SOP untuk Event: Panduan Lengkap
SOP untuk Event: Panduan Lengkap
Disusun oleh :
KPI B/[Link]
2021/2022
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang,
kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat,
hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas kami.
Tugas ini telah kami buat dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai
pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan
banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan tugas
ini.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan
kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima
segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki tugas ini. Akhir kata kami
berharap semoga tugas ini dapat memberikan manfaat maupun inspirasi terhadap pembaca.
Kelompok 7
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR…………………………………………………………………………
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………………...
BAB I
PENDAHULUAN………………………………………………………………………
1.1 Latar
Belakang………………………………………………………………………
1.2 Rumusan
Masalah…………………………………………………………………...
1.3 Tujuan……………………………………………………………………………….
BAB II
PEMBAHASAN……………………………………………………………………….
DAFTAR RUJUKAN………………………………………………………………………….
BAB I
PENDAHULUAN
SOP (Standard Operating Procedure) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi
prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan
untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas
proses yang dilakukan oleh orangorang di dalam organisasi yang merupakan anggota
organisasi agar berjalan efektif dan efisien, konsisten, standar dan sistematis
event diartikan sebagai pameran, pertujukan atau festival dengan syarat ada
penyelenggara, peserta dan pengunjung. Namun dalam arti luas event diartikan sebagai suatu
kurun waktu kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi dengan mendatangkan orang-
orang ke suatu tempat agar mereke memperolah informasi atau pengalaman penting serta
tujuan lain yang diharapkan oleh penyelenggara.
1.3 TUJUAN
PEMBAHASAN
SOP (Standard Operating Procedure) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi
prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan
untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas
proses yang dilakukan oleh orangorang di dalam organisasi yang merupakan anggota
organisasi agar berjalan efektif dan efisien, konsisten, standar dan sistematis (Tambunan,
2013: 86).
SOP juga menjadi jalan untuk mencapai tujuan. SOP adalah jalan atau jembatan yang
menghubungkan satu titik dengan titik lainnya. Karena itu, SOP akan menentukan apakah
tujuan dapat dicapai secara efektif, efisien dan ekonomis (Tambunan, 2011: 5). SOP atau
yang diterjemahkan menjadi PSO (Prosedur Standar Operasi) adalah sistem yang disusun
untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan kita. sistem ini merupakan suatu
proses yang berurutan untuk melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir (Ekotama, 2011:
19).
SOP juga lahir dari pengelolaan usaha sehari-hari. Pengelolaan usaha sehari-hari yang
belum tentu professional kemudian distandarisasi agar professional atau mendekati
professional. Oleh karena itu, SOP disusun untuk mempersingkat proses kerja, meningkatkan
kapasitas kerja, dan menertibkan kinerja supaya tetap dalam bingkai visi serta misi
perusahaan (Ekotama, 2011: 21).
SOP dibuat untuk menyederhanakan suatu pekerjaan supaya berfokus pada intinya,
tetapi cepat dan tepat. Dengan cara ini, keuntungan mudah diraih, pemborosan diminimalisasi
dan kebocoran keuangan dapat dicegah. Hal ini biasa diterapkan pada perusahaan yang
kompetitif yakni perusahaan yang semua pekerjaan bisa diselesaikan secara tepat waktu
(Ekotama, 2011: 20). Jadi, SOP dibuat untuk menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya
optimal tetapi tetap efisien.
2.2 PENGISI ACARA EVENT
Pengisi acara sangat tergantung pada bentuk dan tema kegiatan yang akan
dilaksanakan. Sebelum mengundang pengisi acara harus mengetahui terlebih dahulu acara
seperti apa yang akan di selenggarakan. Pengisi acara harus di sesuaikan dengan tema acara
yang di buat. Jika acara tersebut adalah konser musik tentu lebih tepat jika mengundang
penyanyi, group band maupun musisi. Lain halnya jika acaranya adalah talkshow atau
seminar, tentu saja pengisi acaranya yaitu harus narasumber yang memiliki kompetensi dan
keahlian di bidangnya. Selain pengisi acara, perlu diperhatikan juga siapakah MC (master of
ceremony), host atau moderator yang akan memandu jalannya kegiatan.
