004.
E - PROCUREMENT (Pengadaan)
PENGERTIAN E - PROCUREMENT
• e-Procurement (electronic procurement) adalah proses pembelian,
penjualan barang, equipment, pekerjaan, dan jasa melalui antarmuka
web atau aplikasi.
• Sistem pengadaan online ini dirancang untuk memusatkan dan
mengautomasi interaksi antara perusahaan, pelanggan, dan vendor
pengadaan untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi dalam
proses procurement..
PENGERTIAN E - PROCUREMENT
• Perkembangan teknologi dan akses internet yang cepat
memungkinkan kegiatan Procurement bisa diganti oleh e-
Procurement.
• Sistem pengadaan ini banyak digunakan di instansi pemerintah,
perusahaan BUMN, dan perusaahan swasta di Indonesia.
PENGERTIAN E - PROCUREMENT
• Procurement atau pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan dalam
perusahaan untuk membeli barang, peralatan pendukung
operasional, mesin untuk produksi, atau bahan-bahan kebutuhan
reparasi. Procurement juga bisa untuk memesan jasa.
PENGERTIAN E - PROCUREMENT
• Procurement dapat membantu agar barang yang dipesan bisa dikirim
ke lokasi dan waktu yang ditentukan. Harga barang dan jasa bisa
disesuaikan dengan anggaran perusahaan. Saat ini banyak
perusahaan di Indonesia beralih dari Procurement konventional ke E-
Procurement.
PENGERTIAN E- PROCUREMENT
Proses pengadaan secara elektronik ini biasa disebut sebagai e-proc
di instansi pemerintah atau perusahaan BUMN. Dan saat ini banyak
perusahaan swasta mulai menggunakan proses pengadaan online
karena lebih lebih hemat waktu, biaya, dan tenaga.
Di dalam sistem procurement online terdapat banyak seller atau
suplier, kategori produk yang tidak terbatas, fasilitas pembayaran
lengkap, serta pilihan jasa pengiriman atau kurir yang lengkap. Proses
pengadaannya semudah belanja online di toko online.
PERBEDAAN
PROCUREMENT KONVENTIONAL DAN E-PROCUREMENT
PROCUREMENT KONV E - PROCUREMENT
PENCARIAN VENDOR Dilakukan secara manual Kontak dan deskripsi
vendor sudah tersedia di
website atau aplikasi
Pendaftaran Vendor Dilakukan secara manual. Pendaftaran secara online.
Panitia penyelenggara Panitia penyelenggara
harus menyiapkan proses cukup memantau dan
pendaftaran, waktu dan mengecek jumlah vendor
tempatnya, serta formulir yang mendaftar. Vendor
atau surat terkait syarat hanya perlu sebagai calon
pengadaan vendor
Rapat Pengadaan Dilakukan secara tatap Dilakukan secara online
muka
PERBEDAAN PROCUREMENT DAN E-PROCUREMENT
PROCUREMENT KONV E - PROCUREMENT
Dokumen Pengadaan Dokumen dalam bentuk Semua dokumen bentuk
hard copy dan harus digital (PDF/JPEG). Lebih
dilengkapi serta diserahkan teratur dan rapi.
ke Panitia Seleksi Vendor
Pemesanan Produk Dilakukan di hari dan jam Pemesanan bisa dilakukan
kerja. Pembeli dan vendor kapan saja 24jam/7 hari
harus mengadakan secara online
pertemuan untuk
menjelaskan kebutuhan
produk
Administrasi Proses administrasi dan Proses persetujuan secara
persetujuan cukup rumit online sehingga bisa
karena memerlukan tanda dilakukan kapan saja.
tangan, berkas hard copy, Atasan dapat memantau
dan kirim antar dokumen produk yang dipesan
PERBEDAAN PROCUREMENT DAN E-PROCUREMENT
PROCUREMENT KONV E - PROCUREMENT
Cara Pembayaran Dapat dilakukan di awal Pembayaran bisa di awal,
pemesanan berkala (cicil), atau di akhir
setelah produk diterima
Proses Pengiriman Pengiriman agak sulit untuk Pengiriman mudah
bisa dipantau dipantau dengan bekerja
sama dengan perusahaan
ekspedisi
MANFAAT E – PROCUREMENT UNTUK PERUSAHAAN
1. Menghindari Kolusi dan KORUPSI
• Selain itu, pengadaan online juga bisa mengurangi pertemuan secara
fisik yang berisiko menimbulkan KKN, baik di antara vendor maupun
antara vendor dan pembeli. Proses pengadaan dapat dipantau lebih
jelas sehingga Anda bisa meningkatkan kontrol terhadap berbagai
penyimpangan.
