MODUL SISTEM INFORMASI KESEHATAN

(KSM 231)

MODUL SESI 6
PENGUMPULAN DATA RUTIN
DAN NON-RUTIN

DISUSUN OLEH
DANIEL HAPPY PUTRA, M.K.M

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

2020
Universitas Esa Unggul
[Link] 0 / 32
 PENGUMPULAN DATA RUTIN
DAN NON-RUTIN

A. Kemampuan Akhir Yang Diharapkan

Setelah mempelajari modul ini, diharapkan mahasiswa mampu memahami
pengumpulan data rutin dan non-rutin

B. Uraian dan Contoh

Data dapat dikumpulkan dengan berbagai macam cara. Untuk memudahkannya,
kita akan mengelompokkan cara mengumpulkan data itu ke dalam dua golongan, yaitu:
(1) metode rutin, dan (2) metode sewaktu-waktu (non-rutin). Pengumpulan data secara
rutin dilakukan untuk data yang berasal dari unit kesehatan. Data ini dikumpulkan atas
dasar catatan atau rekam medik pasien/klien baik yang berkunjung ke unit kesehatan
maupun yang dilayani di luar gedung unit pelayanan. Pengumpulan data secara rutin
umumnya dilakukan oieh petugas unit kesehatan. Akan tetapi pengumpulan data secara
rutin juga dapat dilakukan oleh masyarakat (kader kesehatan). Bentuk lain dari
pengumpulan data secara rutin adalah registrasi vital. Adapun pengumpulan data
sewaktu-waktu umumnya dilakukan melalui survei, survei cepat (kuantitatif atau
kualitatif) dan studi-studi khusus.
Tidak ada satu pun cara pengumpulan data yang dapat mengumpulkan semua data
untuk perencanaan dan manajemen kesehatan. Suatu Sistem Informasi Kesehatan
umumnya menggunakan kombinasi dari kedua cara yaitu baik metode rutin maupun
metode sewaktu-waktu. Alasannya adalah karena adanya perbedaan sifat dan kegunaan
dari data yang diperoleh dengan masing-masing metode tersebut. Pengumpulan data
secara rutin umumnya diarahkan untuk mendapatkan data yang berbasis pelayanan
kesehatan dan data tentang mereka yang secara rutin menggunakan pelayanan
kesehatan tersebut.
Di daerah di mana penggunaan pelayanan kesehatan sangat rendah,
pengumpulan data secara rutin biasanya sukar dilaksanakan. Untuk mendapatkan
pemahaman yang lebih paripurna tentang masalah kesehatan yang dihadapi, diperlukan
pengumpulan data dengan cara lain, yaitu survei dan sejenisnya. Atau, pengumpulan data
secara rutin diperluas cakupannya sehingga meliputi data dari masyarakat. Data untuk
Universitas Esa Unggul
[Link] 1 / 32
 angka kematian misalnya, dapat diperoleh dari unit-unit kesehatan atau dan registrasi
vital. Tetapi kerapkali data untuk angka kematian itu diperoleh melalui penelitian
prospektif atau survei retrospektif terhadap penduduk. Secara nasional kita memiliki
Survei Kesehatan Rumah Tangga (SKRT), Survei Sosial Ekonomi Nasional (Susenas),
Surve Demografi dan Kependudukan Indonesia (SDKI), Sensus Penduduk (SP), dan lain-
lain.

1. Pengertian Pengumpulan Data Rutin dan Sewaktu-waktu

Fungsi manajemen yang akan menggunakan data dan jenis indikatornya
kerapkali menentukan bagaimana cara pengumpulan data yang paling tepat. Untuk
lebih jelasnya dapat disimak tabel 1 di halaman berikut.
Data untuk memantau program kesehatan yang sedang berjalan lebih mudah
dan lebih efisien didapat dengan pengumpulan data secara rutin. Sedangkan data
untuk mengevaluasi dampak (derajat kesehatan, lingkungan sehat, perilaku
sehat, dan keterjangkauan pelayanan kesehatan) akan lebih baik bila dikumpulkan
sewaktu –waktu.
Namun demikian perlu diingat bahwa data yang sudah diperoleh melalui
pengumpulan data secara rutin dan sewaktu-waktu pun kerap kali tidak cukup untuk
memahami penyebab dari masalah-masalah kesehatan. Khususnya di daerah
Kabupaten/Kota. Biasanya orang lalu menambahinya dengan penyelidikan
secara informal atau mencari informasi kualitatif melalui diskusi dengan individu-
individu atau dengan kelompok-kelompok. Selain itu ditambah lagi dengan data
sekunder dan sektor- sektor lain terkait.
Pilihan cara pengumpulan data juga berkaitan dengan ciri-ciri tertentu dari
cara itu sendiri seperti misalnya kerumitan dan biayanya. Metode pengumpulan
data sewaktu- waktu seperti sensus atau survei dengan sampel besar umumnya
memerlukan biaya banyak, peralatan canggih, dan tenaga pelaksana yang terlatih.
Untuk melaksanakan pengumpulan data semacam ini Dinas Kesehatan mungkin
memerlukan bantuan teknis dari Perguruan Tinggi atau Departemen Kesehatan.
Cara apa pun yang digunakan, yang penting data yang dikumpulkan adalah
data yang memang benar-benar sesuai dengan kebutuhan informasi dan indikator
Untuk dapat menetapkan data yang sesuai dengan indikator yang dibutuhkan, maka
indikator- indikator yang sudah ditetapkan dalam Pokok Bahasan III selanjutnya
Universitas Esa Unggul
[Link] 2 / 32
 diterjemahkan ke dalam bentuk kebutuhan data. Misalnya sebagaimana contoh
berikut.

• Jumlah bayi mati

Angka kematian bayi
• Jumlah kelahiran hidup
• Jumlah anak balita dengan gizi baik
Proporsi anak balita dengan gizi baik
• Jumlah seluruh anak balita
• Jumlah penduduk tidak merokok
Persentase penduduk yang tidak merokok
Jumlah seluruh penduduk
• Jumlah rumah sehat
Persentase rumah sehat
• Jumlah seluruh rumah
• Jumlah bidan
Rasio bidan terhadap penduduk
• Jumlah penduduk

2. Kaitan antara Pengumpulan Data Rutin dan Sewaktu- waktu

Sebagaimana telah disebutkan di atas, pengumpulan data secara rutin
dan pengumpulan data sewaktu-waktu haruslah saling mengisi. Penjelasannya
adalah:
Untuk membantu para manajer kesehatan menjawab pertanyaan-pertanyaan
yang berbeda. Kerap kali metode sewaktu-waktu digunakan untuk menjajagi
penyebab- penyebab dan kekurangan atau kelemahan yang teridentifikasi dari
pelaporan rutin. Misalnya, di suatu daerah diketahui melalui laporan rutin bahwa
pelayanan kesehatan ibu dain anak di Puskesmas sangat sedikit mendapat
kunjungan anak. Suatu survei sederhana yang dilakukan terhadap para ibu
mengungkap informasi bahwa bagi para ibu tidak masuk akal untuk membawa
anaknya yang tidak sakit ke Puskesmas. Karena itu, mereka sulit mencari alasan
meninggalkan rumah membawa anaknya.
Metode rutin dan metode sewaktu-waktu saling melangkapi dalam hal
sumber datanya. Metode rutin umumnya berbasis sarana/pelayanan kesehatan
dan mengumpulkan data dari sebagian masyarakat saja. Di daerah-daerah di mana
penggunaan sarana kesehatannya rendah, informasi yang didapat dari sistem
informasi yang berbasis sarana/pelayanan kesehatan saja akan sangat menyesatkan
Universitas Esa Unggul
[Link] 3 / 32
 (bias). Sebaliknya, metode sewaktu-waktu berbasis masyarakat, sehingga dapat
diungkap informasi tentang latar belakang sosial budaya masyarakat, harapan-
harapannya, perilakunya, dan lain-lain secara lebih lengkap.
Metode rutin dan metode sewaktu-waktu saling melengkapi dalam kaitannya
dengan instrumen yang digunakan untuk mengumpulkan data. Instrumen yang
digunakan dalam metode rutin digunakan untuk mengumpulkan data dari sebagian
masyarakat, yaitu mereka yang berkunjung ke unit-unit kesehatan. Karena
metode sewaktu-waktu digunakan untuk mengumpulkan data dari keseluruhan
masyarakat (walaupun secara sampling), maka dalam membuat instrumennya harus
diperhatikan juga instrumen yang digunakan dalam metode rutin.
Melihat uraian di atas, maka dapat dikatakan bahwa hasil-hasil pengumpulan
data secara sewaktu-waktu harus diperbandingkan atau dipertautkan dengan hasil-
hasil pengumpulan data secara rutin. Jadi antara metode rutin dan metode sewaktu-
waktu tidak hanya pada tingkat pangkalan datanya, melainkan juga sampai ke
tingkat analisis dan penyusunan informasinya.

