MANAJEMEN RESIKO

PROSEDUR KERJA PELAYANAN LABORATORIUM

MENGGUNAKAN FAILURE MODE EFFECT ANALYSIS
Unit Kerja :

Tim FMEA:
Ketua :
Peran : Membuat Jadwal penghitungan FMEA
Melakukan evaluasi terhadap hasil perhitungan FMEA

Anggota :
Peran : Meniventarisir Failur Mode yang terjadi pada saat melakukan pelayanan laboratorium.
Menghitung matriks FMEA

Jadual Kegiatan Tim:

Dilaksanakan penghitungan FMEA setiap 6 bulan sekalli.
Langkah 1: Identifikasi Proses

PROSEDUR PELAYANAN YANG SEKARANG:

1. Petugas menerima formulir permohonan pemeriksaan laboratorium
2. Petugas mencocokkan identitas pasien.
3. Petugas menyiapkan alat-alat dan bahan pemeriksaan sesuai jenis pemeriksaan yang diminta.
4. Petugas mengambil spesimen untuk pemeriksaan ;
a. Untuk pemeriksaan darah, Petugas mengambil spesimen
b. Untuk pemeriksaan urine , Petugas menyuruh pasien untuk buang air kecil ditampung dalam pot yang diberikan
Petugas .
c. Untuk pemeriksaan dahak, Petugas meminta pasien untuk mengeluarkan dahaknya.
d. Untuk pemeriksaan faeces, Petugas memberikan alat swap untuk mengambil tinja pasien.
5. Petugas melakukan pemeriksaan spesimen sesuai permohonan.
6. Petugas mencatat hasil pemeriksaan pada buku register dan formulir hasil pemeriksaan .
7. Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien.

DIAGRAM ALUR PELAYANAN YANG SEKARANG

Langkah 2: Mencari Failure Mode Effect Analysis (FMEA) Berdasarkan Alur Prosedur Kerja Pelayanan Laboratorium
 Tabel 1. FMEA Pelayanan Laboratorium

NO PROSES/LANGKAH FAILUR MODE

Blanko permohonan pemeriksaan laboratorium tidak terisi lengkap,

1 Permohonan pemeriksaan laboratorium
misal jenis pemeriksaan yang diminta.

Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar pada saat

2 Pencocokan identitas pasien
pengambilan sample pemeriksaan
Volume darah yang diambil tidak sesuai dengan volume yang
3 Pengambilan sampel
dibutuhkan
4 Pelabelan sampel salah Labelisasi salah / tertukar dengan sample pasien lain.

5 Pemeriksaan spesimen Hasil pemeriksaan spesimen tidak akurat

Penulisan hasil pemeriksaan
6 laboratorium pada blanko hasil Tulisan dalam blanko hasil pemeriksaan tidak jelas
pemeriksaan

Penyerahan hasil pemeriksaan

7 Pasien langsung pulang setelah menerima hasil
Laboratorium kepada pasien
 Tabel 2. Matriks FMEA

PENYEBAB
NO FAILUR MODE AKIBAT KEGAGALAN OCC SV DT RPN SOLUSI
KEGAGALAN
Pasien harus menunggu
Blanko permohonan Tenaga medis yang
proses konfirmasi dari Pengecekan ulang setiap formulir
pemeriksaan merujuk kurang teliti
petugas laboratorium ke permintaan pemeriksaan
1 laboratorium tidak terisi dalam melengkapai 6 4 2 48
tenaga medis yang laboratorium oleh bagian yang
lengkap, misal jenis formulir pemeriksaan
meminta pemeriksaan meminta pemeriksaan
pemeriksaan laboratorium
laboratorium

Pasien dengan nama Petugas tidak sempat Adanya mekanisme pencocokan

yang sama dapat melakukan cross cek, Pasien harus di ulang identitas pasien dengan buku
2 tertukar pada saat pemanggilan secara pengambilan sample 5 6 6 180 rekam medik pasien sebelum
pengambilan sample lisan hanya berdasarkan pemeriksaannya dilakukan pengambilan sampel
pemeriksaan nama pemeriksaan

Volume darah yang

Peningkatan ketrampilan dan
diambil tidak sesuai Kurangnya ketelitian dan Pasien harus di suntik
3 7 6 2 84 teknik teknik pengambilan
dengan volume yang ketrampilan petugas ulang
sampel darah
dibutuhkan

