BEST PRACTICE JOB DESC DEVELOPMENT
BAMBANG EKO CAHYONO
Terimakasih untuk Unika Atmajaya
CHRP
TRAINING OBJECTIVE
1. Job analysis
2. Job desc
Ini adalah urutan dalam membuat suatu Job Desc
69%
Perusahaan mengatakan bahwa job
description yang tidak tepat hanya
HASIL SURVEY membuat mereka membuang waktu
dengan kandidat yang tidak tepat.
58%
Job descriptions yan tidak tepat membuat
organisasi kehilangan karyawannya
HASIL SURVEY
90%
Karyawan mengungkapkan bahwa mereka
kehilangan waktu setiap hari dalam
pekerjaan yang tidak terkait dengan
pekerjaan inti mereka
40%
Karyawan membuang satu jam lebih setiap
hari untuk tugas tugas administrative yang
tidak memberikan nilai tambah bagi
organisasi
Apakah itu Job Analisis
Analisis jabatan merupakan proses untuk memperoleh dan
mengolah data menjadi informasi jabatan yang dituangkan
dalam bentuk uraian jabatan/ Job Description.
Hasil akhir Job Analysis
adalah Job Desc
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Perlukah memperbaharui JD?
Mengapa?
Kapan sebaiknya diperbaharui?
Yuk kita diskusi
•
•
• Membuat usulan strategis ataupun taktis.
RESPONSIBLE • Individu yang menjalankan aktivitas
• Mengumpulkan-menyatukan-mendapat
(Menyusun) dan usulan keputusan RECOMMEND
dukungan atas usulan tersebut.
(Menyusun)
• Bertanggung jawab atas kualitas analisis
• Paling bertanggung jawab dan
dan informasi yang mendukung usulan.
ACCOUNTABLE membuat keputusan akhir.
(Memeriksa) • “A” mendefinisikan tingkatan • Menyetujui usulan atau menegosiasikan
tanggung jawab individu “R”. AGREE perbaikan proposal dengan “R”.
(Memeriksa) • Jika tidak terjadi kesepakatan, maka “A”
• Individu yang perlu dikonsultasikan
tidak akan memberikan persetujuan.
sebelum keputusan dibuat dan
mendukung “A” maupun “R” dalam DECIDE • Membuat keputusan formal yang
CONSULT/ mencapai objektif mereka.
SUPPORT (Menyetujui) mengikat.
• Memiliki kapabilitas, pengetahuan,
(Menyetujui) atau sumber daya untuk mendukung • Menyediakan fakta, data, dan informasi
aktivitas. Komunikasi bersifat dua INPUT yang relevan kepada “R”.
arah. (Mengetahui) • Memberi kontribusi yang membangun
dan melengkapi usulan.
• Individu yang perlu diinformasikan
INFORMED setelah keputusan dibuat atau Pihak yang diinformasikan, supaya dapat
(Mengetahui) tindakan diambil. Komunikasi NOTIFIED menindaklanjuti perkembangan dan
bersifat satu arah. (Tindasan) mengusulkan tindakan sebagai reaksi atas
hasil yang dicapai.
Tujuan Job Analysis
✓ Mengidentifikasikan jabatan terkait dengan riwayat
pekerjaan,
✓ peran, tanggung jawab dan kewenagan orang yang
memangku jabatan
✓ mengetahui spesifikasi jabatan terkait dengan persyaratan
yang ditetapkan untuk suatu jabatan termasuk persyaratan
pengetahuan, ketrampilan,
✓ pengalaman dan karakter yang dibutuhkan dari orang yang
memangku jabatan tersebut.
Tujuan Job Analysis
Hasil analisis jabatan tersebut digunakan
dalam penyusunan program perencanaan
tenaga kerja untuk :
✓ Perekrutan dan seleksi karyawan
✓ Pemberian kompensasi
✓ Standar penilaian kinerja atau prestasi kerja
✓ Penentuan kebutuhan
✓ Program promosi dan mutasi karyawan
✓ Penyempurnaan organisasi dan jenjang jabatan
✓ Pengembangan karyawan
• •
• •
•
PIHAK PEMBUAT JOB DESCRIPTION
JOB
JOB HOLDER
ANALYST
JOB DESC
“Harus
Standard
nyata”
SUPERIOR
ISI DARI SUATU JOB DESC
•
•
HOW –WHAT-WHY
Merencanakan, mengembangkan dan mengontrol,
System quality assurance untuk memastikan hanya produk
terbaik yang dikirimkan ke pelanggan dalam rangka
mencapai kepuasaan customer saat sekarang dan masa
depandengan biaya penjaminan mutu yang efektif dan
efisien
LATIHAN JOB PURPOSE
•
•
–
–
–
–
–
–
–
KATA KERJA PATOKAN
Tujuan Perusahaan
• Menyetujui • Mengembangkan
Orientasi
Membangun Kebijakan • Memutuskan • Membangun
Strategi
Menetapkan Sasaran • Menetapkan • Mendesain
• Mengarahkan
Chief/ VP
• Mengintegrasikan
• Mensinergikan
• Mengatur strategi
• Menganalisis
• Memprediksi GM/ SM • Merencanakan • Mengevaluasi
• Mengusulkan • Mengorganisir • Mencapai
• Merekomendasikan • Mengontrol • Mengoordinasikan
• Mendukung Spesialis Manager
• Menguji • Memeriksa • Memperbaiki
• Menafsirkan • Memonitor • Mempertahankan
• Membuktikan Supervisor • Mengidentifikasi • Meningkatkan
• Menyiapkan • Mengimplementasikan
• Mendistribusikan • Menyampaikan
Hindari kata kerja:
Orientasi • Mengumpulkan • Memperoleh
Tugas • Membantu • Memproses • Mengoperasikan
Staff & Clerk • •
• Mengamati Membuat Melakukan
• Mendelegasikan • Menyediakan
▪
▪ –
▪
▪
▪ –
▪ –
▪
–
–
•
•
•
•
•
–
•
•
•
•
•
•
▪
▪
•
▪
•
▪
▪
▪
▪
▪
▪
7
•
•
•
–
–
–
–
Tugas Kelompok
LATIHAN MEMBUAT JOB DESC
Buat dalam Excel
1. Chief electrical engineer 17. Process auditor
2. Chief mechanical engineer 18. Process chemist
3. Civil engineer 19. Process engineer
POSITION JOB
4. Contract manager 20. Product technician
5. Design manager 21. Production engineer
Development engineer Production manager
PURPOSES & MAIN
6. 22.
7. Draughtsperson 23. Production operative
8. Electrical engineer 24. Production planner
RESPONSIBILITY 9.
10.
Electrical technician
Environmental manager
25.
26.
Production supervisor
Project coordinator
11. Factory manager 27. Quality checker
12. Hygiene officer 28. Quality controller
13. Maintenance supervisor 29. Quality manager
14. Manufacturing manager 30. Quality systems analyst
15. Mechanical maintenance engineer 31. Repair technician
16. Operations director 32. Safety manager
33. Service technician
34. Shift coordinator
35. Technical author
36. Technical manager
37. Technical services manager
38. Technical support engineer
39. Water engineer
Hampir seratus job desc kita bagikan
Dan Kumpulan modul dari program
Certification Human Resourcess Professional
CHRP Atmajaya, khususnya Modul Job Desc
Thank you Unika Atmajaya