3. Pengumpulan Data Secara Rutin

a. Sumber Data
Pengumpulan data secara rutin dapat dikelompokkan ke dalam tiga
jenis berdasarkan sumber datanya, yaitu: (1) pengumpulan data unit
kesehatan, (2) pengumpulan data masyarakat, dan (3) pengumpulan data
registrasi penduduk. Memang terdapat tumpang-tindih di antara ketiga jenis
pengumpulan data ini, sehingga umumnya Sistem Informasi Kesehatan lalu
menggunakan gabungan dari ketiganya.

Pengumpulan Data Unit Kesehatan

Jenis pengumpulan data rutin yang paling umum adalah pengumpulan
data berbasis pelayanan atau unit kesehatan. Dalam hal ini data dicatat oleh
petugas-petugas kesehatan yang bekerja di unit kesehatan sambil
melaksanakan kegiatan pelayanan sehari-hari. Cara pengumpulan data ini
memang merupakan cara paling mudah untuk (a) mengumpulkan data
pasien/klien, (b) memantau penggunaan sumber daya, dan (c) surveilans
penyakit.
Universitas Esa Unggul
[Link] 4 / 32
 Contoh data minimal yang perlu dicatat dan dikumpulkan dari pasien/
klien di unit kesehatan adalah:
Identitas: nama, alamat, jenis kelamin, usia, kepala/anggota keluarga,
dan status sosial-ekonomi keluarga.
Tindakan yang berkaitan dengan risiko: status imunisasi, tindak lanjut
berkaitan dengan resiko lain (perawatan antenatal, penimbangan balita. dan
lain-lain).
Untuk wanita: jumlah dan usia anak, kontrasepsi, penyakit selama
masa hamil, dan pasca-persalinan.
Data penting tentang episode penyakit (khususnya untuk penyakit
kronis, infeksi HIV, gangguan-gangguan perinatal pada bayi, penyakit-
penyakit selama masa kanak-kanak). Data tentang faktor-faktor risiko lain
dan alergi-alergi.
Data tersebut di atas dari semua pasien/klien selanjutnya dapat
dihimpun dalam suatu pangkalan data pasien/klien, baik dalam bentuk file
kartu-kartu (manual) ataupun file dalam komputer.
Namun demikian pengumpulan data unit kesehatan ini juga sekaligus
memiliki banyak masalah. Misalnya buruknya mutu data yang terkumpul,
terlalu banyaknya waktu petugas kesehatan tersita untuk pencatatan, bahwa
agregat datanya tidak mencerminkan gambaran kesehatan masyarakat secara
umum, dan lain-lain.
Betapa pun, pengumpulan data secara rutin di unit-unit kesehatan dapat
menjadi alat yang bermanfaat bagi perencanaan dan manajemen. Selain itu ia
dapat juga menjadi pemicu ditingkatkannya secara berkelanjutan iklim
manajemen di unit-unit kesehatan pemerintah (misalnya Puskesmas atau
Rumah Sakit).
Salah satu cara untuk mengatasi masalah mutu data untuk
pemanfaatannya di tingkat administrasi yang lebih tinggi adalah dengan
menggunakan titik-titik sentinel. Dari titik-titik sentinel ini diminta untuk
dilaporkan data yang lebih lengkap sebagai tambahan terhadap pencatatan
dan pelaporan data yang berlaku umum. Pelaporan sentinel pada dasarnya
juga merupakan bagian dari pelaporan data berbasis pelayanan/unit
kesehatan. Untuk itu staf dari sejumlah unit kesehatan terpilih (misalnya
Universitas Esa Unggul
[Link] 5 / 32
 Puskesmas atau Rumah Sakit) diberi pelatihan khusus dan disupervisi secara
khusus pula untuk mengumpulkan dan melaporkan data tertentu (data
penyakit atau kegiatan). Hasil dari daerah sentinel biasanya memang lebih
lengkap dan lebih akurat. Jika dirasakan bahwa unit-unit kesehatan di daerah
terpencil tidak mungkin memberikan data yang cepat dan akurat, maka
pendekatan sintinel ini cukup baik untuk dilakukan, khususnya untuk
surveilans penyakit.
Masalah bahwa data dari unit kesehatan tidak mewakili keadaan
masyarakat yang sebenamya, dapat diatasi dengan memperluas pengumpulan
data rutin sehingga mencakup data dari masyarakat. Misalnya, dengan
meningkatkan pelaporan dari para bidan di desa atau dengan
mengembangkan pencatatan dan pelaporan oleh para kader kesehatan.
Masalah lain dari pengumpulan data rutin yang juga kita jumpai adalah
terpecahnya sistem menjadi sistem-sistem pengumpulan data khusus
program-program kesehatan. Sistem-sistem khusus itu cenderung berjalan
sendiri-sendiri sebagai sistem- sistem informasi "vertikal". Misalnya,
pcmberantasan malaria memiliki sistem informasi vertical sendiri, demikian
pula pemberantasan tuberkulosis, imunisasi, penyehatan lingkungan, dan
lain-lain. Masing-masing mengembangkan aparat sendiri, infrastruktur
sendiri, dan aturan-aturan sendiri sehingga terlepas satu sama lain. Walau
berat, betapa pun integrasi antar mereka harus diupayakan.

Pengumpulan Data Masyarakat

Pengumpulan data masyarakat dapat digunakan untuk berbagai tujuan,
yaitu antara lain:
a) Memantau kegiatan-kegiatan yang dilakukan di masyarakat oleh
petugas kesehatan atau oleh kader kesehatan.
b) Mendapatkan data yang lebih mewakili (representatif) tentang derajat
kesehatan dan lingkungan, termasuk kelahiran dan kematian,
keadaan pertanian, keadaan pendidikan, dan lain-lain.
c) Membantu perencanaan pelayanan-pelayanan kesehatan agar lebih
terjangkau oleh masyarakat.

Universitas Esa Unggul

[Link] 6 / 32
 Sebagaimana dikemukakan di atas, pengumpulan data masyarakat
dapat merupakan perluasan dari pengumpulan data rutin pelayanan
kesehatan. Petugas- petugas kesehatan yang bertugas di masyarakat seperti
para sanitarian dan bidan yang selalu berkunjung ke keluarga-keluarga atau
menyelenggarakan pelayanan di desa-desa, dapat diberi tugas tambahan
sebagai pencatat dan pengumpul data masyarakat. Akan lebih efektif lagi
bilamana mereka dapat dibantu oleh para kader kesehatan.
ula-mula dapat dilakukan sensus kesehatan keluarga, yaitu semua
keluarga yang ada di wilayah kerja Puskesmas dikumpulkan data dasar dan
daia kesehatannya. Data dasar dan data kesehatan dari keluarga tersebut
meliputi hal-hal sebagai berikut:

a) Identitas Keluarga: alamat lengkap (termasuk desa dan kecamatannya).

b) Anggota Keluarga: kepala keluarga, isteri/suami, anak, dan lain-lain
yang dirinci ke dalam nama, jenis kelamin, tanggal lahir/usia,
pendidikan terakhir, pekerjaan terakhir, kondisi kesehatan (penyakit
kronis, gizi, cacat fisik, cacat mental), dan perilaku sehat
(merokok/tidak, pecandu Napza/tidak, mandi per-hari, sikat gigi per-
hari, dll).
c) Kepesertaan Kepala Keluarga dan atau Isteri/Suami dalam Keluarga
Berencana: menjadi peserta atau tidak, dan metode kontrasepsi apa
yang digunakan.
d) Fasilitas Kesehatan Lingkungan Keluarga: rumah, sumber air,
jamban, tempat sampah, kandang temak, dan lain-lain.
e) Keadaan Ekonomi Keluarga: penghasilan keluarga, pengeluaran
keluarga untuk kesehatan (per-hari atau per-minggu atau per-bulan),
dan status ekonomi (apakah termasuk keluarga miskin/bukan).
f) Kepesertaan Kepala Keluarga dan atau Isteri/Suami dalam
Pembiayaan Kesehatan Praupaya: menjadi peserta atau tidak, dan jenis
pembiayaan praupaya yang diikuti(dana sehat atau askes atau JPKM
atau lainnya).

Universitas Esa Unggul

[Link] 7 / 32
 Semua data keluarga yang didapat dan sensus ini kemudian dijadikan
pangkalan data (data base) di Puskesmas atau Dinas Kesehatan. Bilamana
Puskesmas atau Dinas Kesehatan memiliki komputer yang cukup besar
kemampuannya, maka dapat dibuat pangkalan data dalam komputer
tersebut (computerized data base). Bagi anggota keluarga yang kemudian
ternyata menjadi pasien/klien Puskesmas, pangkalan data ini akan
diinteraksikan dengan pangkalan data pasien/klien, sehingga pangkalan data
keluarga kemudian diperbarui (updated). Bagi mereka yang tidak menjadi
pasien/klien Puskesmas, peremajaan (updating) data dari pangkalan data
keluarga dilakukan dengan laporan dari petugas kesehatan (misalnya bidan di
desa) atau dari kader kesehatan. Untuk itu perlu dikembangkan formulir
peremajaan (updating) yang harus diisi dan dilaporkan secara berkala
(misalnya seminggu sekali) ke Puskesmas.