Perencanaan sebuah event hendaknya ketahuilah dulu tujuan yang ingin disampaikan
kepada target. Tujuan dari event nantinya akan berdampak untuk dapat mengetahui
bagaimana keberhasilan event dapat mempengaruhi untuk dapat menyaksikan merek dari
produk atau jasa yang akan dikenalkan. Perencanaan event yang akan diselenggarakan
hendaknya dipikirkan secara matang agar nantinya pelaksanaannya tidak meleset dari yang
telah direncanakan.
Hal paling awal dalam perencanaan adalah membuat draft rencana event, yaitu
mengumpulkan sebanyak mungkin ide yang masuk dan mengidentifikasi isu utamanya.
Selanjutnya ide ini didiskusikan dan disusun secara sistematis oleh komite penyelenggara
event untuk mendapat masukan dari beberapa penasihat. Setelah mendapatkan sebuah ide
untuk dikembangkan dan dilaksanakan, tahap awal perencanaan adalah riset, yaitu
pendekatan terhadap lingkungan penyelenggaraan kegiatan dan pencarian informasi.
Menurut Suseno (2009:46), terdapat beberapa hal yang perlu direncanakan dalam
pembuatan event yaitu:
1. Lokasi
Pementasan Lokasi penyelenggaraan sangat menentukan kesuksesan dari sebuah
event. Langkah pertama dalam perencanaan event adalah menentukan lokasi. Lokasi
yang tepat ditentukan dari konsep event seperti apa yang akan dijalankan,
kestrategisan tempat, dan bagaimana fasilitas yang tersedia di lokasi tersebut.
Penentuan lokasi akan ikut menentukan berapa banyak pengunjung atau peserta yang
datang. Selain itu penyelenggaraan event mempengaruhi atmosfir suasana
pertunjukan untuk mempengaruhi emosi penonton. Selain itu, pemilihan waktu yang
tepat juga menentukan kesuksesan dari suatu event.
2. Nama Pementasan
Penyusunan sebuah event selanjutnya adalah menentukan nama dari event tersebut.
Nama yang mampu mempresentasikan apa yang ingin disampaikan dalam event
tersebut. Nama event mempunyai pengaruh terhadap penonton ataupun sponsor,
sehingga harus dipikirkan serius dengan mencari alternatif yang memungkinkan
sebanyak mungkin. Kemudian merumuskan apa tujuan yang ingin dicapai dari
pembuatan event tersebut, dan juga melakukan perhitungan anggaran yang
dibutuhkan selama event berlangsung, agar semua kebutuhan dalam pembuatan event
dapat terpenuhi sehingga dapat berjalan dengan baik.
3. Materi Event
Perencanaan materi juga perlu mendapatkan perhatian dalam merancang sebuah
event. Materi dari sebuah event berupa perencanaan awal pementasan target
pengunjung, tema dan konsep dari sebuah acara. Selain itu juga menentukan siapa
saja pengisi acara yang terlibat dengan tema event yang telah dibuat.
4. Promosi
Promosi adalah kunci kesuksesan dari sebuah event. Untuk itu promosi yang
dilakukan harus menarik perhatian masyarakat, innovatif, kreatif, dan persebaran yang
merata sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Dengan demikian semakin banyak
jumlah penonton yang ditargetkan, maka akan semakin banyak pula alokasi dana serta
kuantitas alat-alat dan media promosi yang digunakan.
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang
membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam
menyelenggarakan sebuah event:
Mengambil foto atau video juga memerlukan persiapan. Persiapan untuk mengambil
foto atau membuat video mencakup pengetahuan dan kemampuan terkait pengambilan
gambar. Dalam dunia fotografi, terdapat teknik–teknik yang dapat dipelajari dan diterapkan
supaya dapat menghasilkan gambar yang tidak hanya terlihat bagus, tetapi juga terlihat
profesional.
Penggunaan teknik dalam pengambilan gambar dinilai sangat penting, karena teknik
ini akan menentukan fokus dan sejumlah hal lainnya yang ingin ambil. Maka itu, dalam
mengambil suatu gambar, perlu diperhitungkan sudut pengambilan gambar. Untuk dapat
memperhitungkan hal itu, anda perlu menggunakan teknik yang tepat.
