Manajemen Waktu

“Waktu tidak bisa diputar kembali”

Ns. Desty Lismayanti, [Link]

1
 Mengapa
kamu
mau mengatur waktumu?
 AGENDA

Apa itu Manajemen Waktu?

Proses Manajemen Waktu
Manajemen Waktu yang Efektif
Batu Besar Kehidupan
Kesimpulan

3 HP LIFE Success mindset course ([Link])

Apa itu Manajemen Waktu

8 8 8
Tidur Bekerja Kehidupan Pribadi

Manajemen Waktu adalah seni mengatur, mengorganisir, menjadwalkan, dan

mengalokasikan waktu agar seseorang dapat bekerja lebih produktif dan efektif.
Adalah tentang…

Dari sini… …ke sini!

Kenali di mana Anda berada
Kenali di mana Anda berada?
Kuesioner
No. Pertanyaan

Apakah Anda merencanakan apa yang akan Anda kerjakan Anda satu hari
1
sebelumnya?
Apakah Anda mendahulukan hal-hal yang harus, dibandingkan yang ingin Anda
2
lakukan?
Apakah Anda tahu jam efektif Anda dan menggunakannya untuk pekerjaan tersulit
Hitung skor Anda
3
Anda? Untuk pertanyaan 1 sampai
4 Apakah Anda menjaga meja Anda tetap bersih, kecuali dari yang Anda gunakan?
5, berikan diri Anda 10 poin
untuk "Ya" dan 1 poin untuk
5 Apakah Anda memiliki cara yang efektif untuk menangani email Anda? "Tidak"
Untuk pertanyaan 6 sampai
Apakah Anda akhirnya melakukan tugas yang ingin Anda delegasikan kepada
6
orang lain?
10, berikan diri Anda 10 poin
untuk "Tidak" dan 1 poin
Apakah Anda suka mengambil banyak pekerjaan lebih dari yang dapat Anda
7 untuk "Ya"
lakukan?
8 Apakah Anda sering loncat-loncat dalam mengerjakan satu tugas ke tugas lainnya?

9 Apakah Anda sering mengalami gangguan yang memengaruhi konsentrasi Anda?

10 Apakah Anda sering menunda pekerjaan sampai menit terakhir dan panik?
Kenali di mana Anda berada?
Skor

Skor 75-100: Anda adalah Manajer Waktu

Anda adalah seorang profesional yang sangat terorganisir dan yang tahu
betul bahwa kebiasaan kerja yang baik akan menghemat waktu dan
mengurangi masalah.

Nilai 40-74: Anda membutuhkan Peningkatan

Cara Anda mengatur pekerjaan terkadang dapat menimbulkan masalah
bagi Anda dan orang lain. Manajemen waktu yang lebih serius dan disiplin
diri akan membantu Anda lebih berhasil di tempat kerja.

Kurang dari 39: Aduh! Ini berbahaya!

Anda membuang banyak waktu karena gagal mengatur diri dan pekerjaan
Anda. Akibatnya, Anda merasa tidak mencapai hasil yang diinginkan dan
mungkin malah berpikir bahwa Anda sedang bekerja di bawah tekanan
dan stres.
 Skema Manajemen Waktu:
Menyelaraskan INDIVIDUAL INTEREST dengan PUBLIC INTEREST

INDIVIDUAL PUBLIC
INTEREST INTEREST
Kuliah Organisasi kampus
Melakukan hobi Organisasi kosan
Berbakti pada ortu Organisasi komplek dll
Bersenang-senang
dll
Zona perbedaan
Mengapa waktu perlu di Kekacauan antara
genggam? KEPENTINGAN PRIVAT
dan
KEPENTINGAN PUBLIK
Manajemen waktu berantakan Gak punya waktu buat belajar
Kuliah mikirin organisasi, ngorganisasi mikirin kuliah Amanah organisasi
terbengkalai dan tidak optimal Kuliah tidur, aktivitas organisasi lelah, dan
mudah sakit Menimbulkan suatu prasangka orang lain
tidak punya dorongan berprestasi yang konsisten