Pengumpulan Data Registrasi Penduduk

Pengumpulan data dari registrasi penduduk juga merupakan bagian
penting dari pengumpulan data secara rutin. Bersama dengan data sensus,
data registrasi penduduk merupakan sumber penting untuk menghitung angka
kelahiran dan angka kematian. Namun demikian, registrasi penduduk saat ini
belum bisa banyak diharapkan, khususnya berkaitan dengan pencatatan
kematian. Dengan fasilitasi dari Badan Pusat Statistik dan Departemen Dalam
Negeri & Otonomi Daerah, diharapkan setiap Daerah akan dapat menata dan
mengembangkan registrasi penduduk ini.

b. Instrumen Pengumpulan Data

Mutu dan digunakan atau tidaknya data yang dikumpulkan secara rutin
sangat ditentukan oleh relevansi, kesederhanaan, dan tata-letak (layout)
dari instrumen pengumpulan datanya. Berikut ini akan kita bahas mengenai
perancangan formulir pengumpulan data dan penggunaannya, untuk
digunakan sebagai pertimbangan dalam meninjau kembali formulir-formulir
pengumpulan data yang telah ada (kartu status pasien/rekam medik, formulir
SP2TP, formulir SPRS, dan lain-lain).

Universitas Esa Unggul

[Link] 8 / 32
 Instrumen Untuk Data Manajemen Pasien/Klien
Instrumen untuk pengumpulan data pasien/klien dapat berbentuk
berbagai macam - selembar kertas, selembar kartu yang dicetak, sebuah
buku, atau file (worksheet) komputer. Apa pun bentuknya, tujuan utamanya
adalah untuk mencatat data yang dapat digunakan membantu para pemberi
pelayanan kesehatan dalam memberikan pelayanannya kepada pasien/klien.
Kartu rekam medik merupakan salah satu jenis instrumen pengumpul
data pasien/klien yang digunakan untuk mencatat (merekam) data yang
berkaitan dengan status kesehatan pasien orang-perorang. Di Puskesmas,
kartu rekam medik ini dikenal dengan sebutan kartu status pasien. Isi dan
format dari kartu rekam medik ini sebenarnya tergantung dari pelayanan
kesehatan yang diselenggarakan. Namun demikian, untuk Puskesmas tentu
tidak boleh kurang dari pelayanan kesehatan dasar wajib, yaitu kesehatan ibu
dan anak, keluarga berencana, gizi, kesehatan lingkungan, dan pengobatan
(pelayanan kuratif). Sedangkan untuk Rumah Sakit Kabupaten/Kota tentu
tidak boleh kurang dari pelayanan kesehatan rujukan primer wajib, yaitu
obstetrik dan ginekologi, anak, bedah, dan penyakit dalam.
Jenis lain dari instrumen pengumpulan data pasien/klien adalah
formuli laboratorium (formulir permintaan atau pun hasil), formulir
pelayanan penunjang medik lain (formulir rotgen, dan lain-lain), dan formulir
rujukan pasien.
Untuk kejadian-kejadian penyakit akut di pelayanan kesehatan dasar
(misalnya Puskesmas), catatan tentang diagnosis sederhana dan perlakuan
(treatment) terhadap pasien kiranya cukup memadai. Catatan ini dibuat di
formulir sederhana yang diberikan kepada pasien atau disimpan di unit
kesehatan. Tujuannya adalah sebagai pengingat bagi pemberi pelayanan
kesehatan pada saat seorang pasien kembali lagi ke unit pelayanan yang
bersangkutan. Untuk kejadian-kejadian penting lain (misalnya kehamilan,
anak balita, atau penyakit kronis), diperlukan data atau variabel pencatatan
yang lebih banyak.
Kartu rekam medik Rumah Sakit dapat berisi catatan terinci tentang
keadaan pasien saat masuk, hasil-hasil laboratorium, jadwal diagnosis dan
perlakuan yang berlangsung, dan catatan-catatan tindak lanjut secara harian
Universitas Esa Unggul
[Link] 9 / 32
 bahkan mungkin per-jam tergantung kondisi pasien. Untuk kartu rekam
medik rawat inap dapat pula disediakan kolom catatan yang berisi ringkasan
kesimpulan tentang kondisi pasien dan kemajuan manajemen pasien yang
bersangkutan.
Kartu rujukan harus memiliki sedikitnya dua bagian, yaitu: (a) bagian
yang diisi oleh unit pelayanan kesehatan yang mengirim/merujuk pasien, dan
(b) bagian yang diisi oleh unit pelayanan penerima kiriman/rujukan. Bila
pasien rujukan itu setelah ditangani kemudian dikembalikan ke unit
pelayanan kesehatan pengirim, maka bagian b diisi penjelasan tentang
perlakuan dan hasil-hasil perlakuan yang dilakukan unit pelayanan kesehatan
rujukan, serta tindak lanjut apa yang harus dilakukan oleh unit pelayanan
kesehatan pengirim.
Perdebatan yang selalu timbul dalam hal ini adalah: siapa yang
sebaiknya menyimpan kartu rekam medik - pasien/klien atau unit kesehatan?
Konsep yang menyatakan bahwa kartu pasien sebaiknya dipegang oleh pasien
sendiri muncul pada saat diperkenalkan "Kartu Menuju Sehat" (KMS).
Kartu yang berisi perkembangan pertumbuhan bayi ini memang diberikan
kepada para ibu pemilik bayi. Kartu itu merupakan sarana yang baik untuk
merangsang peran serta para ibu dalam mengupayakan kesehatan bayi-
bayinya. Tetapi kenyataan memang menunjukkan bahwa banyak ibu yang
kemudian menghilangkan kartunya. Jadi, apa tidak sebaiknya kartu pasien itu
disimpan oleh unit pelayanan kesehatan? Sulit untuk memberikan jawaban
yang memuaskan.
Mungkin jalan yang terbaik adalah dengan melakukan kombinasi.
Misalnya seperti yang dilakukan di beberapa Rumah Sakit (RS Persahabatan,
salah satunya), kartu rekam medik disimpan oleh unit kesehatan, dan kepada
pasien diberikan kartu kecil (lebih baik jika dibuat dari plastik seperti kartu
kredit) yang mencantumkan nama dan nomor registrasi dari pasien yang
bersangkutan.
Untuk efisiensi tindak lanjut pasien/klien, dapat digunakan apa yang
disebut "sistem file pengingat". Teknologi yang sederhana tetapi tepatguna
ini terdiri atas dua penyimpan file, misalnya dua buah filing cabinet gantung
Universitas Esa Unggul
[Link] 10 /
32
 atau dua buah kotak kayu. Kotak yang pertama, disebut "kotak hari", dibagi
ke dalam 31 slot. Kotak kedua, yaitu "kotak bulan", dibagi ke dalam 12 slot.
File-file pengingat sangat bermanfaat untuk pasien dengan penyakit kronis
seperti tuberkulosis atau hipertensi, dan untuk hal-hal yang bersifat preventif.
Begitu pasien selesai dilayani dan pulang, kartu catatan mediknya
dimasukkan ke dalam "slot hari" atau "slot bulan" sesuai dengan tanggal
tindak-lanjutnya (kartu dimasukkan ke dalam "slot bulan" apabila tindak
lanjutnya tidak di bulan yang sama dengan saat pelayanan). Dengan melihat
kartu-kartu yang masih tertinggal di "slot hari" yang sudah lewat, akan
diketahui pasien-pasien yang melewatkan/mengabaikan tindak-lanjutnya.
Pada akhir bulan, semua kartu yang terdapat di "slot bulan" depan,
dipindahkan ke "slot-slot hari" sesuai dengan tanggal yang tercantum.
Tata-letak (layout) kartu pencatatan adalah sesuatu yang penting
diperhatikan dalam membuat instrumen pengumpulan data pasien/klien.
Terutama jika kartu itu disimpan oleh pasien/klien sendiri. Misalnya, butir-
butir data seyogianya disusun dengan urutan yang baik dan standar, sehingga
memudahkan petugas pemberi pelayanan kesehatan saat pemeriksaan. Untuk
itu pada kartu sebaiknya sudah tercantum daftar penyakit atau masalah
kesehatan yang tercetak.
Kartu atau formulir pasien jarang yang mudah dimengerti (self-
explanatory). Kerapkali digunakan singkatan-singkatan untuk menghemat
tempat, dan istilah-istilah serta prosedur-prosedur tidak diberi penjelasan atau
definisi. Jika mungkin, sebaiknya di bagian tertentu dari kartu atau formulir
dicantumkan kepanjangan dari singkatan- singkatan yang digunakan. Boleh
juga di balik kartu itu dicantumkan petunjuk pengisian. Tetapi jika tidak
mungkin, maka "Buku Petunjuk" harus dibuat dan petugas-petugas kesehatan
harus dilatih dalam hal pengisian dan penggunaan kartu.
Jika digunakan bantuan komputer dalam pengumpulan data pasien/
klien, maka harus diperhatikan agar perangkat lunak untuk "data entry"
mudah digunakan dan bersifat interaktif (user-friendly).

