PENGELOLAAN PERTEMUAN/RAPAT

MACAM-MACAM TATA RUANG RAPAT

Pengertian tata ruang
Tata ruang kantor adalah penentuan dan penyusunan perabot dan alat- alat kantor pada tempat
yang tersedia dengan letak yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang dapat memberikan
kepuasan bagi para karyawan.
Faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi terhadap penataan ruang kantor, yaitu:
1. Perencanaan cahaya
Pelaksanaan pekerjaan kantor yang sukses memerlukan penerangan cahaya yang baik.
Cahaya yang cukup dan memancar dengan baik, membantu pegawai bekerja lebih cepat dan
lebih sedikit membuat kesalahan sehingga akan menambah efisiensi kerja para pegawai.
2. Perencanaan warna
Beberapa warna memberikan perasaan yang menekan dan cenderung mempercepat tindakan,
sebaliknya warna yang lain mendorong kehangatan dan perasaan gembira serta cenderung
memperlambat suatu tindakan.
3. Perencanaan udara
Udara yang panas dan lembab menekan terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta
seseorang. Pekerjaan kantor lebih bersifat pikiran sehingga kesegaran udara harus mendapat
perhatian, bila tidak orang akan lebih mudah pusing dan produktivitasnya menurun, karena
udara yang panas membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang bersemangat.
4. Penataan suara
Kebisingan atau suara-suara gaduh dapat menyebabkan tidak efisiennya pelaksanaan kerja
kantor. Karena, kebisingan dapat mengganggu konsentrasi orang dalam berpikir sehingga
akan mempengaruhi hasil kerjanya. Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam
memusatkan pikiran, menggunakan telepon, dan melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik.

Pengaturan tempat duduk atau macam-macam bentuk pengaturan tempat duduk dapat dibuat
atau diciptakan sendiri dengan cara memperhatikan pada tujuan, kebutuhan rapat, jumlah
peserta rapat, kenyamanan peserta rapat. keamanan peserta rapat, kedudukan atau tingkat
jabatan peserta rapat.
Berikut macam-macam bentuk meja rapat:
1. Meja rapat untuk 8 orang
2. Meja rapat untuk 20 orang peserta rapat
3. Meja rapat untuk 28 orang peserta rapat (bentuk huruf T)
4. Meja rapat untuk 50 orang peserta rapat (bentuk huruf U)
5. Meja rapat untuk 20 orang peserta rapat (bentuk huruf V)
 6. Meja rapat untuk 28 orang peserta rapat (bentuk perahu)
7. Meja rapat untuk 24 orang peserta rapat (bentuk ruang kelas)
8. Meja rapat untuk 65 orang peserta rapat (bentuk aula/bioskop)
Ket: hanya pemimpin dan notulis yang menggunakan meja dan kursi,peserta rapat
yang lain hanya mendapatkan kursi.
9. Meja rapat untuk 30 orang peserta rapat (bentuk setengah lingkaran)
10. Meja rapat untuk 19 orang peserta rapat (bentuk lingkaran)
11. Meja rapat untuk 13 orang peserta rapat (bentuk empat persegi panjang)

TEKNIK MENYUSUN UNDANGAN RAPAT

Surat undangan rapat merupakan surat yang berisi pemberitahuan agar orang yang dituju atau
pihak yang diundang hadir dalam acara rapat.
Surat yang tidak jelas dan terang pesannya, akan mengakibatkan:
1. Tidak dapat dimengerti dan menimbulkan keraguan bagi penerima
2. Terjadi pemahaman yng salah ( salah tafsir) pada isi surat
3. Tida mendapat tanggapan atau jawaban sebagaimana diharapkan
4. Tidak akan dapat mencapai maksud dan tujuan.

Hal- hal yang harus dikuasai dalam menulis surat:

1. Memahami atau menguasai pemakaian bahasa/tata bahasa yang baik.
2. Mengetahui permasalahan dan latar belakangnya.
3 Memahami peraturan yang berkaitan dengan surat dan pekerjaannya.
4. Mengetahui dan memahami kepada siapa ia membuat atau menulis surat.
5. Mengenal dan menguasai teknik menyusun surat dengan baik.

Hal lain yang harus diperhatikan dalam menyusun surat undangan rapat:
1. Bahasa surat, adalah Bahasa tulis
2. Kecermatan dalam memilih kata

Surat baru dikatakan berhasil memenuhi sasaran bila isinya dapat dipahami dan menarik
pihak pembaca karena sesuai dengan keinginannya. Ukuran keberhasilan surat adalah kalau
dapat meningkatkan harapan dan keinginan/ tujuan penulis.

