FISHBONE
Material
Formulir IGD Method
tanpa map
Belum diadakan penyisiran
berkas RM
Petugas tidak sempat
memasang alur tesebut
Belum diadakan kegiatan Formulir RM belum terkait
penyisiran berkas RM
Belum Tersedia alur pendaftaran
Tidak ada pelatihan pelemeliharaan pasien RJ reguler di ruang
Missfile berkas RM pendaftaran.
Berkas RM belum Kerusakan map RM
dikembalikan
Berkas RM terlalu tebal
Tdk ada fitur
Ketidakdisiplinan
N PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN
peminjaman dan
pengembalian petugas dalam
berkas RM pada mengambil berkas
SiNERGIS RM Berkas RM belum lengkap
Tdk ada Menghindari Ketidakdisiplinan petugas
Listrik mati secara tiba-tiba dukungan kelelahan poli/bangsal dalam
dana mengembalikan berkas RM
SINERGIS tidak bisa
diakses Tidak ada
penghargaan
Pemeriksaan lanjutan
Machine
Money Man
Berdasarkan diagram fishbone tersebut dapat diketahui bahwa keterlambatan
penyediaan berkas rekam medis merupakan suatu akibat dan digambarkan pada bagian
kepala ikan. Sedangkan faktor man, material, methode, machine, money merupakan
suatu penyebab keterlambatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan. Uraian dari
faktor tersebut adalah sebagai berikut :
1. Faktor Man
a. Ketidakdisplinan petugas filing dalam mengambil berkas rekam medis
Petugas filing dalam mengambil berkas rekam medis menunggu beberapa tracer
menumpuk, lalu mengambil berkas rekam medis ke rak penyimpanan. Penyebabnya
adalah jika petugas filing mengambil tracer satu per satu maka dapat membuat petugas
harus bolak-balik ke ruang filing untuk mengambil berkas RM. Hal tersebut
mengakibatkan suatu kelelahan yang dialami petugas.
b. Ketidakdisplinan petugas poli atau bangsal dalam mengembalikan berkas rekam medis
Petugas poli atau bangsal tidak displin dalam mengembalikan berkas rekam medis secara
tepat waktu. Penyebabnya adalah adanya ketidaklengkapan pengisian berkas rekam
medis seperti TTD (Tanda Tangan Dokter), DPJP (Dokter Penanggung Jawab Pasien).
Selain itu, juga dikarenakan adanya pemeriksaan lanjuran yang akan dilakukan oleh
pasien. Hal tersebut dapat membuat berkas missfile sehingga proses pencarian berkas
menjadi lama yang berdampak pada keterlambatan waktu penyediaan berkas rekam
medis
2. Faktor Material
a. Kerusakan map berkas rekam medis
Adanya kerusakan map rekam medis dapat meghambat proses penyediaan berkas.
Petugas filing harus mengganti map yang rusak dengan map baru disertai dengan
pencatatan nama pasien, nomor rekam medis, dan tahun kunjungan terakhir dan
melakukan perakitan formulir rekam medis. Kerusakan map rekam medis disebabkan
oleh berkas yang terlalu tebal dan tidak ada pelatihan khusus terkait pemeliharaan berkas
rekam medis
b. Formulir IGD tanpa map
Adanya formulir IGD yang tersimpan di rak penyimpanan tanpa map juga dapat
menghambat proses penyediaan berkas rekam medis. Hal ini dikarenakan petugas filing
harus memberikan map terlebih dahulu dengan disertai pencatatan nama pasien, nomor
rekam medis dan tahun kunjungan terakhir. Adanya formulir IGD yang tersimpan tanpa
map dikarenakan belum diadakannya kegiatan penyisiran berkas rekam medis yang
tersimpan dalam rak penyimpanan.
c. Formulir rekam medis belum terakit
Pada rak penyimpanan terdapat formulir rekam medis rawat inap yang belum terakit
dengan formulir sebelumnya. Petugas filing melakukan perakitan berkas rekam dalam
satu map agar tidak tercecer (untuk pasien lama) dan membuatkan map rekam medis
baru disertai dengan pencatatan nama pasien, nomor rekam medis, tahun kunjungan
terakhir pasien (pasien baru).
3. Faktor Machine
a. SINERGIS tidak bisa diakses
Adanya SINERGIS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terintegrasi) tentunya
sangat membantu dan mempercepat petugas dalam melakukan pekerjaannya. Namun, di
rumah sakit sering terjadi mati listrik secara mendadak. Hal tersebut dapat memakan
waktu proses pekerjaan petugas pendaftaran maupun petugas filing karena SINERGIS
(Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terintegrasi) tidak bisa diakses.
b. Kurangnya fitur atau menu peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis
Pada SINERGIS belum tersedia fitur atau menu peminjaman dan pengembalian berkas
rekam medis. Fitur tersebut sangat berguna untuk mengontrol berkas rekam medis yang
miss [Link] dan pengembalian berkas rekam medis dilakukan dengan mencatat
pada buku peminjaman. Kendalanya yaitu banyak tulisan yang tidak terbaca sehingga
dapat membuat petugas kesulitan dalam mencari berkas rekam medis yang dibutuhkan
sehingga mempengaruhi lamanya waktu penyediaan berkas rekam medis. Pengembangan
fitur atau menu peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis masih belum
dilakukan.
4. Faktor Method (Belum tersedianya alur pendaftaran pasien rawat jalan reguler)
Di ruang pendaftaran masih belum terdaat mengenai alur pendaftaran pasien rawat jalan
reguler, adanya hanya pasien online. Petugas masih belum sempat untuk memasang alur
tersebut. Beberapa pasien masih sering kebingungan saar mendaftar pada bagian loket
pendaftaran seperti tidak membawa persyaratan atau dokumen yang akan dibutuhkan
petugas. Sehingga pasien harus kembali ke kursi untuk mengambil dokumen tersebut.
Hal tersebut dapat menghambat petugas dalam melayani pasien dengan cepat.
5. Faktor Money (Tidak ada dukungan dana untuk penghargaan)
Dukungan dana untuk memberikan penghargaan terkait ketepatan dalam menyediaan
berkas rekam medis sangat diperlukan. Hal ini bertujuan untuk menambah semangat
pekerja dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan standar yang ada.