KEY PERFORMANCE INDICATOR

KPI (Key Performance Indicator) adalah alat ukur yang menggambarkan

efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Perusahaan menggunakan
KPI untuk mengukur kesuksesan pencapaian target mereka. Adapun beberapa
karakteristik dari KPI yaitu :
1. Ukuran Non Financial
2. Ukuran yang sering digunakan (Regular measurements)
3. Ukuran yang diketahui oleh manajemen
4. Semua orang yang ada di dalam suatu organisasi telah mengerti dan memahami
KPI
5. Tanggung jawab kepada individu dan tim
6. Memiliki efek yang sangat signifikan
7. Memiliki efek yang positif
Key performance indicator diukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan.
KPI yang baik merupakan suatu hal yang penting dan terus menerus mendapat
perhatian dari manajemen. Ketika seseorang menyimpang dari kpi. Pihak
manajemen dapat mengambil suatu keputusan dan memanggil orang yang
bertanggung jawab tsb.

Pengertian KPI Menurut Para Ahli

 Menurut Iveta (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran yang
bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif
dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan
penyusunan strategi organisasi.
 Menurut Warren (2011), Key Performance Indicator (KPI) merupakan sebuah
pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi
strategisnya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi
organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara
menyeluruh.
 Menurut Parmenter (2007), mendefinisikan Key Performance Indicator (KPI)
sebagai yang paling kritikal untuk kesuksesan organisasi pada kondisi sekarang
dan di masa datang.
 Menurut Banerjee dan Buoti (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah
ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja
organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga digunakan untuk
menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan
keputusan.

Jenis-jenis KPI (Key Performance Indicator)

Pada dasarnya, Indikator Kinerja Utama atau KPI dapat dibedakan menjadi dua
jenis yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial.
1. Key Performance Indicator Finansial
KPI Finansial adalah indikator kinerja utama yang berkaitan dengan keuangan.
Contoh KPI Finansial ini diantaranya adalah sebagai berikut :
 KPI Laba Kotor (Gross Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa
dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP).
 KPI Laba Bersih (Net Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa
dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan biaya-biaya bisnis
lainnya seperti biaya bunga dan pajak.
 KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai
persentase yang diperoleh dengan membagi Laba Kotor dengan Pendapatan.
 KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai
persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan
pendapatannya.
 KPI Rasio Lancar (Current Ratio), yaitu KPI yang mengukur kinerja keuangan
neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current assets) dengan
Kewajiban lancar (current liabilities).
Masing-masing indikator kinerja utama (Key Performance Indicators) ini secara
efektif menjawab pertanyaan spesifik. Seperti pada contoh KPI Rasio Lancar, KPI
 ini secara efektif menjawab pertanyaan “seberapa cepat bisnis kita mengubah aset
lancar menjadi uang tunai untuk membayar kewajiban jangka pendeknya”.
Indikator ini memperkirakan seberapa baik suatu bisnis akan bertahan apabila
mengalami penurunan secara tiba-tiba. Contoh kedua pada KPI Marjin Laba Kotor,
KPI ini dapat menjawab pertanyaan seperti “Seberapa untung nya suatu bisnis”
atau “Seberapa efisiennya proses produksi”.
2. Key Performance Indicator Non-Finansial
KPI Non-Finansial adalah KPI yang tidak secara langsung mempengaruhi
keuangan suatu perusahaan. Beberapa contoh KPI Non-Finansial yang dimaksud
tersebut diantaranya seperti :
 Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)
 Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction metrics)
 Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New
Customer Ratio)
 Pangsa Pasar (Market Share)
> Kembali ke atas

Faktor-faktor apa saja yang membuat KPI efektif?

KPI hanya akan berguna jika ada tindak lanjut atas KPI itu sendiri, sering kali
perusahaan mengadopsi KPI yang populer digunakan dalam suatu industri, namun
setelah itu bertanya-tanya mengapa KPI tersebut tidak merefleksikan kinerja
perusahaan mereka.
Dalam mengembangkan strategi untuk menyusun KPI, tim Anda harus mulai dari
melihat apa tujuan organisasi Anda, bagaimana Anda berencana untuk
mencapainya dan siapa yang dapat mengambil tindakan berdasarkan informasi ini.
Hal ini seharusnya merupakan proses berulang yang melibatkan masukan dari
analysts, kepala bagian dan para manager. Setelah itu Anda akan mendapatkan
pengertian yang lebih baik mengenai bagaimana KPI mengukur proses bisnis
perusahaan Anda dan siapa yang dapat menindaklanjuti proses bisnis tersebut.
 Salah satu cara membuat KPI yang relevan adalah dengan kriteria SMART. Kata
ini adalah singkatan dari specific, measurable, attainable, relevant, time-bound.
Untuk penjelasan mengenai hal-hal tersebut, sebagai berikut.
 Apakah tujuan perusahaan spesifik?
 Bisakah Anda mengukur pencapaian tujuan tersebut?
 Apakah tujuannya dapat dicapai?
 Apakah tujuan tersebut berkaitan dengan perusahaan?
 Berapa lama jangka waktu untuk mencapai tujuan tersebut?

