Latihan

Non-Conformity Statement

Nama :Fahmi Ramdhani Rachman

Perusahaan:PT Mandiri Intiperkasa

Petunjuk !
 Simpan terlebih dahulu lembar kerja ini dengan nama Anda, untuk menghindari
conflict file ketika proses upload.
Bagian A
No Deskripsi Temuan atau Permasalahan Klausul Potensi
Temuan
1 Dibagian gudang perusahaan diketemukan 8.1 SMK3 Category
adanya bahan berbahaya dan beracun(B3) yang Minor
ditempatkan masih bercampur dengan sparepart
yang ada, kemudian tidak diktemukan ada rambu
dari B3 serta tidak dapat ditunjukan atas MSDS
atau lembar data keselamatan material. Contoh:
WD 45, H2SO4, thiner,Oil dan yang lainnya.

2 Bagian HRD sudah membuat program pelatihan 7.2 QHSE Category

tahunan tertanggal 1 Mei 2022, setelah dilakukan Minor
verifikasi ternyata program pelatihan tersebut,
belum memasukan beberapa pelatihan yang
menjadi standar kompetensi, berdasarkan
evaluasi kompetensi pada tahun sebelum terlihat
bahwa belum semua operator memenuhi standar
kompetensi tersebut. Contoh Operator Welder,
operator forklift, dan bekerja di ketinggian.

3 Pihak perusahaan sudah menetapkan prosedur 7.3 QHSE DAN Category

tindakan perbaikan, berdasarkan hasil verifikasi 10.2 Minor
proses tindakan perbaikan hanya berjalan ketika
dilakukan pada saat internal audit saja, terakhir
tercatat pada tanggal 15 september 2020. Serta
tidak diketemukan monitoring atas penyelesaian
tindakan perbaikan tersebut.
No Deskripsi Temuan atau Permasalahan Klausul Potensi
Temuan
4 8.1 DAN 8.2 SML Category
Major

Terjadi ceceran oil dari fuel tank kendaraan

karena menggunakan tutup yang tidak layak.

5 8.1 DAN 8.2 SML Category

Major

Kondisi sampah yang bercampur antara organik,

anorganik, B3 dan Metal Non B3

6 Selama proses audit teridentifikasi adanya 8.1 SML DAN Category

beberapa supplier utama belum dilakukan evaluasi 8.5.1 SMM Major
terhadap kinerja mutu dan lingkungan selama satu
tahun terakhir ini, sedangkan didalam prosedur
mengatur proses evaluasi supplier dilakukan setiap
6 bulan. Contoh: PT. Tract, PT Team Phukin, dan
PT Teamor Leste
7 Pihak manajemen PT Team Pukhin menyatakan 7.3 QHSE Category
bahwa kebijakan mutu dan lingkungan sudah Minor
ditetapkan dan didokumentasikan, dari hasil
verifikasi kepada beberapa karyawan yang sudah
bekerja diatas 6 bulan, masih belum memahami
kebijakan mutu dan lingkungan yang ditetapkan
tersebut.

8 Pengendalian terhadap kegiatan operasional yang 7.5 QHSE DAN Category

dapat menimbulkan aspek dan dampak telah 8.1 SML Major
ditetapkan, masih diketemukan ketidak konsistenan
seperti:
- Teridentifikasinya adanya beberapa penyimpangan
didalam P2H yang dilakukan, mekanisme
No Deskripsi Temuan atau Permasalahan Klausul Potensi
Temuan
pengendaliannya belum konsisten dengan
kode dampak yang sudah ditentukan didalam
perusahaan. Ex. Dum Truck (DT) 344, LV
3001, dan LV 2003.

- Berdasarkan observasi yang dilakukan, proses

pemeliharaan area sedimen, dan oil trap tidak
terkelola dengan baik.

- Di area change shift belum tersedia tempat sampah

yang terpisah (organik, anorganik dan B3).

9 Teridentifikasi bahwa laporan bulanan lingkungan 7.4 DAN 7.5 Category

tidak berjalan secara konsisten, dimana laporan QHSE Minor
bulanan P2K3 terakhir bulan Februari 2021, seperti
diminta didalam surat Keputusan Dinas Tenaga
Kera [Link]/011/XII/2020 perusahaan wajib
menyerahkan laporan setiap 6 bulan sekali.
10 Pihak perusahaan sudah menetapkan prosedur 10.2 QHSE Category
tindakan perbaikan, berdasarkan hasil verifikasi Minor
proses tindakan perbaikan hanya berjalan ketika
dilakukan pada saat internal audit saja, terakhir
tercatat pada tanggal 15 september 2021. Serta
tidak diketemukan monitoring atas penyelesaian
tindakan perbaikan tersebut.

