Pertemuan IX
PROPOSAL
PROJECT IT
Pendahuluan
Merupakan bagian yang cukup penting untuk suatu proyek
yang dibuat sebaik mungkin agar proyek dapat disetujui oleh
stakeholder.
Beberapa aspek dalam penyusunan proyek:
[Link] Eksekutif (Executive Summary)
[Link] dan Pengaruh Proyek
[Link] Dan Tujuan
[Link] Lingkup
[Link] Pelaksanaan Proyek
[Link] dan Asumsi
[Link] Tim
[Link] Umum
[Link] Benefit Analysis
1. Ringkasan Eksekutif
• Berisi uraian atau penjelasan singkat rencana proyek
yang ditujukan kepada para Eksekutif, Manager atau
stakeholder.
• Kemungkinan akan menjadi satu-satunya dokumen yang
dibaca sehingga dibuat secara singkat, ringkas dan yang
paling penting adalah kejelasan dari proyek.
• Ringkasan Eksekutif terdiri dari 2 atau 3 lembar.
2. Keselarasan dan Pengaruh Proyek
Berisi pertanyaan yang harus dijelaskan oleh pimpinan
proyek:
1. Sebutkan nama proyek dan berikan penjelasan secara
singkat dari proyek tersebut
2. Mengapa proyek dilaksanakan dan kenapa sekarang.
3. Apakah impact atau imbas dari dilaksanakannya atau
tidak dilaksanakannya proyek ini.
4. Apakah proyek ini selaras dengan strategi bisnis,
jelaskan.
5. Apakah proyek yang serupa pernah dilakukan.
Contoh
What is the project name and provide a brief description?
Why undertake this project and why now?
What is the impact of doing and not doing this project?
How is this project inline with business strategy (i.e., Customer Focus Initiative, Innovation, Sustainability, or a local initiative)?
Has a similar project been undertaken elsewhere?
3. Masalah dan Tujuan
1. Jelaskan secara singkat masalah yang dihadapi saat ini
2. Jelaskan tujuan utama atau tujuan dari proyek
4. Ruang Lingkup
Jelaskan batasan suatu proyek dengan jelas sehingga
proyek tidak meluas (in scope and out of scope)
5. Waktu Pelaksanaan Proyek
1. Kapan proyek akan dilaksanakan
2. Kapan proyek akan selesai
3. Sebutkan milestonenya
6. Kendala dan Asumsi
1. Sebutkan kendala-kendalanya.
2. Sebutkan resiko dan kemungkinannya.
3. Berikan solusinya.
7. Anggota Tim
1. Sebutkan pemilik proyek
2. Sebutkan pimpinan proyek
3. Sebutkan anggota tim
4. Berapa banyak waktu yang mereka berikan untuk
berkomitmen dalam proyek? (dalam persentase)
5. Apa dampaknya terhadap departemen masing-masing?
Contoh
8. Pendekatan Umum
1. Pertimbangan dalam hal implementasi proyek, misalnya
produk diujicobakan pada satu bagian tertentu (UAT),
sebelum diimplementasikan secara menyeluruh
2. Alasan pilihan yang diambil
9. Cost Benefit Analysis
1. Apa manfaat/keuntungan yang diharapkan dalam
proyek ini? (dalam rupiah atau mata uang lain)
2. Apa manfaat lain yang diharapkan
3. Berapa perkiraan biaya dalam melaksanakan proyek ini
4. Berapa lama ROI (Return Of Investment)
Contoh
Contoh Proposal Proyek UBSI
Online Payments for Universitas Bina Sarana Informatika
Proposal Proyek
Perancang Komisi TI
+62 21500851
[Link]
Tanggal 17 Agustus 2018
Lembar Persetujuan Proposal
1. Ringkasan Eksekutif
Universitas Bina Sarana Informatika ingin
mempermudah proses pembayaran kuliah para mahasiswa/i
dengan menambahkan fungsi pembayaran pada website
[Link]. Untuk mendukung atau menyediakan fungsi
pembayaran ini, Universitas Bina Sarana Informatika
memulai pembuatan project aplikasi ini yang terintegrasi
dengan website Universitas Bina Sarana Informatika.
Proses pembayaran menggunakan fasilitas MasterCard,
Visa, dan Mandiri-Klikpay / BCA-Klikpay yang mengharuskan
adanya modifikasi pada:
•Website Universitas Bina Sarana Informatika [Link]
•Penyesuaian pada proses antara BCA, Mandiri dan
Universitas Bina Sarana Informatika
Berikut alur transaksi:
Flow Transaksi
2. Keselarasan dan Pengaruh Proyek
Apa nama proyek dan Online Payment for Universitas Bina Sarana Informatika.
bagaimana deskripsi Proyek ini dimulai untuk mengimplementasikan pembayaran kuliah
singkatnya? secara online yang disediakan pada website UBSI
Mengapa proyek ini dibuat? Untuk memberikan kemudahan bagi Mahasiswa Univ Bina Sarana
Informatika untuk melakukan pembayaran secara online dengan
kartu kredit atau rekening BCA/Mandiri KlikPay.
Apa pengaruh dibuatnya Dengan melakukan proyek ini:
proyek ini dan apa yang •Menyediakan kemudahan bagi Univ Bina Sarana
dilakukan? Informatikauntuk melakukan pembayaran secara online mengingat
tidak semua orang dapat melakukan pembayaran melalui ATM.
