYARATAN JABATAN
(JOB SPECIFICATION)
Berisikan pengetahuan, keterampilan, pengalaman,
pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk da
pat melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan
kualitas yang dipersyaratkan
Contoh :
• HR MANAGER :
Pendidikan :
Min. S1 Psikologi / Hukum / Management
Pengalaman :
Min. 5 tahun sebagai HR Manager
Keterampilan :
Sertifikasi BNSP level Manager HR
CONTOH
JOB DESC & JOB SPEC
TUGAS
Buatlah job description dari jabatan Staff HR Recruitment &
Selection (Kotak Hijau) yang digambarkan dalam Struktur
Organisasi berikut :
Manager HR
Supervisor Supervisor Supervisor
People Organizational Compentation &
Development Development Benefit
Staff HR
Recruitment &
Selection
Thank You