14
Proses Manajemen Waktu dan Langkah Kunci

“Waktu adalah yang paling sering

kita butuhkan, tetapi waktu juga
yang paling sering kita buang“

11 HP LIFE Success mindset course ([Link])

Proses Manajemen Waktu
Langkah Kunci Manajemen Waktu yang Efektif

Tentukan tanggung jawab, prioritas

dan tujuan

Manfaatkan
waktu utama Kurangi aktivitas yang tidak perlu
Anda secara
optimal
Rencanakan penggunaan waktu
Anda setiap hari dan setiap
minggu
Prioritasisasi
Matriks Prioritas
MENDESAK TIDAK MENDESAK
Q1 Kritis Q2 Perencanaan, persiapan,
Masalah mendesak penjadwalan
Deadline tugas Membangun hubungan
Klarifikasi
PENTING Kirim laporan
Masalah atau kebutuhan Meningkatkan keahlian
karyawan Pengembangan sistem dan proses
Lakukan ini sekarang Rencana dikerjakan

Q3 Terima telepon & interupsi Q4 Sibuk dengan hal sepele

Permintaan kecil-kecil Banyak terima telepon
Surat-surat & laporan Santai, istirahat terlalu panjang
TIDAK Permintaan mendesak Baca yang tidak relevan
PENTING Rapat tidak terlalu penting Bersosialisasi

Tolak dan Jelaskan Tahan dan Hentikan

Bagaimana Memprioritaskan

“Utamakan Hal Pertama”

• Tangani yang mendesak
• Alokasikan waktu sesuai prioritas 1 2
• Kerjakan apa yang bisa cepat selesai
• Tentukan deadline untuk hal-hal yang Anda tunda
• Belajar untuk mengatakan… “TIDAK”
• Prioritaskan dengan hukum PARETO 80/20
• Lindungi orang penting dari hal sepele
• 20% waktu akan menghasilkan 80% hasil
• Lakukan - Delegasi - Tunda - Hapus

Waktu tidak akan pernah cukup untuk mengerjakan semuanya. Tetapi waktu
akan selalu cukup untuk mengerjakan hal terpenting.
The 80/20 Rule (Pareto Principle)

20% of your efforts produce 80% of the results.

Belajarlah memahami dan fokus pada 20%, 20% dari
teman, staf, dan permasalahan memungkinkan 80% dari
dukungan dan kepuasan yang diharapkan. 20% itu adalah
suporter anda dan anda harus menjaganya.
Ilustrasi…

Permasalahan
Paijo
Permasalahan
Tukimin

Dono
Parto
Partini
Suparjo
Joko
Mono
Imin
Jono
 The 80/20 Rule
Where are you?
Anda berada di daerah 80% jika anda:
Bekerja pada aktivitas yang orang lain ingin anda di situ,
namun tidak ada investasi apapun dari orang lain tersebut
pada aktivitas tersebut.
Secara terus menerus bekerja pada aktivitas dalam
kondisi “urgent”
Menghabiskan waktu pada aktivitas yang bukan anda
kuasai
Mengeluh sepanjang waktu.
 The 80/20 Rule
Where are you?
Anda berada di daerah 20% jika anda:
Berada di aktivitas yang memajukan tujuan anda dalam
hidup.
Melakukan pekerjaan yang selalu anda inginkan atau
membuat anda merasa nyaman
Bekerja pada aktivitas yang tidak anda suka, namun anda
melakukannya karena anda tahu aktivitas tersebut
berhubungan dengan tunjuan yang lebih besar
Tersenyum
Implementasi the 80/20 Rule
Sedikit membaca. Identifikasikan 20% dari jurnal yang
anda dapat yang paling bagus.
Ikuti perkembangan teknologi. Teknologi mempermudah
pekerjaan.
Ingat yang dasar. Lalu gunakan etika dan kemampuan
mengambil keputusan sehingga anda akan tetap berada
pada daerah 20%
Merencanakan waktu
Gagal Merencanakan adalah Rencana Kegagalan

• Cari waktu untuk merencanakan minggu depan

• Tinjau dan jadwalkan ulang setiap beberapa
hari
• Buat Daftar Hal yang Harus Dilakukan
• Jangan menjadi orang yang Prokrasinasi
• Rencanakan keadaan darurat- Harapkan yang
tak terduga