•Menambahkan fungsi pembayaran online yang dapat
menggunakan kartu kredit atau pembayaran tunai dengan
memanfaatkan aplikasi KlikPay
•Fungsi aplikasi akan menampilkan jumlah yang harus dibayarkan
sehingga tidak menginput lagi jumlah pembayaran.
Bagaimana keselarasan Proyek ini sejalan dengan strategi bisnis sebagai berikut:
proyek dengan strategi •Digitalisasi di setiap aspek bisnis Univ Bina Sarana Informatika
bisnis institusi? •Kenyamanan dalam alternatif pembayaran, dapat meningkatkan
loyalitas melalui pengalaman pelanggan
Apakah proyek serupa Belum pernah melaksanakan proyek seperti di Univ Bina Sarana
telah dilakukan di Univ Bina Informatika
3. Masalah dan Tujuan
Apa masalahnya? • Pembayaran seringkali dibayarkan tidak
sesuai dengan jumlah yang harus dibayarkan,
sehingga menjadi kendala mahasiswa yang
salah satunya terhadap kebijakan institusi
pada pelaksanaan ujian
Apa tujuan utama dari • Tujuan utama adalah untuk memberikan
proyek? kesesuaian dengan kelangsungan keuangan
institusi dalam menjalankan sistem akademik,
tepat waktu dan penyusunan anggaran.
• On-budget berarti desain teknis dan arsitektur
dapat dibuat lebih efisien, dan proyek akan
tetap menggunakan layanan pembayaran
melalui ATM.
• On-time berarti vendor sudah memiliki
pengalaman dengan implementasi yang
sama, oleh karena itu integrasi dapat
dilakukan lebih efektif.
4. Ruang Lingkup
Dalam Jangkauan Di Luar Jangkauan
Pembayaran untuk Registrasi,
• Pembayaran kebijakan Online Tugas Akhir, Her, Bimbingan
untuk pembayaran kuliah UBSI
• Rekonsiliasi backend untuk UBSI
hanya untuk kartu kredit
5. Waktu
Kapan proyek
Tanggal dd mmm yyyy
dimulai?
Kapan proyek selesai? Tanggal dd mmm yyyy
Kapan milestone dari • Startup:
proyek? ✓ Persetujuan Proposal Proyek: dd mmm yyyy
✓ Project Kick-Off: dd mmm yyyy
• Initiation:
✓ BRD Sign-Off: dd mmm yyyy
✓ Project Baseline: dd mmm yyyy
• Build Completion: dd mmm yyyy
• Solution Acceptance:
✓ UAT Sign-Off dd mmm yyyy
• Deployment: dd mmm yyyy
Keterangan:
BRD : Business Requirement Document
UAT : User Acceptance Test
6. Batasan dan Asumsi
Batasan / Risiko Probabilitas Dampak Solusi
Tanggal pembayaran Tinggi Tinggi Dibuatkan fungsi
dibatasi sesuai tanggal pada aplikasi.
dengan kebijakan
institusi.
Rekonsiliasi backend Tinggi Tinggi Gateway pembayaran
dari gateway untuk menyediakan
pembayaran ke format data yang dapat
sistem UBSI bisa disesuaikan dengan
menjadi masalah kebutuhan pengguna
potensial selama dan dapat ditarik dari
penyelesaian portal pembayaran
mereka
6. Batasan dan Asumsi
Asumsi apa yang dibuat? • Proyek terbagi menjadi:
o Phase 1: Uji coba
o Phase 2: Implementasi
• Integrasi dengan BCA/Mandiri memiliki
ketergantungan dengan spesifikasi
mereka, sehingga mengikuti praktek-
praktek terbaik dan contoh implementasi
sebagai acuan teknis.
• Format Data untuk rekonsiliasi harus
tersedia di Portal pembayaran dan dapat
dihasilkan/download oleh UBSI dalam
format Excel
7. Anggota Tim
Ket:
SME : Subject Matter Expert
BA : Business Analyst
SA : System Analyst
8. Pendekatan Umum
Pendekatan yang
Pertimbangan Seleksi Pilihan dan
digunakan dan dukungan
Pilihan alasannya
yang rasional
• Implementasi Pengalaman pelanggan dan Tahap 1:
Proyek: umpan balik dapat ditangkap •Percontohan akan
o Tahap 1: selama uji coba sebelum dirilis menggunakan situs
Pengujian ke publik. Jika perlu, pengujian beta yang ada
o Tahap 2: Umum ditambahkan perangkat •akses terbatas ke beberapa
tambahan dalam Tahap 2 pelanggan yang ditunjuk
berdasarkan masukan dari
Tahap 1.
9. Cost Benefit Analysis
Bagaimana keuntungan Merujuk ke CBA yang telah dibuat
proyek? (dalam Rp.)
Apa manfaat yang • Memberikan kenyamanan bagi
diharapkan? Mahasiswa untuk melakukan pembayaran
melalui channel online.
• Baik untuk corporate branding yaitu UBSI
memiliki fitur pembayaran online untuk
kebijakan di situsnya.
Berapa biayanya? Merujuk ke CBA
Apa ROI proyek? (selama Merujuk ke CBA
3 tahun)
Tugas
Buat Proposal Project IT secara berkelompok yang
akan dipresentasikan pada pertemuan 13 dan 14
dan dikumpulkan pada pertemuan 11.
Proyek dapat berupa proyek baru atau proyek
pengembangan dari yang sudah ada.
Untuk nama tim proyek dapat menggunakan nama
kelompok masing-masing.