Bagian B
Petunjuk !
1. Anda diminta untuk mengevaluasi setiap skenario kemudian menyatakan temuan
auditnya yang dapat mencakup temuan kesesuaian, ketidaksesuaian dan audit trails/
bukti audit.
2. Untuk setiap ketidaksesuaian yang Anda identifikasi pada point 1, harus dinyatakan
sesuai dengan kaidah CIA/PLOR.

Skenario:

1. Dari hasil pemantauan di lapangan oleh auditor, Departemen HRD (SOP/HRD/001),

logistic (SOP/LOG/001), general affair (SOP/GA/001) mereka semua menggunakan
prosedur dengan tanda revisi ke tiga. Kemudian untuk mengecek hal ini auditor
mendatangi document control dan meminta daftar induk prosedur. Dari daftar induk
prosedur tertulis bahwa prosedur untuk HRD, logistic dan general affair yang terdaftar
baru pada revisi kedua.

NC Statement or Observation:
Perusahaan menggunakan prosedur dengan tanda revisi ke tiga. Namun, setelah
dikonfirmasi kepada document control prosedur terdaftar pada revisi ke dua pada divisi
HRD, logistic, dan GA.

Criteria:
[Link] For the control of documented information, the organization shall address the
following
activities, as applicable:
a) distribution, access, retrieval and use;
b) storage and preservation, including preservation of legibility;
c) control of changes (e.g. version control);
d) retention and disposition.

Category
Minor

2. Auditor mendatangi departemen SHE dan menanyakan sasaran lingkungan dari

departemen tersebut. Manager SHE menyatakan bahwa sasaran lingkungan mereka
ialah mengurangi limbah padat sebanyak 15%. Kemudian auditor menanyakan dimana
action plan untuk pencapaian sasaran lingkungan ini, auditee tidak dapat membuktikan
bahwa telah ada action plan. Kemudian auditor menanyakan hasil pemantauan dari
sasaran lingkungan ini. Dari form monitoring (form-mntr-001) terlihat pada bulan
january pencapaian sasaran limgkungan ialah 5% dan auditor menanyakan corrective
actionnya. Auditee menjawab bahwa hal ini belum dilakukan

NC Statement or Observation:
Perusahaan menyatakan bahwa sasaran lingkungan mereka adalah mengurangi limbah
padat sebanyak 15%. Namun, aktual di lapangan tidak dapat dibuktikan dengan adanya
action plan serta pencapaian sasaran lingkungan hanya 5%, sehingga tidak selaras dengan
 apa yang dinayatakan Manager SHE.

Criteria:
5.2 Environmental policy
Top management shall establish, implement and maintain an environmental policy that,
within the defined scope of its environmental management system

Category
Major

3. Pada departemen HRD auditor menanyakan kompetensi yang diperlukan untuk

menjadi staff enviro. Kemudian staff enviro memberikan job requirements antara lain :
(pendidikan min: S1; pengalaman: 1 th bekerja pada bidang yang berkaitan;
ketrampilan : menguasai microsoft office; menguasai dasar-dasar lingkungan; training
yang diperlukan : on the job training selama 3 bulan, pengenalan lingkungan dan K3).
Kemudian auditor melakukan cross check di lapangan menanyakan cara mengangkat
manual yang aman kepada salah satu staff enviro. Tampaknya staff enviro tersebut
tidak mengerti sama sekali dengan apa yang ditanyakan oleh auditor. Kemudian
Auditor menanyakan jadwal training tahunan yang dibuat oleh HRD. Dari program
tersebut tidak ada planning mengenai pelatihan tersebut bagi staff enviro.

NC Statement or Observation:
Perusahakan telah menetapkan kompetensi untuk menjadi seorang staff enviro dengan
requirements yang jelas. Namun, setelah di lakukan cross check kepada salah satu staff
tampaknya staff tersebut belum kompeten seperti yang dinyatakan dalam
requirements. Selain itu, belum ada rencana mengenai pelatihan untuk staff tersebut
seperti yang telah dinyatakan oleh departemen HRD

Criteria:
7.2 QHSE Competence
The organization shall:
a) determine the necessary competence of person(s) doing work under its control that
affects the
performance and effectiveness of the quality management system;
b) ensure that these persons are competent on the basis of appropriate education,
training, or
experience;
c) where applicable, take actions to acquire the necessary competence, and evaluate
the effectiveness
of the actions taken;
d) retain appropriate documented information as evidence of competence.
 Category
Major

