.FRONT.
OFFICE-
Chapter 4
IN-HOUSE GUEST
© 2008, PT. SUPRANUSA SiNDATA, JAKARTA - INDONESIA,
Buku Pedoman ini dibawah Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang
keras menerjemahkan, memfotokopi atau memperbanyak sebagian atau
seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari PT. SUPRANUSA SiNDATA.
DAFTAR ISI
CHAPTER 4: FRONT OFFICE – IN-HOUSE GUEST 1
4.1 Resident Guest 1
4.2 Walk In Guest 2
4.3 Foreign Guest List 3
4.4 Compliment Guest List 3
4.5 ABF List 4
4.6 Room Revenue Breakdown 4
4.7 Bill Outstanding List By Room Number 5
4.8 Over Credit Limit List 5
4.9 Guest Message 6
A. Cara Membuat Guest Message 6
B. Pengenalan Button / Toolbar Guest Message 8
ii
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
4. FRONT OFFICE – IN HOUSE GUEST
4. IN HOUSE
Pada menubar In-House terdiri dari :
4.1 Resident Guest
4.2 Walk In Guest
4.3 Foreign Guest List
4.4 Compliment Guest List
4.5 ABF List
4.6 Room Revenue BreakDown.
4.7 Bill Outstanding List By RmNo
4.8 Over Credit Limit List
4.1 RESIDENT GUEST
Menu yg berisi daftar nama-nama tamu yang sedang menginap di hotel (In House
Guest), untuk menampilkan menu ini klik menubar Inhouse, lalu klik Resident
Guest. Bila seorang tamu sudah di Check-In kan maka nama tamu akan tampil di
Resident Guest.
Gbr. 4.1 - Resident Guest
Pada modul ini, kita dapat melakukan edit reservasi dari Resident Guest List
dengan mengklik dua kali (double-click) pada salah satu nama tamu yang ada pada
menu Arrival Reservation List
1
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
4. FRONT OFFICE – IN HOUSE GUEST
Catatan :
- Resident Guest bisa diakses juga dari icon Arrival & Reservation List, pada
bagian Display Option, klik radio button pada tulisan Resident
- Pada sebelah kanan ResNo terdapat beberapa informasi sebagai berikut :
• M : Terdapat Message (pesan) untuk tamu
• L : Guest Locator, menu yg memberitahukan keberadaan lokasi tamu
• G : Tamu Group/Company
• I : Menyatakan bahwa room tersebut memiliki status In-Active (tidak
mempengaruhi dalam perhitungan Occupancy).
• MB : Indikasi untuk Master Bill
• A : Indikasi untuk Allotment
- Pada kolom ResStatus :
• Inhouse : Tamu yang sudah Check-in ( Resident Guest )
• RmSharer : Menyatakan bahwa tamu tersebut memiliki status Room
Sharing
4.2 WALK IN GUEST
Menu yg berisi daftar nama-nama tamu yang sedang menginap/inhouse (tetapi
tidak melakukan reservasi terlebih dahulu).
Untuk menampilkan menu ini klik menubar In House lalu klik Walk In Guest
Gbr. 4.2 - Walk-In Guest List
2
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
4. FRONT OFFICE – IN HOUSE GUEST
4.3 FOREIGN GUEST LIST
Menu yang berfungsi untuk menampilkan data-data dari tamu asing. Dapat
ditampilkan tamu yang sudah check-in, tamu yang sudah check-out pada hari ini
atau yang akan tiba hari ini (sesuai dengan tanggal sistem)
Gbr. 4.3 - Foreign Guest List
4.4 COMPLIMENT GUEST LIST
Menu yang berfungsi untuk menampilkan daftar nama tamu hotel yang
mendapatkan fasilitas yang ada secara cuma-cuma atau gratis. Pada kolom
Remark, diambil dari kolom Reservation Comments pada saat membuat reservasi.