Pasien menerima hasil

Petugas tidak langsung
Labelisasi salah / pemeriksaan laboratorium
melakukan pelabelan Labelisasi langsung dilakukan
4 tertukar dengan sample yang salah, sehingga 5 8 8 320
segera setelah segera setelah menerima sampel
pasien lain. dapat salah diagnosis dan
pengambilan sample
terapi
Baterai pada alat yang
Hasil pemeriksaan sample
Hasil pemeriksaan digunakan sudah lemah, Adanya jadwal perawatan dan
5 yang dilaporkan kurang 5 7 4 140
spesimen tidak akurat sudah seharusnya pemeliharaan alat secara rutin
akurat
penggantian
Tulisan dalam blanko Petugas terburu-buru Waktu konsultasi pasien
Hasil pemeriksaan Laboratorium
6 hasil pemeriksaan tidak dalam menulis hasil dengan dokter menjadi 3 4 3 36
dapat ditulis dengan rapi.
jelas pemeriksaan terganggu /kurang efektif
Edukasi mengenai pentingnya
Pasien merasa hanya Pasien tidak mengetahui
konsultasi kepada bagian yang
Pasien langsung pulang ingin chek up dan tidak hal hal yang berkaitan
7 3 6 8 144 meminta pemeriksaan dan hasil
setelah menerima hasil perlu berkonsultasi dengan hasil
pemeriksaan harus terekap
dengan dokter pemeriksaannya
dalam rekam medis
Langkah 3 : Menghitung “Cut Point” berdasarkan Diagram Pareto dalam rangka menentukan skala prioritas
pemecahan masalah

Tabel 3. Cut Point kegagalan Pelayanan Laboratorium

N MODUS KEGAGALAN TERHADAP PRESENTASE
RPN KOMULATIF
O PASIEN KOMULATIF
Modus 4
Pasien menerima hasil pemeriksaan
1 320 320 33 %
laboratorium yang salah, sehingga
dapat salah diagnosis da n terapi.
Modus 2
2 Pasien harus di ulang pengambilan 180 500 52 %
sample pemeriksaannya
Modus 7
3
Pasien tidak mengetahui hal hal yang 144 644 67 %
berkaitan dengan hasil pemeriksaannya
Modus 5
4 Hasil pemeriksaan sample yang 140 784 82 %
dilaporkan kurang akurat
Modus 3
5 84 868 91 %
Pasien harus di suntik ulang
Modus 1
Pasien harus menunggu proses
6 konfirmasi dari petugas laboratorium ke 48 916 96 %
tenaga medis yang meminta
pemeriksaan laboratorium
Modus 6
7 Waktu konsultasi pasien dengan dokter 36 952 100 %
menjadi terganggu /kurang efektif

Tabel 3. Rumus Pareto Menunjukkan bahwa akibat yang harus ditindak lanjuti adalah modus: 4, 2 ,7 dan 5.
 Langkah 4: Menentukan solusi dan indikator keberhasilan, berdasarkan prioritas pemecahan masalah