Universitas Esa Unggul

[Link] 11 /
32
 Instrumen Untuk Data Manajemen Unit Kesehatan
Di tingkat manajemen unit kesehatan, data dikumpulkan dalam rangka
membantu staf unit kesehatan tersebut mengambil keputusan-keputusan
operasional. Keputusan- keputusan ini dapat dikelompokkan ke dalam dua
kategori, yaitu (a) keputusan yang berkaitan dengan manajemen
penyelenggaraan pelayanan kesehatan, dan (b) keputusan yang berkaitan
dengan manajemen sumber daya. Karena itu, instrumen pengumpulan
datanya pun mengikuti penggolongan itu.

• Instrumen Untuk Data Pelayanan Kesehatan

Tujuan utama dari pencatatan pelayanan kesehatan adalah untuk
mengumpulkan data bagi perencanaan dan manajemen pelayanan-pelayanan
kesehatan yang diselenggarakan di unit kesehatan. Misalnya, data pelayanan
antenatal yang sudah diagregat dan dikombinasikan dengan data
kependudukan akan menghasilkan informasi tentang cakupan pelayanan
antenatal. Atau hasil olahan data pengobatan pasien dapat digunakan untuk
membuat informasi tentang sebaran geografis pasien.
Selain itu, data pelayanan kesehatan juga berguna bagi manajemen
Sistem Kesehatan. Data ini diagregat dan dikirim sebagai laporan ke
tingkat adminstrasi kesehatan lebih tinggi (misalnya Dinas Kesehatan
Kabupaten). Atau petugas dari tingkat administrasi lebih tinggi (misalnya
Dinas Kesehatan Kabupaten) akan menggunakan agregat data itu untuk
mengetahui mutu pelayanan suatu unit kesehatan (misalnya Puskesmas) pada
saat melakukan supervisi dan bimbingan.

• Instrumen Untuk Data Sumber Daya

Instrumen ini digunakan untuk mengumpulkan data tentang
berbagai jenis sumber daya, yaitu: tenaga, peralatan, bahan, alat transpor,
obat dan vaksin, serta dana. Hanya data yang memang diperlukan
untuk pengambilan keputusan yang sebaiknya dikumpulkan. Data
sumber daya juga termasuk data yang diperlukan untuk manajemen Sistem

Universitas Esa Unggul

[Link] 12 /
32
 Kesehatan, sehingga agregatnya perlu dikirim ke tingkat adminstrasi lebih
tinggi.
Bentuk catatan pelayanan kesehatan yang paling umum dijumpai
adalah Buku Register, di mana pasien atau klien dicatat berurutan dalam hal
nama dan ciri-ciri demografiknya (misalnya usia dan jenis kelamin).
Kemudian kolom-kolom berikutnya disediakan untuk mencatat data bagi
indikator pelayanan kesehatan seperti kunjungan, diagnosis, status gizi, dan
sebagainya.
Register juga dapat digunakan untuk pasien rawat inap. Register ini jika
dikombinasi dengan catatan tentang perubahan-perubahan pasien di bangsal,
akan dapat memberikan secara cepat informasi tentang pemakaian tempat
tidur dan lama perawatan.
Untuk instrumen pengumpulan data unit kesehatan, tata-letak yang baik
dan sederhana sangatlah penting karena dapat mempengaruhi ketepatan
(accuracy) data. Kolom-kolom dalam register dan ruang kosong untuk "tally"
misalnya, harus cukup lebar/luas untuk mencatat data yang diperlukan.
Tajuk-tajuk kolom harus jelas menunjukkan data apa yang harus diisikan ke
dalam kolom tersebut. Bentuk "checklist" dapat pula digunakan karena lebih
mudah dan cepat pengisiannya serta lebih cepat pula dalam
mengagregasikannya. Misalnya untuk data "usia" dapat digunakan pilihan (
) di bawah 1 tahun, ( ) lebih 1 tahun - di bawah 5 tahun, ( ) 5 tahun - 10 tahun
dan seterusnya. Petugas tidak perlu lagi menulis, melainkan hanya membuat
tanda (misalnya V atau X) di dalam ( ) yang sesuai. Sedangkan urutan dari
data yang harus dicatat dalam kartu atau register sebaiknya mengikuti urutan
(sekuen) dari prosedur pelayanan kesehatan yang akan dilakukan petugas
pemberi pelayanan.
Hal-hal yang berlaku untuk komputerisasi pencatatan data pasien/
klien, juga berlaku untuk pencatatan data unit kesehatan. Hal ini karena pada
hakikatnya keduanya harus terkait secara erat. Oleh karena itu sebaiknya
komputerisasi data unit kesehatan harus dilakukan sekaligus dengan
komputerisasi data pasien/klien. Namun demikian, untuk unit kesehatan
yang besar, sebelum mengambil keputusan untuk mengkomputerkan
Universitas Esa Unggul
[Link] 13 /
32
 pencatatan data, perlu dikaji dulu ketersediaan sumber daya seperti tenaga
pengelola serta sarana-sarana penyedia dan pemelihara perangkat keras dan
perangkat lunak.

Instrumen Untuk Data Manajemen Sistem Kesehatan

Sebagai bagian dari sistem informasi rutin berbasis unit/pelayanan
kesehatan, data untuk manajemen Sistem Kesehatan dapat diperoleh melalui
dua sumber, yaitu (a) melalui data agregat yang dilaporkan unit-unit
kesehatan, dan (b) melalui pengumpulan data primer. Data primer yang
dimaksud di sini adalah data yang dikumpulkan langsung oleh petugas-
petugas dari Dinas Kesehatan secara berkala sambil melakukan supervisi dan
bimbingan.

• Instrumen Laporan Unit Kesehatan

Dalam sistem informasi rutin berbasis unit/pelayanan kesehatan,
sebagian besar data yang diperlukan untuk manajemen Sistem Kesehatan
dikumpulkan oleh unit-unit kesehatan dan dilaporkan ke Dinas Kesehatan
(Dinas Kesehatan Provinsi juga mendapat "laporan" dari Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota). Jumlah formulir laporan, isi laporan, dan frekuensi
pengiriman tergantung kebutuhan para perencana kesehatan dan manajer
Sistem Kesehatan di tingkat administrasi kesehatan bersangkutan. Data yang
dilaporkan terutama berkaitan dengan derajat kesehatan masyarakat,
pelayanan-pelayanan kesehatan yang diselenggarakan, dan sumber daya yang
digunakan. Agar terjamin penggunaan informasinya, maka sebaiknya hanya
data yang diperlukan untuk informasi pengambilan keputusan di tingkat
administrasi yang lebih yang dikirim sebagai laporan. Prinsip ini juga berlaku
dalam kaitannya dengan frekuensi pelaporan. Misalnya, jika data tentang
pemakaian obat hanya akan dianalisis setahun sekali oleh Dinas Kesehatan
untuk menetapkan standar paket-paket penyediaan obat bagi unit kesehatan,
maka laporannya pun cukup dilakukan setahun sekali saja.
Sebagaimana diutarakan di depan, sistem informasi rutin cenderung
terkotak- kotak akibat tekanan dari para perencana dan manajer proyek atau
Universitas Esa Unggul
[Link] 14 /
32
 program kesehatan. Setiap program atau proyek nasional membuat sendiri
formulir laporannya, tanpa berkoordinasi satu sama lain. Akibatnya, petugas-
petugas kesehatan di tingkat bawah dibebani setiap minggu, setiap bulan,
setiap tiga bulan, setiap enam bulan, setiap tahun, mengisi berbagai jenis
formulir laporan yang banyak sekali duplikasinya. Oleh karena itu, salah satu
tantangan dalam menata kembali Sistem Informasi Kesehatan adalah
merampingkan dan mengintegrasikan berbagai sistem pencatatan dan
pelaporan yang ada. Sedapat mungkin diupayakan agar pelaporan dari unit-
unit kesehatan dibuat komprehensif (terpadu dalam satu pelaporan) dan
dikirim melalui jalur hubungan manajerial yang baku. Misalnya dengan cara
mengembangkan profil-profil kesehatan (Profil Puskesmas, Profil Rumah
Sakit, Profil Kesehatan Kabupaten, dan lain-lain).