MANFAAT E – PROCUREMENT UNTUK PERUSAHAAN
2. Menghemat Waktu dan Biaya
• Pengadaan barang secara online dapat menghemat biaya operasional
perusahaan. Biaya yang biasa dikeluarkan untuk mengadakan
pembelian barang dan jasa, seperti: akomodasi, penyewaan ruang
rapat, dapat dihilangkan.
• Proses pengadaan online ini dapat menghemat waktu dan tenaga
karyawan. Semua barang dan jasa yang diperlukan terdapat di dalam
dashboard dan bisa diakses secara online. Histori transaksi juga
tercatat dalam sistem sehingga memudahkan Anda mengajukan
pengadaan kembali. Proses pembelian juga bisa dilakukan kapan saja
selama ada koneksi internet.
MANFAAT E – PROCUREMENT UNTUK PERUSAHAAN
3. Transaksi Lebih Cepat
Sistem pengadaan ini dapat menyederhanakan proses pengadaan.
Semua informasi mengenai barang dan jasa yang dipesan bisa dilihat
dalam dashboard. Proses komunikasi juga lebih mudah sehingga Anda
bisa lebih fokus ke bisnis yang lebih penting.
Proses transaksi lebih cepat dan mudah. Admin Procurement cukup
buka dashboard lalu pilih barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan.
Setelah itu, produk yang dipesan akan diinformasikan ke atasan Anda
untuk dilakukan persetujuan secara online. Jika sudah disetujui,
produk akan segera diproses oleh vendor dan dikirim sesuai waktu dan
tempat yang ditentukan.
MANFAAT E – PROCUREMENT UNTUK PERUSAHAAN
4. Mudah untuk memilih vendor/supplier
Pada website atau aplikasi biasanya terdapat berbagai macam vendor
yang menawarkan jasa atau barang dengan berbagai spesifikasi. Bagian
procurement bisa memilih dan mengecek langsung barang atau jasa yang
ditawarkan oleh vendor.
MANFAAT E – PROCUREMENT UNTUK PERUSAHAAN
5. Proses pengadaan barang menjadi lebih efisien
Penggunaan aplikasi bisa menyederhanakan semua proses yang
berlangsung dalam pengadaan barang karena semua informasi bisa diakses
di dashboard aplikasi atau website. Spesifikasi barang dan jasa yang
ditawarkan sudah tercatat di aplikasi sehingga perusahaan bisa langsung
memilih barang yang diinginkan.
Pada Proses approval atasan juga bisa langsung dilakukan secara online.
Data dan laporan tersedia real-time dan akurat sehingga transaksi bisa
dilakukan lebih cepat.
MANFAAT E – PROCUREMENT UNTUK PERUSAHAAN
6. Pengadaan Lebih Transparan
Sistem E-Procurement dapat meningkatkan kontrol terhadap
berbagai penyimpangan. Semua transaksi yang sedang
berlangsung dan sudah terjadi tercatat di histori transaksi.
Pimpinan perusahaan bisa mengecek jumlah produk, spesifikasi,
dan harganya. Jika ada proses tawar menawar juga akan terdata
sehingga ada bukti dan bisa dimonitor.
MANFAAT E – PROCUREMENT UNTUK PERUSAHAAN
7. Tidak Perlu Implementasi
Sistem pembelian di E-Procurement sama seperti belanja online,
sehingga tidak memerlukan waktu lama dalam mencari produk dan nama
supplier
MANFAAT E – PROCUREMENT UNTUK PERUSAHAAN
8. Mengurangi Human Error
Setiap dokumen berbentuk digital sehingga lebih sederhana dan rapi.
Tidak ada tumpukan dokumen di kantor Anda. Selain dan tidak perlu
takut ada dokumen yang hilang karena semua tersimpan dalam server.
Dalam proses pengadaan, barang yang dipesan akan diinfo ke atasan
sebelum persetujuan. Jika ada kesalahan, dapat langsung dikoreksi dan
jika ada pesanan berulang, Anda bisa buka histori dan
membandingkannya dengan pesanan yang baru dibuat untuk
menghindari kesalahan.
MANFAAT E – PROCUREMENT UNTUK PERUSAHAAN
9. Metode Pembayaran dan Pengiriman Fleksibel
Procurement konventional biasanya mengharuskan pembayaran
dilakukan di awal. Namun jika perusahaan Anda menggunakan e-
Procurement, pembayaran dapat dilakukan di awal, berkala (cicil), atau
setelah barang diterima.
Kita dapat memilih jasa kurir atau jasa ekspedisi dengan mudah dan
dapat memantau pengiriman kapan saja.