Tabel 4. Solusi dan indicator keberhasilan

EFEK
PROSES/ APA YANG PENYEBAB KEGAGALAN INDIKATOR WAKTU
NO SOLUSI
LANGKAH MUNGKIN GAGAL KEGAGALAN TERHADAP KEBERHASILAN EVALUASI
PASIEN
Pasien menerima
Petugas tidak hasil pemeriksaan Tidak terdapat
Labelisasi langsung
Labelisasi salah / langsung melakukan laboratorium yang (0%) kejadian
Pelabelan sampel dilakukan segera
1 tertukar dengan pelabelan segera salah, sehingga salah identitas Setiap bulan
salah setelah menerima
sample pasien lain. setelah pengambilan dapat salah pada saat
sampel urine
sample diagnosis dan pelabelan sampel.
terapi
Adanya mekanisme
Petugas tidak Tidak terdapat
Pasien dengan pencocokan identitas
sempat melakukan Pasien harus di (0%) kejadian
nama yang sama pasien dengan buku
Pencocokan cross cek, ulang pengambilan salah identitas
2 dapat tertukar pada rekam medik pasien Setiap bulan
identitas pasien pemanggilan secara sample pada saat
saat pengambilan sebelum dilakukan
lisan hanya pemeriksaannya penambilan
sample pemeriksaan pengambilan sampel
berdasarkan nama sampel darah
pemeriksaan
Edukasi mengenai
100 % pasien
Pasien merasa Pasien tidak pentingnya konsultasi
Penyerahan hasil melakukan
Pasien langsung hanya ingin chek up mengetahui hal hal dengan dokter dan
pemeriksaan konsultasi ke
3 pulang setelah dan tidak perlu yang berkaitan supaya data hasil Setiap bulan
Laboratorium dokter paska
menerima hasil berkonsultasi dengan dengan hasil pemeriksaan
kepada pasien pemeriksaan
dokter pemeriksaannya laboratorium dapat
laboratorium
tercatat di rekam medis
Adanya jadwal
Baterai pada alat
Hasil pemeriksaan perawatan dan Adanya jadwal
Hasil pemeriksaan yang digunakan
Pemeriksaan sample yang pemeliharaan alat perawatan dan
4 spesimen tidak sudah lemah, sudah Setiap bulan
spesimen dilaporkan kurang secara rutin. Kegiatan di pemeliharaan alat
akurat seharusnya
akurat catat pada buku secara rutin
penggantian
pemeliharaan alat.
Langkah 5 : Penyusunan alur baru sesuai solusi yang telah ditetapkan

PROSEDUR PELAYANAN BARU

1. Sebelum memulai kegiatan laboratorium, petugas harus memastikan kondisi semua peralatan yang akan dipakai dalam
kondisi baik dan siap pakai.
2. Petugas menerima permohonan pemeriksaan laboratorium yang tertulis pada buku rekam medik pasien
3. Crosssek kelengkapan permohonan jenis pemeriksaan.
4. Petugas mencocokkan identitas pasien.
5. Cross cek identitas pasien dengan buku rekam medik yang dimiliki
6. Petugas menyiapkan alat-alat dan bahan pemeriksaan sesuai jenis pemeriksaan yang diminta.
7. Petugas mengambil spesimen untuk pemeriksaan ;
a. Untuk pemeriksaan darah, Petugas mengambil spesimen darah Vena / Kapiler
b. Untuk pemeriksaan urine , Petugas menyuruh pasien untuk buang air kecil ditampung dalam pot yang diberikan
Petugas .
c. Untuk pemeriksaan dahak, Petugas meminta pasien untuk mengeluarkan dahaknya.
d. Untuk pemeriksaan faeces, Petugas memberikan alat swap untuk mengambil tinja pasien.
8. Petugas mengecek kondisi peralatan, mulai dari kondisi baterai sampai kalibrasi peralatan.
9. Petugas melakukan pemeriksaan spesimen sesuai permohonan.
10. Petugas mencatat hasil pemeriksaan pada buku register, Buku rekam medik pasien dan blangko hasil pemeriksaan
dengan tulisan yang jelas atau print out hasil pemeriksaan langsung dari alat
11. Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien.
12. Petugas memberikan edukasi pentingnya konsultasi kepada dokter mengenai hasil pemeriksaan laboratoriumnya
ALUR PELAYANAN YANG BARU

Petugas memeriksa Petugas menerima

kondisi alat / kalibrasi permohonan pemeriksaan
alat. laboratorium pada buku
Pastikan semua alat rekam medik pasien
berfungsi dengan baik
Petugas mengembalikan
Tidak
lengkap
permohonan laboratorium
kepada dokter/ poli
Crosscek pemberi formulir
kelengkapan
permohonan
laboratorium
Lengkap

Petugas laboratorium
mencocokkan identitas
pasien

Tidak Petugas mengganti /

sesuai meminta pasien yang
Petugas laboratorium tertulis di buku rekam
melakukan crosscek medik yang melakukan
kesesuaian identitas pasien pemeriksaan
dengan buku rekam medik
Sesuai

Petugas mengambil Pemeriksaan spesimen Pencatatan / print out

spesiemen sesuai
hasil pemeriksaan
permintaan

Edukasi kepada pasien Penyerahan hasil

mengenai pentingnya pemeriksaan ke pasien
konsultasi ke dokter