• Instrumen Pengumpulan Data Primer

Sebagaimana dikemukakan di atas, data yang diperlukan untuk
manajemen Sistem Kesehatan juga dapat dikumpulkan oleh staf Dinas
Kesehatan dalam rangka supervisi dan bimbingan rutin ke unit-unit
kesehatan. Berdasarkan kepada pedoman standar untuk pelayanan-pelayanan
kesehatan yang akan disupervisi, dapat dibuat "checklist" untuk dibawa
oleh petugas supervisi. Dengan "checklist" ini akan terkumpul data yang
dapat digunakan oleh supervisor tadi untuk mengevaluasi pelayanan
kesehatan yang disupervisinya. Dengan "cheklist" itu, data dikumpulkan dari
pemeriksaan terhadap kartu rekam medik (kartu status) Puskesmas dan
kartu-kartu pelayanan lainnya, dari observasi langsung petugas yang sedang
melayani, atau kadang kala juga dari wawancara dengan pasien/klien yang
baru selesai menjalani pengobatan. Data yang terekam dalam "cheklist"
selanjutnya dapat diagregat dan diolah lebih lanjut di Dinas Kesehatan.
Tata-letak (layout) dari formulir dapat membantu ketepatan pengisian
maupun kemudahan penggunaannya oleh supervisor. Banyak dari hal-hal
yang berlaku untuk penyusunan tata-letak kartu rekam medik pasien/klien
dan formulir pencatatan pelayanan kesehatan juga berlaku dalam hal ini.
Sedapat mungkin, formulir itu mudah dimengerti (self-explanatory) dan
Universitas Esa Unggul
[Link] 15 /
32
 membatasi digunakannya singkatan-singkatan yang tidak lazim. Urutan data
juga penting diperhatikan.
Kerap kali sebuah laporan harus dikirimkan ke berbagai pihak.
Untuk itu diperlukan beberapa salinan (duplikat) laporan. Di daerah di mana
mudah dan murah pelayanan fotokopi, duplikat laporan dapat dibuat dengan
memfotokopi laporan asli. Di daerah lain dapat dilakukan pengetikan
menggunakan karbon walaupun hal ini sedikit merepotkan. Tetapi cara yang
paling baik sebenarnya adalah dengan komputerisasi dimana kemudian dapat
digunakan fasilitas jaringan komunikasi antar komputer, khususnya internet.
Dalam tatanan yang demikian ini maka, satu laporan dapat dikirim serentak
ke sejumlah sasaran tanpa perlu membuat duplikatnya.

c. Merancang Dan Melaksanakan Pengumpulan Data

Dalam proses penataan kembali Sistem Informasi Kesehatan rutin,
perancangan dan pelaksanaan sistem pengumpulan data rutin ddilakukan
segera setelah tahap identifikasi kebutuhan informasi dan indikator.
Perencana yang bertanggungjawab dalam hal ini harus menjawab sejumlah
pertanyaan praktis. Misalnya saja:
Instrumen pengumpulan data apa saja yang diperlukan dan
berapa banyak masing- masingnya agar dapat memenuhi kebutuhan
informasi yang telah diidentifikasi?
• Apakah instrumen yang telah ada dapat digunakan? Atau perlu
dimodifikasi?
• Jika diperlukan instrumen baru, bagaimana membuatnya?
• Bagaimana cara memperkenalkan instrumen pengumpulan data yang
baru?

Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan itu jelas akan menentukan

ruang lingkup dan waktu yang dibutuhkan untuk penataan kembali sistem
informasi kesehatan rutin. Biasanya, instrumen pengumpulan data yang telah
ada tidak sama sekali diabaikan, melainkan ditinjau untuk dimodifikasi.
Dengan begitu akan banyak dihemat waktu dalam pembuatan instrumen
Universitas Esa Unggul
[Link] 16 /
32
 pengumpulan data. Namun jika ternyata instrumen yang ada memang sama
sekali tidak bisa dipakai, pembuatan instrumen baru harus dilakukan dengan
cermat dan hati-hati. Konsensus harus didapat termasuk dengan para
pelaksana pencatatan dan pengumpul data di tingkat administrasi lebih
rendah. Jika tidak, maka tidak akan terdapat komitmen dan motivasi dari para
pelaksana ini. Pengalaman menunjukkan bahwa salah satu penyebab
buruknya mutu data yang kita peroleh adalah karena ketiadaan motivasi dari
petugas-petugas kesehatan yang harus mencatat dan mengumpulkannya.
Selain itu, karena asal-muasal semua data dalam Sistem Informasi
Kesehatan adalah dari pasien/klien, maka harus benar-benar diupayakan
agar pengumpulan data ini terjamin (kecepatan, kebenaran, dan cakupannya).
Sehubungan dengan perlunya diupayakan kecepatan dan kebenaran
data yang masuk dari tingkat "akar rumput", maka sebaiknya Sistem
Informasi Kesehatan yang dikembangkan diawali dengan cakupan yang tidak
terlalu luas dulu (start small). Ini diperoleh dengan mencermati kegiatan
analisis fungsi. Yaitu walaupun dari analisis fungsi itu dijumpai banyak sekali
fungsi untuk Puskesmas misalnya, dapat dilakukan pentahapan dan
pemrioritasan terhadap fungsi-fungsi mana yang akan terlebih dulu didukung
oleh Sistem Informasi Kesehatan (selama kurun waktu tertentu). Demikian
pun berlaku untuk Rumah Sakit dan Dinas Kesehatan. Selanjutnya, bila
dukungan ini telah berjalan dengan baik, barulah cakupan fungsi yang akan
didukung diperluas.
Proses perancangan dan pelaksanaan pengumpulan data secara rutin
dapat ditempuh dalam tiga tahap, yaitu: (a) penetapan instiumen-instrumen
pengumpulan data yang diperlukan, (b) pembuatan format-format instrumen
dan pengujian, serta (c) penerapan instrumen-instrumen baru pengumpulan
data.

Penetapan Instrumen-instrumen Yang Dibutuhkan

Fase pertama dalam perancangan kembali pengumpulan data secara
rutin adalah membandingkan kebutuhan data (yang berasal dari kebutuhan
informasi dan indikator) yang telah ditetapkan dengan instrumen-instrumen
Universitas Esa Unggul
[Link] 17 /
32
 pengumpulan data yang telah ada. Cara yang praktis untuk itu adalah dengan
menggunakan format pembantu sebagaimana dalam tabel di bawah ini

Dapat diperoleh Dapat diperoleh Dapat diperoleh

Kebutuhan tanpa modifikasi dengan modifikasi dengan
Data dari instrumen dari instrumen mencantumkan dlm
yang ada, yaitu yang ada, yaitu instrumen yang ada

Analisis semacam ini juga akan membantu identifikasi tumpang-tindih

yang terjadi di antara instrumen-instrumen yang telah ada. Dengan mengenali
tumpang-tindih tersebut, maka akan dapat dilakukan integrasi beberapa
instrumen. Dengan demikian besar kemungkinan akan diperoleh instrumen
baru yang lebih sedikit jenisnya dan lebih sederhana (tidak terlalu banyak
butir-butir datanya), namun tetap memenuhi kebutuhan. Tentu saja instrumen
yang masih dapat digunakan sepenuhnya, tidak perlu dihapus.
Aspek-aspek yang cukup penting untuk diperhatikan dalam rangka
peningkatan pengumpulan data secara rutin adalah (a) standarisasi definisi
kasus, (b) standarisasi prosedur manajemen kasus, dan (c) standarisasi
prosedur pengumpulan data. Tanpa definisi yang baku tentang apa yang
disebut kasus baru suatu penyakit dan apa itu kunjungan ulang untuk suatu
episod yang sama, maka data tentang kecenderungan penyakit menjadi sulit
dianalisis. Misalnya bila di suatu Puskesmas setiap kunjungan tuberkulosis
selalu dicatat sebagai kasus baru, sedangkan di Puskesmas lain kunjungan
tuberkulosis oleh pasien yang sama hanya dicatat sekali. Membandingkan
data tuberkulosis antara dua Puskesmas tersebut tentu tidak ada artinya sama
sekali. Lebih lanjut, informasi tentang mutu pelayanan kesehatan juga
menjadi subyektif bila prosedur manajemen kasus tidak distandarisasi.

Universitas Esa Unggul

[Link] 18 /
32
 Pembuatan Format Instrumen dan Pengetesan
Pembuatan format dapat sangat membantu dalam upaya menjamin
penggunaan yang lebih baik terhadap informasi yang dihasilkan. Terutama
dalam rangka pengambilan keputusan untuk manajemen pasien/klien (format
yang dibutuhkan adalah kartu rekam medik dan formulir pelaporannya).
Bila keputusan telah diambil berkaitan dengan instrumen-instrumen
mana yang akan direvisi, mana yang akan dihapus, dan apa saja yang akan
dibuat baru, maka pembuatan format-formatnya dapat diserahkan kepada
sebuah Tim yang ahli dalam hal itu. Tim ini harus memperhatikan berbagai
issu berkaitan dengan cara pembuatan formulir dan tata-letak (layout)
setiap instrumen. Pertanyaan-pertanyaan khas yang harus dijawab antara
lain adalah:

• Bagaimana urutan yang baik dari butir-butir dalam formulir?

• Bagaimana kalimat-kalimat yang baik untuk setiap butir (pemilihan kata-
katanya agar tidak disalahtafsirkan, tata bahasanya, dan lain-lain)?
• Apakah formulir perlu dilengkapi gambar? Bila ya, gambar apa saja?
• Di mana diletakkan kepanjangan dari singkatan-singkatan (bila ada)?
• Di mana diletakkan petunjuk cara pengisian dan penggunaan? Apakah
perlu dibuat buku tersendiri/terpisah?
• Untuk kartu rekam medik, apakah ini untuk disimpan oleh pasien/klien
atau oleh unit kesehatan?
• Untuk formulir data unit kesehatan, apakah akan digunakan buku
register atau lembar-lembar "tally"?
• Data apa saja yang akan dimasukkan ke komputer?
• Haruskah kartu atau formulir dicetak berwarna?

Pembuatan formulir adalah proses dengan banyak tahapan dan bersifat

iteratif (dapat kembali ke tahap yang telah lewat dan melakukan revisi, bila
perlu). Perhatian harus dicurahkan secara sungguh-sungguh agar data dapat
dicatat tanpa keraguan dan agar kartu atau formulir dapat diisi/digunakan

Universitas Esa Unggul

[Link] 19 /
32
 dengan mudah. Hal ini akan dapat diketahui pada saat dilakukan
pengetesan (pretest).
Tidak ada aturan baku dalam menentukan jumlah unit kesehatan dan
kurun waktu untuk pengetesan instrumen. Idealnya, sampel unit kesehatan
untuk pengetesan harus serepresentatif mungkin. Variabel penting yang perlu
diperhatikan adalah lokasi dari unit kesehatan yang digunakan untuk
pengetesan (perkotaan versus pedesaan, berbagai tatanan budaya, berbagai
daerah dengan bahasa berbeda), kondisi stafnya (kompetensi, beban kerja),
keadaan peralatan dan perlengkapan, dan pola penggunaan unit kesehatan
oleh masyarakat. Kurun waktu untuk pengetesan sebaiknya cukup panjang
agar dapat dikaji seluruh aspek yang berkaitan dengan proses
pengumpulan data. Menurut pengalaman diperlukan antara 3-6 bulan untuk
pengetesan ini. Semua aspek dari instrumen pengumpulan data harus dikaji
selama masa ujicoba, yaitu meliputi:
• Kelayakan: Mungkinkah dilakukan pengumpulan data dengan formulir
tersebut di unit kesehatan yang bersangkutan? Misalnya, punyakah unit
itu laboratorium (untuk pengumpulan data penyakit)?
• Relevansi: Apakah data yang dikumpulkan dapat digunakan di unit
kesehatan bersangkutan untuk manajemen pasien/klien?
• Beban: Seberapa beban waktu dan upaya yang harus ditanggung staf unit
kesehatan untuk mengisi instrumen pengumpulan data?
• Tata-letak (layout): Apakah urutan butir-butir datanya bagus?
Cukupkah ruang kosong untuk mengisikan data?
• Kejelasan: Apakah petunjuk pengisian/penggunaannya jelas dan
membantu?

Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan di atas dapat diperoleh

melalui observasi oleh Tim Pengkajian dan melalui komentar-komeniai
langsung dari para petugas pencatat/pengumpul data. Untuk itu perlu
disiapkan "cheklist" atau kuesioner untuk dijawab.
Berdasarkan kepada hasil-hasil pengetesan (pretesting), instrumen-
instrumen kemudian diperbaiki dan difinalisasi untuk dilaksanakan
Universitas Esa Unggul
[Link] 20 /
32
 penerapannya. Jika temyata perbaikannya cukup banyak, maka diperlukan
pengetesan untuk yang kedua kalinya.

Penerapan Instrumen-instrumen Baru

Tahap terakhir dari penataan kembali pengumpulan data secara rutin
adalah penerapan instrumen-instrumen dan prosedur-prosedur baru di
unit-unit kesehatan. Proses ini melibatkan sedikitnya tiga kegiatan, yaitu: (a)
pencetakan dan distribusi instrumen-instrumen, (b) pelatihan petugas
kesehatan mengenai prosedur pengumpulan data, dan (c) penghentian
penggunaan instrumen-instrumen lama.
Pencetakan dan distribusi instrumen-instrumen baru pengumpulan
data sebenarnya merupakan proses yang menjemukan dan dapat merupakan
hambatan bagi kelancaran proses penataan kembali Sistem Informasi
Kesehatan. Untungnya dengan kemajuan luar biasa di bidang percetakan,
yaitu dengan dimanfaatkannya komputer, pekerjaan pencetakan sekarang
menjadi jauh lebih ringan. Akan tetapi distribusi tampaknya miasih
merupakan masalah, oleh karena masih sangat tergantung kepada tranportasi.
Oleh karena distribusi ini harus direncanakan dengan baik, khususnya
disinkronkan dengan jadwal pelatihan petugas. Jangan sampai terjadi sesudah
pelatihan dan kembali ke unitnya masing-masing, petugas belum dapat
menerapkan sistem baru karena instrumen-instrumennya belum ada.
Pelatihan bagi petugas mungkin akan lebih efektif dan efisien bila
dilakukan di Kabupaten/Kota. Namun demikian hendaknya diupayakan
jangan terlalu lama dan diselenggarakan secara bergelombang. Dengan
demikian fungsi unit-unit (Puskesmas dan Rumah Sakit) tidak terlalu
terganggu karena ditinggalkan petugasnya. Lebih baik lagi bila pelatihan ini
dapat diintegrasikan sekaligus dengan pelatihan-pelatihan teknis program
atau pelayanan kesehatan. Selain itu, pelatihan hendaknya tidak terbatas pada
bagaimana mengisi kartu atau formulir, tetapi juga bagaimana
menggunakan informasinya untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan.
Langkah terakhir adalah penghentian penggunaan instrumen-instrumen
lama. Langkah ini penting terutama bila memang terjadi perubahan yang
Universitas Esa Unggul
[Link] 21 /
32
 sangat besar. Namun demikian, langkah ini hendaknya dilakukan secara
cermat, agar jangan sampai terjadi kekosongan di unit-unit kesehatan.
Pastikan dulu bahwa semua unit kesehatan telah menerima instrumen-
instrumen baru, sebelum dilakukan penghentian secara resmi instrumen-
instrumen lama. Mungkin baik pula dipertimbangkan penghentian secara
bertahap, sesuai dengan perkembangan distribusi instrumen-instrumen baru.
Risikonya memang adalah bahwa selama masa transisi, Dinas Kesehatan
harus menangani dua sistem sekaligus.

4. Pengumpulan Data Sewaktu-waktu

Sebagaimana telah dibahas di muka, pengumpulan data secara rutin
dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan pelayanan kesehatan sehari-hari di unit-
unit kesehatan. Kebalikannya, pengumpulan data sewaktu-waktu dilakukan
secara "ad hoc", sesuai dengan keperluan, dalam rangka melengkapi data yang
didapat secara rutin.
Terdapat berbagai metode untuk mengumpulkan data sewaktu-waktu. Secara
umum, metode-metode tersebut dapat dikelompokkan ke dalam tiga golongan,
yaitu (1) kajian cepat atau "rapid assessment", (2) survei, dan (3) surveilans
demografik. Adapun perbedaan ketiga metode tersebut dapat diringkaskan dalam
tabel di bawah ini.

Ilmu yang
Metode Hasilnya
dibutuhkan
Kajian Antropologi, Persepsi thd pelayanan kesehatan,
Cepat Manajemen keyakinan dan perilaku sehat
Epidemiologi, Estimasi angka kesakitan,
Survei Sosiologi, penggunaan pelayanan kesehatan,
Ekonomi pengeluaran rumah tangga untuk kesehatan
Surveilans Dampak program: kematian pada jenis
Demografi
Demografik kelamin dan usia tertentu, atau berdasar

Universitas Esa Unggul

[Link] 22 /
32
 a. Kajian Cepat (Rapid Assessment)
Para manajer kesehatan dan pemberi pelayanan kesehatan harus
memiliki pengetahuan tentang tatanan sosio-budaya masyarakat di wilayah
kerja unit kesehatannya. Juga tentang perilaku sehat dari penduduk.
Kesemuanya itu diperlukan agar mereka dapat merancang dan melaksanakan
pelayanan kesehatan yang efektif.
Dilema yang mereka hadapi adalah bahwa pencatatan dan pelaporan
rutin tidak memberikan informasi mendalam tentang perilaku masyarakat
yang diperlukan untuk meningkatkan "efektivitas" dari intervensi-
intervensi kesehatan. Sementara itu, penelitian-penelitian sosial - baik
sosiologi maupun antropologi - terlalu mahal untuk diselenggarakan dan
dan memakan waktu terlalu lama. Padahal para pengambil keputusan itu
menginginkan informasi yang relatif segera. Oleh karena itu maka
sejumlah ahli menyarankan diselenggarakannya metode kualitatif secara
sangat terfokus.
Mereka menamakan metode itu kajian cepat (rapid assessment). Contoh
penggunaan dari metode ini adalah: pengkajian terhadap risiko sosial dari
penyakit-penyakit, pengkajian terhadap persepsi masyarakat terhadap
tindakan pencegahan, dan lain-lain.
Kajian cepat ini masih dapat diurai ke dalam berbagai metode
lagi, yaitu observasi, wawancara, diskusi kelompok fokus (focus group
discussion), dan lain-lain. Adapun ciri-ciri utama dari kajian cepat adalah: (a)
jarak waktu yang pendek antara pengumpulan data dan penyajian hasilnya,
(b) digunakannya kombinasi antara metode kualitatif dan metode kuantitatif,
dan (c) orientasinya kepada tindakan, sehingga para pengambil keputusan
terlibat dalam menentukan apa yang akan dikaji.
Berikut ini disajikan secara ringkas penjelasan tentang observasi,
wawancara perorangan, dan diskusi kelompok fokus.