Hari sering berjalan tidak seperti yang Anda

rencanakan
Sibuk vs Produktif

Hanya karena Anda sibuk tidak berarti Anda produktif

Prokrasinasi
Menunda pekerjaan yang
seharusnya bisa Anda kerjakan
sekarang. Buat daftar pekerjaan yang Anda tunda
Hapus dua dari daftar tersebut dan kerjakan
sekarang
Rencanakan dan jadwalkan sisanya
Beri hukuman jika tidak selesai sesuai jadwal
Beri hadiah jika selesai tepat waktu
Bukan berapa jam Anda bekerja, tetapi jam berapa Anda bekerja
Manajemen Waktu yang Efektif

“Jadwalkan prioritas Anda,

bukan memprioritaskan
jadwal Anda”

23 HP LIFE Success mindset course ([Link])

Tanda-tanda membuang waktu
Janji yang terlewat
Meja yang berantakan

Mengerjakan banyak tugas

Terbuang dan tidak dapat diputar

kelelahan/tidak konsentrasi
kembali
Memanfaatkan Waktu dengan Baik
Hindari Membuang Waktu

• Belajar mengatakan "TIDAK" / Delegasi

• Jangan perfeksionis
• Jangan menjadi budak “surat”, tapi kuasailah
• Berkonsentrasi pada tugas yang sedang dikerjakan
• Kendalikan gangguan - Konsentrasi
• Tetapkan batas waktu dan patuhi itu
• Kelola rapat - Katakan "Tidak" untuk rapat yang tidak perlu
• Minimalkan dokumentasi / Bersihkan meja Anda

Mengetahui kapan tidak bekerja sama pentingnya dengan kapan harus

bekerja.
Mitos tentang Waktu

1. Waktu bisa diatur

2. Semakin lama atau keras Anda bekerja, semakin
banyak yang Anda capai
3. Jika Anda ingin sesuatu dilakukan dengan benar,
lakukan sendiri
4. Anda tidak seharusnya menikmati pekerjaan
5. Kita harus bangga bekerja keras
6. Anda harus bisa melakukan yang terbaik dalam
waktu sesingkat mungkin
7. Selesaikan lebih banyak dan Anda akan lebih
bahagia
8. Waktu adalah uang
Menjadi Efisien dan Efektif

Sering kali orang yang berkinerja buruk adalah mereka yang sudah bekerja
paling keras dan lama. Mereka sibuk tetapi mereka bekerja tidak efektif.

• Efisiensi = Melakukan pekerjaan dengan benar

• Efektivitas = Melakukan pekerjaan yang benar

Efektivitas harus mendahului efisiensi

Melakukan hal yang salah dengan benar itu buang waktu

Melakukan hal yang benar dengan benar itu MANAJEMEN
WAKTU
Kebiasaan Penting

• Sadari ke mana terbuangnya waktu

• Fokus pada hasil akhir
• Bekerja sesuai prioritas
• Jadwalkan hal penting
• Delegasikan tugas rutin
• Blokir gangguan
• Kurangi membuang-buang waktu
• Terus lakukan kebiasaan baik.
• Maksimalkan waktu terbaik Anda

Cobalah beberapa macam Manajemen Waktu yang ada. Pilih yang tepat untuk Anda,
ingatlah bahwa yang tepat untuk seseorang belum tentu tepat untuk Anda.
Manakah dari hal berikut ini yang bukan komponen Manajemen Waktu?

Memprioritaskan

Mendelegasikan

Mengerjakan banyak hal

Mengorganisir
Bioritme
Maksimalkan Waktu Utama
Waktu Utama

• Kapan waktu utama Anda dalam bekerja?

• Apakah Anda orang pagi atau orang malam?

• Cocokkan pekerjaan dengan waktu

• Gunakan waktu utama untuk pekerjaan sulit
• Gunakan waktu lainnya untuk tugas yang rutin
• Istirahat yang cukup dan segarkan diri
Anda
• Berolahraga
Cara Mahasiswa mengatur waktunya.....
Ingatlah rumus untuk sukses manajemen waktu dibawah ini...

Keyakinan
Strategi.....
• Memulai dari yang akhir
• Belajar untuk menjadi seorang “No Man”
• Belajar untuk memprioritaskan sesuatu diatas sesuatu
Keyakinan.....
• Rencanakan! Laksanakan!, Rencanakan! Laksanakan!
• Percayalah, waktu yang kita gunakan untuk beraktivitas di
kampus merupakan investasi menguntungkan bagi masa
depan kita.
• Jaga impian kita, karena dia adalah bahan bakar kita
untuk bergerak.
Standar.....
• Ingatlah kaidah “Hukum 10.000 Jam”
• Jika kita memang mau mendapatkan sesuatu yang
“lebih” di masa muda kita, kita harus menaikan standar
kita.
Tips dan Trik
• Miliki reminder dalam kamar, komputer, laptop, atau HP.
• Buat rencana dan target tahunan, bulanan, dan harian
dengan komposisi yang wajar
• Pandai-pandailah “menjaga” diri di lingkungan
tempat kita berada
• Baca buku pengembangan diri minimal 1/bulan
• Ketahuilah kelemahan dan kekuatan diri kita, dan cari
solusi untuk mengatasinya sedini mungkin
• Jangan takut berbeda dengan orang lain, jika Anda yakin
bahwa Anda benar.
 Gazelle dan Singa pun
Harus Berlari

Setiap pagi di Afrika …

Seekor Gazelle bangun.

Dia tahu dia harus lari mendahului Singa
yang paling cepat, atau dia akan
dimangsa.
Seekor Singa bangun.
Dia sadar dia harus mampu menyusul
Gazelle yang paling lambat, atau dia akan
kelaparan.
Walaupun Anda bukan Gazelle
maupun Singa, TERUSLAH
BERLARI atau
Anda jadi mangsa.
Maksimalkan Waktu Utama Anda!
 Batu Besar Kehidupan
“Utamakan hal utama.
Prioritaskan yang terpenting dulu"

39
 Batu Besar Hidup Anda
Apa "batu besar" dalam hidup Anda?

Orang yang Anda cintai

Pendidikan Anda
Mimpi Anda
Yang Anda sukai
Kesehatan Anda
Perjalanan
….

Apapun itu… masukkan BATU BESAR ini terlebih dahulu atau Anda
tidak akan dapat memasukkannya sama sekali !!!

40
Kesimpulan
• Buat perencanaan yang bagus dan gunakan
• Buat tujuan yang realistis dan jadwalkan secara akurat
• Jangan terlalu berlebihan
• Timbang dan sepakati prioritas untuk pekerjaan yang mendesak dan penting
• Bersikap fleksible untuk mengatasi peristiwa tak terduga
• Kelola dokumen, ruang kerja, dan telepon Anda
• Jangan menunda-nunda – Kerjakan selagi ada waktu
• Gunakan waktu yang sudah dijadwalkan semaksimal mungkin
• Jauhi perfeksionisme
• Sediakan waktu untuk pengembangan pribadi

Kemarin itu ibarat cek kosong, Besok itu ibarat wesel harapan, dan
Hari ini ibarat uang tunai. Maka dari itu, gunakan waktu sebaik
mungkin, dan jangan di sia-siakan!
Waktu adalah hal paling berharga yang kita miliki,
tapi sayangnya ia tidak bisa disimpan untuk
digunakan nanti.
 Slide Lampiran

43 HP LIFE Success mindset course ([Link])

Kiat Manajemen Email

• Jangan menjadi pecandu email

• Atur folder email Anda
• Gunakan kiat 4D berikut dalam menangani email
• Do - Lakukan
• Delay - Tunda
• Delegate - Limpahkan
• Delete - Hapus
• Jika Anda ingin seseorang melakukan sesuatu, jadikan mereka satu-satunya
penerima. Jika tidak, tanggung jawab menjadi tidak jelas. Berikan perintah dan
tenggat waktu yang jelas.
• Jika Anda benar-benar ingin seseorang melakukan sesuatu, CC orang lain yang
penting
• Sedikit cerewet boleh saja, karena jika tidak cepat ditanggapi, mereka mungkin
tidak akan pernah menanggapi (telepon langsung atau tatap muka adalah
solusinya)
Teknik Delegasi

Mengapa orang tidak Kiat tentang cara

mendelegasikan? Mendelegasikan
• Khawatir kehilangan pekerjaan • Rencanakan apa yang akan
yang ditugaskan kepadanya Anda delegasikan dan kepada
• Khawatir orang lain tidak siapa
melakukan pekerjaan seperti yang • Pastikan Anda menjelaskan
diharapkan tentang apa yang harus dia
• Tidak mempercayai orang lain lakukan dan mengapa
untuk melakukan pekerjaan • Periksa kemajuannya
tersebut • Tinjau pekerjaannya dan beri
• Khawatir orang lain akan masukan.
melakukan kesalahan