Gbr. 4.4 - Compliment Guest List
3
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
4. FRONT OFFICE – IN HOUSE GUEST
4.5 ABF LIST
Menu yang berfungsi untuk menampilkan daftar nama tamu yang tinggal (In-
house) dan mendapatkan paket breakfast atau makan pagi.
Gbr. 4.5 - ABF List
4.6 ROOM REVENUE BREAKDOWN
Menu yang berfungsi untuk menampilkan penjabaran nilai (room rate) dari suatu
kamar yang terjual, misal : nilai Breakfast, Dinner, Other Turnover.
Gbr. 4.6 - Room Revenue Breakdown
4
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
4. FRONT OFFICE – IN HOUSE GUEST
4.7 BILL OUTSTANDING LIST BY ROOM NUMBER
Menu yang berfungsi untuk menampilkan nilai bill outstanding dengan status open
yg belum dibayar dari transaksi penjualan berdasarkan nomor kamar
Gbr. 4.7 - Bill Oustanding List by Rm No
4.8 OVER CREDIT LIMIT LIST
Menu yang berfungsi untuk melihat daftar nama tamu yang telah melewati batas
kredit yang diberikan oleh hotel
Gbr. 4-8 - Over Credit-Limit List
5
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
4. FRONT OFFICE – IN HOUSE GUEST
4.9 GUEST MESSAGE
Guest Message adalah menu yang berfungsi untuk menuliskan dan
membuka/melihat pesan yang ditujukan untuk tamu. Message dapat dibuat untuk
tamu yang berstatus Present Guest (Guest in House) ataupun untuk tamu masih
dalam status Reservasi. Pesan-pesan yang ditujukan untuk tamu dapat dibuat
dengan menggunakan icon Message.
Guest message bisa dibuat di Resident Guest, Arrival Reservastion List dan bisa
juga dibuat di Telepon Operator, dengan cara pengisian yang sama.
Guest message ini bisa diprint dan menampilkan siapa yang membuat, tanggal
berapa saat dibuat, serta jam berapa saat di buat.
A. Cara membuat Guest Message :
1. Klik Icon Arrival & Reservation List, misal dari Resident Guest, blok tamu yang
akan dibuatkan Message
2. Klik icons Message (lihat Gbr. 2.25)
3. Tampil menu untuk mengisi pesan tamu (lihat Gbr. 2.26)
4. Klik icon New, fungsinya untuk membuat pesan yang baru untuk tamu,
sedangkan icon Modify, berfungsi untuk meng-Edit pesan yang sudah dibuat
5. Kolom sudah aktif (warna putih), kemudian anda bisa mengetik pesan-pesan
untuk tamu.
6. Selesai mengetik pesan tamu, klik icon Execute secara otomatis pesan tersebut
akan tersimpan dan icon “lampu” akan menyala
7. Kemudian klik icon Stop
8. Maka layar di Resident guest di kolom “M” untuk reservasi tamu tersebut akan
tertera huruf “M”
9. Jika ingin diprint, klik icon Print
10. Jika ingin menghapus pesan tamu klik icon Delete dan icon “lampu” akan mati
Catatan :
Apabila akan membuat guest message di Arrival and Reservation List dan
Telephone List, cara pengisiannya sama.
6
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
4. FRONT OFFICE – IN HOUSE GUEST
Gbr. 2.25 - Reservation and Arrival List
Gbr. 2.26 - Menu untuk mengetik pesan-pesan
7
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
4. FRONT OFFICE – IN HOUSE GUEST
B. Pengenalan Button / Toolbar Guest Message
Button Toolbar Fungsi
Berfungsi untuk melihat pesan jika berwarna
Message kuning dan warna putih artinya tidak ada
pesan dan juga berfungsi untuk masuk ke
menu message.
Execute Berfungsi untuk menyelesaikan suatu proses
New Berfungsi untuk membuat pesan / message
baru
Modify Berfungsi untuk mengkoreksi suatu kesalahan
pada pesan / message.
Delete Berfungsi untuk menghapus pesan / message
Print Berfungsi untuk mencetak pesan / message
8
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions