Flow Permintaan & Pembelian Marketing

Hari
No. Nama PIC Aktivitas Kerja Keterangan
1 Staff Purchasing Permintaan Barang Oleh Marketing:
Start a. Barang-barang Gimmick untuk promosi dan event
b. ATK, dll
c. Barang-barang IT (Komputer, tinta, printer, dll) ==> Permintaan Pembelian Hardware (FO-IT-002/R0)
Melakukan perbandingan harga dan kualitas atas permintaan Marketing tsb. berdasarkan Quotation yang diterima dari
Menerima permintaan dari MKT melalui FPP Supplier.
Form permintaa barang yuang telah di Marketing memberikan catatan spesifikasi yang diminta (misalnya: Bahan, Jahitan, warna, dll)
approve oleh BUM ybs.

Mencari Supplier minimal 2, dan meminta

Surat Penawaran Harga (SPH) untuk
barang yang dipesan.

2 Supplier Sample diberikan oleh Supplier hanya untuk barang-barang Gimmick/promosi.

Supplier memberikan Sample (untuk SPH SPH= Surat Penawaran Harga.
gimmick/promosi) & SPH barang yang
dipesan.

3 Staff Purchasing Jika belum memenuhi syarat, purchasing akan mencari ulang supplier lainnya dan diajukan ulang ke Marketing.
Purchasing menerima SPH dan sample SPH
(untuk gimmick/promosi) dari Supplier.
Kemudian Purchasing menginformasikan
SPH dan sample kepada Marketing untuk
dipilih sesuai dengan kebutuhan MKT.

4 Staff Purchasing Melakukan negosiasi harga ke Supplier (harga, TOP, dll).

Jika memenuhi spesifikasi yang PO Di PO turut dicantumkan:
diminta oleh marketing dan harga a. Tanggal pengiriman.
sesuai, maka dibuatkan PO. [Link] barang yang dipesan.
PO diberikan ke Adm Marketing sebagai lampiran pembuatan BR.
PO 3 ply didistribusikan ke: asli adm MKT (untuk lampiran BR), Kuning dan Merah di Purchasing (di file oleh purchasing,
untuk cadangan jika PO yg di Marketing hilang).
Approval PO: Manager Purchasing.

5 Admin Marketing BR 2 ply distribusi: copy Adm Mkt dan asli ke Finance
Membuat BR dengan BR
Appproval BUM disertai FPP PO
lampiran PO dan FPP.

6 Manager dan Staff

BC Memeriksa BR beserta BR PO
lampirannya dan dilakukan FPP
approval serta penginputan di
sistem.
 Hari
No. Nama PIC Aktivitas Kerja Keterangan
7 Admin Marketing a. BR setelah disetujui BC, menginfokan ke Purchasing untuk mengirim PO ke Supplier.
Menerima BR yang telah disetujui b. BR dilampirkan pada tagihan saat pembuatan BA.
oleh BC dan menginfokan ke c. Copy BR diarsip oleh adm Mkt
Purchasing bahwa BR telah disetujui.

8 Staff Purchasing Meminta Supplier untuk membuat dummy sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Meminta supplier memproduksi setelah
Mengirimkan PO ke Supplier. PO dummy tsb. disetujui oleh Marketing.
. Purchasing melakukan Follow Up status barang yang dipesan tsb. ke Supplier.

9 Supplier Supplier memproduksi barang sesuai dengan Dummy yang telah di Approval oleh Marketing.
Supplier menerima PO lalu memproduksi PO
barang yang dipesan.

10 Gudang POSMat a. Lihat prosedur Penerimaan POSMat.

Menerima barang dari Supplier SJ b. No. PO dicantumkan di DPB
dan ttd SJ. c. Jika barang yang diterima adalah ATK, barang IT, barang Teknik, maka barang tsb. akan diterima oleh GA, IT dan
Teknik untuk diteruskan kepada Marketing.

11 Staff Purchasing a. Melakukan input DPB di rekap PO dan DPB

DPB PO
Terima DPB dari Kepala Gudang b Klaim ke supplier jika ada kekurangan/ketidaksesuaian pada saat penerimaan barang dengan difoto barang yang
POSMat, DPB diinput di Rekap PO & kurang/tidak sesuai tsb. lalu diinfokan ke supplier.
DPB lalu DPB diberikan ke Finance No. PO & No. SJ harus dicantumkan ke DPB
Arsip Tujuan DPB diberikan ke Finance agar menghindari bayar full padahal barang diterima tidak sesuai dengan PO/ barang
dan PO diarsip. copy.
yang dipesan.

END

12 Finance a. Menerima DPB dari Purchasing untuk kemudian dilampirkan pada tagihan dari Supplier.
Melakukan tukar faktur dengan Invoice PO b. menerima dokumen tagihan asli dari Supplier pada saat tukar faktur, dan membuat tanda terima berupa form tukar faktur
Supplier. melampirkan DPB yang Faktur 2 rangkap di ttd oleh petugas tukar faktur (asli untuk Supplier, copy untuk dilampirkan pada dokumen yang diterima dari
diterima dari Purchasing pada tagihan Pajak SJ Supplier).
DPB c. memberikan dokumen yang diterima pada saat tukar faktur ke Admin Marketing (tanda terima menggunakan buku)
dari Supplier, kemudian menyerahkan
untuk dilakukan pemeriksaan kesesuaian tagihan dan dibuatkan BA.
dokumen tsb. ke admin marketing.
Lihat SOP Penagihan dan Pembayaran.
Flow Permintaan & Pembelian Pabrik

Hari
No. Nama PIC Aktivitas Kerja Keterangan
1 User
Start

Membuat FPP sesuai dengan kebutuhan

dan di ttd oleh manager ybs. kemudian
menyerahkan ke Purchasing.

2 Staff Purchasing Mencari 2 atau 3 Supplier, dengan Pertimbangan:

a. Harga
Mencari Supplier yang menjual b. Kualitas
barang sesuai spek yang diminta c. TOP Pembayaran.
oleh user.

3 Staff Purchasing Membuat PO:

a. membuat PO DLL unuk permintaan Selain F1, F2, F3, Huki dan Kosmetik. Approval Mgr.
FPP PO
Purchasing, Mgr. Produksi, Manufacturing Director, Staff & Mgr. BC.
Buat PO. Quotation b. Membuat PO DLL untuk permintaan kebutuhan Office (Pabrik namun diluar F1, F2, F3, Huki
dan Kosmetik) Approval Mgr. Purchasing.
b. Print PO dari sistem IMS untuk permintaan F1, F2, F3, Huki dan Kosmetik. Approval Mgr.
Purchasing, Mgr. Produksi, Plant Director, Staff & Mgr. BC.

Distribusi PO:
Asli (Putih): Arsip Purchasing
Merah: BC
Biru: Pertinggalan Buku PO
Kuning: Lampiran untuk penawaran dan permintaan.

4 Mgr. & Staff BC Jika approval dan dokumen tidak lengkap, maka dikembalikan ke Purchasing.
Staff memeriksa PO dan lampirannya FPP PO
kemudian ttd. Diserahkan ke mgr BC Quotation
untuk di approval dokumen tsb sesuai
dengan kebijakan yang berlaku pada
budget departemen.

5 Purchasing PO dikirim ke supplier via email/fax

Kirim PO ke Supplier untuk diproses
pemesananya.
 Hari
No. Nama PIC Aktivitas Kerja Keterangan
6 Gudang / User Penerima barang:
a. jika pesanan pabrik maka diterima oleh Gudang RM/PM untuk dibuatkan DPB oleh gudang dan
Terima barang sesuai pesanan dari Surat di ttd oleh Gudang, ttd & stempel QC dan ttd manager Purchasing, lalu didistribusikan ke
Supplier dan ttd SJ dari Supplier dan Jalan Akunting
menyerahkan SJ ke Purcasing. b. untuk barang Teknik diterima oleh Bagian Teknik. SJ ttd penerima.
DPB c. untuk barang GA (ATK, dll) diterima oleh GA ttd penerima.
d. untuk barang IT (Komputer dan partnya, printer,dll) diterima IT. ttd penerima.

Jika barang yang diterima tidak sesuai (Kurang/rusak/tidak sesuai spek/pesanan, dll), maka barang
tidak diterima dan berikan Note di fisik SJ Asli Supplier (termasuk tembusannya, sebelum di bawa
oleh pengirim) dan dicantumkan juga di DPB kemudian diberikan ke Purchasing (CC User dan
Finance - potong tagihan) untuk dilakukan komplain ke Suplier.

7 Purchasing a. untuk barang keperluan pabrik yang diterima di Gudang RMPM maka DPB nya diberikan ke
Terima DPB/SJ dam update penerimaan Purchasing untuk dilakukan update penerimaan barang di rekap PO dan di arsip.
barang di Rekap PO. b. untuk barang ATK, IT, Teknik maka SJ diberikan ke Purchasing untuk dilakukan update
penerimaan barang di rekap PO dan diarsip.

END
Flow

No. Nama PIC Aktivitas Keterangan

1 HRD
Start

Melakukan pendataan karyawan, memberikan informasi (nama karyawan & nip karyawan)
& membuat form permintaan desain.
Melakukan Pendataan Karyawan FPD

2 Desain Grafis

Melakukan Desain Melakukan desain sesuai dengan template ID Card yang ada

3 Procurement Proses cetak id card, pembelian name tag & tali id card
Melakukan Proses cetak ke vendor yang
telah ter-verifikasi

4 HRD Menerima ID Card yang sudah jadi serta diserah terimakan ke karyawan

Menerima ID Card yang sudah selesai &

diserahkan terimakan ke karyawan

END