Observasi
Pengamat-pengamat yang telah dilatih diminta untuk mengikuti
interaksi antara dua orang, biasanya antara pasien dengan pemberi pelayanan.
Universitas Esa Unggul
[Link] 23 /
32
 Para pengamat ini umumnya tidak ikut terlibat dalam interaksi, walaupun
hanya sekedar bertanya atau memberikan komentar.
Observasi banyak digunakan untuk mengkaji mutupelayanan
kesehatan. Praktek- praktek pelayanan kesehatan hasil pengamatan
dibandingkan dengan apa yang tercantum dalam standar pelayanan, baik
dalam aspek teknis medisnya maupun aspek kemanusiaannya
(kepedulian). Observasi juga dapat digunakan untuk mengkaji alur pasien dan
waktu tunggu pasien di unit-unit pelayanan kesehatan.

Wawancara Perorangan
Metode ini merupakan metode yang paling dekat dengan metode
antropologi yang baku. Individu-individu dipilih berdasar kriteria tertentu.
Untuk mendapatkan sebanyak-banyaknya variasi pengalaman mereka.
Wawancara biasanya diselenggarakan di tempat yang tidak asing bagi
responden (orang yang diwawancara). Di sini tidak digunakan daftar
pertanyaan (kuesioner), dan wawancara berlangsung secara bebas seperti
percakapan biasa. Namun demikian, pewawancara tetap harus memiliki
pedoman wawancara yang tersimpan dalam ingatannya, sehingga dapat
membimbing percakapan kepada issu-issu tertentu. Agar tidak kaku,
pewawancara tidak sibuk mencatat, melainkan merekam pembicaraan
menggunakan tape recorder. Setelah selesai wawancara, rekaman itu
kemudian ditranskripsi (ditulis) dan dikode menurut konsep- konsep yang
dikaji.

Diskusi Kelompok Fokus

Diskusi Kelompok Fokus atau Focus Group Disccusion (FGD)
melibatkan sekelompok kecil orang (7-12 orang) yang menjadi sasaran
pengkajian. Peserta tidak dipilih secara acak (random) melainkan berdasar
kriteria tertentu. Misalnya mereka yang tidak pendiam dan senang
berdiskusi, masing-masing diperkirakan memiliki sudut pandang yang
berbeda, dan lain-lain. Seorang fasilitator menggunakan butir-butir issu yang
telah ditetapkan merangsang para peserta diskusi untuk menyampaikan
Universitas Esa Unggul
[Link] 24 /
32
 pandangan-pandangan mereka dan membahasnya. Fasilitator ini biasanya
dibantu oleh seorang pencatat yang memperhatikan dan mencatat hal-hal
penting sesuai dengan pedoman pengkajian.
Umumnya diskusi tidak berlangsung lama, yaitu kira-kira satu setengah
jam. Agar FGD berjalan baik dan benar diperlukan pelatihan fasilitator dan
pencatat. Fasilitator harus pandai-pandai memandu jalannya diskusi,
sehingga diskusi tidak didominasi oleh satu atau dua orang saja. la juga tidak
perlu terlalu kaku berpegang pada urutan butir- butir issu yang menjadi
pedomannya. Bilamana diskusi tentang suatu butir issu menyinggung butir
issu lain yang tidak berurutan, peluang itu tak boleh dilewatkan. Fasilitator
dapat segera mengajak peserta diskusi untuk membahas butir issu tadi.
Sebagaimana dengan wawancara, setelah selesai diskusi, hasil pencatatan
kemudian dikode menurut konsep-konsep yang dikaji.

b. Survei
Metode survei tidak dapat dijelaskan dengan baik dalam kesempatan
yang terbatas ini. Oleh karena itu, berikut ini hanya akan dijelaskan secara
ringkas dua jenis survei yang sering dilakukan di bidang kesehatan, yaitu (a)
survei kesehatan rumah tangga, dan (b) survei pengguna pelayanan
kesehatan.

Survei Kesehatan Rumah Tangga

Survei ini merupakan pengkajian terhadap rumah tangga yang
pemilihan sampelnya dilakukan secara gabungan antara metode acak
(random) dengan metode mengikuti kriteria tertentu (purposive). Tujuannya
adalah untuk mengungkap berbagai aspek kesehatan dari keluarga, seperti
kesakitan, perilaku dalam mencari pertolongan kesehatan, dan pengeluaran
keluarga untuk kesehatan.
Walaupun survei semacam ini dapat menghasilkan data yang sangat
tinggi validitas dan ketepatannya, tetapi memerlukan biaya yang besar dan
waktu penyelenggaraan yang lama. Karena merupakan data yang diperoleh
dari sampel, maka untuk menggeneralisasi hasilnya juga diperlukan
Universitas Esa Unggul
[Link] 25 /
32
 kecermatan. Sejak tahun 1972, Departemen Kesehatan telah melaksanakan
enam kali Survei Kesehatan Rumah Tangga (SKRT), yaitu pada tahun 1972,
1980, 1985/86, 1992, 1995, dan 2001. Dua SKRT terakhir dilakukan secara
terpadu dengan Survei Sosial Ekonomi Nasional (Susenas) yang
diselenggarakan oleh Badan Pusat Statistik (BPS). BPS juga
mengumpulkan data kesehatan dalam cakupan terbatas melalui Survei
Demografi dan Kesehatan Indonesia (SDKI) yang telah diselenggarakan
sebanyak empat kali, yaitu tahun 1991, 1994, dan 1997 dan 2003.

Survei Kesehatan Nasional

Survei Kesehatan Nasional (Surkesnas) adalah pengembangan dari
SKRT, yaitu pengintegrasian SKRT dengan Susenas dan SDKI. Surkesnas
akan diselenggarakan dalam siklus tiga tahunan, yaitu 2001, 2004, 2007,
2010, dan seterusnya. Pengintegrasian dilakukan melalui pemakaian
rancangan sampling yang sama, penggunaan format instrumen (kuesioner)
yang seragam, kolaborasi dalam persiapan survei, pelatihan,pelaksanaan
lapangan, dan pemanfaatan data.
Surkesnas akan melibatkan potensi Daerah dan diharapkan dapat
digunakan sebagai sarana advokasi dalam rangka pemberdayaan dan
pengembangan kemampuan Daerah. Dengan demikian, model Surkesnas
diharapkan dapat memacu kemauan dan kemampuan Daerah untuk
menyelenggarakan Survei Kesehatan Daerah (Surkesda).
Tujuan umum Surkesnas adalah tersedianya data kesehatan berbasis
masyarakat (community based) untuk keperluan perencanaan, pemantauan,
dan penilaian program pembangunan kesehatan. Secara khusus Surkesnas
2001 akan: (1) merancang modul kesehatan untuk Susenas 2001 serta
menganalisis dan melaporkan kajian kesehatan berdasar data Susenas 2001,
(2) merancang modul KIA sebagai bagian dari SDKI 2002 serta menganalisis
dan melaporkan kajian kesehatan berdasar data SDKI 2002, (3) merancang
studi morbiditas SKRT 2001 serta melaksanakan pengumpulan data,
menganalisis dan melaporkan kajian data morbiditas, (4) merancang studi
mortalitas SKRT 2001 serta melaksanakan pengumpulan data, menganalisis
Universitas Esa Unggul
[Link] 26 /
32
 dan melaporkan kajian data mortalitas, (5) merancang studi tindak lanjut ibu
hamil SKRT 2001 serta melaksanakan pengumpulan data, menganalisis dan
melaporkan kajian data ibu hamil.
Surkesnas diselenggarakan dengan prinsip jaringan, kolaborasi,
kemitraan, dan keterlibatan klien. Penanggung jawab Surkesnas adalah
Departemen Kesehatan (c.q. Badan Penelitian dan Pengembangan
Kesehatan) di mana terdapat Tim Peneliti Inti dan Sekretariat. Untuk
mendukung pelaksanaan Surkesnas di masing-masing Propinsi, dibentuk
Sekretariat Surkesnas Provinsi. Tenaga lapangan (pengumpui data) untuk
SKRT direkrut dari tenaga kesehatan di Provinsi, Kabupaten/Kota maupun
Puskesmas, yaitu yang terdiri dari dokter iimum, bidan dan teknisi
laboratorium. Sedangkan data kesehatan pada modul kesehatan Susenas dan
SDKI dikumpulkan oleh tenaga BPS (staf BPS, mantis, dan mitra).
Pembentukan Sekretariat Surkesnas Provinsi dan penggalangan tenaga
lapangan dari Daerah merupakan bagian dari upaya pemberdayaan Daerah
dan awal pengembangan kemampuan tenaga Daerah ke arah
terselenggaranya Surkesda. Untuk panduan lebih lanjut tentang bagaimana
mengolah data Susenas untuk kepentingan daerah dapat dirujuk Modul
Pengolahan Data Susenas.