Implementasi KPI (Key Performance Indicator)

Terdapat 4 kriteria dasar yang harus dipenuhi sebelum suatu organisasi dapat
menyatakan bahwa mereka telah mengimplementasikan KPI ke dalam aktivitas
operasional. Kriteria tersebut adalah :
1. Kolaborasi antara karyawan, tim, supplier dan pelanggan
2. Desentralisasi dari level manajemen sampai level operasional
3. Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, laporan dan tindakan
4. Hubungan KPI <- -> strategi
Untuk mengimplementasikan KPI, membutuhkan suatu proses sistem yang saling
terkait, baik itu dari lingkungan organisasi sendiri seperti karyawan, manajer,
pemegang saham dan dari pihak-pihak luar seperti pelanggan dan supplier.
Begitu juga laporan yang harus tepat waktu, efisien, dan fokus terhadap
peningkatan pengambilan keputusan. Ketika mengimplementasikan KPI, hal yang
penting adalah mendefinisikan hasil/tujuan dari masing-masing KPI.
Dalam mengimplementasikan KPI Terdapat suatu metode untuk merencanakan
suatu tujuan yang menggabungkan beberapa kriteria yang disebut SMART
(Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time Sensitive).

 Specific – Tujuan / hasil haruslah jelas dan spesifik, tujuan / hasil yang
melebar sangat tidak diharapkan. Ketika tujuan / hasil jelas dan spesifik, sangat
mudah diketahui kapan tujuan / hasil tersebut telah dicapai.
 Measurable – Tujuan / hasil harus dapat diukur, baik itu secara kualitas atau pun
kuantitas. Hal ini dapat ditempatkan dalam hubungannya dengan performa standar
atau harapan dari suatu performa.
 Achievable – Dapat dicapai, tetapi harus diformulasikan sebagai suatu tantangan
dan dengan demikian akan menginspirasi organisasi untuk mencapai hasil / tujuan.
 Realistic – menciptakan suatu ide yang merupakan hasil / tujuan haruslah tercapai,
tetapi harus juga realistis dan berorientasi hasil.
 Time Sensitive – setiap hasil / tujuan memiliki batasan waktu kapan tujuan / hasil
tersebut dapat dicapai. Fakta bahwa tujuan / hasil merupakan sesuatu yang
membutuhkan batasan waktu akan membuat suatu kemudahan dalam mengukur
suatu peningkatan suatu tujuan/hasil berikutnya.

Bagaimana cara membuat KPI?

Kata “key” atau utama (dalam bahasa Indonesia) harus menunjukan hal yang
berhubungan dengan hasil yang diharapkan oleh perusahaan. Ikuti langkah-langkah
berikut untuk menentukan KPI:
 Hasil apa yang ingin Anda dapatkan?
 Mengapa hasil ini penting?
 Bagaimana Anda akan mengukur pertumbuhan?
 Bagaimana Anda mempengaruhi hasil?
 Siapa yang akan bertanggung jawab atas hasilnya?
 Bagaimana Anda akan mengukur keberhasilan?
 Bagaimana Anda akan melakukan ulasan atas hasilnya?
Contoh:
Tujuan Anda adalah meningkatkan pendapatan penjualan tahun ini. Anda akan
menyebut KPI ini Sales Growth KPI. Berikut adalah cara mendefinisikan KPI ini:
 Untuk meningkatkan pendapatan penjualan sebesar 20% tahun ini.
 Jika hasil ini tercapai maka laba bisnis perusahaan akan meningkat.
 Pertumbuhan akan diukur dari kenaikan pendapatan dibandingkan dengan
pengeluaran.
 Dengan cara menambah staff penjualan, meningkatkan promosi pada konsumen
yang telah ada untuk membeli produk baru.
 Chief Sales Officer adalah pihak yang bertanggung jawab atas hasilnya.
 Pendapatan akan meningkat sebesar 20%.
 KPI akan dibahas setiap sebulan sekali.
Dengan demikian, seperti inilah contoh KPI untuk peningkatan penjualan
Key Indicator/Indikator Utama:
 Peningkatan penjualan selama periode waktu tertentu
 Penurunan penjualan selama periode waktu tertentu
Komponen utama:
 Penjualan saat ini
 Penjualan pada periode sebelumnya
Setiap jabatan dalam departemen terkait sebaiknya memiliki key indicator yang
berbeda, agar setiap pihak tahu bagaimana mengukur kinerjanya. Dengan mengacu
pada key indicator, Anda bisa menciptakan key indicator yang sesuai untuk setiap
jabatan dalam tim Anda.
Contoh :
Chief Sales Officer: Peningkatan/Penurunan Penjualan pada periode waktu tertentu
Director: Penjualan di setiap wilayah
Manager: Pendapatan per jam, kehilangan kesempatan penjualan, durasi siklus
penjualan
Staff: Perbandingan janji dan penawaran, pencapaian kuota sales
KPI bisa digunakan untuk semua departemen dalam perusahaan. Jika Anda ingin
menggunakan KPI untuk mengukur kinerja sumber daya manusia, silahkan
membaca artikel dari KaryaONE yang lain mengenai metode penilaian kinerja.