9. Shot Kamera
Teknik pengambilan shot kamera merupakan teknik yang digunakan ketika
melakukan pengambilan gambar yang ditentukan oleh jarak antara kamera ke objek
yang dituju. Teknik ini berfungsi untuk menghasilkan gambar secara detail dan
sempurna dari sebuah objek, baik objek itu merupakan manusia atau pemandangan
alam yang luas. Teknik ini sangat bergantung pada jarak cakupan kamera. Maka itu,
anda perlu mengatur jarak kamera anda, semakin jauh jarak kamera dengan objek,
maka akan semakin luas juga area sekeliling objek yang akan masuk ke dalam frame.
Sebaliknya, semakin dekat jarak kamera dengan objek, maka akan semakin kecil
objek yang akan masuk ke dalam frame.
Nah, itu dia Grameds penjelasan mengenai teknik pengambilan berdasarkan ukuran
gambar. Cukup mudah dimengerti bukan? Selanjutnya, di bawah ini akan dijelaskan teknik
pengambilan berdasarkan sudut pengambilan gambar.
1. Frog Eye
Teknik frog eye merupakan teknik pengambilan yang posisi kameranya disejajarkan
dengan bagian alas atau bagian bawah objek, serta posisinya lebih rendah dari dasar
objek. Hasil gambar yang diambil dengan teknik ini akan menjadi sangat besar.
Subjek yang mengambil gambar seolah sangat kecil dan objek gambar memiliki kesan
besar, kokoh, atau angkuh.
2. Over Shoulder
Teknik over shoulder akan mengambil gambar dari arah belakang bahu objek.
Hasilnya, objek hanya akan tampak bagian bahunya atau kepalanya saja. Teknik ini
biasa dipakai untuk menunjukkan bahwa objek sedang melihat sesuatu atau sedang
mengobrol.
3. Low Angle
Sesuai dengan namanya, teknik low angle dilakukan dari sudut arah bawah objek,
sehingga memberikan kesan objek menjadi lebih besar.
4. High Angle
Kebalikan dari low angle, teknik high angle akan mengambil mengambil gambar dari
sudut di atas objek. Hasilnya, objek akan menjadi lebih kecil. Hasil gambar yang
diambil dari high angle akan menimbulkan kesan dramatis dan kesan kerdil.
5. Eye Level
Teknik eye level merupakan teknik dengan posisi yang sejajar dengan objek. Dengan
menggunakan teknik eye level ini, maka gambar yang dihasilkan akan menunjukkan
tangkapan pandangan mata orang yang berdiri sejajar dengan obkek. Ketinggian dan
besar objek akan sesuai dengan subjek, maka itu teknik ini biasa disebut sebagai
normal shot.
6. Bird Eye
Teknik bird eye atau mata burung adalah teknik dengan memposisikan juru kamera di
atas ketinggian seperti sudut pandang dari burung yang sedang terbang. Gambar yang
dihasilkan akan tampak menunjukkan lingkungan sekitar secara lebih luas dan benda-
benda lain di sekitar objek akan tampak dalam ukuran yang lebih kecil.
7. Slanted
Teknik ini menggunakan sudut yang tidak frontal dari depan maupun dari samping
objek. Namun, teknik ini akan mengambil sudut 45 derajat terhadap objek. Hasilnya,
objek lain akan masuk dalam frame yang diambil.
Liaison officer (LO) adalah seseorang yang bertugas menghubungkan dua lembaga
untuk berkomunisasi dan ber koordinasi mengenai kegiatan antarlembaga. Lazimnya, seorang
liaison officer bermanfaat untuk menciptakan pemanfaatan terbaik sebuah sumber daya atau
jasa suatu lembaga oleh lembaga lainnya. LO merupakan bagian yang penting dalam
penyelenggaraan eventSeorang LO juga harus memiliki pengetahuan tentang event terkait.