Survei Pengguna Pelayanan Kesehatan

Survei pengguna pelayanan kesehatan atau biasa disebut juga survei
pemakai adalah alat yang cukup efisien untuk mengkaji persepsi dari sebagian
masyarakat yaitu mereka yang menggunakan pelayanan kesehatan. Survei ini
telah banyak digunakan dalam rangka mengetahui kepuasan konsumen
terhadap pelayanan kesehatan yang diterimanya dan persepsi mereka
terhadap mutu pelayanan tersebut. Penyederhanaan dari metode ini adalah
dalam bentuk penyediaan kotak-kotak keluhan/saran di unit-unit pelayanan
kesehatan. Namun demikian cara ini tidak begitu efektif karena sifatnya yang
sangat tidak terstruktur. Lamanya pengumpulan data tidak dapat diitetapkan
dan jumlah respondennya pun tidak tentu. Demikian pula issu yang masuk
umumnya juga tidak terfokus.
Universitas Esa Unggul
[Link] 27 /
32
 c. Surveilans Demografik
Dampak upaya kesehatan dapat dirumuskan sebagai menurunnya
kesakitan atau menurunnya fertilitas. Sebagai ukuran kesakitan dapat
digunakan morbiditas, seperti misalnya kejadian dan lama berlangsungnya
penyakit, tingkat ketidakmampuan akibat sakit; atau mortalitas seperti
misalnya angka kematian pada kelompok usia tertentu atau menurut
penyebabnya. Sebagai ukuran fertilitas, dampak dinyatakan dalam bentuk
angka-angka fertilitas pada usia tertentu dan angka fertilitas total sebagai
ukuran tunggal (integrasi dari angka-angka fertilitas usia tertentu).
Kesemuanya itu dapat dikatakan sebagai estimasi terhadap derajat kesehatan
masyarakat.
Estimasi terhadap derajat kesehatan saat ini memegang peran penting
dalam perumusan kebijakan kcsehatan. Hal ini dapat dijelaskan sebagai
berikut:
Sebagian besar kebijakan dan proyek kesehatan selalu mencantumkan
rnening- katnya derajat kesehatan sebagai tujuannya. Peningkatan derajat
kesehatan ini dinyatakan sebagai menurunnya angka mortalitas, morbiditas,
atau fertilitas.
Penetapan prioritas pelayanan kesehatan didasarkan kepada kajian-
kajian tentang efektivitas-biaya, dengan menggunakan perbedaan antara
derajat kesehatan saat ini dan estimasi derajat kesehatan sesudah intervensi
sebagai varaibel dampak. Keputusan-keputusan yang diambil dan kelak
berdampak jauh ke depan, berlandaskan kepada estimasi ini.
Berdasar kepada estimasi efektivitas-biaya, ditetapkan pula paket-paket
pelayanan kesehatan dasar.
Dalam konteks peningkatan mutu pelayanan kesehatan, banyak orang
berpendapat bahwa dampak upaya kesehatan merupakan sesuatu yang
penting untuk diperhitungkan.
Indikator-indikator derajat kesehatan digunakan untuk menilai
kemajuan pembangunan suatu negara atau daerah.
Walaupun indikator-indikator derajat kesehatan penting artinya bagi
perumusan dan penilaian kebijakan, namun indikator-indikator tersebut tidak
Universitas Esa Unggul
[Link] 28 /
32
 pernah diukur secara langsung. Terdapat lima alasan yang umumnya
dikemukakan berkaitan dengan hal ini.

a) Banyak orang beranggapan bahwa dampak dari intervensi-

intervensi kesehatan dapat dinilai melalui panel dari ahli-ahli
yang membahas hasil-hasil penelitian yang berkaitan.

b) Biaya yang diperlukan untuk mengkaji dampak upaya kesehatan

diperhitungkan sangat tinggi.

c) Waktu yang diperlukan agar intervensi kesehatan menunjukkan

dampaknya yaitu 3-5 tahun tidak memungkinkan dikumpulkannya
data dampak dalam waktu segera sebagaimana diharapkan oleh para
pengambil keputusan

d) Banyak orang beranggapan bahwa indikator-indikator derajat

kesehatan merupakan hasil kerja berbagai sektor. Dengan demikian
tidaklah relevan untuk menyatakan bahwa perubahan dalam
indikator derajat kesehatan harus merupakan hasil perubahan
dalam pclayanan kesehatan.

e) Terdapat cara lebih murah untuk mendapatkan informasi berharga

mengenai dampak upaya kesehatan, yaitu dengan menggunakan
survei demografi dan kesehatan

C. Latihan
1. Apa yang dimaksud pengumpulan data rutin?
2. Apa yang dimaksud pengumpulan data sewaktu-waktu?

Universitas Esa Unggul

[Link] 29 /
32
D. Kunci Jawaban
1. Pengumpulan data rutin
Pengumpulan data rutin adalah pengumpulan data yang lebih mudah dan lebih
efisien digunakan untuk memantau program kesehatan yang sedang berjalan

2. Pengumpulan data sewaktu-waktu

Pengumpulan data sewaktu-waktu adalah pengumpulan data yang lebih baik
digunakan untuk mengevaluasi dampak (derajat kesehatan, lingkungan sehat,
perilaku sehat, dan keterjangkauan pelayanan kesehatan)

E. Daftar Pustaka
1. Jogiyanto H. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi, 1999.

2. Lippeveld T and Sauerborn R. A Framework for Designing Health Information

Systems in Design and Implementation of Health Information Systems.
Geneva: WHO, 2000.

3. Levey and Loomba. Health Care Administration; a managerial perspective.

Philadelphia : JB Lippincolt Co., 1976.

4. Kendall KE. & Kendal JE. Analsis dan Perancangan Sistem, alih bahasa Thamin
Abdul HA. Jakarta : Pearson Education Asia Pte Ltd, 2003.

5. Hicks, JO, Jr. Management Information Systems: a user perspective, Third Edition.
USA : West Publishing Company, 1993.

6. Davis GB. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, terjemahan dari

Conceptional Fondation Structure and Development, IPPM-PT Pustaka
Binamawas [Link] : [Link], 1992

7. Scott GM. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Edisi Indonesia, Cetakan

ke-7, atas izin McGraw Hill Inc. Jakarta: PT Rajawali Grafindo, 2002.
Universitas Esa Unggul
[Link] 30 /
32
 8. Hartono B. Pengembangan SIK Daerah dalam: Pusdatin (eds). Materi Fasilitasi
Pengembangan SIK Daerah. Jakarta : Departemen Kesehatan RI, 2002.

9. Sauerborn R and Lippeveld T. Introduction in: Lippeveld T. (ed). Design and

Implementation of Health Information Systems. Geneva : WHO, 2000.

10. Hartono B., Wandaningsih. Konsep Dasar Sistem Informasi Kesehatan dalam :
Medika No. 11 Tahun 17, November 1991. Jakarta : 1991.

11. Kenney N., Macfarlene A. Identifying problems with data collection at a local level:
survey of NHS maternity units in England. BMJ, 1999: 319: 816-22.

12. Depkes RI. Sistem Kesehatan Nasional 2004. Jakarta: Depkes RI, 2004.

13. Depkes RI. Strategi Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Nasional

(SIKNAS). Jakarta: Depkes RI, 2002.

14. Depkes RI. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS), Buku 1:

Konsep Dasar SIMPUS. Jakarta : Departemen Kesehatan RI, 1997.

15. Depkes RI. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS), Buku 3:

Pengolahan dan Pemanfaatan Data SP2TP. Jakarta: Departemen Kesehatan RI,
1997.

16. Budiyanto E. Sistem Informasi Geografis Menggunakan Arc View GIS.

Yogyakarta: Andi Offset, 2002.

17. Depkes RI. Sistem Informasi Geografis (SIG). Jakarta: Departemen Kesehatan RI
Ditjen P2M & PL, Tanpa tahun.

18. WHO Developing health management information systems: a practical guide for
developing countries. Geneva: WHO, 2004.
Universitas Esa Unggul
[Link] 31 /
32