4. Ketika Auditor mengaudit System Manager untuk masalah tindakan perbaikan, auditor
mengambil kesimpulan bahwa mekanisme ini sudah berjalan dengan baik. Dimana
masing-masing departemen setiap bulan mengidentifikasi masalah-masalah yang
memerlukan tindakan perbaikan kemudian mencari akar permasalahan dan melakukan
perbaikan serta melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan tersebut. Kemudian
auditor menanyakan prosedur mana yang mengatur mekanisme tindakan perbaikan
dan. System Manager menjawab, “ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 dan ISO
9001;2015 akan lebih menekankan pada keefektifan sistem, tidak perlu semuanya
didokumentasikan. Anda melihat sendiri bahwa tanpa prosedur yang
terdokumentasipun mekanisme ini sudah berjalan dengan baik.”

NC Statement or Observation:
Perusahaan telah melakukan tindakan perbaikan dengan baik. Dimana masing-masing
departemen setiap bulan mengidentifikasi masalah memerlukan tindakan perbaikan
dan melakukan perbaikan serta melakukan verifikasi terhadap perbaikan
[Link] itu, system manager mengatakan bahwa tidak perlu semuanya
didokumentasikan, asalkan mekanisme sudah berjalan dengan baik

Criteria:
8.5.1 SMM Control of production and service provision
The organization shall implement production and service provision under controlled
conditions.
Controlled conditions shall include, as applicable:
a) the availability of documented information that defines:
1) the characteristics of the products to be produced, the services to be provided, or
the activities
to be performed;
2) the results to be achieved;
b) the availability and use of suitable monitoring and measuring resources;
c) the implementation of monitoring and measurement activities at appropriate stages
to verify that
criteria for control of processes or outputs, and acceptance criteria for products and
services,
have been met;
d) the use of suitable infrastructure and environment for the operation of processes;
e) the appointment of competent persons, including any required qualification;
f) the validation, and periodic revalidation, of the ability to achieve planned results of
the processes
for production and service provision, where the resulting output cannot be verified by
subsequent
monitoring or measurement;
g) the implementation of actions to prevent human error;
h) the implementation of release, delivery and post-delivery activities.
 Category
Observasi

5. Ketika Auditor mengaudit System Manager untuk masalah tindakan perbaikan, auditor
mengambil kesimpulan bahwa mekanisme ini sudah berjalan dengan baik. Dimana
masing-masing departemen setiap bulan mengidentifikasi masalah-masalah yang
memerlukan tindakan perbaikan kemudian mencari akar permasalahan dan melakukan
perbaikan serta melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan tersebut. Kemudian
auditor menanyakan prosedur mana yang mengatur mekanisme tindakan perbaikan
dan. System Manager menjawab, “ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, ISO 39001:2012
dan ISO 9001;2015 akan lebih menekankan pada keefektifan sistem, tidak perlu
semuanya didokumentasikan. Anda melihat sendiri bahwa tanpa prosedur yang
terdokumentasipun mekanisme ini sudah berjalan dengan baik.”

NC Statement or Observation:
Perusahaan telah melakukan tindakan perbaikan dengan baik. Dimana masing-masing
departemen setiap bulan mengidentifikasi masalah memerlukan tindakan perbaikan
dan melakukan perbaikan serta melakukan verifikasi terhadap perbaikan
[Link] itu, system manager mengatakan bahwa tidak perlu semuanya
didokumentasikan, asalkan mekanisme sudah berjalan dengan baik

Criteria:
8.5.1 SMM Control of production and service provision
The organization shall implement production and service provision under controlled
conditions.
Controlled conditions shall include, as applicable:
a) the availability of documented information that defines:
1) the characteristics of the products to be produced, the services to be provided, or
the activities
to be performed;
2) the results to be achieved;
b) the availability and use of suitable monitoring and measuring resources;
c) the implementation of monitoring and measurement activities at appropriate stages
to verify that
criteria for control of processes or outputs, and acceptance criteria for products and
services,
have been met;
d) the use of suitable infrastructure and environment for the operation of processes;
e) the appointment of competent persons, including any required qualification;
f) the validation, and periodic revalidation, of the ability to achieve planned results of
the processes
for production and service provision, where the resulting output cannot be verified by
subsequent
monitoring or measurement;
g) the implementation of actions to prevent human error;
h) the implementation of release, delivery and post-delivery activities.
Category
Observasi