LO harus mengerti dan paham betul dengan susunan acara, memberikan pelayanan dan
pengarahan kepada peserta, memberi info pelayanan tempat istirahat, lingkungan sekitar
tempat kegiatan, serta segala hal yang terkait dengan kegiatan acara. Maka dari itu LO harus
memiliki pengetahuan tentang hal-hal yang berhubungan dengan event agar tidak ada
kesalahan saat memberi informasi kepada peserta. Seorang LO juga harus selalu stand by
pada ponsel serta harus bergerak cepat, dalam artian cepat dalam menjawab pertanyaan
peserta (fast respon).
Seorang LO sering bertindak sebagai bagian dari divisi hubungan masyarakat sebuah
perusahaan yang mengoordinasikan, menanggapi, dan menyelesaikan kemungkinan konflik.
Mereka juga bertanggung jawab untuk menciptakan dan membangun hubungan yang
[Link] LO juga merujuk pada orang-orang yang melakukan proses komunikasi untuk
pelaksanaan program antara pejabat dan staf. Karir ini dapat menjadi personel di sektor
pemerintah dan swasta, sering dipekerjakan oleh lembaga pendidikan, organisasi, atau
penegak [Link] LO (Liaison officer) adalah titik kontak di perusahaan selama
peristiwa besar, seperti situasi darurat atau perubahan kepemimpinan, seperti penunjukan
CEO baru. Mereka juga orang-orang utama yang mengkomunikasikan informasi tentang
acara untuk tujuan promosi dan persepsi merek.
Peran LO bisa sangat luas, mereka dapat bekerja di sektor publik atau swasta.
Tanggung jawab dan tugas mereka seringkali berbeda-beda tergantung pada perusahaan atau
organisasi tempat mereka bekerja daftar beberapa tugas umum yang seringkali menjadi
tanggung jawab bagi liaison officer:
Petugas penghubung juga harus memiliki motivasi diri dan pemimpin yang kuat yang
mampu secara cepat dan efektif memantau, mengoordinasikan, dan mengomunikasikan
tujuan strategis. LO sering bertindak sebagai mediator, jadi tugas mereka juga termasuk
bernegosiasi dengan orang lain, mengembangkan dan membina hubungan, membuat orang
memahami sudut pandang orang lain, dan memahami bisnis induk mereka dan bagaimana hal
itu berdampak pada pemangku [Link] penghubung juga harus memiliki
motivasi diri dan pemimpin yang kuat yang mampu secara cepat dan efektif memantau,
mengoordinasikan, dan mengomunikasikan tujuan strategis.
LO sering bertindak sebagai mediator, jadi tugas mereka juga termasuk bernegosiasi
dengan orang lain, mengembangkan dan membina hubungan, membuat orang memahami
sudut pandang orang lain, dan memahami bisnis induk mereka dan bagaimana hal itu
berdampak pada pemangku kepentingannya.
Pelaporan dan analisis acara termasuk dalam tanggung jawab seorang LO. Ini
melibatkan kompilasi laporan tentang insiden, peristiwa, atau pembaruan untuk dipelajari
darinya dan meningkatkan proses dan hubungan di masa depan. Namun disisi lain LO juga
memiliki keuntungan yaitu, seperti menambah kemampuan public speaking, menambah
korelasi pertemanan, bertemu dengan orang-orang baru, meningkatkan rasa percaya diri,
berani, melatih kedisiplinan karena seorang LO dituntut untuk selalu tanggap, peka, cerdas
dan berpikir tepat. Dalam menyikapi banyak orang dalam situasi yang urgent, terbentuknya
citra diri yang positif karena LO berhadapan dengan orang, maka LO harus tampil baik juga
sopan yang mampu menjadikan citra diri yang positif terbentuk dalam diri seorang LO.
DAFTAR RUJUKAN
[Link]
sequence=4&isAllowed=y
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
konser
Subianto karoso, Peranan Liaison (Lo) Dalam festival Tari Tradisional di Universitas Negeri Surabaya,
Prosiding Seminar Nasional Senaseda, 01, 2021, hal:4/6, diakses pada tanggal 12 oktober 2022.
Andre Kurniawan,Singkatan LO adalah Liaison Officer, Ketahui Tugas dan Tanggung Jawabnya, Berita
online [Link], 26 Januari 2022, 13:59 wib, tersedia di situs:
[Link]
[Link], diakses pada tanggal: 12 Oktober 2022