Syarat penulisan bahasa surat yang baik, antara lain sebagai berikut:
1. Nada bahasa surat harus tepat
2. Penggunaan bahasa/kalimat-kalimat yang sederhana
3. Rumusan isi surat memuat hal-hal yang disampaikan kepada si penerima surat
4. Kejelasan makna isi surat
5. Pengaturan alinea
Beberapa contoh bagan bentuk surat (lihat di ppt)
A. Bagan surat bentuk lurus penuh (full block style)
B. Bagan surat bentuk lurus ( block style)
C. Bagan surat bentuk setengah lurus ( semi block style)
D. Bagan surat bentuk Lekuk/tekuk ( indented style)
E. Bagan surat bentuk menggantung (hanging paragraph style)
F. Bagan surat bentuk resmi ( official style)
G. Bagan surat bentuk model depdik bud
Isi surat undangan rapat terdiri atas:

1. Kepala surat ,mencakup kop aurat (bila menyangkut masalah kedinasan undangan
dibuat di atas kop surat organisasi), tanggal, bulan, tahun surat dibuat, nomor,
lampiran, perihal, alamat yang dituju, dan salam pembuka .
2. Isi surat mencakup:
a) Kalimat pembuka, berisi pernyataan pengantar kepada maksud membuat surat.
b) Kalimat isi, berisi pernyataan maksud membuat aurat undangan seperti
pemberitahuan tujuan, hari, tanggal, waktu tempat rapat. materi yang akan
dibahas dalam rapat, dan susunan acara rapat. Jika perlu, tuliskan buku-buku
referensi/acuan yang sebaiknya dibawa.
c) Kalimat penutup, berisi pernyataan dan harapan agar orang yang diundang
bersedia hadir dalam rapat.
3. Bagian kaki surat ,mencakup salam penutup, pejabat penandatangan. tanda tangan,
nama terang dan cap, tembusan (jika perlu).

TEKNIK MENYUSUN AGENDA RAPAT DAN ACARA RAPAT

Berdasarkan arti harfiah, istilah agenda rapat dengan acara rapat mempunyai arti yang sama.
Namun dalam hal rapat, terdapat perbedaan antara agenda rapat dengan acara rapat. Dalam
hal rapat, agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih
lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.

Teknik menyusun agenda dan acara rapat adalah cara sistematis menyusun pokok masalah
yang akan dibicarakan dalam pertemuan atau rapat.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat, yaitu:

1. Mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat
2. Mengetahui tema dan tujuan rapat
3. Mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi:
A. Peserta rapat dari luar organisasi (ekstern)
B. Peserta rapat dari dalam organisasi (intern)
C. Peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran)
D. Jenis kelamin, usia, jabatan, status sosial, pendidikan (secara umum)
4. Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat
5. Mengetahui peralatan yang akan digunakan
6. Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
7. Mengetahui keadaan ruang rapat
8. Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan serta waktu
istirahat
9. Mengetahui tata tertib rapat.

Untuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama dengan menyusun agenda
rapat (sebanyak sembilan unsur) ditambah dengan:
1. acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan
2. secara umum urutan acara rapat terdiri atas:
a. pembukaanb. pengarahan dari pemimpin rapat atau ada pejabat tertentu yang
memberikan pengarahan namun yang bersangkutan tidak mengikuti rapat hingga
b. selesai (hanya membuka rapat dan mengarahkan)
 c. pelaksanaan rapat (disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi) sebagai contoh:
1) penjelasan atau pengarahan dari pemimpin rapat
2) pembagian tugas berdasarkan kriteria/ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin
rapat
3) setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima
4) mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap ketua kelompok
5) mengkaji permasalahan yang timbul
6) melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi
7) tahap mengambil keputusan 8) tahap menyimpulkan

d. pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat kesimpulan rapat dan
diakhiri dengan penutupan. atau

3. Pada saat menyusun acara rapat, penyusun harus memperhatikan Waktu untuk
pelaksanaan rapat dibagi-bagi untuk selingan istirahat 10 menit untuk snack/kudapan
dan minum (coffee break), untuk makana dan istirahat/shalat, untuk coffee break lagi
apabila acara berlangsung sampai sore. Bila acara sampai malam hari, tentunya
ditambah lagi dengan makan malam.

Contoh agenda rapat bisa dilihat di ppt